Parte 1 - Propuesta Tecnica PDF

Archivo & Digitalización Documental
PARTE 1
PROPUESTA TÉCNICA
“SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN Y
CUSTODIA DE DOCUMENTOS”
MAYO 2019
Oficina Central La Paz: Calle 15 Edif. Plaza 15 Piso 5, Calacoto

Telf.-Fax (591-2) 2971660-2971920.
CURRICULUM EMPRESARIAL Y
DESCRIPCIÓN SERVICIO DE
DIGITALIZACIÓN Y CUSTODIA DE
DOCUMENTOS

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I. CURRICULUM EMPRESA
1. Referencias Generales
INFOACTIVA, es una empresa especializada en administración,
gestión, custodia y Digitalización de documentos, establecida
formalmente en Bolivia desde febrero del año 2008, con operaciones en
La Paz y Santa Cruz de la sierra.
Nuestra empresa la conforman un grupo de personas con más de 15
años de experiencia en el rubro de administración de información.
2. Clientes
Entre nuestros clientes actuales y trabajos realizados podemos
mencionar las siguientes empresas:
CLIENTE SERVICIO/Fechas
 Administración y Custodia de
Archivo desde año 2014

SOBOCE S.A.
Digitalización de Documentos
Gestiones 2013 a 2016.
BANCO SOLIDARIO S. A.  Administración y Custodia de
 Implementación y
Administración de archivo
central desde año 2011-2013

BANCO UNION S.A.
Administración Archivo en
Sitio 2011-2013
 Asesoramiento en Políticas y
procedimientos de manejo de
archivo 2011-2013
CAMARA DE EXPPORTADORES DE  Convenio de Asesoramiento en
BOLIVIA (CADEX) Tecnología y Manejo de

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Información desde año 2018

SINTESIS S.A.  Administración y Custodia de
BOLIVIAN FOODS S.A.  Administración y Custodia de
SERVICIOS DE AEROPUERTOS  Administración y Custodia de
BOLIVIANOS S.A. Archivo desde año 2008
BISA DE SEGUROS Y REASEGUROS  Implementación servicio de
S.A. Administración y Custodia de
documentos a nivel nacional.
desde año 2014
 Proyecto de Digitalización
EXPORTADORES BOLIVIANOS  Administración y Custodia de
Archivo desde año 2013-2016
AON Bolivia  Administración y Custodia de
EMPRESA MINERA MANQUIRI S.A.  Administración y Custodia de
 Administración de Archivo en
Sitio
BANCO FORTALEZA S.A.  Administración y Custodia de
TELECEL S.A.  Administración y Custodia de
CAMARA DE COMERCIO ALEMANA  Administración y Custodia de
 Digitalización de documentos
FORTALEZA LEASING  Administración y Custodia de
GRUPO ALCOS S. A.  Administración y Custodia de
COMPAÑÍA EDITORA LUNA LLENA  Administración y Custodia de
(PAGINA SIETE) Archivo desde año 2012

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HOSPITAL ARCO IRIS  Administración y Custodia de

AEROLINEAS AMASZONAS S.A.  Administración y Custodia de
Archivo. 2008
FARMACORP S.A.  Administración y Custodia de
Archivo 2013
AMERICA TEXTIL S.A.  Administración y Custodia de
Archivo 2008-2012
SUDAMERICANA DE SEGUROS SRL  Administración y Custodia de
EMPRESA MINERA INTI RAYMI S.A.  Administración y Custodia de
INVERSIONES INDUSTRIALES S.A.  Administración y Custodia de
ESTANCIAS ESPIRITU (Stege)  Administración y Custodia de
SCHMIDTS PHARMA  Administración y Custodia de
Archivo desde año 2009-2015
SEGUROS Y REASEGUROS  Administración y Custodia de
FORTALEZA S.A. Archivo desde año 2009
INTERCOM  Administración y Custodia de
CONSTRUMAX  Administración y Custodia de
Archivo desde año 2013-
2015
SEGUROS Y REASEGUROS  Administración y Custodia de
CREDINFORM INTERNATIONAL S.A. Archivo desde año 2013-
2015
 Administración de Archivo en
Sitio desde año 2008-2013
UNIVERSIDAD DE AQUINO DE  Gestión Documental 2012-
BOLIVIA 2014
 Administracion de archivo en

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Sitio 2012-2014
MONOPOL  Administración y Custodia de
Archivo 2008-2012
MULTIVISIÓN  Servicio de Digitalización

2009
Ministerio de La Presidencia  Transcripción de Planillas del

Estado 2011
Estudio Jurídico Leal  Administración y Custodia de
FUNDAPRO  Administración y Custodia de
SAFI UNION  Administración y Custodia de
INFOCRED  Administración y Custodia de
BOLIVIANA DE BIENES RAICES  Administración y Custodia de
ESTUDIO JURÍDICO MORENO  Administración y Custodia de
BALDIVIESO Archivo desde año 2016
CABLETEL  Administración y Custodia de

3. Experiencia Ejecutiva
Nuestro Gerente General, Rodrigo Moragas E., trabaja en la industria

de la Administración y Gestión documental desde abril del año 2003,
siendo pionero y desarrollador de este servicio en Bolivia.
Durante su trayectoria, como ejecutivo de otras instituciones, tuvo la
misión de asesorar, dirigir e implementar los servicios señalados a

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importantes empresas nacionales y extranjeras residentes en Bolivia,

entre los que citamos:
CITIBANK N.A  Dirección y Ejecución Servicio

Administración y Custodia de
documentos a nivel nacional
BANCO MERCANTIL SANTA CRUZ  Dirección y Ejecución Servicio

Administración y Custodia de
BANCO LOS ANDES PROCREDIT  Administración y Custodia de

BANCO DO BRASIL  Administración y Custodia de
ENTEL  Administración y Custodia de
BANCO FIE  Administración y Custodia de
BID  Administración y Custodia de
GRUPO ZURICH  Administración y Custodia de
LA BOLIVIANA CIACRUZ  Administración y Custodia de
AFP FUTURO DE BOLIVIA  Administración y Custodia de

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PROPUESTA TÉCNICA DE SERVICIO
1. SERVICIO ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVO
La documentación que sea seleccionada para ser custodiada en archivo

externo, luego de pasar por un proceso de identificación, clasificación,
organización e inventario, es almacenada en cajas de conservación para
garantizar el debido resguardo y confidencialidad. La información es
almacenada en nuestras dependencias e ingresada al sistema
informático (INFODAT), generando una base de datos, que es cargada al
sistema para efectos de registro, control y consulta.
INFOACTIVA proporcionará:
 Asesoría Técnica en gestión de archivo y Digitalización
 Procedimientos y Normativa para el correcto manejo de la
información
 Un Software (INFODAT Administración de Archivo), que permite
a los usuarios registrar, controlar y consultar la información
sobre los documentos en Custodia.
 Atención de consultas vía WEB (usuarios autorizados), mediante
acceso a INFODAT.
 Cajas de conservación para el resguardo de los documentos
 Identificación de cajas mediante código de barras.
 Infraestructura de almacenamiento
 Recurso humano proceso de implementación, administración y
control del archivo.

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 Equipo Humano para emergencias

 Personal para trabajo en instalaciones del Cliente
 Instalaciones para consulta de documentos
 Transporte de documentos
a. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Nuestros servicios se basan en una serie de Normas y Procedimientos
escritos que regulan, controlan y dirigen la correcta ejecución de los
servicios ofertados. Como también Políticas que norman los
procedimientos de seguridad y manejo de contingencias asociados a la
seguridad de la Información.
Se adjunta a la presente propuesta en el ANEXO 1 POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS, los siguientes documentos
 Política de Seguridad de Información

 Procedimiento de Seguridad Instalaciones e Información
 Plan de Contingencia
 Procedimientos de Implementación Nuevos Clientes
 Crecimiento Vegetativo
b. SERVICIO ASOCIADO
 Asesoramiento permanente y continuo en el proceso general de

una correcta implementación del sistema de archivo
 Identificación/ Diagnóstico de la Información
 Organización, clasificación e inventario de documentos.
 Ingreso de carpetas/ archivadores / empastados al Archivo
Central
 Administración y custodia de documentos

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 Indexación (adición) de documento a File (Carpetas existentes en

Archivo Central)
 Actualización Data (inventario según movimiento)
 Atención de consultas y solicitudes.
 Control de ingreso y salida de documentos mediante software
especializado
 Informe de stock y movimiento documental (mensualmente).
 Informe de documentos ingresados en Custodia por mes
 Informe de documentos consultados no devueltos al archivo
central.
c. PROCESOS IMPLEMENTACIÓN
Cabe destacar que este proceso se repite cada vez que ingrese Nueva
documentación, como también para el proceso de implementación
inicial.
i. Asesoramiento
El asesoramiento será continuo, previo y durante al proceso de
implementación y traslado de los documentos.
Se dará asesoramiento en:
 Revisar Política/ Procedimiento de Archivo.
 Lineamientos y Correcta identificación de los documentos de
cada Área
 Cronograma de traslado de documentos por áreas.
ii. Organización y Clasificación

Según criterios predefinidos con las áreas usuarias, se realiza un
ordenamiento, organización, clasificación y descripción de los
documentos por:
 Regional, departamento, sección y unidad
 Centro de costo al que pertenece el documento
 Tipología de documento.

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 Fechas asociadas (gestión)

 Código Interno
 Otros criterios que sean necesarios para la identificación de la
información.
Es importante destacar que los criterios de organización e
inventario de los documentos, debe obedecer a los parámetros
utilizados por los usuarios para requerir la información.
iii. Turnos de Trabajo

Los turnos de trabajo y equipo humano por turno, será establecido
en función de los plazos fijados de común acuerdo para el traslado
e implementación de los diferentes servicios propuestos
iv. Embalado de Documentos

Una vez organizada y clasificada, la documentación es almacenada en
cajas, especialmente diseñadas para el efecto, identificadas mediante
código de barras.
v. Transporte de Documentos
Una vez Inventariada la documentación (siguiente punto), los documentos son trasladados
hasta nuestras oficina en transportes contratados por nuestra empresa.
vi. Ingreso almacen y Ubicación Cajas

Las cajas son ingresadas a almacenes y verificada cada una de las
cajas transportadas por el Jefe de Almacen, para posteriormente y de
acuerdo a coordenadas de almacén son ubicadas en Racks
d. INVENTARIO Y DESCRIPCIÓN
Se realiza el registro e inventario de la documentación identificando
cada fondo documental con los siguientes criterios:
 Regional, departamento, sección y unidad
 Centro de costo al que pertenece el documento (Principio de
procedencia)

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 Identificación y Descripción precisa del documento, de acuerdo a

su tipología y asunto
 Código interno (sólo si aplica)
 Fechas asociadas (gestión)
 ID documento
i. Inventario- Base de Datos

Este proceso se efectuará en las instalaciones de Infoactiva
 Verificación y revisión de inventario.
 Generación de Base de Datos y carga al sistema
 Subir Base de datos para consulta de usuarios.
ii. Capacitación Usuarios

Se realizará una capacitación al personal autorizado para el uso del
sistema INFODAT Administración de archivo, para la realización de
control y consultas.
e. SOFTWARE INFODAT Custodia y Administración de Archivo
1. DESCRIPCION GENERAL
Software desarrollado por Infoactiva, para la administración del

archivo en custodia mediante el cual podrá solicitar documentos
en consulta y realizar las devoluciones de los mismo, realizar el
seguimiento de sus solicitudes, informa de las actualizaciones de
olas solicitudes mediante correos al cliente, permite emitir
reportes de los documentos consultados entre periodos y los
documentos pendientes de devolución, además permite
parametrizar los niveles de acceso al sistema.

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2. MÓDULOS
2.1. LOGIN
Módulo de ingreso al sistema, se debe ingresar las credenciales
de usuario y contraseña con los que se registró al usuario.
2.2. REQUERIMIENTOS
2.2.1. CONSULTAS
Mediante este módulo el usuario podrá realizar la búsqueda
de documentos en custodia por los siguientes campos:
número de caja, descripción 1, descripción 2, descripción 3,
fechas del documento y realizar la solicitud seleccionando el
documento que necesite según los resultados de búsqueda,
en los diferentes tipos (físico, Internet) y prioridades (Normal,
Urgente), la dirección de entrega será cargada por defecto con
la información de registro del usuario, esta puede ser
cambiado, además podrá registrar observaciones si lo
necesita, solo tendrá acceso a los documentos de los
departamentos asignados en el proceso de parametrización
del usuario.
2.2.2. DEVOLUCIONES
En este módulo el usuario podrá realizar la devolución de los
documentos que solicitó en consulta, puede ser
parametrizado para realizar devoluciones de documentos de
otros usuarios según sea necesario.
2.2.3. APROBACION CONSULTAS
Módulo por el cual se aprueban las solicitudes de los usuarios
que necesitan una aprobación de sus solicitudes de
documentos en consulta, una vez aprobada la solicitud se
dará curso a la atención, el módulo envía un correo
electrónico al usuario que aprueba las solicitudes, acceso
mediante parametrización previa (usuario 1, depende de
usuario 2 tiene acceso al módulo)
2.3. ESTADO
2.3.1. CONSULTAS
Módulo para realizar el seguimiento de las solicitudes
realizadas, se muestran los estados de las consultas:

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2.3.1.1.1. Por Procesar. – Estado inicial para la

solicitud, todavía no fue atendida por la central
de consultas.
2.3.1.1.2. En proceso de Búsqueda. – Está en proceso
de búsqueda de la documentación de la
solicitud.
2.3.1.1.3. Despachada. – Salida de los documentos
descritos en la solicitud de las instalaciones de
Infoactiva con destino a la dirección de entrega
proporcionada por el usuario.
2.3.1.1.4. Atendida/Entregada. – Solicitud de
documentos entregada en la dirección
proporcionada por el cliente.
2.3.2. DEVOLUCIONES
Módulo que permite realizar el seguimiento de las solicitudes
de devolución de documentos. La fecha de programación para
el recojo de la solicitud, el personal que recogió los
documentos.
2.4. REPORTE DE SOLICITUDES
Emite reportes de documentos consultados entre determinadas
fechas y los documentos pendientes de devolución.
2.5. ADMINISTRACION (Uso exclusivo de Infoactiva)
2.5.1. GESTION DE USUARIOS
Permite realizar el registro, modificación de usuarios,
mediante campos predefinidos.
2.5.2. PARAMETRIZACIÓN
Permite realizar la parametrización del sistema, accesos a los
módulos, acceso a documentos según departamentos,
devoluciones según usuarios, acceso a reportes.
3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
3.1. Tecnología WEB
Desarrollado con leguanjes PHP 5.6, FrameWork Laravel 5.2 y
JavaScript
3.2. Base de Datos
Los Registros están almacenados en un servidor de bases de
datos MySQL.
3.3. Compatibilidad
Compatibilidad con cualquier dispositivo móvil y diferentes
sistemas operativos.

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3.4. Accesibilidad
El único requisito para el acceso es disponer de acceso a internet,
ya que cualquier navegador es compatible con la aplicación.
3.5. Seguridad de Acceso
3.5.1. Acceso mediante Usuario y contraseña
El sistema incorpora metodologías de encriptación que
aseguran la privacidad y seguridad de la información. Así es
necesario introducir las credenciales (usuario y contraseña)
para acceder al programa.
3.5.2. Encriptación de contraseñas
Aunque INFODAT- Administracion de Archivo permite la
memorización de las credenciales para un acceso más ágil, el
sistema las mantiene encriptadas en todo momento.
3.5.3. Sesiones abiertas
En los casos de olvido de sesiones abiertas, INFODAT-
Administracion de Archivo volverá a solicitar la
autentificación transcurrido 15 minutos de inactividad.
f. ATENCIÓN DE CONSULTAS
a) Atención de Consultas
Las solicitudes realizadas serán atendidas sólo a usuario
autorizados. Una vez implementado el servicio, las consultas serán
atendidas mediante nuestro software INFODAT Administración de
Archivo página www.infoactiva.com.bo
b) Requerimiento de Documentos
Contamos con dos modalidades de atención de solicitud de documentos:
i) Requerimiento Normal.- Entrega en oficina del usuario en los
siguientes tiempos,
(1) De 1 hasta 100 documentos/Carpetas.- 24 horas.
(2) De 101 hasta 300 documentos/ carpetas.- 48 Horas
(3) Mayor a 300 documentos/ carpetas.- a definir tiempo de
entrega
ii) Consultas En Instalaciones de Infoactiva

El cliente podrá usar nuestras instalaciones para consultar su
propia información.

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iii) Emergencias.- Se dispondrá de un equipo de emergencia

con comunicación permanente, a fin de atender y sumarse al
equipo de trabajo. Este equipo estará a cargo del Jefe de
Operaciones
Las solicitudes, salvo las emergencias, serán atendidas mediante
INFODAT Administración de Archivo (página WEB) por los usuarios
autorizados.
c) INFORMES (Reportes)
Los siguientes informes serán emitidos mensualmente:
 Reporte recepción/ Ingreso de documentos.
 Reporte documentos consultados
 Reporte mensual documentación en consulta, no devueltos a
archivo, realizadas en meses anteriores.
 Actualización de base de datos (según movimiento)
d) SEGURIDAD INSTALACIONES
Nuestros procedimientos de seguridad están normados y regulados por
documentos escritos, qué son:
 Política de Seguridad de Información
 Procedimientos de Seguridad Instalaciones e Información
 Plan de Contingencia
Adicionalmente se cuenta con:
 Seguridad Física
 CCTV
 Sistema de alarma
 Sensores de movimiento y apertura de puertas
 Sensores de Humo
 Seguridad 24 horas

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2) DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO GENERAL
La finalidad primordial del presente procedimiento de digitalización de
documentos, es realizar de forma correcta el proceso de digitalización
de documentos, utilizando correctamente al personal para el
cumplimiento de funciones designadas en el proceso.
El personal de esta organización deberá conocer y cumplir lo descrito
en este documento de manera que actué de acuerdo a lo estipulado y
lograr una ejecución correcta de los procesos.
El presente procedimiento deberá ser conocido por todo el personal del
área de digitalización de documentos.
2. FASES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las
características específicas del mismo, de dónde se realice, de cómo se
realice y de quiénes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo,
cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el fin
de garantizar el éxito del mismo. Estas fases se enumeran a
continuación:
2.1. Identificación de la documentación a digitalizar
Cada departamento del cliente deberá identificar la
documentación que desea digitalizar, ya que el tipo de
documentación a digitalizar es clave y determinante para el
proceso de digitalización completo.
Las tareas a realizar en la fase de identificación de la
documentación a digitalizar son:
a) Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el
alcance de digitalización. En la digitalización de todos los
documentos que forman parte de un expediente o una serie,
decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no.
b) Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel,
tamaño del mismo: A4, A3…).

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c) Establecer la relación entre los documentos y la tipología y

serie documentales del Archivo Digital.
d) Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en
base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de
uso y acceso a los mismos.
2.2. Clasificación
Cada departamento del cliente deberá clasificar y ordenar los
documentos antes de proceder a su captura, no sólo para
garantizar el éxito de la digitalización sino para facilitar las
fases posteriores de la misma. Esto es, el modo de clasificación
determinará las siguientes fases del proceso de digitalización.
La tarea a realizar en la fase de Clasificación es:
Identificar si la captura de los documentos se realizará de
forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes):
a) En el caso de captura unitaria bastará con realizar la
ordenación de los documentos.
b) En el caso de captura de forma masiva se deberá seleccionar el
mecanismo de clasificación, además de la ordenación unitaria
de cada uno de los documentos. Así mismo la identificación de
los datos significativos con los que se va a realizar tratamiento
informático y que se corresponderán con los metadatos a
incorporar al Archivo Digital y/o con los datos de negocio que
maneja el sistema de información correspondiente.
2.3. Recogida, transporte y recepción
Cada departamento del cliente, debe realizar el inventario de la
documentación que será entregada para digitalizar. Los datos
a registrar son según el tipo de documentación:
a) Identificador
b) Tipo de documento
c) Fecha *
d) Cantidad de hojas
e) Rangos *
f) Tomo
g) Observaciones

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* Se utiliza si aplica al tipo de documento

Los lotes de documentos que serán recogidos deben llevar la
firma del personal que entrega (cliente) y recibe (Infoactiva),
además la fecha de recojo, en el inventario que será emitido
por el cliente.
2.4. Preparación
En esta fase se prepara la documentación a capturar,
revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose de
cualquier elemento que impida la ágil captura de las mismas o
que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de
Digitalización.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de
Preparación son:
a) Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar
las pegatinas, etc.
b) Separar documentos con varias páginas unidas.
c) Separar hojas que no cumplan el tamaño mínimo para ser
digitalizados.
2.5. Digitalización o Captura
La fase de digitalización, también conocida como de captura o
escaneo, es en la que se obtiene la imagen digital del
documento original en soporte papel. Esta fase variará
significativamente si los documentos se capturan uno a uno o
si cada lote preparado se sitúa en la bandeja del escáner para
proceder a la captura de todo el conjunto de los documentos
que componen el lote.
Esta fase tiene una índole técnico importante, por lo que es
necesario realizar durante la misma las siguientes tareas:
a) Definir el formato del fichero que contiene la imagen
digitalizada del documento original en papel. Para la carga de
un documento en el Archivo Digital es recomendable que el
formato final del mismo sea un PDF/A (con una o varias
páginas).
b) Establecer los parámetros de digitalización (resolución,
profundidad de bits, etc.).

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c) Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable

para el usuario y el tamaño del fichero.
d) Decidir si se va a crear un único fichero (con una o varias
páginas) por cada documento original o varios ficheros (una
por cada página). Para la carga de un documento en el Archivo
Digital es necesario que se cree un único fichero final (con una
o varias páginas) por cada documento original a almacenar en
el Archivo Digital, por lo que se recomienda que siempre que el
software de digitalización proporcione esta opción se haga uso
de ella.
2.6. Reconocimiento de Datos
La fase de Reconocimiento de datos está indiscutiblemente
relacionada con la de digitalización (fase anterior) y en muchos
casos se realiza simultáneamente en el tiempo. El objetivo de
la misma es la extracción de la información relevante
contenida en el propio documento, con el fin de facilitar su
tratamiento posterior. Esta información constituirá algunos de
los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o los datos de
negocio manejados por el Sistema de Información
correspondiente.
La tarea a realizar en la fase de Reconocimiento de datos es:
Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo.
Existen dos tipos de reconocimiento de datos:
a) Reconocimiento manual. Es el caso más sencillo. Una vez
digitalizado el documento se teclean los datos significativos
que identifican al documento en la aplicación de gestión
correspondiente.
b) Reconocimiento automático. En este tipo de reconocimiento se
harán uso de técnicas para la extracción automatizada de los
datos significativos del documento. Existen diferentes técnicas
para llevar a cabo un reconocimiento automático:
i. Utilización de OCR: La tecnología OCR proporciona la
habilidad de convertir imágenes de caracteres en letra de
máquina, en caracteres capaces de ser interpretados o
reconocidos por un ordenador.

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ii. Reconocimiento de código de barras asociado al

documento. En el caso de que se hayan generado hojas
identificativas durante la fase de Clasificación, con el
objeto de clasificar la documentación, se procederá al
reconocimiento de los datos identificativos contenidos en
las mismas.
2.7. Indexación
En esta fase de Indexación se reúne toda la información
identificativa de los documentos (muy relacionada con la fase
de Clasificación y con el resultado obtenido en la fase de
Reconocimiento de datos) junto con la información necesaria
para su incorporación al Archivo Digital (como pueden ser,
entre otros, el tipo documental y número identificativo del
documento). Es decir, en esta etapa se debe obtener toda la
información necesaria para la carga de la documentación en el
Archivo Digital, alguna implícita en el documento (por ejemplo,
número de expediente, fecha del documento, número de
registro…), otra explícita (por ejemplo, tipo documental, serie).
Toda esta información es necesaria para la fase de Carga de
datos en el Archivo Digital y es relevante para la identificación
del documento y sus futuras consultas.
Las tareas a realizar en la fase de Indexación son:
a) Reunir la información identificativa de los documentos:
i. En el caso de que no se hayan obtenido todos estos
datos de forma automática en la fase de Reconocimiento
de datos, se dispone de una interfaz para que permite
introducir manualmente la información y su verificación
con la información proporcionada por el cliente según el
tipo de documento.
ii. En el caso de que se hayan obtenido todos estos datos
de forma automática en la fase de Reconocimiento de
datos, no será necesaria ninguna intervención manual,
solo la verificación de la información obtenida con la
información entregada por el cliente, mediante el
sistema de control de calidad.

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b) Asegurar que se ha generado un único fichero a almacenar en

el Archivo Digital por cada documento original, ya sea de una
o varias páginas. En caso de que en la fase de digitalización se
haya decidido generar un documento por cada página.
c) Garantizar que el formato del fichero que contiene la imagen
digital es PDF/A.
2.8. Control de Revisión y Calidad

El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen
digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de
digitalización son fieles al documento original en papel y la
información entregada por el cliente, además que cumplan con
unos requisitos mínimos de calidad.
Si durante esta fase se determinara que la digitalización no ha
sido correcta (por ejemplo, que el documento no es legible o no
presenta la calidad mínima suficiente) se realizará una nueva
captura.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de
Calidad son:
a) Definir el alcance del control de calidad. Determinar si se
inspeccionarán todas las imágenes, o solamente un
subconjunto de prueba, en el sistema de control de calidad
proporcionado por Infoactiva.
b) Indicar las condiciones por las que se determina realizar una
nueva digitalización del documento.
c) Realizar seguimiento de digitalización. Para realizar el
seguimiento de forma exhaustiva deberán generarse informes
de seguimiento de incidencias y estadísticas de digitalización.
En ellos se indicarán aspectos como número de documentos
digitalizados, observaciones que deben ser tratados
particularmente, número de documentos con incidencias (por
ejemplo, cuyas hojas se presentaba roto o manchado, que son
ilegibles a simple vista).

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2.9. Entrega y Carga al Archivo Digital

Una vez que se dispone de todos los metadatos necesarios
para cargar el documento (datos reunidos en la fase de
Indexación) y aprobar el proceso de calidad se procederá a la
carga de los datos índices y archivos que contienen las
imágenes, al sistema INFODAT-digital proporcionado por
Infoactiva
Se debe tener en cuenta:
a) Las entregas serán realizadas en medios magnéticos portables
(discos duros externos) acompañados por documentos que
indiquen la entrega al cliente (tipos de documentos, cantidad
de archivos, cantidad de imágenes y las tablas índices).
Información que debe ser copiada a repositorios que disponga
el cliente.
b) Contar con espacio de almacenamiento suficiente para
guardar los archivos de digitalización, para las etapas de
control de calidad y posterior producción.
c) Para el control de cantidades Infoactiva proporcionará un
software que realice el proceso de conteo de imágenes por cada
archivo.
d) Una vez aprobado el proceso de calidad, se coordinará con el
área correspondiente el proceso de instalación del software
INFODAT-digital, adaptado a las especificaciones por cada tipo
de documento que se digitalice.
2.10. Archivo Devolución

Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el
Archivo Digital se llega a esta fase final del proceso completo
de digitalización donde la documentación en papel tiene que
ser archivada o devuelta, según corresponda en cada caso.
Las tareas más significativas a realizar en esta fase son:
a) Determinar cómo se va a gestionar la documentación original
en papel tras la finalización del proceso de digitalización
(Archivo o Devolución).

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b) Llevar a cabo las acciones necesarias para su Archivo o

Devolución.
3. RECOMENDACIONES TÉCNICAS GENERALES

Independiente del escenario en que lleve a cabo la digitalización y con el
objetivo de cumplir con todos los requisitos de digitalización se deben
tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
a) Se recomienda utilizar el formato de conservación a largo plazo, es
decir PDF/A, para realizar las copias electrónicas de documentos
originales en papel. Así, el PDF/A será el formato final de la imagen
digital a almacenar en el Archivo Digital, sin que esto limite el uso de
otros formatos intermedios.
b) Se deben tener en cuenta los principios establecidos por el Archivo
Digital, que son los que se detallan a continuación:
i. La serie documental y la tipología documental son datos
obligatorios para que un documento en el Archivo Digital sea
almacenado. Es necesario, por lo tanto, conocer la tipología
documental definida por el departamento y las series
documentales asociadas a los documentos que van a
incorporarse al Archivo Digital, definidas por el Archivo General.
ii. Se deberá crear un único fichero a almacenar en el Archivo
Digital por cada documento original, ya sea de una o varias
páginas.
c) Resolución y Profundidad de bits:

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i. Elegir una resolución que sea suficiente para capturar los más
sutiles detalles requeridos por el grupo de documentos
originales que se van a escanear. Se deberá comprobar que la
resolución no limitará el uso que se pretende conseguir para las
imágenes digitales. Además, se debe establecer la resolución en
el nivel elegido para todo el conjunto de documentos originales
con el objetivo de evitar la revisión de documento por
documento.
ii. Elegir una profundidad de bit que esté en consonancia con las
características de los documentos originales y con el nivel
necesario para transferir el contenido informativo: escaneo
binario para documentos textuales que consistan en imágenes en
negro sobre papel blanco; escaneo en escala de grises (8 bits) para
documentos que contengan información significativa en escala de
grises (incluidas las anotaciones a lápiz en el texto) y para
materiales fotográficos; escaneo en color para documentos que
contengan información en color, especialmente cuando se
necesiten copias facsímiles de gran calidad.
(1) Para la digitalización de documentación general, se
recomienda la utilización de una resolución mínima de 300
ppp. y en una escala de 256 gamas de grises.
(2) Para la digitalización de documentación histórica, se
recomienda la utilización de una resolución mínima de 400
ppp. y en una escala de 256 gamas de grises.
d) Llevar a cabo un equilibrio entre una calidad visual aceptable para el
usuario y el tamaño del fichero de modo que el ordenador pueda
acceder al mismo en un tiempo aceptable.
a) SOFTWARE DE DIGITALIZACIÓN
1. DESCRIPCION GENERAL
Software desarrollado por Infoactiva, para la administración de

archivos digitales, permite el registro de usuarios, registro de
accesos a los módulos, cantidad de visualizaciones por tipo de
documentos, configuración de ruta de archivos, generar reportes de
documentos visualizados por usuarios, exportación de datos según
tipo de documentos.

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2. MÓDULOS
a. LOGIN
Módulo de ingreso al sistema, se debe ingresar las credenciales de
usuario y contraseña con los que se registró al usuario.
b. BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
Búsqueda de los tipos de documentos según la información
indexada.
c. USUARIOS
i. Nuevos Registros
Permite realizar el registro de nuevos usuarios.
ii. Accesos
Permite parametrizar el acceso a los diferentes módulos y tipos
de documentos.
d. CONFIGURACIÓN
i. Ruta de Archivos
Permite registrar las rutas de los archivos según tipo de
documento.
ii. Cantidad de Visualizaciones
Permite configurar la cantidad de registros a visualizar en la
búsqueda de los tipos de documentos.
e. REPORTES
i. Generar Reportes
Permite generar el reporte de los documentos visualizados por
usuario entre fechas.
ii. Exportar Listas
Permite exportar los listados de los archivos y sus datos según
tipo de documento.
f. CONTROL DE CALIDAD (Uso exclusivo Infoactiva)
Módulo que permite realizar el control de calidad a las imágenes y
datos de los archivos digitalizados, se puede realizar la verificación
aleatoria según tipo de documento. Registra observaciones y/o
aprueba el archivo.
g. INDEXACION (Uso Exclusivo Infoactiva)
Módulo utilizado para la indexación de los datos a cada archivo
digital, según requerimiento del cliente, se verifica con la
información proporcionada por el cliente según tipo de documento y
detectar errores de los datos.
3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
a. Tecnología

Telf.-Fax (591-2) 2971660-2971920.
Lenguaje de desarrollo VB.NET, aplicación para escritorio,

framework 4.0.
b. Base de Datos
Los Registros están almacenados en un servidor de bases de datos
SQL Sever 2008 o Superior.
c. Compatibilidad
Compatibilidad con Windows XP hasta Windows 10.
3) ALCANCES Y CONDICIONES DEL SERVICIO

a) ALCANCES Y CONICIONES DEL SERVICIO
CONCEPTO Cumple/No
Cumple
(comentarios)
Clasificación, sistematización y almacenamiento de la
documentación: Una vez que la documentación ingresa al
depósito de LA CONTRATISTA, se realizará el proceso de
clasificación, sistematización, y almacenamiento de la Se cumple con
documentación, por el cual VIVA tendrá Costo Mensual el
Fijo, que abarcará: a) la Guarda propiamente dicha de procedimiento
los contenedores; b) su Gestión en los que se refiere a y
mantener la correlatividad exacta de la documentación requerimientos
que haya sido consultada y c) ordenamiento de la nueva mencionado.
documentación generada, con los mismos criterios fijados Los costos se
en la clasificación inicial, por los períodos que el Cliente encuentran en
considere necesarios. la propuesta
económica
Por la guarda de cada contenedor y por mes vencido. Se
debe establecer el costo unitario por caja, la misma que
deberá ser definida de acuerdo al tamaño, cantidades de
documentación óptimas y tipo de documentación.

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b) COSTOS FIJOS MENSUALES
CONCEPTO Cumple/No Cumple

(comentarios)
1. Mantenimiento de la nueva documentación Cumple.
que a futuro se genere, ordenándola con
los criterios fijados por NUEVATEL Procedimientos
establecidos en nuestra
propuesta técnica
2. Ubicación de la documentación consultada Cumple
en su lugar y con la correlatividad exacta.
Establecido en nuestros
procedimientos. Las
cajas y/o documentos
consultas vuelven a las
coordenadas de
almacén, una vez que
retornan de sus
consultas
3. Actualización en el Servidor del Cliente de Cumple.
la base de datos del software, cada vez que
se agregue nueva información. La actualización del
sistema es de acuerdo a
movimiento.
4. Traslado de los contenedores con la Cumple.
documentación hasta los depósitos de LA
CONTRATISTA. Almacenamiento de la Se establece en nuestra
nueva documentación que a futuro se propuesta técnica.
genere, por mes y por caja que ingrese a
guarda
c) COSTOS VARIABLES
CONCEPTO Cumple/No Cumple

(comentarios)
Consulta en LA CONTRATISTA en sala ejecutiva; CUMPLE
Servicio de Secretaria, Fax, por el tiempo que el
cliente lo requiera
Consulta de cajas. También abarca este costo, la CUMPLE
posterior emisión de remito de devolución que
acompañara a la documentación o contenedor,
una vez desocupada por el usuario.

Telf.-Fax (591-2) 2971660-2971920.
El costo indicado se cobrará por cada caja

consultada por el Usuario, sin importar la
cantidad de documentos paramétricos que de
cada una de ellas deba extraerse.
Horas Técnicas por Mandato. Costo Hora Técnica CUMPLE
Hombre en las instalaciones de Nuevatel y LA
CONTRATISTA según los trabajos adicionales
solicitados tales como: cambio de números,
transferencias, cambio de localidad, débitos,
Roaming, guarda de verificaciones, cambio de
plan, migración, cambio de dirección, separación
de líneas, cambio de representante legal, cambio
de límite de protección, unión de suscriptores.
Cajas para guarda: Costo de caja utilizada para CUMPLE
la guarda de la documentación

Telf.-Fax (591-2) 2971660-2971920.
ANEXOS
1
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

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Información desde año 2018

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HOSPITAL ARCO IRIS  Administración y Custodia de

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MULTIVISIÓN  Servicio de Digitalización

Ministerio de La Presidencia  Transcripción de Planillas del

Nuestro Gerente General, Rodrigo Moragas E., trabaja en la industria

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importantes empresas nacionales y extranjeras residentes en Bolivia,

CITIBANK N.A  Dirección y Ejecución Servicio

BANCO MERCANTIL SANTA CRUZ  Dirección y Ejecución Servicio

BANCO LOS ANDES PROCREDIT  Administración y Custodia de

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PROPUESTA TÉCNICA DE SERVICIO

1. SERVICIO ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVO

La documentación que sea seleccionada para ser custodiada en archivo

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 Equipo Humano para emergencias

 Política de Seguridad de Información

 Asesoramiento permanente y continuo en el proceso general de

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 Indexación (adición) de documento a File (Carpetas existentes en

ii. Organización y Clasificación

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 Fechas asociadas (gestión)

iii. Turnos de Trabajo

iv. Embalado de Documentos

vi. Ingreso almacen y Ubicación Cajas

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 Identificación y Descripción precisa del documento, de acuerdo a

i. Inventario- Base de Datos

ii. Capacitación Usuarios

e. SOFTWARE INFODAT Custodia y Administración de Archivo

Software desarrollado por Infoactiva, para la administración del

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2.3.1.1.1. Por Procesar. – Estado inicial para la

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ii) Consultas En Instalaciones de Infoactiva

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iii) Emergencias.- Se dispondrá de un equipo de emergencia

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2. FASES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

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c) Establecer la relación entre los documentos y la tipología y

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* Se utiliza si aplica al tipo de documento

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c) Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable

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ii. Reconocimiento de código de barras asociado al

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b) Asegurar que se ha generado un único fichero a almacenar en

2.8. Control de Revisión y Calidad

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2.9. Entrega y Carga al Archivo Digital

2.10. Archivo Devolución

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