Tocancipa,20 de Febrero de 2022

Señores,
HACIENDA TOCANCIPA PORTOFINO
Tocancipa, Cundinamarca

Ref. Propuesta económica para prestación del servicio de administración incluido el

manejo contable.

De acuerdo con los términos de su convocatoria me permito presentarle la oferta del asunto.

1. INTRODUCCION

Para dar inicio a la gestión de la Administración, en principio es necesario realizar un estudio de la

situación actual de la Copropiedad, y con ello proceder a la elaboración del plan estratégico; en el
cual se puedan definir los siguientes puntos:

Orientar para que en el desarrollo de las reuniones de Asamblea y Consejo, y las decisiones
adoptadas se encuentren en concordancia a lo establecido por la Ley y el Reglamento; así mismo
promover las gestiones necesarias para la sana convivencia y desarrollo empresarial de la
Copropiedad.

Coordinar y ejecutar los contratos para el cuidado y mantenimiento de las áreas comunes; así
mismo el funcionamiento idóneo de los servicios que requiere la copropiedad; en concordancia a
lo establecido en el presupuesto ó aplicando los procedimientos establecidos en la Ley para
atender los imprevistos ó erogaciones extraordinarias sí los hubiere.

Control y orientación para el cumplimiento por parte de los residentes y copropietarios del
reglamento de propiedad horizontal y el reglamento interno de uso de bienes de uso común y
directrices ambientales.

Asesorar al Conjunto para que encamine su actuación al cumplimiento de las normas del
orden nacional, departamental y municipal de acuerdo a lo establecido entre otras, la Ley 675 de
2001, Plan de ordenamiento territorial del municipio de Tocancipa.

El desarrollo de la prestación del servicio comprende las siguientes fases:

1. Revisión y análisis documentación existente para los componentes administrativo,

urbanístico en conjunto

1.1. Componente administrativo: Se adelantarán, entre otras las siguientes actividades:

 Visita a las instalaciones del conjunto, áreas comunes y áreas de interés
  Solicitud información requerida para la revisión a efectuar.

 Revisión y análisis Reglamento de Propiedad Horizontal

 Revisión manual internos

 Revisión coeficientes de copropiedad.

 Revisión cuotas de administración y presupuesto.

 Análisis a la documentación legal y a los contratos existentes.

 Revisión de la documentación y aspectos observados en campo, realizando las

recomendaciones del caso.

 Revisión de Hojas de vida de Equipos

 Estructuración de cronogramas de mantenimientos

1.2. Componente urbanístico: Se adelantarán, entre otras las siguientes actividades:

 Revisión licencias de urbanismo de mayor extensión

 Revisión de planos generales del conjunto.

 Revisión de planos generales

 Revisión cesiones tipo A y proceso de entrega al municipio

Con base en la revisión y análisis efectuado en los componentes enunciados, se formulará un plan
estratégico a seguir y cronograma de actividades respectivo, cuyo resultado se entregará al
consejo de administración del conjunto.

2. Implementación plan estratégico de acuerdo al cronograma de actividades

elaborado:

2.1. Implementación componente administrativo:

 Evaluar para presentar a los órganos de Dirección, el presupuesto mensual de gastos;
el cual será acorde con las necesidades de la copropiedad; esto con el fin de tener
una mejor ejecución y mantenimiento de las áreas comunes y de los proyectos de
inversión que tenga contemplado la copropiedad. Adicionalmente se realizará el
seguimiento de la ejecución presupuestal y mensualmente se entregará el informe
respectivo del comportamiento de los rubros establecidos en el presupuesto aprobado
para la vigencia.
  Gestión en el recaudo de las cuotas de sostenimiento ordinarias, extraordinarias;
gestión de cobro de la cartera morosa a través de proceso de cobranza administrativa,
utilizando implementando un plan de recuperación de cartera previamente aprobado
por el Consejo de Administración y en tal caso que se agote la etapa de cobranza
administrativa proceder al inicio de cobro jurídico de la cartera.

 Manejo de los recaudos conforme a los procedimientos administrativos y contables

aceptados; presentando mensualmente los informes financieros como lo son; el
estado de ingresos y egresos, el balance general y la ejecución presupuestal,
anexando a estos estados financieros el correspondiente informe de gestión de la
Administración.

 Gestión Administrativa en el manejo de la correspondencia y archivo, documentación

legal, elaboración de actas, registro de propietarios, inventarios; la custodia,
actualización y registro del Libro de Actas y de registro de Propietarios, tabla de
coeficientes, los libros oficiales de contabilidad y demás documentos de la
Copropiedad.

 Gestión en la actualización legal de la copropiedad y del registro de la

Copropiedad ante la Alcaldía municipal ó ente que cumpla dicha función, para la
obtención del certificado de Personería Jurídica y Representación Legal de la
Copropiedad; de igual forma actualización, manejo y custodia de la escritura pública
que contiene el reglamento de Propiedad Horizontal de la Copropiedad y en tal caso
los trámites de reforma de la misma cuando se apruebe por la Asamblea de
propietarios esta reforma en los términos establecidos por la Ley.

2.2. Implementación componente urbanístico:

 Verificación de archivo correspondiente a licencias generadas para la copropiedad
 Verificación de modificaciones de áreas o unidades privadas.

3. Instalación y prestación del servicio de administración propiedad horizontal

El servicio de Administración se prestará a través de la persona que actuará como delegado por
parte de nuestra firma S.I ADMINISTRAMOS S.A.S., funcionario que tendrá la responsabilidad de
prestar la atención en las instalaciones de la Copropiedad a los residentes, visitantes y usuarios.

El funcionario designado por nuestra firma, contará con la supervisión y acompañamiento de la

dirección técnica y operativa de nuestra firma con respecto a la gestión que debe adelantar ante la
Copropiedad, así mismo el Administrador Delegado tendrá la responsabilidad de organizar y dirigir
las convocatorias y desarrollo de las reuniones de Asambleas de Propietarios, Consejo de
Administración, Comité de Convivencia y demás, de acuerdo a las condiciones en la prestación
del servicio con el acompañamiento de un funcionario de la dirección técnica de nuestra firma.

Para la instalación y prestación del Servicio; y de acuerdo a los requisitos exigidos por la
autoridades y en cumplimiento de los parámetros para el desarrollo del servicio de acuerdo a la
oferta que se presente; para la iniciación en la prestación del servicio se requiere:
  Acta del consejo de administración; en el cual aprueban la designación de la firma
para la prestación del servicio de Administración.

 Entrega mediante acta ó documento similar; del inventario de las instalaciones físicas
de la Copropiedad, equipos, libros oficiales de actas y de contabilidad, formatos y
documentos de contabilidad, planos, contratos y demás documentos y archivo a cargo
de la Administración.

 Entrega de los estados financieros al corte más reciente, así como la información
financiera, saldos, é informe de gestión y asuntos pendientes a cargo de la
administración saliente.

 Protocolización del contrato para la prestación del servicio.

4. Referencias comerciales

 Parque Industrial Tibitoc

William Peña
Presidente del consejo
Cel: 313-3948464

 Conjunto Residencial la Toscana

Orlando Corredor
Presidente del consejo
Cel: 315-3357091

5. Alianza Estratégica

 Galvis y Giraldo Legal Group

Alejandro Galvis
Cel: 321-4700919
www.galvisgiraldo.com

Importante resaltar que los costos que se emanen de cualquier proceso jurídico y/o
comunicado que sean requeridos, en caso que el conjunto decida contratar a la firma
Galvis y Giraldo, los mismos serán asumidos por la copropiedad.

6. Equipo humano

Se dispondrá para la prestación del servicio:

Cargo Horario
Administrador delegado 48 horas semanales
Back Office: Representante legal ,Director de proyectos, contador asistente contable

7. Honorarios

Los honorarios a cancelar mensualmente ascienden a:

Ocho millones de pesos M/cte ($8´000.000) mas Iva.

Para el desarrollo de la oferta, ponemos a disposición nuestros conocimientos y experiencia en las

áreas de administración de Propiedad Horizontal, ambiental y de los recursos tanto logísticos
como humanos con el objetivo de brindar un mejor servicio.

Cualquier información adicional o aclaración que consideren conveniente para comprender el

alcance integral de la propuesta.

Atentamente,

Ivonne Arévalo Pinto

Gerente
S.I Administramos S.A.S
Cel: 312-4097795
e-mail: gerencia@siadministramos.com