TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN SALARIAL Código : PTH.

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Versión : 05
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA GENERAL
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Revisó: Jefe División Recursos Humanos
Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004
Profesional Administración de la Compensación Salarial
Resolución N° 884
Profesional de Planeación

OBJETIVO ALCANCE

Procesar las novedades y modificaciones sobre el personal de planta vinculado a la Desde la recepción de las novedades y registro en el Sistema de Información de
Universidad, que se presenten con el fin de generar la liquidación de la nómina Recursos Humanos hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la
general y así suministrar la información necesaria para realizar el pago liquidación realizada.
oportunamente.

NORMATIVIDAD

 Ley 50 de 1990: Art. 24  Código Sustantivo del Trabajo: Arts. 150 y 151
 Ley 100 de 1993: Arts. 206 y 207  Reglamento del Profesor
 Decreto 806 de 1998: Arts. 26, 70, 79 – 84  Reglamento Personal Administrativo
 Decreto 1406 de 1999: Arts. 5, 7 – 10 y 24  Convención Colectiva de Trabajo – UIS (Vigente)
 Decreto 1279 de 2002: Arts. 6-10,12-14, 17-19, 28 – 31, 59  Acuerdo Consejo Superior 063 de 2002
 Decreto 1919 de 2002
 Decreto 1670 de 2007: Art. 1

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos

 RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos.
 DRH: División de Recursos Humanos.
 DSI: División de Servicios de Información.
 NOVEDAD: Toda aquella modificación que se tenga que registrar en el SIRH durante el proceso de liquidación. Las novedades que se pueden presentar son las
siguientes: (1) Ascenso en escalafón administrativo - promoción, (2) Ascenso en escalafón docente, (3) Cambio de residencia, (4) Comisión administrativa, (5) Comisión
de estudio, (6) Comisión de servicio, (7) Comisión no remunerada, (8) Creación de descuentos, (9) Descuento cooperativa, (10) Descuento embargo y acuerdo de
alimentos, (11) Descuento embargo civil – otros embargos, (12) Aportes FAVUIS, (13) Descuento libranza, (14) Descuento Retención en la Fuente, (15) Descuento
sindicato, (16) Encargo, (17) Forma de pago, (18) Horas extras, (19) Incapacidad, (20) Inclusión o modificación de afiliaciones a EPS, AFP y Fondos de Cesantías, (21)
Licencia no remunerada, (22) Modificación de planta, (23) Otros descuentos, (24) Puntaje de antigüedad, (25) Puntaje Dirección, (26) Puntaje evaluación de desempeño,
(27) Puntaje experiencia calificada, (28) Puntaje productividad intelectual, (29) Reclamación en pagos, (30) Reintegro, (31) Retiro descuentos personales, (32) Retiro
FAVUIS, (33) Retiro – renuncias, (34) Sanción, (35) Subsidio educativo, (36) Subsidio Familiar, (37) Suspensión de aportes, (38) Traslado, (39) Vacaciones, (40)
Vinculación, (41) Bonificación Productividad Académica, (42) Estados de vinculación, (43) Bonificación de servicios prestados, (44) Capruis, (45) Coopruis, (46) Arpruis y
(47) Fundeuis.

CONSIDERACIONES

 No aplican
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

Tiempo
1. Recibe información CAPRUIS, COOPRUIS, ARPRUIS, sujeto entre
FAVUIS y FUNDACIÓN COLEGIO UIS vía electrónica Profesional
1.Recibe información en los ACS
medio magnético o vía sobre las novedades presentadas de conformidad con la
electrónica reglamentación vigente en el mes a liquidar. primeros 20
días del mes
2. Realiza la transferencia de archivos, de acuerdo con el
soporte enviado por estas entidades, luego los carga con el
2.Incluye modificaciones software FTP, cambia sus nombres y realiza el cargue de
novedades automáticamente en el SIRH, generándose el
listado de Reporte de inconsistencias, el cuál se imprime. 2 Jornadas
RASIRH: Pagos de personal  Proceso de liquidación  Profesional
Reporte de Manejo de novedades  FAVUIS  Transferencia ACS
inconsistencias
FAVUIS.
RASIRH: Pagos de personal  Proceso de liquidación 
Manejo de novedades  Cargue automático de
novedades.

3. Recibe información impresa sobre las novedades

presentadas de conformidad con la reglamentación vigente Sujeto al tipo Profesional
3.Recibe información en el mes a liquidar, organizándolas de tal forma que se de novedad ACS
impresa
pueda realizar la revisión. FTH.07 Creación
de descuentos
4. Revisa las relaciones de novedades que fueron recibidas, Sujeto al tipo FTH.08
4.Revisa relación de así como los descuentos y devengados que afectan el pago Profesional
de novedad ACS Descuentos
novedades de los funcionarios.
FTH.09
Devengados
5. Incluye en el SIRH las diferentes modificaciones que
afectan los pagos.
Para modificaciones puntuales seguir
5.Incluye modificaciones
RASIRH: Pagos de personal  Proceso de liquidación 
Manejo de novedades  Inclusión. 2 Jornadas Profesional
Para la inclusión de descuentos fijos y con saldo y de ACS
embargos seguir
RASIRH: Pagos de personal  Hoja de pagos 
Descuentos personales  Inclusión.
1

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
1

6. Realiza consolidación de las novedades grabadas en el

6.Revisa novedades SIRH.
grabadas RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Manejo Profesional
de novedades è Crítica de novedades. 1 Jornada
ACS
Revisa si están correctas las novedades grabadas . Si hay
No inconsistencia SRH se genera un reporte.
Inconsistencias

Si

Reporte de
inconsistencias 7. Realiza correcciones en el SIRH.
RASIRH: Pagos personal è Proceso Liquidación è Manejo de Profesional
novedades è Borre / Inclusión. 1 Jornada
ACS
RASIRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos
7.Ajustes personales è Borre / Inclusión.

8. Genera la liquidación, esta Prenómina constituye un

soporte para la liquidación definitiva. Se generan cifras
8.Genera control del proceso de liquidación para verificar el mismo
liquidación y Profesional
(ver Anexo A: Listados de Prenómina). Igualmente se 1/4 Jornada ACS
archivo PILA genera el Archivo PILA
RASIRH: Pagos Personal è Proceso de Liquidación è
Listados de
Liquidación pagos è Liquidación mensual è Liquidación
prenómina mensual todos los empleados.
Archivo Aportes RASIRH: Pagos Personal è Proceso de Liquidación è
PILA Listados liquidación

No
Inconsistencias en A
archivo PILA Pág 4
Se muestran inconsistencias en pantalla

Si
9.Se envía el archivo PILA al proveedor encargado, con el 1/2 Jornada Profesional
9.Envia a propósito que el verifique la información y de arreglo de las ACS
proveedor inconsistencias.
encargado

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

10. El proveedor encargado ajusta las inconsistencias y Profesional

10.Ajusta y reporta
devuelve el archiva PILA reportando las inconsistencias. 1 Jornada
inconsistencias ACS

11. Realiza confrontación de los totales de cada

11.Realiza descuentos con las novedades y éstos deben coincidir para
A confrontación 1 Jornada Profesional
prenómina que la liquidación sea correcta. También chequea que las ACS
novedades estén afectando la liquidación correctamente.

No
B Si hay inconsistencias busca en dónde está el error para
Inconsistencias Pág 5 realizar el respectivo ajuste.

Si
12. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para
generar la Nómina. Para realizar la corrección borra,
modifica o registra la respectiva novedad. También incluye 1 Jornada Profesional
12.Realiza ajustes las nuevas novedades que se presenten hasta este ACS
momento.
RASIRH: Pagos Personal  Hoja de Pagos  Descuentos
personales
RASIRH: Pagos Personal  Proceso de liquidación 
Manejo novedades

13. Genera la liquidación de la Nómina en el SIRH y genera

13.Genera las cifras control del proceso de liquidación. Profesional
liquidación RASIRH: Pagos Personal  Proceso de liquidación  1/4 Jornada ACS
Liquidación de pagos  Liquidación mensual 
Liquidación mensual individual

14. Realiza una confrontación de la nómina generada en

14.Confronta pantalla con la Prenómina para verificar que ésta sea Profesional
Liquidación correcta. Las cifras globales deben ser iguales tanto en 1/4 Jornada
ACS
descuentos como en devengados, también verifica que las
modificaciones se hayan efectuado correctamente.
15.Genera listados 15. Genera los listados de liquidación; los cuales son 1/2 Jornada Profesional
chequeados y revisados detalladamente. ACS

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
3

16.a. Genera los archivos de Listados de Liquidación (ver

16.Genera Anexo B: Listados de Liquidación). Profesional
1/4 Jornada ACS
B listados,nomina definitiva RASIRH: Pagos de personal  Proceso de liquidación 
y archivo PILA Listados de liquidación
b. Genera archivos descuentos aporte incapacidad.
Listados de RASIRH: Pagos personal  Proceso de liquidación 
Liquidación Tablas soporte  Tablas soporte  Tablas soporte
c. Genera los archivos externos (ver Anexo B).
RASIRH: Pagos personal  Proceso de liquidación 
Generar Archivos externos.

No
Inconsistencias Se muestran inconsistencias en pantalla
Si

17.Se envía el archivo PILA al proveedor encargado, con Profesional

17.Envio al 1/2 Jornada ACS
el propósito que el verifique la información y de arreglo
proveedor de las inconsistencias.

18.Entrega de 18. El proveedor envía el informe final con todos los Proveedor
informe final ajustes que se realizaron en el transcurso del proceso. 1 Jornada PILA

19. Se realizan los ajustes finales comparando con el Profesional

19.Realiza ajustes 3 Jornada ACS
informe final que nos envió el proveedor.

20..Envía archivos 20. Envía por vía electrónica archivos a FAVUIS, Profesional
CAPRUIS, ARPRUIS, COOPRUIS, sección de tesorería y 1/4 Jornada ACS
vía electrónica
sección de presupuesto.

21. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la

21.Revisa los 1/2 Jornada Auxiliar ACS
C Acumulados fecha: Devengados, deducidos y aportes, para poder
realizar el cierre de la liquidación del mes.

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
4

No
Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el
Inconsistencias error para realizar el respectivo ajuste.

Si
22. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para
C obtener los Acumulados. Profesional
22.Realiza 1/2 Jornada
Pág 5
RASIRH: Pagos Personal  Hoja de Pagos  Otras DSI
correcciones
tablas  Órdenes de pago  Otras tablas 
Reintegro devengados

23. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva.

23.Cargue de RASIRH: Pagos personal  Proceso de liquidación  Profesional
Nómina Cargue Nómina. ACS
1/4 Jornada
Actividades
24. Genera cifras control del proceso de cargue de la (23 Y 24)
24.Genera Cifras Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras Profesional
Control sean consistentes. ACS
RASIRH: Pagos personal  Proceso de liquidación 
Cargue Nómina.

No
Inconsistencias Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el
error par realizar el respectivo ajuste.
Si
25. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para Profesional
25.Realiza ajustes 1 Jornada
poder realizar el cierra de la Liquidación. DSI

26. Archiva los diferentes listados generados en la Profesional

1 Jornada DSI
26.Archivo Liquidación definitiva.

A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de

Egresos (Proceso Financiero)
FIN

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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ANEXO A. LISTADOS DE PRENÓMINA

Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: nombre y liquidación ?, además, muestra una lista detallada de los devengados y deducidos del mes y el
neto a pagarle al empleado.

Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, deducidos y aportes.

Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da por cada entidad: identificación del empleado,
nombre del empleado y valor del descuento.

Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar.

Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales.

Maestra: Resumen del estado de la liquidación de pago mensual de la persona.

Días diferentes a 30: Contiene los funcionarios que registran un número de días laborados mayor o menor 30, para el control de vacaciones asignadas.

Inconsistencias: Contiene aquellas novedades que han quedado mal grabadas o que tienen información que no corresponde al funcionario .

Devengados: Contiene todos los descuentos a incluir en la nómina.

ANEXO B. LISTADOS

LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Nº Impresiones y destinos

Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: nombre y Liquidación, además, muestra una lista Dos (1) DRH / (1) D. Financiera
detallada de los devengados y deducidos del mes y el neto a pagar al empleado.

Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Dos (1) DRH / (1) D. Financiera

Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a Uno  (1) D. Financiera
consignar.

Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene número de personas y valor total efectivo. Uno  (1) D. Financiera

Efectivo para firmas: Listado que contiene los nombres de las personas y tiene un espacio para la firma de los
empleados. Uno (1)  (1) S. Tesorería

Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da
por cada entidad: identificación del empleado, nombre del empleado y valor del descuento. Tres (3)  (1) DRH / (2) S. Tesorería

Maestra: Resumen del estado de la liquidación del pago mensual de la persona .

Tres  (3) DRH.
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ANEXO B. LISTADOS (Continuación)

LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación)
Nº Impresiones y destinos
Acumulados Uno  (1) DRH.
Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha correspondiente
a: sueldos, gastos de representación, primas, horas extras, cesantías e intereses, subsidios, vacaciones.
Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha: aportes salud,
aporte pensión, porte fondo de solidaridad, retención en la fuente. Se da por persona cada concepto acumulado.
Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha : aportes salud,
aporte pensión, aporte riesgos, ICBF, FAVUIS, cesantías FNA.

Cargue Deducido UIS: Reporte para ARPAUIS.

EPS – Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del empleado, nombre , último sueldo, IBC del Tres (3)  (3) ARPAUIS
empleado, aporte del empleado, aporte universidad.
Tres (3)  (1) DRH / (2) S. Tesorería
AFP – Administradoras Fondos Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre, último sueldo, IBC del
empleado, aporte del empleado (obligatorio, voluntario, fondo de solidaridad), aporte universidad, beneficio tributario.
Tres (3)  (1) DRH / (2) S. Tesorería
Aportes – ISS: Contiene la identificación del empleado, nombre, valor base de liquidación y aportes de salud, pensión,
fondo de solidaridad correspondientes al empleado y a la universidad en cuanto a lo obligatorio y adicional.

FAVUIS: Reporte de descuento especial para FAVUIS. Contiene por persona la relación del ahorro, descuento y Tres (3)  (1) DRH / (2) S. Tesorería
ahorro por ajuste que corresponde al empleado.

Descuentos con Saldo: Contiene cifras de los descuentos con saldo: identificación del empleado, nombre del
empleado, entidad y valor del descuento. Cinco (5)  (4) S. Tesorería / (1) DRH
Descuentos Fijos: Contiene cifras de los descuentos fijos: identificación del empleado, nombre del empleado, entidad
y valor del descuento. Uno  (1) DRH.
Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre, IBC, aporte de solidaridad pensión.
Uno  (1) DRH.
Provisión Mensual Fondo de Cesantías: Contiene por persona valores de: provisión, cesantías e intereses a las
cesantías.
Tres (3)  (1) DRH / (2) S. Tesorería
Resumen liquidación: Resumen de la cifras totales de la liquidación.

Rango de sueldos: Reporte estadístico que muestra de acuerdo a un rango de sueldo, el número de personas que se Uno  (1) S. Tesorería
encuentran en ese rango.

Uno  (1) S. Presupuesto

Uno  (1) DRH.

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ANEXO B. LISTADOS (Continuación)

LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) Nº Impresiones y destinos

Profesionales por categoría: Reporte estadístico que contiene las diferentes categorías de profesionales, docentes y Uno  (1) DRH.
administrativos, tiene el total de sueldos por categorías y el número de empleados.

Tipo de empleados: Reporte estadístico que contiene los diferentes tipos de empleados, número de personas y su Uno  (1) DRH.
equivalencia a tiempo completo y el total de sueldos,

Fondo Nacional de Ahorro: Contiene los aportes mensuales de cesantías de los empleados afiliados al Fondo Tres (3)  (2) S. Tesorería / (1) DRH
Nacional de Ahorro.

ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS

ARPRUIS: Contiene el documento, tipo de documento, nombre código de descuento. Ninguna (Envío electrónico)
FAVUIS: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Ninguna (Envío electrónico)
Maestro FAVUIS: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Ninguna (Envío electrónico)
Autoliquidación ISS: Contiene las definiciones dadas por el ISS. Uno  (1) DRH (Envío por medio magnético)
Uno  No se archiva
Pago FAVUIS: Contiene el documento, apellido, nombre, número de cuenta, tipo de cuenta y valor a abonar.

Pagos Banco Santander: Contiene el detalle por persona respecto al banco donde se le va a pagar , el tipo de cuenta, Uno  No se archiva
el número y el valor.

Pagos a terceros: Contiene el detalle por persona respecto a entidades de transferencia electrónica. Uno  No se archiva
Embargos: Contiene por persona la información de los embargos. Uno  (1) DRH (Envío por medio magnético)
Planilla de aporte integrada – PILA: Contiene por persona la información de liquidación de aportes y novedades. Uno  No se archiva
Descuentos aporte incapacidad: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento.
Dos (2)  (1) DRH / (1) CAPRUIS (Envío por
Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la parte financiera . medio magnético)
Uno (1)  (Listado general) S. Presupuesto /
Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para todos los pagos. (Resumen) DRH
Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la generación de la orden de pago. Uno  (1) DRH

Uno  (1) DRH

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento

Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de

02 Marzo 03 de 2008 pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al
Sistema de Información de Recursos Humanos y actualización de los listados generados y sus destinos .

Modificación en la Normatividad y Definiciones y/o Abreviaturas; modificación en el Responsable de

Mayo 18 de 2011 todas las actividades de Profesional de Nómina a Profesional ACS y Auxiliar Nómina DRH a Auxiliar
03
ACS: modificación en las actividades 13, 14, 16, 17, 18; modificación en el Anexo A. Listados de
Prenómina y en el Anexo B. Listados.

04 Abril 08 de 2015 Ajuste de la numeración del procedimiento y modificación de las actividades 1 y 15.

Inclusión de la columna de TIEMPO ESTIMADO. Inclusión de las actividades 9,10,17,18,19 y cuadros

05 Febrero 29 de 2016
de decisión posteriores a estas actividades. Modificación de la actividad 8.