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La Integración de Sistemas de Gestión Normalizados Sobre La Base de Los Procesos-4
La Integración de Sistemas de Gestión Normalizados Sobre La Base de Los Procesos-4
Estudio a partir de un panel de expertos en el ámbito del Centro Andaluz para la Excelencia en la
Gestión.
ÍNDICE
1. Introducción.................................................................................................. 2
1.1. Breve introducción a la norma UNE 66177:2005. ............................................... 3
1.2. La gestión por procesos como “vía para la integración”...................................... 3
1.3. La gestión por procesos en la norma UNE 66177:2005...................................... 3
1.4. La necesidad de analizar el contexto para la integración de sistemas................ 3
2. Objetivos. ...................................................................................................... 3
3. Metodología utilizada en el estudio. ........................................................... 3
4. Desarrollo...................................................................................................... 3
4.1 Método de análisis de contexto para la integración: Parámetros. ........................ 3
4.2 Método de representación de procesos de forma integrada ................................ 3
5. Conclusiones................................................................................................ 3
6. Referencias ................................................................................................... 3
Anexos .............................................................................................................. 3
ANEXO 1: Adaptación a lista de chequeo del método de evaluación del nivel de madurez ... 3
ANEXO 2: Despliegue de los parámetros complejidad, alcance y riesgo en variables. .......... 3
ANEXO 3: Matrices de evaluación para el análisis de contexto para la integración................ 3
1. Introducción.
En la actualidad, muchas son las organizaciones que han decidido abordar la
gestión de determinadas áreas de gestión mediante la aplicación de normas
reconocidas (nacionales y/o internacionales).
Estas normas constituyen sin duda referencias de gran utilidad que permiten
dar estructura y fundamento a la manera de llevar a cabo unas determinadas
actividades, y de ejercer un control sobre las mismas.
P – Plan(Planificar)
P
D – Do(Hacer)
ENFOQUE A D C – Check(Verificar)
COMÚN C A – Act(Actuar)
Son diversos los análisis y estudios que hablan de dichas sinergias y de los
beneficios que se pueden derivar de ellas de cara a la integración (reducción
de papel, disminución de la burocracia, mayor y mejor visión unitaria, mayor
equilibrio en el establecimiento de objetivos, clarificación de responsabilidades,
etc.) [11][14][24][28][31].
No obstante, son pocos los estudios que aportan pautas o directrices acerca de
cómo llevar a cabo dicha integración.
Para evitar confusiones, conviene también hacer énfasis en que esta norma no
pretende reemplazar a las normas existentes sobre sistemas de gestión, sino
ayudar en la implantación integrada de los mismos. No plantea, por tanto,
Con esto anterior no se pretende afirmar que la norma UNE 66177 sea la única
existente en esta materia, pero sí introduce, a diferencia de otras como la
norma británica HB 10173 Management System Integration (norma de la BSI –
British Standards Institution) o la norma AS/NZS 4581, el principio de la
gestión por procesos como base para la integración.
ISO 9000:2005
Las actividades que se realizan dentro del proceso, junto a los recursos
utilizados, permiten que el producto1 saliente (ya sea un bien tangible o un
servicio) disponga de una serie de características que le confieran una aptitud
para cumplir con los requisitos del cliente (ya sea cliente externo u otro proceso
de la organización). Esta es la visión del proceso desde el punto de vista de un
sistema de gestión de la calidad y de la norma ISO 9001.
1
La norma familia de norma ISO 9000 considera el término “producto” como el resultado de un proceso,
existiendo cuatro categorías diferentes: servicios (ej, transporte), materiales (ej, lubricante), software (ej,
programa informático, manual de usuario) y hardware (ej, parte mecánica de un motor).
Productos
PROCESO CLIENTE
Riesgos Aspectos
laborales ambientales
PERSONAS SOCIEDAD
− Esto tendrá que hacerse con independencia del tipo de proceso, ya sea
un proceso de planificación, de gestión de recursos o de fabricación. En
cada caso, la influencia y la finalidad será diferente, pero siempre debe
ser concebida considerando las tres áreas.
− A su vez, las actividades que se realizan en el seno del proceso son las
que deben conducir al mismo hacia la finalidad planteada. Cuando es
necesario describir tales actividades, se debería utilizar algún tipo de
soporte (papel o informático) que reflejará eficazmente la información
necesaria, lo que también puede abordarse de manera integrada.
MÉTODO BÁSICO
Política de gestión integrada, un solo Manual de Gestión.
Definición de responsabilidades y funciones en los procesos críticos.
Algunos procesos integrados: Identificación de aspectos legales, gestión
documental, auditorías, …
MÉTODO AVANZADO
Mapa de procesos que integra todos los procesos Entradas Producto
PROCESO CLIENTE
en las diferentes áreas de gestión.
Definición completa de factores en los procesos Riesgos Aspectos
(propietarios, objetivos, indicadores, …) laborales ambientales
MÉTODO EXPERTO
Los objetivos e indicadores están integrados, y se despliegan en los procesos.
Los procesos consideran la voz de todos sus grupos de interés.
La gestión por procesos se extiende a otras actividades (administrativas y
económicas) y se involucran a proveedores.
Para ello, la norma propone que como una de las primeras fases antes de
abordar un plan de integración, se lleve a cabo un análisis de contexto en el
que se analicen los siguientes cuatro parámetros:
− Madurez
− Complejidad
− Alcance
− Riesgo
2. Objetivos.
Los principales objetivos que se establecen con este estudio son los siguientes:
Esto incluye:
Empresa Observaciones2 Nº de
expertos
ALJARAFESA Empresa mancomunada de los municipios del 1
Aljarafe sevillano dedicada a la gestión integral del
ciclo del agua en municipios de esta zona.
Cuenta con sistema de calidad, medio ambiente y
seguridad y salud en el trabajo.
AUTORIDAD Entidad del sistema portuario de titularidad estatal, 1
PORTUARIA DE dependiente del Ministerio de Fomento.
HUELVA Asiste profesional miembro del Club de Evaluadores
del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión.
EASY INDUSTRIAL Empresa “spin off” de la Universidad de Cádiz, del 2
SOLUTIONS sector aeronáutico
Dispone de sistemas de gestión de la calidad (ISO
9001, EN 9100 y otros referenciales del sector
aeronáutico), medio ambiente y seguridad y salud en
el trabajo.
Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en
Excelencia Empresarial en categoría de pyme en
2007.
2
Cuando se refiere a sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, se toman
como referencia las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHAS 18001.
En sesiones de trabajo
En sesiones presenciales en empresa
3
El método Delphi consiste en un método general para estructurar el proceso de comunicación grupal, de
modo que éste sea efectivo para permitir que un grupo de individuos que funcionan como un todo aborden
problemas complejos. Por consiguiente, mediante este proceso sistemático se intenta lograr un
consenso de grupo que dará como resultado una investigación más abierta y profunda, ya que cada uno
de los miembros del grupo aporta nuevos aspectos que serán estudiados en las fases posteriores de la
investigación.
IAT EMPRESAS
La gestión por procesos (aspectos básicos
iniciales).
La norma UNE 66177:2005: Metodología
para el análisis de contexto para la
integración: despliegue de parámetros.
Análisis del despliegue de los parámetros
del análisis de contexto, su importancia y
caracterización.
Puesta en común y revisión de los
resultados. Consenso del despliegue y
caracterización de parámetros.
Modelo de gestión integrada sobre la base
de los procesos (1ª parte): Estructura de
procesos. Aplicación de la metodología para el
análisis de contexto.
Análisis de la estructura de procesos de
la empresa y de los procesos existentes.
Elaboración de un mapa de procesos
Puesta en común y revisión de los integrado.
resultados. Validación de la metodología de
análisis de contexto.
Modelo de gestión integrada sobre la base
de los procesos (2ª parte). Descripción
integrada de procesos. Seguimiento y
medición. Descripción integrada de dos procesos
previamente seleccionados.
Identificación de indicadores para el
seguimiento.
Puesta en común y revisión de los
resultados. Validación del modelo global
parta la gestión integrada sobre la base de
los procesos.
Por último, es importante reseñar que este enfoque se adapta muy bien a la
necesidad que tienen muchos centros de I+D (como es el caso del Instituto
Andaluz de Tecnología) de acercar los nuevos conocimientos generados a las
empresas, como fórmula para asegurar la aplicabilidad en el futuro.
4. Desarrollo.
Con este análisis se persigue que una organización tenga conocimiento acerca
de:
− Madurez
− Complejidad
− Alcance
− Riesgo.
Análisis de Mejora de la
contexto eficacia del SIG
≥2
Método de
Método básico
integración según
figura 3
Aplicar método
¿Selección de No según la Norma
un método UNE 66177
superior?
Sí
Utilizar blindaje
del plan de
implantación
Parámetro MADUREZ
1 Inicial
2 Básico
3 Avanzado
4 Experto
5 Premio
Parámetro COMPLEJIDAD
Parámetro ALCANCE
En este caso, la norma hace una breve mención a aspectos que deben
ser objeto de análisis por parte de la empresa:
o Etc.
Parámetro RIESGO
o Etc.
Método de evaluación a
Parámetro Escala a emplear
seguir
4
Se recoge este método en el anexo 1 de este documento.
MÉTODO DE
INTEGRACIÓN
Mejora de la
Análisis de eficacia del SIG
contexto
Experto
Avanzado
Utilizar blindaje
Sí
del plan de
implantación
MÉTODO DE
INTEGRACIÓN
Experto
Avanzado
Básico
MÉTODO DE
INTEGRACIÓN
Experto
Avanzado
Básico
Todas las etapas anteriores fueron abordadas en la primera sesión del panel
(día 29 de mayo), sentándose las bases para su análisis y aplicación en la
empresa y poder plantear la mejora/validación del despliegue en la siguiente
sesión (sesión 2).
Nº considerable de clientes. Fidelidad media de los clientes (rotación media). Existen algunos
segmentos de clientes y cierta diversidad en los requisitos demandados por éstos. Establecimiento y
definición media de requisitos. Dependencia moderada de los clientes.
ALCANCE Ejemplos de evidencias Marcar con una X Valoración Valor Observaciones
Gran número de clientes. Baja fidelidad de los clientes (alta rotación). Existen muchos segmentos de numérico
clientes y una alta diversidad en el establecimiento de requisitos. Establecimiento y definición de
Centros Existe un único centro o pocos centros. La dispersión geogafica es nula o escasa (local o provincial).
requisitos detallados y numerosos. Alta dependencia de los clientes (empresas tractoras) y posible
Existen adecuados medios de comunicación entre los centros. La infraestructura es sencilla
intervención en los procesos de la empresa.
(instalaciones, equipos de trabajo, …) y tiene un impacto/influencia bajo/a en los sistemas de gestión.
Sociedad Las actividades son de bajo o ningún impacto en la comunidad (ambiental, laboral, económica y
social). Incidencia leve en la vida pública, apenas es vista como necesaria para el desarrollo de la
Existen
sociedad. Escasa o ninguna varios con
relación centros. Existepúblicas,
entidades cierta dispersión geográfica
organizaciones (regional/nacional)
representativas de la y las distancias son
medias. Existen medios de comunicación entre los centros pero no son adecuados. La infraestructura
sociedad, … y no es necesaria.
(instalaciones, equipos de trabajo, …) es de cierta envergadura y variedad, y tiene un
Las actividades puedenimpacto/influencia
ocasionar impactos medio/a en los sistemas
en la comunidad de gestión.
(ambiental, laboral, económica y social).
Incidencia moderada en la vida pública, es vista como inlfluyente para el desarrollo de la sociedad.
conHay
Algunas relacionesRIESGO un granpúblicas,
entidades número organizaciones
de centros.
EjemplosExiste
de mucha dispersión
evidencias
representativas de la geográfica
sociedad, … (nacional/internacional)
y/o se con Marcar con una X Valoración Valor Observaciones
numérico
consideran necesarias.grandes distancias entre centros. Existen muchas dificultades para disponer de medios de
comunicación
Legislación eficaces entre
aplicable los centros.
Número pequeño Ladeinfraestructura (instalaciones,
disposiciones legales equipos
de aplicación, de trabajo,
siendo …) eslegales derivados de
los requisitos
Las actividades puedenvariada, tiene
ocasionar gran envergadura
impactos importantes yen
complejidad
los mismos caráctery bajo/moderado
ladecomunidad tiene un/a alto/a
(ambiental, impacto/influencia
baja complejidad. en
laboral,
y de los sistemas
Sector de Se dispone de una
poco reglado.
gestión. muy significativa en
económica y social). Incidencia sistemática de identificación
la vida pública de losaltamente
; o vista como requisitos inlfluyente
legales de aplicación eficaz, con procesos bien definidos
para el desarrollo de la sociedad. Muchas relaciones y acceso a los textos
con entidades legales, organizaciones
públicas, y con seguimiento permanente o muy frecuente.
Productos/Servicios Número pequeño
representativas de la sociedad, … y/o se de productos
consideran y servicios
muy necesarias ofrecidos a clientes. Productos y servicios ofrecidos
y convenientes.
homogéneos. Nº pequeño de líneas de producción o prestación de servicios. Volumen pequeño de
Número moderado de disposiciones legales de aplicación, siendo los requisitos legales derivados de
negocio. Productos y servicios no sujetos a normalización. Productos y servicios destinados a un
los mismos elevado y de cierta complejidad. El sector está medianamente reglado. Se dispone de una
Personas Pocos empleados (<50 número de sectores
trabajadores). Pocasclientes
unidadesreducido.
funcionales. Escasa variedad de puestos de
sistemática de identificación de los requisitos legales de aplicación medianamente eficaz, y con cierta
trabajo. Bajos requisitos de habilidades, competencias y cualificación
regularidad de los puestos de trabajo.
en su seguimiento.
Número medio de productos y servicios ofrecidos a clientes. Productos y servicios ofrecidos con cierta
Escasa rotación del personal.
heterogeneidad. Nº medio Número
de líneas de producción o prestación de servicios. Volumen medio de
elevado de disposiciones legales de aplicación y la cantidad de requisitos legales derivados
Algunos empleados (entrenegocio. Productos
50 y 250 y servicios
trabajadores). sujetos
Algunas
de los a es
cierta
unidades
mismos muy normalización.
funcionales. Productos
Alguna
elevado y complejo. Sector ymuy
variedad servicios destinados
dereglado. a unde una sistemática de
No se dispone
número de sectores clientes medio.
puestos de trabajo. Exigencia de ciertas cualificaciones, competencias
identificación y habilidades
de los requisitos legalespara los puestos
de aplicación o ésta es poco o nada eficaz, y el seguimiento es
de trabajo. Rotación del personal media. escaso o no existe.
Número alto de productos y servicios ofrecidos a clientes. Productos y servicios ofrecidos con alta
Impacto de los
heterogeneidad. Nº Las posibilidades
alto deunidades
líneas de exposición
defuncionales.
producción a situaciones
o prestación de lasVolumen
de servicios. que pueden
altoderivarse incumplimientos legales es
de negocio.
Muchos empleados (>250 trabajadores). Muchas Mucha variedad de puestos de
incumplimientos
Productos y servicios baja.
sujetos Los potenciales
a ygran impactos
normalización. (ambientales,
Clientes laborales, económicos, ...) por incumplimientos legales
trabajo. Exigencia de altas habilidades, competencias cualificaciones de pues- tos pertenecientes
de trabajo. Altaa un número de sectores
son de carácter leve y el tipo de sanciones es baja/media (Sanciones leves, básicamente
rotación del personal. de actividad alto.
administrativas, ocasionalmente civiles y en casos muy extremos penales). Existen de mecanismos
Compras Número pequeño o nulo deavanzados
compras/subcontratas de actividades
y muy fiables para del negocio.
controlar/prevenir El volumen de las
los incumplimientos.
Proveedores Pocos proveedores de productos y servicios, y otros colaboradores. Baja exigencia de requisitos por
Subcontratación compras/subcontrataciones es pequeño. Las compras/subcontrataciones son homogéneas. Influencia
Colaboradores parte dedelos proveedores/colaboradores. Escasa o ninguna dependencia de productos/servicios
actividades del negocio Las posibilidades
baja de los productos y servicios de exposición
(incluido actividades) a situaciones
ofrecidos de proveedores
por los las que puedenenderivarse incumplimientos legales es
la empresa
suministrados. moderada. Los potenciales impactos (ambientales, laborales, económicos, ...) por incumplimientos
(en la calidad, la seguridad, el medio ambiente, …).
legales son de carácter moderado/grave y el tipo de sanciones es moderado/alto (Sanciones graves,
Algunos proveedores de productos y servicios, y otros colaboradores. Exigencia moderada de
Número moderado de compras/subcontratas
responsabilidad civilde
y, actividades del negocio.
posibles consecuencias El volumen
penales). de las
No todos los mecanismos de control
requisitos por parte de los proveedores/colaboradores. Dependencia moderada de productos/servicios
compras/subcontratacionespermiten
es medio. Las compras/subcontrataciones
prevenir/anticipar tienen cierta heterogeneidad.
los impactos de los incumplimientos.
suministrados.
Influencia moderada de los productos y servicios (incluido actividades) ofrecidos por los proveedores
Muchos proveedores deenproductos
la empresa (en la calidad,
y servicios, Laslaposibilidades
y otros seguridad, el
demedio
colaboradores. ambiente,
Alta exigencia
exposición de…).
requisitos
a situaciones de laspor
que pueden derivarse incumplimientos legales es
parte de los proveedores/colaboradores. Alta dependencia de productos/servicios
muy alta/permanente. Los potencialessuministrados.
impactos (ambientales, laborales, económicos, ...) por
Número alto de compras/subcontratas de actividades del negocio. El volumen de las
incumplimientos legales son de carácter grave/muy grave y el tipo de sanciones son muy graves
compras/subcontrataciones es alto. Las compras/subcontrataciones son heterogéneas. Influencia alta
(responsabilidad administrativa, civil y penal). No se disponen de mecanismos eficaces de control.
de los productos y servicios (incluido actividades) ofrecidos por los proveedores en la empresa (en la
Accionistas El número de accionistas de la empresa es pequeño. Las características de los accionistas son
calidad, la seguridad, el medio ambiente, …).
homogéneas. Baja exigencia/imposición de requisitos por parte de los accionistas.
Falta de implicación del Se evidencia la implicación de las personas y la dirección a través de mecanismos estructurados
Áreas de gestión Lade
personal
El número de accionistas integración es es
y la dirección
empresa demedio. (comités,
aplicación ungrupos dereducido
Las acaracterísticas
número mejora,
de losreuniones,
de áreas sistemas
detienen
accionistas de
gestión. sugerencias,
Las áreas demecanismos
cierta gestión a de no conformidades,
(Q, MA, SST, RSE, …)
heterogeneidad. integrar han sidomedia
Exigencia/imposición adaptadasparticipación
de requisitos poren
previamente aactividades,
partenormas …). La empresa
de losreconocidas
accionistas. (ISO,dispone
UNE, …).de una sistemática eficaz para asegurar que las
personas adquieren las competencias necesarias cuando éstas son requeridas. La comunicación en la
El número de accionistas
Lade la empresa
integración es es
dealto. organización
Las es fluida,
características
aplicación a un número de eficaz,
los
moderado existen
accionistas canales
de áreastienen adecuados para ello.
alta (sistemas
de gestión de gestión,
heterogeneidad. Alta exigencia/imposición
normas de producto,deetc.).
requisitos por las
No todas parte de los
áreas hanaccionistas.
sido adaptadas para el cumplimiento de a normas
reconocidas (ISO, UNE, …).
Se evidencia alguna implicación de las personas y de la dirección
COMPLEJIDAD a través de ciertos mecanismos
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
(comités,
La integración es de aplicación a ungrupos
númerodealto
mejora, reuniones,
de áreas sistemas
de gestión de sugerencias,
(sistemas mecanismos
de gestión, de no conformidades,
normas de
participación en actividades, …) aunque no siempre están estructurados. La empresa dispone de una
producto, etc.). Las áreas no han sido nunca normalizadas o no existe normativa reguladora.
sistemática para asegurar que las personas adquieren las competencias necesarias cuando éstas son
requeridas, pero no siempre se garantiza su eficacia. La comunicación en la organización se efectúa,
pero no siempre es eficaz.
Procesos El nº de procesos/actividades considerados dentro de las áreas de gestión a integrar es
pequeño/medio frente al total.Los procesos/actividades
No se evidencia delas
la implicación de laspersonas
diferentes
y laáreas de gestión
dirección, a integrar
y no existen mecanismos para ello
presentan gran homogeneidad y son,
(comités, en general,
grupos poco
de mejora, complejos
reuniones, (pocasdeactividades,
sistemas sugerencias,actividades
mecanismos de no conformidades,
repetitivas, escasa interrelación, nº reducido
participación de personas,
en actividades, …) o …).
estos son escasos, no estructurados y poco eficaces. La empresa
no dispone de una sistemática para asegurar que las personas adquieren las competencias
necesarias
El nº de procesos/actividades cuandodentro
considerados éstas son
de requeridas,
las áreas deo ésta es insuficiente
gestión e ineficaz.
a integrar es La comunicación
alto frente al en la
organización
total. Los procesos/actividades no está garantizada.
de las diferentes áreas de gestión a integrar presentan cierta
heterogeneidad y son, en general, algo complejos (muchas actividades, actividades no repetitivas,
Recursos y cambios La empresa cuenta con
cierta interrelación, nº moderado de personas, …). los recursos humanos necesarios (en nº, dedicación y competencias) para
organizativos abordar los posibles cambios esperados. La estructura organizativa es muy flexible, existe polivalencia
y hay
El nº de procesos/actividades alta capacidad
considerados de adaptación.
dentro Se cuenta
de las áreas con sistemática
de gestión para
a integrar es el llevar a cabo la gestión del
total de
procesos/actividades de lacambio
empresaen que
la organización.
pueden ser considerados en dichas áreas de gestión. Los
procesos/actividades de lasLadiferentes áreas con
empresa cuenta de gestión
algunosarecursos
integrarhumanos
presentan gran heterogeneidad
necesarios y y competencias)
(en nº, dedicación
son, en general, complejospara
(muchas actividades,
abordar los posiblesmuy diferentes,
cambios gran pero
esperados, interrelación, nºrecursos
necesita de elevadod e
internos y/o externos. La
funciones y personas, …). estructura organizativa es medianamente rígida, presenta cierta flexibilidad y cierta capacidad de
adaptación. En algunas ocasiones, la empresa ha puesto en práctica mecanismos para la gestión del
cambio. ALCANCE #¡DIV/0! #¡DIV/0!
La empresa no cuenta con los recursos humanos necesarios (en nº, dedicación y competencias) para
abordar los posibles cambios esperados por la integración, o estos son muy escasos. La estructura
organizativa es rígida, muy normalizada, con puestos de trabajo muy definidos y poca flexibilidad. No
se cuenta con sistemática alguna para llevar a cabo la gestión del cambio en la organización.
Con esta matriz, cada evaluador puede seleccionar en cada variable, aquel
nivel que considera que mejor representa a su organización. Es posible
encontrar situaciones que mezclen características de un nivel u otro, pero en
todo caso el evaluador deberá posicionarse en el nivel que considere apropiado
(y justificarlo para facilitar el posterior consenso).
La definición de propietarios.
Esta “triple orientación del proceso” constituye sin duda la clave de una
integración de sistemas eficaz, ya que redunda en la asunción de
responsabilidades en relación con todas las áreas de gestión. Así, atendiendo a
este enfoque, es necesario que los indicadores en un proceso (que constituyen
los instrumentos de medida de su desempeño en cuanto al cumplimiento de su
misión) queden bajo el ámbito de los propietarios, de manera que éstos
asuman la responsabilidad de que los resultados que se obtengan sean
favorables.
Todo lo anterior nos lleva a concluir que integrar la información sobre la base
de los procesos implica que en el ámbito de cada proceso se disponga del
conocimiento adecuado para ejercer el control operacional necesario, para
medir apropiadamente el desempeño del mismo en calidad, en medio ambiente
y en seguridad y salud en el trabajo y para la toma de decisiones acerca del
mismo.
IDENTIFICACIÓN DE
PLANIFICACIÓN
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
DE RIESGOS LABORALES Establecimiento y
DEL CLIENTE
Evaluación del
planificación de
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN Sistema
DE ASPECTOS IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS objetivos
MEDIOAMBIENTALES LEGALES Y REGLAMENTARIOS
GESTIÓN DE LOS
Gestión de las Gestión de la
RECURSOS Gestión de la información
competencias de las infraestructura y la
y la comunicación
Personas tecnología
REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO
Planificación de los procesos para Planes de Gestión de
INTERÉS
INTERÉS
DE INTERÉS
DE INTERÉS
el cumplimiento de requisitos emergencia contaminantes
Ofertas y
Contratos con Producción / Prestación del Servicio (PROCESOS DE NEGOCIO)
clientes
GRUPOS DE
GRUPOS DE
GRUPOS
GRUPOS
Diseño
Compras
MEDICIÓN Control de No
Control de equipos de Control Preventivo
Auditorías Conformidades e
ANÁLISIS Y medición (MEJORA)
Incidencias
MEJORA
CLIENTE
¿Descripción?
ACTIVIDADES CARACTERÍSTICAS
DIAGRAMA DE FICHA DE
PROCESO PROCESO
− Límites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las
entradas y las salidas, así como por los proveedores (quienes dan las
entradas) y los clientes (quienes reciben las salidas). Esto permite
reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario
asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y
en el propio mapa de procesos. La exhaustividad en la definición de las
entradas y salidas dependerá de la importancia de conocer los requisitos
para su cumplimiento.
En relación con los límites del proceso se sugiere que las entradas y
salidas se formulen sobre la base de las interacciones existentes para la
operación del proceso, no solamente las materiales, sino incluyendo los
intangibles necesarios (información), que deben ser considerados para
asegurar el adecuado desempeño en los ámbitos de seguridad y salud
laboral y de medioambiente.
− Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una
medición y seguimiento de cómo el proceso se orienta hacia el
cumplimiento de su misión u objeto. Estos indicadores van a permitir
conocer la evolución y las tendencias del proceso, así como planificar
los valores deseados para los mismos.
Operario de
Fusión
los
¿Se
¿Sesale
salede
de
losparámetros?
parámetros?
Como siempre, el nivel de
Sí
detalle en la descripción
Actuar
Actuarsobre
sobrelas Sí No No
variables
variablesdede
las ¿Existen
¿Existentendencias
tendencias
desfavorables?
deberá
Iniciar
No
ser
IniciarInforme
Informe de el suficiente para
de
control
controldel
delHorno
Horno
desfavorables? NoConformidad
Conformidadyy
1
asegurar
avisar
avisaralalJefe
Fusión
dela eficacia en los
Jefede
Fusión
Parámetros
ParámetrosOK
OK
resultados que se obtienen.
Proceso de Vidrio
Vidriofundido
fundido Información
Información
Fabricación
1 El Operario de Fusión vigila los parámetros establecidos en el Plan de Control, comparándolos con los márgenes de control establecidos.
Las variables sobre las que puede ejercer el control son: “alimentación del horno” para controlar y mantener una carga y extracción de Revisión: 03
vidrio fundido constante, “caudal de combustible”, “caudal de aire de combustión” y “tiro de chimenea” para optimizar el rendimiento térmico Fecha 2001/02/23
2 Se contemplan los criterios operacionales de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo en el documento IT-753
5
Por métodos estructurados se entiende aquellos que están sujetos a unas pautas claramente definidas y
marcadas, que suelen requerir de forma importante de un soporte informatizado y que por tanto suelen
tener cierta complejidad. Estos métodos suelen estar diseñados por personas expertas. Normalmente su
implantación requiere de algún tipo de asistencia externa a la organización.
La integración en estos niveles suele ser la más fácil y la que más rápidamente
pueden abordar las organizaciones.
No obstante, hay que matizar que desde el punto de vista de las normas de
referencia (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001), sólo la norma ISO
5. Conclusiones
Tras la aplicación de la metodología resultante para el análisis de contexto se
llegaron a las siguientes conclusiones:
Programación y Recursos
dirección.
D. A. F. O.
Selección del
método (básico,
avanzado, experto) Seguimiento y
revisión del plan
Plan de Integración
Relación de acciones a Implantación
acometer
Programación y Recursos
4º. El modelo global propuesto por la norma UNE 66177:2005 presenta otras
posibilidades de mejora (además del análisis de contexto que ha sido
tratado), y que se mencionan a continuación:
Este modelo seguiría el mismo esquema que el anterior (un ciclo de mejora
continua). En la siguiente figura se destacan las partes del modelo donde
sería necesario implementar un método de evaluación del grado de avance
en integración.
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
DE ASPECTOS
IDENTIFICACIÓN Y EVAL UACIÓN
DE RIESGOS LABORALES
Evaluación del
Sistema
LEGALES Y REGLAMENTARIOS
MEDIOAMBIENTALES
GESTIÓN DE LOS
Gestión de las Gestión de la
RECURSOS Gestión de la información
competencias de las infraestructura y la
y la comunicación
Personas tecnología
Revisión por la
REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO
Planificación de los procesos para Planes de Gestión de
INTERÉS
INTERÉS
DE INTERÉS
DE INTERÉS
Ofertas y
Contratos con Producción / Prestación del Servicio (PROCESOS DE NEGOCIO)
clientes
GRUPOS DE
GRUPOS DE
Dirección
GRUPOS
GRUPOS
Diseño
Compras
MEDICIÓN Control de No
Control de equipos de Conformidades e Control Preventivo
Auditorías medición (MEJORA)
ANÁLISIS Y Incidencias
MEJORA
D. A. F. O.
Establecimiento da
estrategia de
integración
Plan de Integración
Relación de acciones a Implantación Evaluación del
acometer grado de avance
Programación y Recursos
Valoración individual, PF y AM
Consenso
6. Referencias
Artículos y publicaciones
[1] Beltrán, J., Carmona, M.A., Carrasco, R., Rivas, M.A., Tejedor, F. “Guía para una Gestión basada en
procesos”. Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión del Instituto Andaluz de Tecnología. 2003.
ISBN 84-923464-7-7.
[2] Beltrán, J.; Carmona, M.A.; Carrasco, R.; Rivas, M.A.; Tejedor, F.; “Guía para la aplicación de la norma EN
9100 en las industrias del sector aeronáutico”. Instituto Andaluz de Tecnología, 2003.
[3] Beltrán, J., “La gestión de los procesos metrológicos. Análisis y integración de un sistema de gestión de las
mediciones (ISO 10012:2003)”. Instituto Andaluz de Tecnología. Ediciones AENOR 2004. ISBN 84-8143-
408-6.
[4] Beltrán, J.; Gil, J.; “La gestión basada en procesos en la industria complementaria del sector naval (ISO
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[41] UNE 66176:2005 “Sistemas de gestión de la calidad. Guía para la medición, seguimiento y análisis de la
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[44] UNE-EN ISO 19011:2002 “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o
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[45] UNE-ISO/TR 10017:2004 “Orientación sobre las técnicas estadísticas para la norma ISO 9001:2000”.
AENOR. Madrid, 2004.
Anexos
ANEXO 1: Adaptación a lista de chequeo del método de evaluación del nivel de madurez.
Sólo se alcanza un nivel de madurez cuando los ítems que lo desarrollan estén todos marcados.
Parámetro: MADUREZ
Descripción del Nivel de Descripción de posibles situaciones de los sistemas de gestión Poner las evidencias que
Madurez justifiquen los ítems
marcados
1 INICIAL: Sin No existe enfoque a procesos o la información es limitada sólo a los procesos clave.
aproximación formal:
La actividad o proceso se
realiza total o
parcialmente, pero no se
documenta de manera
adecuada.
sistema formal estable: procesos de soporte, y sus interrelaciones, conformando así el mapa de procesos de la
organización.
La actividad o proceso se
realiza y revisa; se toman Están identificados los elementos de entrada y salida de los procesos.
acciones derivadas del
Los procesos son revisados y mejorados de manera regular.
seguimiento y análisis de
datos. Existe tendencia a También se han definido objetivos concretos cuantitativos, para lo que existe el
la mejora en etapas consiguiente indicador de seguimiento.
tempranas del proceso.
El personal conoce los procesos y es debidamente formado para el desempeño de sus
funciones dentro de ellos.
Se definen y comunican, propietarios y personal vinculado para todos los procesos.
Se incluye la voz del cliente, proveedores y otras partes interesadas en el diseño de los
procesos.
La dirección asegura que todos los procesos son eficaces para satisfacer a los
clientes.
La dirección ha definido un plan operativo para gestionar los procesos, donde se
incluye: requisitos de entrada y salida. Verificación y validación, oportunidades y
acciones de mejora de procesos.
4 EXPERTO: Énfasis en la Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a la revisión sistemática.
mejora continua:
Los procesos de gestión sistematizados incluyen actividades administrativas y
La actividad o proceso se económicas.
realiza, se revisa y se
Los procesos del sistema cuentan con su propietario y personal vinculado identificado.
toman acciones derivadas
del análisis de los datos. Existe un despliegue completo de indicadores y objetivos en todos los procesos y
El proceso es eficaz y subprocesos.
eficiente. Tendencia
mantenida a la mejora. Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a la revisión sistemática, bien a
través de autoevaluaciones, revisiones del sistema por la dirección, u otras.
La organización se enfoca hacia la mejora de los procesos, para asegurar la creación
de valor para todas las partes interesadas.
Se involucra a los proveedores en la mejora de los procesos.
5 PREMIO: Desempeño de Los procesos están optimizados y sus propietarios innovan con el fin de buscar nuevas
“mejor en su clase”: oportunidades de mejora, por ejemplo mediante actividades planificadas y actividades
de benchmarking.
La actividad se realiza y
se revisa teniendo en Los procesos guían la organización hacia la total satisfacción de los clientes y otras
cuenta lo que hacen los partes interesadas.
mejores en el sector y
midiendo el nivel de
satisfacción de las partes
afectadas y se toman
acciones derivadas del
seguimiento de la
revisión. Se mide la
eficacia y eficiencia de la
actividad y se mejora
continuamente para
optimizarla.
A cada una de las empresas asistentes se les encomendó que llevara a cabo un análisis individual de las variables identificadas
durante la sesión 1 (realizada el día 29 de mayo de 2008), determinando la importancia que considera que cada variable tiene en
el parámetro, y caracterizando, para cada variable, cada una de los tres valores posibles de la escala establecida (BAJO-MEDIO-
ALTO).
Parámetro COMPLEJIDAD.
Sociedad 4 o Las actividades son de bajo o ningún o Las actividades pueden ocasionar y o Las actividades pueden
impacto en la comunidad (ambiental, ocasionan algún impacto en la ocasionar y ocasionan impactos
laboral, …). comunidad (ambiental, laboral, …). importantes en la comunidad
o Existe escasa o ninguna relación con o Existe algunas relaciones con (ambiental, laboral, …).
entidades, instituciones públicas, … y entidades, instituciones públicas, … o Existe muchas relaciones con
no se es necesaria. y/o se consideran necesarias. entidades, instituciones públicas,
o Etc… o Etc… … y/o se consideran necesarias.
o Etc…
El objetivo marcado era obtener un despliegue apropiado (y equilibrado) de los parámetros que se contemplan en la metodología
de la norma UNE 66177:2005, de manera que facilitara un diagnóstico o análisis del contexto más fundamentado y coherente,
considerando aquellos aspectos de la empresa que necesariamente deben ser objeto de análisis.
o Para el despliegue, se considerarán las variables ya consensuadas (aparecen en las tablas en negrita).
o Para la caracterización de cada uno de los tres niveles, se tendrá en cuenta los aspectos (atributos) relacionados en cada
variable a modo de sangría. Si es posible, se cuantificaría.
A continuación se muestran las variables consensuadas y las matrices de trabajo analizadas por las diferentes empesas
participantes:
PARÁMETRO: COMPLEJIDAD
Definición: Nivel de expectativas y necesidades de clientes y otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio
plazo)
PARÁMETRO: ALCANCE
Definición: Extensión de los sistemas de gestión.
PARÁMETRO: RIESGO
Definición: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al proceso de integración.
ANEXO 3: Matrices de evaluación para el análisis de contexto para la integración de sistemas de gestión normalizados,
sobre la base de la norma UNE 6177:2005.
Instrucciones generales
A1 Se designará un equipo de evaluación de tres evaluadores de la empresa (que entre todos se disponga de una visión completa de los temas a tratar)
A2 El equipo tendrá designado un COORDINADOR.
A3 Cada evaluador hará una evaluación individual, y remitirá los datos de su evaluación al COORDINADOR.
A4 Tras la evaluación individual, el COORDINADOR preparará el consenso (ver instrucciones más abajo)
A5 Se efectuará una reunión de consenso para unificar la evaluación y eliminar desviaciones individuales. Cada evaluador llevará su evaluación individual.
B2 En el parámetro MADUREZ, se cumplimentan tantos ítems con "X" o "x" según el evaluador considere que se cumplen o no en la empresa.
El evaluador podrá poner las "X" o "x" que considere que correspondan.
B3 Los parámetros COMPLEJIDAD, ALCANCE y RIESGO, se evaluarán a través de cada una de las variables en que se despliegan estos parámetros.
Para cada variable, el evaluador deberá marcar "X" o "x" en aquella opción (en una y solo una) de las tres posibles. Aunque se pueden dar ciertas
combinaciones, el evaluador deberá posicionarse en aquella que considere que es más apropiada para la empresa. No obstante, en caso de duplicar una "X" o
"x", en la hoja de cálculo se indicará este "error" para que el evaluador lo rectifique.
La evaluación de cada PARÁMETRO se efectúa automáticamente por la hoja de cálculo promediando las evaluaciones individuales de cada una de las variables
en las que se ha desplegado. Se informa que el criterio utilizado es el siguiente:
B4 El evaluador podrá indicar aquellas observaciones que considere relevantes en la columna establecida para ello, para justificar las evaluaciones realizadas.
Puede efectuarse fácilmente mediante COPIAR (Ctrl+C) y PEGAR (Ctrl+V). Aunque las hojas de cálculo están protegidas (salvo las celdas azules) permitirán
hacer esta operación, lo que facilitará el traslado de las evaluaciones individuales al archivo EXCEL.
C2 En la Hoja de Cálculo "Consenso" se podrán modificar únicamente las casillas en color AZUL.
Estas casillas toman por defecto los datos de las evaluaciones individuales, pero pueden ser modificadas posteriormente para permitir el acercamiento de las
valoraciones efectuadas.
C3 El consenso se hará:
Para el parámetro MADUREZ, se consensuará ítem a ítem. Se necesitan al menos dos "X" en un ítem para que en el consenso aparezca éste marcado.
Para el resto de parámetros COMPLEJIDAD, ALCANCE y RIESGO, se consensuará variable a variable. El consenso se efectúa mediante el PROMEDIO. Para
la evaluación consensuada, se toma el valor promediado y se aplican los mismos criterios que en B3:
EVALUADOR
EMPRESA
EXPERTO: Énfasis en la mejora Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a Nivel no alcanzado
continua: la revisión sistemática.
La actividad o proceso se realiza,
MADUREZ INICIAL 1
CUADRO RESUMEN
MADUREZ
COMPLEJIDAD
ALCANCE
RIESGO
Mínimo:
MÉTODO RESULTANTE