7 HOGS. PAS Cy Administraci6n Profesional de Proyectos LAGuiA PeGerente de divisién: Leonardo Newball Gonzalez Gerente de producto" Ricardo del Bosque Alayon ‘Supervisor de produccion' Zefenno Gareia Garcia ADMINISTRACION PROFESIONAL DE PROYECTOS La Guia fm McGraw-Hill tri] im Interamericana Derechos Reservados © 2002, por Juan Yamal Chamoun Nicolas: Quedan ngurosamente prohibidas, sin la autorzacion del titular de! “Copynght", bajo las sanciones establecidas en las leyes, ja reproduccion total o parcial de esta obra por cualquier metodo 0 procedimiento, comprendidos la reprografia y el tratamiento informatico, y la distripucion de ejemplares de ella mediante alquiler o prestamo puiblicos Maquilado por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S A DE CV A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc Cedro Num 512, Col Atlampa Delegacion Cuauhtemoc 06450 Mexico, D F Miembro de la Camara Nacional de la Industna Editorial Mexicana, Reg Nom 736 ISBN’ 970-10-4833-4 ISBN antenor 970-93408-0-8 Para enwar un correo electronico diyase a la pagina en internet www escala com mx Disefio de portada Mauro Machuca Nota respecto al permiso del PMI (Project Management Institute, Inc ) La marca “PMBOK"® esta registrada por el Project Management Institute, Inc , en Ios Estados Unidos de Norte America y/o otras naciones The trademark “PMBOK@ is a registered mark of the Project Management Institute, Inc , in the United States and/or other nations Project Management Institute, A Guide to the Proyect Management Body of Knowledge (PMBOK®Guide) - 2000 Edition, Project Management Institute, Inc , 2000 All nghts reserved conennesie 234567890 09876532104 Seimei oe eon Impreso en Mexico Printed in Mexico Soe mea coonAdministracion Profesional de Proyectos LAGUIA Yamal Chamoun Presidente ESCALA a MEXICO » BOGOTA - BUENOS AIRES * CARACAS + GUATEMALA « LISBOA MADRID » NUEVA YORK + SAN JUAN - SANTIAGO AUCKLAND * LONDRES. + MILAN * MONTREAL * NUEVA DELHI SAN FRANCISCO + SINGAPUR * ST LOUIS * SIDNEY » TORONTOPet ce eae aa [UL ea aan eT CrriLry [4a ‘Objetivos generales _ 27 42 ‘Que es un proyecto? 27 13 _Definicién del éato en proyectos bajo el Método Escala" 28 4 Partcipantes clave en proyectos _ 128 ‘Cinco pracesos en el desarrollo de proyectos _ 31 Nueve dreas por considerar en la Administracién Profesional de Proyectos (APP"*) 1 3 Fases en todo proyecto 36 Influencia en proyectos del ipo de organmzacién de la empresa 137 | “__capp'®) ential Definicién de la Admanistracién Profesional de Proyectos 1.9 I Conocmeentos ~ el saber 19 2 Habiiidades - el saber hacer - poder 1.9 3 Técnicas y herramientas - apoyos, métodos, tena “Mapas Mentales 1 44 45 eee TIntroducaén al Caso _ rganigrama de umentar las expectativas de les involucrados? 58] a) [Charter - Caso. "Involucrades y expectobvas - Caso Prdctice poco comtn ~ Charter — ; El ‘Charter nos sirve para enfocar'| los esfuerzos del {equipo - “[Beneficos del Charter {Restnicciones y supuestos, cpara qué nos sirven? _ * cQuien prepara y quién autoriza el Chi Que pasa si las expectat an? eas finales sobre.el Charterwl fuse eed SUR eed _-3.1__| Obyetivos generales 32 Introduccion z 33 3 Herraments_— Plan del Proyecto 73 ‘Spyetwos dela Adruristracdn del Alcence 74 Declaracién dei Alcance: 75 3 Herramienta - Declaraaén del Alcancs 76. Entregables dela APP™ 76 _|'Mapa Mental de ia Declaracion del Aleancs ~ Caso 77 Ciclo de vida 7 Entregables por fases 78 Declaracién del Alcance ~ Caso 78 Capacidad de ahorro 83 Ingenieria de Valor. B4 WBS ~ Work Breakdown Structure 86. ‘3 Herramienta — WBS ‘87 “WBS = Caso 8B Relacién entre Charter, Declaracién del Aleance y WBS Erachee comin = Declaranon del Alcance y WES s dela Administracién de los Recursos Humanos 92. <352 | Perfil y responsabili ‘2 Herramienta — Diagrarie Organizacional ides del Patrocinador y del Gerente 93 “| Diagrama Organizacional — Case Matriz de Roles y Funciones ‘2 Herramienta ~ Matriz de Roles y Funeiones. Matrz de Roles y Funciones de la APP'* — Caso Obyetivos de la Admuntstracién de la Comunicacrén © Herramenta ~ Matz de Comunicacién Matz de Comunrcacién ~ Caso [> Herramienta ~ Calendano de Eventos 365 ‘Calendario de Eventos ~ Caso 366 2 Herramienta ~ Estatus Semanal 367 Estatus Semaral - Caso ‘2 Herramienta — Reporte Mensual Roa eave ee (neers idelTiem Obyetvos dela Admunstsen dal Tiempo Definiciones = Programa del Proye: ‘3 _Herramenta - Programa del Proyecto Nivelacién de recursos WBS, SES y CBS ;__| Consideraciones Programa del Proyecto ~ Caso Fast Track ~ programa en el que se traslapan disefo, -concursos_¢ implementacién ‘Implicaciones del esquema Fast Track{indice | vu 381 3s de la Agmunsstracién del Casto 118 jaz CBS ~ Estructura de Costos - catalogo de cuentas __cpordinado con el WES 118 3839 Herramenta - Estimados de Costos - 118 3.84 Estmados de Costos - Caso 119 3.8.5 Elaboracion del Estado de Costos [120 3.86 Andlisis de Preco Unitano 120. 3.87 Fuentes de informaci6n para estmar costos _ 121 388 Evalusoén de cnstos relevantes _ 121 3.89 Tipos de Estimados de Costos 122 3.8 10 Imprevistos y Contingencias _ 422 3.8 11 Estimado de Costos y Presupuesto Base 423 3812 _Diferencaa entre Presupvesto y Estado de Costos 423. 3.813 > Herramventa ~ Presupwesto Base — (Baseline Budget) [124 ‘38.14 Presupuesto Base - (Basele Budget) - Caso . 124. 3815 > Herramenta ~ Programa de Erogacones 126 38.16 Programa de Erogaciones 126 391 Objetivas de la Admmstracién de la Calidad 39.2 Grado de Calidad 3.93 Responsabiiidad sobre la calidad 128 394 ‘La Admunistracién Moderna de la Calidad y la APE 129 395 Modelo de Madurez de Calidad 130 396 Herramienta - Mapa de Riesgos_ _ Mapa de Riesgos - Caso 135 Posibles respuestas a los nesges 136, > Herramenta - Matriz de Administracion de Ries 311.1 Objetvos de la Adrmnistracion de los Abastecimientos. 138 3-11 2 Factores por considerar al pianear los entos| 138 | 3.11 2 1 Numero de contratos _ 138 3.11 22 Tipo de contrato 139 3.1123 Forma de pago 140 3113 Esquemas de Contrataciin iat ‘3 11 3 1 Proveedor General - Contrato a Precio Alzado 141 3.11 3.2 Proveedor General - Contrato por | Administracén 141 311.3 3 Disefio-Implementacién “Lave en Mano” - Precio Alzado 142 3.11.3 4 Admmistracén Directa de Vanos Proveedores, 142 3 11.3 5 Relacién contractual Agente y Vendedor 143 3114 2 Herrarmenta ~ Matra de Abastecmnientos, 144 3115 Matnz de Abasteamientos - Caso 145 311.6 Matnz de Roles y Funcones — Equipo Externo — Caso 146vit | indice |_| Objebvos de la Administracién de 47 istema de Control de Cambios 147 __| Practica comin ~ Cambios: TTT 18 Diagrama de flujo del Sistema de Control de Cambios. 148, TD Herramenta - Sistema de Control de Cambios 149 | Soltctud de Cambio - Caso 149 Relacén de Cambios - Caso 150 _[ 2 Herramienta - Lecciones Aprendidas 154 7 Leccones Aprendidas - Caso 152 | Resumen de pasos recomendados para desarroflar el | | Plan del Proyecto _ ee 8B 312101 Desa run Plan del Proyecto prelminar 153 312 102 Revisar el Pian con los expertos e 15. = ~inwalucrados prinapales._ 153, 342 10 3 Presentar el Plan del Proyecto para robaCIon Introduccién 43 Herramientas del Plan del Proyecto que epoyan la _ _Byecucion _ 160 44 Herramientas adicionales para faciitar la Eyecucion 162 i :Equipos; { cat cone * 45 | Distnbuclon dele Informacion’ 162 451 Responsabilidad del equipo durante la Ejecuaén 163 — Herramientas para mtegrar equipos y mejorar la comumcaaén | tg 4521 Confirmar el grade de compromise de cada | _ miembro del equipo 164 ~ £5.22 Establecer as reglas de jueao del equipo 164 4523 Acordar la forma de dar y recibir __—”_retroalimentacién _ 164 4524 Adoptar guiasy sécnicas que ayuden al equipo ______ para resolver los problemas sin desgaste 164 25 Establecer quias para el manejo de juntas 165 _ 2.6 Crear un listado de puntos por resolver 165 46 in i6é —4! 166 a. TAdministcacton cursas pC otizaciones’ [aes * 471 _ | Objetivos al concursar y cotzar los trabajos 166 47 Practica comun al concursar | 167) 47 Proceso para concursar los trabajos 168 47 Pilego de Requisites ~ Paquete de Concurso 170 475 _ “Tipo de contrato segin el tipo de servicio 171 476 Contrato para Servicios Profesionales: TL 477 weedor o Contratista General 172 _ 478 175 479 etd 4711 4712CeCe RS ene Puke oa Bata eas | SL _ Objetwos generaies - 52 ~~~ Introduccion ; 53 Herramientas del Pian del Proyecto que REE a Programa Base Autonzado ~Consideraciones para actualizar el Programa del Proyecto Ciclo de Control del Programa del Proyecto 73 Reporte de Val 3 Herrami _-Obyetves: oenerales, Intraduccién Herramientas del Plan del Pro ‘Tabla comparativa entre la Administracion Profesional de Proyectos y la Admunistracién Tradicional indice 1x | indice eee mandaciones para Aplicar el Método Escal 229 Recomendaciones para aplicar esta Guia en proyectos de ______ diferentes grados de complendad 229 Resumen de 23 pasos recomendados 230 Tabla de aplicacién del Metodo Escala"* segiin la ____complendad del proyecto 232 Anexo 3 Dragramas de Referencia Répida 233 Arex) 3 Sistemas de Informacion para la APP™ 235 Suites Programas disefiados para trabajar en conjunto:con toda ta informaciin requenida para adrunustrar el proyecto La _mayoria esté enfocada al Area de Integracén 235 Software para la Admsnistracién del Alcance 236 Software para usos multiples: Estos programas son Cities para desarrollar muchas de las herramentas de diferentes dreas 0s ‘Software para la Admmnistracion del Tiempo. ‘Software para la Admmistracién del Costo ‘Software para la Admmnistracién de los Recursos Humanos. ___ ‘Software para la Administracion de fa Comunicacion _ Software para PDA (asistentes diaitales portétiles) ~ Software para la Administracién del Feesgo Anexo 4 Acerca de Escala: “Glosano de Términos Bibliografia Utilizada y Bibliografia Recomendada indDedicatoria y Agradecimientos | 11 Dedicatoria Dedico esta libro a mi amada esposa Lara y a Jan, mi pnmer hyo. Agradecimientos Deseo agradecer con todo carifio a mi padre que me dio la educacién y fomenté, con su ejemplo, los principios y valores que me ngen A mi madre, en su memona, le agradezco infinitamente su confianza, su espintu emprendedor y positivo, y su amor incondicional, ya que sin su ejemplo no seria ni una pequefia parte de lo que ahora soy Asimismo doy gracias a mis hermanos, Soraya y Habib que siempre me han demostrado todo su apoyo y carifio Agradezco a mi esposa Lara por su amor, paciencia y apoyo, por el tiempo dedicado a esta obra Quiero reconocer las expenencias positivas que he capitalizado al partiapar en la organizacin del capitulo Monterrey, México del Project Management Institute, asi como en los eventos, cursos y conferencias donde convivi con muchos colegas de quienes he aprendido mucho. Mi gratitud para el equipo de Escala que me ha permitido crecer profesionalmente a través de los afios A los clientes y proveedores, de los cuales he aprendido mucho. A todos los participantes de los cursos, que generosamente me han ofrecido sus experiencias y puntos de vista, y me han posibilitado visualizar, en un cantexto mas amplio, el desarrollo de la profesién A Escala Administracién de Proyectos, que me ha permitido disefiar y aplicar esta metodologia en la operacién diana y a la vez compartir mi experiencia mediante Escala Educacién Continua, facilitando el balance entre las ideas y la practica lo que me ha permitido lograr una experiencia enriquecedora, completa y profunda.Dedicatoria y Agradecimientos | 11 Dedicatoria Dedico esta libro a mi amada esposa Lara y a Jan, mi pnmer hyo. Agradecimientos Deseo agradecer con todo carifio a mi padre que me dio la educacién y fomenté, con su ejemplo, los principios y valores que me ngen A mi madre, en su memona, le agradezco infinitamente su confianza, su espintu emprendedor y positivo, y su amor incondicional, ya que sin su ejemplo no seria ni una pequefia parte de lo que ahora soy Asimismo doy gracias a mis hermanos, Soraya y Habib que siempre me han demostrado todo su apoyo y carifio Agradezco a mi esposa Lara por su amor, paciencia y apoyo, por el tiempo dedicado a esta obra Quiero reconocer las expenencias positivas que he capitalizado al partiapar en la organizacin del capitulo Monterrey, México del Project Management Institute, asi como en los eventos, cursos y conferencias donde convivi con muchos colegas de quienes he aprendido mucho. Mi gratitud para el equipo de Escala que me ha permitido crecer profesionalmente a través de los afios A los clientes y proveedores, de los cuales he aprendido mucho. A todos los participantes de los cursos, que generosamente me han ofrecido sus experiencias y puntos de vista, y me han posibilitado visualizar, en un cantexto mas amplio, el desarrollo de la profesién A Escala Administracién de Proyectos, que me ha permitido disefiar y aplicar esta metodologia en la operacién diana y a la vez compartir mi experiencia mediante Escala Educacién Continua, facilitando el balance entre las ideas y la practica lo que me ha permitido lograr una experiencia enriquecedora, completa y profunda.Acerca del Autor Yamal Chamoun, Ingeniero Civil egresado del Instituto Tecnolégico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) con Premio al Saber y maestria en Ingenieria de Construccién y Administracién de Proyectos de la Universidad de Texas en Austin Ha implementado la Administracién Profesional de Proyectos en mas de 275 prayectos en los campos Industrial e Ingenteria-Construccién. Cuenta con mas de 22 afios de experiencia, siete en los Estados Unidos de Norte América, como administrador de proyectos, asesor y ejecutivo en el ramo. Fundador y presidente del capitulo Monterrey, México del Project Management Institute (PMI), de 1997 al 2001 Esté certificado como Profesional en la Admmistracién de Proyectos (PMP). Ha disefiado e impartido diplomados, cursos, seminarios y conferencias en Administracian de Proyectos a empresas, organizaciones gubernamentales, y universidades Creador del Método Escala", En 1990 funds la empresa ESCALA, especigiizada en la Administracién Profesional de Proyectos (APP""), de la que actualmente es presidente Acerca del Autor 13Prefacio En todas las culturas a lo largo de la historia, los proyectos han tenido una singular importancia, como prueba de esto, existen ejemplos tales como las prémides de México y Egipto, los grandes canales de! Suez, Panama y Mosci, y los proyectos de colaboracién congunta internacional para la exploracién del espacio Los métodos empleados para planear y eyecutar éstos y muchos otros proyectos en el correr de los siglos han sido por demas diversos. Sin embargo, no fue sino hasta los ditimos 50 afios, desde la Segunda Guerra Mundial, que se han desarrollado los conceptos modernos y sistematicos de la Administracién de Proyectos, asi como los métodos, sisternas y herramientas. Y hace apenas diez afios que éstos empezaron a difundirse rapidamente en todas las areas 0 industrias, aprovechando al maximo el Internet y la Red Mundial Por ejemplo, la membresia en el Project Management Institute ha aumentado de 8,500 en 1990 a mas de 100,000 en el 2003 con capitulos en 39 palses y miembros residentes de 125 naciones. El desarrollo de la Administracién Profesional de Proyectos ‘como una profesién recibié el impulso inicial de dos industnas pnnaipalmente: la industria milttar-aeroespacial y la industria de arquitectura-ingenieria-construccién. Hoy en dia, los modernos conceptos de la Administracién de Proyectos se emplean ampliamente en todo tipo de industria, negocio, empresa e institucién gubernamental, en todo el mundo. Este libro, La Gufa para la Administracién Profesional de Proyectos, reine un conjunto completo, actualizade y practico de los métodos, procedimientos, sistemas y herramientas necesarios para iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar proyectos. St bien el libro se enfoca en proyectos para disefiar, procurar, construir y comisionar instalaciones fisicas nuevas 0 modificadas, los conceptos, sistemas y herramientas que se descniben se pueden aplicar a una gran diversidad de tpos y catagorias de proyectos. Aunque existe un extenso acervo de la literatura sobre la Administracién Profesional de Proyectos compuesto de numerosos libros acerca del disefio, construccién y comisién de instalaciones fisicas nuevas, este libro es una contribucién importante y Unica a la hteratura sobre la aplicacién préctica de los métodos madernos de la administracién para tales proyectos. La Gula para la Admunustracién Profesional de Proyectos es una obra importante y Unica por varias razones, ademas de ser uno de los pocos libros actuales sobre esta disciplina escrito en espajiol, las practicas que presenta estan basadas en su aplicacién exitosa a cientos de proyectos. Espero que en el futuro cercano sea publicado en inglés también, ya que serd de igual importancia para los practicantes de habla inglesa_ El libro est escrito en un estilo practico, de fécil lectura, y con una gran cantidad de grdficos, ejemplos, herramientas, casos de estudio y preguntas de repaso que resultan de gran utilidad. Prefacio 1516 | Prefacio Esta obra servird de guia directa y practica para los directores de empresas, propietarios y desarrolladores de proyectos, gerentes de proyectos con experiencia, especialistas en la planeacién y soporte de proyectos, consultores de la administracién de ta construccién, ingenieros, y todos aquellos que deseen ingresar y crecer en el campo de la Administracién de Proyectos Esta gufa también es un recurso valioso para profesores y alumnos de universidades de Ingenieria y Admunistracién de Empresas, que estén involucrados en cursos sobre Admuinistracién Profesional de Proyectos. Es ideal para el autodidacta, en serninarios para equipos de proyectos y para las aulas universitarias Los conceptos que se describen e ilustran con tanta claridad en este libro representan las mejores practicas desarrolladas a la fecha Las 36 herramientas que se explican a detalle son muy Utles y probadas en la practica. La herramienta de "Mapa Mental”, en particular, es una forma altamente efectiva para asegurar que se obtendrén los mejores resultados, en el menor tempo posible y con el menor gasto de recursos ‘Yamal Chamoun es reconocido internacionalmente como una autondad, practicante, asesor y maestro en la matena. Desde 1990, afio en que fundé Escala, despacho de consultorfa para la Administracién Profesional de Proyectos, el Sr. Chamoun y su equipo de profesionales han desarrollado y afinado los conceptos que se presentan en este libro aplicandolos en més de 275 proyectos Ademdas, Yamal Chamoun ha capacitado a miles de ingenieros y otros especialistas en la comprensién y aplicacién del Método Escala", que es la base de esta obra El libro refleya esta amplia experiencia tanto en el campo como en el aula de seminarios Firmemente recomiendo La Gula para la Administracién Profesional de Proyectos a cualquier persona involucrada en la aplicacién, ensefianza o aprendizaje de la Admunistracién Profesional de Proyectos Russell D. Archibald Junie, 2003Russell D Archibald, Ingeniero Mecdnica con maestria en Ingenieria, ha prestado servicios de consultoria en el campo de la Administracién Profesional de Proyectos a empresas, organiaciones gubernamentales y bancos internacionales de desarrollo en 14 paises, en 4 continentes. Cuenta con mas de 50 afios de experiencia como ingeniero, ejecutivo y asesor en los campos militar-aeroespacial, ingenteria-construccién, automotnz, de manufactura, y de telecomunicaciones. Es el autor de Managing High-Technology Programs and Projects (Administracién de Programas y Proyectos de Alta Tecnologia), Wiley NY 2003, publicado ademas en japonés, italiano y ruso. Esté certificado como Profesional en la Administracion Proyectos (PMP), es miembro (Fellow), del Project Management Institute y miembro (Fellow) de fa Asociacién de la Administracién de Proyectos (APM) miembro Briténico de la Asociacién Internacional de la Administracién de Proyectos (IAPM) y su flombre aparece en el Who's Who in the World (Quién es Quien en el Mundo) Prefacio | 17Introducciéi El porqué del Iibro.- En nuestro entorne es poco comin concebir proyectos terminados a tempo, dentro de presupuesto y con la calidad esperada, por lo general cumplimos uno o dos de estos requerimientos pero con mucho desgaste Actualmente, para considerar exitoso un proyecto necesitamos cumplir y superar las expectativas de nuestros clientes, lo cual implica concluir en el tiempo establecido, dentro de presupuesto, de acuerdo con los requerimientos de calidad estipulados y desarroliando relaciones a largo plazo con nuestros proveedores y demas integrantes del equipo La administracién empirica, intuitiva y tradicional no provee las bases necesarias para cumplir con éxito ese objetivo y debemos recurnr a procedimientos, técnicas y herramientas mas efectivas que logren hacer predecibles los resultados en nuestros proyectos. En esta obra presentamos el Método Escala", un esquema practico y probado en mas de 275 proyectos, encauzado a tratar eficientemente la administracién de nuestros proyectos En nuestra educacién formal se dio mas importancia a los aspectos técnicos y se ded el desarrollo de conocimientos y habilidades de Administraci6n de Proyectos a la escuela de la vida Este ha resultado en profestonistas que visualizan parcialmente su funcién de balancear el alcance del proyecto con el presupuesto, el tempo, la calidad, y el mesgo, con el objetivo de cumplir las expectativas de sus chentes: Es comtn encontrar gerentes con conocimientos técnicos, pero cuando requerimos que sepan planear, controlar, liderar, negociar, comunicar, resolver problemas, y hacer que las cosas sucedan, son pocos los candidatos que cubren este perfil Esto ha generado una gran oportunidad para desarrollar las habilidades y conocimientos de nuestros profesionistas en las areas de la Administracién de Proyectos Muchos de ellos colaborarén en una sene de proyectos en su vida profesional, ya sea al desarrollar un nuevo producto, una campafia publicitaria, construir edificios 0 infraestructura, implementar un sistema de calidad, instalar una nueva linea de produceién, etc., pues la Admunistracién de Proyectos compete a todo tipo de industrias La obra que presentamos tiene varias intenciones, una de ellas es servir como una gula aplicable a la gran mayoria de proyectos que lleva a la practica los principios cientificos de la Administracién de Proyectos de nuestro tiempo Ademds, intentamos cooperar con el mundo académico, pues actualmente las universidades vanguardistas incorporan en su curricula la Administracién de Proyectos, tanto en las licenciaturas come en las maestrias y doctorados. La tendencia mundial es administrar profesionalmente los proyectos. Introduccién 1920 | Introduccion La administracion de proyectos formal a final de cuentas resulta menos costosa que fa tradrcional Cambio de Cultura Cada vez hay més personas que reconocen a Ja Adminstracién de Proyectos como profesién Hasta el 2003, PMI tiene més de 100,000 miembros en 125 paises y cuenta con 46,000 personas certificadas como PMP www prm org Cuando tratamos el tema de la Administracién Profesional de Proyectos (APP), en nuestro quehacer, en ocasiones resulta dificil comprender el porqué de un enfoque profesional en relacién con la practica comin, de manejar proyectos informalmente y surge la pregunta esi he manejado proyectos toda mi vida, para qué utilizar procedimientos y procesos que sélo originan més papeleo y burocracia a nuestra operacién, si de todos modos los proyectos se terminan, como hasta ahora? Al revisar el material expuesto, concluiremos que es més efectivo administrar nuestros proyectos con orden y rendicién de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, sin una entidad que responda por todos los aspectos que conciernen ai proyecto Veremos que es mas burocratico contar con encargados sin autoridad, decidir verbalmente sin documentar y luego participar en juntas de ultima hora para justificar inoportunamente las acciones Otra consecuencia del enfoque informal es que se desarrolla a destiempo el alcance del proyecto, generando retrabajos, costos innecesanos y entregas tardias, entre otras Actualmente el entorno ha cambiado, asf como los requenmientos y criterios para considerar exitoso un proyecto y esto implica un ‘cambio cultural, El propésite de este libro es hacer accesible una metodologia préctica para el manejo ordenado de nuestros proyectos y asi Promover el cambio de cultura requerido para lograr mejores resultados al crear, planear y ejecutar proyectos Soporte del Método Escala""_- PMI.- Ei Método Escala" que se presenta enseguida sigue los lineamientos y guias del Project Management Institute (PMI). El Institute es una asociacién sin fines de lucro y que lidera mundialmente en el campo de la Administracién de Proyectos. El PMI se fundé en 1969, sus oficinas centrales se encuentran en Filadelfia, Pennsylvania, y cuenta con capitulos en muchos paises del mundo. E! capitulo Monterrey, México, del PME fue fundado y presidido por el autor de 1997 al 2001. Esta asociactén ha generado esténdares para la Administracién de Proyectos como el PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge), que es una guia de conocimientos y técnicas profesionales para la Administracién de Proyectos, aplicable a la mayoria de ellos El PMBOK® Guide entre otras cosas, sirve como base para el desarrollo de programas educacionales en el tema. El Método Escala"® sigue la estructura de principios de! PMBOK® Guide, los cuales lleva a la practica desarrollando su propia metodologia. Asimismo, el PMI ha desarrollado un programa de certificaciones para acreditar los conoermientos y habilidades de los profesionistas interesados en la Administracién de Proyectos. A este programa se le denomina PMP (Project Management Professional), Para mayor informacién consulte la siguiente direccién en Internet www pmi orgIntroduccion | 21 Escala.- Es una empresa dedicada desde 1990 a solucionar las necesidades de Administracién Profesional de Proyectos de sus chentes, representando su interés Con amplta experiencia en la aplicacién de la Admmistracién de Proyectos, asf como en el disefio @ Imparticién de numerosos programas de capacitacién relacionados con el tema En el Anexo 4 se incluye una breve resefia de Escal su enfoque y sus resultados, aplicando esta metodologia, Para mayor informacién consulte la siguiente direccién en Internet” ‘www escala.com mx Beneficios que ofrece el Iibro.- La Guia provee una metodologia sistematica que puede ser adaptada a muchos tipos de proyectos Fue disefiada para utilizarse por personas, empresas, corporativos, estudiantes y maestros de universidades y escuelas de graduados. A log individues les seré Git! para lograr un marco ordenado en el manejo de sus proyectos tanto profesionales como personales A las empresas y corporativos les servird para establecer e implementar estandares que permitan planear y controlar efectivamente sus proyectos en toda la organizacién. Asi lograran una cultura de proyectos con un léxico comin al aplicar uniformemente los mismos principios basicos y adaptar las herramientas segun la compleyidad de cada proyecto Para el mundo universitanio y académico provee el conocimiento que incluye los fundamentos requendos por jas empresas: pitblicas Y privadas para administrar profesionalmente sus proyectos A diferencia de ia mayorfa de obras existentes que Unicamente presentan una estructura temética, sin explicar cémo implementar los conceptos, este libro guia el desarrollo préctico de cada una de las fases del proyecto, en una secuencia légica y utilizando las herramientas adecuadas, Con la ayuda de un caso practico, esta obra lleva Jos conceptos del terreno de las ideas al de Jas accrones. En esta obra, se vierten 22 afios de experrencia del autor, asi como la expenencia acumulada de mas de 70 colaboradores que aplican el Método Escala"* en su quehacer diario, Asimismno, se agregan las experiencias, ideas y conceptos de mas de 1,000 partiapantes en cursos de Administracién de Proyectos, durante los ultimos sers afios Para ios lectores que ya poseen amplia experiencia, provee el marco de referencia para profundizar en las areas de mayor interés y desarrollar técnicas y herramientas més detalladas, mvitandolos a crear su propia metodologia. Para lectores de recente interés en el tema, explica cada herramrenta con detalle sintetzando, y demostrando su valor A quien esté dingida Disefiado para utitzarse en hicenciaturas y maestrias Leva fos conceptos de! terreno de las ideas al de las acciones Como le servird a} lector22 | Introduccién Recomendaciones para la aphicacién de La Guia Qué beneficios aporta Integracién y orden Potenciar ef interés de administrar profesionafmente los proyectos El lector puede iniciar con las que considere mas relevantes @ su practica y de acuerdo con la compleyidad de sus proyectos, En esta obra presentamos 36 herramientas y recomendamos comenzar con la apheacién de tres o cuatro, hasta dominarlas y juego continuar con el resto, si lo considera adecuado_En el Anexo 1 incluimos un resumen con las recomendaciones para aplicar esta Guia en proyectos de diferentes niveles de compleyidad. Coneluiremos que el maneyar nuestros proyectos con un enfoque profesional y practico como el que incluye este libro, permite predecir los resultados a través de monitorear integralmente todos fos factores que afectan a un proyecto, ejerciendo soluciones @ tiempo y comprometiendo al equipo en un esquema de orden Los beneficios de este enfoque son mejor cumplimiento de expectativas, buenas relaciones en el largo plazo con invoiucrados, informacién oportuna y veraz, estandarizacién de procedimientos, capitalizacion de aprendizajes, Mmejoras en la calidad, menor burocracia, menor tiempo de respuesta, menor tempo de inducci6n a nuevos miembros del equipo, ahorros en costo, entre muchos otros La Guia integra conceptos, técnicas y herramrentas posiblemente conecidas ya por el lector, y al combinarlas proporciona una estructura ordenada e integra donde cada preza del rompecabezas se embona y adquiere sentido La metodologia expuesta no tiene la intencién de desarrollar los temas con detalle, mas bien los presenta en el contexto exponiendo un orden, pues cada uno de ellos es muy extenso y profundo Nuestra obra pretende potenciar el interés de administrar nuestros proyectos con un enfoque preventivo y estandarwzado. A lo largo de ésta comprobaremos que ahora contamos con estrategias accesibles y practicas pata capitalizar los beneficios de la ‘Admunistracién Profesional de Proyectos y concluiremos que no tiene sentido el manejarios improvisadamente. Estructura del libro.- Presentamos La Guia segin desarrollamos ta mayorla de los proyectos, incluyendo las procesos que utilizamos desde el inicio hasta el cierre de los mismos Para fecilitar la aplicacién, introducimos un caso de estudio que desarrollamos a través de los capitulos, ejemplificando las técnicas y herramientas utilizadas Cada una de las 36 herramientas Consideradas incluye su descripcién, respondiendo a las siguientes preguntas * ¢Para qué surve?, + cQué incluye?, * eCémo desarrollarla?, « eCudndo utilizarla?Introduccién | 23 A lo largo del libro presentamos sugerencias, notas y recomendaciones provententes de la experiencia colectiva de Escala y del autor, con el fin de apoyar el aprendizaje y la aplicacién por parte del lector En cada uno de los capitulos incluimos objetivos, conceptos, practica comin, descripaién de herramientas, y ejemplos resueltos del caso de estudio, asi como referencias cruzadas para facilitar su entendimiento. Ademas, al final de cada capitulo presentamos un resumen y preguntas que el lector seré capaz de responder. La Gufa presenta una gran Filosofia y técnica ganar/ganar. = Negociacién de objetvos de tiempo, costo yalcance * Negociacién de términos y condiciones contractuales * Negocaciin de asignacién de recursos * Definicién del problema al wentificar y Solucionar les causas principales ms que | por enyucrar fos sintomas. ol + Toma de deasiones * Venta de ideas * Entendimrento de estructuras formales e informales poder en su sentido positivo __|Introduccién a ta APP | at Liderazgo Es dificil concebir al Gerente del Proyecto sin liderazgo El Gerente debera actuar como director de orquesta, asegurando que todos los miisicos estén a tono entre ellos y cuenten con la misma partitura, integrando y confirmando la visién que autoniza el Patrocinador, coordinando en equipo el desarrollo del plan a seguir, dingiendo al equipo bajo un esquema de orden, valores, respeto y sobre todo conviccién y entrega, que lo motive y Io inspire En una reunién para tratar el presupuesto, es comin que algdn integrante de! equipo traiga a colacién otro tema o mquietud y él rol del Gerente es tomarlo en cuenta, canalizar su inquietud, anotar el tema como punto por discutir al terminar la sesion del presupuesto, si es que sobra tiempo o programarlo para otra sesién De tal forma que integre al equipo con respeto, reconocimiento y orden El Gerente puede tener conocimientos de Administracién de Proyectos, pero si no tiene la habitidad para integrar al equipo en un esfuerzo ordenado hacia el mismo objetivo, perdemos mucha energia y generamos confirctos y retrasos Comunicacién La comunicacién es un factor tan importante que no sélo considerada como una de las nueve dreas que sustentan el balance A-T-$, es ademas una de las cinco habilidades esenciales del Gerente del Proyecto Es importante confirmar la recepcién del mensaje y lograr que éste nos lleve realmente al primer objetivo que queremos cumplir Una de las responsabilidades mas importantes del Gerente del Proyecto es asegurar la comunicacién efectiva entre la admunistracién y otras organizaciones externas Para eyemplificar una situacién de incumplimiento de un proveedor clave, podemos concebir dos escenarios para el manejo de dicha situacién * Enviamos un memo, posiblemente con copia @ involucrados importantes, para presionar a un proveedor al cual amenazamos que de no cumplir con tal compromiso, aplicaremos todo el rigor de la ley segin el contrato El proveedor se defiende presentando una sene de justficaciones y argumentando que el contrato no tlene efecto cuando el alcance ‘original ha cambiado, y es por eso que no ha podide cumplir El proveedor se siente atacado y expuesto ante los receptores de ‘copias del memo Asi, nuestra comumeacién no cumplié su objetivo y ademés lagramos marginar a un proveedor -e- * Enviamos un memo explicando at proveedor la importancia del compromiso, afirmando que en ocasiones anteriores hemos tenrdo muy buena experiencia con él, que sabemos que puede cumplir, mas en las dltimas reuniones hemos planteado el42 | Capitulo 1 problema del incumplimiento y hemos ofrecida nuestro apoyo para eluminar los obstaculos del mismo Pero atin no hemos logrado el resultado deseado, por lo que queremos confirmar sus acciones correctivas, y de no lograr sus compromisos parciales, nos veremos obligados a reforzario 2 su costo Sin embargo, confiamos que esta no sucedera ET proveedor conoce de fas consecuencias de no cumphir, evitando ser expuesto como irresponsable en un ambiente de desconflanza. Negociacién Todos los dias a todas horas, es necesario negociar En el equipo codependemos unos de otros Y en muchas ocasiones requerimos del apoyo adicional de todos los miembros del equipo, asi como ellos de nosotros. Es importante comprender el valor de desarrollar relaciones en las que tedos ganemos, buscando siempre lo mejor para el proyecto, Solucién a los Problemas Es responsabilidad clave del Gerente el asegurar que los problemas de! proyecto sean identificados y resueltos a trempo y de la manera més adecuada Hacer que las Cosas Sucedan Esta es una de las habilidades més dificiles de dominar ‘Cudntas veces nos hemos encontrado con personas que obtienen la asignacion de recursos en dos dias, y otras que tardan un mes quejaéndose de la ineficiencia en la ‘organizacién. Asimisma, uno obtiene el trémite ante las agencias de gobierno en dos semanas, mientras otro encuentra muchos obstdculos Esta habilidad a nuestro parecer, requiere no sdlo de expenencia, sino de una actitud asertiva y de inteligencia emocional Implica el entender las estructuras formales e informales, saber a quién dentro de la organizacién requerimos persuadir para lograr la autorizacién de finanzas u otra entidad, cémo presentar la idea, cuando, con quién, etc.Introduccion a la APPA | 43 1.9.3 Técnicas y herramientas - apoyos, métodos, tecnologia En el Método Escala" expondremos, a través de todos los capitulos, una serie de 36 técnicas y herramientas probadas para administrar profesionaimente los proyectos Proceso Técnicas y Herramientas 5 2 Mapas Mentaies | 2 Charter 2 Plan del Proyecto | 2 Estmados de Costas 3 Deciaracién del | 3 Presupuesto Base Alcance 2 Programa de 2 Was Erogaciones ~ Flujo de © Diagrama Efectiva Organizacional | © Diagrama Cousa- 2 Matnz de Roles y | Efecto con usta de Funciones Verificacién > Matra de 2 Mapa de Riesgos Comunicacén =| 3 Matrz de ® Calendario de Admimstracion de Eventos Riesgos © Estatus Semanal | 2 Matriz de 2 Reporte Mensual | _ Abastecimientos > Programa del > Sistema de Control! de Proyecto = Ruta Cambios Critica 3 Lecciones Aprendidas > Admmistracdn de Concursosy | © Admunistracin de Cotzzaciones Contratos 2 Matnz de © Requisicrones de Pago Evaluacion de | 3 Integraci6n de! Equipo Alternativas oe ae 3 Estatus Semanal y eee Reporte Mensual 2 Control 2 Sistema de Control de 2 Vaertcarado - |. Cambios ‘anado = (Ez value) > Lecciones Aprenardas 3 Reporte Fal — | > Lecciones al Cierre 2 Cerre Adnunstratvo 2 Crerre Contractual En el desarrollo de cada capitulo, introducimos las herramientas correspondientes al proceso en estudio, donde cada herramienta queda explicada contestando las siguientes preguntas: Para qué sirve?, Qué inctuye?, ” € 5 Avances Tecnolégrcos 2 Pebcion del Crente-+ T°" <4 Requerimentes Legales 3 Necesxfod de Negocia 2.4 Charter A Primero, surge una iniciativa informal que evalia la factibilidad del proyecto para después concretarla en una “a iniciativa formal En este momento autorizamos el desarrollo del proyecto para ser confirmado durante sus etapas Imerativa Formal tempranas A esta iniciativa le llamamos Charter. Este es un Charter documento que formaliza el inicio del proyecto y que revisaremos a continuaciénComo iniciar el Proyecto | 53 Formaliza el wncro del proyecto Asigna al Gerente y le otorga la autondad y responsabilidad requerdas ‘= Faalita que ef Gerente y su equipo comprendan ef negone, ef porqué del proyecto y sus mesgos (restncaones y supuestes) = Documenta las expectativas para atenderias * Captaiza expenenaas ef revisar fa informacion Fistérca velevante de proyectos anteriores de simular naturaleza Qué ineluye? | Justificacién y/o propésito del proyecto © Descnpcién del producto 0 service que generara ef proyecto = Entregables finales del ‘= Involucrados clave y sus expectatives * Resincaones y supuestes + Infermacion histénca relevante + Nombre y firma def Gerente del Proyecto y el Patrocnader eQémo | + Justificacién y/o propdésito del proyecto, desarrollarla? | Delrertar la descnperin a tres parrafos + Desenperén conasa del producto 0 servicio que ef proyecto fograra” + Entregables finales del proyecto, descnpaon especifica y medible de los productos que e! proyecto debe entregar + Involucrados clave y sus expectativas" Identificar @ las personas y organizacones actvarmente Involucradas en el proyecto 0 aquellos cuyos intereses serén afectados positrva o negativamente por el desarrollo 0 terrmuno del mismo Definir y decumentar guién es e| Gerente, e! Patroonador y e! Cente © Determnar qué problemas desea resolver el Cente al utilizar algunos de los entregables (necesidades del Chento). * Identrficar si el Chente espera ceertas funcones especricas del entragable final o ha definido ‘especficaciones para el mismo (requerinmuentos del Chente). + Restriccones y supuestas: entender limrtes y mesgos = Restneciones. factores que limitan al equipo @jecutor * Supwestos: factores que consideramos conte verdaderos para efectos de planeacon y que tendrén que confirmarse a medida que avance ef proyecto + Informaaén histémea relevante: Documentacion de proyectos antenores y simviares Esta metodoiogia nos permite estandanzar fg manera para mansjar cdocumentando los pracesos de mnicio a fin Al mecrar Un nuevo proyecto, nos sera de gran utlided ‘contar con ios Charters y Planes de Proyectos anteriores, de sirrelar natureleza + Obtener fa autormzacém: nombre y firma del Patrocinador Incluye el nombre def Gerente da! Proyecta dado que e! Charter Je da autondad at Gerente, como se explica al principio de esta pégina eQudindo | + Baboraria al nrao del proyecto y actualizaria 2! utifzarta? | presentarse carniios postenores54 | Capitulo 2 Seleccién del Caso de Estudio ee EE r Te Muchos de si ths de residencia'o de ‘lager, ay de expuastos avadmnini 8 Fe sere ae oficinas o de una ‘reaaiene ah 43 ae Tey A continuaci6h srecbitthras Bitpoat br tnctuimes mtroduccién, organigtama’ d de inicio, f DESSA, que*incluye ¥ los eventos eerie en que fa mapa pee pueden rdentificar: reciente nos fagrar un or 2.6 Intraduccién al Caso La empresa Desarrollo de Software, Soporte y Asesorfa, SA de CV (DESSA, SA de CV), dedicada a prover desarrollos Integrales de software, asesoria y soporte técnico, recientemente dio a conocer a todos sus empleados un documento con su plan de accién para los proximos 5 afios, resultado de la junta de planeacién estratégica Entre las priondades del pian de accién encontramos el proyecto de cambio de oficinas, pues debido al crecimiento que la empresa ha tenido durante los dltimos dos afios y al incremento de personal en un 40%, se requiere aumentar el numero de estaciones de trabajo y ciertas dreas comunes para que la operacién sea mas eficiente Ademas de las necesidades de espacio, el contrato de las oficinas. que actualmente renta, termina dentro de stete meses y acaba de recibir un comunicado solicitandole la entrega del local al finalizar este plazo DESSA opera con cinco Departamentos* * Consultoria «Ventas y Soluciones = Soporte * Administracién * Recursos Humanos Actualmente cuenta con 35 empleados, en ef organigrama siguiente se muestra como estan asignadas las personas a cada DepartamentoCémo iniciar el Proyecto 2.7 Organigrama de la empresa - Caso i Fr a] = ‘Ge c Consultor CAP | Consultor de Capacttacion TVS _| integrador de Ventas y Solvcia Is Integrador de Soluctones s ‘Soporte T Téemieo FACT | Coordmador de Facturacrin ExE | Asistente de Cuentas por Cobrar ONT | Encargada de Contabilidad NOM | Aststente de Noma ASIST | Asistente 3556 | Capitulo 2 2.8 Minuta de inicio - Caso EI Conseyo Directivo (Director General, Gerente de Consultoria, Gerentes de Ventas y Soluciones, Gerente de Soporte, Gerente de Administracién, y Gerente de Recursos Humanos), se reunié para iniciar el proyecto de! cambio de oficinas y determinar los requerimientos que deberé considerar, A continuacién presentamos el documento que resulté de la junta. Cee eke royecto 010100 pe Junta de Conseyo Directive No 1 s No. Faehi Tae 28-01 -830am 1100am ; 6-02 | 830am Nancy Ruiz thee 7 "GST ee Inicio de proy | Sala Principal de juntas _| ‘atantes™” | Pass ve Me) Saran | Enrique Gonzélez Director General —~~=~=~S~=~*~dC@GSSC(reccidn | “Pedro Lopez —_—Gerente de Consultoria GC, Consultoria “Julio Martinez Gerente de Venta GVS Ventas y Soluciones Paty Morales Gerente de Soporte GS Soporte Laura Garza Gerente de Administracién GA Admunistracién “Nancy Ruiz Gerente de Recursos Humanos [RH | Recursos Humanos | Este proyecto incluye la adaptacién de un edificio de 500 m? aproximadamente, el cambio al edificio nuevo (mudanza), y de papeleria, el desarrollo de ta infraestructura de sistemas y los eventos de inauguracion de las oftcinas « El edificw debera entregarse dentro del costo y tempo planeado No aceptaremos que el cambio afecte la relacion con los clientes y proveedores + Al concluir los siete meses deberd estar operando toda la empresa al 100% en las nuevas oficinas. Debemos maugurar el edificia una semana despues | 8 de que empiece a operar Tendremas des eventos, uno para empleades y, Una semana después, otro para chentes y proveedores El evento interno debera integrar al personal * El edificio debe proyectar la nueva imagen corporativa y enfatar que DESSA es una empresa innovadora y profesional + No deberé disminuir la productividad del personal con este proyecto * Los espacios deberan ser funconales y que promuevan ia integracién y Ia | comunicacién de todo el personal “| « La mudanza deberd ser eficente, sin obstaculizar la operacién Los equipos “| -y muebles deberdn estar protegidos y asegurados para no dafiarios En todo ; este movimiento no debemos afectar a nuestros clientes Se espera que el evento de mauguraaén para empleados integre al aj personal + Eledificio tendrd la infraestructura necesana para los equipos especializados, voz y datos, y servidor, asi como sabsfacer las necesidades de cada uno de los departamentos * Capacitacén espera contar con un drea que se adapte para entrenamiento, tanto interno como externo 8 + Antes del cambio, deberén estar funcionando todos los servicios + En el evento de mauguracién esperamos que haya servicio de alimentos y bebidas variados si eleCémo iniciar el Proyecto | 57 Nota: En ef margen izquierdo de la minuta aparecen fos mimeras de referencia de tos temas tratedos, y en el margen derecho, el involucrado quién los aporté ‘= Es conveniente contar con espacios agradables para las juntas con clentes y para las juntas de trabajo Las estaciones de trabajo deben ser amplias y esperamos que haya un ambiente con la suminacion, acistics, aire acondicionado y ealefecaén, adecuados = La mudanza debera hacerse rapidamente y con un orden preestablecido = Dentro del evento de inauguracién intemo sugerimos que llevemos a cabo alguna actvidad para promover la convivencia = Este proyecto puede ser ublizado para promover la empresa ante clentes y proveedores = El espacio asignado para el Departamento de Administracién deberd estar Ubicado en un lugar con acceso controlado Es necesario que el sistema de voz y datos esté operando antes del cambio para poder trasiadar los ‘equipos del Departamento + El proyecto deberd terminarse sin sobrepasar el monto de inversion asignado que es el siguiente $1,600,000 00 pesos para adaptaciin y construccién; $500,000.00 para mobilario y equipamiento, $200,000 00 para los eventos, communicacén y papeleria, y $230,000 00 para sistemas | & Hay que monitorear los costos y esperamos realizar buenas negociaciones pare generar ahorros Esperamos que la recuperacién de la inversién sea enel corto plazo Sugenmos que los costos de los dos eventos de inauguracién se planeen juntos, para negociar mejores precios + El cambio de domiciho fiseal deberd realizarse sin problemas * La papeleria para facturacién deberd entregarse @ tempo + Las oficinas deben contar con espacio para entrevistar a candidates y aplicar exémenes = Esperamos que al momento de realizar el cambio, |a mudanza llevar & cabo su trabajo a tempo, en orden y manejara con cuidado las cosas * Esperamos la asistencia de todo el personal de la empresa a los eventos de mauguracién, que colaboren con sugerencas para planear el evento y que lo disfruten = El cambio de oficinas no podrd interferir ni en la operacién ni en el servicio a los clentes, asi que requerimos inciuir en la planeacién una logistica de cambio de oficinas que facilite la operacién = Debemos aprovechar este proyecto y organizar nuestro sistema de archives y documentos para la biblioteca de la empresa » Las deaswones sobre el proyecto las tomard el Consejo Directivo El Patrotinador es Enrique Gonzalez, Director General, y se designé como responsable de todo el proyecto y de la adaptacién a Mauncio Torres, Integrador de Ventas y Soluciones La responsable de los sistemas sera Carla Valdez, Ingentero de Soporte, la responsable de los eventos imagen seré Nancy Ruiz, Gerente de Recursos Humanos, y Laura Garza, Gerente de Administracién, quedard encargada del cambio ec58 | Capitulo 2 Cuando usted dice que espera ja recuperacion de fa inversion en el corto plazo, ca que se refiere? (i 0 2 afios) Logramos fa satisfaccién del Chente cuando farmulamos una promesa reaiista de lo que podemos cumplir y entregamos un poco més de lo acordado Yamal Chamoun 2.9

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