MF0709_2:OFERTAS DE REPOSTERÍA, APROVISIONAMIENTO

INTERNO Y CONTROL DE CONSUMOS

CAPITULO 3 – APROVISIONAMIENTO INTERNO

CAP 3 – APROVISONAMIENTO INTERNO

2. El departamento de economato (almacén)

Debe contar con:
 Un ciclo de compra con una buena
organización documental
 Una correcta lógica de proceso de
aprovisionamiento
 Un sistema de control de stock, para
hacer frente a cualquier necesidad del
economato como de las áreas que depen-
den de el
 Un jefe o responsable del mismo
 Cumplir con las máximas exigencias de calidad
y seguridad alimentarias
 Un espacio suficiente para almacenar los distintos productos, según sus características y vida
útil (refrigeradores, congeladores, etc…)
CONSERVACIÓN DE MATERIA PRIMA EN EL ECONOMATO O ALMACÉN
El departamento de economato o almacén debe tener una temperatura ambiente ideal y
constante de entre 16 a 22 ºC
Alimentos no perecederos
 Con periodos de almacenaje de 1 a 6 meses o mas (harinas, azúcar, aceite, enlatados,
etc…)
Alimentos perecederos
 Con periodos de almacenaje de menos de 1 mes (huevos, frutas, verduras, quesos,
etc…)

Las materias primas deben ser rotadas en base al principio primero entra, primero sale,
(First in – First out) método FIFO

Las materias primas que estén dañadas serán separadas del resto para su devolución o
destrucción
2.2 Personal integrante del economato
Está formado por un Jefe de economato y dependiendo del volumen de la empresa le
ayudarán mozos de almacén, cabe destacar que en las pequeñas empresas de pastelería
tradicional esta labor corre a cargo del jefe/a de pastelería y la plantilla de pasteleros/as
Las principales actividades que realizan son:
• Mantenimiento y limpieza del almacén
• Recepción de productos y materias primas
• Almacenar e inspeccionar los productos y materias primas
• Seguridad del personal y productos en su manipulación
• Control de plagas
• Inventario de productos y materias primas
• Control de existencias
• Realización y revisión de los pedidos diarios
3 y 4. El ciclo de compra (aprovisionamiento externo)
FASES IDENTIFICACIÓN
- STOCKS MAXIMOS Y MINIMOS - TAMAÑO DEL ALMACEN
CICLO NECESIDADES
- OFERTA GASTRONÓMICA - POLÍTICA FINANCIERA
DE - PREVISIÓN Y PERFIL DEL CLIENTE -FECHA DE CADUCIDAD DE LOS PRODUCTOS
COMPRA
ELECCIÓN DEL PROVEEDOR SERVICIO - CALIDAD - PRECIO

SOLICITUD DE PEDIDOS TELEFONO - E-MAIL - WHATSAPP - COMERCIAL

RECEPCIÓN DE RECEPCIÓN – INSPECCIÓN – DISTRIBUCIÓN - ALMACENAMIENTO

MERCANCIAS

REGISTROS DOCUMENTALES ALBARANES EMISIÓN ORIGINAL (para vendedor) firma comprador

(pag 68) DUPLICADO (para comprador) firma comprador
TRIPLICADO (transporte) firma comprador

FACTURAS ORDINARIA
SIMPLIFICADA
ELECTRÓNICA
RECTIFICATIVA
RECAPITULATIVA
CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIÓN DE PRODUCTOS EXTERNOS
LLEGADA DE MERCANCIA

CONTROL DOCUMENTAL

DESCARGA DE MERCANCIA

CONTROL DE CALIDAD Y CANTIDAD

INTEGRACIÓN DE MERCANCIA EN EL ALMACÉN

DOCUMENTOS UTILIZADOS
Una vez recibida la mercancía, debemos gestionarla correctamente, para ello recibiremos el pedido con
el correspondiente albarán o factura
Albarán: Documento acreditativo de entrega de producto, En el constará:
 Los productos entregados
 La cantidad
 Precio
 El peso
 La fecha de caducidad de cada producto
 El lote de cada producto
 Datos personales de la empresa que suministra y la de quien lo recibe
 Fecha de emisión
 Numero de referencia del documento
El albarán dispone de una hoja original para el vendedor y una copia para el comprador, en caso de que la
mercancía sea entregada por una empresa transportista ajena habrá una segunda copia para la misma
Factura

Documento fiscal que muestra la relación detallada de los productos comprados donde
indica la forma de pago

Puede ser de dos formas:

 La primera. En la cual se refleja lo mismo que un albarán, pero con la diferencia de

que indica la forma de pago (estos casos suelen ser cuando pedimos una sola vez al
mes al proveedor
 La segunda. Muestra la relación detallada de los albaranes que hemos pedido y
recogido durante un mes, e indica la forma de pago

Las facturas deben conservarse ya que son el justificante fiscal de esa operación

La firma del albarán o factura certifica la recepción correcta

Otros documentos

Son básicamente la justificación del pago de factura para su control administrativo

Entre ellos podemos destacar:

 Recibos
 Tickets
 Transferencias bancarias
CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIÓN DE PRODUCTOS EXTERNOS
Las principales etapas del proceso de recepción son:

1º) Control documental: antes de 2º) Descarga de la mercancía: En caso de

recibir la mercancía se comprobará
que la factura o albarán,
corresponderá con el pedido solicitado
en donde debe especificar el nombre
de la empresa, nº de factura o Albarán,
descripción del producto, fecha de
envasado, caducidad y nº de lote de
cada producto, etc.
productos en frío o congelación antes de la
descarga, se comprobará mediante
termómetro que la mercancía llega en su
temperatura, refrigeración entre 4 y 7 ℃ ,
congelación a -18℃ (nunca superior a -10℃)
En caso de mercancías sin cadena de frío,
verificar que la cabina del transporte sea
isotérmica.
Si no cumpliera las indicaciones anteriores, se
rechazaría la recepción de la mercancía
CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIÓN DE PRODUCTOS EXTERNOS
3º) Control de cantidad y calidad:
Una vez realizada la descarga, se
verificará:
 La cantidad de bultos y producto
que se refleja en la factura o
albarán
 Se comprobará que esté en buen
estado, (su peso si fuera
necesario, productos cerrados,
sin golpes, olores extraños, etc.,).
4º) Integración de la mercancía
recibida en la empresa:
 La mercancía recibida se
clasificará según su destino
dentro del almacén
 Se dispondrá en la ubicación
destinada, dando prioridad en
primer lugar a la mercancía que
requiera frío.
El material de desecho deberá:

 Manipularse de manera que se evite la contaminación de los alimentos.

 Se dispondrá de un local aislado y refrigerado.

 Se retirarán todas las veces que sea necesario, como mínimo una vez al día.

 En caso de no disponer del mismo no se almacenan, se introducen

directamente en los contenedores públicos ubicados fuera de las
instalaciones.
TRANSPORTES UTILIZADOS (ISOTERMOS, REFRIGERADOS, CONGELADOS)
Son los vehículos donde recibiremos los productos perecederos
Vehículo isotermo: Vehículo con caja cerrada mediante paneles, puertas, suelo y techo que
limita el intercambio de calor entre el interior y el exterior.
Vehículo isotermo refrigerado: Vehículo isotermo provisto de un dispositivo de
producción de frío positivo, con capacidad de hasta -5℃
Vehículo isotermo congelador: Vehículo isotermo provisto de un dispositivo de
producción de frío negativo, con capacidad de hasta -25℃
ACONDICIONAMIENTO DEL PRODUCTO
Los productos deben ser entregados:
 En sus embalajes, para que garanticen la seguridad de los mismos durante
el transporte a fin de evitar contaminaciones
 Con su etiqueta que indique la identificación del producto y otros datos,
como el peso, composición, procedencia etc.
Factores que ocasionan el desperfecto del producto
 No transportar el material en frío cuando era necesario
 Poner demasiado peso al apilar cajas
 No colocar bien la carga durante el transporte
Nunca se firmará un albarán o factura sin haber comprobado el adecuado
estado de los embalajes
5. Documentos (aprovisionamiento interno)
VALES
INTERNOS DE Impreso para retirar mercancía del economato, el
ECONOMATO cual es responsable y rellena el jefe/a de pastelería
(pag 85)
Impreso para retirar mercancía entre
TRANSFERS departamentos, el cual es responsable y rellena el
jefe/a de pastelería
Impreso donde se indica la relación diaria, semanal o
mensual de los pedidos realizados por el jefe/a de
PARTES DIARIOS DE PEDIDOS
pastelería, cuyo responsable y rellena es el
departamento de ventas
Impreso donde se indica la relación diaria, semanal o
mensual de los pedidos entregados a la pastelería por
REPORTES DE PEDIDOS parte del economato, cuyo responsable y rellena es el
jefe/a de economato al departamento de ventas y
este al jefe/a de pastelería
6. SISTEMAS UTILIZADOS PARA DETECTAR LAS NECESIDADES DE MATERIAS PRIMAS

ESCANDALLOS Documento que sirve

(hoja de coste) para saber el coste
del producto en
materia prima

FICHAS Documento de
TÉCNICAS DE escandallo de
ELABORACIONES producto, elaboración,
montaje, tiempo,
notas, destino, etc…

RELEVÉ (GASTO DIÁRIO)

Documento que sirve
para conocer el gasto
diario del
departamento
STOCK: Control de existencias del almacén para un correcto funcionamiento
12. TIPOS DE STOCK
De funcionamiento: Cantidad de productos normales para atender a las necesidades
De seguridad: Cantidad de productos que se reservan frente a imprevistos para atender a
las necesidades sin dificultad
Máximo: Cantidad de productos máximos que puede soportar el almacén
Mínimo: Coincide con el de seguridad, siendo la cantidad mínima almacenada, mientras
se reaprovisiona
Rotura de stock: Cantidad del producto que se agota (hay que procurar que no suceda)
12.2 PELIGROS DE STOCK
Peligros biológicos: - Por rotación inadecuada
- Manipulación y almacenamiento sin condiciones higiénicas
Peligros físicos: - Por transporte, almacenamiento y manipulación inadecuadas