ODISEA

Ver. 3.0

SOFTWARE ODONTOLÓGICO INTEGRAL

MANUAL DE USUARIO
MÓDULOS ADMINISTRATIVOS
RIPS

2017
 LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Toda la información, ilustraciones, y especificaciones contenidas en este manual de
información técnica se basan en la más reciente información disponible al
momento de publicación. Sin embargo, debido a cambios de último momento, esta
información puede no corresponder exactamente al funcionamiento actual del
producto. El fabricante se reserva el derecho de hacer cambios en cualquier
momento, sin ninguna obligación de notificar a cualquier persona u organización
acerca de tales cambios o revisiones. Además, el fabricante no será responsable por
errores contenidos en este manual, ni por daños y perjuicios incidentales o
indirectos, incluyendo pérdida de beneficios, en relación con el suministro,
desempeño o uso de este manual.
NOTA IMPORTANTE:
La comprensión de este manual requiere de un conocimiento básico sobre el
manejo del ambiente Windows: Manejo del ratón y del teclado, ejecución de
programas, apertura y cierre de ventanas, llenado de casillas de texto, uso de
botones, etc. Si usted no posee aun dicho conocimiento, se recomienda leer
primero un manual de uso de Windows.

4 GENERACION DE RIPS

Este módulo permite generar los RIPS (Reporte Individual de Prestación de

Servicios) para cada uno de los doctores registrados en el programa, o para la
clínica en su conjunto. Por medio de este reporte, los prestadores de servicios o IPS
informan a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPBs) sobre
los servicios prestados. Además los RIPS son un soporte para la facturación
realizada de parte de los prestadores de servicios a las EAPBs.
Los RIPS consisten en una serie de archivos planos con determinados formatos,
que se generan para un rango de fechas específico, que puede ser mensual,
trimestral, semestral o anual, según el tipo de prestador y las disposiciones legales
vigentes.

4.1 REGISTRO DE LA INFORMACION

La información utilizada para la generación de RIPS es extraída directamente de

los datos básicos, los diagnósticos y tratamientos registrados en la historia de cada
paciente.

4.1.1 DATOS DEL PACIENTE

Datos claves del paciente para la correcta generación de RIPS son: Tipo y Número
de documento, nombres y apellidos del paciente, la edad del paciente, el sexo, la
ciudad de residencia, el convenio al que pertenece el paciente, la zona (urbana o
rural) y el tipo de usuario RIPS. Estos datos deben completarse en la ventana de
datos básicos de cada paciente.
NOTA: Para la ciudad de Bogotá, la Secretaría de Salud exige que en el dato de
municipio del usuario del servicio de salud, vaya incluida la localidad a la que
pertenece. Para este fín, ODISEA permite seleccionar la localidad en Bogotá de la
lista de municipios disponibles.

SUGERENCIA: Si por algún motivo desea excluir algunos pacientes específicos de

los RIPS, seleccione para cada uno de ellos ‘N/A’ como tipo de usuario RIPS en los
datos básicos. Los pacientes que tengan este tipo de usuario no serán reportados.

4.1.2 DATOS DE LA CONSULTA O PROCEDIMIENTO

Cuando se registra un tratamiento, se pueden ver los datos RIPS del tratamiento en
la ventana de información del mismo. Si el tratamiento tiene configurado el Código
Unico de Procedimiento (CUP) para reportar en los RIPS, este aparece aquí para
ser modificado si se desea, y si dicho Código código no está configurado, aquí
puede asignarse. Nótese que cuando un tratamiento no tiene Código CUP
configurado, ODISEA genera los RIPS utilizando el Código CUP por defecto, el
cual se configura en los parámetros de configuración de RIPS, en el menú de
configuración.
De igual forma, si el CUP escogido tiene configurados los datos de Diagnóstico
Relacionado, Causa Externa y Finalidad del Procedimiento, estos aparecen aquí
para ser modificados si se desea.
Si un procedimiento no tiene diagnóstico relacionado, ODISEA intenta buscar un
diagnóstico del paciente que corresponda al mismo diente, cuadrante, arcada o a la
cavidad bucal según el caso. En caso de encontrarlo, se busca el codigo CIE
equivalente de dicho diagnostico, el cual debe estar indicado en la configuración
del diagnóstico. En caso de no ser asi, ODISEA busca el Código CIE por defecto, el
cual se configura en los parámetros de configuración de RIPS, en el menú de
configuración.

SUGERENCIA: Si desea excluir algunos tratamientos específicos de la generación

de RIPS, asegúrese de que no tengan código RIPS equivalente indicado en la
configuración del tratamiento, y deje tambien en blanco el código RIPS equivalente
por defecto en los parámetros de generación.

Para más información sobre cómo se registran los datos básicos, diagnósticos y
tratamientos de un paciente, remítase a las secciones de DATOS BÁSICOS y de
DIAGNOSTICO Y TRATAMIENTO en el manual de usuario del módulo básico.

4.1.3 GENERACION DE RIPS

Para generar los RIPS, se ingresa por el menú de UTILIDADES, opción de

Generación de RIPS. La aplicación busca entonces algunos parámetros por defecto
requeridos para la correcta generación de los RIPS. Si falta algún dato importante
para la generación, aparecen mensajes como los siguientes.
Esto se debe a que la EAPB por defecto configurada en los parámetros de
Generación no corresponde a ninguno de los convenios actuales de la clínica. Una
excepción es cuando los RIPS son generados para la Secretaría Distrital de Salud,
en cuyo caso se reporta como Particular. En ese caso el aviso es normal.

También puede aparecer un mensaje indicando que falta el Código de Prestador

del Doctor o de la Clínica. En ese caso, complete el dato faltante en la información
del usuario respectivo o en los datos de la clínica, a través del menú de
configuración. Cabe recordar que el Código de Prestador de Servicios es asignado
por la Secretaría de Salud, y es diferente al número de Registro del profesional.

Después de estas comprobaciones, aparece la ventana de generación de RIPS:

El módulo de generación de RIPS permite buscar los datos de consultas y

procedimientos realizadas a nombre de una o mas Entidades, y reportarlos a la
misma o a una Entidad diferente. Para seleccionar las Entidades de las cuales desea
buscar consultas y procedimientos, seleccione o deseleccione las entidades en la
lista de Entidades con un click de ratón:
Las entidades seleccionadas quedarán resaltadas. A continuación, seleccione la
Entidad a la cual van dirigidos los RIPS:

Si la Entidad a la cual van dirigidos los RIPS coincide con la entidad de la cual se
están reportando las consultas y procedimientos, entonces no es necesario
seleccionar nada en la lista de Entidades.

El módulo de generación de RIPS permite buscar los datos de consultas y

procedimientos realizadas por uno o mas prestadores, y reportarlos como
realizados por el mismo o un prestador diferente. Esto es util por ejemplo cuando
se desean reportar los RIPS de una Clínica o IPS pero las consultas y
procedimientos están registradas en el sistema como hechas por cada doctor. Para
seleccionar los prestadores de los cuales desea reportar consultas y
procedimientos, seleccione o deseleccione los prestadores en la lista de Prestadores
con un click de ratón:
Los prestadores seleccionados quedarán resaltados. A continuación, seleccione el
Prestador a nombre del cual van dirigidos los RIPS:

Si el Prestador del cual se van a reportar los RIPS coincide con el prestador a
nombre del cual van dirigidos los RIPS, entonces no es necesario seleccionar nada
en la lista de Prestadores.

A continuación se debe indicar el rango de fechas del cual se quieren reportar

consultas y procedimientos:
A continuación puede proceder a cargar la información. Esta acción es para que
ODISEA recolecte toda la información necesaria para la generación de RIPS a
partir de la historia de los pacientes.

Nótese que solamente se cargarán los tratamientos marcados como realizados en el

módulo de tratamiento de los pacientes.

Luego de cargar la información, puede visualizar los registros para los diferentes
conceptos por cada día dentro del rango seleccionado. Para esto, seleccione el día
en el calendario, y en la parte inferior seleccione los registros que quiere verificar:
Procedimientos, consultas o urgencias:
Para ver o editar la información de un registro, haga dobleclick sobre el registro
respectivo.

Finalmente, y para una correcta generación, asegúrese de indicar los datos

correctos con respecto a consecutivo de remisión, consecutivo de factura,
responsable del envío y teléfono del responsable.

Luego de verificar la información, puede utilizar el botón de Generar para

producir los archivos que serán enviados a la EAPB.

El sistema dará la opción de seleccionar el directorio destino para la generación. Se

recomienda crear una carpeta diferente por cada generación que realice, y cuyo
nombre incluya la fecha de generación, la entidad destino, y el prestador de
servicios a nombre del cual se reporta.
Al final del proceso de generación, aparece una ventana con la información que
debe ser suministrada en la etiqueta del medio magnético enviado.

Se da la opción de imprimir los datos para la etiqueta, en caso de que los RIPS se
vayan a entregar a la Entidad Administradora en medio magnético u óptico.

Finalmente, se ofrece la opción de entrar a visualizar los archivos generados:

Para ver cualquiera de los archivos generados, haga click sobre el archivo, y luego
oprima el botón ‘Abrir’. Entonces se abrirá un editor de texto en el cual se podra
visualizar e incluso editar la información dentro del archivo correspondiente. Sin
embargo, no se recomienda hacer ninguna modificación a menos que sea
estrictamente necesario, ya que se puede dañar la estructura del archivo, con lo
cual podría ser rechazado por la Entidad Administradora.

Finalmente, al cerrar la ventana de generación de RIPS, el sistema pregunta si se

desea marcar los registros generados para evitar que se generen nuevamente en el
futuro. Esto es útil cuando se hacen varias generaciones parciales que incluyen
repetidamente las mismas fechas, por ejemplo debido a consultas o procedimientos
pendientes de meses anteriores que por alguna razón no habían sido cobrados aun.
NOTA: Para generar RIPS directamente a la Secretaria de Salud, tenga en cuenta lo
siguiente:
 El convenio seleccionado al momento de generar debe ser ‘PARTICULAR’.
Adicionalmente el código para ese convenio debe estar como cero (0).
 La Secretaría de Salud debe estar creada en la tabla de EAPBs como
entidad administradora, y debe tener el código adecuado. Para Bogotá, este
código es el SDS001. Además debe estar seleccionada como EAPB por
defecto en los parámetros de generación.

4.1.4 RESUMEN GENERACION DE RIPS

CONFIGURACION

Prestadores:
Se debe registrar el código de prestador de servicios de cada Doctor, en la
opción de configuración de usuarios.
Entidades:
Se debe verificar el código de cada Entidad hacia la cual se van a reportar RIPS
Parámetros de generación por defecto:
CUP: Se debe configurar el CUP que se usa por defecto cuando un tratamiento
de un paciente no tiene CUP específico asociado
CIE: Se debe configurar el CIE que se usa por defecto cuando un tratamiento de
un paciente no tiene CIE específico asociado
Configuración de CUPS:
Se debe verificar que estén creados todos los CUPS que se vayan a usar para
reportar procedimientos realizados.
Adicionalmente, si se desea, se puede especificar para cada CUP:
Diagnostico relacionado
Finalidad
Causa
Configuración de CIES:
Se debe verificar que estén creados todos los CUPS que se vayan a usar para
reportar procedimientos realizados.
PRECIOS
Precio de cada tratamiento para cada convenio
Codigo CUP equivalente de cada tratamiento
REGISTRO DE INFORMACION

Por cada paciente que se desee reportar, en los datos básicos debe verificarse:
Edad
Sexo
Tipo de Documento
Número de Documento
Ciudad (y localidad en caso de Bogotá)
Zona (Urbana o Rural)
Tipo de Usuario RIPS

Por cada procedimiento o consulta, en los detalles del tratamiento debe verificarse:

Registrar Tratamiento
Verificar precio a reportar
Verificar CUP a reportar
Verificar Diagnóstico Relacionado a reportar
Verificar Finalidad a reportar
Verificar Causa a reportar
Marcar el tratamiento como realizado
Si el reporte es a la Secretaría de salud, Registrar el número de Factura o
consecutivo de recibo en la ventana de cuenta del usuario.

GENERACIÓN DE LOS ARCHIVOS PLANOS

Elegir entidad (particular si es a la sds)

Elegir doctor o clinica
Llenar numero de remision
Llenar responsable de envio
Llenar numero de factura (solo para reporte a entidades)
Elegir rango de fechas a reportar
Cargar
Generar
Por fuera de ODISEA, copiar los archivos desde la carpeta de generación a un
cd, diskette, o enviarlos por email, de acuerdo al metodo acostumbrado de
envio.

FLUJO DE GENERACIÓN DE RIPS EN ODISEA:

A continuación se describe la manera como ODISEA realiza la generación de RIPS:

Busque procedimientos, consultas y urgencias realizadas en el rango de fechas

elegido
SI tipousuariorips = n/a ENTONCES no reporte ese usuario
POR CADA procedimiento, consulta, urgencia
SI tiene CUP ENTONCES
Tomelo
SI NO
Busque CUP por defecto
SI existe CUP por defecto ENTONCES
Tomelo
SI NO
No reporte
Busque diagnostico relacionado en examen clinico
SI tiene diagnostico relacionado ENTONCES
Tomelo
SI NO
Busque diagnostico (CIE) relacionado del CUP
SI tiene ENTONCES
Tomelo
SI NO
Busque diagnostico relacionado por defecto
SI existe ENTONCES
Tomelo
SI NO
No llene diagnostico relacionado