Código: GPI-SG.

AI02-
103.F04

INFORME DE Versión: 3.0

AUDITORIA
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EQUIPO AUDITOR:

Mary Lissethe Parada FECHA: 14 de septiembre del 2021

Jennifer Paola Martínez Manjarrez

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

1. Verificar la adherencia a la gestión del proceso de Caja menor

2. Analizar la consistencia de la información registrada en los documentos soporte de los movimientos de
la Caja Menor.
3. Identificar la pertinencia, coherencia y la trazabilidad de los registros contables en cada una de las
partidas 4. Verificar la calidad y pertinencia de los soportes en el manejo de los recursos de la caja
menor
4. Confrontar los resultados obtenidos en el análisis realizado a las evidencias aportadas, con los
requisitos establecidos en las normas y decretos vigentes, a fin de realizar seguimiento y control al
manejo de la caja menor de la entidad.
5. Verificar actualización y ajuste legal de normas y procedimientos contables vigentes para este proceso.
6. Verificar el cumplimiento de los controles establecidos para el manejo de la caja menor.
7. Ilustrar por medio de indicaciones el impacto en cuanto a calidad y cumplimiento del proceso de caja
menor en interacción con otras áreas

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Revisión de los Procesos que conforman el SGC de la empresa, incluida su información documentada
(procedimientos, registros, formatos e indicadores).

 
PROCESOS AUDITADOS Área Contable

ELEMENTOS DE LA NORMA INVOLUCRADOS:

LUGAR DONDE SE REALIZARON LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA EN SITIO: Punto de venta en la

ciudad de Cartagena, cuya filiar es la empresa friko.

PERSONAS ENTREVISTADAS: Yasmin Camargo Oñoro y Felipe Ducuara

CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FECHA FECHA FECHA
Profesional en Sistemas Director Oficina de Director Oficina de
10/02/2020 10/02/2020 24/02/2020
de Gestión Planeación Institucional Planeación Institucional
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 Se verifica el cumplimiento de la normatividad aplicable, el artículo 18 de la Ley 1593 de 2012 y

reguladas por el Decreto 1068 de 2015 que modifica el Decreto 2768 de 2012 en donde se reglamenta
la constitución y funcionamiento de las cajas menores y la definida en la resolución de Constitución
Nacional verificando que cumpla con los lineamientos y controles establecidos en el Decreto 1068 de
2015.
 Resolución 1160 de agosto de 2020
 Resolución 0208 de febrero de 2021

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA.
NO CONFORMIDADES.
 

1. Incumplimiento a lo establecido en la política de caja “Por seguridad del dinero cada vez que se tenga
dinero en caja producto de las ventas en efectivo o cobros ventas a crédito igual o superior a $
500.000, se debe enviar al mensajero a realizar la consignación, como minimización del impacto en
caso de materialización del riesgo de robo.”

2. Incumplimiento a lo establecido en la política de caja “Si por razones de disponibilidad de tiempo el

mensajero no puede realizar las consignaciones de acuerdo a la política del numeral anterior, el dinero
debe guardarse en la caja fuerte del punto de venta, dejando únicamente la base del punto.”

3. Se encuentra un sobrante de $49.130 y de acuerdo a la política de caja menor de la empresa en el

numeral “Todo sobrante de caja superior a $ 5.000 debe ser consignado de inmediato y entregar dicha
consignación par soporte contable y de la auditoría y será responsabilidad del auditor el cumplimiento
de este procedimiento”

OPORTUNIDADES DE MEJORA.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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Profesional en Sistemas Director Oficina de Director Oficina de
10/02/2020 10/02/2020 24/02/2020
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1. Es responsabilidad de la señora Yasmin Camargo Oñoro realizar la hacer entrega del dinero cuando
supere los $500.000 al mensajero y es función del mensajero llevar a consignar el dinero al banco, se
deberá implementar un formato en el cual se establezca el monto que se envió a consignar al banco y
a este documento se deberá adjuntar el documento de consignación.
2. Se debe tener en cuenta que en muchas ocasiones el mensajero puede encontrarse realizando otras
activadas y por la disponibilidad de tiempo él no pueda cumplir con esta información, por ello si el
mensajero por x o y circunstancia no puede realizar la consignación es deber de la señora Yasmin
Camargo Oñoro el dinero debe guardarse en la caja fuerte y solo dejar la base del punto de venta, se
deberá implementar un formato en el cual debe estar firmado por el mensajero donde informe el por
qué no pudo estar en el momento para poder realizar la consignación y el dinero deberá ser
consignado en lo posible dentro del mismo día.
3. Al encontrarse el sobrante se deberá informar por medio de un oficio y se deberá adjuntar el recibo de
consignación.
4. Se deberá realizar arqueos sorpresivos y cada fin de mes se debe entregar la relación de los
documentos soportes, documentos de trabajo, libro contable, al señor Felipe Ducuara, con el fin de que
haya un mejor control, transparencia y trazabilidad del proceso de caja menor.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA.

Como resultado de las pruebas realizadas, se determinaron 3 hallazgos a los cuales se les hicieron
oportunidades de mejora, cuya finalidad es servir de guía para que el GIT de Servicios Generales
Administrativos y Financieros identifique acciones que permitan fortalecer la gestión de los recursos asignados
a la caja menor.

RECOMENDACIONES PARA LA SIGUIENTE AUDITORÍA.

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 Se recomienda guardar el dinero en la caja fuerte, tal como se establece para que este se encuentre
seguro, en este momento se encuentra en la caja registradora.
 Se recomienda establecer en los procedimientos asociados al proceso de caja menor, una descripción
detallada de cada una de las etapas del proceso, de manera que el manejo de la documentación,
actividades a desarrollar estén integradas, sean actualizadas y entendidas por todo el personal que
realiza las funciones de manejo de caja menor.
 Se recomienda tener en cuenta las políticas de caja, la cual fue socializada y firmada por todos los
responsables de caja a nivel nacional.
 Se recomienda establecer indicadores de gestión asociados al proceso de caja menor que permitan
realizar el seguimiento del desempeño y mejora del proceso.
 Mejorar el proceso de capacitación a las personas encargadas del grupo de apoyo de caja menor.
 Se recomienda realizar una socialización al encargado y personal de apoyo, para una mayor
apropiación a los temas relacionados con los resultados de auditoria y planes de mejoramiento que
evidencien mejora continua.
 Se recomienda adoptar las oportunidades de mejora con el fin de que el proceso se realice de forma
organizada y transparente.

ASPECTOS POSITIVOS DEL SGC (Incluyendo los obstáculos encontrados y las oportunidades de mejora).
 
 El tener de manera organizada todos los documentos en orden cronológico, da como resultado de que
la auditoria se pueda llevar de manera precisa y en tiempos oportunos.
 El diligenciamiento de los formatos internos debe realizar de manera oportuna.
 La implementación de acciones de mejora y recomendaciones influyen de manera positiva a que para
próximas auditorias esas no conformidades se conviertan en resultados positivos de las auditorias
 Las no conformidades sirven para que el proceso mejore y se puedan tomar acciones de mejora de
manera oportuna y no incurrir en riesgos que no solo pueden ser internos si no también externos.

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FECHA: 14 de septiembre del 2021

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