ACCESS

3.1 INTRODUCCIN
Las tablas son los objetos ms importantes de una base de datos, ya que en ellas se almacenar toda la informacin. Todos los dems objetos que se diseen se concebirn para gestionar dicha informacin. Cuando se disea una base de datos extensa, formada por varias tablas, es importante planificar minuciosamente cada una de ellas, de manera que en el futuro se necesite realizar los menos cambios posibles.

3.2 CREACION DE LAS TABLAS

Para crear la estructura de una tabla se procede de la siguiente manera: 1. Desde la ventana de la base de datos, se hace clic sobre la pestaa de la ficha Tablas. 2. Se hace clic sobre el botn Nuevo. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo

Como se puede ver, hay varias formas de disear una tabla, como es: Vista Hoja de datos Vista Diseo Asistente para tablas Importar tabla Vincular tabla En este caso, emplearemos la Ventana de diseo. 3. Se selecciona la opcin Vista diseo y se hace clic en el botn Aceptar. Tras lo cual se visualizar la ventana de diseo:

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La ventana de diseo consta de una cuadrcula en la que cada fila representa un campo. As mismo, en la parte inferior se muestran las propiedades del campo de la fila activa (la que se encuentra sealada con el smbolo ). 4. Con el cursor parpadeando bajo la columna Nombre del campo, se teclea un nombre para el primer campo y a continuacin se pulsa el Tabulador o Intro, para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre del campo puede constar de hasta 64 caracteres, incluyendo espacios en blanco. 5. El siguiente paso ser indicar el tipo de datos que se almacenar en el campo. Esta es la caracterstica ms importante de un campo. Para elegir el tipo de datos, se presenta un pequeo botn en su borde derecho, al hacer clic, se desplegar una lista de la cual se podr seleccionar el tipo ms adecuado para nuestro campo. 6. La descripcin no es obligatoria, no obstante su uso puede ayudar a entender ms fcilmente el contenido de la tabla. 7. A continuacin se deben especificar las Propiedades del campo. 8. Para incluir un nuevo campo en el diseo de la tabla se repiten los pasos 4 al 7. 9. Una vez que se han especificado las caractersticas de todos los campos, se debe cerrar la ventana de diseo (haciendo clic en el botn cerrar de la ventana ), tras lo cual se nos preguntara si se desean guardar los cambios realizados en la tabla. Seleccionando el botn S, se acceder a un cuadro de dilogo en el que se deber especificar un nombre para la tabla.

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10. Una vez que se ha designado el nombre de la tabla, que al igual que cualquier objeto de Access puede tener hasta 64 caracteres, se deber seleccionar el botn Aceptar. Con lo que se mostrar un nuevo mensaje, en el cual se nos advierte que no hay ninguna clave principal y pregunta si se desea crearla.

3.3 TIPOS DE DATOS

La caracterstica ms importante de un campo es el Tipo de datos, y debe estar en concordancia con la informacin que se va a almacenar en l. Al elegir un tipo de datos especifico, se estn tomando varias decisiones, como son: El tipo de valores que pueden introducirse. El tipo de operaciones que se van a realizar con ellos El tamao del campo.

Access dispone de las siguiente opciones para definir un campo: Texto: puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Pertenecern a este tipo campos tales como Apellidos, Direccin, Cdigo Postal, etc. Memo : se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. En un campo memo se podrn almacenar hasta 64 000 caracteres por registro. Suelen utilizarse para Notas, Observaciones, Caractersticas tcnicas, etc. Numrico: se utilizan para almacenar nmeros y permiten realizar operaciones sobre ellos. Pertenecern a este tipo campos como Precio, Salario, etc. Fecha/Hora: Almacenan fechas y horas. Moneda: se emplean para almacenar valores monetarios (dlares, pesos, etc.). Admite hasta cuatro decimales (de forma fija) y provocan menos errores de redondeo que los de tipo numrico. Autonumrico: en este tipo de campos, Access asigna automticamente un entero (correlativo o aleatorio) para cada registro que se introduzca. Unicamente puede haber un campo de este tipo como mximo en una tabla.

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S/No: contiene valores lgicos (si/no, verdadero/falso, activado/desactivado). Pertenecen a este tipo, campos es los que nicamente se afirme o se niegue una determinada cuestin. Objeto OLE: permite introducir informacin proveniente de otros programas que admitan ste protocolo (grficos, sonidos, etc.) en un campo. Este tipo de datos solo se podrn visualizar y editar en un formulario o informe. Hipervnculo: se utiliza para establecer hipervnculos; es decir, acceso directo a objetos, documentos, o direcciones Web.

3.4 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Las propiedades permiten afinar las descripciones de los campos. Dependiendo del tipo de campo se visualizarn diferentes opciones en el panel de propiedades. En la figura se muestran las correspondientes a un campo de tipo texto.

Tamao del campo Esta propiedad permite limitar el mximo de caracteres admitidos en un campo tipo texto (entre 1 y 255). En los campos de tipo numrico se establecer el rango de valores admitidos por el campo. Se disponen de las siguientes posibilidades: Byte: Entero: Entero Largo: Simple: admite valores comprendidos entre 0 y 255. valores enteros comprendidos entre 32 768 y 32 767. valores enteros entre 2 147 483 648 y 2 147 483 647. valores comprendidos entre 3.4 x 10 decimales.
38

y 3.4 x10 , permitiendo hasta 7

308 308

38

Doble:

valores comprendidos entre 1 797 x 10 hasta 15 decimales.

y 1797 x 10

, permitiendo

Id de Rplica:

Especiales para cuando se piensa replicar una tabla.

El resto de campos no dispone de esta propiedad. Conviene ajustar el tamao de los campos al mnimo necesario, ya que esto har aumentar la velocidad de ejecucin y reducir el espacio necesario en el disco. La siguiente tabla indica el espacio fsico ocupado por cada tipo de campo:

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TIPO DE CAMPO Texto Memo Byte Entero Entero Largo Simple Doble Fecha/Hora Moneda Contador S/No Objeto OLE Formato 1 byte por carcter Hasta 64 000 bytes 1 byte 2 bytes 4 bytes 4 bytes 8 bytes 8 bytes 8 bytes 4 bytes 1 bit Hasta 1 gigabyte

ESPACIO

Esta propiedad permite establecer la presentacin de nmeros, fechas, texto y valores S/No en diversos formatos Lo ms sencillo y habitual es utilizar uno de los que estn en la lista, no obstante, existe la posibilidad de crearlos completamente a medida. Cabe mencionar que el formato nicamente modifica la visualizacin del dato almacenado; el valor original siempre ser el mismo. Mscara de entrada Esta propiedad permite controlar cada uno de los caracteres que pueden introducirse en el campo, as como la inclusin de caracteres o separadores fijos, mediante un patrn que es diseado para tal efecto. Normalmente, esta propiedad tiene utilidad para los campos de tipo texto y de Fecha/Hora. Para crear una mscara de entrada se puede proceder de dos formas: Utilizando el asistente para mscaras de entrada Para tipos comunes se puede elegir una ms cara de las que se encuentran predefinidas en Generador situado en la dicho generador. Para ello, bastar hacer clic en el botn parte derecha del apartado Mscara de entrada en el panel de propiedades, se selecciona la mscara deseada y se siguen las instrucciones del asistente. Introduciendo el patrn directamente Para disear una mscara de entrada a medida se deben introducir los caracteres fijos y de mscara de acuerdo con la siguiente tabla.

CARACTER DE MASCARA 0

SIGNIFICADO EN EL PATRON En su posicin se deber introducir un nmero (introduccin obligatoria) Nmero o espacio (introduccin no obligatoria)

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# L ? A a & C ,.;-/ ! < > \

Nmero, espacio obligatoria)

(introduccin

no

Letra (introduccin obligatoria) Letra (introduccin no obligatoria) Letra o nmero (introduccin obligatoria) Letra o nmero (introduccin no obligatoria) Cualquier carcter obligatoria) o espacio (introduccin

Cualquier carcter o espacio (introduccin no obligatoria) Separadores para decimales, miles fecha y hora La entrada del campo se rellenara de derecha a izquierda (tipo calculadora). El smbolo puede situarse en cualquier parte de la mscara Convierte a minsculas los caracteres situados por la derecha del smbolo. Convierte a maysculas los caracteres situados a la derecha del smbolo. El carcter situado a su derecha se convierte en un carcter fijo.

Un ejemplo clsico de mscara, es el patrn que se suele utilizar para introducir telfonos con un formato uniforme como el siguiente: (01)413-64-11 En este ejemplo, suponiendo que el prefijo siempre consta de dos nmeros y el nmero de siete, se utilizara la siguiente mscara: !\(00\)000\-00\-00 La siguiente mscara soluciona el problema de poder introducir telfonos con dos o tres nmeros en el prefijo y 7 0 6 en el nmero: !\(900\)900\-00\-00 Cuando se introduce como mscara la palabra Contrasea, los caracteres introducidos se visualizarn como asteriscos (*).

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Ttulo El texto que se introduce en esta propiedad ser el texto descriptivo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear Formularios o Informes. Si se deja en blanco, Access utilizar como ttulo el nombre del campo. Valor predeterminado El valor (nmero, texto, fecha, etc.) que se introduzca en esta propiedad, ser el que aparecer inicialmente en el campo al aadir un nuevo registro. Regla de validacin Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de Access. Solo permite validar datos del propio campo. A continuacin tenemos algunos ejemplos:

0 O > 750

El valor debe ser 0 o mayor de 750 Unicamente se admiten fechas correspondientes al mes de octubre de 1998. El valor introducido debe coincidir con alguna de las tres ciudades. El valor introducido en el campo debe ser inferior a 250.

>=#01/10/98# Y <=#31/10/98#

Guadalajara O Monterrey O Morelia <250

Texto de validacin Ser el mensaje de error que aparezca en la barra de estado cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validacin. Requerido Esta propiedad hace que la introduccin de datos en el campo sea obligatoria. Indexado Esta propiedad permite crear un ndice simple (basado en el campo que se est creando)

3.5 MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA

Es posible que despus de que se creo una tabla, se vea la necesidad de ampliar la informacin aadiendo nuevos campos, o por el contrario, se llegue a la conclusin de que la informacin contenida en determinados campos no resulta lo eficaz que se esperaba y es mejor eliminarla, o modificar alguna de sus propiedades. En ambos casos, ser necesario acceder a la ventana de diseo de tablas para realizar las modificaciones necesarias. Para modificar el diseo de una tabla se procede de la siguiente manera: 1. Desde la ventana de base de datos, se selecciona la pestaa Tablas

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2. Se elige la tabla que se desea modificar. 3. Se hace clic sobre el botn Diseo de la ventana. Con lo cual aparece la ventana de diseo. 4. Dentro de la ventana de diseo, ya se podr modificar la estructura de la tabla, realizando alguno de los siguientes procesos: Para desplazarse dentro de la ventana de diseo, bastar con hacer clic en el apartado o campo que sea necesario modificar, si se prefiere, se puede emplear el teclado, para lo cual se dispone de las siguientes teclas: Con las flechas del cursor y se puede desplazar el cursor a la lnea anterior o siguiente Para acceder al panel de propiedades del campo seleccionado, se emplea la tecla F6. Dentro de una fila, la teclas Tabulador y Shift+Tabulador permiten desplazarse a la columna siguiente y anterior. Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, bastar con situar el cursor en cualquier parte de la fila inferior, y a continuacin seleccionar la opcin Filas del men Insertar (o hacer clic sobre el botn Insertar filas de la barra de

herramientas) y a continuacin definir sus caractersticas y propiedades. Para eliminar un campo existente, se selecciona la opcin Eliminar fila del men Edicin (o se hace clic en el botn Eliminar filas de la barra de herramientas) con el

cursor situado en cualquier parte de la fila.

5.

Una vez realizadas las modificaciones necesarias, bastar con cerrar la ventana y guardar los cambios A menos que sea estrictamente necesario, una tabla que ya contenga informacin no se deben modificar los nombres de los campos, ni mucho menos el tipo de datos. En cualquiera de los dos casos se debe tomar en cuenta lo siguiente: Si es modificado el nombre de un campo, o se borra, dejan de funcionar los dems objetos de la base (formularios, consultas, etc.) en los que se hubiera incluido la informacin de dicho campo. Si se cambia el tipo de datos de un campo, puede que se modifique o eliminen accidentalmente dichos datos. No se puede eliminar o cambiar el tipo de datos a un campo que forme parte de una relacin

ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL La clave principal de una tabla es un campo o conjunto de campos que identifican de forma nica y exclusiva a un registro. En caso de no disponer de un campo que permita establecer la clave principal, se puede crear un campo de tipo Autonumrico o contador, o dejar que Access lo haga automticamente. Definir una clave principal presenta las siguientes ventajas:

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Acelera las consultas Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. Access impedir introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente; esto evita duplicaciones. Las relaciones entre tablas con integridad referencial obligan el uso de una clave principal. La clave principal se establece de la siguiente forma: 1. Se selecciona la fila o filas de los campos que se desean utilizar como clave principal. Para seleccionar una fila, basta con hacer clic sobre el selector de la fila (ver figura); si se desean seleccionar varias filas, se mantiene pulsada la tecla Control mientras se selecciona.

Selector de filas

2. Se selecciona la opcin Clave principal del men Edicin, o bien se hace clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas. En la figura anterior se estableci el campo con nombre CODIGO PUESTO como Clave principal.

RELACIONAR TABLAS
Una vez diseada la estructura de cada una de las tablas, y establecidas ls claves principales, el siguiente paso es relacionarlas. Relacionar las tablas permite obtener datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe, y establecer una integridad referencial que controlar en todo momento los datos que se agreguen, borren o modifiquen en las tablas. Normalmente se relacionaran a travs de un campo comn. Tipos de Relaciones Cuando se establece una relacin entre dos tablas, una acta como principal y otra como relacionada o de detalle. Las relaciones ms frecuentes, son aquellas en las que se exige integridad referencial, lo cual, permitir proteger la relacin cuando se aadan, modifiquen o eliminen registros. Para establecer una integridad referencial, la relacin debe cumplir algunos requisitos: La tabla principal no debe contener duplicados en el campo comn. Esto significa que el campo deber ser clave principal o tener un ndice unico. Los campos que se relacionan deben ser del mismo tipo. En muchos casos, los campos que se relacionan tienen el mismo nombre.

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En Access existen dos tipos de relaciones: Relacin uno a varios Es el tipo de relacin ms frecuente entre dos tablas. Cada valor de la clave principal de la taabla principal puede existir varias veces en la tabla relacionada. Relacin uno a uno Esta relacin es poco frecuente, y significa que un registro de la tabla principal slo puede asociarse a un registro de la tabla relacionada. Normalmente en este tipo de relaciones ambos campos suelen ser la clave principal. Las relaciones se establecen y modifican desde la ventana de relaciones, a la cual podemos acceder cuando nos encontramos en la ventana de la base de datos, seleccionando la opcin Relaciones del men Herramientas o haciendo clic sobe el botn barra de herramientas. Cuando se entra por primera vez, la ventana aparecer vaca, cuando nos encontremos en ella se realizar el siguiente proceso: Primeramente, se deben agregar las tablas que se van a relacionar (usualmente todas), para ello, en la ficha Tablas, se seleccionarn las tablas a relacionar y a continuacin se hace clic en el botn Agregar. (Para seleccionar varias Tablas a la vez, se mantiene presionada la tecla Control, mientras se hace clic en cada una de las tablas). Una vez que se hayan agregado las tablas a la ventana, se hace clic sobre el botn Cerrar para abandonar el cuadro de dilogo, y proceder a establecer las relaciones entre dos tablas. Para establecer una relacin entre las dos tablas, se realiza lo siguiente: 1. Se sita el puntero del Mouse sobre el campo comn de la tabla principal; a continuacin sin soltarlo se arrastra hasta hacer coincidir el indicador que aparece durante el proceso con el campo correspondiente de la tabla relacionada. Al soltar el botn del Mouse se desplegar la ventana de propiedades de la relacin (ver la figura), en la cual se definirn las caractersticas de la misma para completar su definicin. Como ya se ha mencionado, siempre que sea posible se debe exigir integridad referencial. Una vez activada la casilla, se mostrarn disponibles las dems opciones. Una vez establecidas la relaciones, se tendrn en la ventana las tablas unidas por Relaciones de la

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una lnea. Los extremos de la lnea se sitan enfrente de los campos de unin, y muestran el tipo de relacin entre las tablas. Esto se observa en la siguiente figura.

En esta figura tenemos relaciones uno (1) a uno (1), y uno (1) a varios (). Modificar y eliminar una relacin Para modificar una relacin se procede de la siguiente manera: Se hace clic sobre la lnea de la relacin a modificar, esto har que se vea ms gruesa lo que nos indica que se encuentra seleccionada. En el men Relaciones se elige la opcin Modificar, en el cuadro de dilogo que aparece se realizan las modificaciones deseadas, y finalmente se hace clic en el botn Aceptar. Para eliminar una relacin hacemos clic en la lnea de la relacin que se desea eliminar; y se selecciona la opcin Eliminar del men Edicin o se hace clic en la tecla Supr.

EL ASISTENTE PARA TABLAS

Cuando se necesita crear una tabla para almacenar informacin sobre un tema en concreto, pero no se tienen claramente los campos que se deben incluir en ella, se puede recurrir al Asistente para tablas. Este Asistente proporciona un asesoramiento sobre los posibles campos que se pueden utilizar, ayuda a establecer una clave principal y a relacionar la nueva tabla con las ya existentes. Para crear una tabla utilizando el asistente, se realiza lo siguiente: 1. Desde la ventana de la base de datos, se selecciona la ficha Tablas, y se hace clic sobre el botn Nuevo. 2. En el cuadro de dilogo Nueva Tabla, se elegir la opcin Asistente para Tablas y se har clic en el botn Aceptar, tras lo cual aparecer el cuadro de dilogo del Asistente. 3. En la lista Tablas de ejemplo, se seleccionar la tabla que mejor se ajuste a las necesidades. 4. Una vez elegida la tabla, en la lista Campos de ejemplo se desplegarn los campos adecuados para ella. Los campos que se deseen incluir se seleccionaran haciendo doble clic sobre su nombre o utilizando el botn .

Una

vez

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que han sido seleccionados los campos para la nueva tabla, se hace clic en Siguiente; con lo cual se tendr que especificar el nombre para la nueva tabla, en este mismo cuadro de dilogo, se deber asignar la Clave principal. 5. Tras pulsar nuevamente Siguiente se plantea el tema de las relaciones. En algunos casos el asistente ser capaz de relacionar la nueva tabla con las ya existentes; en caso contrario se podr relacionar utilizando el botn Relaciones. Hechas las relaciones pertinentes se volver a pulsar el botn Siguiente para continuar. Posterior a esto ya se podrn introducir datos, se hace clic en el botn Terminar, para dar por concluido el proceso.

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