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    capitulo catorce sistema y procediminetos contaduria pública

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    sistema de control interno

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    El control interno y las operaciones contables E control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinari si existe una seguridad razonable de que las opera~ ciones reflcjadas en Ios estados financicros son confiables, ono. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantacién de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivas del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluita de que los activos, espe~ ialmente los valiosos y movibles, estin protegidos contra pérdidas por el uso 0 disposicién no autorizado, y ‘que las operaciones son realizadas con autorizacién de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir Ia elaboraci6n de estados financicros de conformidad con principios de contabilidad de aceptacién general ‘Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la informacién contable, esti inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras. Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio". Fl postulado principal al establecer controles internos, consiste en discfiar pautas de control cuyo heneficio supere el costo de los mismos. Fl objetivo basico del capitulo es estudiar minuciosamente, el enfoque de control interno con- table que debe seguirse en la implantacién y revisién de un sistema de control interno. 14.1 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable”. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita dnicamente a la confiabilidad on la 1) Bremospi de comoTbenetco Imp el no eablecer console nicente pr el hecho de eableceros,previmente debe exist una evavaciin crea deal 6s son resent fective ymin emo genera un beneico mayor quel coto de implants. (2) Resutode que un ste come comprende a meno Hardware dade proces I iformac Sofware (programas) Recursos bumanos 1 Policarynormascomables adopts orl eta 220 CUARTA PARTE : LOS PROC ‘manifestaci6n de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalia el nivel de eficien- cia operacional en procesos contables y administrativos. se tfiere a errres Jnencionales. inregularidades se refierens errores intencionaes. Gidn del negocio. provesamiento de eapuura, procesar validary emit la Informacion Financira procesos sctividades que originan, eambian o ‘wansforman le informacign, controles sirven para veriicar Ia excttud del proces. controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes del pso inmediatamente posterior, ‘controles de deteccién se aplican durante ‘ despus dl paso de procesamiento subsiguiente El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregu- laridades, la diferencia entre errores e irreguilaridades ¢s la intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, la irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. EI sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la proba- bilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las inregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir 0 evi- tat cualquier irregularidad que se relacione con falsificacion , fraude o colusi6n, y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean descubierros oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduc- El procesamiento de transacciones ¢s una funcién de los sistemas contables que con~ siste en capturar, procesar, validar y emitir la informacién financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las Corrientes de informacién contable incluyen procesos y controles, Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la informacién, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente, Los controles pueden ser preventivos o de deteccién, esta clasificacién de los controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con relacién al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecucién de un proceso, jemplos de controles preventivos son los siguientes: © Flinventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autoriza~ ciones, y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema, ‘© Revisién y aprobacién de los comprobantes de diario. Los eontroles de deteccién se aplican durante o después de un proceso; la eficacia de los controles detectivos dependera principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucién del proceso y la ejecucién del control. Algunos ejemplos de controles de deteccién son los siguientes: capiruto is CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES 221 ‘# Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. mayor # Eimisidn de listados de exeepciones © Cuadre de totales débitos y creditos al grabar comprobantes contables Los objetivos generales del control interno son Ios siguientes: todia de los activos ptura y proceso de la informacién en forma completa y exacta @ La correcta conduccién del negocio de acuerdo con las politicas de la ‘compatifa Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos especificos del control, que son los siguientes: @ Integridad © Existencia © Exactitud © Antorizacién © Custodia El objetivo referente ala conduccién del negocio depende principalmente de la actitud de la gerenciay tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administracién del negocio. A continuacién veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad, exstencia y exactitud de a informacién, autorizacién de las transacciones y custodia de los activo. INTEGRIDAD objetivos de integridad perniten segurar ‘qe se registra Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuan- do en el inicio de las transacciones 0 en el procesamiento no se incluye toda la informa- cin. Los controles internos de prenumeracién de formularios o controles de totales de todas las transuciones en el J lotes apoyan el objetivo de integeidad. period al cual ‘Una violacién de los controles internos de integridad para un proceso de facturacién, corresponden, seria obviar el registro de las operaciones en forma eronolégica EXISTENCIA objetivos de Los objetivos de existencia permiten asegurar que sélo se registren operaciones que existencias afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo permiten ssegurar ‘qe silo se registen operaciones que afecte la ent, ‘de que los registros contables contengan informacién que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones 0 intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos sefialar, por ejemplo, lo siguiente: ‘¢ Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transaeciones de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes. Los cargos periddicos por depreciacién deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con politicas y procedimientos adoptados por la gerencia 202 CUARTA PARTE : LOS PROCESOS CONTABLES Los costos de ventas cargados a un periodo corresponderin a mercancias que efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajo los principios de la realizaci6n de un ingreso. ‘© Los ingresos no operacionales correspondern a operaciones diferentes a las del giro principal de los negocios De esta forma, se pueden mencionar varios ejemplos que permitan aclarar el objetivo de existencia para las operaciones contables de una empresa. Para verificar el objetivo de existencia de una operacién, debemos tener siempre presente el principio de entidad, el cual establece que las operaciones registradas en una empresa deben corresponder a operaciones efectivamente realizadas por ésta. EXACTITUD En todo intereambio o transaecién, existe una consideracién acerca de las cantidades que se estén transando 0 traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para su registro es cl costo del mismo 0 costo histérico. En el caso especifico del activo, el costo se refiere al valor del activo individual més todos aque- los costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno ade- ado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan, es decir, si el costo de un activo fijo para una entidad fue de 10.000.000 de unidades monetarias, ésa debe ser la cifra para su registro, y no otra. objetivo de exactitud Jas operaciones se reistran por el valor que realmente representa, El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de elas. Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente tuna exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento «en que se captura la informacién fuente o se genere la transacci6n. Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de tuna factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente. AUTORIZACION objetivo de autorizacién debe exablecer limites al inicio, Finalizacin de na ‘operacin comtable (Sn base en politica y procedimientos ‘exablecdos. “Todas las transacciones Ilevadas a cabo en una empresa tienen implicita una autorizacién, Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algin funcionario competente. Para el procesamiento de la informacién, pueden cexistir distintos niveles de autorizaci6n. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorizacién debe establecer limites al inicio, continuacién o finalizacién de ‘una operacién contable con base en politicas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sen- tar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo. En la figura 14-1, se muestra en forma parcial, la emisién de un régimen de autorizaciones a través de un manual de politicas En ef manual mostrado en la figura 14-1, se establece una limitacién para la compra de un activo fijo a cier- to monto. Este tipo de limitacién corresponde a politicas de autorizaciones emitidas para el trabajo manual y que no implican, por ejemplo, cl acceso a un sistema contable mecanizado. De esta forma, una empresa tendré establecido por ejemplo, las autorizaciones que debern tener las siguientes operaciones: © Compras de materia prima ‘© Compra de repuestos y materiales CAPITULO 14 : EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES 223, © Compra de materiales de oficina y mantenimientos generales © Compra de activos fijos “GERENGIA DE ADMINISTRAGION V FINANZAS Tdenticasian —] Pagina ‘ Sistema aera ‘COMPRAS REGIMEN DE AUTORIZACIONES. Jobjeivo: Este documento conten ls noms refretes els niveles de carne que tendrin auoiacion para aprobu Te eecucion elas operaciones eae reglada, |. OPERACIONES DE COMPRA 411, Remisisones de compra as compras de bienesy actives por moates que supeten las $00,000.00 unidades monetaias, earn seas al clnheracion de une Royisicon de Compra, que set auterizadsy finda por Tos fuxconsios soz la reals que signe: Li, Comps. demateria ina, 1 raquisiiéa de compra de materia pri y terial de exmpaque, sec fmada por el jefe de coms y sutorzaa pore erent de lopstin. ‘Compr despues y masks Toda requisiion de compra de matrses pra el depuramesto do pln, debec ear Semado por el coca de plant yaerizao po el gente de manufictre 1.13, Compin de mais ds oficin ymaatenimiato genes 1 rogusicion de compen de strsles de oficis, peelea, ariculos pa masteninicato de oficiaa mobili, eae y snes, er fimada por lle de servicios genes y triads por el gereate de ‘sina Compme de Ativos Fins La roquiiion de compra para activos jos qve no supere las $0.00,00 wnidedes monaais, evar a fama del geente de la uniad soicantey In autorzacion del pereate de wminisraion Ramnzas. Facha de olaborscian | 00] 8] 9S Vigente desde oF om FIGURA 14-1 Ejemplo de régimen de autoriaciones para un sistema de compra. Cuando se esté hablando de las autorizaciones de un sistema contable mecanizado, éstas se refieren a los niveles de iniciacién, procesamiento y emisin de informacién contable financiera. Este tipo de informacién es ‘conocida en el Ambito informstico como perfiles de usuarios o perfiles de seguridad. En la figura 14-2, se mues- tra un reporte en el cual se indica una salida de perfles de usuario para un sistema contable mecanizado. Notese ‘que para cada usuario definido en el sistema, se muestran las distintas combinaciones de acceso que pueden darse. Existirén algunos usuarios que tendrén acceso a cualquier tipo de informacién y otros, restringidos sélo para ciertas opciones del sistema. T SISTEMA DE CONTABILIDAD, Perfles de usuarios del sistem: Fecha 05/0495 al iat ipos de com usuario ‘auorizac, | periodo | periodo comprobante | autoriados a aprobar cuentas | cerrado eae, ries a cia FIGURA 14-2 Perfles de usuario para un sistema eontable 224 CUARTA PARTE : LOS PROCESOS CONTABLES: CUSTODIA objetivos de Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicién no exstodia autorizado de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de = een Da controles: liso 0 disposicii 1 attorizato de Tos activs dela empress © Controles de custodia fisica © Controls de existencia fisica ‘controls sobre Ia custodia fisica disefiados para prevenir o detecar dl-wso no autorizado de los Los controles sobre la custodia fisica de los activos son diseiados para prevenir o detec tar el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia fisica de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobsar, vehiculos, et Cuando disefiamos procedimientos de control sobre la custodia fisica debemos tomar en cuenta lo siguiente: Los actives que ingresan sélo se reciben con autorizaciones, son contados inspeecionados y asignada su responsabilidad a un individuo 0 departamento en particular. Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la respon- sabilidad de su custodia, al individuo 0 departamento al cual se le habia asignado esta responsabilidad. ‘controles sobre Ia existencia fisica tin dsefiados para detectar si las santiades 0 valores ‘mantenidos en custo coinciden cnn los regisros Los controles sobre la existencia fisica estin disefiados para detectar si las cantidades © valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos periédicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fjos, arqueos de facturas, ete Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o departamento que éjerza el control sobre la custodia fisica no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable de manejar el listado de imventario y hacer ajustes al mismo. 14.2, DEFINICION, CLASIFICACION Y CONDICIONES Existen diversos cuerpos colegiados de la profesiGn contable que han definido sistemsticamente el concepto de control interno en el contexto de las operaciones Hevadas a cabo por las empresas. La primera definicién formal de lo que representa o se debe entender sobre el control intemo, fe emitida por la Junta de Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Pablicos en el SAS/N° 1, pérrafo 320.09. Esta definicién de control interno, fue el punto de partida que sirvi6 para establecer uno de los conceptos mas importantes desarrollados por la profesién contable. El SAS N° 1, expresamente dice lo siguiente acerca del control CAPITULO 14 FL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES 295 control interno) “E! control interno comprende el plan de organizaciéin, todos lox métadoscoordinados y las medi- plande das adoptadas en el negocio para proteger sus actives, verificar la exactitud y confiabilidad de sus selena [datos contabls, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adbesién a las prcticas ee ordenadas porta gerencia”. Seto, vera Ia cexactitud y En octubre de 1958, el Comité de Procedimientos de Auditoria del AICPA® expidid razonabilidad de los dbtoscontablesy promver la sficencia la declaracién sobre procedimientos de auditoria mimero 29, en la cual el control inter- no se subdivide como sigue: ‘operacional “El control interno en un sentido amplio, incluye.., por consiguiente, comtroles que pueden ser contables 0 administra tivos como sigue: 4) Las controles contablescomprenden el plan de organizacign y todos los métedos y procedimientas que tienen que ver principalmente y estén relacionadas directamente con Ia proteccién de ls activus y la confiabiidad de ls registros inancieres. Generalmente incuyen controls tales como ls sistemas de autorizacién y aprobacién, segregaciin de areas relatioas a la anctaciin de registras e informescontables de aguellas concernientes a las operaciones 0 cisto~ dia de los actos, las controls fiscos sobre las actives y la anditoria interna. ¥) Los controls administrativos comprenden el plan de organizacién y tedes los métedes y procedimientas que estén relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesin a las poitivas gerenciales y que, por lo comin, slo tienen que ver indireccamente con la registrasfinancieras. Generalmente inclayen conarles tales como dos ans etaditces, estudios de tiempo y movimients, informes de actuacién, programas de adiestramiento del personal y controes de calidad” E| Instituto Americano de Contadores Pablicos Certificados ha sido una entidad que se ha caracterizado por la frecuente produccién de literatura contable, la cual ha sido tomada como fuente y norte para la emision Y pronunciamiento de nuevos conocimientos en la profesidn contable, por parte de otros cuerpos colegiados. La contribucién de conocimientos ha sido sustancial y en general, la literatura contable es sumamente amplia y variada, sin embargo, si nos preguntéramos cudl es una de las piedras angulares del conocimiento contable, ‘nuestra respuesta no podria pasar por alto toda la teoria del control interno. Otro cuerpo colegiado que ha ccontribuido en forma importante a la generacién del conocimiento contable, es el Instituto Mexicano de Contadores Pablicos, este organismo ha definido el control interno bajo los siguientes términos: "EL control interme comprende el plan de organizacién y todas los métodos y procedimientas que en forma coordinada se adoptan en un megacio para salvaguardar sus activos, verifcar la rasonabilidad y confiabilidad de la informacién Financiers, premover la efciencia operacional y curplir la adberencia a las polticas previstas por la administracién En forma més o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos: © Proteger los activos © Asegurar registros contables completos y exactos Fomentar la eficiencia operacional © Estimular el cumplimiento de las politicas (9) Silas en ings del Arerca Tsao Cee PuticAccoencans, Insta Americano de Contadores Pics Crifcadon. 226 CUARTA PARTE : LOS PROCESOS CONTABLES ae Horserace pa a i Na lcd yn EE eee pinta ee ren Sr ora ree ees ee Se ee ee eee re ee ee Pye ete te ears enn epey Geers a ee eee eo ae ee eS Se ee een ine eines oy ena a ee ee ae Sn ee eee Ee eee eer en ora Seahorse arate Ute d commerqow a bera ease ee Realizada formalmente la definiciGn de lo que es el control interno, veamios ahora su clasificacién. CLASIFICACION ‘Tomando en cuenta las definiciones explicadas, se puede clasficar el control interno, en atencién a su natu- raleza, en: © Controles internos administrativos, © Controles internos contables ‘controles Los controles internos administrativos generalmente no tienen relacién directa con las jinternos cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos bisicos establecer lo geoenimentene f Stlente tienen relacin iret com las cifras de los estados @ Plan de organizacion © Métodos y procedimientos relacionados con la encia de las operaciones Financier. @ Adhesion a las politicas gerenciales = Los controles internos contables por el contrario, si tienen relacién directa o efecto internos, sobre las cifras de los estados financieros, ¢ incluyen al menos, Io siguiente: contables (denen relia iret sore las cifras de los etados Finaneieros ‘© Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la proteccién de activos. Autorizacién de las operaciones. ‘© Asegurar la exactitud de los registros financieros. ‘Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del momento en que se jecutan: ‘© Controles para la captura de los datos ‘© Controles para el procesamiento ‘© Controles en la salida de la informacién 227 Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad, existencia, exactitud y autorizacién de las transacciones. En la figura 14-3, se muestra una jerarquia que se puede establecer en la clasficacién de los controles inter- ros administrativos y contables. En la parte inferior del grifico, se encuentran las transaeciones fuente, las cuales estén, en una primera instancia, sujetas alos controles internos de tipo contable, a fin de cumplir con los siguientes objetivos: @- Proteccién de los activos © Autorizacién de las operaciones © Asegurar la exactitud de los registros contables Acvmlcionesy provisones. Movimiontoe de scioe Soa. FIGURA 14-3 Jerarquia entre los conrolesinternos contables yadministadvos De esta forma las operaciones estin sujetas, en primer lugar, a la verificaci6n de las transacciones respecto a: autorizacién, exactitud y registro adecuado de las mismas. Fn una segunda fase, los controles internos administrativos aseguran que las operaciones se efectiien logrando un mximo de eficiencia, fo cual implica que éstas se lleven a cabo conforme a las politicas gerenciales y de acuerdo con un plan organizativo preestableci- do. En este sentido, los controles internos tienen relacién directa con las cifras de los estados financieros en su totalidad. Como se mencioné al principio del capitulo, la fortaleza o debilidad de los controles internos afectarin la confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Para que exista un adecuado sistema de control interno, deben darse ciertas condiciones que garanticen un minimo grado de confiabilidad: veamos ahora cudles son esas condiciones, y que de no cumplirse afectarfan ef grado de confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. CONDICIONES Condiciones de} 12s condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las, tun sistema de J cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno control interno | funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los miembros de la orga- Premios que nizacién a respetar, y hacer cumplir las politicas previamente establecidas, es decir, que cexista una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de con- ‘mantenen Is foraleza del sistema contable, [trol interno son: 228 CUARTA PARTE : LOS PROCESOS CONTARLES ‘Competencia del personal Delimitacién de responsabilidades Establecimiento de niveles de autorizacién Segregacién de funciones Conciencia de control Canales de comunicacién ‘Competencia del personal La competencia del personal se refiere a las politicas y procedimientos que tiene una ‘empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo de que éste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal compe- tente por lo general, crear un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y actividades en la empresa. Dentro de un departamento contable, debe crearse un perfil para cada cargo y/o funcién respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegu- ‘competencia del personal polities y rocedimientos que tiene una empresa para contrat, supervise y couear rarse de que el personal asciende con base en méritos y conocimientos. persona Por ejemplo, una politica sana puede ser el contratar estrictamente a estudiantes de contaduria piblica como analistas y auxiliares contables; de esta forma, se esté asegurando que el personal posee los conocimientos basi- cos necesarios para llevar a cabo sus funciones. Delimitacién de responsabilidades La delimitacién de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control interno debe tener segregadas las actividades que realiza cada grupo de empleados en la empresa, y su Ambito de responsabilidad. De esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranzas se encuentran normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto tiene la ventaja de separar y establecer claramente, a quién corresponde una w otra tarea en la empresa segregacién de actividades pars los empleades, La delimitacién de responsabilidades se origina como una necesidad de Ia organizaciGn para establecer las {fronteras de accién de cada individuo en su dea de competencia. Una de las herramientas gerenciales basicas para separar las responsabilidades en la organizacién es la utiizacién de organigramas. Los organigramas o carta de indican las principales dreas en las cuales se subdivide una empresa, ‘onganigramas Tos organigramas son grficos que representan la estructura y forma de organiracion de gees qe una empresa, y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. ee Los organigramas ayudan a entender el esquema légico que define una entidad Basicamente existen tres tipos de organigramas: estructurales, de posicién y funcionales. funcion de lox elementos que forman ana empresa orpnignma Un organigrama estructural muestra la delimitacién de responsabilidades desde el ‘estructural punto de vista de las unidades homogéneas que componen la organizacién. En la rests as figura 14-4, se muestra un ejemplo de organigrama estructural para una gerencia de wa ee contraloria. onganizacin, CAPITULO 14 : EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES 229) ‘CONTRALORIA, ‘TESORERIA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS. GENERALES FIGURA 14-4 Ejemplo de organigrama estructural para una gerendia de contalora, ‘organigrama de | Un organigrama de posicién refleja la posici6n o cargo de cada una de las personas que poe tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el organigrama estructural. Inia ls argos y surelacion jerirquia La diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posicién, es que en el primero, se muestran unidades de responsabilidad homogéneas, mientras que en el segundo, existe una identficacién de las personas que tienen responsabilidades dentro de la organizaci CONTRALOR GERENTE DE GERENTE DE QERENTE DE CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS GERENTE DE TESORERIA GENERALES FIGURA 14-5 Organigrams de posicin parcial, par el organigrama mostra on la figura 1-4 ‘organigrama | Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras 0 cargos. funcional En [a figura 14-6, se muestra un ejemplo de organigrama funcional para la estructura de eae la gerencia de contraloria posicign 0 smo se mencion6 al principio, los organigramas son herramientas que ayudan a implantar la condicién de jtacion de responsabilidades para el control interno. 230, CUARTA PARTE: LOS PROCESOS CONTABLES ‘CONTRALORIA * Proparar fujos + Controle os cobranzasy aspectos de recto relacionados com los chentes, ‘TBSORERIA J + Elaborar los cestode fnancieros de seuerdo con as ‘stablecidas por {a ompresa. + Asegurarse det ‘adecuado registro de las ‘operaciones. ‘CONTABILIDAD ] SISTEMAS ] * Implantar ‘nuevos sistem desarrollades en la empresa. Prostar soporte téenicoa los usuarios que asi lo requleran ‘SERVICIOS GENERALES + Coordinar al apoyo logistico para las Siterentos Uunidades en fa orgenizacien. + Sumiistar fos servicios de rmensajeria interna y fexterna en la ‘empresa ‘establecimiento de niveles de autorizacion ‘etablece que las ‘operaciones deben str autorzadas por competent sistema de autorizacién provee un adecuado control contable sobre oe setivos, pasivos, ingress, costes y gastos. ‘manual de dealla todas ss sutoriaciones del sive gerencal medio y alto Establecimiento de niveles de autorizacién FIGURA 14-6 Organigrama fencional parca, del organigrama ctractura mestrado onl Rgara HP La tercera condicién sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se refiere al establecimiento de niveles de autorizacién, el cual requiere que las ‘operaciones procesadas en el sistema contable, estén sutorizadas por un funcionario com- petente, o de acuerdo con niveles de autorizacién preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones © reservas, sin autoriza én del gerente de contabilidad. Un gerente «general no puede decretar un reparto de dividendos, sin la previa autorizacién de la asam- blea de accionistas De esta forma, cada operacién que se registre en el sistema contable deberd estar autorizada por algiin fun- cionario que tenga la delegacién de autoridad respectiva, Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. to de los niveles de autoriza Es conveniente que el establecimien- in sea implantado a través de un manual de autoriza- ciones, en el cual se debers detallar el tipo de autorizacién por cada funcionario. Las autorizaciones dadas a cada gerente estén pla implantados por la empresa, Por ejemplo, es una préctica comiin en muchas compaii wadas en varios tipos de documentos el efectuar pagos, previa una solicitud de emisién de orden de pago. Este documento debe reflejar todos aquellos datos que debe tener una autorizacién a los fectos del pago. En la figura 14-7, se muestra un formulario ejemplo de orden de pago. Notese que el formu- lario Hleva en su parte inferior, unos recuadros en donde cada funcionario autorizado debers estampar su firma en sefial de aprobacién. Una orden de pago no podrs ser proce sada si no posee todas las autorizaciones respectivas. CAPITULO 14 : BIL CONTROL INTERNO Y LAS OPERAGIONES CONTABLES 231 Algunos ejemplos de niveles de autorizaciGn son los siguientes: ‘© Existencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autorizar el pago de los cheques. ‘© Normas establecidas para la autorizacién de las operaciones que involucran montos importantes en los estados financieros. ‘© Las compras de activos fijos se realizan previa autorizacién de funcionarios competentes. FERAM,C.A _sovicitup Dé EMISION DE ORDEN DE PAGO oo BEL PAO SOORIGAGI DE OATTOR nouarecoe.acuenra | iouesooe | recaa| oémros | creorros DOCUMENTOS ANEXOS cen own rome senecercion FIGURA 14-7 Formulario pro-forma de orden de pogo, Segregacién de funciones Tegregacion de La segregacién de funciones establece que un empleado o departamento no puede funciones realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una tun empleado 0 sola persona o unidad, La segregacion de funciones se convierte en requisito indispensa- canara ©] ble para el funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de segregacién de fun- aera ce IP ciones son los siguientes: sumauraera sean incompanies. ‘@ Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de Jas operaciones. ‘@ Lasupervisién del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de compras. ‘# Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener fancién 0 acceso al registro de las operaciones. @ El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores. 282 CUARTA PARTE : LOS PROGESOS CONTABLES © Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones realizadas por los fondos. Conciencia de control concienciade Y La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentacién de los estados control financieros, esta presentacién de los estados financieros esti sujeta a la confiabilidad en sctitad de ls ala In estructura de control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene Lcvpertdpelle Ja gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto sae inteaa [| global en el ambiente de control interno. Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de control interno deben venir de la alta gerencia Un alto compromiso para el cumplimiento del control interno, requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa filosofia sea transmitida y se cumpla en forma descendente. FI problema del asunto aqu{ planteado radica en que la gerencia puede tener la inclinaciOn a modifiar fos estados financieros a su con- veniencia, de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es asi, se puede estar en ausencia total de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una empresa es, lo que quiere que sea su gerencia, Canales de comunicacién canales de Los canales de comunicacién son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer comunicacién ff conocer sus objetivos, politicas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicacién rmedios quel estén representados por memorsndums, manuales, circulares y otro tipo de documentos. eee uals La fortaleza del control interno dependeré mucho de la calidad de las comunicaciones en Pe ties IP la empresa. Obviamente sila gerencia no puede transmitir efectivamente sus politicas y 5 objetivo polliers, normas y | lormas, especialmente las relativas al control interno, éstas no se cumplirén, Procedimients aa Para lectura adicional Punto de observacién : Importancia de los controles interns. Los Controles Internos y a Criss Financiera Mucha gente se pregunta, cues fueron las eausas de la reciente debacle financiera ocurrida en el palsy dentro de algunas de estas eausas, definitivamente estin algunas falls en el control interno de las insituciones financieras, lo cual originé a 1a vee violaciones a muchos procedimientos que aseguraban el correcto funcionamiento de sus operaci Dentro de lo que representa el eonovimiento contable, el contro interno ocupa una especial posicién e importancia para la preparacién de los estos financieros. Acerca del control interno existe una amplia y vasa literatura que trata el tema desde distintos puntos de vista. Ahora bien, ede dénde esa importancia ? para explicar la importancia del control interno debemos mencionar en principio que todas las operaciones de una empresa se reflejan en iltima instancia en los cstados financicros. Estos reportes tienen en general, distintos sos y destinos«accionistas, usuarios intermos, gobierno, entidades financieras y publico en general, por nombrar algunos. Dentro del proceso de elaboracién de los estados financieros, ls controles internos aseguran que la informacin financiera sea razonable, es decit, por ejemplo que las sanancias en caso de haberlas representen cifras rxzonables de acuerdo con la actividad del negocio. Otro ejemplo en el «aso de los bancos seria que los créditos otorgados representen su “calor razonaie de cobro y no que sean “rites basura La primera condicin necesaria para el control interno es la “competence del persona”, e3 decit “zapatero tus zapatos. Muchas veces nos encontramos con que profesionales de formacién no financiera, desempeian funciones financieras y entiéndase que la competencia del personal no implica tinicamente una cierta formacién académica, sino también una minima experticia dependiendo del nivel en el cual se vaya a desempefar Ia persona. Con las exeepeiones del caso que tienen que exstx, muchos "Bangueros” no eran tales, por lo cual se desvirtéa lx naturaleza del negovio de intermediacin del dinero en detrimento de los depositantes y en beneficio de los deposiarios. Una segunda condicién en la cual se apoya el control interno, es la necesaria “delimitaciin de respansbilidades”, no es posible que en el pais se comeran fraudes financieros y no se sepa de quién fue la responsabilidad. En el caso de las enti~ CAPETULO 14: EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES 233 ddades financieras, la aprobacién de eréditos se debe realizar por medio de comités autorizados como lo es una junta direc tiva y los miembros de tales juntas adquieren una responsabilidad en el cobro, cuando se otorgan créditos que no satifacen las condiciones minimas crediticias que la “Idgiea normal” aconseja, especial atencién merecen las empresas relacionadas 0 pertenecientes a un mismo grupo. La tercera condicién e, intimamente relacionada con la anterior, es Ia referente al adecuado “estulecimiento de nivles de autorizacién”. Vsta condicién necesaria reviste especial importancia si se realizan operaciones que a la Inz de las circunstancias pudieran parecer fraudulentas. ‘Una cuarta condicién y tal vez la més conocida en el medio de la profesién contable, es la "segregaciin de fnciones” la cal establece que dos personas o departamentos no pueden realizar funciones que por sv naturaleza sean incompatible. ‘Como iiltima condicin y no menos importante que las anteriores est Ia "sonciencia de contra”, que debe establecerse desde la ms ala jerarquéa hacia los nivelesinferiores. La conciencia de control implica que la alta gerencia haya estable- ido un eédigo de ética y que se cumpla cabalmente, que la gerencia sea reclutada sobre una base de integridad y valores éticos y como ilkimo punto que existan mecanismos establecidos que vigilen a conducta de los empleados a nivel corporativo. ‘Como reflexién final me preyunto: las insttuciones financieras en crisis? ‘Toma del Diario Economia Hoy. 6/10/94, Fernanslo Catacora Carpio. Caracas. Venezuela 14.3 TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO El control interno puede Hlevarse a cabo a través de la implantacién de diversas técnicas para el chequeo y verificacién de las operaciones. Se establecen distintas técnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes: {No habri fala alguna de estas condiciones para el control interno en alguna dle Como se generan las transacciones? © Como se procesan desde el momento en que se generan hasta que son registradas en el mayor general? ‘©

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