INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 2
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

1. OBJETIVO
Establecer, implementar y mantener documentos y registros para asegurar el mantenimiento y mejora
continua del Sistema de Integrado de Gestión en base a los requisitos de la norma ISO 9001, 14001, ISO
45001 y de acuerdo con los requisitos establecidos por CONCRETERA ANDINA SRL.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos (política, objetivos, metas, información sobre aspectos
ambientales significativos, peligros altos, procedimientos, información de procesos, normas internas, planes
de emergencia, organigramas, programas etc.) y formatos del Sistema Integrado de Gestión de SSYMAC.

3. DEFINICIONES

a. Documento: Información y el medio en el que está contenida.

b. Otros Documentos: Documento que forma parte del Sistema Integrado de Gestión SIG, el cual no
es un formato o un procedimiento documentado. Estos documentos pueden ser: Mapas, cartillas,
programas, entre otros.
c. Documento Externo: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestión SIG que ha sido
emitido por un organismo que no pertenece a CONCRETERA ANDINA SRL.
d. Documento Interno: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestión SSYMAC que ha
sido emitido por CONCRETERA ANDINA SRL.
e. Documento Obsoleto: Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han sido
retiradas de circulación entre los usuarios y que se conservan para fines de consulta por un período
máximo de un año.
f. Formato: Documento que tiene por finalidad registrar determinada información para dejar evidencia de
los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formatoal ser completado se convierte en
un Registro.
g. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
h. Procedimiento de Gestión de SIG: Documento que describe los elementos principales del sistema de
gestión de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente ycalidad y su respectiva interacción, así
como la referencia a los documentos relacionados.
i. Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS): Documento que contiene la descripción
específica de la forma cómo llevar a cabo o desarrollar una tarea de manera correcta desde el comienzo
hasta el final, dividida en un conjunto de pasos consecutivos o sistemáticos. Resuelve la pregunta:
¿Cómo hacer el trabajo/tarea de manera correcta y segura.
j. Programa: Documento Interno que describe los recursos y actividades necesarias paralograr un objetivo
determinado.
k. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de actividades
realizadas.
l. Reglamento: Es el conjunto de disposiciones que establecen la autorización de uso y la aplicación de
una norma a través de los procedimientos, prácticas y/o disposiciones detalladas, a las que la
autoridad minera competente ha conferido el uso obligatorio.
m. Sistema Integrado de Gestión (SIG): Parte del Sistema de Gestión de una organización, empleada
para desarrollar e implementar su política integrada de gestiónen los aspectos de seguridad, salud,
medio ambiente y calidad en el trabajo.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

G. de Operaciones/SSOMA
Coordinador SIG Gerente General
Fecha: 02/01/2023 Fecha: 03/01/2023 Fecha: 03/01/2023
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FECHA: PAGINA: Página 2
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9
4. RESPONSABILIDADES
a. Gerente General: Es responsable de aprobar los documentos establecidos
segúnanexo Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos.
b. Coordinador SIG:
i. Es el responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento,
además de revisar y aprobar los documentos establecidos según anexo Matriz para
Elaboración y Aprobación de Documentos.
ii. Responsable de codificar y comunicar los documentos del SIG, asimismo de
revisar y elaborar los documentos establecidos según anexo Matriz para
Elaboración y Aprobación de Documentos.
c. Apoyar en la distribución y difusión de la versión actualizada de los documentos
alpersonal de las áreas de CONCRETERA ANDINA SRL
i.

5. ESTANDARES

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Responsable de 5.1.1. Responsables de Procesos deben comunicar la necesidad de

elaborar o modificar un documento al Coordinador SIG Lima, este se
Proceso genera según lo establecido en el anexo Matriz para Elaboración y COA-SIG-LDI-
Aprobación de Documentos. REG-013 Lista
Elaboración de
G. Operaciones/ 5.1.2. Los documentos pueden tener un medio de soporte en físico o Maestra de
Documentos SSOMA digital. Documentos
5.1.3. Los documentos se identifican por el nombre y código, no siendo Internos.
obligatorio el código.
5.1.4. El Coordinador SIG Lima genera la COA-SIG-LDI-REG-013 Lista
Maestra de Documentos Internos.

5.1.5. La revisión y aprobación de documentos consiste en:

 Verificar que estén descritas las practicas reales en cada proceso. Documento
Según anexo  El responsable de documento debe revisar y mantener actualizada elaborado
Matriz para su documentación. COA-SIG-
Revisión y
 Para la aprobación de los documentos se coloca la rúbrica de los
Aprobación de Elaboración y LMR-REG-
responsables de la elaboración, revisión y aprobación.
Documentos Aprobación de 015 Lista
NOTA: Los documentos de Seguridad (políticas, estándares,
Documentos procedimientos, instructivos), serán revisados una vez al año y Maestra de
cuando se requiera, como cambios en el proceso, accidentes, Registros.
incidente
s, nuevos peligros, registrarlo de ser el caso.
5.1.6. El Coordinador SIG Limase encarga de revisar que los documentos
cumplan con los lineamientos del presente procedimiento.
5.1.7. Los responsables de Procesos deben comunicar al Coordinador SIG
Lima cuando necesiten realizar una actualización de un documento,
cuando un documento es modificado: esto se evidencia en el cuadro
Coordinador SIG de revisión y mejora continua.
Revisión, Lima 5.1.8. Control de cambios, se identifica con las versiones de los
actualización de documentos. En las unidades operativas las versiones inician de .-.
los documentos y acuerdo con lo indicado por el Cliente, en la sede Lima las versiones
mejora continua. inician con 01.
Responsable de 5.1.9. Se considera como documento aprobado aquel que cuenta con la
rúbrica de las personas encargadas de la elaboración, revisión, y
Proceso
aprobaciones correspondientes.
5.1.10. Para el caso de enviar a la imprenta los documentos por
proveedores se considerará lo siguiente:
 Asegurar la vigencia del documento para la impresión, coordinar con
el Coordinador SIG Lima y Responsable de Proceso.
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FECHA: PAGINA: Página 3
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

5.1.11. Cuando se utilice un documento externo en la operación, el responsable

de Proceso debe cumplir con lo siguiente:
 El responsable de Proceso genera en coordinación con el COA-SIG-
Identificación de
Coordinador SIG Coordinador SIG Lima COA-REG-SIG-014 Lista Maestra de LDE-REG-
los documentos
Lima Documentos Externos. 014
externos
 Cuando , preste un servicio a un cliente, se alinea al Sistema Lista Maestra
Integrado de Gestión de éste. de
Documentos
Externos

5.1.12. Cada responsable de Proceso es el responsable de

mantener ladocumentación actualizada, los
documentos se encuentran en la carpeta SIG –
CONCRETERA ANDINA SRL
5.1.13. , la información se comparte con los encargados de procesos, las
carpetasestán protegidas con permisos de accesos, claves de acceso. COA-SIG-
5.1.14. Los documentos en físico se encuentran en archivadores en las LDE-
Coordinador SIG oficinas a cargo de un responsable. REG-014
Control de la Los cambios en los estándares, procedimientos, PETS, instructivos se
Lima Lista Maestra
información evidencian en el cuadro de revisión y mejora continua. de
documentada 5.1.15. Verificar y asegurarse de que las versiones disponibles de los
Administrador Documentos
documentos se encuentren vigentes y que las copias distribuidas
correspondan a la última versión de los documentos originales. Externos
 Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, el
Coordinador SIG Lima está facultado para destruir los documentos
obsoletos, cambios de versión. Los documentos obsoletos en físico
se recolectan y se destruyen.
5.1.16. Se realiza Backup de la información a cargo del Administrador, según
lo programado.

Conservar 5.1.16. Conserva los registros de su proceso y los protege contra COA-SIG-
Responsables de
información modificaciones no intencionadas, permisos accesos, claves de acceso. LMR-REG-
Procesos
documentada 5.1.17. Los Responsables de Procesos son responsables de generar la 015
COA-REG-SIG-019 Lista Maestra de Registros. Lista Maestra
de Registros.

1. ANEXOS

Anexo 01 Estructura de documentos

Anexo 02 Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos

Anexo 03 Tabla de Codificación de Documentación

 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 3
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9
Anexo 01
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 4
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

Estructura de documentos

SIG procedimiento
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CODIGO: COA-SIG-LDI-PRO-013 VERSION: 01 SEDE
TIPO DE DOCUMENTO: FECHA: CENTRAL
PAGINA: 1 de 1
PROCEDIMIENTO 01/01/2021

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador SIG o Encargado de

G. de Operaciones/SSOMA Gerente General
Proceso
Fecha: 02/01/2021 Fecha: 03/01/2021 Fecha: 03/01/2021

SIG estándar
NOMBRE DEL ESTÁNDAR
CODIGO: COA-SIG-LDI-EST-013 VERSION: 01 SEDE
TIPO DE DOCUMENTO: FECHA: CENTRAL
PAGINA: 1 de 1
PROCEDIMIENTO 01/01/2021

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador SIG o Encargado de

G. de Operaciones/SSOMA Gerente General
Proceso
Fecha: 02/01/2021 Fecha: 03/01/2021 Fecha: 03/01/2021
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 5
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

SIG manuales
NOMBRE DEL MANUAL
CODIGO: COA-SIG-LDI-MAN-013 VERSION: 01 SEDE
TIPO DE DOCUMENTO: FECHA: CENTRAL
PAGINA: 1 de 1
PROCEDIMIENTO 01/01/2021

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador SIG o Encargado de

G. de Operaciones/SSOMA Gerente General
Proceso
Fecha: 02/01/2021 Fecha: 03/01/2021 Fecha: 03/01/2021

SIG planes

NOMBRE DEL PLAN

CODIGO: COA-SIG-LDI-PLA-013 VERSION: 01 SEDE
TIPO DE DOCUMENTO: FECHA: CENTRAL
PAGINA: 1 de 1
PROCEDIMIENTO 01/01/2021

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador SIG o Encargado de

G. de Operaciones/SSOMA Gerente General
Proceso
Fecha: 02/01/2021 Fecha: 03/01/2021 Fecha: 03/01/2021
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 6
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

ANEXO 2

Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos

Documento Revisa Aprueba

Manual del Sistema Integrado de

Coordinador SIG Lima Gerente General
Gestión

Reglamento Interno de Seguridad y

Salud Ocupacional Comité de Seguridad y Salud
Reglamento del Comité de Seguridad y Gerente General/ Área Legal/SSOMA Ocupacional y Medio Ambiente.
Salud Ocupacional

Políticas de Seguridad, salud y medio Comité de Seguridad y Salud

SSOMA
ambiente y calidad Gerente general

Objetivos, indicadores SIG Coordinador SIG Gerente General

Procedimientos de Gestión Coordinador SIG Gerente General

Gerente General/
Procedimientos Responsables de Proceso
Gerente de Área

Gerente General/
Programas/Planes Responsables de Proceso
Comité de SST

Gerente General/
Gerencia de Operaciones / Gerente/
PETS Responsable de Proceso/
Jefe/
Jefe SSOMA
Responsable de Proceso

Gerencia de Operaciones /
Estándar Responsable de Proceso/ Gerente General
Jefe
Gerente General/
Gerencia de Operaciones/Responsable de Gerente/
Formatos
Proceso/ Jefe/
Responsable de Proceso

Gerente General /
Documentos Varios Responsable de Proceso
Gerente
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 7
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

Anexo 03
Lista Maestra de Documentos Internos

Anexo 04
Tabla de Codificación de Documentación

TABLA DE PROCESOS
CÓDIGO PROCESOS
GAD Gestión de la Alta Dirección

SIG Sistema Integrado de Gestión

LOG Logística y Almacén

CAL Calidad

MTO Mantenimiento

MA Medio Ambiente

ADM Administración

CNT Contabilidad (DOC. INT/EXT)

SSO Seguridad y Salud Ocupacional

SO Salud Ocupacional

RRHH Recursos Humanos

LEGAL Legal (DOC. INT/EXT)

GCO Gestión Comercial

 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 8
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9
TI Tecnología e Información
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CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página 9
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 de 9

TABLA DE DOCUMENTO

CÓDIGO DOCUMENTO
Sin código Visión, Misión
POL Política
OBJ Objetivos
PLA Planes
PGM Programas
EST Estándares de Trabajo
R Reglamentos
MAN Manual
PRO Procedimientos
PETS Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
INS Instructivos
REG Registro
FOR Formatos
PT Protocolos
OD Otros documentos

Identificación de la Información Documentada:

 COA: Iniciales de CONRETERA ANDINA SRL.

 XXX: Identifica el Proceso. (Ver TABLA DE PROCESOS)

 YYY: identifica a la abreviatura del Proceso. (Libre disposición del usuario,

ejemplo si tu proceso es Venta puedes usar VTA)

 ZZZ: Correspondiente al tipo de Documento. (Ver TABLA DE DOCUMENTO)

 000: Es el correlativo numérico que inicia con 001, acorde al proceso que
corresponde.

COA-XXX-YYY-ZZZ-000
Ejemplo: SEDE CENTRAL

COA-ADM-FAC-PRO-001 (Iniciales empresa – Proceso: Administración – Abreviatura de

Documento: FAC – Tipo de documento: Procedimiento - Ubicación del proceso).

Ejemplo: UNIDAD MINERA

 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIGO: COA-SIG-IDO-PRO-003 VERSION: 02 SEDE

CENTRAL
FECHA: PAGINA: Página
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO
01/01/2021 10
de 9
COA-ORC-SOS-SCS-EST-001 (Iniciales empresa – Iniciales de la UM - Área responsable:
Calidad – Tipo de documento: Estándar de Trabajo – Ubicación delproceso).

2. FORMATOS
2.1. COA-SIG-LDI-REG-013 Lista Maestra de Documentos Internos.
2.2. COA-SIG-LDE-REG-014 Lista Maestra de Documentos Externos.
2.3. COA-SIG-LMR-REG-015 Lista Maestra de Registros.

3. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS

3.1. Normas ISO 9001:2015, 14001:2015, OHSAS 18001:2007, Requisito 7.5, 4.4.4, 4.4.5,
4.5.4

4. VERIFICACIÓN (INSPECCIÓN/AUDITORIA)

4.1. 1 vez al año cu a n d o se t e n g a i mp l e me n t a d o e l SI G , en proceso de

auditorías internas y externas.

5. REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO

HISTORIAL DE REVISIONES

Nº FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VIGENCIA

Nota: Periodo de revisión será anual