Proliferacin de comits y reuniones en las instituciones La trampa de los comits El da sin reuniones los enfrentar a sus propias responsabilidades

para que decidan por s mismos. En un mundo empresarial cada vez ms complejo y disperso, qu hacen las empresas para mantener la coordinacin y obtener sinergias? Muy sencillo: organizar y convocar comits. Al fin y al cabo, vivimos en la era de la conectividad: telfonos mviles, Internet, Intranet, globalizacin, etc. Todos estamos con todos, siempre, y as debe ser. La explosin de la cantidad de comits y reuniones a las que debemos asistir se multiplica da a da. Cuando se debe analizar un tema complejo se cita un comit. Toda decisin que merece ms de treinta segundos de cavilacin obliga a que se renan al menos cuatro personas a meditarla, especialmente si se trata de personas que ocupan posiciones de alta direccin. Animo a los lectores que tienen responsabilidades de liderazgo a que abran su agenda y analicen la cantidad de tiempo que le dedican a reuniones y comits durante la semana. No slo vern que es mucho, sino que seguramente va en aumento. Esta proliferacin de comits y reuniones tiene efectos nefastos en la empresa y en sus directivos, y no solamente por el chiste que todos conocemos: Si quieres que algo no se haga, encomindaselo a un comit. Hay tres motivos fundamentales por los que esta prctica se ha vuelto un verdadero cncer para las empresas. 1. No sabemos trabajar en comits Empecemos por preguntas sencillas: Cundo fue la ltima vez que un comit al que usted asisti comenz puntual, se cumpli debidamente con el orden del da y termin a la hora estipulada? Cundo fue la ltima vez que asisti a una reunin de trabajo donde todos los participantes haban recibido la informacin necesaria con suficiente antelacin, la haban estudiado y haban tomado una posicin respecto al tema? Reconozcmoslo: trabajar en comits es sumamente complejo y son pocos quienes tienen desarrollada esa habilidad. Reunirse en comits sin saber trabajar en ellos es una monumental prdida de tiempo y dinero. 2. Los comits no nos dejan trabajar Cuntas veces le ha sucedido que usted no pudo hacer su trabajo por tener que asistir a un comit? Peor an: cuntas veces le sucedi eso y usted ni siquiera tena por qu haber sido convocado a tal comit? Es por eso que en muchos comits sucede que mientras que un miembro expone un problema, el resto est en sus respectivos laptops trabajando en sus propios temas. Porque, en definitiva, en algn momento hay que trabajar! El trabajo directivo requiere momentos de reunin y comunicacin, pero tambin requiere tiempo de estudio personal. Para decirlo clara y brevemente, si el directivo no cuenta con tiempo suficiente para aislarse y reflexionar, y ponderar profundamente las cuestiones, le ser imposible dirigir, ser proactivo e ir ms all de los problemas inmediatos. 3. Los comits son un refugio para directivos ineptos Las empresas que funcionan mediante una cantidad exagerada de comits suelen dar muchas facilidades para que directivos que no tienen las cualidades para el cargo puedan ocultar su ineptitud en el colectivo. Se llenan de directivos que no dirigen, sino que gestionan consensos y mayoras.

Esta es la mayor de las calamidades que genera el exceso de comits: se dan demasiadas facilidades para que se pierda el verdadero sentido de la direccin y la empresa se llene de personas incapaces de pensar por s mismos.Los comits y reuniones se vuelven arenas polticas donde los destinos de la empresa y sus partcipes quedan a merced del mejor orador o del que supo improvisar a ltimo momento una alternativa que no levant suficientes resistencias. Una proliferacin desmedida de comits suele ser sntoma evidente de falta de liderazgo y de desconfianza en la direccin. El da sin reuniones Efectivamente, hay muchas empresas en las que los comits funcionan muy bien, y sus lderes tienen claro su rol y cmo se compagina este con la necesidad y el deber de trabajar en equipo. Para aquellas que de alguna u otra forma se ven identificadas en los defectos que acabo de sealar, hay muchos medios que se pueden poner para mejorar en su funcionamiento. Ahora, quisiera ofrecer un breve pero efectivo consejo, que he visto que funciona muy bien: implementen el da sin reuniones! El da sin reuniones (y si son dos das, mejor) es una forma muy prctica de liberarle tiempo a la gente para que trabaje, piense, se dedique a profundizar en los asuntos del hoy y del maana, para que luego pueda verdaderamente enriquecer un debate en un comit. El da sin reuniones no slo dar tiempo a los directivos para que saquen adelante su propio trabajo, sino que los enfrentar a sus propias responsabilidades, arrinconndolos con la necesidad de decidir por s mismos. En un momento en que las redes sociales, el geoposicionamiento y la tecnologa nos permiten seguir paso a paso las andanzas cotidianas de cada uno de nuestros amigos, conocidos y colegas, y la cultura casi nos obliga a hacerlo, proponer limitar el tiempo de reuniones resulta casi una hereja. No slo podemos estar al tanto de todos en cada momento, sino que pareciera que debemos. Es precisamente en esta cultura tan global, universal y colectivista que los lderes deben (necesitan) tiempo a solas para ponderar y considerar la infinidad de datos, opiniones e informacin con que son bombardeados todo el tiempo, desde dentro y fuera de sus organizaciones. Directivos que no sepan defenderse frente a la proliferacin de comits y reuniones estn condenados a una gestin mediocre, reactiva e improvisada. Para un lder actual, defender ese tiempo de intimidad consigo mismo, esos momentos de silencio reflexivo, de estudio y ponderacin, es una necesidad apremiante, y tanto ms apremiante cuanto mayor la responsabilidad en la organizacin.

Tomado del peridico Portafolio,11 de julio de 2011.