Herramientas

De Microsoft
EXCEL
NIVEL BÁSICO

1
Estimado Participante:

Hemos desarrollado este documento de fácil lectura y comprensión, para permitirte

profundizar y revisar aquellos aspectos fundamentales en el curso de HERRAMIENTAS DE
MICROSOFT EXCEL NIVEL BÁSICO-INTERMEDIO.

¿CÓMO SE UTILIZA ESTE MANUAL?

INSTRUCCIONES DE USO

El presente manual está elaborado con técnicas que facilitan el aprendizaje a través de la
exposición de contenidos secuenciados lógicamente, ejemplos ilustrados y actividades
independientes que debes desarrollar.

Antes de iniciar tu estudio te damos algunos consejos útiles:

1. Léelo detenidamente una primera vez para entender su contexto, contenidos y objetivos.
2. Vuelve a leerlo para iniciar su estudio y comprensión y detente las veces que lo necesites,
para asimilar los conceptos y pasos a seguir.
3. Utiliza recursos como marcadores para destacar los puntos que despierten tu interés y
escribe las ideas fuerzas que rescates del manual en una libreta de notas, que
idealmente debes revisar antes de iniciar cada sesión de autoestudio, esta te servirá de
“ayuda memoria”.
4. Administra tu tiempo de estudio en sesiones de no más de una hora continua, se
recomienda pasado este tiempo hacer un descanso de al menos 15 minutos.
5. Crea espacio para el diálogo de los temas revisados en el manual con tu equipo, pares
o jefatura.
6. En la medida que avances en el estudio revisa tus prácticas en el trabajo, esto te servirá
como sistema de autorregulación de conductas.
7. Realiza las evaluaciones y ejercicios propuestos en este manual, compara los resultados,
para esto tendrás disponibles al término del manual las hojas de respuestas, pero
recuerda que tú eres el principal responsable de tu proceso de aprendizaje, por tanto
úsalas conforme lo recomendado. Se reciben consultas en el siguiente teléfono
(+56940816675) y correo electrónico (tutor@claxxis.cl).

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RECUERDE LO SIGUIENTE

1. Este curso fue elaborado metodológicamente para que sea aprovechado por personas
que trabajen en distintas áreas laborales. Este material ha sido aplicado en
oportunidades anteriores con excelentes resultados.
2. El curso consta de 4 módulos.
3. Se aplicará una evaluación de diagnóstico al inicio y una evaluación final escrita
presencial al término del proceso.
4. La prueba presencial será en las oficinas de la empresa, en la hora que indicaremos o
en lugar que se acuerde con Ud.

5. Esta modalidad de estudio constituye un compromiso al cual hay que dedicarle el tiempo
que corresponde, según su planificación del tiempo.
6. La prueba medirá EXCLUSIVAMENTE los contenidos entregados en el material de
estudio.
7. No hay que memorizar el texto, sólo es necesario leer comprendiendo el contenido y
trabajar en los ejercicios de aplicación COMPRENDER Y NO MEMORIZAR.
8. Se debe leer todas las páginas en orden correlativo. NO saltarse páginas por ningún
motivo.
9. No pasar a la página siguiente si no ha comprendido el contenido de la anterior. Al mismo
tiempo que va avanzando es necesario contestar todas las preguntas que se plantean.
10. No es conveniente dejar respuestas incorrectas, porque pueden confundir cuando
posteriormente esté repasando el texto.
11. Si tiene alguna consulta con respecto al texto, debe contactarse con su tutor(a)/
facilitador(a).

Para apoyar el proceso de su estudio, existirá un tutor(a) / facilitador(a), quien cumple

las siguientes funciones:

1. Responsable del proceso de aprendizaje además de asesorarlo en la conducción del

proceso de estudio (aspectos metodológicos).
2. Ud. recibirá respuesta a sus consultas de carácter general en relación con el curso desde
el email tutor@claxxis.cl

3. Motivar al estudio y animar al participante a formular preguntas sobre el tema y controlar

el avance del proceso de aprendizaje.
4. Canalizar interrogantes en relación con el contenido del curso con su tutor.
5. Dar información para certificar el curso.

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CONTINGENCIAS

El o la participante, en caso de que se interrumpa o altere el normal desarrollo del programa,

deberán:

1. Comunicarse al teléfono con su tutor(a) / facilitador(a)

2. Se recomienda hacerlo también por correo electrónico a en el mismo día de ocurrido
el hecho, enviarán por correo electrónico a el/la participante del programa cronológico
de las nuevas fechas que pueda afectar la duración del curso, además explicará la
forma de abordar los temas de estudios en el período de ocurrida la contingencia, en
caso de que el correo no pueda ser enviado.

OTRAS CONSIDERACIONES

No olvide que los contenidos son de auto instrucción y que, para lograr su comprensión y
manejo, el alumno será el responsable de su aprendizaje, el que desarrollará de acuerdo
con su propio ritmo, dependiendo del tiempo que disponga o que dedique en función del
calendario planificado.

Este curso es de autoaprendizaje. El alumno lo sigue de acuerdo a sus posibilidades de

tiempo y no contará con el apoyo de tutores o relator. No requiere registrarse (libro
electrónico-huellero). No es necesario estar conectado a Internet durante su uso, solo se
entrega un manual con el contenido del curso, según el requerimiento de la empresa
impreso o por vía digital.

Al iniciar la lectura de los contenidos, es importante que considere que las materias
presentadas corresponden a la modalidad de Autoinstrucción, sin perjuicio de la incursión
que realice el participante en relación con las materias presentadas.

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OBJETIVO GENERAL DEL CURSO

Aplicar herramientas de Microsoft Excel nivel básico, de acuerdo a las especificaciones

técnicas establecidas por el software.

APRENDIZAJES ESPERADOS DEL CURSO

1.-Identificar los componentes de la interfaz de excel y las funciones básicas aplicables en

el entorno de trabajo.

2.- Aplicar funciones básicas de matemáticas, lógicas y estadísticas de acuerdo a

especificaciones técnicas establecidas por el software.

3.- Aplicar cálculos lineales en celdas y tablas de microsoft office excel, de acuerdo a
operadores matemáticos y prioridad de cálculos.

4.- Aplicar técnicas de impresión de una planilla de cálculo, considerando las

especificaciones técnicas establecidas por la aplicación.

5.- Aplicar las herramientas básicas de diseño de gráfico de acuerdo a parámetros de

datos establecidos.

DURACION DELCURSO
100 horas.

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NOVEDADES DEL EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de Finanzas, ingeniería, proyecciones de Ventas y otros.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están
y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo
seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear
hojas de cálculo en el siguiente tema.

Esta versión de Excel trae las siguientes novedades y mejoras.

- 6 nuevos tipos de gráficos: Al crear un gráfico, podrás utilizar hasta 6 nuevos tipos de
gráficos, con las mismas opciones de formato enriquecido que el resto, para
ayudarte a crear visualizaciones de datos de información financiera o jerárquica o
para revelar propiedades estadísticas en los datos. Los 6 nuevos tipos de gráficos
son: el gráfico de rectángulos, el gráfico de proyección solar, el gráfico de cascada,
el remodelado gráfico de histograma, el diagrama de pareto, y el gráfico de cajas
y bigotes.
- Mapas 3D: la herramienta de visualización geoespacial 3D, denominada anteriormente
Power Map, está ahora completamente integrada en Excel y se trata de un
conjunto innovador de funciones para contar historias mediante mapas.
- Nuevos estilos predeterminados para dar una mejor apariencia y un formato más rápido
a las formas (cajas, botones, etc.).
- Hacer las cosas de forma rápida con la funcionalidad ¿Qué desea hacer? Verás un
cuadro de texto en la cinta de Excel
para informar sobre lo que deseas
hacer. Este es un campo de texto
donde puedes escribir palabras y frases
describiendo lo que deseas realizar para
así acceder rápidamente a esas
acciones o funcionalidades. También
puedes obtener ayuda relacionada con lo que estás buscando, o realizar una
búsqueda inteligente sobre el término que has escrito.
- Búsqueda inteligente sobre lo que estás haciendo. Al seleccionar una palabra o frase,
podrás hacer clic derecho sobre ella y elegir Búsqueda inteligente; se abrirá un
panel con definiciones, artículos de la Wiki y búsquedas relacionadas destacadas
de la web.

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- Ecuaciones con lápiz óptico o ratón. Ahora, la inserción de ecuaciones, inclusive las
matemáticas, es mucho más fácil. Podrás hacerlo con tu dedo o lápiz óptico
mediante un dispositivo táctil y, si no dispones de él, mediante el ratón. Excel
convertirá lo escrito manualmente a texto digital con los símbolos adecuados.

INICIAR EXCEL
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel.

- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Al hacer clic en Inicio botón inicio , se abrirá el menú principal de Windows desde el
que se puede acceder a la mayoría de opciones y programas del sistema operativo. Para
poder encontrar la aplicación Excel, deberemos pulsar en Todas las aplicaciones

, que es la primera opción de este menú comenzando por abajo.

Una vez hecho esto, veremos un listado de aplicaciones ordenado por orden alfabético.
En él aparecen todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo y,
desplazándonos verticalmente hasta la letra E (ya sea con el ratón o con la barra de
desplazamiento vertical), encontraremos la aplicación Excel, sobre la que pulsaremos
para abrir una nueva hoja de Excel.

- Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows

situado abajo a la derecha de la pantalla, junto al botón de Inicio.

Escribiremos en la caja de texto del asistente la palabra Excel y nos dará la opción de iniciar
la aplicación.

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

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- Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción

LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha,
se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del
curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.

Se debe tener presente que la interfaz de Excel dependerá de la resolución de pantalla

que se utilice, lo que posibilitará visualizar algunos íconos dentro de algunos grupos en las
fichas u otros íconos si está la capacidad de representarlos en la

correspondiente resolución de pantalla. Para verificar esta situación se presenta la

resolución de pantalla para 3 distintas resoluciones.

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Pantalla Excel para resolución de 1280x780

Pantalla Excel para resolución de 1360x768

Pantalla Excel para resolución de 1440x900

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA

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Si bien las diferencias son de presentación, esto puede afectar la visualización de un
usuario no frecuente, en la siguiente imagen se muestran los objetos que están presente
en esta interfaz

1.- Botón de control. 2.- Barra de herramientas de acceso rápido.

3.- Barra de título. 4.- Ayuda, qué desea hacer.
5.- Botón opciones de presentación de cinta opciones 6.- Botón de minimizar.
7.- Botón de restaurar. 8.- Botón de cerrar.
9.- Opción archivo. 10.- Barra de menús principal.
11.- Iniciar sesión 12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres. 14.- Barra de fórmulas.
15.- Botón de insertar función. 16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas. 18.- Filas.
19.- Celda activa. 20.- Barra de navegación de hojas.
21- Hoja activa. 22.- Indicador de hojas.
23.- Barra de desplazamiento horizontal. 24.- Barra de desplazamiento vertical.
25.- Barra de estado. 26.- Modos de presentación de la hoja
27.- Zoom.

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1. Botón de control.
Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la
aplicación nos permite realizar una serie de acciones entre las
cuales encontramos, cerrar la ventana, maximizar, minimizar,
restaurar, mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es
muy útil cuando por alguna circunstancia el ratón de la
computadora no funciona muy bien y tenemos la necesidad de
maximizar o bien restaurar la ventana, por ello entramos al
botón de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra
espaciadora, las cuales activan el menú emergente mostrado
en la siguiente figura pudiendo realizar las funciones que se
encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual
estemos trabajando.

2. Barra de herramientas de acceso rápido.

Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de Excel es la barra de herramientas
de acceso rápido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con las funciones
más comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean Excel, por ejemplo:
guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir, abrir, corregir
ortografía, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra de
herramientas de acceso rápido abajo de la cinta de opciones.

Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo, dando un

clic en opciones de presentación de la cinta de opciones.

3. La barra de título.
Contiene el nombre del Libro que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el
nombre que deseamos, por ejemplo Curso_Excel.xlsx,

La barra de título tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar el
movimiento de la ventana a través de la pantalla para ocupar una parte de ella, además
de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta aplicación o bien sin darnos cuenta
nos encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para terminar con las
funciones de la barra de título tenemos que indicar que si damos dos clic sobre de ella
puede maximizarse la ventana, previamente restaurada.
En la hoja de cálculo electrónica de Excel podemos observar que la barra de título
contiene también a la barra de herramientas de acceso rápido, así como, la ayuda,
opciones de presentación de la cinta de opciones, minimizar, restaurar y maximizar.

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4. Botón de ayuda qué desea hacer.
Hoy en día podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en específico, tenemos
varios métodos para obtener ayuda en algún proceso de la hoja de cálculo electrónica
denominada Excel. Un método consiste en utilizar la barra de título, haciendo clic en el
signo de interrogación, otra forma consiste en emplear la tecla <F1> del teclado. Si tienes
una conexión a internet, puedes obtener ayuda en línea.

5. Opción de presentación de la cinta de opciones

En la versión de la hoja de cálculo de Excel aparece el icono de opciones de presentación
de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la apariencia de las
pestañas y comandos de la cinta de opciones.

6. Botón de minimizar, restaurar y cerrar.

Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento práctico de la
aplicación, si no estamos acostumbrados al botón de control y a las teclas de atajo,
podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente dando un clic en el icono
correspondiente:
Botón de minimizar.- nos permite reducir la aplicación a un estado
activo sin que tome muchos recursos de la computadora, teniéndolo
listo para cuando se desee ocuparlo de nuevo, se manda a la barra
de tareas indicando que la aplicación está trabajando minimizada.
Botón de restaurar.- al dar clic en él, la ventana regresa a su estado
previo, antes de ser maximizada, con lo cual podemos moverla o bien
modificar su tamaño, arrastrando los límites de la ventana por medio
del ratón.

Botón cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicación o

herramienta de cómputo es necesario dar por terminado el trabajo
con ella, razón por la cual, podemos dar un clic en este icono.

7. Opción Archivo
La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy especiales e
importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo electrónica, por ejemplo,
tenemos la opción de imprimir, que no se visualiza en las cintas de opciones de la
aplicación, por ello, es importante observar que
esta herramienta solamente se localiza en el
botón de archivo, sin embargo, también
podemos mandar a imprimir mediante las teclas
de atajo control - p. Otra opción muy valiosa
dentro del botón de office es la de guardar
como, la cual nos permite almacenar la
información en los diferentes formatos que tiene
Excel, cabe observar que tiene la
compatibilidad para guardar el archivo de la
hoja de cálculo electrónica en las versiones de excel 97 - 2003, para ocuparlo en las
aplicaciones predecesoras. Además mediante está opción se puede convertir el libro de

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trabajo de Excel a una página web que pueda ser observada en Intenet, solamente se
tiene que elegir que Excel produzca un archivo htm, el cual contendrá todas las hojas de
cálculo que contenga el libro.

Es muy importante mencionar que si elegimos opciones del menú archivo podemos
configurar la hoja de cálculo.

Las opciones asociadas permiten

realizar la configuración de Excel,
como la interfaz de usuario, al crear
nuevos libros y opciones de inicio,
como muestra el cuadro siguiente,
de la opción general:

En el cuadro de Fórmulas se
configuran las opciones de cálculo,
Trabajo con fórmulas, comprobación
de errores, reglas de verificación.

Las opciones de Revisión incluyen la

configuración de Autocorrección y las
opciones de corrección ortográfica,
que se pueden utilizar.

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Opciones de Guardado y su autorecuperación,
excepciones y las ubicaciones de los archivos
locales o personalizada.

Opciones de Idiomas, distribución del teclado e

idioma de ayuda.

En las opciones avanzadas se puede seleccionar

la dirección del desplazamiento luego de ingresar
un dato en una celda (abajo, derecha, arriba,
izquierda), esta y otras opciones permiten
configurar el trabajo con Excel en cuestiones de
operación común.

Cinta de opciones y comandos adicionales

permiten visualizar la cinta del desarrollador, usada
para el trabajo con macros y programación.

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Se puede seleccionar la opción para la barra de
acceso rápido; todas las opciones y asistentes de
Excel están disponibles desde esta opción, por
ejemplo el asistente para tablas y gráficos
dinámicos. Basta con agregar la opción a la barra
de acceso rápido.

Los complementos son requeridos para trabajar con

datos, opciones avanzadas de VBA y otros
complementos que son específicos, según la tarea
que se requiera.

El centro de confianza configura la seguridad y privacidad del libro de Excel, permitiendo

la ejecución de macros y otros permisos requeridos para la operación.

El centro de confianza es más utilizado en etapas avanzadas de Excel.

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TABLAS DE FORMATOS Y USOS DEL CURSOR
Cursor Descripción
Seleccionar celda o rango: Posicionar el cursor en la parte central de la
celda, mantener presionado el botón izquierdo y desplazarlo para
seleccionar.
Mover celda, rango u objeto Excel: Posicionar el cursor en los bordes de la
celda o el rango, mantener presionado el botón izquierdo y desplazarlo.
Copiar celda o aplicar serie de relleno de celda Excel: Posicionar el cursor
en la esquina inferior derecha de la celda o el rango, mantener presionado
el botón izquierdo y mover hacia el o las celdas requeridas de copia o
relleno.
Aplicar serie de relleno en celdas o rangos Excel, como patrón: Posicionar el
cursor en la esquina inferior derecha de la celda o el rango junto a la tecla
control, mantener presionado el botón izquierdo y mover hacia el o las
celdas requeridas de copia o relleno. Esto copia el patrón y no genera serie.
Copiar formato de celda Excel: se selecciona la celda o rango, se presiona
el ícono de pegar formato y se aplica en el destino. Si se da un doble clic
sobre el ícono de copiar formato se podrá pegar en múltiples lugares, hasta
presionar escape.
Seleccionar toda la columna o columnas Excel: Se posiciona el ratón sobre
la o las letras con el nombre de la o las columnas.
Seleccionar toda la fila o filas Excel: Se posiciona el ratón sobre la o los
números con el nombre de la o las filas (columna izquierda de números).
Cambiar el ancho de la columna o columnas Excel: Se posiciona el ratón
entre dos de las letras con el nombre de las columnas, mantener presionado
el botón izquierdo y mover hacia el lado izquierdo (para disminuir) o lado
derecho (para aumentar el ancho de la o las columnas seleccionadas)
Cambiar el alto de la fila o filas: Se posiciona el ratón entre dos de los
números con el nombre de las filas, mantener presionado el botón izquierdo
y mover hacia el lado superior (para disminuir) o lado inferior (para aumentar
el ancho de la o las filas)
Mostrar columnas ocultas y mover barra vertical de dividir ventana Excel:
posicionando el ratón entre las letras, donde existen columnas ocultas,
presionando el botón izquierdo y desplazándolo hacia la derecha para
visualizar las columnas.
Mostrar filas ocultas y mover barra horizontal de dividir ventana Excel:
posicionando el ratón entre los números, donde existen filas ocultas,
presionando el botón izquierdo y desplazándolo hacia abajo para visualizar
las filas.
Escribir en la barra de fórmulas Excel: se posiciona el ratón en la barra de
fórmulas para agregar o modificar su contenido.
Ajuste diagonal de objetos: se posiciona el ratón en cualquiera de las cuatro
esquinas de un objeto insertado (por ejemplo forma o gráfico) para
modificar de manera proporcionada su dimensión, ya sea disminuyendo su
tamaño, al presionar el botón izquierdo y mover hacia el interior o
agrandando al mover hacia el exterior.

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 Ajuste diagonal de objetos o cambiar tamaño de tabla. Igual a la
descripción previa, par tablas.
Ajuste vertical de objetos. Se posiciona el ratón en los bordes superior o
inferior y, presionando el botón izquierdo, se aumenta o disminuye el
tamaño, según necesidad.
Ajuste horizontal de objetos. Se posiciona el ratón en los lados izquierdo o
derecho y, presionando el botón izquierdo, se aumenta o disminuye el
tamaño, según necesidad.
Ejecutar comandos, controles y menú contextual. Se mueve el ratón sobre
los íconos que representan alguna acción y se presenta este cursor.

Mover una hoja desde la barra de etiquetas de hojas. Se apunta el nombre

de la hoja, se presiona el botón izquierdo y se mueve a izquierda o derecha.
Mover varias hojas desde la barra de etiquetas de hojas: Se apunta sobre el
nombre de una de las hojas seleccionadas, se presiona el botón izquierdo y
se mueve.
Duplicar hoja desde la barra de etiquetas de hojas. Se apunta el nombre
de la hoja, se presiona el botón izquierdo junto a la tecla control y se mueve
a izquierda o derecha.
Activar un hipervínculo, Seleccionar filtro. Se posiciona el ratón sobre el
objeto que tiene el hipervínculo y al aparecer este cursor se presiona el
botón izquierdo.
Girar un objeto. Al insertar un objeto este queda seleccionado (con cuatro
esquinas y lados con cuadros para desplazamiento y una barra en la parte
superior con un círculo, el cual al presionarlo tomará esta forma de cursor y
permitirá girar el objeto.
Giro del objeto a la derecha o izquierda. Al seleccionar el punto de giro de
un objeto y mover el cursor a izquierda o derecha se posibilitará el giro.
Insertar cuadro de texto. Al insertar el objeto cuadro de texto, del grupo
Texto, se mostrará el cursor hasta que se posicione sobre el lugar donde
insertará el cuadro con el botón izquierdo del ratón.
Modificar puntos en formas. Si se ha insertado una forma, por ejemplo a
mano alzada y luego se requiere modificar alguna parte de la forma, desde
la herramienta de dibujo de la forma se puede, en la opción editar forma,
modificar puntos, se segmentará la forma en una secuencia de puntos que
pueden ser movidos en forma individual, con este cursor.
Dibujar borde. Permite poner el borde de las celdas en forma específica
haciendo clic con el botón izquierdo en los lados de la celda, esta opción
aparece en dibujar borde exterior, en el grupo fuente.
Dibujar cuadrícula de borde. Permite poner el borde de las celdas en forma
específica haciendo clic con el botón izquierdo en las celdas
seleccionadas, esta opción aparece en dibujar borde exterior, en el grupo
fuente.
Borrar borde. Permite poner el borde de las celdas en forma específica, esta
opción aparece en dibujar borde exterior, en el grupo fuente.
No disponible.

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 Ocupado. Cursor que se presenta cuando se está realizando una tarea que
ocupa los recursos de la planilla, puede pasar inadvertido, pero en planillas
con muchos datos y fórmulas o funciones será evidente.
Trabajando en segundo plano. Cursor que se presenta cuando se está
realizando una tarea que ocupa los recursos de la planilla pero se puede
continuar con el trabajo actual, puede pasar inadvertido, pero en planillas
con muchos datos y fórmulas o funciones será evidente.
Escritura manual. Se presenta cuando se utiliza el insertar forma a mano
alzada, de la ficha insertar, permanece mientras se está escribiendo, esto
es con el botón izquierdo del ratón presionado.
Insertar forma. Se presenta para indicar que se ha seleccionado insertar una
forma y que es necesario elegir el destino y presionar el botón izquierdo y
desplazar para dar el tamaño requerido.

DEFINICIONES

LIBRO DE TRABAJO
Un Libro de Trabajo es un archivo de trabajo y almacenamiento de datos. Un Libro de
Trabajo puede contener una o varias hojas de distintos tipos (hojas de cálculo, hojas de
gráfico)
Cuando abrimos, cierra o guarda un archivo, MSExcel está abriendo, cerrando o
guardando un Libro de Trabajo (con extensión .xlsx si es sin macros, o .xlsm si es con macros).
Cuando abre un nuevo Libro de Trabajo, éste se abre en forma predeterminada con una
hoja de cálculo para almacenar y manipular datos.

HOJAS DE CÁLCULO O PLANILLA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo es la principal base de almacenamiento y manipulación de datos de
un Libro de Trabajo. Una hoja de cálculo se divide en filas y columnas, que forma una gran
cuadrícula compuesta por un sinnúmero de pequeñas celdas donde se almacenan los
datos. Una hoja de cálculo siempre formará parte de un Libro de Trabajo. Administrador
de listas
Una lista es una ordenación de datos similares (registros), por ejemplo, un listado de clientes
y sus respectivos números de teléfono. Un Libro MS EXCEL puede contener una lista como
una base de datos y proporcionar herramientas estándares para ordenar, filtrar, agregar,
eliminar y resumir datos de una lista. Gráficos
Con MS EXCEL, puede representar gráficamente un conjunto de datos almacenados en
una hoja de cálculo y con la posibilidad de elegir entre múltiples y diferentes formatos y
tipos.
Después de crear un gráfico, puede mejorarlo agregando elementos para gráficos, como
rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, etc. Asimismo, podremos desplazar y cambiar
el tamaño de la mayoría de los elementos de los gráficos.

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También puede dar formato a un gráfico utilizando diseños, colores, alineación, tipos de
fuente y otras características para dar formato. Además, un gráfico podremos formar parte
de una hoja como un gráfico incrustado o podremos guardarlo en una hoja para gráficos
en forma independiente.

PRESENTACIONES Y FORMATOS AVANZADOS

Es posible mejorar notablemente la presentación de los datos de una hoja de cálculo por
medio de múltiples formatos para texto, valores y fechas que están disponibles para ser
aplicadas. Y más aún, cuando los formatos disponibles no se ajustan a sus requerimientos,
podremos modificarlos a su medida.

NOMENCLATURA
Para efectos de instrucciones que se usan en el manual, se presenta la siguiente
nomenclatura:
“Hacer Clic”: Hacer Clic consiste en presionar el botón izquierdo del Mouse sólo una vez.
“Hacer Doble Clic”: Hacer Doble Clic consiste en presionar el botón izquierdo del mouse
DOS VECES.
“Hacer Clic y Arrastrar”: consiste en presionar y mantener presionado el botón izquierdo
del Mouse, mientras mueve el Mouse en una dirección.
“ejecutar el menú contextual” ó “hacer Clic en el Menú Contextual”: es hacer clic en el
botón derecho del Mouse.

IDENTIFICAR CELDAS
Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta
1048576.
Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila. Así, según la
imagen anterior la celda activa sería D6.

Ejercicio: Posicione el Ratón al lado izquierdo de la primera letra de

columna A y sobre el número de la primera Fila 1, mantenga
presionado el botón izquierdo para que Excel muestra en el cuadro
de nombres las filas y columnas que tiene la hoja. Si no alcanza a visualizarlo aumente el
tamaño de la barra de nombre en los 3 puntos verticales, dezplazándolos a la derecha.

MOVIMIENTO EN LAS HOJAS

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Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botón izquierdo del ratón
sobre las pestañas de la parte inferior izquierda, o con la tecla <control> presionada se
presiona la tecla <AvPag> o <RePag> (para derecha o izquierda, si es posible).

Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de desplazamiento
podremos usar también combinaciones de teclas:

Pruebe a desplazarse con las combinaciones de tecla

<control> y las teclas de la derecha y con las teclas
<inicio>
<fin>

TRABAJANDO CON CELDAS

• Establecer alto de fila y ancho de columna

Hemos de hacer click con
el botón izquierdo del ratón
en la línea de separación
entre los encabezados de
filas o columna (justo en el
mismo borde) hasta que el
cursor del ratón cambie a la forma de una flecha apuntando
en dos direcciones(ver los cursores), para después arrastrar
hacia la posición deseada y allí soltar el botón del ratón.
También podremos modificar los tamaños de filas y columnas
(entre otras configuraciones) desde el icono Formato de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.

OCULTAR Y MOSTRAR FILAS Y COLUMNAS

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Para mostrar u ocultar filas y columnas, después de haberlas seleccionado hemos de hacer
click en el icono Formato anteriormente mencionado, y seleccionar la opción deseada
dentro del submenú Visibilidad, Ocultar y mostrar .

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Para insertar fila o columnas en una Hoja de Excel seleccionaremos

la fila o columna desde donde queremos que se inserte la nueva y
haremos click en el icono Insertar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Inicio, para después seleccionar la
opción deseada

INSERTAR CELDAS

Hemos de hacer click en el icono Insertar, del grupo

celdas, de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaña Inicio para después en el submenú seleccionar
Insertar celdas.

Si queremos añadir más de una celda, hemos de

seleccionar previamente tantas como deseemos insertar.

SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS, COLUMNAS

Seleccionar una celda
En ocasiones deberemos aplicar ciertos formatos (u otras
acciones) sobre las celdas, como por ejemplo borrar el
contenido o cambiar los colores, etc., pudiendo hacerse
en un sólo paso cuando han de modificarse varias a la
vez.
Para seleccionar una celda nos situaremos sobre ella haciendo click con el botón izquierdo
del ratón, o desplazándonos con los cursores del teclado.
Según la imagen de ejemplo anterior estamos situados y por tanto tenemos seleccionada
la celda B2 (véase como ésta se muestra resaltada con un borde negro de más grosor).

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En la parte izquierda de la barra de fórmulas de Microsoft Excel aparece el nombre de la
celda activa.

Seleccionar un rango de celdas

Para seleccionar varias celdas a la vez haremos click con el botón
izquierdo del ratón en la primera de ellas, y manteniéndolo
pulsado arrastraremos el ratón hasta tener cubiertas las celdas
deseadas, quedando como se indica en la imagen de ejemplo.

Seleccionar filas y columnas completas

Para seleccionar filas completas haremos click en el número

inicial y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón
arrastraremos hasta la última fila deseada antes de soltarlo.

Para seleccionar columnas completas pincharemos en la

letra inicial y manteniendo pulsado el botón izquierdo del
ratón arrastraremos hasta la última columna deseada antes
de soltarlo.

Seleccionar toda una Hoja

Para seleccionar todas las celdas de una Hoja de Excel,
haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre el
cuadro que está en la intersección entre el encabezado de
las filas y de las columnas (indicado en la imagen con un
círculo rojo).

Ejercicio:
1. Pruebe a realizar la combinación de teclas <shift> presionada y la barra
espaciadora.
2. Pruebe a la combinación <control> y la barra espaciadora.
3. Qué sucede cuando realiza esto en forma consecutiva.
4. Qué sucede cuando ha seleccionado celdas y aplica la primera o segunda
combinación

TRABAJANDO CON HOJAS

22
• Insertar hojas
Para insertar una Hoja de cálculo hemos de hacer click en el
icono a la derecha de las pestañas en la parte inferior izquierda
de la ventana de Excel. Otra forma es haciendo click con el
botón derecho sobre una de las pestañas y seleccionando
Insertar, para a continuación, en el cuadro de diálogo que se nos
muestra seleccionar Hoja
de Cálculo y hacer click
en Aceptar.

• Cambiar el nombre de las hojas

Cuando trabajamos con varias Hojas puede ser conveniente modificarles los nombres
asignados por defectos (Hoja1, Hoja2...) por otros más identificativos, como podría ser
Facturas, Clientes, etc.
Para renombrar una Hoja de cálculo tan sólo hemos de hacer doble click sobre la pestaña
(o click con el botón derecho sobre ella y seleccionando la opción Cambiar nombre en el
menú contextual), para escribir después el nombre deseado y pulsar la tecla Enter.

• Mover una Hoja

Para mover una hoja pincharemos en la pestaña con su nombre y manteniendo pulsado
el botón izquierdo del ratón arrastraremos hacia donde deseemos situarla (fijémonos en
que aparece una pequeña flecha apuntando hacia abajo), para finalmente soltar el
botón. O, con el botón derecho sobre el nombre de la hoja elegimos la opción mover o
copiar, indicándole el lugar desde el cuadro emergente. Esta opción también permite
realizar una copia de una hoja.

Ejercite a insertar, cambiar de nombre y crear nuevas hojas, para luego moverlas y/o
copiarlas.

• Eliminar Hojas
Para eliminar una Hoja la seleccionamos haciendo click sobre ella con el botón derecho y
seleccionando Eliminar en el menú contextual.

23
• Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una Hoja haremos click sobre ella con el
botón derecho y seleccionamos Ocultar. Para mostrarla
después, tenemos que hacer click con el botón derecho
sobre alguna pestaña y seleccionar Mostrar: veremos
una ventana como la de la derecha en la que
seleccionaremos la hoja que deseamos volver a mostrar
y haremos click en Aceptar.

FORMATO DE CELDAS
• Formato de celdas
Muchas veces necesitaremos que los mostrados en las celdas tengan determinado
formato (por ejemplo, podemos necesitar que un número de una celda se muestre en
color rojo si es negativo).

Para modificar el formato de una celda o rango de ellas, tras seleccionarlas haremos click
con el botón derecho sobre ellas y seleccionaremos Formato de celdas en el menú
contextual, o bien click con el botón izquierdo en el icono Formato de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Inicio y seleccionando en el menú la opción Fomato de
celdas: veremos la ventana Formato de celdas que describiremos a continuación.

• Formato de celda numérico

Para configurar como numérico el contenido de la una
celda, en la ventana Formato de celdas seleccionaremos
la pestaña Número.

En el apartado Categoría seleccionamos el tipo de dato,

y dependiendo de cuál sea se nos mostrarán a la derecha
unas u otras opciones de configuración.

Una vez seleccionada la configuración deseada haremos click en Aceptar.

• Alineación de celdas
En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la
pestaña Alineación.

Después de haber seleccionado la configuración

deseada, pulsaremos en el botón Aceptar. Se puede
seleccionar la orientación del texto dentro de las celdas
y el control del texto.

24
Pruebe a escribir texto y números aplicando diferentes propiedades y revíselas.

• Formato de fuente en celdas

Haciendo click en la pestaña Fuente podemos seleccionar
varias opciones de configuración referentes al texto. En
Vista previa veremos una previsualización de lo que
estemos configurando. Podremos cambiar más
rápidamente el color de la letra desde el icono de la cinta
de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, así como
aplicar algunos formatos de texto, como el tipo de y
tamaño de letra características de formato, alineación (izquierda, (negrita, cursiva,
subrayada).

• Bordes en celdas
Desde la pestaña Bordes podremos definir los bordes de
la celda (punteado, grueso, que se muestre el borde
sólo por la parte superior de la celda, etc.).

También podemos usar el icono de la cinta de opciones

correspondiente a la pestaña Inicio

• Tramas y rellenos en celdas

Si queremos configurar tanto el Color de relleno de fondo de las celdas como establecer
una Trama para las mismas, haremos click en la pestaña Relleno.

En Muestra veremos una previsualización de cómo lo vayamos seleccionando.

Una vez realizadas las configuraciones deseadas haremos click en Aceptar

• Proteger

Esta pestaña posibilita proteger configurar celdas para

la protección o desprotección de una hoja.

25
• Borrar formatos en celdas

Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas,

hemos de hacer click en el icono Borrar de la cinta de
opciones “modificar” de la pestaña Inicio, y seleccionar la
opción deseada.

26
FÓRMULAS
Las fórmulas se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. A la hora de
construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. En ocasiones las fórmulas no se pueden ejecutar de forma
correcta, a continuación se describen algunos mensajes de error:

En otras ocasiones y sin ser un error podremos ver en una celda el símbolo # (almohadilla)
repetido varias veces: informa de que el ancho de la columna no es suficiente para mostrar
el resultado.

• Operadores
En la tabla de al lado se muestran los principales tipos de operadores. Cuando hay varias
operaciones en una misma expresión, éstas tienen un orden de preferencia para su
resolución dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla.
TIPO OPERADORES OPERADOR
ARITMETICO +, -, *, /, %, ^
TEXTO &
LOGICOS < , > , = , <= , >= , <>

Como es normal en matemáticas, los paréntesis se usan para calcular primero las
expresiones que hay entre ellos, como por ejemplo:
2 + 3 * 5 = 17

(2+3) * 5 = 25
Así pues, procederemos también en Excel.
En cuanto a la prioridad de los diferentes tipos de operadores: cuando hay expresiones
que contienen operadores de más de una categoría, se resuelven primeramente los
aritméticos, luego los de comparación y por último los operadores lógicos.
La prioridad de los operadores aritméticos es la mostrada a continuación:

27
 ^ exponenciación
- negación
+y– suma y resta

La prioridad de los operadores lógicos es la mostrada a continuación:

Not
And
Or
Los operadores de comparación se evalúan según el orden en el que aparecen:
= IGUAL
> MAYOR QUE
< MENOR QUE
>= MAYOR o
IGUAL
<= MENOR o
IGUAL
<> DIFERENTE A

EDITAR CELDAS
• Editar celdas

Para introducir un valor en una celda nos situaremos en la misma y escribiremos lo deseado,
para a continuación pulsar la tecla Enter (para situarnos en la celda debajo la que estemos
editando) o los cursores (para situarnos en una de las celdas junto a la que estamos
editando).

Si no queremos que se efectúen los cambios pulsaremos la tecla Escape.

En las celdas, aparte de números, textos, fórmulas, etc., podemos introducir referencias a
los valores contenidos en otras celdas (como por ejemplo B2 o A3). Más adelante en el
presente curso de Excel explicaremos las referencias.

Si ya las hemos pulsado podemos Deshacer la última acción haciendo click en el icono
en barra de herramientas de acceso rápido. Posteriormente también será posible
Rehacer el cambio pinchando en el icono .

Para insertar una fórmula procederemos del

mismo modo situándonos en la celda en la que
deseamos introducirla para a continuación
escribirla (o en la misma barra de fórmulas).

• Modificar el contenido de una celda

28
Para modificar el contenido de una celda tenemos de hacer doble click sobre ella y
cuando veamos el cursor parpadeante podremos modificar su contenido.
Una vez editada confirmaremos los cambios con la tecla Enter y los Cursores, tal y como
hemos explicado anteriormente. También es posible modificar su contenido desde la barra
de fórmulas.

• Eliminar el contenido de una celda

Para borrar el contenido de una celda nos situamos en ella y pulsamos la tecla Suprimir (se
borrará únicamente el contenido, pero no los formatos, comentarios, etc.).

También podemos eliminar el contenido haciendo click con el botón derecho en la celda
y seleccionando Borrar contenido.

Si aparte del contenido necesitamos

borrar también los formatos,
comentarios, etc., seleccionaremos
la opción deseada tras hacer click
en el icono Borrar de la cinta de
opciones correspondiente a la
pestaña Inicio:

• Eliminar celdas, filas y columnas

Para eliminar celdas primeramente las seleccionamos y después hacemos click en el icono
Eliminar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, y luego elegiremos
de qué modo deben ser eliminadas:

También podemos
eliminarlas haciendo click con
el botón derecho sobre una de las
celdas seleccionadas y
seleccionando eliminar
celdas.

29
Para eliminar filas o columnas, tras
seleccionarlas procederemos del
mismo modo que acabamos de
comentar:

Copiar celdas

Para copiar una celda o rango de ellas, la forma más sencilla es seleccionándolas para
después hacer click en el icono de la cinta de opciones perteneciente a la

pestaña Inicio, y en la celda de destino hacer click en el icono , para finalmente pulsar
la tecla Enter.

Otra forma de hacerlo es: manteniendo presionada la tecla Control haremos click con el
botón izquierdo del ratón en el borde negro de la selección (el cursor cambiará a la forma
de una flecha blanca con un pequeño signo + a su lado) y después arrastraremos el ratón
hasta la posición deseada para una vez allí soltarlo.

Pegado especial

Una forma más avanzada de copiar el contenido de una celda

es, después de haberla copiado, hacer click en el
icono para a continuación pegarla haciendo click en la parte

inferior del icono en el menú desplegable seleccionaremos la

opción deseada.

Al seleccionar Pegado Especial, se accede a todas las opciones

de pegado, como se muestra el recuadro correspondiente.

Mover celdas

30
La forma más sencilla es seleccionándolas y hacer click en el icono del grupo

portapapeles, en la cinta Inicio para después en la celda de destino hacer click en .

Otra forma de hacerlo es situando el cursor del ratón justo en el borde negro de la selección
(el cursor del ratón cambiará a la forma de cuatro pequeñas flechas apuntando a
direcciones diferentes): después haremos click con el botón izquierdo y arrastraremos el
ratón hasta la posición deseada para allí soltarlo.

• Autorrellenado
El autorrellenado hace que Excel escriba automáticamente valores en otras celdas,
dependiendo de su contenido.

Para verlo con un ejemplo, escriba lunes en una celda. Después pinche con el cursor del
ratón en el cuadradito pequeño de la parte inferior derecha de la misma y arrastre unas
celdas hacia abajo para finalmente soltarlo:

Veremos cómo las celdas adyacentes se

habrán autorrellenado con los nombres de los
días consecutivos. Esto funciona para días de
la semana, nombres de los meses, fechas,
números, etc.

• Autosuma

Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de

una columna, seleccionando el rango de valores (sin
incluir el encabezado) y haciendo click en el icono de
la barra de herramientas. Haciendo click en la flechita
hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a
otros cálculos: Promedio,
contar, máximo, mínimo.

Ejercicio de autorrelleno, autosuma, promedio, contar números, máximo y mínimo, use:

31
FILTROS Y SUBTOTALES
• Filtros

Los filtros de Microsoft Excel podemos son usados para mostrar únicamente los que
contengan los valores elegidos. El filtro se puede crear seleccionando un rango de celdas
o seleccionando una de las que componen la tabla de datos (el encabezado, por

ejemplo), y haciendo después click en el icono Filtro de la pestaña Datos: veremos una
en cada columna de la fila de encabezado.
Posteriormente, para establecer una condición tenemos que hacer click en la flecha para
que se muestren los valores que podemos elegir (que serán los que haya en toda esa
columna) y seleccionar uno de ellos.

32
También podemos realizar el filtrado por más de una condición, seleccionando la opcion
Filtro personalizado que se halla dentro del menú Filtros de texto.

En este ejemplo se mostrarían sólo las filas cuyo nombre de vendedor comience por J o M.

FUNCIONES
Podríamos decir que las funciones son fórmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft
Excel.

Su síntaxis es: =nombre_función(parámetro_1; parámetro _2; ... )

Vemos cómo constan de un nombre y dentro de los paréntesis unos parámetros separados
con punto y coma.

Los parámetros pueden ser números, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras
funciones, etc.

Insertar funciones manualmente

Podemos insertar una función escribiéndola directamente en la celda o en la barra de

fórmulas, y han de ir precedidas del signo = (igual), del mismo modo que las fórmulas.

Ejemplo (SUMA() es una función de Microsoft Excel):

=SUMA(25;3;78;44)

Insertar funciones desde el asistente

33
Podemos insertar funciones usando un asistente incorporado en Microsoft Excel, para ello,
después de habernos situado en la celda deseada haremos click en el icono Insertar

función de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas:

En el cuadro de diálogo de la derecha escribiremos el nombre de una función o parte de

ella en Buscar una función y pulsaremos la tecla Enter, o bien seleccionaremos una
categoría en el cuadro de lista O seleccionar una categoría y seleccionaremos la función
deseada en Seleccionar una función. Una vez elegida una,
pinchemos en Aceptar.

Desde la cinta de Formulas se pueden incorporar las funciones,

según su categoría.

La función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para
tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar

valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

• Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el

resultado es VERDADERO o FALSO.

• Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado

de la Prueba_lógica sea VERDADERO.

34
• Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es

FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también
puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números,

referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al
resultado de la Prueba_lógica.

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje
de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera
podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de
la prueba lógica fuera falso.

35
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en
signo $ (peso) no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2.

GRÁFICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.

En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en
una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho más que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.

36
 - Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En las
hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Ejercitemos cómo crear un gráfico.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero

siempre utilizaremos la sección Gráficos que se
encuentra en la pestaña Insertar

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que

quieres que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá
generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará
en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra
disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic
en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los
que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un
enlace en la parte inferior del listado que muestra Más gráficos de…

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar
para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de
gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato

37
 Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Abre el libro de trabajo Robos de la carpeta Mis documentos del disco duro.
Vamos a realizar un gráfico de líneas para representar la evolución del número de robos
en las ciudades de Coronel y Lautaro.
3. Selecciona los datos a representar, es decir C2:H3.
4. Ve a la pestaña Insertar.
5. Despliega el menú Línea del grupo Gráfico.
6. Haz clic sobre el tipo de gráfico a realizar, en nuestro caso el primero: Líneas.
Si el gráfico se ha insertado sobre los datos, arrástralo bajo los totales para que no los tape.
Una vez creado un gráfico, para definir el área de datos que usará hemos de hacer click
con el botón derecho sobre él y seleccionar Seleccionar datos en el menú contextual.

7. Guarda los cambios y cierra el libro.

• Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él

definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico.
Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones
muy útiles relacionadas con los Datos:

38
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro
de diálogo:

En el campo Rango de datos del gráfico, debemos indicar el rango de celdas que se
tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de
la celda B2 a la D5. Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien pulsar el botón
y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal
(categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan
más de dos series para poder crearse (por ejemplo, los gráficos de superficie) mientras que
otros, en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con una sola.
Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el literal que se
mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías.
En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y
viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda
de opciones Cambiar entre filas y columnas disponible en la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías, abrirás un pequeño cuadro de diálogo
desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.

39
MINIGRÁFICOS
Los minigráficos son pequeños gráficos que se crean en una celda.
Para crearlos usaremos los iconos correspondientes en la cinta de
opciones correspondiente a la pestaña Insertar:

Tras seleccionar el tipo de gráfico deseado, en el

cuadro de diálogo que se muestra usaremos el icono
de Rango de datos para seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos a representar, y el de
Ubicación para indicar la celda en que se creará el
minigráfico, para después hacer click en el botón
Aceptar.

Cuando tengamos seleccionado un minigráfico se

mostrará la pestaña Diseño, desde cuya cinta de opciones podremos configurar diversos
aspectos del mismo.

IMPRIMIR HOJA DE CALCULO

• Configurar página para imprimir

Microsoft Excel nos permite configurar varios aspectos de la página (márgenes,

encabezado y pie de página, etc.) haciendo click en el icono a la derecha de Configurar
página, dentro de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña

40
DISEÑO DE PÁGINA:

Vista preliminar

Para comprobar cómo quedará nuestro documento antes de imprimirlo haremos

click en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Vista.

Insertar saltos de página

Es posible que tengamos muchas filas y/o columnas en nuestra hoja y queramos configurar
cómo han de imprimirse.

Para configurar divisiones horizontales en la impresión,

seleccionaremos la fila en la que empezará la nueva hoja y,
hacemos click en el icono Saltos de la cinta de opciones
perteneciente a la pestaña Diseño de página, y seleccionamos
Insertar salto de página.

Para configurar una división vertical seleccionaremos la columna y procederemos del

mismo modo.

Aparecerá una línea discontinua que indica la división:

También podemos configurar los saltos de página desde el icono de la cinta de

opciones de la pestaña Vista:

41
IMPRIMIR SELECCIÓN

Para imprimir sólo las celdas deseadas, tras seleccionarlas haremos click en el icono en el
icono Área de impresión de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de
página y luego en Establecer área de impresión.

• Comenzar a imprimir

Una vez configuradas las opciones de impresión iremos al menú Archivo y haremos click
en Imprimir.

En este punto configuraremos entre otras opciones la orientación de la página,

propiedades de la impresora, número de copias, etc.

42
CREAR UNA FACTURA
En este ejercicio vamos a explicar cómo usar algunas interesantes funciones de Excel, así
como otros conceptos útiles, para hacerlo más real lo aplicaremos a la creación de una
factura. Vamos a tratar los siguientes puntos.

- Estructura de la factura.
- Función BUSCARV.
- Función SI.ERROR.
- Función SI.
- Función SUMAR.SI.
- Función SUMAR.SI.CONJUNTO.
- Referencias absolutas y relativas.
- Formato condicional.
- Funciones lógicas Y, O.
- Plantillas.

ESTRUCTURA DE LA FACTURA

Vamos a seguir las normas para hacer una factura en España, que son básicamente:
deben figurar los datos del emisor incluida la identificación fiscal, datos del cliente, fecha
emisión, número de factura, servicios o productos prestados, las bases sobre las que se
aplica cada uno de los tres tipos de IVA (Impuesto del Valor Agregado) y el total de la
factura. Si hay descuentos deben realizarse antes de aplicar el IVA. Si se ha realizado un
anticipo del pago se creará un campo Total a pagar, restando el anticipo del total de la
factura.

El aspecto final de la factura será el siguiente:

43
Normalmente, los productos se tienen codificados y residen en una hoja Excel o en una
base de datos, en este caso vamos a utilizar la primera solución porque es la más sencilla
y además nos permite explicar determinadas funciones de Excel.

Utilizaremos la siguiente hoja "Productos" donde tenemos los tres tipos de IVA y la tabla de
productos. Al teclear el código del producto en la factura, se tomarán los datos de esta
tabla utilizando la función BUSCARV como vamos a ver a continuación.

44
FUNCIÓN BUSCARV

Esta función BUSCARV busca un valor en una columna de una tabla y devuelve el valor
correspondiente de otra columna. Por ejemplo, en nuestro caso buscaremos un código de
producto, por ejemplo, el "p002" en la columna código, y devolveremos el valor
correspondiente de una columna, por ejemplo, descripción, es decir "Arandela".

La notación de la función es la siguiente:

El primer argumento o parámetro es valor_buscado, en el caso de nuestra factura será la

celda B8, que es donde vamos a introducir el código del producto, como se puede ver en
la siguiente imagen que muestra la función BUSCARV para obtener la Descripción del
producto.

El segundo argumento es la matriz_buscar, que en nuestro caso es la tabla de la hoja

productos, desde la celda B8 hasta la celda E14, como hemos referenciado de forma
absoluta las celdas, llevan delante el símbolo $, más adelante explicaremos por qué
usamos referencias absolutas. Para nombrar la tabla se utiliza la esquina superior izquierda
(B8) y la esquina inferior derecha (E14) de los datos de la tabla, como puedes ver en la
imagen de la tabla productos que hemos mostrado anteriormente. Siempre se buscan los
valores en la primera columna de la tabla.

El tercer argumento indicador_columnas es el número de la columna de la que vamos a

recuperar el dato, en nuestro caso la columna descripción, que es la cuarta columna de
la tabla, por lo tanto, escribimos un "4".

El último argumento ordenado, es opcional, si no lo especificamos tomará el valor FALSO

que significa que la coincidencia ha de ser exacta entre el valor buscado y el valor
encontrado, es decir que si buscamos "p002" debe existir un valor "p002" en la primera
columna de la tabla, no serviría el valor "p02", este argumento también puede tomar el
valor VERDADERO, si queremos que la coincidencia sea aproximada, es decir que si
encuentra valores "muy parecidos" los puede dar por buenos.
Si el código de producto que introducimos no existe en la tabla de productos, Excel
devolverá un mensaje de error del tipo "#N/A"(del inglés Not/Available), lo cual no es muy
claro. Podemos solucionarlo como vamos a ver en el punto siguiente.

45
FUNCIÓN SI.ERROR

La función SI.ERROR se utiliza para tratar los errores en Excel, es decir, para especificar qué
hacer cuando se produce un error. Por ejemplo, en el caso de la función BUSCARV, el error
más probable es que no encuentre el valor buscado, en ese caso podríamos mostrar un
mensaje de error, o devolver un valor cero, o buscar en otra tabla, o cualquier otra acción.
La notación de la función es la siguiente.

El primer argumento valor es donde se va a evaluar si hay o no error. Es la acción sobre la

que queremos comprobar si hay un error. En nuestro caso será la función BUSCARV con sus
argumentos.

El segundo parámetro valor_si_error será el valor que devolverá la función si se produce un

error. En nuestro caso será devolver el texto "No existe", como muestra la siguiente imagen.

En el ejemplo que estamos viendo, ahora aparecerá el texto "No existe" cuando no se
encuentra el código del producto, pero también aparece "No existe" cuando no hemos
introducido ningún código de producto, puesto que en realidad la celda contiene el valor
" ". Para solucionar este caso vamos a utilizar la función SI.

FUNCIÓN SI

La función SI en Excel pregunta por una condición y realiza una acción si se cumple la
condición, y otra acción se no se cumple. La notación de la función es la siguiente.

El primer argumento prueba_lógica, es la condición, en nuestro caso, que el código de

producto no esté en blanco; es decir, que la celda B8 sea distinta de blanco, esto se
escribe como B8<>"".

El segundo argumento valor_si verdadero es la acción que se realizará si se cumple la

condición, en nuestro caso será todo lo que habíamos escrito hasta ahora, es decir, buscar
el código y si hay errror mostrar "No existe".

El tercer argumento valor_si falso es la acción que se realizará si no se cumple la condición,

en nuestro caso será mostrar un blanco, que se escribe " ", en la siguiente imagen se ve
todo esto:

46
La fórmula se puede interpretar de la siguiente forma, si el código de producto está relleno,
buscarlo y dar el mensaje "No existe" si no se encuentra, en caso contrario (si el código de
producto está sin rellenar) mostrar un blanco.

Quizás quede más clara si la escribimos de la siguiente forma.

Es decir, buscar el producto y si no lo encuentra, si el código de producto está relleno,

mostar "No existe", y en caso contrario (si el código de producto está sin rellenar) mostrar
un blanco.

En ambos caso el resultado es el mismo.

FUNCIÓN SUMAR.SI

Como decíamos al principio de este artículo, en la factura deben figurar las bases sobre
las que se aplica cada uno de los tres tipos de IVA (Impuesto del Valor agregado), es decir,
la suma de todos los importes de los productos que tienen el mismo tipo de iva.

Por ejemplo, en la factura de la siguiente imagen, los productos p002 y p001 tienen un iva
del 4%, por lo tanto, debemos sumar sus importes (1,10 + 5,00) y colocarlos en la casilla de
la base correspondiente al iva del 4%. Lo mismo para los productos con un iva del 10% y
del 21%.

47
Por lo tanto, para calcular la base del iva hay que realizar sumas según cierta condición,
justamente para esto, Excel dispone de la función SUMAR.SI. La notación de la función es
la siguiente.

En primer argumento rango se indica la columna en la que vamos a buscar la condición.

El segundo argumento criterio es la condición.

El tercer argumento rango_suma es la columna de la que se tomarán los datos para realizar
la suma. Es opcional, si se omite, se toma la columna indicada en el primer argumento.

En el ejemplo de la factura que estamos viendo, el primer argumento, $H$8:$H$14, es la

columna que contiene el iva. El segundo argumento B19, es la celda que contiene la
condición, el valor del iva que nos interesa. El tercer argumento, $G$8:$G$14, es la columna
importe que es la que vamos a sumar. Por lo tanto, la formula se lee como sumar los
importes cuyo iva correspondiente sea el que hay en B19 (el 4%).

Esta función sólo permite imponer una condición a la suma, si queremos dar más
condiciones Excel dispone de la función que vamos a ver a continuación.

48
FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO

Esta función suma los datos de una columna que cumplen una o más condiciones. La
notación de la función es la siguiente:

El primer argumento rango_suma es la columna de la que se tomarán los datos para

realizar la suma.

En segundo argumento rango_criterios1 se indica la columna en la que vamos a buscar la

condición.

El tercer argumento criterio1 es la condición.

Los puntos suspensivos significan que podemos indicar más condiciones mediante
rango_criterios2, criterio2, etc.

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS

Cuando trabajamos en Excel y, más concretamente, cuando hacemos uso de fórmulas y

funciones necesitaremos hacer referencia a celdas o conjuntos de celdas. Las referencias
son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una fórmula escribimos =SUMA(A1;B1) nos
estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Una referencia es
algo parecido al concepto de variable que se usa en los lenguajes de programación.

Existen 3 tipos de referencias:

1- Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula

en otra celda, es decir, se adapta a su entorno porque las referencias las hace con
respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula. Esta
es la opción que ofrece Excel por defecto.

Supongamos el ejemplo:

A B

1 15 20

2 =A1+2 30

49
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y
en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a
la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y, al copiarla una fila hacia abajo, en vez
de fila 1 pondrá 2, resultando en =B2+2 .

2- Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la

fórmula a otra celda; las referencias a las celdas de la fórmula son fijas.

Supongamos el ejemplo:

A B

1 15 20

2 =$A$1+2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el
signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .

3- Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, haciendo

que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Supongamos el ejemplo:

A B

1 15 20

2 =$A1+2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la columna, aunque
se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante
de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado
será =$A2+2 .

Supongamos el ejemplo:

A B

1 15 20

2 =A$1+2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila, aunque se
copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la

50
columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez
de A y el resultado será =B$1+2 .

Cómo cambiar el tipo de referencia. Una opción para cambiar el tipo de referencia una
vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos
interesa en cada momento es hacerlo a mano.

Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la
columna y la fila (A2, B3, D1...).

Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la
columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).

Para las referencias mixtas, como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y
absoluta. Por tanto, pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

Otra opción, en lugar de escribirlo a mano, es hacerlo cuando estemos editando la

fórmula. En el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas, podemos pulsar
sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que
podemos hacer con la celda.

Uno de los errores más comunes es copiar fórmulas de unas celdas a otras sin aplicar las
referencias adecuadas. En nuestro ejemplo, si copiamos la celda C19 a la celda C20,
debemos tener las referencias tal y como se muestran en la siguiente imagen.

Teniendo en cuenta que estamos utilizando la función SUMAR.SI, como vemos las columnas
de iva, H8:H14 y del importe G8:G14 tienen unas referencias absolutas porque no queremos
que varíen al copiar la formula, mientras que la celda B19 del tipo iva, tiene una referencia
relativa porque queremos que al copiar la fórmula a las celdas inferiores, cambie su valor
a B20 y B21.

51
FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique
un formato especial sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc. Por
ejemplo, el formato condicional permite decirle a Excel que si el valor de una celda es
negativo, ponga el contenido en color rojo.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato

condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña

Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como Resaltar reglas de celdas para resaltar aquellas
celdas que tengan un valor mayor o menor que otro; Reglas superiores o inferiores para
resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada
para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas
condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la
imagen

52
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique
el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro
diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma, si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que,
un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar. Por ejemplo, en nuestra factura en el campo Total a pagar hemos elegido Valor
de la celda menor que cero porque queremos dar un formato especial para cuando
tenemos que pagar en lugar de cobrar, porque el cliente dio un anticipo mayor que el
total de la factura.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos

escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El
formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc. En nuestro ejemplo, como se ve en la vista previa hemos
elegido un color de fuente rojo y un color de fondo anaranjado claro.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato

condicional.

53
FUNCIONES LÓGICAS Y, O

La función Y sirve para evaluar si se cumplen un conjunto de condiciones. La notación de

la función es la siguiente.

El primer argumento valor_lógico1 es la primera condición. Es obligatorio.

El segundo argumento valor_lógico2 es la segunda condición. Es opcional.

Los puntos suspensivos significan que podemos añadir más condiciones, valor_lógico3, etc.

Si se cumplen todas las condiciones que especifiquemos la función devolverá el valor

lógico VERDADERO, si hay una o más condiciones que no se cumplen devolverá el valor
lógico FALSO. Las funciones que devuelven un valor lógico tienen sentido si forman parte
de una condición previa.

El ejemplo más claro es la función SI que vimos anteriormente y que vamos a recordar
ahora.

Como ya dijimos la función SI ejecuta una acción si se cumple la prueba_lógica

(condición) y ejecuta otra acción si no se cumple. La prueba_lógica puede ser una sola
condición o un conjunto de condiciones. Si queremos que se cumplan un conjunto de
condiciones podemos emplear la función Y.

Vamos a verlo con un ejemplo de nuestra factura, como se muestra en la siguiente imagen,
para calcular el valor de la celda Descontado.

Tal y como se muestra en la fórmula, si el % Descuento (F8) es cero, escribimos un blanco,

en otro caso si el % Descuento (F8) cumple dos condiciones realizamos el cálculo, en otro
caso escribimos "Mayor 100". Para escribir que debe cumplir dos condiciones utilizamos la
función Y, las dos condiciones son que F8 sea mayor que cero y que F8 sea menor o igual
que cien, y lo escribimos así: Y(F8>0;F8<=100)

De forma similar tenemos la función la función O que sirve para evaluar si se cumple alguna
de las condiciones de un conjunto. La notación de la función es la siguiente.

54
El primer argumento valor_lógico1 es la primera condición. Es obligatorio.

El segundo argumento valor_lógico2 es la segunda condición. Es opcional.

Los puntos suspensivos significan que podemos añadir más condiciones, valor_lógico3, etc.

Si se cumple alguna de las condiciones que especifiquemos la función devolverá el valor

lógico VERDADERO, si no se cumple ninguna de las condiciones el valor lógico FALSO.

PLANTILLAS

Cuando vamos a utilizar una hoja Excel como muestra para realizar sucesivas copias de la
misma es conveniente guardarla como una plantilla. El caso de la factura que estamos
viendo es un ejemplo de esta situación. Guardaremos la hoja como una plantilla con todos
los datos variables inicializados a cero o a blanco para así rellenar cada factura desde el
principio y la plantilla permanecerá siempre inicializada.

Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:

1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos
los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.

2. Hacer clic en la pestaña Archivo.

3. Elegir la opción Guardar como…

4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.

5. En el recuadro Tipo, hacer clic

sobre la flecha de la derecha
para que se abra la lista
desplegable y elegir la opción
Plantilla de Excel (*.xltx).

6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Conviene guardar la plantilla en la carpeta por defecto que nos ofrece Excel: Plantillas
personalizadas de Office. Como muestra la siguiente imagen.

55
Al hacerlo así tendremos la plantilla disponible al crear una hoja nueva, dentro de la
pantalla Nuevo, en la sección Personal.

56
TABLAS DE EXCEL
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las
demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. De
hecho, también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada.
Por tanto, podremos componer como máximo una lista con 16384 campos y 1048575
registros.

Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
- Ordenar los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la
lista.
- Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla

57
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
- Hacemos clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la

pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

• Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, podemos teclear directamente los
nuevos valores en ella o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción
viene muy bien sobre todo si la tabla es muy grande.
Veamos un ejemplo: tenemos la siguiente tabla con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar
con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que esté
activa y pulsar en el icono Formulario

58
Como esta opción no está directamente
disponible en la Cinta de opciones, vamos a
añadirla a la Barra de acceso rápido. Para ello, nos
dirigiremos al menú Archivo > Opciones >
Personalizar Cinta de opciones, y pulsaremos
Agregar el icono Formulario..., en la sección de
Comandos que no están en la cinta de opciones.

Luego de incorporado en la barra se procede

a presionar el botón Formulario y se verá la
siguiente ventana.

Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro y luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar
las teclas de tabulación). Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios,
hacemos clic en el botón Restaurar; si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla
Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo. Excel se posicionará en un
registro vacío en el que sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar
o cancelar, respectivamente.

Después de aceptar, Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco, por si queremos

insertar varios registros. Una vez agregados los registros, haremos clic en Cerrar.

59
Para buscar un registro y posicionarnos en él, podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de
búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios, con lo cual pasamos al formulario para introducir
el criterio de búsqueda. Es similar al formulario de datos pero encima de la columna de
botones aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana
en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de nombre Ana.

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos
seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene
encabezados, estos deben permanecer en la misma posición.
Así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo
datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila
nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, podemos
hacerlo desde el botón Insertar, en la pestaña de Inicio. También desde el menú contextual
de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú
contextual de la tabla.

60
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos
seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si

deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que
las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado
especial en la primera o última columna.

TABLAS DINÁMICAS

61
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita
la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc.

Para aquellos que tengan conocimientos de Access, es lo más parecido a una consulta
de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén, con el
número de referencia y el mes de compra. Además, sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica.

62
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos
indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y
que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango, debemos seleccionar
todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

63
Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
Con esta herramienta, podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada
Mes.

Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo, deberíamos arrastrar el campo REFERENCIA a Rótulos de fila, el campo

MES a Rótulos de columna y, finalmente, el campo IMPORTE a la sección Valores.
Tras realizar la tabla dinámica, este sería el resultado obtenido.

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Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en los rótulos de
fila tenemos las referencias, en los rótulos de columnas tenemos los meses y en el centro
de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica, nos aparece la pestaña Analizar:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que, en cualquier momento, podremos quitar
un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin apenas esfuerzo.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendríamos la siguiente
tabla, más compleja pero con más información:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al añadir varios campos en la sección
Valores, el rótulo aparecerá en una de las secciones de rótulos. Si te aparece en
Etiquetas de columna, despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a
etiquetas de fila.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su
totalidad y presionar la tecla Supr.

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