Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Modulo 1: Generalidades de la / Gestion Documental Unidad 1: ConceptualizacionCurso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generatidades de la Gestion Documental ime etc) fn esta unided se encuentran definiciones de varios términos técnicos utlzados en la normatividad y en las publicaciones sobre Gestion Documental Entender el significado de estos terminos le permite realizar una lecturae interpretacién adecuada del curs. [Ademas, concede generar un didlogo preciso cuando requiera asistencia técnica por parte del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preclado-AGN, de los Consejos Terrtoriales de Archivo, de los Archivos Generales Territoriales © del encargado de las funciones de archivo de su entidad, El primer término por definir es “Gestién Documental" como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con e objeto de facilitar su utiizacion y conservacién” (Articulo Tercero de Ia Ley 594 de 2000). © teen LL ————-- B soucons.p = |B Rena 220 oa onmrees xCurso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental ime etc) la gestidn documental abarca procesos que deben regular la planeacién, la produccién, gestién y trémite, organizacién, transferencias,disposicién de documentos, preservacién a largo plazo y valoracién en cumplimiento de ls funciones de la entidad, La importancia de gestionar los documentos radica en que éstos son la evidencia del cumplimiento de las funciones, la misién y Vision de las entidades Entendida la importancia de la Gestién Documental, es necesario conacer el concepto de “Documento de Archivo", definide como “Registro de informacion producida o recibida por una entidad publica o privada en razén de sus actividades o funciones.” cxctey ~ | Whastppine ea) B soucons.p = |B Rena 220 oaNG Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental ieee ‘Ahora, se puede observar la congruencia entre estos dos conceptos, pues los documentos que son recibidos o producidos por cualquier entidad, en ejercicio de sus funclones, deben ser administrados y conservados por la propia entidad para su uso y consulta ie arte B mtg - Fat exon B rata 220%. 08 Meare |XNG Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental ieee El concepto de “Archivo", se define como “el conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte, material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pablica 0 privada, en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimanio e informacién a fa persona o institucion que los produce y a ls cludadanos, como fuentes de la historia, Desde e! concepto dado por Antonia Heredia Herrera (Archivstica general: Teoria y préctica, 1989) puede entenderse como el ‘edifcio que acumula los documentos © como {a insttucién que ests al servicio de la gestion administrativa, fa informacidn, [a Investigacion ya cutura SS ” D iiarins-pp - Fat exon B rata 220%. 08 Meare |XCurso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental irsnene La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, en su articulo cuarto, desarrolla los prncipios generales de la funcién archvistica ast A. FINES DE LOS ARCHIVOS objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacién organizada, en tal forma que la informacién institucional sea recuperable para uso de la administracién en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archives harin suyos los fines esenciales del Estado, en particular os de servir a la comunidad y garantisar la efectividad de los princplos, derechos y deberes consagrados en la Constitucién y los de faciltar la participacién de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términes previstos por la ley, Sen ete eset B, IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los archivos son importantes para la administracion y la cultura, porque los documentos que los conforman son Imprescindibles para la toma de decisiones bbasadas en antecedentes, Pasada su vigenca, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional cen B meted 205.08C. INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD Los documentos institucionalizan las decisions administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestiGn administrativa, econdmica, politica y cultural del Estado y la administracién de Justicia; son testimonio de los hechos y de las, cobras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centras de infotmacién institucional contribuyen @ la eficacia, eiciencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudacano, Médulo 1: Generatidades de la Gestion Documental NG Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental ; D. RESPONSABILIDAD. Los servidores publicos son responsables de la forganizacién, conservacién, uso y manejo de los documentos, los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. cen B meted 205.08NG Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental E, DIRECCION Y COORDINACION DE LA FUNCION ARCHIVISTICA Direccidn y coordinacion de la funcién archivisica. € Archivo General de la Nacion es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcién archivstca para coadyuvar a la eficlencia de la gestién de! Estado y salvaguardar el patrimonio documenta como parte integral dela riqueza cultural de Ia Nacién, cuya proteccisn es obligacién de! Estado, segin lo clspone el titulo | de los princpios fundamentales de la Constitucién Politica, Médulo 1: Generatidades de la Gestion Documental F, ADMINISTRACION Y ACCESO Fs una obligacién del Estado Ia administracion de los archivos publicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismas, salvo las excepciones. que establezca la ley cen B meted 205.08Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental ime etc) G. RACIONALIDAD Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracién piblica y como agentes dinamizadores de la accién estatal. Asi mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquell, |. FUNCION DE LOS ARCHIVOS Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcién probatoria, garantizadora y perpetuadors, . INTERPRETACION Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretardn de conformidad con la Constitucién Poltica y los tratados 0 convenias internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. H. MODERNIZACION £1 Estado propugnars por el fortalecimiento de la Infraestructura y la organizacion de sus sistemas de informacién, estableciendo programas eficientes y actualizadas de administracién de documentos y archives J, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden ala naturaleza de la administracién piblica y alos fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra préctica sustitutiva,Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental ieee tras conceptos que son importantes conacer y que estan relacionados son: “Ciclo vital de los documentos: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccién o recepcién, hasta su disposicién final, GID corte vernon ARCHIVO DE GESTIONCurso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Las caracteristicas de los archivos enmarcados en el ciclo vital de los documentos son: ARCHIVOS DE GESTIONCurso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental CBee tea vr “prchvo Total: Concepto que hace referencia al proceso integra! does documentos on suelo vita” rate) eae B reiiea20Curso virtual: Fundamentos de la Gestion Documental Médulo 1: Generalidades de la Gestién Documental CBee tea vr “prchvo Total: Concepto que hace referencia al proceso integra! does documentos on suelo vita” rate) eae B reiiea20