MANUAL OFICIAL DE

DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
EMPRESA MOTOS-XYZ
MANUAL ELABORACÓN DE ARCHIVOS

Código: GD 01

Noviembre de 2022

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Contenido
OBJETIVOS..................................................................................................5
JUSTIFICACIÓN...........................................................................................5
ALCANCE.....................................................................................................6
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS...............6
Documentos de actos administrativos.......................................................6
Documentos oficiales.................................................................................6
Documentos de constancia........................................................................6
Reglas para la elaboración de comunicaciones oficiales...........................6
Características de redacción......................................................................6
FUENTE, TINTA Y PAPEL...........................................................................7
Fuente........................................................................................................7
Tinta...........................................................................................................7
Papel..........................................................................................................7
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES.......................7
Estilos y Márgenes.....................................................................................8
Márgenes estilo bloque..............................................................................8
CARTA ESTILO BLOQUE............................................................................8
Características y redacción........................................................................8
Utilización de la carta.................................................................................8
Clases de cartas........................................................................................9
Partes de la carta.......................................................................................9
EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE........................................................10
MEMORANDO ESTILO BLOQUE..............................................................12
Características y redacción......................................................................12
Utilización del memorando.......................................................................12
Partes del memorando.............................................................................12

2
EJEMPLO MEMORANDO ESTILO BLOQUE............................................13
....................................................................................................................14
CIRCULAR ESTILO BLOQUE....................................................................15
Características de redacción....................................................................15
Clases de circulares.................................................................................15
Partes de la circular.................................................................................15
EJEMPLO CIRCULAR ESTILO BLOQUE..................................................17
ACTA ADMINISTRATIVA...........................................................................19
Utilización de las actas.............................................................................19
Clases de actas........................................................................................19
Partes del acta.........................................................................................19
EJEMPLO ACTA ADMINISTRATIVA..........................................................22
INFORMES.................................................................................................25
Características de redacción....................................................................25
Utilización del informe..............................................................................25
Clases de informes..................................................................................25
Resumen ejecutivo...................................................................................25
Partes del informe y recomendaciones....................................................25
EJEMPLO INFORME EJECUTIVO.............................................................27
ELABORADO POR:........................................................................................
BIBLIOGRAFIA.........................................................................................

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OBJETIVOS
Elaboración y diseño de documentos oficiales del concesionario XYZ: memorandos, circulares,
cartas, informes y actas.

JUSTIFICACIÓN
Este manual se realiza para dar cumplimiento a la ley 594 del 2000, ley general de archivos y el
acuerdo 060 de 2001 por el cual se establece pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas.

ALCANCE
Este manual está dirigido a todos los funcionarios y contratistas que elaboran en la empresa
XYZ, encargadas de la gestión y tramite de las comunicaciones oficiales.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos que produce el concesionario XYZ, según sus actos contienen declaraciones
administrativas, pueden establecerse los siguientes tipos de documentos.

Documentos de actos administrativos

Es la declaración de la voluntad de la administración, ya sea creando, modificando o
extinguiendo derechos para los administrados. Estos documentos se materializan en:

 Acuerdos
 Resoluciones
 Entre otros

Documentos oficiales
Son todas las comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, estos documentos pueden ser:

 Cartas
 Circulares
 Memorandos
 Actas
 Entre otras

Documentos de constancia
Es una declaración de conocimiento de persona o entidad pública o privada, con la finalidad de
tener una evidencia de actos hechos o efectos, los documentos que brindan dicha evidencia
son:

 Actas
 Certificados
 Constancias

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Reglas para la elaboración de comunicaciones oficiales
Para todo documento oficial que expida el concesionario XYZ es de obligatorio seguir un
cumplimiento.

Características de redacción
 Iniciar y finalizar el contexto con una frase de cortesía.
 Redactar en forma clara, breve, directa y concisa
 Escribir con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas y
dependencias.

 En el uso de las mayúsculas sostenidas hacer uso de las tildes
 para transcripción de un texto que se cite se deja una sangría de 4 espacios a la
izquierda y 4 a la derecha
 tratar preferiblemente un solo tema por circular y memorando
 cuando se dé respuesta o se cite un documento (carta, oficio o envió), debe indicarse el
número, seri subserie fecha y unidad académico-administrativa, según corresponda
 En las comunicaciones es incorrecto usar abreviaturas, y por tanto deben escribirse las
palabras completas.

FUENTE, TINTA Y PAPEL

Fuente
La fuente y el tamaño de la letra debe facilitar la lectura del texto.
Para todas las comunicaciones oficiales y documentos administrativos institucionales se utiliza
letra tipo ARIAL, tamaño 11 o 12.

Tinta
La tinta que se utiliza en las comunicaciones y documentos deben ser color negro, no poseer
modificaciones de color, deben mantener la nitidez del documento.

Papel
Para las comunicaciones debe ser usado papel con membrete y papel bond blanco color claro.

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ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

 ZONA 1: Espacio que incluye: razón social, sigla, logotipo, NIT. Con las siguientes
medidas 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja 3 y 4 cm verticales
desde el borde superior.

En la zona 1 que es la parte del ENCABEZADO encontramos el logo o la imagen de la

institución.

 ZONA 2: Espacio que incluye para la impresión de dirección, apartado, correo

electrónico, sitio web, teléfono, lugar de origen y país. Con las siguientes medidas entre
1.5cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
Esta información la encontramos en el PIE DE PAGINA.

 ZONA 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento

Estilos y Márgenes
Las márgenes consisten dependiendo el estilo de bloque.
Existen 3 estilos de bloque, los cuales son:

 Bloque
 Semibloque
 Bloque extremo

Márgenes estilo bloque

 Superior entre 3 y 4 cm
 Inferior entre 2 y 3 cm
 Izquierda 3 y 4 cm
 Derecha 2 y 3 cm

CARTA ESTILO BLOQUE

Características y redacción
La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, para ello se
recomienda lo siguiente:

 Utilizar los formatos normalizados los manuales de cada organización y distribuir el texto
de acuerdo con su extensión.

2
Utilización de la carta
La carta tiene los siguientes usos:

 Informar sobre un hecho

 Regular o aclarar una situación
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
 Dar respuesta a una comunicación recibida.
 Impugnar o corregir una situación.
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
 Felicitar o remitir información y documentos.

Clases de cartas
Independientemente del estilo y según su contenido existen varias clases:

 organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización

 oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.
 personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un
lenguaje informal.

Partes de la carta
 Código: conlleva un numeral: Hace referencia a la identificación numérica, alfabética,
alfanuméricas, etc. De la dependencia de la organización
 Lugar de origen y fecha de elaboración: hola
 Destinatario: (Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma
personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre,
se envía a la dependencia u oficina responsable.)
 Denominación o título académico: Se escribe en la primera interlínea libre.
 Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda interlínea libre.
 Cargo: Se ubica en la tercera interlínea libre.
 Organización:
 Dirección
 Nombre del lugar de origen: Se pone la ciudad o municipio y el departamento se separa
con una coma.
 País
 Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar.
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente
 Firmas responsables

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EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE

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2
MEMORANDO ESTILO BLOQUE
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información entre dependencias
locales, regionales, nacionales e internacionales.

Características y redacción
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión y tratar un tema por memorando

Utilización del memorando

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos.
 Hacer llamados de atención
 Expresar necesidades
 Informar sobre un hecho en forma breve
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes
 Entre otros

Partes del memorando

 Encabezado
 Denominación del documento: de 0 a 1 interlinea libre de la zona 1 o margen superior,
se escribe la palabra “MEMORANDO” en mayúscula sostenida y centrada
 Código: conlleva un numeral: Hace referencia a la identificación numérica, alfabética,
alfanuméricas, etc. De la dependencia de la organización
 fecha de elaboración: Día, mes y año (sin separar lo con puntos)
 Destinatario: A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen
izquierdo.
Para su escritura se utilizan la siguiente especificación:
Primera opción. Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último
separado por coma. Remitente: nombre y cargo separados por coma. En este caso
se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y sólo
aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO PARA: Doctora Alicia García Pérez, secretaria general
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
 Asunto: Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a 1 interlinea libre de la
preposición del remitente
 Texto
 Despedida
 Remitente
 Firmas responsables

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EJEMPLO MEMORANDO ESTILO BLOQUE

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CIRCULAR ESTILO BLOQUE
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un grupo
especifico de personas tanto internas como externamente.

Características de redacción
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y
políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o
servicios, etc.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.

 Usar un tratamiento respetuoso y cortés.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Clases de circulares
 La circular general se dirige a un grupo especifico de personas.
 La carta circular está dirigida en forma personalizada.

Partes de la circular
 Encabezado
 Código: Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanuméricas, etc. De
la dependencia de la organización
 Lugar de origen y fecha de elaboración: Nombre del lugar de origen, día, mes y año (sin
separar lo con puntos)
 Destinatario: De 2 a 3 interlineas libres se escribe la palabra “PARA” en mayúscula
sostenida, seguido del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el
estilo utilizado.
En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la
carta; únicamente cambian los datos del destinatario.
EJEMPLO 1 Estilo bloque
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
 Asunto: Se escribe a 2 interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen
izquierdo
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente
 Firmas responsables
 Identificación de páginas subsiguientes: El encabezado se escribe de tres a cuatro
centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlíneas
libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial.

2
Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de
la página contra el margen derecho.
La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El
primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del
encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre
antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de
página en el margen derecho.
EJEMPLO 1 Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009
EJEMPLO 2 DG-1-057

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EJEMPLO CIRCULAR ESTILO BLOQUE

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2
ACTA ADMINISTRATIVA
Las actas expresas lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación
Características de redacción

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter
de la reunión es ordinario o extraordinario.
Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje
telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

Utilización de las actas

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión

Clases de actas
Existen varias clases de actas las cuales son:

 Actas de comités
 Actas de consejos
 Actas de junta directivas
 Actas de reuniones administrativas
 Actas de baja inventarios
 Actas de eliminación de documentos
 Entre otras

Partes del acta

 Título: El titulo esta conformado por el nombre del grupo que se reúne
 Denominación del documento y numero: A 1 o 2 interlineas libres se ubica la palabra
“Acta” en mayúscula sostenida centrada y a continuación el numero consecutivo que le
corresponde.
 Encabezamiento: El encabezamiento está conformado por las palabras fechas, hora,
lugar, asistentes, ausentes e invitados, Cada una de ellas en mayúscula sostenida
seguida de dos puntos, de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.
 Lugar de origen y fecha de la reunión: Nombre del lugar de origen, día, mes y año (sin
separar lo con puntos)
EJEMPLO FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009
 Hora: Contra el marguen izquierdo, a 1 interlinea libre de la fecha se escribe la palabra
“Hora” en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la hora de
inicio y de finalización de la reunión.
EJEMPLO De las 09:00 horas a las 16:00 horas

2
 Lugar: Contra el marguen izquierdo a 1 interlinea libre de la hora se escribe la palabra
“Lugar” en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos Al frente se escribe el sitio de
la reunión.
EJEMPLO 1 ICONTEC, Sala Nevados
 Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la
palabra “ASISTENTES”, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente,
se escribe el título o vocativo
seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación
sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con
coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual
jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.
EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta

Nota: En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona

asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Dicha persona
se anota dos veces: como asistente y como representante.
EJEMPLO ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representación de Alberto González, Vocal
 Invitados: A continuación de la lista de asistentes, a 1 interlinea libre del último nombre
se escribe la palabra “INVITADOS” si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos y contra el marguen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben
con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento.
EJEMPLO INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora
Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa
 Ausentes: Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:) se escribe la palabra “AUSENTES”, si los hay, a una interlínea libre del último
nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
EJEMPLO AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)
 Orden del día: Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último nombre y
con mayúscula sostenida se escribe la frase “ORDEN DEL DÍA”, seguida de dos puntos
(:). A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de
la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a
interlineado sencillo.
 Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres del último tema y
con mayúscula sostenida se escribe la palabra “DESARROLLO”, seguida de dos puntos
(:). A dos interlíneas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema
identificándolo con número arábigo.
A una interlínea libre del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente,
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el
numeral y tema siguiente se dejan dos interlíneas libres, separando los párrafos de cada
numeral con una interlínea libre.

2
 Compromisos: Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de
actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de
acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y
observaciones.
 Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en
mayúscula sostenida, a tres interlíneas libres del último renglón del texto contra el
margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación,
se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de
cambio de sede, se indica el lugar.
EJEMPLO CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de
Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las
09:00 horas.
 Firmas nombres y cargos
 Páginas subsiguientes: Línea de identificación (Margen izquierdo) Número de página
(Margen derecho) (2)
EJEMPLO 1 Reunión de comité académico-Acta 002

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EJEMPLO ACTA ADMINISTRATIVA

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2
2
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante
acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel
con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

Características de redacción
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)

 disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.
 elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

Utilización del informe

Se le recomienda al remitente los siguientes objetivos

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.

 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
 Impugnar o corregir una situación.
 Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

Clases de informes
Los informes pueden ser:

 Resumen ejecutivo: Consta de 3 paginas

 Informe corto: Contas de 1 a 10 paginas
 Informe extenso: Consta de 11 paginas en adelante

Resumen ejecutivo
 Se usa para informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.
 Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos
administrativos.
 Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,
 Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.
 Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,
 Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria),
grupo de personas o de un individuo.

Partes del informe y recomendaciones

Si no contine portada, se recomienda reemplazarla con un encabezamiento.

Es importante que el resumen incluya:

 Encabezado: Esta compuesto por los siguientes significados

 Razón social: solo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que indique a la
organización.

en este caso se ubica dentro de los 3 o 4 cm de la margen superior, contra la margen izquierda y
en mayúscula sostenida.

2
 Dependencias: se escribe dejando de cero a 1 interlínea libra de la margen superior entre 3 y 4
cm con mayúscula inicial y sobre la margen izquierda.
 Numero o código: Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanuméricas,
etc. De la dependencia de la organización.
 Titulo: es el tema sobre el cual trata el resumen. Ejecutivo se escribe a dos interlíneas libres de la
dependencia con mayúsculas centrado.
 Lugar de origen y fecha de origen: Nombre del lugar de origen, día, mes y año (sin separar
lo con puntos).
 autoría del resumen Ejecutivo: contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial seguido
de: se escribe a dos interlíneas libres de la fecha.
 Objetivos: el resumen Ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen en forma
breve.
de 2 a 3 interlineas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo se
escribe la palabra objetivos seguida de (: ) y con mayúscula sostenida
 Numerales o temas: el resumen Ejecutivo generalmente contiene 1 o varios temas precisos y si
es más de 1 se enumera. se inicia de 2 interlineas libres después del último renglón del párrafo
anterior y después del título se deja una interlinea libre.
 Conclusiones: es importante que la palabra conclusiones recomendaciones o sugerencias se
escribe en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo a dos interlineas libres del último
renglón del texto
 Firma

2
EJEMPLO INFORME EJECUTIVO

2
2
2
 EN UNA
PLANIFICAC EMPRESA
ION DE UN DE
SISTEMA DE LACTEOS
BIBLIOGRAFIA
GESTION DE El diseño de
LA un Sistema de
GUÍA TÉCNICA GTC COLOMBIANA 185
CALIDAD Gestión y
NTC ISO Calidad en
9001:2015ELABORADO empresas POR:

EVIDENCIA productoras
María Camila Rico
de
3 : INFORME lácteos
EJECUTIVO es muy
SISTEMA DE importante
GESTION Y debido a
CALIDAD que les
2
favorece en conformidad
la al adquirir
competitividad dicho
con otras producto.
empresas, Para el
debido a que desarrollo del
ayuda a sistema de
aumentar la gestión de la
satisfacción de calidad se
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del sistema y requisitos de
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de la de 2015
2
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2
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lácteos y que sistema de
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un estructurado,
debido la existencia
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asociados a los materia prima
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empresa, los
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algunas aceptable,
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2
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e se amplía la mejorar el
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En cuanto a además de
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se debe certificación
destacar el de ISO 9001
abarcar más y por
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alternativas en calidad del
2
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la empresa de producción
lácteos es además de
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departamento comunicación
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en la a los
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y jerarquías. para
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planes de calidad de
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2
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general. para
Los determinar y
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empresa proceso como
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2
base en hechos Se realiza
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calidad y cliente, como
gestionar de lo es el
manera más personal de
eficiente los ventas y el
recursos que libro de quejas
necesita el o encuestas y
proceso. de esta
2
manera el
cliente
demuestra su
satisfacción
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producto y se
confirma que
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propuesta ha
funcionado,
de manera que
el número de
quejas de
usuarios se