Directiva Interna No. 00659
‘CARLOS ALBERTO HERRERA BARROS.
Representante Legal Alterno
Todas las éreas de la Empresa
Asunto: Adopta el Manual de Contrataci6n de la Empresa de Telecomunicaciones
de Bogoté SA ESP ~ ETB
Fecha: 21 de marzo de 2017
EI Representante Legal Alterno de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogota S.A. E.S.P,, en
adelante ETB, en desarrollo de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por e!
articulo 209 y 267 de la Constitucién Politica de Colombia, el articulo 55 de la Ley 1341 de 2009, el
articulo 13 de la Ley 1150 de 2007, y el numeral 18 del articulo 65 de los Estatutos Sociales, y
CONSIDERANDO
1, Que ETB, es una Empresa de Servicios PUiblicos Mixta, compuesta por aportes estatales y capital
rivado, que es proveedor de redes y servicios de telecomunicaciones en todo el pals, regida
principalmente por la Ley 1341 de 2009 y demas normas concordantes.
Que de conformidad con lo dispuesto en el articulo 55 de la Ley 1341 de 2009, los actos y los
contratos que celebren las Empresas que presten 0 provean servicios de Tecnologies de la
Informacién y las Comunicaciones -TIC, cualquiera que sea su naturaleza y sin importar la
composicién de su capital, se regirén por las normas del derecho privado.
3. Que el articulo 13 de la Ley 1150 de 2007 dispone:
“tas entidades estatales que por disposicin legal cuenten con un régimen
‘contractual excepcional al del Estatuto General de la Contratacién de la
‘Administracion Publica aplicardn en desarrollo de su actividad cantractuel, acorde
‘con su régimen legal especial, os principios de la funcién administrativa y de fa
gestion fiscal de que tratan los articulos 209 y 267 de la Constitucién Politica,
respectivamente segin sea el caso y estarén sometidas al régimen de
‘inhabilidades e incompatibiidades previsto legalmente para la contratacién
estatal”,
4. Que de conformidad con los Estatutos Sociales de ETB, el Representante Legal podré celebrar
todos los actos y contratos que sean necesarios para el desarrollo del objeto social.
‘Que en tal sentido, el Representante Legal puede "Delegar total o parcialmente sus atribuciones
competencias en trabajadores subalternas”.
6. Que e! numeral 18 del articulo 65 de los Estatutos Sociales de ETB sefiala que te corresponde al
Presidente, “Adoptar las politicas generales de contratacién y expedir ef Manual de Contratacién
de la Sociedad”.
Que el articulo 63 de los Estatutos sociales de ETB, prevé que el Presidente tendré tres
representantes legales alternos, quienes igualmente tienen la representacién de la sociedad. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 2
Que en ejercicio de esta facultad, el Secretario General de ETB en su condicién de representante
legal alterno, expidié ei 15 de febrero de 2017 la Directiva Interna No. 657 por medio de la cual
se adopté el manual de contratacién de ETB.
Jue se han realizado meses de trabajo con el fin de socializar el citado manual a las diferentes
reas de la empresa, y en ellas se ha evidenciado la necesidad de realizar algunas actaraciones,
Precisiones y ajustes en su contenido que permitan brindar un mayor entendimiento y claridad
en la aplicacién de algunas de sus estipulaciones.
9. Que con base en lo expuesto y mediante la presente Directiva se deroga la Directiva 657 de
2017, se complla en un solo cuerpo normativo todos ios ajustes realizados y se adopta el
Manual de Contratacién que regula todos los actos y contratos de ETB.
Por lo anteriormente expuesto,
DISPONE
PRIMERO.- Adoptase el presente Manual de Contratacién, que reguia todos los actos y contratos
de ETB en calidad de Contratante.
SEGUNDO.- Derogase de manera expresa la Directiva Interna No. 657 del 15 de febrero de 2017 y
todas las demas que le sean contrarias.
TERCERO.- La presente Directiva entraré a regir a partir del 21 de marzo de 2017, previa
publicacién en la pagina Web y Ia Intra ~ Red de ETB.
VveintlGn (21) dias del mes de marzo de 2017,
Paola Torres Mufiaz ~ Coordinadora
Ta Marina Obando — Gerente de Atencién Legal y Contratos MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 3
‘TABLA DE CONTENIDO
CONSIDERANDO.
ARTICULO 2°.- REGIMEN LEGAL APLICABLE ..
ARTICULO 3°.- FINES DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION.
‘TETULO IL.ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION
ARTICULO 4°.- COMPETENCIA. .
ARTICULO 5°.- PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACION
ARTICULO 6°.- UTILIZACION DE MEDIOS ELECTRONICOS,
[CULO 7°,~ INTERPRETACION sess
ARTICULO 8°, PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION .. sevens 10
TETULO III, .REGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y
CONFLICTOS DE INTERES «seen .
ARTICULO 9°.- REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES enscnsnnnsesntneen
ARTICULO 10°,- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES..... 10
weV NNN ooune
ARTICULO 12°.- CONFLICTOS DE INTERES Y DEBERES DE CONDUCTA DE LOS.
ADMINISTRADORES, REPRESENTANTES LEGALES Y TRABAJADORES
ARTICULO 139, DECLARACION JURAMENTADA
TETULO IV.POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS..
ARTICULO 14°,- POLTICAS PARA LA CONTRATACION EN ETB
ARTICULO 15°.- PROCEDIMIENTOS.
TETULO V.ACTIVIDAD PRECONTRACTI
ARTICULO 169.- SOLICITUD Y ANALISIS PREVIO ..
ARTICULO 17°.- REGISTRO BASE DE DATOS DE PROVEEDORES.
ARTICULO 18°. BORRADORES DE TERMINOS DE REFERENCI
ARTICULO 19°.- TERMINOS DE REFERENCIA
ARTICULO 209,- ACOMPANAMIENTO DE EXPERTOS
ARTICULO 21°.- EVALUACION DE OFERTAS...
ARTICULO 22°,- NEGOCIACION Y CONFORMACION DINAMICA DE PROPUESTAS vrs:
TETULO VILMODALIDADES PARA LA SELECCION DE CONTRATISTAS ....0esnenns-20
ARTICULO 239,- MODALIDADES DE CONTRATACION : -20
ARTICULO 240.- SELECCION DIRECTA, 20
ARTICULO 250.- CAUSALES DE SELECCION DIRECT 20
ARTICULO 26°.- PROCEDIMIENTO ESPECIAL EN CASO DE CONTRATACION DE EMERGENCIA....21
ARTICULO 270.- INVITACION PRIVADA ..
ARTICULO 28°.- INVITACION PUBLICA
ARTICULO 29°. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA CONTRATACION. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB
‘TETULO VII.CELEBRACION Y EJECUCION DEL CONTRATO........
ARTICULO 320. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION Df
ARTICULO 33°.- INICIO DE LA EJECUCION DEL CONTRATO
[ARTICULO 349.- CLAUSULAS OBLIGATORIAS..
ARTICULO 3-
ARTICULO 37° ~ INDEMNIDAL
ARTICULO 389.~ SANCIONES
ARTICULO 399,~ MODIFICACION DEL CONTRATO ..
- SUSPENSION DE CONTRATOS.
ARTICULO 419. LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS.
ARTICULO 429. ANTICIPO!
ARTICULO 45®.- CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL CONTRATO
ARTICULO 46°. SUPERVISION.
ARTICULO 47°. INTERVENTORIA.
ARTICULO 489, ALCANCE DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA ., :
ARTICULO 499, PRINCIPIOS QUE REGULAN LA LABOR DE SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA...
ARTICULO 50°. FINALIDADES
ARTICULO 51°, FACULTADES.
TITULO IX.MESA GERENCIAL PARA LA RACIONALIZACION DEL GASTO.
ARTICULO 55°.- MESA GERENCIAL PARA LA RACIONALIZACION DEL GASTO NIVEL
ARTICULO 569,- MESA GERENCIAL PARA LA RACIONALIZACION DEL GASTO NIVEL 2:
TITULO x, REGIMEN DE TRANSICION Y DEROGATORIAS MANUAL DE CONTRATACION DE ETB. 5
MANUAL DE CONTRATACION DE ETB
(21 de Marzo de 2017)
‘Que la Empresa de Telecomunicaciones de Bogoté SA ESP ETB, en adelante ETB, es una
Empresa de Servicios Publicos Mixta transformada en Sociedad por Acciones, cuyo capital
accionario esté compuesto por aportes pUblicos de Bogotd Distrito Capital y capital
Privado; en desarrolio de su objeto social es proveedor de redes y servicios de tecnologias
de la informacién y las comunicaciones en todo el pais y se rige por la Ley 1341 de 2009 y
demas normas concordantes.
Que de conformidad con lo dispuesto en el articulo 55 de la Ley 1341 de 2009, los actos y
los Contratos que celebren las Empresas que presten 0 provean servicios de Tecnologias
de la Informacién y las Comunicaciones ~TIC, cualquiera que sea su naturaleza y sin
tener en consideracién la composicién de su capital, se regirén por las normas del derecho
privado.
Que de conformidad con el articulo 13 de la Ley 1150 de 2007, ETB, no obstante estar
exceptuado de cumplir con las regias y procedimientos del Estatuto General de
Contratacién de la Administracién Péblica, aplicaré en su gestién contractual "Yos principios
de la funcion administrativa y de la gestion fiscal de que tratan los articulos 209 y 267 de
Ja Constitucién Poltica, respectivamente segin sea el caso y estarén sometidas al régimen
de inhabilidades e incompatiblidades previsto legalmente para la contratacion estatal”.
Que se hace necesario realizar algunas aclaraciones, precisiones y ajustes al Manual de
Contratacién expedido en la Directiva 657 de 2017, en aras de brindar un mayor
entendimiento y claridad en la aplicacién de algunas de sus estipulaciones, buscando con
ello hacer mas eficiente la gestién contractual y compilar, en un solo cuerpo normativo, las
disposiciones aplicables a la contratacién de ETB.
Que de conformidad con los Estatutos Sociales de ETB, es facultad del Presidente y de los
Representantes Legales Altemos de la compafiia ejercer la representacién legal de la
Empresa en todas las instancias y, para ello, podré celebrar todos los actos y contratos
ue sean necesarios para el cumplimiento de su labor y el desarrollo de su objeto social.
Que ETB busca reducir el impacto ambiental en la adquisicién de bienes, obras civiles y/o
servicios durante todo el ciclo de vida de los mismos.
Que mediante e! numeral 8 del articulo 65 de los Estatutos Sociales de ETB, en armonia
con el Cédigo de Buen Gobierno de la Empresa, se faculta al Presidente para "Delegar MANUAL DE CONTRATACION DE ETB é
total 0 parcialmente sus atribuciones y competencias en trabajadores del nivel directivo,
ejecutivo 0 sus equivalentes”.
Que de conformidad con lo anteriormente sefialado, el Representante Legal Alterno de la
Empresa de Telecomunicaciones de Bogoté SA ESP- ETB, ADOPTA el presente Manual de
Contratacién y se fijan otras disposiciones corporativas:
THTULOT
AMBITO DE APLICACION Y REGIMEN LEGAL
Articulo 1°.- AMBITO DE APLICACION
El presente Manual contiene las disposiciones generales que aplican para los contratos que
celebre la Empresa de Telecomunicaciones de Bogoté S.A. ESP - ETB en desarrollo de su
ubjelv sucial, er calidad de cuntratante y que Lengan pur objeto la realizavion de una ubre
Civil, y/o la adquisicién de bienes y/o servicios, asi como las actividades conexas y
‘complementarias, directamente relacionadas con éstas.
PARAGRAFO PRIMERO.< Por estar sometidos a reglas especiales, est excluido de la
aplicacién del presente Manual todo lo relacionado con:
a. Contratos de Interconexién e instalaciones esenciales, capacidad y de acceso;
'b, Asuntos de participacién en congresos y eventos académicos dentro del programa
de capacitacién de la Vicepresidencia de Capital Humano y Cadena de
‘Abastecimiento quien haga sus veces;
. Contratos 0 acuerdos laborales;
d. Los de concesién para el acceso al espectro electromagnético;
e. Aquellos en que ETB deba adherirse a los términos del contratista;
f. Aquellos en que ETB actde como contratista;
g. los de alianzas, contratos de colaborador empresario o asociaciones
empresariales;
hh. Los de servicios piblicos y compra de energ/a regulada y no regulada;
i, Los gastos que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor;
j.Cumplimiento de una norma legal o regulatoria;
k. Pauta publicitaria en medios.
PARAGRAFO SEGUNDO..- La decisiGn de celebrar contratos excluidos de la aplicacién del
presente Manual, deberé estar motivada segiin sea el caso y contar con justificacién y MANUAL DE CONTRATACION DE ETB z
anélisis de necesidad del facultado, excepto en el caso de los contratos previstos en los
literales c, h, i.
Articulo 2°,- REGIMEN LEGAL APLICABLE
El régimen legal aplicable a los procesos de contratacién y a los contratos que celebre
ETB, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 55 de la Ley 1341 de 2009, es de
derecho privado y se regiré por las disposiciones del presente manual, los Cédigos Civil y
de Comercio, as{ como por las normas especiales que le sean aplicables y las demas que
las modifiquen segin su naturaleza juridica y las actividades que realiza de acuerdo con
el sector.
Articulo 3°.- FINES DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Todo procedimiento de contratacién que se adelante tendré como propésito dar
cumplimiento a los objetivos y fines empresariales, el desarrollo de su objeto social, asi
‘como la continua y eficiente prestacién de fos servicios a cargo de ETB.
TiTULO 11
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION
Articulo 4°.- COMPETENCIA
La competencia para contratar en nombre y representacién de ETB se encuentra en
cabeza de su representante legal principal y/o alterno, quien podré conferir poder general
© especial facultando a los trabajadores de la Empresa de nivel directivo, ejecutivo o sus
equivalentes. EI poder seré revocable en cualquier tiempo.
Articulo 5°.- PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACION
Las actuaciones que se adelanten para la ejecucién de todos los procesos contractuales de
ETB, deben desarrollarse con arregio al postulado de la Buena fe y a los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, a que se
refiere el articulo 209 de la Constitucién Politica y especialmente segin se definen a
continuacién: MANUAL DE CONTRATACION DE ETB a
Economia. Los recursos destinados para la contratacién deben ser administrados
con sano criterio de austeridad en medios, tiempo y costos. Quienes intervengan
en el trémite, la celebracién, ejecucién y liquidacién de los contratos, estan
obligados a garantizar la proteccién de los derechos de ETB. As{ mismo, el
Principio de Economia busca garantizar que en los procedimientos de contratacién
se observe rigurosamente los principios de seleccién objetiva de la propuesta mas
favorable, buena fe, planeacién, celeridad y eficacia, eliminando trémites
innecesarios, reclamando la adopcién de mecanismos y procedimientos giles.
Igualdad. Consiste en la posicién equitativa que deben tener todos los aspirantes,
ast como los mismos derechos, expectativas y oportunidades de acceso a la
participacin en un procedimiento de contratacién.
Planeacién. Se orienta 2 exigir que la decisién de contratar responda a
necesidades plenamente identificadas, analizadas, evaluadas y presupuestadas en
una etapa anterior al inicio de la contratacién por parte de ETB, evitando que el
desarrollo de los procedimientos de contratacién sean el producto de la
improvisacién o de la mera discrecionalidad de la empresa 0 de sus trabajadores,
desligada del interés corporativo y las necesidades reales de la Empresa,
‘Transparencia. ETB seleccionaré de manera objetiva la propuesta més favorable,
a través de procesos que aseguren la imparcialidad, la iqualdad de oportunidades y
la publicidad en los términos que se sefialan en el presente Manual. De la misma
manera, los proponentes no podrén ejercer presiones indebidas, de manera directa
© por interpuesta persona, para que se le adjudique algin proceso. Los
trabajadores autorizados dispondran de lo necesario para que durante el desarrollo
del proceso de contratacién, se deje evidencia documental de las decisiones y de
las actuaciones que ocurran dentro del mismo.
En todo procedimiento de contratacién, la seleccién de contratistas debe ser
objetiva y recaer sobre el ofrecimiento més favorable para la Empresa y los fines
que ella busca satisfacer.
Es objetiva ia seleccién cuando ésta se realiza sin tener en consideracién factores
de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivacién subjetiva.
la seleccién de la oferta més favorable se realizaré teniando en cuenta el andlisis,
verificacién y/o ponderacién de los distintos requerimientos juridicos, financieros y
técnicos de la evaluacién 0 de ponderacién que ETB hubiere exigido en los
términos de referencia, sin que factores diferentes a los contenidos en dicho
documento afecten los criterios de evaluacién objetiva, (MANUAL DE CONTRATACION DE ETB
Las exigencias de los términos de referencia deben ser adecuadas y corresponder
al objeto a contratar, a su valor y demés pardmetros que se consideren
pertinentes,
Responsabilidad. Toda persona que participe en los procesos de contratacién de
ETB, debe garantizar el cumplimiento de los fines de la contratacién, vigilar su
correcta ejecucién y proteger los derechos de la Empresa, de los contratistas y de
terceros que puedan verse afectados por la ejecucién del contrato, so pena de las
sanciones contractuales y legales que sus acciones y omisiones puedan generar.
Capacidad de Pago. Consiste en garantizar la existencia de recursos necesarios y
suficientes para la celebracién y ejecucién de los contratos y el cumplimiento de
todos los tramites presupuestales y contables necesarios para los mismos, de
acuerdo con las politicas que sobre la materia expida ETB.
Respeto a la Propiedad Intelectual. En Los procesos de contratacién y en los
contratos que celebre ETB se respetarén los derechos de propiedad intelectual de
las partes, de conformidad con lo sefialado en la ley.
Primacia de lo Sustancial sobre to Formal. Este principio busca que, dentro
del trémite de la gestién contractual, las formalidades no impidan el logro de los
‘objetivos de! derecho sustancial involucrados en ellos.
Publicidad. Consiste en el piiblico conocimiento que debe darse a los
rocedimientos de contratacién que se desarrolien segtin las reglas de este manual
cuando se traten de invitaciones puiblicas.
Articulo 6°.- UTILIZACION DE MEDIOS ELECTRONICOS
En todos los trémites y procedimientos regulados en el presente Manual, podran utilizerse
medios electrénicos, con el cumplimiento de los requisitos sefialados en la Ley 527 de
1999 y en las normas que la reglamenten, modifiquen o complementen,
Articulo 7°.- INTERPRETACION
La interpretaci6n de los principios, reglas y normas de contratacién de ETB y, por ende,
las de este Manual, estard a cargo de la Secretaria General, que, en todo caso, al ejercer MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 10
esta facultad, lo efectuaré con sujecién a las fuentes de interpretacién aplicables de
acuerdo con la naturaleza y el régimen de contratacién de la Empresa.
Articulo 8°,- PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Todos los plazos del procedimiento de contratacién, desde la expedicién de los términos
de referencia y hasta la firma del contrato, serdn establetidos en los términos de
referencia y, previa justificaciin de! facultado, podrén ser prorrogados antes de su
vencimiento por el término que se considere necesario, si las circunstancias asi lo exigen.
ETB podra suspender o terminar, previa justificacién, el proceso de seleccién en cualquiera
de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, econémicas, de
mercado, de fuerza mayor, orden de autoridad competente, acto irresistible de terceros 0
razones de utllidad 0 conveniencia corporativa. La decisién de suspension 0 terminacién
del proceso serd informada a los interesados y/o proponentes.
THTULO Hr
REGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y
CONFLICTOS DE INTERES
Articulo 9°,- REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
En cumplimiento de las normas que rigen la contratacién publica, en ETB, se aplicaran los
principios de la funci6n administrativa y de la gestién fiscal, de que tratan los articulos 209
Y 267 de Constitucién Politica, y el régimen de inhabllidades e incompatibilidades previsto
en la ley que regula ‘a contratacién estatal. También son inhdbiles para participar en los,
rocesos de seleccién y para celebrar contratos con ETB, los proponentes y contratistas
‘que se encuentren incursos en las causales sefialadas en la Constitucién y en la ley para
contratar.
Articulo 10°,- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES:
Si dentro. del curso del proceso de seleccién sobrevienen inhabilidades 0
incompatibilidades, se entenderé que el proponente renuncia a su patticipacién y a los
derechos surgidos del mismo, asi como si sobreviene una vez adjudicado et contrato y
antes de su perfeccionamiento. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB u
Articulo 11°.- PROHIBICIONES
Les esta prohibido a los representantes legales, a los apoderados y, en general, a todos
los trabajadores de ETB en relacién con el cumplimiento de sus funciones relacionadas con
la contratacién de ETB, de manera directa o por interpuesta persona, al igual que a los
Proponentes y contratistas que celebren contratos con ETB, incurrit en las siguientes
conductas:
a. Celebrar actos 0 contratos con terceros para su beneficio, que impliquen uso
indebido de informacién privilegiada, conflict de interés 0 acto de competencia
con ETB.
1b. No pueden presentar propuesta ni celebrar y ejecutar contratos, los cényuges,
compafieros permanentes 0 parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad,
segundo de afinidad 0 primero civil, de los administradores 0 trabajadores de ETB
del nivel directivo 0 ejecutivo, ni directa o indirectamente, ni como miembro de
consorcio 0 unién temporal que funja como proponente, ni cuando se encuentren
en las referidas condiciones de parentesco con alguno de los socios de personas
juridicas con las que se pretenda contratar.
© Ofrecer 0 recibir remuneracién, dédiva, invitacién o cualquier otro tipo de
compensacién © promesa de compensacién en dinero o en especie, por parte de
cualquier persona natural o juridica.
. Igualmente, no podrén presentar propuesta ni suscribir contratos de prestacién de
servicios profesionales 0 de outsourcing, las personas naturales o juridicas cuyos
representantes legales 0 accionistas hayan sido trabajadores de ETB que se
acogieron 0 se acojan a planes de retiro voluntario o hayan recibido o reciban
indemnizacién laboral de la Empresa, durante los cuatro (4) afios siguientes a la
‘terminacién de! vinculo laboral.
@. Hacer uso, en beneficio propio o de un tercero, de la informacién que conozca por
raz6n del ejercicio de sus funciones.
f. Los proponentes y contratistas no podrén de manera directa o por interpuesta
Persona interferir en el proceso de evaluacién, negociacién de ofertas y
adjudicacién, entendiéndose como tal, entre otras, las acciones tendientes a
obtener informacién del avance de los estudios 0 cualquier conducta que tienda a
influenciar o entorpecer e! resultado del proceso.
g. En general, actuar de cualquier forma desleal en relacién con ETB. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 2
Articulo 12°.- CONFLICTOS DE INTERES Y DEBERES DE CONDUCTA DE LOS
ADMINISTRADORES, REPRESENTANTES LEGALES Y TRABAJADORES
EI Representante legal, los apoderados y, en general, todo trabajador de ETB, as! como
los proponentes, contratistas y toda persona que labore o preste sus servicios a éstos,
deberén abstenerse de participar, por si o por interpuesta persona, en interés personal 0
de terceros, en actividades de contratacién de ETB que impliquen conflict de interés,
Se entiende por conflicto de interés cuando cualquiera de los anteriores personas deba
actuar en un asunto en el que tenga interés personaly directo en su gestién, control 0
ecisién 0 lo tuviere su cényuge, compafiero 0 compafiera permanente 0 sus parientes
dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, 0 su socio
© socios de hecho 0 de derecho. En este caso existe la obligacién legal para declararse
impedido.
Se deberé observar y aplicar los principios consagrados en este Manual de Contratacién y
los criterios orientadores del comportamiento, consignados en el Cédigo de Etica,
debiendo, en todo momento, actuar de buena fe.
Pardgrafo.- Los destinatarios de! presente articulo deberén justificar por escrito el
impedimento en el que se encuentran incursos.
Articulo 13°.- DECLARACION JURAMENTADA.
El proponente deber declarar bajo la gravedad del juramento al momento de presentar
propuesta:
a. No hallarse incurso al momento de ofertar y, al momento de la celebracién y
ejecucién del contrato, en ninguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidad contempladas en la Constitucién Politica de Colombia, en la ley y
cconcretamente las aplicables 2 ETB en virtud de su naturaleza juridica.
'b. En la oferta el proponente deberé manifestar expresamente sobre la existencia 0
no de relaciones comerciales o de parentesco con los trabajadores de ETB del nivel
directivo 0 ejecutivo.
¢. Que ni su patrimonio ni los recursos que utilice para la celebracién y ejecucién del
contrato, provienen de actividades ilicitas, contempladas en el Cédigo Penal
Colombiano © en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serdn MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 13
utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o
en ef extranjero.
Que sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales
Y contratistas no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no
vinculantes, de orden nacional e internacional y autoriza de manera expresa para
que éstas puedan ser consultadas por ETB en cualquier momento durante la
relacién comercial,
Paragrafo.- En caso que el proponente presente propuesta o celebre el contrato
encontréndose incurso en cualquiera de las situaciones descritas, deberd responder por los
dafios
y perjuicios que cause 2 ETB 0 a terceros por su conducta. En este evento,
procedera la terminacién anticipada del contrato, sin que por ello haya lugar a
indemnizacién alguna a favor del contratista.
TiTULO IV
POLETICAS Y PROCEDIMIENTOS
Articulo 14°.- POLETICAS PARA LA CONTRATACION EN ETB
‘Son politicas para la contratacién en ETB, las que se sefialan a continuacién:
be
a
a
f
Las adquisiciones deben optimizar los costos sin desculdar la calidad, oportunidad y
la garantia de las obras civiles, bienes y/o servicios;
Las adquisiciones de obras civiles, bienes y/o servicios deben estar orientadas a
agllizar y mejorar el desempefio de ETB;
Las adquisiciones de bienes y/o servicios deben responder a los avances
tecnolégicos y adecuarse a las necesidades de ETB;
Cuando se requiera la adquisicién periédica de bienes y/o servicios de similares
caracteristicas, deberé planearse la contratacién dependiendo de la necesidad de
ETB, con la justificacién del facultado y teniendo en cuenta el presupuesto
disponible,
La programacién de las compras deberd determinarse de acuerdo con el Plan
General de Compras de ETB.
Todo requerimiento de suministro de bienes y/o servicios debe responder a las
necesidades bésicas de ETB que no estén siendo satisfechas para el periodo para
el cual se proyecta la ejecucién del contrato a celebrar; MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 4
g. Los proponentes y contratistas se obligan a mantener actualizada la informacién
que les compete y, en todos los casos, a entregar informacion fidedigna, verificable
Y confrontable ante cualquier autoridad.
h. Es deber de los trabajadores que intervienen en la contratacién, controlar y
asegurar la calidad de los procedimientos que lo componen, exigiendo las mejores
condiciones técnicas a los contratistas y el desarrollo de acciones para satisfacer
las necesidades y expectativas de los clientes externos y de los trabajadores de la
entidad u organizacién.
i. ETB se abstendré de celebrar contratos con personas que se encuentren incluidas
en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional e
internacional, atendiendo lo dispuesto en la Ley 1121 de 2006 y el concepto
2011041962-001 del 26 de Julio de 2011 de la Superintendencia Financiera de
Colombia.
Articulo 15°.- PROCEDIMIENTOS
‘Los procesos de seleccién de contratistas se adelantarén, exclusivamente, a través de la
Gerencia de Abastecimiento.
Cuando se trate de la adquisicién de bienes o servicios de productos informaticos
hardware y software y siempre que tengan relacién con las plataformas informéticas de
ETB, la solicitud debe canalizarse a través de la Vicepresidencia de Informatica y/o
Infraestructura, segin corresponda,
TiTULOV
ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL
Articulo 16°.- SOLICITUD Y ANALISIS PREVIO
El facultado para contratar del érea que presente la necesidad, deberé solicitar a la
Gerencia de Abastecimiento el inicio del proceso de contratacién para la realizacién de
obras civiles y/o la adquisicién de bienes y/o servicios requeridos. Para tal efecto, la
solicitud debera contener, como minimo, la siguiente informaci
‘a. El respectivo centro de costo y cédigo del presupuesto aprobado (C.P.P);
b. El ntimero de identificacién de la necesidad conforme se encuentre dispuesto en el
Plan de Compras; MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 15
c. El andlisis y justificacién de la necesidad que ETB pretende satisfacer con la
contratacién;
d. La descripcién de la obra civil, bien y/o servicio a adquirir;
e. Cuando se trate de la contratacién de obra civil, deberd incluirse el andlisis técnico
sobre:
1. Los disefios, mapas, pianos y demas estudios técnicos que requiera la obra y su
fase de desarrollo, cuando a ello haya lugar, a juicio del solicitante.
2. La identificacién y el estado de trémite de las licencias, autorizaciones, permisos
y/o estudios requeridos.
3. Los costos asociados al cumplimiento 0 desarrollo de cada una de las anteriores
exigencias.
f. EI procedimiento de contratacién a utilizar cuando éste sea invitacién publica,
invitacién privada o seleccién directa. Cuando se trata de seleccién directa,
corresponderd al facultado presentar la justificacién respectiva.
g. En la descripcién de los bienes y/o servicios no se haré referencia a marcas 0
nombres comerciales, patentes, disefios, fabricantes, ni a ninguna descripcién que
oriente la compra a determinada marca, fabricante o tipo de producto, salvo
cuando asi lo autorice el facutado para contratar, por razones de conveniencia 0
‘cuando se trate de la adquisicién de bienes y/o servicios necesarios para mantener
U optimizar la infraestructura existente, circunstancia que se hard constar en el
documento de andlisis y justificacién de la necesidad y en el boletin de solicitud de
bienes y servicios;
Determinar la conveniencia y oportunidad de llevar a cabo la contratacién;
i. Sefialar las condiciones generales del contrato a celebrar, tales como objeto,
especificaciones 0 caracteristicas minimas del bien o servicio a contratar, plazo y
lugar de ejecucién del mismo;
La definicién de la clase y del alcance de las garantias técnicas que deben ser
exigidas en el proceso, de conformidad con a valoracién que se haga de los
rlesgos que deben ser asumidos por el contratista;
k, De ser necesario, la determinacién de las autorizaciones, permisos y licencias que
deban obtenerse internamente o ante entidades internacionales, nacionales,
departamentales, distritales 0 municipales;
IL Estudio de mercado de la obra civil, bien y/o servicio a adquirir, en los casos a que
haya lugar, con el propésito de determinar anticipadamente una aproximacién de
{os costos de la contratacién respectiva;
El valor del presupuesto asignado al proceso, tanto global como discriminado por la
naturaleza del objeto contractual y la forma de pago definida;
ni, La lista sugerida de las personas naturales 0 juridicas que pueden ser invitadas a
participar en el respectivo proceso de seleccién cuando a ello hubiere lugar.
0. Se deberd adjuntar el Formato CO02 “Boletin de Materiales”. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB. 16
Paragrafo.- Tramite de autorizacién ante la Junta Directiva. EI facultado pare
contratar deberd solicitar autorizaci6n de la Junta Directiva cuando asi sea exigido de
manera expresa en los Estatutos Sociales de la Empresa.
Articulo 17°,- REGISTRO BASE DE DATOS DE PROVEEDORES
ETB contard con una base de datos de proveedores, que seré administrada por la
Gerencia de Abastecimiento o la dependencia que haga sus veces. Para este efecto, los
proveedores deberdn diligenciar el formato definido, que se suscribiré por la persona
natural o el representante legal de la sociedad, segin el caso, cumpliendo el
procedimiento y requisitos que exija ETB para el efecto. Toda la informacién suministrada
en dicho formato debe corresponder a la que el proveedor entregue a las autoridades
tributarias y entidades financieras. Con la solicitud de registro que diligencia el proveedor
se entiende que conoce y acepta el Manual de Contratacién y las Politicas Financieras de
ETB vigentes.
Paragrafo Primero.- La Gerencia de Abastecimiento procureré mediante el disefio de
estrategias generales de abastecimiento, que ETB cuente con contratistas con
caracteristicas y costos adecuados a sus necesidades y marco de accién.
Pardgrafo Segundo.- Informacién sobre desempefio del contratista. La base de
datos de contratistas contendré la informacién relativa a los productos y servicios que esté
en capacidad de prover, asi como la informacién financiera y triputaria correspondiente.
Paragrafo Tercero.- Alimentacién de la base de datos de contratistas sobre
antecedentes de ejecucién. Seré responsabilidad de los supervisores realizar las
evaluaciones de desempefio de los contratistas a través del Sistema que para tal fin
disponga ETB, de conformidad con las normas internas que regulen la materia, y registrar
todos los documentos que se emitan en desarrollo de la ejecucién del contrato suscrito,
tales como actas de recibo, acuerdos suscritos, cuentas de cobro, informes de
supervision; también se registraré la informacién relativa a los incumplimientos en que
aquellos hayan incurrido en la celebracién 0 ejecucién de cualquier contrato celebrado con
ETB y que haya dado lugar a la aplicacién de sanciones, tales como multes o ciéusula
penal, asi como cualquier mecanismo de arreglo directo al que se acuda para compensar
su monto, indicando fecha, causa y naturaleza del evento de incumplimiento y la sancién
impuesta, asf como la forma de extinguir dicha obligacién por parte de! contratista.
Cuando se contrate una interventoria, sera obligacién del interventor realizar la evaluacién
y remitirla al Equipo de Planeacién de Compras y Gestidn de Maestros de la Gerencia de MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 7
Abastecimiento o la dependencia que haga sus veces. EI supervisor del contrato de
interventorfa vigilaré el cumplimiento de esta obligacin por parte del interventor.
Articulo 18°. BORRADORES DE TERMINOS DE REFERENCIA,
ETB a decisién del facultado del area que corresponda, podré elaborar borradores de
términos de referencia, los cuales deberén contener todos los requisites y exigencias
dispuestas en el articulo 19 del presente manual. La elaboracién y envio de estos
documentos a los interesados no constituye oferta mercantil y, por lo tanto, no obliga a
ETB a iniciar el procegimiento contractual.
Las observaciones al contenido y alcance de los borradores de términos de referencia se
deberdn presentar dentro del plazo fijado por ETB. EI Facultado responderd cada una de
las observaciones con anterioridad a la expedicién de los términos de referencia
definitivos.
Cuando se considere pertinente por parte del facultado y previo a la expedicién de los
términos de referencia definitivos, se comunicard el dia, hora y lugar en la que se podré
llevar a cabo una reunién informativa, con el objeto de precisar el contenido y alcance de
{os borradores de términos de referencia.
Articulo 19°.- TERMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia deberén ser elaborados previo el inicio de cualquier
procedimiento de contratacién y contendré, como minimo, los siguientes requisitos:
a. La descripcién del bien, obra civil o servicio que se pretenda contratar y los
elementos esenciales de! negocio;
b. La identificacién, el cronograma y los plazos de las diferentes etapas del proceso;
& Las reglas objetivas, claras y completas que goblernan la presentacién de las
ofertas, los requisitos de participacién y la garantia de seriedad de la propuesta.
. Los criterios de evaluacién que deben tenerse en cuenta para la seleccién objetiva
del contratista, as{ como las razones y causas que generan el rechazo de las
propuestas y Ia terminacién anticipada del proceso de contratacién.
. Todas las condiciones necesarias para la celebracién y ejecucién del contrato y
demés asuntos relativos al mismo, tales como el objeto, ias garantias
contractuales, el plazo, el lugar de ejecucién y las cldusulas sancionatorias.
f. La hora legal colombiana en la que deben ser presentadas las ofertas segin lo
establecido en el Cédigo de Comercio. ‘MANUAL DE CONTRATAC! 18
@- Las condiciones y plazo de la etapa de negociacién, cuando a ésta hubiere lugar.
h. La definicién de la clase y det alcance de las garantias que deben ser exigidas en el
proceso, de conformidad con fa valoracién que se haga de los riesgos que deben
ser asumidos por el contratista;
Las demés condiciones que ETB considere necesarias segiin el objeto de la
necesidad que se pretende abastecer, sea la adquisicién de un bien, la prestacién
de un servicio o la realizacién de una obra civil y el tipo de procedimiento de
contratacién que se adelante.
Pardgrafo Primero.- Factores de evaluacién. En cumplimiento del literal d) de este
articulo, en los términos de referencia se establecerén cleramente los factores de
evaluacién.
Paragrafo Segundo.- Separacién de funciones. | Facultad elaboraré las
condiciones técnicas de los términos, Las condiciones juridicas serén definidas por el
Equipo Juridico de la Secretaria General. Las condiciones financieras y econdmicas por el
Equipo de Estudios Econémicos de la Vicepresidencia Financiera.
Paragrafo Tercero.- Expedicién de adendas. La modificadén, eliminacién, adicién y
cualquier ajuste del contenido o alcance de los términos de referencia, se realizaré por el
Facultado mediante la expedicién de Adendas, numeradas consecutivamente, hasta la
firma del contrato. Dichas adendas serdn expedidas durante el proceso hasta antes de la
fecha que finalice la correspondiente etapa precontractual.
Paragrafo Cuarto,- Durante la etapa de aclaraciones a los términos de referencia, y con
el fin de precisar el alcance y contenido de dicho documento, si ETB lo considera
conveniente, se hard una reunién informativa de la que se levantard un acta que recoja lo
actuado en la reunién,
Articulo 20°.- ACOMPANAMIENTO DE EXPERTOS
Por razones de complefidad del objeto contractual y previa justificacién del Facultado,
podré preverse el acompafiamiento de expertos independientes o pares técnicos para la
elaboracién de los términos de referencia, la evaluacién técnica de las ofertas o el
asesoramiento general, en cualquier etapa o actividad del procedimiento de contratacién. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 1”
Articulo 21°.- EVALUACION DE OFERTAS
Una vez presentada la oferta o las propuestas dentro de un procedimiento de contratacién
se procederé a la evaluacién de las mismas en el plazo establecido en los términos de
referencia. El Facultado para contratar responsable del proceso, evaluard las condiciones
técnicas de los términos. Las condiciones juridicas seran evaluadas por el Equipo Juridico
de la Secretaria General y las financieras y econémicas serén evaluadas por la
Vicepresidencia Financiera.
Dentro de la etapa de evaluacién de las ofertas, ETB podré requerir a un oferente la
entrega de documentos que no hayan sido adjuntados a la oferta y que sean necesarios
ara su evaluacién Juridica, técnica y financiera,
En ningtin caso podré el proponente mejorar la oferta.
Articulo 22°.- NEGOCIACION Y CONFORMACION DINAMICA DE PROPUESTAS
I Facultado podré fijar en los términos de referencia una etapa de negociacién, en la cual
podrd hacer uso, entre otras, del sistema de conformacién dindmica,
La etapa de negociacién, se llevaré a cabo con posterioridad a la realizacién de la
evaluacién técnica, juridica y financiera de las ofertas y hasta antes de la adjudicacién,
con quienes hayan sido habilitados y deberd ser liderada por la Gerencia de
Abastecimiento. Dicha etapa se podré realizar con un Gnico proponente calificado y
habilitado,
En los procesos en que haya pluralidad de proponentes habilitados y calificados y se haya
optado par el sistema de conformacién dindmica de la oferta, ésta se realizaré de manera
presencial o por medias electrénicos. Los proponentes, en relacién con aquellos aspectos
de la oferta que incluyan variables dindmicas, presentardn una oferta inicial que podré ser
mejorada mediante la formulacién de posturas sucesivas, hasta la conformacién de su
oferta definitiva, entendiendo por definitiva la tiltima presentada para cada variable dentro
del lapso de la reunién presencial o virtual, segun sea el caso. Para todos los efectos se
tomaré como definitiva la propuesta de oferta inicial de aque! proponente que no haya
hecho uso de su derecho a presentar posturas.
El resultado de la negociacién deberé constar en acta suscrita por quienes intervengan,
Paragrafo.- Variables dinamicas. Las variables dindmicas de que trata este articulo
deberdn ser econémicas. MANUAL DE CONTRATACION DE £78
TITULO VI
MODALIDADES PARA LA SELECCION DE CONTRATISTAS
Articulo 23°.- MODALIDADES DE CONTRATACION
ETB seleccionaré a los contratistas mediante la utilizacién de las siguientes modalidades
de contratacién:
1, Seleccién Directa.
2. Invitacién Privada.
3. Invitacién Publica,
4, Seleccién Simpiificada
Pargrafo.- Cuando se trate de actos o contratos cuya cuantia supere trescientos
cuarenta salarios minimos legales mensuales vigentes (340 SMLMV) deberé someterse a la
mesa gerential pare la retionidlizaién del yasto de Uabsjo que corresponda, de
conformidad con lo establecido en el Titulo IX del presente manual.
Articulo 24°.- SELECCION DIRECTA
Es el procedimiento de contratacién mediante el cual se cursa invitacién a un Gnico
oferente para que presente propuesta a ETB, de conformidad con las exigencias,
Fequisitos y demas condiciones dispuestas en los términos de referencia.
Articulo 25°.- CAUSALES DE SELECCION DIRECTA
Se podré contratar directamente en los siguientes casos:
1. Contratacién de emergencia
2. Contratos de empréstito;
3. Contratos para el desarrollo de actividades cientificas y tecnolégicas en los
términos de la Ley 29 de 1990 y normas concordantes;
4. Los de agencia comercial;
5. Los de recaudo y cuenta corriente;
6. Contratos 0 convenios con entidades piiblicas
7. Los de proveedor exclusivo;
8. Contratos de prestacién de servicios profesionales que se celebren atendiendo las
calidades 0 condiciones especiales del contratista; MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 2
9. Contratos de ampliaci6n, actualizacién, modificacién y servicios técnicos de soporte
y mantenimiento de infraestructura o software ya instalado;
10.Contratos de adquisicién de inmuebles o cuando éstos se tomen bajo un titulo no
traslaticio de dominio;
11.Contratos de permuta de bienes muebles o inmuebles;
12.Contratos con entidades privadas sin dnimo de lucro;
13.Contratos de adquisicién de bienes o servicios a subsidiarias 0 filiales de ETB,
sociedades donde el Distrito Capital o ETB tengan participacién o Entidades del
Distrito Capital. En estos eventos los contratos se celebrarén bajo los términos,
condiciones y costos que ETB usualmente aplica a terceros no relacionados, es
decir, en condiciones de mercado, con el fin de aprovechar sinergias corporativas;
14,Contratos de central de medios para clientes de ETB.
15.Contratos de interventorfa y/o consultoria.
16.Cuando adelantado un proceso de contratacién, no se haya presentado ningdin
Proponente, o las ofertas presentadas no hayan resultado habiles, o el facultado se
abstenga de contratar en caso que el resultado del proceso no atienda los
intereses de ETB, previa presentacién que el facultado realice en la mesa gerencial
ppara la racionalizacién de! gasto que corresponda.
17.Cuando la cuantia del contrato sea igual o inferior a quinientos (500) salarios
minimos mensuales legales vigentes.
18.Los contratos, convenios y/o actos juridicos que se requleran para proveer bienes
© servicios, con el fin de satisfacer necesidades especificas de un cliente
debidamente identificado de la Vicepresidencia Empresarial y Gobierno.
Pardgrafo.- La causal del numeral 17 del presente articulo, deberé contar, como minimo,
con un estudio de mercado que garantice que se contratard directamente con el
proveedor que presente la oferta més favorable.
Articulo 26°. PROCEDIMIENTO ESPECIAL EN CASO DE CONTRATACION DE
EMERGENCIA
La celebracién de los contratos de emergencia sefialados en el numeral 19 del Articulo
25 se aplicaré cuando sobreviene un suceso imprevisible que no permita seguir los
procedimientos de seleccién previstos en el presente manual, Para tal efecto se seguiré el
siguiente procedimiento: acaecidas las circunstancias que generen una emergencia, el
Facultado para contratar deberé someter el caso a las mesa gerencial para la
racionalizacién del gasto que corresponda, que extraordinariamente se reuniré en estos
casos, con el fin de que ésta, previo andlisis del tema, emita su concepto favorable sobre
la viabilidad de acudir 2 esta figura. EI facultado debera presentar a mesa gerencial para
la racionalizacién del gasto que corresponda, el anélisis de la necesidad, las condiciones MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 2
minimas basicas requeridas y los elementos que considere sustanciales segiin el objeto a
contratar y la propuesta del contratista.
Exclusivamente en este caso se podré iniciar la ejecucién del contrato antes de que se
hayan suscrito, constituide y otorgado las garantias que amparen sus riesgos, no
obstante, el facultado para contratar remitiré al contratista una orden escrita en la que
indicaré por lo menos, el precio o la forma de determinarlo, las condiciones de pago, el
lazo, e! objeto contractual. La suscripcién del contrato y el otorgamiento de las garantias
deberd surtirse dentro de los ocho (8) dias habiles siguientes al envid del documento
referido.
Articulo 27°,- INVITACION PRIVADA
Es la modalidad de contratacién mediante la cual se cursa invitacién de forma expresa y
determinada, a un nimero plural de personas naturales o juridicas, para que, en igualdad
de condiciones presenten propuestas a ETB, de conformidad con las exigenclas, requisitos
y condiciones dispuestas en los términos de referencia.
Articulo 28°.- INVITACION PUBLICA
Es la modalidad de contratacién mediante la cual ETB invita, a través de la zona de
contratacién de la pagina web de ETB, a un nimero indeterminado de personas para que
presenten oferta, de conformidad con las exigencias, requisites y condiciones dispuestas
en los términos de referencia,
Pardgrafo.- Esta modalidad tendré lugar cuando el valor del acto o contrato a celebrar
sea igual 0 superior a cinco mil salarios minimos legales mensuales vigentes (5.000
SMLMV).
Articulo 29°.- PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA CONTRATACION
1. Publicacién de borradores de términos de referencia (cuando éstos se
hayan elaborado):
a. Si hay lugar a la elaboracién de borradores de los términos de referencia, éstos
serdn publicados en la pagina web de ETB.
b. Observaciones a los borradores de términos de referencia: Durante el
término de fijacién de los borradores en ta pagina web, los interesados podrén (MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 23
presentar observaciones al contenido y alcance de los borradores de términos de
referencia. El Facultado responder cada una de las observaciones previo a expedir
los términos de referencia definitivos.
, Reunién Informativa: Con anterioridad a le expedicién de los términos de
referencia definitivos, el Facultado comunicaré, mediante aviso, el dia, hora y lugar
en la que se podra llevar a cabo una reunién informativa con el objeto de precisar
el contenido y alcance de los borradores de términos de referencia. De todo lo
acontecido, se elaboraré un documento que contenga las observaciones
presentadas por los participantes y las respuestas que se puedan dar en la reunién
y el piazo dentro del cual se responda aquellas que requieran un tiempo superior
de analisis. Resueltas las observaciones e inquietudes de los interesados, el
facultado podra expedir los términos de referencia definitivos.
2. _ Etapa precontractual:
a, Remisi6n o publicaci6n de los términos de referencia: ETB remitiré al (Ios)
interesado(s) 0 publicaré, segtin corresponda, los términas de referencia.
b. Inquietudes y aclaraciones a los Términos de Referencia: Se estableceré el
Periodo durante el cual fos interesados podrén presentar preguntas relacionadas
con el proceso contractual y de solicitud de aclaraciones a los términos de
referencia, as{ como e! plazo en que ETB daré respuesta.
¢. Recepcién de la Propuesta(s): En el dia, hora y lugar fijados en los términos de
referencia se llevard a cabo la recepcién de la(s) propuesta(s).
d. Evaluacién de la Propuesta(s): Recibida la(s) propuesta(s), ETB efectuara la
evaluacién.
Durante este lapso se realizaré la solicitud de aciaracién, precisién subsanacién
de documentos de la propuesta o del proponente.
‘e. Negociacién: Posterior a la evaluacién de la propuesta, podra adelantarse esta
etapa de conformidad con fo establecido en el presente Manual;
f. Adjudicacién: La adjudicacién del contrato se hard teniendo en cuenta los
criterios expuestos y el plazo previsto en los términos de referencia, Quien tenga la
facultad para contratar podré abstenerse de celebrar el contrato adjudicado
cuando el resultado del proceso no atienda los intereses de ETB. La Gerencia de
Abastecimiento informaré al participante, por medio idéneo, la decisién adoptada. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 24
Para las invitaciones puiblicas esta informacién seré publicada en la pagina web de
ETB.
. Suscripcién del Contrato: £1 Adjudicatario y ETB, a través del Facultado,
deberén suscribir el contrato y cumplir los requisitos de ejecucién del mismo,
dentro de los plazos previstos en los términos de referencia o en el contrato.
Sin perjuicio de hacer efectiva fa garantia de seriedad de la oferta, si el
adjudicatario no suscribe el contrato, el Facultado podrd celebrerlo con el siguiente
oferente mejor calificado, 0 en su defecto con el que lo suceda en el orden de
calificacién correspondiente.
3. PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA LOS CONTRATOS, CONVENIOS Y/O
ACTOS JURIDICOS QUE SE REQUIERAN PARA PROVEER BIENES O
‘SERVICIOS, CON EL FIN DE SATISFACER NECESIDADES ESPECIFICAS DE
UN CLIENTE DEBIDAMENTE IDENTIFICADO DE LA VICEPRESIDENCIA
EMPRESARIAL Y GOBIERNO:
El trémite de seleccién directa de aquellos contratos descritos en el numeral 18 del articulo
25 se deberé desarrollar asi:
a. El facultado encargado de adelantar el trémite de contratacién del proveedor de
ETB, radicaré en la Gerencia de Abastecimiento o en la dependencia que haga sus
veces, la solicitud de inicio de seleccién directa, acompafiada de la justificacién y
necesidad planteada por la Vicepresidencia Empresarial y Gobierno 0 quien haga
sus veces, drea encargada de elaborar y estructurar e! negocio que vincularé a ETB
en calidad de contratista.
La Vicepresidencia Empresarial y Gobierno deberé justificar y documentar la
necesidad de la contratacién para lo cual tendré en cuenta los ingresos que traeré
Para ETB el contrato con el cliente, los costos de los bienes 0 servicios contratados
y la rentabilidad del plan de negocio para ETB.
'b. En caso que existan otros contratos en ejecucién con proveedores cuyo alcance del
objeto pueda satisfacer la necesidad de ETB, el facultado deberd justificar la
conveniencia, oportunidad y necesidad de adquirir el bien, obra o servicio
requerido a través de un nuevo contrato.
c. Antes de la adjudicacién, se podra surtir la etapa de negociacién con el oferente
habilitado, para efectos de obtener ventajas econdmicas o competitivas para ETB. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 25
d. Para la adjudicacién del proceso y la suscripcién del contrato respectivo, se deberd
contar con el contrato, convenio y/o acto juridico suscrito entre ETB y el cliente.
Los trabajadores que intervengan en Ia elaboracién de la oferta y estructuracién
del negocio que vincularé a ETB como contratista, deberén tener en cuenta para el
Proceso de contratacién de ETB como contratante, los estudios de mercado, el
modelo financiero o el tarificador que fueron soporte de aquellas ofertas, contratos
© convenios a suscribir por ETB en calidad de contratista, con el fin de garantizar la
rentabilidad de! negocio.
f. Todas las condiciones necesarias para la celebracién y ejecucién del contrato y
demés asuntos relativos al mismo, tales como garantias contractuales, cidusulas
Penales y sanciones contractuales, seran las sefialadas en el presente Manual y, en
todo caso no podran ser inferiores @ las requeridas por el cliente de ETB 0 entidad
contratante. Las anteriores condiciones contractuales se incluirén en los términos
de referencia y/o en el contrato.
Una vez se decida aceptar la oferta presentada por el proveedor seleccionado, el
facultado podra, de manera excepcional, solicitar que se dé inicio a la ejecudén
total o parcial de las actividades objeto del contrato que se suscribird, para lo cual
deberd justificar y motivar las circunstancias que obligan a dar inicio al objeto
contractual.
Lo anterior, sin perjuicio de la obligacién que persiste de suscribir el contrato en los
términos y plazos indicados en el cronograma del proceso, so pena de hacer efectiva la
Poliza de seriedad de la oferta. EI otorgamiento de las garantias, deberd realizarse por
Parte del contratista dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la suscripcién del
contrato, En todo caso, la vigencia de los amparos de las garantias, deberd iniciar desde la
fecha de suscripcién del contrato.
Articulo 30 °.- SELECCION SIMPLIFICADA
Corresponde a procesos contractuales cuya cuantia no exceda de 115 smimv y se utiliza
ara la adquisicién de bienes y servicios de carécter administrative de la empresa. En
estos casos, el contratista se seleccionaré mediante la obtencién previa de minimo tres (3)
Propuestas, en condiciones de mercado. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 26
Articulo 31°.- PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PROPUESTAS EN
DESARROLLO DEL PROCESO DE SELECCION SIMPLIFICADA.
La solicitud de propuestas se adelantaré de conformidad con el siguiente procedimiento:
a. Remisién de la solicitud. E| Facultado remitiré el documento de anilisis de
necesidad a la Gerencia de Abastecimiento, con las exigencias de que trata el
articulo 16 del presente Manual y las condiciones juridicas y financieras sefialadas
en el instructivo elaborado por las respectivas areas.
b. Solicitud de propuestas. La Gerencia de Abastecimiento realizar el trémite para
obtener las tres ofertas a través de correo electrénico institucional y la respuesta
seré emitida por el mismo medio.
c Evaluacién e Informe comparativo de las Propuestas. Recibidas las
propuestes, se procederd con la evaluacién técnica, juridica y financiera en los
Términos seffalados en el presente manual. ETB puede solicitar @ los proponentes
subsanar inconsistencias 0 errores, siempre y cuando la correccién de las
inconsistencias 0 de los errores no represente una reformulacién de la oferta. La
Gerencia de Abastecimiento enviar un informe de evaluacién al facultado.
d. Adjudicacién. E1 Facultado, mediante documento escrito, comunicaré al oferente
seleccionado la aceptacién de su oferta. En caso que no se pueda perfeccionar el
contrato con el oferente seleccionado, ETB podré aceptar la siguiente mejor oferta.
ParAgrafo Primero.- Para adelantar el procedimiento a través de seleccién simplificada,
@ juicio del facultado se podrd prescindir de la elaboracién de términos de referencia, y
bastaré con la solicitud de que trata el literal a) de este articulo. Igualmente podré
prescindir de realizar la etapa de inquietudes y aclaraciones a los Términos de Referencia,
egociacién y constitucién de la pdliza de seriedad. De considerar el facultado que se
debe proceder con alguna de estas excepciones, ello deberé ser justificado en el
documento de Andlisis de Necesidad.
Paragrafo Segundo.- Los documentos que se deban emitir en desarrollo del proceso de
seleccién simplificada, podrén ser remitidos utilizando medios electrénicos y con el
cumplimiento de los requisitos sefialados en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la
reglamenten, modifiquen o complementen. MANUAL DE CONTRATACION DE ETB 27
TiTULO VII
CELEBRACION Y EJECUCION DEL CONTRATO.
Articulo 32°.- REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION DE LOS
CONTRATOS
Todos los actos o contratos que celebre ETB deberén constar por escrito para su
erfeccionamiento y para iniciar su ejecucién, se requeriré la aprobacién de la garantia o
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