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El flujo de información y la
comunicación interna de tu empresa
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El flujo de información o comunicación dentro de una
organización se refiere al movimiento de instrucciones y
comunicaciones dentro de una organización. Puede haber
varias direcciones en las que tiene lugar dentro de esta, como
hacia abajo, hacia arriba, horizontal, diagonal y externa. Esta
dirección depende del tamaño, la estructura y la naturaleza del
negocio. En el caso de la mayoría de las organizaciones
tradicionales, el flujo de información se produce en un
movimiento vertical que se dirige hacia abajo y hacia arriba. En
tales situaciones, los gerentes dan instrucciones a los
colaboradores y, por lo tanto, el flujo de información viaja en
una dirección descendente.

Luego, la comunicación también tiene lugar cuando se produce

desde los colaboradores a aquellos que están en los puestos
gerenciales que conducen a un flujo de información en una
dirección ascendente. En el caso de las organizaciones
empresariales no tradicionales o informales, como las nuevas
empresas de tecnología, el flujo de información ocurre
principalmente en las direcciones horizontal y diagonal. Se
puede decir que esta forma de información ocurre en el caso de
organizaciones con una jerarquía plana y existe la necesidad de
alguna forma de colaboración. Además de este flujo de
información, hay algunas comunicaciones no oficiales en varias
organizaciones.

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El éxito de una organización depende del flujo efectivo de

comunicación o de la información que ocurre entre las partes
interesadas internas y externas de la organización. Por lo tanto,
debe haber estrategias de comunicación efectivas para que una
empresa tenga éxito en términos de crecimiento, rentabilidad y
sostenibilidad. 

 
 “Las compañías exitosas entienden que permitir el flujo fluido de
información dentro de una organización crea una cultura
corporativa donde los empleados pueden expresarse, tomar posesión
de la marca de la empresa y crecer.”

El poder de los empleados de

confianza
Los colaboradores de confianza capacitados son algunos de los
activos más valiosos que tienes en tu empresa. Los empleados
a largo plazo tienen un profundo conocimiento institucional de
los lugares donde trabajan, y representan a sus empresas todos
los días. 

Si puedes crear una cultura en la que estos empleados se

sientan capacitados para actuar como embajadores de la marca
para una organización, entonces se convertirán en una fuerza
formidable para historias positivas de marketing sobre el trabajo
que tu empresa realiza.

<<< Departamentos a ciegas: silos de información y su efecto

en tu empresa >>>

Permitir el flujo de información debe ser un objetivo clave de

cualquier empresa. Cuando las distintas áreas realmente
hablan y se escuchan entre sí, comprenden la misión de la
organización y crean un conjunto compartido de valores y
referencias a lo largo del tiempo, eso solo puede hacer que una
empresa sea más fuerte y resistente.

Una cultura de compartir

Como te decía antes, cuando los empleados están bien
informados y capacitados, comienzan a compartir sus
conocimientos y a tomar posesión de los mensajes y la imagen
que proyectan. La investigación ha demostrado que los
empleados individuales tienen una influencia social que es
mucho más amplia y efectiva que las empresas para las que
trabajan. Las personas simplemente confían en otras personas
más de lo que confían en las estructuras corporativas.
Entonces, si sus empleados comparten información positiva
sobre el trabajo que usted realiza, entonces tiene una poderosa
campaña de marketing personal trabajando en su nombre. 

La tecnología puede hacer maravillas para facilitar y gestionar

el flujo de información dentro de una empresa. Al usar un
servicio que te ayude, los administradores pueden obtener y
compartir información rápidamente.

La información dentro de la empresa

Como ya sabes, en las empresas hay distintos tipos de
informaciones, entre ellas podemos encontrar: estratégicas,
financieras, de recursos humanos, información sobre los
mercados, procedimientos, órdenes de trabajo y pedidos de
materiales, registro de producción y de calidad, entre muchas
más como comunicaciones interiores, legislativas, etc.

Por ello es importante que esta información se gestione a través

de un flujo de información, para así evitar errores ya sea por
falta de conocimiento o porque esta nunca llegó al área que
debía.

Por ejemplo, el departamento de ventas necesita información

del departamento de producción. Esta información se recopila y
se envía diariamente a ventas para que ellos puedan manejar el
stock de la empresa, por correo electrónico o por medio de un
sistema. Suele pasar que a veces el área de ventas no recibe la
información completa, o la pierde entre tantos correos.

Para no tener que preguntar (constantemente) a producción, se

puede implementar el uso de herramientas digitales más
modernas, el flujo de la información puede estar integrado
dentro de la herramienta donde se monitorea el responsable,
estado y avance del proceso de producción en tiempo real. 

Por lo tanto, dentro del monitoreo de cada proceso, existe un

lugar específico donde la información: 

 Puede alojarse y estar siempre

disponible para la consulta del
departamento de ventas y de otras
áreas que la necesite, brindando orden
y transparencia.
 Esa información, al estar integrada
dentro de la herramienta que involucra
a todas las áreas y elimina los silos, ya
no precisa ser reportada por producción
hacia ventas, sino que ya se encuentra
disponible para que ventas pueda
consultarla de manera automática sin
que producción tenga que generar o
enviar informe alguno.

La comunicación es una calle de doble

sentido
La buena comunicación hace que los empleados se sientan
valorados, escuchados y entendidos. Como resultado, le dan
más significado a su trabajo y trabajan más duro. Y cuando el
flujo de información viaja en ambos sentidos, los empleados
obtienen información sobre la gestión, su estrategia, así como
el trabajo de otros departamentos y los objetivos de la empresa.
Esa es una valiosa combinación de fuerzas que deberían
generar confianza y lealtad dentro de una organización.  

Al mismo tiempo, la información generada por los empleados

proporciona a la gerencia una ventana invaluable a la cultura
corporativa de una empresa y a las personalidades que
contiene. El tipo de información que los colaboradores
comparten, y el que obtienen, generarán mucho valor y un
mayor retorno de las inversiones.

La confianza es la base de cada relación sana y depende en

gran medida de un proceso continuo de buena comunicación.
Cuando logras que la comunicación saludable sea parte del
ADN de tu organización, estás sentando las bases para un
ambiente de trabajo exitoso y satisfactorio. 

Para garantizar el flujo efectivo de información dentro de una

organización, es extremadamente esencial que la empresa
logre los siguientes factores críticos de éxito en las estrategias
de comunicación:

 El modelo de proceso de comunicación

debe ser observado diligentemente por
todos los interesados e involucrados en el
proceso de comunicación. Estas etapas
consisten en: El remitente desarrolla
una idea, formula el mensaje, elige un
medio de comunicación, transmite el
mensaje de manera efectiva a través
del medio elegido al destinatario
deseado, el destinatario recibe el
mensaje, lo decodifica de manera
efectiva, y, por último, ofrece
comentarios al remitente de modo que
se completa el ciclo de comunicación.
  El remitente del mensaje también debe
ser un oyente activo. Esto se debe a que
sin ser un oyente activo, el remitente no
podrá formular el mensaje de manera
efectiva que satisfaga al destinatario.
Es esencial reconocer las ideas y
pensamientos del destinatario y luego
desarrollar el mensaje en consecuencia
que sea sensible al destinatario y
aborde las inquietudes.
 Cualquier barrera a la comunicación
debe ser superada efectivamente para
asegurar que el proceso de comunicación
haya sido capaz de lograr los objetivos
deseados de manera efectiva. Debe
haber un tono cooperativo en el
mensaje y el remitente debe empatizar
con el destinatario del mensaje.
 Es necesario que haya un aprendizaje
continuo en el dominio de cómo observar
procedimientos efectivos de
comunicación con varios interesados. Por
lo tanto, es súper importante aprender
de los errores anteriores y asegurarse
de que no se repitan en el futuro, de
modo que los procesos de
comunicación futuros sean aún más
efectivos.

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