IMPLEMENTACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

DAYANNA ANDREA LOZANO ORTIZ

YEIMMY KATHERINE RODRIGUEZ PEÑA
DAVID SANTIAGO RAMIREZ GARCIA

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
FACULTAD
CONTADURIA PUBLICA
FACATATIVA
2023
IMPLEMENTACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS EN PYMES

DAYANNA ANDREA LOZANO ORTIZ

YEIMMY KATHERINE RODRIGUEZ PEÑA
DAVID SANTIAGO RAMIREZ GARCIA

PROYECTO INVESTIGACION

ANGELA HELENA DUARTE CAMACHO

CONTADORA PUBLICA

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
CONTADURIA PUBLICA
FACATATIVA
2023
Tabla de contenido
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN), implemento la resolución

063 del 30 de julio del año 2021, donde se establece que los documentos
electrónicos serían el documento soporte para no obligados, entraría en operación
el día 03 de enero del año siguiente (2022), pero es importante aclarar en el
siguiente párrafo de que se tratan puntualmente la documentación electrónica para
entrar en materia.
El significado de los documentos electrónicos básicamente se trata de un conjunto
de soportes digitales cuyo objetivo es soportar los hechos económicos a nivel
fiscal, también cumplen un rol importante en el ámbito legal y tributario.
También cabe aclarar que este tipo de soportes reflejan información financiera de
venta, compra y nomina y actualmente se emiten las facturas de venta mediante
un sistema de facturación implementado por la DIAN, quien a su vez genero un
esquema con explícitos requisitos que deben ser respetados para que el
documento electrónico se de mediante el sistema a utilizar de manera eficaz.
Por otro lado, del blog docusign se rescata el siguiente significado; el documento o
soporte electrónico, también se conoce como "e-document" o "e-doc"; es aquel
contenido creado bajo los estándares de una aplicación electrónica y contiene
datos que permiten facilitar transacciones o compartir información entre las partes
interesadas.
Se puede evidenciar que la implementación de dichos documentos traen fuertes
impactos en la economía del país, tanto negativos como positivos, este documento
se enfoca en las empresas cuya magnitud son medianas y pequeñas, y como
abarca esta nueva resolución a las mismas, atribuyéndole también que la
evolución de los tiempos llevo a dicha decisión expuesta por la DIAN, tras la
coyuntura epidémica que atravesó el mundo dividiendo la historia en dos,
sumergiendo a la sociedad, a las empresas, a las entidades y demás en la
tecnología y el mundo cibernético.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué impacto genera la implementación de los documentos electrónicos en las

pequeñas y medianas empresas?

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Por qué la implementación de los diferentes documentos electrónicos genera

sobrecosto?

¿Qué mejoras o ventajas trae la implementación en las Pymes empresas?

¿Qué estrategias podemos poner en práctica para minimizar los costos o sobre
costos que traen la emisión de documentos electrónicos?
Objetivo general

1. Analizar el impacto de las actividades de gestión y emisión de documentos

electrónicos en las pymes

Objetivos específicos

1. Identificar los procesos económicos que tiene la implementación de

documentos electrónicos en las empresas para estudiar los procesos de
mejora.
2. Comprender que rasgos positivos y negativos trae la implementación de
estos documentos en el ámbito empresarial para realizar la comparación y
viabilidad que posee.
3. Implementar diferentes maneras y estrategias de que sea más accesible los
sistemas para todas las empresas haciendo conocer la facilidad de su uso e
implementación para la oportunidad de mejora
ESTADO DEL ARTE

Los documentos electrónicos sumergen la posible evolución que ha tenido la

tecnología y como las prontas generaciones deben adaptarse a ellas, mientras
tanto, afirman que este fue el método que impulso de manera exponencial la
globalización, afirman que los nuevos documentos tuvo auge tras el uso masivo de
las tecnologías y por ende se le obliga que fijen estándares probatorios, también
se le pide a la jurisprudencia que los estándares sean de seguridad para las partes
interesadas e involucradas para este tipo de documentos, y que en sus tipos cada
una fije características que las diferencie la una de la otra, y que además la
información que se plasme en cada documento tenga como fin brindarle
información contundente en la recaudación de impuestos y no solo eso, que brinde
la necesaria y requerida por entidades como la DIAN.

Se enfoca en el marco legal, es decir que es necesario mantener legislación a esta

actividad, en su investigación dejan ver el primer decreto 2150 del año 1995
exponiendo la reducción de tramites con el estado para llevar a cabo esta
actividad, sustentándose en el artículo 26 así;

“En la utilización de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos

las entidades de la administración pública deberán habilitar sistemas de
transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban
información requerida en sus actuaciones frente a la administración”.1

Para la universidad de los andes se contemplan las características y también

considero un paralelo de la forma tradicional, cabe decir que como todos no han
tomado la alternativa de medios digitales, aun se valida la manera informal o el
soporte contable, aunque no sea digital, mientras se alcanza el 100% de
cubrimiento de la población y de aquellos que frente a la resolución están
obligados a implementar este tipo de documentación.

1
Universidad de los andes (2020)
Enfocando en las características según la universidad de los andes, se muestran
de la siguiente manera; posee accesibilidad y control que a comparación de el
documento tradicional, para ubicar los soportes digitales se hace más fácil debido
a que las bases de datos y los sistemas especializados en este enfoque, realizan
patrones que ayudan al usuario a interactuar de una manera mas accesible para la
información y para ubicarla, el almacenamiento también hace que sea una ventaja
para este item, debido a que con un debido almacenaje de manera clara, correcta
y organizada se logra el fácil acceso desde un dispositivo, un contenido adicional,
que concretamente se puede decir que esto se trata de una carta adicional, o una
narrativa donde se señalan los datos o correcciones adicionales; una
Inalterabilidad y autenticidad, los documentos electrónicos permiten fácilmente su
eliminación, modificación o modificaciones, trayendo consigo obstáculos o retos
éticos, legales y tecnológicos, debido a que gran parte de la información
importante en el esclarecimiento de la verdad puede ser destruida rutinaria o
inocentemente en el transcurso normal de tratar bajo hechos que nos son éticos la
información o incluso hacer de ella hechos corruptos, una durabilidad y costos de
retención que aunque el papel ha sido a través del tiempo el soporte más
adecuado para incorporar documentos, también es cierto que se deteriora y
conservarlo se puede tornar como una problemática por la capacidad de absorción
de polvo. Por lo tanto, el requisito de la durabilidad tiene mayor certeza en los
documentos con soporte electrónico, pues la destrucción de los archivos
electrónicos es más difícil y a pesar de que se dé, es más sencillo conservar
copias de seguridad en caso de emergencia, convirtiéndose complejo al tratarse
de los documentos tradicionales debido a el costo de almacenamiento y el espacio
requerido para las copias.

A pesar de que los soportes electrónicos no son eternos, cada día se desarrollan
nuevas técnicas de conservación, para en un futuro contar con métodos aún más
duraderos que el microfilm y con seguridad más versátiles. Por otra parte, el costo
de mantener un documento electrónico es mucho menor que el almacenamiento
de documentos en soportes como el papel. Un archivo tradicional tiene asociados
altos costos como el espacio físico, dispositivos de seguridad, alarmas contra
incendio y locaciones con condiciones especiales de humedad, sin hablar del
personal necesario para su administración.

Este es un punto que cobra gran importancia a medida que el espacio se limita y
que la producción de registros aumenta con la velocidad y volumen de las
transacciones, siendo una razón suficiente para que muchas compañías hayan
adoptado políticas de destrucción rutinaria de documentos antiguos que
consideran sin valor, lo que puede ser reemplazado por la desmaterialización de
documentos y la generación de documentos electrónicos sin copia en papel
Popularidad e importancia probatoria de los documentos electrónico

La problemática que presenta la empresa Colanta ubicada en Funza,

Cundinamarca, nos plantea un problema muy común y es el hecho de que no se
pueden presentar informes al día por falta de recolección de datos en las plantas
de esta entidad y gracias a esto no se obtienen asientos diarios en el área de
contabilidad, esto es una gran problemática ya que no es viable la información que
se tiene y por ende no se pueden tomar decisiones importantes de la empresa, la
idea es mejorar este proceso u optimizar la emisión de la información y así lograr
un buen cierre contable mensual y diario y no presentar atrasos ya que estos es
un poco perjudicial para las empresas,

“A modo de síntesis, el propósito del plan de mejoramiento es implementar

una propuesta de alineamiento en la cual se contribuirá a la mejora
continua de la Cooperativa y se trabajará en ciertos mecanismos para
identificar el riesgo que presenta actualmente el problema generado por el
retraso de la información para el pago de facturas a proveedores de
Colanta, que se entorpece por la dificultad de contar con las facturas físicas
en el departamento de compras y autorizar los respectivos pagos”.2
2
Zuluaga. J. 4. PROPUESTA MEJORA Zuluaga.pdf (tdea.edu.co)
Los documentos electrónicos al paso del tiempo han influenciado a diversos
factores ya sean positivos y negativos en el ámbito empresarial, sin embargo cabe
resaltar documentos ya que se basan en que su contenido originalmente va
creado desde una aplicación electrónica y que contiene información para facilitar
transacciones o compartir información entre las partes, estos instrumentos
virtuales reemplazan a sus contrapartes físicas y, por lo general, tienen el mismo
propósito, excepto que en formato digital.

Esta implementación de documentos afecta a diversos factores entre ellos el

archivo que es uno de los más importantes;

“Se trata de intervenir en el diseño de los documentos y de los procesos en

los que se insertan para garantizar la incorporación de requisitos
archivísticos, que en buena medida trascienden más allá:”. 3

La afectación de esta implementación abarca temas más administrativos que son

de factor positivo a la economía, cabe resaltar que se ahorra tanto dinero como
tiempo, estos documentos electrónicos de archivo tienen componentes que son
únicos para cada documento los cuales son útiles para identificar su contenido,
estructura, contexto, los usuarios que pueden acceder al mismo y todas las
acciones que se han ejecutado sobre ese documento, cuentan con ciertas
características subjetivas como vinculación contextual que se basa en que los
documentos electrónicos de archivo se produzcan y gestionen en un determinado
contexto es decir tienen una función, trámite, autor, el cual debe estar relacionado
al documento durante todo su ciclo de vida, garantizando su autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad; un Carácter seriado que tiene relación con el
cumplimiento o ejecución de una función, procedimiento y/o trámite; además

3
(Cruz Mundet, J,2013, La gestión de los documentos electrónicos como función
archivística, Universidad Carlos III de Madrid),
cuenta con vinculo archivístico que corresponde a las relaciones de un documento
con otros documentos y su contexto; una capacidad única que es la Unicidad que
se basa en que los documentos de archivo son únicos ya que se producen en un
momento único y específico que no se puede repetir; y por ultimo una Objetividad
donde los documentos electrónicos de archivo registran hechos sin añadir o
utilizar elementos de crítica, subjetividad o de valoración, son documentos
generados de funciones propias de las organizaciones.

“La tendencia tecnológica actual, al menos en el ámbito empresarial,

es integrar las funcionalidades de un sistema de gestión de archivos
en el sistema de gestión electrónica de documentos, bien utilizando
aplicaciones diferentes o bien añadiendo funciones propias de la
gestión de documento” (Mariela Rodríguez, 2005, 4

Nos da a entender como la implementación de un buen sistema y una gestión

favorable ayuda al procesamiento de información, el cual nos ayuda a ahorrar
cierto porcentaje en el proceso financiero, nos ahorra igual espacio, material y
recursos ya que el archivo digital puede remplazar por completo al archivo físico.

Esto significa que, incluso aquellos documentos que tengamos la obligación legal
de conservar durante años, podemos conservarlos en formato digital con plena
validez legal gracias a la digitalización certificada, destruyendo el papel, además
trae menos posibilidad de eliminación de riesgos legales, básicamente la certeza
de tener el archivo bajo control y gestionado a través de una base de datos elimina
la posibilidad de perder documentos. El archivo digital, del que se pueden
mantener varias copias incluso en diferentes ubicaciones físicas, elimina incluso el
riesgo frente a accidentes o catástrofes (como un incendio y un terremoto).

4
El documento electrónico: ¿qué características debe cumplir de cara a las
organizaciones del siglo XXI?, Revista Códice)
Según la propuesta planteada por juan Zuluaga nos habla de una problemática
que presenta la empresa Colanta ubicada en Funza, Cundinamarca, nos plantea
un problema muy común y es el hecho de que no se pueden presentar informes al
día por falta de recolección de datos en las plantas de esta entidad y gracias a
esto no se obtienen asientos diarios en el área de contabilidad, esto es una gran
problemática ya que no es viable la información que se tiene y por ende no se
pueden tomar decisiones importantes de la empresa, la idea es mejorar este
proceso u optimizar la emisión de la información y así lograr un buen cierre
contable mensual y diario y no presentar atrasos ya que estos es un poco
perjudicial para las empresas,

“A modo de síntesis, el propósito del plan de mejoramiento es implementar

una propuesta de alineamiento en la cual se contribuirá a la mejora
continua de la Cooperativa y se trabajará en ciertos mecanismos para
identificar el riesgo que presenta actualmente el problema generado por el
retraso de la información para el pago de facturas a proveedores de
Colanta, que se entorpece por la dificultad de contar con las facturas físicas
en el departamento de compras y autorizar los respectivos pagos”.5

Marco conceptual

Un documento electrónico es todo contenido originalmente creado desde una

aplicación electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o
compartir información entre las partes, estos instrumentos virtuales reemplazan a
5
ABC de los documentos electrónicos Revista Actualícese edición 131: ABC de los documentos
electrónicos de la Dian | Actualícese (actualicese.com)
sus contrapartes físicas y, por lo general, tienen el mismo propósito, excepto que
en formato digital, la naturaleza digital de estos documentos facilita compartir,
organizar y colaborar. Dependiendo del sistema que utilicemos, podremos incluso
controlar la versión, rastrearlos y firmarlos.

En el libro “El documento electrónico: ¿qué características debe cumplir de

cara a las organizaciones del siglo XXI?, Mariela Rodríguez, 2005, nos da a
conocer 3 factores que resaltan las comodidades que tiene estos documentos en
las Pymes entre ellos primero la fácil accesibilidad que nos va a dar como
concepto que los documentos electrónicos tienen la principal característica de que
podemos acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y
en el lugar en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota, en segunda
instancia esta la búsqueda y recuperación instantánea, dándonos un concepto de
Cuanto más fácil el uso de utilizar una herramienta de gestión de documentos
electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que
necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su
plataforma digital, de esta manera, tendremos la posibilidad de buscar lo que
necesitamos incluso si solo conocemos fragmentos del nombre del archivo o una
palabra clave, como la razón social de una empresa cliente o la dirección que se
usa en el documento, por último la Integración abierta, la cual se enfocara en que
esto optimizará el flujo de trabajo, ya que permitirá que la información esté
disponible en todos los sistemas que se usen en cada departamento de la
empresa.

Los documentos electrónicos tienen impacto tanto positivos como negativos en el

libro, La gestión de los documentos electrónicos como función archivística,
Cruz Mundet, J,2013, permite informarnos de todos los aspectos laborales que
afecta esto desde áreas menos destacadas hasta mas importantes, por ejemplo,
del área de mensajería al área de gerencia, estos aspectos en cuanto a lo
cualitativo y cuantitativo, dando paso a como se deben llevar estos documentos
entre estas las más importantes de las cuales se derivan más pero las relevantes
esta que deben tener unos caracteres especiales y seguir una serie de normasen
general contar con esto pero con más Necesitan un respaldo gráfico una vez que
sean generados, deben contar con una numeración consecutiva o código
específico autorizado por la DIAN, la tercera existe un formato electrónico
estándar establecido por la DIAN, también deben incluir la información de contacto
del remitente como lo es el nombre, apellidos, número de identificación o NIT, de
acuerdo sea el caso y dirección y por ultimo todos los documentos electrónicos
deben incluir la firma digital que asegura la validación y autenticidad del
documento.

Marco teórico
La vida se sigue transformando exponencialmente, y específicamente es
importante denotar que la tecnología a tomado fuerza con el pasar del tiempo, de
la mano, su evolución también se evidencia en la información, lo que ha
conllevado a las empresas a verse envueltas en el mundo digital.

El trayecto de la documentación, viene con el invento del papel atribuido a china, y

para estos inicios, el hombre ya empezaba a evolucionar y con ello el registro de
los hechos económicos, aunque antes dichos registros se plasmaban de manera
informal, es decir, en papel y lápiz, debido a que este entonces no se había
descubierto como tal la tecnología,

Se puede decir que inicio su forma para el año 1997, la empresa global system
one, genera la primera factura electrónica conocida en el medio, a partir de allí se
le atribuye a Europa la implementación de los primeros documentos electrónicos.

Pero específicamente en Colombia su raíz yace aproximadamente en el siglo XIII,

conocidos como hechos de compra y venta de productos, y tomo fuerza cuando el
e-comerce se puso en auge y añadirle a ello, la coyuntura económica, que hizo
que la mayoría de la población se sumergiera en las tecnologías, concluyendo
como hecho las transacciones, comercio y demás hechos económicos en línea
que implicaran soportes digitales de los mismos.

La implementación y emisión de facturas electrónicas es una medida que fue

necesariamente adoptada por los gobiernos esto con el fin de controlar que las
entidades ignoren o evadan de cierta manera la administración tributaria.

En países como Colombia es normal la evasión fiscal y es un tema delicado, por

eso al implementar la factura electrónica se disminuirá este hecho, los aspectos
más relevantes al implementar esto en Colombia en el 2020, después de esto se
vio una enorme mejora y así inició los demás documentos,
El modelo de esta comunicación entre los interesados que requieran dichos
soportes se puede entender como un método donde interfieren varias cosas y
estos tienen que estar ordenados y así lograr el objetivo principal que es generar
la factura, emitirla a la DIAN y luego de que la acepten transmitirla al cliente.

Luego de que la implementación de la factura electrónica a las empresas llega la

implementación de la nómina electrónica, donde se liquidan los sueldos, devengos
y novedades de los trabajadores, esto con el fin de que la DIAN recolecte más
información y así lograr saber las personas que están obligadas a presentar
declaración de renta.

Dejando ver que fue una brecha de éxito para la DIAN, facilitando el control de la
información financiera de las empresas y así mitigar la evasión de impuestos
descontrolada, gracias a las investigaciones realizadas al haber implementado la
factura electrónica, la cual abrió campo a la creación de nuevos documentos
digitales, atribuyéndole mejora y valor agregado al control de la información
financiera que de cierta manera contribuye a la economía del país.
 MARCO LEGAL

De acuerdo con la normatividad vigente en Colombia tales como leyes, acuerdos y

circulares se identifican cuáles de estas se deben emplear en la gestión
documental y en la implementación del documento electrónico

La gestión documental en su mejor practica se debe enmarcar en muchos

elementos como los anteriormente mencionados, todas contribuyen a que el
proceso de gestión documental en las entidades se lleve a cabo de una manera
limpia y correcta, además de esto dejándose implementar en otros sistemas,
entidades o modelos de gestión de la entidad.

Ley 594 de 2000 – Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones

Ley 527 de 1999. Art. 1 al 24 – 29 al 40 – Por medio de esta se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y
de las firmas digitales y se establece que la entidad de certificación y que dicte
otras disposiciones

Ley 1437 de 2011. Art. 53 al 64 – 196 al 206 – En esta expide el código de

procedimiento administrativo y del contencioso administrativo

Ley 80 de 1989 – Donde se crea el Archivo general de la nación y se define la

dirección del sistema nacional de archivos para que este se utilice con el fin de
que lo ejerza el archivista, así como la protección, uso y preservación dl patrimonio
documental del país para el servicio de la población y así lograr la mejora en la
gestión documental de las organizaciones del estado

Ley 1437 de 2011 - Por el cual se expide el código de procedimiento

administrativo y de lo contencioso administrativo” se establecen conceptos como
expediente electrónico, notificación electrónica, archivo eléctrico y sede electrónica
entre otros
Ley 1564 de 2012 - “por medio del cual se expide el código general del proceso y
se dictan otras disposiciones”. En esta se comunica el conceder un poder judicial a
través de un mensaje de datos con firma digital, así como el uso de las
tecnologías de la información en las acciones judiciales, con el fin de acelerar y
mejorar la gestión y extender su cobertura (Colombia, Congreso Nacional de la
República, 2012).

Ley 1742 de 2014 - “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del
derecho de acceso a la información pública nacional”. Por la cual, se evidencia la
necesidad en las entidades públicas de poseer información confiable de manera
oportuna, esto a través, de un programa de gestión documental que permita
consolidar la gestión administrativa, a través de la disminución y automatización
de los procesos, procedimientos y servicios brindados en las entidades del estado.
Así como, la implementación de un programa de gestión documental dentro de las
mismas (Colombia, Congreso Nacional de la República, 2014)

Con la reglamentación de la factura electrónica en el decreto 1094 de 1996 se

rompe un paradigma respecto a que las facturas hasta ese entonces se
generaban en papel, luego, en el decreto 4110 de 2004 se adopta la norma
técnica de calidad NTCP1000:2004 en la gestión pública (Colombia, Presidencia
de la República de Colombia, 2004)

Decreto 1929 del 2007, por el cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto
Tributario, dicho artículo menciona las directrices para la presentación de las
facturas y los documentos equivalentes en el país. Determinado decreto ya fue
derogado, pero fue fundamental para los inicios de la implementación de
facturación electrónica

Decreto 2242 del 2015, por el cual se reglamentan las condiciones de expedición
e interoperabilidad de la facturación electrónica con fines de masificación y control
fiscal.
Resolución 000020 del 2019 de la DIAN, Por la cual se señalan los sujetos
obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su
expedición y se establece el calendario para su implementación

Resolución 00042 del 2020 de la DIAN, por la cual se desarrollan los sistemas
de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica
de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de
venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación .
 REFERENCIAS

Documentos electrónicos: ¿qué son y para qué sirven? (aliaddo.com)

Fecha de implementación para el documento soporte para no obligados a expedir
factura de venta y/o documento equivalente – Instituto Nacional de Contadores
Públicos de Colombia (incp.org.co)
¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio?
(docusign.mx)
ABC de los documentos electrónicos Revista Actualícese edición 131: ABC de los
documentos electrónicos de la Dian | Actualícese (actualicese.com)
content (ucc.edu.co)
Dialnet-LosDocumentosElectronicosYSuValorProbatorio-5978962.pdf
4. PROPUESTA MEJORA Zuluaga.pdf (tdea.edu.co)
Microsoft Word - Implementación de facturación electrónica en Colombia
V2.docx (core.ac.uk)
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4280
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n
%20000020%20de%2026-03-2019.pdf