Manual de Usuario RI TecNM

Repositorio
Nacional
Institucional
Manual de Usuario Avanzado
4 FEBRERO2020
TecNM
Elaborado por: Olguin Reyes Omar Alexis
Santos Alejandre José Antonio
MANUAL DE USUARIO 1
Contenido
Manual de Usuario .......................................................................................................................... 3
Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace: ................................................................ 4
Consideraciones generales al utilizar DSpace: ............................................................................... 4
Tipos de usuarios en Dspace ........................................................................................................... 4
Usuario Anónimo .......................................................................................................................... 5
Usuario Registrado ........................................................................................................................ 5
Administrador de Comunidad/Colección ....................................................................................... 5
Beneficios de usar DSpace: ............................................................................................................. 5
Estructura básica de DSpace: .......................................................................................................... 6
Navegación: ..................................................................................................................................... 6
Búsqueda ......................................................................................................................................... 7
Registrarse en el Repositorio Institucional del TecNM: ................................................................. 8
Comunidades y Colecciones. ........................................................................................................... 9
Crear comunidades. ...................................................................................................................... 9
Crear colección. ........................................................................................................................... 12
Asignación de roles dentro de las comunidades/subcomunidades/colecciones. .......................... 16
¿Cómo subir contenidos al repositorio? ....................................................................................... 18
Ingresar a DSpace (Usuarios en general) ...................................................................................... 18
Salir de DSpace (Usuarios en general) .......................................................................................... 19
Agregar Contenido (Usuarios publicadores o autorizados) ........................................................... 19
Pasos Preliminares .................................................................................................................. 19
Asistente de publicación ......................................................................................................... 20
Subir ....................................................................................................................................... 21
Verificar .................................................................................................................................. 23
Licencia ................................................................................................................................... 23
Completo ................................................................................................................................ 24
Flujo de trabajo en DSpace ........................................................................................................... 25
Anexos ............................................................................................................................................ 30
Registro para la obtención del CVU CONACyT .............................................................................. 30
Licencias ...................................................................................................................................... 36
Las licencias Creative Commons .............................................................................................. 36
Licencia para el Repositorio .................................................................................................... 38
MANUAL DE USUARIO 2
Alcance
El presente manual será utilizado por los usuarios administradores de comunidad y administradores
de colecciones del repositorio como una guía para la correcta y homogénea publicación de información
en el repositorio.
Manual de Usuario
DSpace es un sistema de repositorio digital que es usado como repositorio institucional, un
repositorio de objetos de aprendizaje, para el manejo de registros, y más. La plataforma de
código abierto DSpace está libremente disponible para ser modificada y extendida según
requisitos particulares para satisfacer necesidades.
DSpace es una plataforma de código abierto que permite a las organizaciones:
– Capturar y describir el material digital usando un módulo del flujo de trabajo de la sumisión,
o una variedad de opciones programáticas.
– Distribuye los materiales digitales de una organización sobre la web a través de un sistema
de la búsqueda y de recuperación.
– Preserva el material digital por largotiempo.
En nuestro caso, se pretende preservar todo el material digital de generado por el TecNM.
Cada sitio DSpace es dividido en comunidades, estos típicamente corresponden a

unidades, centros de investigación o departamentos. Una "Comunidad" del Repositorio
Institucional del TecNM es uno de los 266 campus dispuestos en las 32 entidades
federativas del país; tiene un individuo responsable por esa unidad, estabilidad a largo
plazo, y puede asumir responsabilidades para definir las políticas de la comunidad.
Cada comunidad debe ser capaz de asignar a un coordinador que puede trabajar junto
con el personal del repositorio.
Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos

relacionados. Una colección puede aparecer en más de una comunidad. También las
comunidades pueden contener subcomunidades.
Las comunidades pueden mantener un número ilimitado de colecciones en el RITecNM.
Las colecciones pueden ser organizadas según el tipo de información. Las colecciones
pueden tener diferentes políticas y procedimientos de trabajo (workflows).
Cada colección de el RITecNM tiene su propia página de entrada dónde se muestra
información, noticias y enlaces relacionados con los intereses de los usuarios de aquella
colección.
Cada colección es compuesta de artículos (items), la cual es el elemento básico de un

archivo. Cada artículo es propiedad de una colección. Adicionalmente, el articulo puede
aparecer en colecciones adicionales, sin embargo, cada artículo es de una y solo una
colección.
MANUAL DE USUARIO 3
Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace:
Objetivo Ejemplo
Comunidad
Instituto Tecnológico de Tláhuac III
Colección Tesis
Item Efectos secundarios del uso de realidad virtual inmersiva en los
videojuegos
Paquete (Bundle) Un grupo de Bitstream HTML e imágenes que hacen un documento
HTML
Bitstream Un simple archivo HTML, un simple archivo de imagen, un archivo
de código fuente
Formato Bitstreams Microsoft Word versión 6.0
Consideraciones generales al utilizar DSpace:

– DSpace es una herramienta que permite preservar material digital a largo plazo.
– DSpace permite archivar cualquier tipo de documento
– Permite a los investigadores y/o usuarios buscar cualquier tipo de documento.
– La persona que se registre en DSpace y tenga la autorización correspondiente puede enviar
sus artículos a través de una interfaz web.
– Tamaño de los archivos a ingresar a DSpace: los archivos a ingresar a DSpace se recomiendan
que sean de 2MB para facilidad de manejo, si se desea trabajar con archivos superiores, se
recomiendan que sean distribuidos en varios archivos y subidos individualmente como parte
de un artículo. (los artículos pueden llegar incluso a 50MB).
Tipos de documentos que acepta DSpace:

DSpace acepta documentos en cualquier formato digital. Se recomienda incluir
principalmente material producto de una actividad académica, incluso los primeros
resultados de un proyecto de investigación, papers o recursos de enseñanza aprendizaje.
Entre los tipos de contenidos que acepta DSpace son: Animaciones, artículos, libros,
capítulos de libros, imágenes, imágenes 3D, mapas, música, preprint, blueprint,
presentaciones, software, reportes técnicos, tesis, video entre otros.
Tipos de usuarios en Dspace

En Dspace podemos identificar 3 tipos de usuario del sistema, donde cada uno de ellos
juega un
rol diferente:
• Usuario anónimo.
• Usuario registrado.
• Administrador Comunidad/Colección.
MANUAL DE USUARIO 4
Usuario Anónimo
Tiene la capacidad de (si es permitido por el administrador):
• Visualizar las comunidades, subcomunidades, colecciones e items.
• Visualizar, consultar y en su caso descargar el contenido de los ítems (licencias,
bitstreams, etc).
• Enviar nuevos items a colecciones (restingido en el respositorio del TecNM).
Usuario Registrado
Este tipo de usuario puede actuar en uno o más roles del proceso de ingesta y preservación
de datos. Las actividades que puede realizar van de acuerdo a los siguientes roles:
• Depositario
Es el encargado de enviar al sistema DSpace documentos y/o archivos.
Los depositarios forman una parte esencial del proceso de ingesta y preservación de
documentos ya que son las persona que proporcionen los datos y metadatos que describen
a la obra. Los proveedores pueden estar asignados a una o más colecciones dentro del
repositorio, según establezcan los administradores.
• Curador
El curador es el encargado de revisar y aceptar o rechazar cualquier ítem enviado por el
depositario, en el flujo de trabajo propio de cada colección o comunidad; igualmente puede
editar con el fin de corregir, los metadatos proporcionados por el proveedor. Este usuario
puede ser un bibliotecario que conozca los lineamientos a seguir para aceptar nuevos
documentos en el repositorio.
En última instancia el curador es quien decide si un documento o conjunto de datos es
publicado para su visualización y consulta por otros usuarios.
Administrador de Comunidad/Colección
Este usuario tiene la capacidad de:
• Crear/editar/eliminar subcomunidades y colecciones.
• Editar permisos de creación/visualización a usuarios.
También puede jugar un papel en el proceso de ingesta y aceptación de nuevos Ítems,
aunque lo recomendable es que este rol sea asignado a los curadores.
Beneficios de usar DSpace:

● Visibilidad: Aumenta la difusión nacional e internacional de los documentos, ya que
permite que sean fácilmente recuperados y citados por académicos de todo el mundo.
Ello, gracias al manejo de estándares para compartir información (Metadatos Dublín Core
y el protocolo OAI-PMH), permite compartir toda nuestra información con los principales
repositorios universitarios y los principales buscadores de información académicos.
● Permanencia: Asegura la estabilidad de la localización de su trabajo en línea, mediante
la asignación de una dirección única en Internet (identificador Handle) para cada
documento, lo que permite un modo de cita sencillo, directo y confiable.
● Flexibilidad: Soporta el ingreso de múltiples formatos de archivo y tipos documentales,
incluidos documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, programas,
videos, etc.
● Almacenamiento seguro: Garantiza la conservación, respaldo y perdurabilidad de todos
los documentos ingresados, mediante mecanismos estándares de preservación digital
automatizada.
● Control de acceso: Faculta a los administradores de colecciones y a los mismos autores a
determinar el nivel de acceso a sus documentos, dejándolos como públicos o privados, y
MANUAL DE USUARIO 5
con la posibilidad de variar esa condición en el tiempo.
● Derechos de uso: Permite a los académicos definir el grado de uso que pueden hacer
otras personas de sus documentos digitales, pudiendo determinar si permite el uso
comercial o modificaciones de su obra. Para ello, se ofrece un modelo flexible de licencias
de derecho de autor (utilizando el licenciamiento Creative Commons), complementarias
al tradicional copyright.
Estructura básica de DSpace:

DSpace, como anteriormente se mencionó, esta compuestas de comunidades, colecciones
e ítems. La página principal de DSpace se presenta como se muestra en la figura 1.
Figura 1. Página principal de DSpace.
Navegación:
La barra de navegación izquierda:
– Comunidades y colecciones: Le permite navegar por un listado de dependencias y

colecciones
– Títulos: permite ver por orden alfabético, los títulos de los documentos ingresados en el
repositorio.
– Autores: permite ver por orden alfabético los autores de los documentos ingresados en el
repositorio.
– Temas: muestra por orden alfabético el listado de temas de los cuales podemos
conseguir artículos dentro del repositorio.
– Fecha: permite ver por orden cronológico los ítems ingresados.
MANUAL DE USUARIO 6
Búsqueda
Existen opciones de búsqueda, que también la conseguimos en el lado izquierdo de la
página (fig2):
Figura 2.Caja de texto para realizar búsqueda.
A continuación, se explican algunas directrices:

– Los términos introducidos en el cuadro se buscarán en los campos de título, autor, materia,
serie e identificador de cada registro.
– Palabras vacías: en la búsqueda se ignoran palabras que no aportan valor a la búsqueda. Son:
"a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" , "but" , "by" , "for" , "if" , "in" , "into", "is" ,"it" ,"no" , "not"
, "of" , "on" , "or" , "such", "the" , "to" , "was"
– Truncamiento: Se utiliza el asterisco * después del prefijo de una palabra para recuperar
todos los documentos que contengan palabras con este prefijo. Ejemplo: so* recupera
software, socioeconómico...
– Stemming: el buscados expande automáticamente las palabras con las terminaciones

habituales incluyendo plurales, tiempos verbales…etc.
– Frases: para buscar frases concretas hay que entrecomillar la frase. Ejemplo: “software
libre”
– Coincidencia exacta de una palabra: cuando se buscan varios términos poner el signo
+ delante de un término si éste ha de salir obligatoriamente en el resultado. Ejemplo:
+dog training (dog ha de aparecer en el resultado)
– Términos no deseados: cuando un término no ha de aparecer en los resultados hay que

marcarle por delante con el signo -. También se puede utilizar el operador NOT. Ejemplo:
training –cat
– Operadores booléanos: Se han de usar siempre en mayúscula. Se usa AND para sumar
términos; OR para ampliar la búsqueda a dos términos; NOT para restringir la búsqueda.
– Paréntesis: permiten agrupar distintos términos de búsqueda. Ejemplo: (cats OR dogs)

AND (training OR discipline)
También tiene la opción de realizar “Búsqueda avanzada”. La búsqueda avanzada

permite efectuar búsquedas sobre campos específicos del repositorio y asociarles términos
booleanos AND, OR, o NOT.
Puede restringir su búsqueda a una colección o dependencia seleccionándola en el menú
de cascada que aparece en la caja de búsqueda. Si lo desea buscar en todo el repositorio,
deje el menú de cascada en la opción "Todo el Repositorio"
Luego, seleccione el campo por el que desea buscar y asocie más de un término con los
conectores booleanos que aparecen en la caja de diálogo. (ver Figura 3)
MANUAL DE USUARIO 7
Figura 3: muestra motor de búsqueda de DSpace.
Registrarse en el Repositorio Institucional del TecNM:

Para acceder al área de repositorio se requiere de autorización. Por el momento no es
posible autorregistrarse, se tiene que dar de alta desde un administrador del Repositorio
Institucional.
En el área “Cuenta”, te presenta varias opciones:
– Recibir actualizaciones por correo: Los usuarios pueden suscribirse para recibir
correos electrónicos diarios sobre los nuevos artículos agregados a las colecciones. Los
usuarios pueden suscribirse al número de colecciones que deseen. Para ello, debe ser usuario
registrado de DSpace. Para suscribirse, debe visitar la página principal de la colección y haga
clic en el botón “Suscribir”.
– Mi DSpace: es tu sitio personal, donde te mostrará: Nombre y apellido, grupos a los cuales
eres miembro (grupos donde estas autorizado para enviar, aprobar flujos de trabajos o
administrar), enlace para ver sus suscripciones y dos botones: “Comenzar un nuevo envío”,
“Ver los mensajes aceptados”. Si tienes los permisos correspondientes, podrás por subir
artículos a los repositorios.
– Editar Perfil: como vemos en la figura 4, este enlace nos permite editar características del
usuario como Nombre, apellido, teléfono de contacto, y cambiar la contraseña.
MANUAL DE USUARIO 8
Figura 4. Editar perfil del usuario.
Comunidades y Colecciones.
DSpace estructura los repositorios en comunidades y colecciones donde las comunidades contienen
sub-comunidades y/o colecciones y las colecciones contienen documentos.
La definición de estas secciones jerárquicas se puede hacer desde la interfaz de administración del
sistema.
Crear comunidades.
El contenido de DSpace está organizado en torno a comunidades que pueden corresponder a entidades
administrativas, como las escuelas, departamentos, laboratorios y centros de investigación. Dentro de
cada comunidad puede haber un número ilimitado subcomunidades y un número ilimitado de
colecciones. Cada colección puede contener un número ilimitado de temas. Esta organización DSpace
da la flexibilidad para dar cabida a las distintas necesidades de las comunidades por lo que les permite
• Decidir sobre las políticas, tales como:
- quién contribuye al contenido
- si habrá o no proceso de revisión
- quién tendrá acceso
• Determinar el flujo de trabajo, la revisión y edición de metadatos
• Gestión de colecciones
Cada comunidad tiene su propia página de inicio que muestra información, noticias y enlaces que
reflejan los intereses de esa comunidad, así como una lista descriptiva de las colecciones dentro de la
comunidad.
• Acceder a la administración de DSpace. Para crear comunidades, se debe ser administrador.
MANUAL DE USUARIO 9
Figura 9. Entrar al listado de comunidades.
• Hacer clic en el botón “Crear comunidad”
Figura 10. Lista de comunidades.
• Dspace asignará un asignará un identificador único a esta nueva comunidad. Se visualizará un

formulario para ingresar la información representativa de una comunidad.
• Nombre: nombre de la comunidad.
• Descripción corta: descripción de comunidad.
• Texto introductorio: información general sobre la comunidad, puede ser formateada con
HTML para mejor visibilidad.
• Texto de Copyright: es la información sobre la comunidad, como la licencia, dirección,
teléfono, correo.
• Texto de la barra lateral: el texto que se coloque aquí se verá en la barra lateral derecha
de la comunidad.
• Logo: imagen que representa la comunidad.
MANUAL DE USUARIO 10
Figura 11. Ventana de creación de comunidad.
• Hacer clic en el botón Crear luego de haber completado el formulario, esto creará nuestra nueva
comunidad.
• Editar: modificar información de la comunidad.
• Crear una colección: permite crear una nueva colección en dicha comunidad.
• Crear una subcomunidad: crea una subcomunidad de la comunidad actual. En esta
opción aparecerá un formulario igual al anterior.
• Exportar: nos permitirá exportar el esquema de la comunidad, estas opciones enviarán
una notificación al correo del administrador.
Figura 12. Comunidad Creada.
Crear colección.
Las comunidades pueden mantener un número ilimitado de colecciones en DSpace. Las colecciones
se pueden organizar por tipo de información (como documentos de trabajo o de datos) o por cualquier
otro método de selección que una comunidad encuentre útil para organizar sus artículos digitales. Las
colecciones pueden tener diferentes políticas y flujos de trabajo.
En DSpace, cada colección tiene su propia página de inicio que muestra información, noticias y enlaces
que reflejan los intereses de los usuarios de esa colección.
Figura 13. Muestra de una Comunidad.
• Hacer clic en el botón “Crear una colección”, que se encuentra en la parte lateral derecha de la
página de la comunidad. Se mostrará una ventana como la de la siguiente imagen, que permitirá
definir algunas características de la colección en cuanto a permisos y flujos de trabajo asociados
a los documentos.
Figura 14. Definir características de la Colección.
• Seleccionar los casos aplicables para la colección:

• Nuevos ítems podrán ser leídos públicamente: opción por defecto, de manera que el
artículo perteneciente a dicha colección será legible para todos los usuarios o aquellos
que visiten el repositorio.
• Algunos usuarios podrán enviar ítems a esta colección: opción por defecto, de manera
que se puede asignar personas al grupo de la colección.
• El envío de ítems incluye un paso Aceptar/Rechazar: el envío pasa por un proceso de
flujo de trabajo (Workflow) en la cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envío.
• El envío de ítems incluye un paso Aceptar/Rechazar/Editar Metadatos: el envío pasa por
un proceso de flujo de trabajo (Workflow) en la cual otra persona autorizada aprueba o
rechaza el envío, además puede editar los metadatos del artículo enviado si se considera
necesario.
• El envío de ítems incluye un paso Editar Metadatos: el artículo pasa por un proceso de
flujo de trabajo (Workflow) donde puede editar los metadatos del artículo enviado.
• Esta colección tendrá administradores delegados de la colección: se asigna a una
persona como administrador de esta colección.
• Nuevos envíos tendrán algunos metadatos ya rellenos por defecto: esta opción puede
ser seleccionada si se requiere tener metadatos por defecto para los artículos ingresados
a la colección.
Al hacer clic en el botón “Siguiente” pasará a visualizarse ciertos formularios
dependiendo de las casillas seleccionadas para el paso anterior.
• Se mostrará los siguientes datos para la descripción de la colección:
• Nombre: Nombre de la colección.
• Descripción corta: pequeña descripción de la colección.
• Texto introductorio: Información general sobre la colección. Esta puede ir formateada con
HTML para mejor visibilidad en la página de la colección.
• Texto copyright: es la información sobre la colección como la licencia, dirección, teléfono,
correo. Puede ir también formateada con HTML que es aceptado.
• Texto en el recuadro lateral: El texto que se coloque aquí se verá en la barra lateral
derecha de la colección. Regularmente es el nombre de la colección.
• Licencia: licencia que se debe garantizar para el artículo. Esta se define aquí para la
colección, y de esta manera los artículos que se ingresen en esta colección tendrán esta
licencia por defecto. si en este momento no se define la licencia, DSpace toma la que
tiene por defecto definida en la administración de DSpace.
• Origen: cualquier información sobre el origen de la colección.
• Logo: imagen que represente la colección.
• Al dar clic en “Siguiente” es posible que se presentarán las opciones de casos aplicables para la
colección,en el caso que no se hayan definido al inicio de la creación de la colección (fases de
Aceptar/rechazar metadatos, Aceptar/rechazar/editar metadatos y editar metadatos, definir los
administradores de la colección (Collection Administrators), crear una plantilla para el ítem (Item
Template), definir las políticas de la colección).
Figura 15. Autorización de usuarios.
Figura 16. Confirmación de valores de la colección.
• Para finalizar la creación de la colección se mostrará una ventana con toda la información
ingresada acerca de la colección. Si se desea realizar algún cambio es posible hacerlo para
finalmente dar clic en “Actualizar”.
Figura 17. Colección creada.
Roles
Dspace nos ofrece poder dividir los usuarios individualmente para que estos puedan acceder solo a un
área dentro y puedan modificar su contenido dentro de las colecciones o subcomunidades.
DSpace es un sistema de colaboración que requiere una buena planificación previa de las personas
que interactuarán con él. Globalmente podemos hablar de un acceso público, que no requiere ningún
registro y permite la consulta de las colecciones y documentos públicos, y un acceso registrado, que
permite la consulta de colecciones restringidas, así como interactuar con el sistema para gestionar los
documentos depositados.
Asignación de roles dentro de las comunidades/subcomunidades/colecciones.

Para poder asignar los usuarios o grupos de trabajo se debe de contar con usuarios registrados o
grupos creados, esta herramienta nos facilitara la organización de depositarios, curadores y
administradores dentro de la plataforma.
- nos dirigirnos a una comunidad/subcomunidad o colección y seleccionaremos “editar” (figura

7).
Figura 7. Ventana de edición comunidad y coleccion
- Si fuera una comunidad o colección podremos asignar el personal que administrara esta
comunidad/subcomunidad o colección presionando “administradores de la
comunidad/colección”.
- Si fuera una colección podremos asignar el personal que podrá enviar documentos a la
colección presionando el botón “publicadores”.
- Si fuera una colección podremos asignar el personal que podrá aprobar o rechazar
documentos a la colección presionando el botón “aceptar/rechazar paso:”.
Figura 8. Asignación de permisos de usuarios dentro de la comunidad.
¿Cómo subir contenidos al repositorio?
Ahora nos concentraremos en la publicación de contenido dentro de la plataforma DSpace utilizada
en el Repositorio Institucional del Tecnológico Nacional de México, de ahora en adelante referido como
DSpace.
Ingresar a DSpace (Usuarios en general)

Todos los estudiantes, docentes, personal administrativo del Tecnológico Nacional de México y público
en general pueden ingresar al DSpace directamente a través de un navegador de internet, esto solo
con fines de consulta.
Los usuarios administradores de comunidad, publicadores o validados para subir contenidos al DSpace
deberán utilizar sus credenciales institucionales para poder ingresar al repositorio, para ello es
necesario:
Acceder al DSpace ingresando a la dirección:

http://nacional.tecnm.mx:8080/
-
Dar clic en el menú Servicios situado en el menú superior derecho del sitio:
Figura 18. Menú Servicios en el repositorio DSpace.
En el menú Servicios se debe seleccionar la opción Mi DSpace.
Figura 19. Opción Mi DSpace en el menú Servicios.
Nota: DSpace posee dos medios de autentificación, el Tecnológico Nacional de México asegura el acceso a
todo usuario activo al repositorio mediante las credenciales del portal institucional mediante la
opción Introduzca el nombre de usuario o correo electrónico y contraseña.
En la siguiente pantalla se solicitará tanto el usuario como contraseña de su cuenta

institucional, se debe ingresar las mismas y presionar el botón Entrar.
Figura 20. Ingreso de usuario y contraseña.
Si las credenciales son válidas el usuario será redirigido hacia la sección Mi DSpace.
Figura 21. Espacio Mi DSpace.
Salir de DSpace (Usuarios en general)

Para salir de Mi DSpace, se debe dar clic en el enlace Salir en el menú de Opciones de Usuario
situado la parte superior derecha.
Figura 22. Opción Salir del menú de Opciones de Usuario.
Al salir de Mi DSpace se redirecciona al usuario a la sección pública del repositorio.
Consideraciones sobre los usuarios de DSpace
• Los ítems de DSpace son de acceso público, pudiendo ser consultados sin
necesidad de iniciar sesión.
Agregar Contenido (Usuarios publicadores o autorizados)

Los usuarios publicadores podrán agregar contenido (ítems) a las diferentes colecciones completando
las siguientes acciones:
Pasos Preliminares
Ingresar a DSpace
Una vez dentro de la sección Mi DSpace, se debe presionar el botón Comenzar un nuevo envío.
Figura 23. Comenzar el proceso de un nuevo envío.
Seleccionar la colección a la que se desee agregar el ítem y presionar el botón Siguiente.
Figura 24. Selección de colección en la que se publicará el contenido.
Asistente de publicación
Al seleccionar la colección en la que se publicará el ítem, se iniciará un asistente de siete pasos para
realizar la publicación, dichos pasos son mostrados mediante una barra indicadora:
Figura 25. Barra indicadora del asistente de publicación.
Paso 1. Describir
El proceso inicia con la descripción del ítem, en esta sección se empezará a ingresar los
metadatos de la publicación. Los campos principales son los siguientes:
• Titulo (Titulo del elemento)
• Autor (nombre del autor del elemento, seguido de su CVU o CURP dentro de este campo se
debe seguir la estructura dependiendo el caso a utilizar. En caso de ingresar el CVU se seguirá
la estructura “Apellidos primer campo, Nombre(s)%CVU segundo campo “o en caso de utilizar
el CURP se utilizará la estructura “Apellidos primer campo, Nombre(s)#CURP segundo campo”.
• Directores (Introduce el nombre del director de tesis “Formato: Apellidos primer campo,
Nombre(s)%CVU o Nombre(s)#CURP segundo campo”).
• Asesores (Introduce el nombre del asesor tesis “Formato: Apellidos primer campo,
Nombre(s)%CVU o Nombre(s)#CURP segundo campo”).
Nota:
• Estos datos son de vital importancia ya que sin ellos el metadato no estará correctamente validado
y la falta de ello podría ocasionar el rechazo del documento.
• la utilización del CVU y/o CURP son datos obligatorios y deben estar presentes al momento de
cargar un documento
• el autor, director y asesor deben de estar dados de alta dentro de CONACYT para poder
proporcionar un CVU y/o CURP
Figura 26. Describir el ítem.
Subir
El tercer paso permite subir el archivo del ítem publicado, se acordó que la publicación de tesis
se realizará en un archivo único de formato .pdf:
a. Fichero del Documento

En este campo se debe seleccionar el archivo de la tesis.
b. Descripción del Fichero
En este campo se colocará una descripción del archivo subido, para todas las tesis será
ingresado la siguiente descripción: Texto completo y a continuación dar clic en el botón
Siguiente.
Figura 27. Ingreso del archivo de la tesis.
En este punto el usuario será llevado a una pantalla en el mismo paso Subir, en donde se
mostrará una tabla con el nombre, el tamaño y el formato del archivo, en esta última columna
se debe verificar que corresponda a “Adobe PDF”
Figura 28. Pantalla de verificación del archivo subido al repositorio digital.
Dentro de la tabla aparecerán tres botones, el primero en la columna Fichero, denominado

Borrar, permite suprimir el archivo subido y luego conducirá al usuario a la pantalla de subir
un fichero.
El segundo botón, situado en la columna Descripción, denominado Cambiar, permite al usuario

modificar la descripción del archivo.
El tercer botón, ubicado en la columna Formato del fichero, denominado Cambiar, lleva al
usuario a una lista de formatos reconocidos por DSpace, esta opción se debe utilizar si el
archivo no es reconocido como PDF.
Si se ha confirmado que el archivo es el correcto, se continúa al siguiente paso presionando el

botón Siguiente.
Verificar
En este paso se resumirá la información que se ha ingresado en los pasos anteriores, en caso
de que en alguna sección contenga datos incorrectos se tiene un botón Corregir uno de estos
que permite regresar al paso indicado para modificar la información.
Figura 29. Pantalla de resumen de información ingresada hasta el momento.
Si toda la información que se muestra es correcta se procede al siguiente paso presionando el

botón Siguiente.
Licencia
En este paso se mostrará el texto de la licencia aplicada al ítem y se da la opción para aceptar
la licencia o rechazarla, para continuar hacia el último paso de la publicación se procede a:
Figura 30. Visualización de la licencia Creative Commons del ítem publicado
Presionar el botón Acepto la licencia.
NOTA: Revisar el Anexo Licencias si existen dudas con respecto a la Licencia.
Completo
En el último paso se informa al usuario que el envío ha finalizado, se le ofrece tres opciones
de navegación, ir al espacio “Mi DSpace”, ir al directorio de Comunidades y colecciones o la
posibilidad de seguir ingresando ítems en la misma colección.
Figura 31. Pantalla de envío completado.
Flujo de trabajo en DSpace
El usuario avanzado de DSpace es un usuario con las mismas características que un

usuario básico DSpace además de privilegios que le autorizan aprobar y/o rechazar un
envío y editar metadatos de envíos realizados. Estos privilegios son sobre una colección
o sobre un grupo de colecciones, y son otorgados por el administrador del sistema DSpace
en base a políticas definidas para los miembros del repositorio.
Pasos del flujo de trabajo:
Un usuario con autorización de envío en DSpace (llamados en DSpace eperson o epeople)

envía un ítem (o artículo). Este pasa por unos pasos (o “step”) de un flujo de trabajo (o
“workflow”).
El workflow de una colección puede tener hasta tres pasos: Cada colección puede tener
un grupo e-person asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo asociado a
cada paso, el paso es saltado. Si una colección no tiene un grupo e-person asociado con
un paso, los envíos de esa colección son instaladas directamente dentro del archivo, son
montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar aprobación.
En otras palabras, la secuencia es esta: La colección recibe un envío. Si la colección tiene

un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es invocado, y el grupo es
notificado. De otra manera, el paso 1 del workflow es saltado. Así mismo, los pasos 2 y 3
del workflow son desarrollados si y solo si la colección tiene un grupo asignado para estos
pasos.
Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se puso en el
“pool de tareas” del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la tarea del pool, y es
entonces removido del “pool de tareas”, para evitar la situación donde varias personas en
el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser realizada.
El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarrollar una de
las tres acciones:
Figura 32. Flujo de trabajo enDSpace.
Paso del Flujo de trabajo Acciones posibles

1 Puede aceptar el envío para inclusión, o rechazar el envío.
2 Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el
envío, pero no puede cambiar estos archivos. Puede aceptar el
envío para la inclusión, o rechazar el envío.
3 Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el
envío, pero no puede cambiar estos archivos. Debe entonces
confiar en el archivo, no puede rechazar el envío.
Si el envío es rechazado, la razón (ingresada por el participante del workflow) es enviada

a la eperson que lo envío, y esta es retornada a la página “Mi DSpace” de ese usuario.
La eperson que lo envío puede entonces hacer cualquier modificación necesaria y
reenviarla, con lo cual el proceso comienza de nuevo.
Si el envío es aceptado, este es pasado al próximo paso del workflow. Si no hay más
pasos del workflow con grupos asociados, el envío es instalado en el archivo principal.
Una última posibilidad es que un workflow puede ser “abortado” por el administrador
del site de DSpace. Esto es realizado usando la interfaz de administración.
Por ejemplo, vimos anteriormente como realizar el envío de un artículo, pero no vimos
como fue aprobado. La figura 31 muestra el artículo en “envíos en el proceso de flujo de
trabajo”. El usuario que envío el artículo ahora tiene que esperar para que su envío sea
aprobado.
La eperson o el grupo eperson asociado a la colección a la que se envió este artículo
recibe una notificación de este envío, mostrando una tarea pendiente. Este eperson, el
cual pertenece al grupo de la colección a la cual se envió el artículo, es el que se encarga
de aprobar y/o rechazar el envío. Esta aceptación o rechazo la realiza en base a criterios
definidos por los administradores del repositorio, como es, por ejemplo, que el articulo
tenga autor, o que tenga descriptores definidos, que sea acorde con la colección, etc. Esta
eperson ve los envíos pendientes por aprobar en su página personal “Mi DSpace”, en la
figura 33, en la sección que vemos se llama “Tareas en el Pool”:
figura 33. Tareas pendientes por aprobar del eperson autorizado.
Como ves en la figura 33 se le da la información de la persona que realizó el envío, además

de la colección a la que fue enviada, nombre del artículo y el estado en el que el que se
encuentra el artículo en el flujo de trabajo, en este caso “Revisar envío”. Al hacer clic en
el botón “Tomar la tarea”, podrás realizar lo que sería el primer paso del workflow, el de
aprobar o rechazar el envío:
Figura 34. Aceptar la tarea en el flujo de trabajo.
Como en la figura 34 la eperson puede visualizar toda la información del envío, y luego si
está de acuerdo, acepta la tarea haciendo clic en el botón “Aceptar la tarea”. En caso
contrario al hacer clic en “Cancelar” la tarea volverá al pool de tareas. Al “Aceptar la tarea”,
aparecerá una página como esta:
Figura 35. Opciones sobre el artículo enviado.

donde te aparece las distintas acciones a realizar sobre el artículo:
– Se ha revisado el artículo y su inclusión es viable en la colección, seleccione “Aprobar”
– Se ha revisado el item y su inclusión no es viable en la colección, seleccione “Rechazar”.
– Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a “Mi DSpace”, use esta opción “Hacer más
tarde”
– Para devolver esta tarea al pool y que sea otra persona quien lo haga, use esta opción
“Devolver la tarea alpool”
Entonces, con la finalidad de aprobar la inclusión del artículo y estando correctos los datos,
haz clic en “Aprobar”. Ahora, en el pool de tareas de la eperson encargada de la otra fase
del workflow, aparecerá en las “Tareas en el pool” algo como lo mostrado en la figura 36:
Figura 36. Próximo paso del flujo de trabajo luego de aprobado en el paso anterior.
El estado de la tarea es “Edición final del envío”:
Figura 38. Previsualización de los metadatos del artículo antes de aceptar la nueva tarea.
Figura 38. nuevas opciones sobre el artículo enviado.
Ahora, al aceptar la tarea en la figura 39, te aparece nuevas opciones sobre el artículo
enviado, como son:
– Una vez que ha editado el artículo, utilice esta opción para poner el item en el
archivo “poner en el archivo”
– Seleccionar esta opción para corregir, añadir o editar los metadatos del artículo “Editar
metadatos”
– Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a “Mi DSpace”, use esta opción “Hacer más
tarde”
– Para devolver la tarea al pool y que sea otra persona quien la haga, use esta opción “Devolver
la tarea al pool”
En esta parte del flujo de trabajo puedes realizar la edición de los metadatos del artículo
(la segunda opción). En caso que consideres que no es necesario editarlo, haz clic en
“Poner en el archivo”, lo cual cargará el archivo definitivamente al listado de contenidos
digitales de DSpace. Como ves en la figura 38, él envió fue finalizado y colocado en el
archivo principal con un identificador. Este identificador es llamado un “handle” el cual
será único en todo el site de DSpace para cada documento electrónico ingresado al
repositorio
Figura 39. Envío finalizado.
Anexos
Registro para la obtención del CVU CONACyT
Como se mencionaba en las paginas 22 – 24, al momento de subir un nuevo archivo el autor,
director y asesor requerimos contar con nuestro CVU de CONACYT, para poder registrarnos
nos dirigiremos al siguiente enlace:
https://miic.conacyt.mx/generador-view-angular/index.html?application=CVU#/login
Una vez dentro de la dirección, si nosotros ya contamos con un CVU podremos ingresar con
nuestro usuario y contraseña como se muestra en la figura 40, en caso de no contar con una
cuenta o CVU pulsaremos el botón “REGISTRATE AQUI”
Figura 40. Inicio de sesión CVU Conacyt.
Una vez que hayamos pulsado el botón “REGISTRATE AQUI” seleccionaremos una de las
dos opciones que nos muestra en pantalla, la primera opción es para crear una cuenta
nueva o si preferimos entrar con una ya existente.
Figura 41. Inicio de sesión CVU Conacyt.
Posteriormente se nos abrirá una nueva pestaña donde tendremos que rellenar los campos
requeridos como nos muestra a continuación la figura 42.
Los datos requeridos que debemos ingresar son:
• CURP
• CORREO ELECTRONICO
Figura 42. Solicitud de registro.
Una vez terminado el llenado del formulario pulsaremos el botón de aceptar y nos abrirá una
ventana nueva donde podremos ingresar una contraseña para poder iniciar sesión
posteriormente. cuando nuestro registro sea enviado este estará validado en un lapso de 1 –
3 días, finalizado este lapso el usuario registrado se encontrará dentro de los catálogos de
CONACYT y podrá obtener su CVU como se muestra a continuación.
Figura 43. obtención de CVU.
Registro en el Catálogo de Autores CONACyT
Como se mencionaba en las paginas 22 – 24, al momento de subir un nuevo archivo el autor,
director y asesor requieren estar dentro de los catálogos de CONACYT para poder registrarnos
nos dirigiremos al siguiente enlace:
https://catalogs.repositorionacionalcti.mx/
Una vez dentro corroboraremos que no estemos registrados para ello pulsaremos el apartado
“control de unidades” y buscaremos al autor como se ve en la figura 44.
Figura 44. Buscador de autores dentro de los catálogos de CONACYT.
En caso de no contar con un autor registrado, tendremos que proceder a llenar un registro y
proceder a darlo de alta. Para ello iremos a “Solicitudes/Registro de autor” como se muestra
en la figura 45.
Figura 46. Registro de autor.
Una vez dentro tendremos que llenar un formulario de datos que nos solicita la página, así
como un usuario y contraseña
Figura 47. Formulario de registro.
Figura 48. Creación de usuario.
Una vez terminado el llenado del formulario pulsaremos el botón de enviar y nuestro registro
estará validado en un lapso de 1 – 3 días, finalizado este lapso el usuario registrado se
encontrará dentro de los catálogos de CONACYT y podrá ser validado en la carga de
documentos tal cual se muestra en las páginas 22 - 23.
Licencias
Las licencias Creative Commons
Antes debemos saber que Creative Commons es una organización no gubernamental sin ánimo de lucro
(ONG), creada en el año 2001 por Lawrence Lessig (profesor de derecho en la Universidad de Stanford
y especialista en ciberderecho), que desarrolla planes para ayudar a eliminar o reducir las barreras
legales de la creatividad a través de nuevas legislaciones y nuevas tecnologías.
Creative Commons (en español “bienes comunes creativos” o “licencia de bienes comunes creativos”)
es, también, el nombre dado a las licencias desarrolladas por esta organización. Estas licencias Creative
Commons o CC están inspiradas en la licencia GPL (General Public License) de la Free Software
Foundation, compartiendo buena parte de su filosofía. La idea principal detrás de ellas es posibilitar un
modelo legal ayudado por herramientas informáticas para así facilitar la distribución y el uso de
contenidos.
Existe una serie de licencias Creative Commons, cada una con diferentes configuraciones, que permite
a los autores poder decidir la manera en la que su obra va a circular en Internet, entregando libertad
para citar, reproducir, crear obras derivadas y ofrecerla públicamente bajo ciertas diferentes
restricciones.
DSpace proporciona soporte para que las licencias Creative Commons se adjunten a elementos en el
repositorio.
Algunas publicaciones del Repositorio exigen condiciones adicionales para la utilización de su contenido.
Dichas condiciones adicionales dependen del tipo de licencia que se otorgue, tal como se explica a
continuación:
Reconocimiento (by)
Esta licencia permite cualquier explotación de la obra, incluyendo una finalidad comercial, así como la
creación de obras derivadas, la distribución de las cuales también está permitida sin ninguna restricción,
con la única condición de que se haga referencia expresa al autor, es decir, que aparezca su nombre en
cualquier uso o acto de explotación que se haga de la obra. Recordemos que la obligación de
reconocimiento está presente en todas las licencias Creative Commons.
Reconocimiento - No Comercial (by-nc)
Esta licencia permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial de las
mismas. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.
Reconocimiento - No Comercial - Compartir Igual (by-nc-sa)
Esta licencia no permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas. Además,
la distribución de estas obras derivadas se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra
original.
Reconocimiento - No Comercial - Sin Obra Derivada (by-nc-nd)
Esta licencia no permite la generación de obras derivadas ni hacer un uso comercial de la obra original,
es decir, sólo son posibles los usos y finalidades que no tengan carácter comercial. Esta es la
licencia Creative Commons más restrictiva.
Reconocimiento - Compartir Igual (by-sa)
Esta licencia permite el uso comercial de la obra y de las posibles obras derivadas, pero la distribución
de éstas se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original, es decir, la obra derivada
que se lleve a cabo a partir de la obra original deberá ser explotada bajo la misma licencia.
Reconocimiento - Sin Obra Derivada (by-nd)
Esta licencia permite el uso comercial de la obra pero no la generación de obras derivadas, es decir,
que la obra sólo puede ser usada en su formato original, no cabe su transformación.
Licencia para el Repositorio
Al final del proceso de envío, se solicita al remitente que otorgue al servicio de repositorio una licencia
de distribución adecuada. En su forma más común, el remitente otorga al servicio de repositorio una
licencia de distribución no exclusiva, lo que significa que oficialmente le da al servicio de repositorio el
derecho a compartir su trabajo con el mundo.
La licencia de distribución no exclusiva es la siguiente:
LICENCIA DE DISTRIBUCIÓN NO EXCLUSIVA
Al firmar y enviar esta licencia, usted (el autor (es) o los derechos de autor propietario) otorga al
Tecnológico Nacional de México (TecNM) el derecho no exclusivo de reproducción, traducir (como se
define a continuación) y / o distribuir su envío (incluyendo el resumen) en todo el mundo en formato
impreso y electrónico y en cualquier medio, incluyendo, pero no limitado a audio o video.
Acepta que TecNM puede, sin cambiar el contenido, traducir la sumisión a cualquier medio o formato
con fines de conservación.
También acepta que TecNM puede conservar más de una copia de este envío por fines de seguridad,
respaldo y conservación.
Declaras que el envío es tu trabajo original y que tienes el derecho a otorgar los derechos contenidos
en esta licencia. Tu también representas que su presentación, a su leal saber y entender, no infringe
derechos de autor de cualquier persona.
Si el envío contiene material del que no posee los derechos de autor, usted declara que ha obtenido el
permiso irrestricto del propietario de los derechos de autor para otorgar a TecNM los derechos requeridos
por esta licencia, y que dicho material de propiedad de terceros está claramente identificado y reconocido
dentro del texto o contenido de la presentación.
SI LA PRESENTACIÓN ESTÁ BASADA EN TRABAJO QUE HA SIDO PATROCINADO O APOYADO POR UNA
AGENCIA U ORGANIZACIÓN QUE NO SEA TecNM, USTED DECLARA QUE HA CUMPLIDO CUALQUIER
DERECHO DE REVISIÓN U OTRAS OBLIGACIONES REQUERIDAS POR DICHA CONTRATO O ACUERDO.
TecNM identificará claramente su (s) nombre (s) como autor (es) o propietario (s) de la sumisión, y no
hará ninguna alteración, salvo lo permitido por esta licencia, a su envío.

Manual de Usuario RI TecNM

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Usuario RI TecNM

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Repositorio

DSpace es una plataforma de código abierto que permite a las organizaciones:

Cada sitio DSpace es dividido en comunidades, estos típicamente corresponden a

Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos

Cada colección es compuesta de artículos (items), la cual es el elemento básico de un

Consideraciones generales al utilizar DSpace:

Tipos de documentos que acepta DSpace:

Tipos de usuarios en Dspace

Beneficios de usar DSpace:

Estructura básica de DSpace:

Figura 1. Página principal de DSpace.

– Comunidades y colecciones: Le permite navegar por un listado de dependencias y

– Fecha: permite ver por orden cronológico los ítems ingresados.

Figura 2.Caja de texto para realizar búsqueda.

A continuación, se explican algunas directrices:

– Stemming: el buscados expande automáticamente las palabras con las terminaciones

– Términos no deseados: cuando un término no ha de aparecer en los resultados hay que

– Paréntesis: permiten agrupar distintos términos de búsqueda. Ejemplo: (cats OR dogs)

También tiene la opción de realizar “Búsqueda avanzada”. La búsqueda avanzada

Registrarse en el Repositorio Institucional del TecNM:

En el área “Cuenta”, te presenta varias opciones:

• Acceder a la administración de DSpace. Para crear comunidades, se debe ser administrador.

• Hacer clic en el botón “Crear comunidad”

Figura 10. Lista de comunidades.

• Dspace asignará un asignará un identificador único a esta nueva comunidad. Se visualizará un

Figura 12. Comunidad Creada.

Figura 14. Definir características de la Colección.

• Seleccionar los casos aplicables para la colección:

Figura 15. Autorización de usuarios.

Figura 17. Colección creada.

Asignación de roles dentro de las comunidades/subcomunidades/colecciones.

- nos dirigirnos a una comunidad/subcomunidad o colección y seleccionaremos “editar” (figura

Figura 7. Ventana de edición comunidad y coleccion

Figura 8. Asignación de permisos de usuarios dentro de la comunidad.

Ingresar a DSpace (Usuarios en general)

Acceder al DSpace ingresando a la dirección:

Figura 18. Menú Servicios en el repositorio DSpace.

En el menú Servicios se debe seleccionar la opción Mi DSpace.

Figura 19. Opción Mi DSpace en el menú Servicios.

En la siguiente pantalla se solicitará tanto el usuario como contraseña de su cuenta

Figura 20. Ingreso de usuario y contraseña.

Figura 21. Espacio Mi DSpace.

Salir de DSpace (Usuarios en general)

Figura 22. Opción Salir del menú de Opciones de Usuario.

Al salir de Mi DSpace se redirecciona al usuario a la sección pública del repositorio.

Consideraciones sobre los usuarios de DSpace

Agregar Contenido (Usuarios publicadores o autorizados)

Seleccionar la colección a la que se desee agregar el ítem y presionar el botón Siguiente.

Figura 24. Selección de colección en la que se publicará el contenido.

Figura 25. Barra indicadora del asistente de publicación.

• Titulo (Titulo del elemento)

a. Fichero del Documento

b. Descripción del Fichero

Figura 28. Pantalla de verificación del archivo subido al repositorio digital.

Dentro de la tabla aparecerán tres botones, el primero en la columna Fichero, denominado

El segundo botón, situado en la columna Descripción, denominado Cambiar, permite al usuario

Si se ha confirmado que el archivo es el correcto, se continúa al siguiente paso presionando el

Figura 29. Pantalla de resumen de información ingresada hasta el momento.

Si toda la información que se muestra es correcta se procede al siguiente paso presionando el

NOTA: Revisar el Anexo Licencias si existen dudas con respecto a la Licencia.

Figura 31. Pantalla de envío completado.

El usuario avanzado de DSpace es un usuario con las mismas características que un

Pasos del flujo de trabajo: