SOFTWARE ADMINISTRACION DE CLIENTES ATC

Dentro del proceso de actualizacin y crecimiento institucional de la Asociacin De Transportadores De Carga ATC se ha iniciado un proceso de sistematizacin y reordenamiento de la informacin el cual consiste en la centralizacin de los procesos en el cliente y en el relacionamiento que se tiene con este da a da. Es por esta razn que se inicio la parametrizacin de un software que permitir tener un control de la informacin de cada uno de los asociados y clientes de ATC garantizando la obtencin de registros en tiempo real y de forma oportuna, como principales caractersticas debe tener: Posibilidad de crear multiusuarios y asignacin de roles y perfiles a cada uno de ellos, as como la posibilidad de modificar y eliminar estos perfiles por parte del administrador de la herramienta Exportar e importar archivos en formatos xls y csv Posibilidad de crear backup por el usuario final (ATC) Ingreso va web Amplia posibilidad de adicionar o retirar campos en las plantillas, as como la eleccin de cuales son de uso obligatorios Interrelacin de la informacin entre los diferentes mdulos Recordatorios de fechas importantes por medio de alertas

Este software debe contener los siguientes mdulos: EMPRESAS/CLIENTES: Este modulo debe ser la columna vertebral del software, a travs de este se va a ingresar la informacin de cada uno de los clientes con los cuales se tiene una relacin comercial, los campos minimos que debe incluir son: Razn social o nombre del cliente NIT o cdula Direccin y direccin de facturacin Ciudad Telfono fijo Celular Direccin de correo electrnico Pagina web Contactos y tipo de contacto (comercial, contable, financiero etc)

CONTACTOS: Este modulo debe contener la informacin de personas naturales las cuales pueden o no estar asociadas a una empresa/cliente creada previamente, debe incluir: Nombre Nombre de empresa/cliente asociado Correo electrnico Tipo de contacto (comercial, contable, financiero etc) Telfono Celular Fecha de nacimiento Direccin (por defecto incluir la de la empresa/cliente asociado) Ciudad Correo electrnico PRODUCTOS/SERVICIOS: Esta debe ser una opcin que se permita modificar por el administrador cada vez que sea necesario ya que se pueden incluir productos nuevos al portafolio o por el contrario ser excluidos. FACTURACIN: Este es otro de los pilares del software, inicialmente se debe ajustar a las normatividades indicadas por la DIAN para facturacin electrnica como son los descritos en el artculo 617 estatuto tributario y la resolucin 3878 de la DIAN, debe tener las siguientes posibilidades: Generacin de factura a nombre de una persona natural o jurdica creada previamente en el modulo empresas/clientes en la cual se relacione alguno de los servicios o productos creados previamente en el modulo productos/servicios Crear recibos de caja en el cual se relacione el nmero de factura al cual corresponde el recaudo, la informacin contenida en este recibo de caja debe actualizar la factura con la que se relacione, en caso que este recaudo no cubra el valor total de la factura debe quedar registrado y actualizado como un abono a la factura. Emisin de notas crdito y debito, las cuales deben estar relacionadas en caso de tratarse de un tangible con el inventario creado en el modulo productos/servicios Exportes diarios de las facturas emitidas (Exigencia de la DIAN) Anulacin de las facturas ACTIVIDADES: Este modulo debe permitir asignar tareas y actividades a cada uno de los usuarios creados en el sistema, una vez se cree la actividad debe quedar registrada la fecha y hora de asignacin de forma que se pueda llevar trazabilidad sobre los procesos

asignados a las diferentes personas involucradas en los procesos, este modulo debe contener: Propietario de la actividad, una vez se asigne el propietario a este se le debe notificar por correo electrnico de forma automtica que tiene una tarea pendiente Asignacin de un tiempo limite de respuesta para la actividad, debe tener la posibilidad de generar una alerta previa al vencimiento de la actividad por correo electrnico al propietario de la actividad y al jefe encargado del macroproceso notificando que esta prximo a vencerse el tiempo mximo de respuesta Debe permitir asignar estados a la solucin o atencin de la actividad, estos estados son: no iniciada, en proceso y terminada La actividad debe contener la informacin de la empresa/cliente con la cual se relaciona la solicitud as como el nombre del contacto al cual se le debe dar respuesta Debe incluir los campos: creado por (por defecto debe quedar el usuario que esta autenticado en el sistema) modificado por (en caso que un usuario modifique alguno de los estados), relacionado con (en caso que la actividad haga relacin a un producto/servicio), telfonos de contacto y correo electrnico (debe traer por defecto los asociados al contacto y/o empresa/cliente) prioridad (alta, media, baja), motivo de la actividad (ANS, PQR, pedido) Un campo de descripcin en el cual la persona que asigne la actividad detalle los motivos del contacto Un campo de respuesta en el cual se colocaran las observaciones del propietario de la actividad una vez le de solucin a la actividad y la cambie al estado de cerrado