EIFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DEL FONDO NACIONAL DE DESARROLLO PESQUERO — FONDEPES DIR-001-FONDEPES-V.01 Oficina General de Planeamientoy | Fecha de Propuesto por: | Presupuesto ee 11709/2019 Fecha de Aprobado por: | Gerencia General Ee2a ERFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES. indice DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DEL FONDO NACIONAL DE DESARROLLO PESQUERO — FONDEPES... 4 1 OBveTWo., II, FINALIDAD.. I BASELEGAL IV. ALcance.. V. _ SIGLAS Y ACRONINOS.. VI. DEFINICIONES... —— Vil. DisPosiciones GENERALES... Vill, DisPosiciones ESPEciFICAs : 8.1. Sobre el procedimiento de elaboracién .. 82. Sobre el procedimiento de revisi6n... 83. Sobre el procedimiento de aprobacién.... 8.4. Sobre el procedimiento de modificaci6r a - 85. Sobre las partes de los documentos normativos. 10 86. Sobre el formato de los documentos normativos. 87. Responsabilidades... IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.. X. CONTROL DE CAMBIOS. XI ANEXOS... eee : ‘Anexo 1: Modelo de Informe de sustento... : Anexo 2: Modelo de Memorando de COnfOrtigAd ..unnsennenonansnnnsnn Anexo 3: Estructura de Reglamento. : « 18 Anexo 4: Estructura de Direct Anexo 5: Estructura de Manual... 20 Anexo 6: Estructura de Metodologia / Protocole ez: Anexo 7: Estructura de Glosario... . eee) ‘Anexo 8: Modelo de Lista Maestra de Documentos Internes.. : ez2a ERFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES Introduccién EI Fondo Nacional de Desarrollo Pesquero (en adelante, FONDEPES), creado mediante Decreto ‘Supremo N° 010-92-PE de fecha 05 de junio de 1982, es un organismo publico ejecutor adscrito al Ministerio de la Produccién que tiene por finalidad promover, ejecutar y apoyar técnica, econémica y financieramente el desarrollo de la actividad pesquera artesanal maritima y continental, asi como las actividades pesqueras y aculcolas en general, principalmente, en los aspectos de infraestructura basica para el desarrollo y a distribucion de recursos pesqueros. Para el desempefio de sus funciones, el FONDEPES presenta la “Directiva para la elaboracién, revision, aprobacién y modificacién de documentos normativos del FONDEPES", cuyo alcance es de obligatorio cumplimiento para todos los érganos y dependencias de la entidad. La presente Directiva se ha formulado en cumplimiento del marco normativo vigente, tomando en cuenta la normativa sobre el Sistema de Modemnizacién de la Gestion Publica, las medidas de ecoeficiencia, el control de los documentos y el uso de medios digitales, con la finalidad de garantizar que los documentos normativos que emita el FONDEPES cumpian con criterios estandarizados de caracter técnico-normativo en los procesos de elaboracién, revision, aprobacién y modificacién de los mismos.ERFONDEPES Fanos os eesol Pergo DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DEL FONDO NACIONAL DE DESARROLLO PESQUERO — FONDEPES Objetivo Establecer el marco normativo para la elaboracion, revision, aprobacién y modificacion de los documentos normativos del Fondo Nacional de Desarrollo Pesquero - FONDEPES, i Finalidad Garantizar que los documentos normativos que emita el FONDEPES cumplan con crterios estandarizados de carécter técnico-normativo en los procesos de elaboracién, revision, aprobacién y modificacion de los mismos. Ill, Base legal La aplicacion de la presente Directiva se sujeta a lo prescrito en las siguientes normas: 3.1. Ley N° 27658, Ley Marco de Moderizacion de la Gestion del Estado, 3.2. Ley N° 29168, Ley Orgénica del Poder Ejecutivo. 3.3. Decreto Ley N° 25977, Ley General de Pesca. 3.4, Decreto Supremo N° 010-92-PE, que crea el Fondo Nacional de Desarrollo Pesquero. 3.5. Decreto Supremo N° 056-2008-PCM, Dictan normas sobre informacion a ser consignada en la documentacién oficial de los Ministerios del Poder Ejecutivo y los COrganismos Publicos adscrtos a ellos. 3.6. Decreto Supremo N? 009-2009-MINAM, Medidas de ecoeficiencia para el Sector Publica. 3.7. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Politica Nacional de Modernizacién de la Gestién Pablica. 3.8. Decreto Supremo N° 123-2018-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Regiamento del Sistema Administrativo de Modemizacion de la Gestion Publica, 3.9. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27444, Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 3.10. Resolucién Ministerial N° 346-2012-PRODUCE, que aprueba el Reglamento de COrganizacién y Funciones del FONDEPES. 3.11. Resolucién Ministerial N° 208-2019-PRODUCE, que aprueba el Manual de Identidad Grafica para el uso correcto del logotipo del Ministerio de la Produccién y del logo y frase del Gobierno “EL PERU PRIMERO”. 3.12. Resolucién de Secretaria de Gestion Publica N° 006-2018-PCM/SGP, que aprueba la Norma Técnica N° 001-2018-SGP “Normas Técnica para la implementacién de la gestion por procesos en las entidades de la administracion pablica’ Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso. Alcance La presente Directiva es de caracter general y de aplicacién obligatoria para todos los 6rganos y dependencias del FONDEPES. Siglas y acrénimos = CTIC: Coordinador de Tecnologia de la Informacion y ComunicaciénBaa ERFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, ] APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 | NORMATIVOS DEL FONDEPES: DIGEPROFIN: Direccion General de Proyectos y Gestion Financiera para el Desarrollo Pesquero Artesanal y Acuicola DIR: Directiva FONDEPES: Fondo Nacional de Desarrollo Pesquero GG: Gerencia General MAN: Manual MET: Metodologia OGPP: Oficina General de Planeamiento y Presupuesto OGAJ: Oficina General de Asesoria Juridica PRO: Protocolo REG: Reglamento ROF: Reglamento de Organizacion y Funciones Vi. Definiciones 61 62 63. 64. 65. 66. 67. 68. Directiva: Documento de cardcter normativo, elaborado por uno o mas érganos del FONDEPES, el cual establece pautas y criterios generales con la finalidad de precisar politicas y/o determinar procedimientos o acciones que deben realizarse en ‘cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Documento normativo: Documento elaborado por el FONDEPES, aprobado por la Gerencia General o la Jefatura' y publicado en la Pagina Web Institucional. Este regula algin aspecto administrative, técnico u operativo de competencia de la entidad. Puede ser un Reglamento, Directiva, Manual, Metodologia, Protocolo o Glosario. Formato: Conjunto de caracteristicas técnicas y formales no editables para el registro de datos o la presentacién de documentos. Manual: Documento que detalla y precisa de forma ordenada y sistematica, procesos o instrucciones de uso en una materia especifica, Organo: Unidad de organizacion del primer o segundo nivel de la estructura orgénica del FONDEPES (érganos de alta direccion, de linea, de administracion interna, de control institucional y de defensa juridica). Lista Maestra de Documentos Internos: Documento que indica 0 describe el total de documentos normativos del Fondepes (Reglamentos, Directivas, Manuales, Metodologias, Protocolos, Glosarios), con el objetivo de utilizar siempre la versién Vigente. ‘Metodologia/Protocolo: Documento que establece el procedimiento técnico que, a través de una serie de instrucciones 0 criterios que dan validez a determinados resultados, sirve para ejecutar actividades relacionadas a las funciones de la entidad, en el marco de sus competencias. Procedimiento: Es la descripcién documentada de cémo deben ejecutarse las actividades que conforman un proceso, tomando en cuenta los elementos que lo componen y su secuencialidad. ‘'S6lo para institucion, Directva. el caso de documentos normativos que establezcan lineamientos de la politica crediticia de la {de acuerdo al literal a) del articulo 8 del ROF del FONDEPES. Ver numeral 9.2. de la presenteER@FONDEPES ante scion 6 saat regan DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES 69. 6.10. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactitan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, utlizando recursos y aplicando controles. Incide de manera significativa en los objetivos estratégicos y son criticos para el éxito de la gestion de la entidad. Reglamento: Documento de cardcter normativo que se elabora por mandato legal © de Ia Alta Direccién y que contiene preceptos disposiciones que regulan aspectos administrativos, técnicos y operativos especificos. Estos son de alcance general y de aplicacion obligatoria, VII. Disposiciones Generales TA 72. 73. 7.4, 75. 78. 72. Los documentos normativos del FONDEPES se constituyen por diferentes tipos de documentos tales como Reglamentos, Directivas, Manuales, Protocolos, Metodologias 0 Glosarios de acuerdo a la definicion establecida para cada uno de ellos en la presente Directiva Los documentos normativos se elaboran de forma participativa y consensuada por los érganos del FONDEPES, en caso de que la materia o el proceso que aborden esté dentro de las competencias 0 requiera la participacién de varios érganos. El asesoramiento metodolégico para la elaboracién, revisién, aprobacién y modificacion de documentos normativos es brindado por la OGPP, por lo que los 6rganos proponentes pueden solicitar la participacién de esta Oficina durante la elaboracién de sus documentos normativos. El informe para proponer un documento normativo se cife a la estructura establecida en el Anexo 1, mientras que la estructura de los documentos normativos se conforma de acuerdo alos Anexos 3, 4, 5, 6 y 7 de la presente Directiva. Los documentos normativos son aprobados mediante Resolucién de Gerencia General o Resolucién Jefatural? y contienen los vistos y sellos de los érganos que lo elaboraron 0 que participaron en su elaboracién y que brindaron opinion al respecto. La asignacién del cédigo de los documentos normativos esta a cargo de la OGPP. El c6digo asignado por la OGPP contiene informacién basica de! documento normativo, a través de las siglas del tipo de documento, el ntimero, las siglas de la entidad y el nimero de versidn, de acuerdo a la siguiente estructura: Siglas del tipo de : docurvents normative) | Némero | Siglasdelaentidad | Numero do vorsion OR. 001- FONDEPES- V.0t (*) Las siglas de! tipo de documento normativo se encuentran sefialadas en apartado V. Siglas y acrénimos de la presente Directiva 2 Solo para el caso de documentos normativos que brinden lineamientos sobre la politica creditcia de la Institucién. Ver numeral 9.2. de la presente Directiva, 6@ ERFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES vill 78. 79. 7A0. TAL 7.12. La OGPP administra y actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos a fin de tener un control de cédigos de los documentos normativos del FONDEPES. El modelo de la misma se encuentra en el Anexo 8 de la presente Directiva, Los documentos normativos deben contener el cuadro de control de cambios sefialado en el numeral 8.5.19 de la presente Directiva, a fin de evidenciar los cambios 0 modificaciones efectuados en los documentos vigentes. Los documentos normativos en soporte digital (archivos editables) aprobados, son ccustodiados por la OGPP, por lo que de existir modificaciones, luego de la opinion emitida por la OGPP, se debe remitir a dicha Oficina los archivos finales de los documentos normatives aprobados. Los documentos normativos en soporte fisico y sus respectivas resoluciones de aprobacién son custodiados por la Gerencia General. La difusion de los documentos normativos, una vez aprobados, esta a cargo de los <érganos proponentes de forma conjunta con el Coordinador de Comunicacién, a fin de que se tome conocimiento e implementen las disposiciones de dichos documentos de forma adecuada en la entidad, Disposiciones Especificas 84 ‘Sobre el procedimiento de elaboracion 8.1.1. El érgano proponente del Fondepes, de acuerdo a sus competencias establecidas en el ROF, elabora su propuesta de documento normativo, considerando las estructuras establecidas en los Anexos 3, 4, 5, 6 y 7 de la presente Directiva, 8.1.2. En caso la materia 0 el proceso que regule el documento normativo involucre a otros érganos, el érgano proponente se retine con aquellos a fin de recoger sus aportes. Durante las coordinaciones para la elaboracion de los documentos normativos, el érgano proponente remite a los érganos involucrados via correo electrénico el proyecto de documento normativo, el cual se trabaja, de preferencia, activando la herramienta Control de Cambios del programa informatico Microsoft Word para visualizar las modificaciones hechas al documento normative propuesto. 8.1.3. Una vez consensuado el proyecto de documento normativo, el organo proponente remite por conducto regular la solicitud de conformidad de la propuesta a los érganos involucrados en la elaboracién del documento normativo. 8.1.4, Los érganos involucrados en la elaboraci6n del documento normativo, emiten su conformidad a través de un Memorando, considerando el modelo contenido en el Anexo 2 de la presente Directiva. En caso de tener observaciones sobre el documento normativo propuesto, se prioriza la ‘comunicacién y coordinacién presencial y via correo electronic hasta consensuar la propuesta final.oa ERFONDEPES [”__DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_|_DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES 8.1.5. El érgano proponente elabora la propuesta de documento normativo, considerando que: a) Atiende la problematica existente y/o regula © mejora las actividades de sus procesos a cargo. b) Esté redactada de forma precisa, sencilla y de facil comprensién, corde con las disposiciones oficiales para el uso del idioma y de la redaccién. ©) Suaplicacién es viable. 4) Si existen otros érganos involucrados, coordina la elaboracién del proyecto, recogiendo las opiniones y sugerencias que correspondan, solicitando los Memorandos que indiquen la conformidad respectiva (Ver modelo en el Anexo 2). 8.1.6. El érgano proponente remite el expediente de la propuesta del documento ormativo en soporte fisico (por conducto regular) y digital (archivos editables via correo electrénico) a la OGPP. 8.1.7. El expediente de la propuesta de documento normative contiene lo siguiente: {) Informe que contenga la justificacién de la necesidad del documento normative propuesto, de acuerdo a la estructura contenida en el Anexo 1 li) Proyecto del documento normativo propuesto (visado por el érgano proponente), de acuerdo a la estructura contenida en el Anexo 3, 4, 5, 6 07, seguin corresponda. iii) Memorando de conformidad de otros érganos, en caso la propuesta haya contado durante su elaboracién con la participacién de éstos. 8.2, Sobre el procedimiento de revision 8.2.1. La OGPP, en el marco de sus competencias, revisa, analiza y evalda la pertinencia, alineamiento y necesidad del proyecto de documento normativo, coordinando con el responsable del érgano proponente, 8.2.2. De ser necesario, la OGPP realiza modificaciones o ajustes de forma y/o fondo® al proyecto de documento normativo hasta brindar la conformidad correspondiente, sin perjuicio de que lo pueda derivar para opini6n o perfeccionamiento a otro érgano relacionado con la materia que el documento normativo regula. 82.3. La OGPP, luego de encontrar conforme el proyecto de documento normativo, asigna el cédigo al documento normativo y emite el informe de opinién correspondiente, derivandolo a la OGAJ. 8.2.4. La OGAJ revisa y evaliia legalmente el proyecto de documento normativo, y, de ser necesario, coordina las modificaciones con el érgano proponente y la OGPP, hasta dar su conformidad. ® Cuando lo descrito en el documento normativo sea poco claro, no tenga coherencia en sus célculos 0 {férmulas, 0 Se requiera mejorar su redaccion para un mejor entendimiento,& BRFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES: 825. 8.26. La OGAJ, luego de encontrar conforme el proyecto de documento normativo, emite el informe de opinién legal favorable y elabora el proyecto de Resolucién correspondiente. La OGAJ anexa al expediente de la propuesta de documento normativo el informe de opinion de la OGPP, el informe de opinion legal y el proyecto de Resolucién a fin de derivar dichos documentos a la GG para continuar con 1 trmite de aprobacién. 8.3. Sobre el procedimiento de aprobacién 834 83.2 83.3, 834. 835. 83.6. 8.37. 84.4 842. La GG verifica la documentacion referente a la propuesta de documento normativo y, de estar conforme, gestiona los vistos de la OGPP, la OGAJ, del érgano proponente y, de corresponder, de los érganos que participaron en la elaboracién del proyecto. CObtenidos los vistos en el proyecto de Resolucién de Gerencia General 0 Jefatural, segin corresponda, y en el proyecto de documento normativo, la Gerencia General procede con la suscripcién de los mismos o los deriva con su visto a la Jefatura para su suscripcién, cuando corresponda. Emitida la resolucion correspondiente, se registra la fecha de su emisién en la seccién “Fecha de aprobacién® de la caratula del documento normativo antes de su digitaizacién En caso la Gerencia General formule observaciones 0 proponga mejoras en el proyecto de documento normativo, la deriva al érgano proponente, con copia a la OGPP para su subsanacion, Luego de aprobados los documentos normatives, la Gerencia General custodia sus expedientes en soporte fisico y dispone el envio del archivo digital editable de la version aprobada a la OGPP, para su custodia. EICTIC de la Oficina General de Administracién, se encarga de publicar los, documentos normativos aprobados en el Portal Web Institucional y la Intranet del FONDEPES. El Coordinador de Comunicacién, de forma conjunta con el organo proponente del documento normativo aprobado, coordina la difusién de sus disposiciones aprobadas. 8.4. Sobre el procedimiento de modificacién Los documentos normativos pueden ser modificados (ampliados, actualizados 0 reemplazados), controlando las modificaciones a través de versiones, las que se pueden visualizar en los cédigos de los documentos normativos, asignados por la OGPP. Para el proceso de modificacién se siguen los mismos pasos establecidos tn los numerales 8.1 y 8.2 de la presente Directiva.Y EGFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES: 843, 84.4. La motivacién de las modificaciones puede ser en razén de la mejora de los procesos, asi como los cambios _tecnolégicos, _normativos, recomendaciones de auditoria, entre otros, debidamente sustentados. La propuesta de modificatoria debe adjuntar la versién integrada del documento normative modificado a efectos que el mismo también sea aprobado y permita que el personal del FONDEPES se remita a un documento Unico que contenga la version vigente del mismo. 8.5. Sobre las partes de los documentos normativos Los documentos normativos pueden contener las siguientes partes, de acuerdo a su estructura establecida: 85.1 85.2 85.3, 85.4. 85.5. Carétula: Contiene la denominacién del documento normativo, el cédigo (tipo, numeracién y versién) y la informacién sobre el érgano que la propone y el drgano que la aprueba. La denominacién del documento normativo se coloca en maydsculas, centrado y en fuente arial 14, El cédigo se coloca después de la denominacién del documento normative ‘en maydisculas, centrado y en fuente arial 14 La informacién de! érgano que propone y del organo que apruebael documento normativo se consigna en la parte inferior de la pagina, de acuerdo al siguiente detalle: [Denominacién del __| Fecha de Grgano proponent} _| propuesta;_| DD/MM/AAAA [Denominacion del Aprobado por. | organo de Alta Ferre Oe a: | DDIMMIAAAA Direccion) SoReal Propuesto por: Donde: + La fecha de propuesta es colocada por el érgano proponente, de acuerdo a la fecha en la que emite su Informe de sustento. + La fecha de aprobacién es colocada por la Alta Direccién, de acuerdo a la fecha en la que se emite la Resolucién de Gerencia General o la Resolucién Jefatural que aprueba el documento normativo, Introduccién/Presentacién: Parte inicial del documento, en la que se expone ta naturaleza, el alcance de! documento propuesto y recoge el objetivo y finalidad que se pretende lograr con el documento normativo. Indice: Contiene la lista de partes 0 secciones del documento normativo, Objetivo: Propésito 0 resultado inmediato que se persigue con el documento, Finalidad: Situacién(es) a la(s) que se quiere llegar tras la implementacion del documento y de acuerdo al cumplimiento del objetivo. 10#8 ERIFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES. B56. 857. 85.8, 859. 8.5.10, 85.11 85.12, 8.5.14, 8.5.15, 8.5.16. 8.5.17. 8.5.18. 8.5.19. 8.5.13. Base legal: Conjunto de documentos de naturaleza legal que sirven de sustento al documento normativo y que estan ordenades por criterio de jerarquia (empezando por la norma de mayor jerarquia) y luego por criterio Cronolégico (empezando por la norma mas antigua). Se colocan indicando el ndmero y luego la denominacién. Alcance: Delimitacién del documento normativo, sobre los érganos 0 dependenciasa los que se aplica y la implicancia que esta deriva. Siglas y acrénimos: Palabra cuya configuracién se forma de las letras iniciales de cada uno de los términos que integran una expresion y que pueden leerse con naturalidad o deletreando. Es de facil asociacion con el grupo de palabras originales. Se colocan en orden alfabético, Definiciones: Conjunto de proposiciones que exponen con claridad y exactitud los principales términos técnicos para un mejor entendimiento del documento, Se colocan en orden alfabético. Disposiciones Generales: Son directrices de cardcter general, que sirven de ‘marco para el mejor entendimiento y aplicacién del documento elaborado. Disposiciones Especificas: Son directrices de cardcter particular sobre el tema a normar, asi como acciones administrativas y procedimientos que se van a efectuar 0 con los que se pretende obtener determinado resultado. Disposiciones Complementarias: Establecen las reglas de cardcter complementario sobre el tema o asunto regulado, que no se contemplaron en las Disposiciones Generales y que contribuyen al logro de los objetivos. Aspectos Generales: Conjunto de criterios o reglas generales aplicables a los procesos a normar. Aspectos Técnicos: Conjunto de reglas técnicas aplicables a los procesos 0 métodos a normar. Procedimiento: Es la descripcién especifica para llevar a cabo un proceso. Responsabilidades: Obligaciones que los servidores, Organos 0 dependencias deben cumplir, en funcién de los roles que se les asigne en los procesos que abordan los documentos normativos propuestos, Criterios: Reglas mediante las cuales se establece un juicio se toma una determinacién o decision. Glosario: Catalogo alfabetizado de las palabras y expresiones, junto con su significado 0 algin comentario. Control de Cambios: Es la identificacién de los cambios realizados en los documentos normativos, a través de la comparacién entre la version no vigente y la version vigente, usando el siguiente cuadro: 1"Ba ERFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES Version | Fecha “stificaciont Descrpcion® TRedactarjustcacion | [Redaclar las partes del 01 | DDINIAARA | nermatva ode oa indol|_| documento madifcadas] Este cuadro debe encontrarse en el analisis del informe de sustento y en el documento propuesto como parte integrante de este. 8.5.20. Diagrama de Flujo: Es la representaci6n gréfica de un proceso, se usa para documentar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y faciles de comprender. 8.5.21. Anexos: Documentos que constituyen un tipo de informacién de soporte y que puede aportar datos de interés. 8.6. Sobre el formato de los documentos normativos 8.6.1. La propuesta de documento normative debe ser redactada en fuente Arial tamafo 10, con interlineado sencillo. Para el caso de las notas o referencias, se utiliza la fuente Arial tamafo 9 con interlineado sencillo. 86.2. El encabezado del documento se cife a lo dispuesto por el Manual de Identidad Grafica para el uso correcto del logotipo del Ministerio de la Produccién y del FONDEPES. Asimismo, debajo de los logotipos se consigna el siguiente cuadro: ‘Cédigo del documento nnormativo, brindado por la GPP. [Redactar denominacién] [Redactar oédigo] Donominacién del documento normative Este texto se redacta en fuente Arial 10. 8.6.3. El pie de pagina del documento contiene la numeracién secuencial en ndmeros arabigos de las paginas, esta numeracion se coloca en el extremo inferior derecho en fuente Arial 10. 8.7. Responsabilidades 8.7.1. Los érganos son responsables de cumplir y hacer cumplir los procesos establecidos en la presente Directiva, de acuerdo a sus competencias. 87.2. Los 6rganos proponentes son responsables de implementar sus documentos normativos propuestos, con el apoyo de los érganos participantes de su elaboracién, en el marco de sus competencias, 8.7.3. Los érganos involucrados en la elaboracién de propuestas de documentos normativos son responsables de participar activamente durante dicho proceso a fin de emit la conformidad correspondiente de forma oportuna. “ Justiicacion de la nueva version del documento, puede darse por la mejora de los procesos, asi como los ‘cambios tecnolégicos, normativos, recomendaciones de aucitoria, entre otros. 5 Sefialar los parrafos, secciones, lterales o numerales que se han modificado, suprimido ylo incorporado. 12sn EIFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES: a4. 92. 93. 94. 95. Disposi 8.7.4. La OGPP es responsable de brindar el asesoramiento metodolégico respecto al proceso de elaboracién, revisién, aprobacion y modificacién de los documentos normativos, asi como de difundir la presente Directiva en la entidad. 8.7.5. LaOGAJes responsable de emitir opinion legal respecto a los documentos normativos propuestos, asi como de elaborar el proyecto de Resolucién respectiva 87.6. La GG ylo la Jefatura* son responsables de aprobar los documentos normativos, segin corresponda. La GG es responsable de custodiar los documentos normativos aprobados mediante Resolucion en soporte fisico. 8.7.7. La OGPP es responsable de custodiar el soporte digital (archivos editables) de los documentos normativos aprobados y colocarlos en un repositorio de documentos normativos. 87.8. EI CTIC de Ia Oficina General de Administracién es responsable de la publicacién de los documentos normativos aprobados en la Pagina Web institucional y la Intranet del FONDEPES, asi como de brindar las faciidades para la custodia del soporte digital (archivos editables) de los documentos normativos. 8.7.9. El Coordinador de Comunicacién, de forma conjunta con el respective 6rgano proponente, es responsable de la difusién de los documentos normativos aprobados. jones Complementarias Los proyectos de documentos normativos que se encuentren en tramite de revision ylo aprobacién a la fecha de aprobacién de la presente Directiva quedan exceptuadas de su aplicacién. Dichos proyectoscontindan su proceso segin los lineamientos establecidos en la Directiva N° 01-2016-FONDEPESISG, *Normas para la formulacién, aprobacién y modificacién de Directivas en el Fondo Nacional de Desarrollo Pesquero - FONDEPES", aprobada mediante Resolucién de ‘Secretaria General N° 008-2016-FONDEPESISG. ‘Ain de implementar las medidas de ecoeficiencia, los documentos normativos a aprobar se imprimen en doble cara. En caso de que existan documentos normativos que se encuentren en proceso de elaboracién, se procura manejar los archivos en soporte digital a través del correo electrénico, a fin de que se evidencien las coordinaciones respectivas. Cualquier caso no contemplado en la presente Directiva sobre la elaboracién, revisién, aprobacién y/o modificaciéon de documentos normativos en el FONDEPES, es resuelto por la OGPP. La elaboracion, revisién, aprobacién y/o modificacién de los documentos 0 instrumentos de gestion institucional se encuentran normadas por las entidades rectoras correspondientes, por lo que quedan exceptuados de la presente Directiva ® S6to para el caso de documentos normativos que establezcan lineamientos de la politica crediticia de la insttucion, 13E@FONDEPES Fenso cor seein Per.o DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES el Reglamento de Organizacién y Funciones, el Manual de Procedimientos, el Texto Unico de Procedimientos Administrativos, el Manual de Perfiles de Puestos, el Cuadro de Puestos de la Entidad, el Plan Operativo institucional, el Pian Estratégico Institucional, entre otros documentos normados por las entidades rectoras respectivas. X. Control de cambios Versién Fecha Justticacion Descripcion ot Etaboracininicil del documento No aplica 14ek ERRONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, ] APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 | NORMATIVOS DEL FONDEPES Xl. Anexos ‘Anexo 1: Modelo de Informe de sustento INFORME N*_-2019-FONDEPES/ABC A (Nombre) Jefe de la Oficina General de Pianeamiento y Presupuesto Asunto 2 Propuesta de (Denominacién del documento normativo) Referencia. > Documento al cual se encuentra vinculado Fecha Lima, (dfa) de (mes) de (afio) |. ANTECEDENTES Enunciar los antecedentes que amparan la formulacién del documento normativo, puede detallarse brevemente los documentos regulatorios o la base legal y la problematica texistente que se desea solucionar. Lo enunciado aqui sitve de base 0 motiva la elaboracién del documento normativo. Ejemplo: 1.1. Mediante Resolucion Ministerial N° 346-2012-PRODUCE, se aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del FONDEPES (en adelante, ROF), en cuyo contenido se establece lo siguiente: Articulo 22*.- Funciones de la Direccién General de Inversion Pesquera Artesanal y Acutcola 4d) Dirgir, supervisar y ejecutar los proyectos aprobados sobre infraestructura y ‘equipamiento pesquero artesanal y aculcola de interés nacional, en consistencia con el expediente técnico, en el marco de la normatividad vigente. I BASE LEGAL Enumerar las normas legales que sirven de sustento al documento normativo, ordenandolas por criterio de jerarquia (empezando por la norma de mayor jerarquia) y luego por criterio cronolégico (empezando por la norma mas antigua). Se colocan indicando el numero y iuego la denominacién. Ejemplo: 2.1. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27444, Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrative General 2.2. Resolucién Ministerial N° 348-2012-PRODUCE, que aprueba el Reglamento de Organizacion y Funciones del FONDEPES. y MW. ANALISIS Se sustenta la propuesta, enunciando: «La concordancia con los antecedentes y la base legal citada ‘*_Lacoherencia con los documentos de gestion institucional (ROF, MPP, CPE, TUPA, MAPRO 0 CAP Provisional) + El alineamiento o articulacién en el marco de las metas estratégicas, fisicas 0 financieras vigentes del PEI, PO! u otros pianes teméticos, respectivamente. Diagnéstico situacional que evidencia la necesidad Mejoras en los procesos existentes 0 cambios tecnolégicos. Costes 0 beneficios relacionados a la implementacion de lo establecido en el documento normativo. 15@ Daa) B@FONDEPES Fen acon Onsale Pees bikie DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, ] APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 | NORMATIVOS DEL FONDEPES © Otros aspectos técnicos, de ser necesario. El andlisis puede apoyarse de gréficos 0 tablas, ademas debe ser comprensible y preciso. Debe incluirse en esta parte del informe el Control de Cambios respectivo, inclusive si es un documento de elaboracién inicial. Ejemplo: Version Fecha Justificacién’ Descripcién? [Redactarjustficacion normativa o de ota | [Redactar las partes del i | CONE] ‘documento modiicades} CONCLUSIONES Enunciar los aspectos més importantes derivados del andlisis, concluyendo sobre la necesidad de aprobacién del documento normativo. RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben estar referidas a la siguiente etapa del procedimiento y en caso la aprobacién de un documento normativo implique dejar sin efecto un documento aprobado previamente, indicar dicha situacién, a fin de controlar las versiones. 7 Justiicacion de la nueva versién del documento, puede darse por la mejora de los procesos, asi como los cambios tecnolégicos, normativos, recomendaciones de auditoria, entre otros. ® Sefialar los parrafos, secciones, iterales o numerales que se han modificado, suprimido ylo incorporado. 16c Tae pap BRFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DEL FONDEPES DIR-001-FONDEPES-V.01 ‘Anexo 2: Modelo de Memorando de conformidad MEMORANDO N° _-2019-FONDEPES/ABC A (Nombre del Jefe!Director) (Puesto) Asunto Conformidad sobre la propuesta de (Denominacién del documento normativo) Referencia Documento 0 soporte al cual se encuentra vinculado Fecha Lima, (dia) de (mes) de (afio) Me dito @ usted, en atencién al documento de la referencia, mediante el cual su despacho nos remite la Ultima version de la propuesta de (Denominacién del documento normative) en formato (fisico/digital) Al respecto, esta (Oficina/Direccién), luego de (participar en la elaboracién de/revisar) el documento propuesto, observa que (se han incluido los aportes formulados a la misma/ este no tiene observaciones), por lo que se emite la conformidad correspondiente a dicho proyecto normativo a fin de que se continte el tramite respectivo. Sin otro particular, quedo de usted. ‘Atentamente, 7PENG AL CABRERA B@FONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES: Anexo 3: Estructura de Reglamento Carétula indice Presentaci6n/Introduccion Titulo General (nombre del documento) Titulo 1 Disposiciones Generales Atticulo 1°.-Objetivo Atticulo 2° -Finalidad Atticulo 3° -Base Legal Articulo 4°.-Aleance Atticulo 5° -Siglas y acronimos Asticulo 6° -Definiciones Titulo it Disposiciones Especificas Capitulo | (tantos capitulos y articulos como el tema a tratar lo requiera) Capitulo “N1” De la Difusion y Seguimiento Capitulo *N2" Responsabilidades Titulo It Disposiciones Complementarias Finales Titulo V Disposiciones Complementarias Transitorias, Titulo V Disposicién Complementaria Derogatoria Control de Cambios Anexos Pueden incluirse: = Formatos 18~ Ea ERIFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES ‘Anexo 4: Estructura de Directiva Carétula Indice Presentacién/introduccién Titulo General (nombre del documento) I. Objetivo W. Finalidad I, Base Legal Iv. Alcance V. Siglas y acrénimos VI. Definiciones vu. Vill. Disposiciones Especificas Tantos Subtitulos como el tema a tratar lo requieran, por ejemplo: ‘Subtitulo *N1” Procedimiento ‘Subtitulo "N2" Responsabilidades IX. Disposiciones Complementarias X. Control de Cambios Xl. Anexos Pueden incluirse: + Formatos Diagramas de Flujo Modelos Estructuras Otros, de corresponder 192a EFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, ] APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES Anexo 5: Estructura de Manual Carétula indice PresentaciéniIntroduccién Titulo General (nombre de! documento) N. Finatidad Ill, Base Legal IV. Aleance V. Siglas y acrénimos VI. Definiciones Vil. Aspectos Generales Vill, Procedimiento (descripcién textual) IX. Responsabilidades X. Control de Cambios XI Diagrama de Flujo Xl, Anexos Pueden incluirse: = Modelos Formatos Estructuras Bibliografia Otros, de corresponder 202B ERFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES Anexo 6: Estructura de Metodologia / Protocolo Caratula indice Presentacién/introduccién Titulo General (nombre del documento) 1. Objetivo Ul. Finalidad Ml, Base Legal IV. Alcance V.. Siglas y acrénimos VI. Definiciones Vil. Criterios o Aspectos técnicos Tantos items como se necesite Vill. Procedimiento (descripcién textual) IX. Responsabilidades X. Control de Cambios XI. Diagrama de Flujo Xl. Anexos Pueden incluirse: + Modelos Formatos Estructuras Bibliogratia Otros, de corresponder 2EGFONDEPES DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, REVISION, APROBACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS —_| DIR-001-FONDEPES-V.01 NORMATIVOS DEL FONDEPES ‘Anexo 7: Estructura de Glosario Caratula indice Presentaciéniintroduccién Titulo General (nombre del documento) 1. Objetivo Ul. Finalidad Ill, Base Legal IV. Aleance V. Glosario VI. Control de Cambios 22e wat ouay open o0 (2) andy nb eweuro00 eaaivanb |, THROM | ea aT |, eweunsca | “7M | spewes | cweunsoa | PORN EIN wope%en ruraoueg | op¢9 |oweunoon| ssuopensao| eaesvodsny soueju}eonsowngeg op e828 ET SadaqNosBa SOU.S]Ul SoWUeWND0G ep eNSeeW eIS!7 8p CIBPOW 'g oxeUy ‘SadSGNOS 130 SOALLVINON LOA-S3dIGNOS-100-HIG | — SOLNAWNDOG 3d NOIOVOISIGOW A NOIOVEOUdY 'NQISIASY 'NOIOVNOSV13 W1VeWd WALLOSHIC saag0noa