Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Plan de Mejoramiento Interno I Diciembre 2017
Plan de Mejoramiento Interno I Diciembre 2017
2. Se evidenció que la totalidad de los procesos no han reportado el seguimiento a la ejecución del
plan de acción a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico con corte a junio 30 de 2014
3. El manual del Sistema Integrado de Gestión se encuentra desactualizado y debe ser ajustado a
requerimientos que exige la norma NTD 001:2011, como alcance, mapa de procesos, referencia de la
caracterización de los procesos, política y objetivos del SIG, referencia de planes estratégicos y
operativos, referencia de procedimientos y requisitos puntuales de cada Subsistema.
7. La política de administración del riesgo está desactualizada y no contiene los requerimientos que
exige la norma técnica distrital NTD 001:2011, sobre los objetivos de la política, las estrategias y los
riesgos que se van a controlar así como lo relacionado para cada Subsistema.
14. Los controles establecidos para la atención de los usuarios se dan a partir de los mapas de
riesgos, pero no están estandarizados ni documentados para el SIG.
15. No existen controles operacionales documentados para seguridad y salud ocupacional, seguridad
de la información y gestión documental.
17. No se observan que la Dirección de la Entidad, haya realizado las revisiones correspondientes al
SIG. De igual forma, la Circular 157 de 2013 establece como mínimo dos revisiones al año, por tanto
se está incumpliendo este requisito.
Así mismo, la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción en su numeral 3.1 menciona la
existencia de una Política de Administración del Riesgo de Corrupción y establece los aspectos a
tener en cuenta dentro de esta política.
Los riesgos que se van a controlar.
Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento
humano requerido.
El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.” (sic)
Así mismo, la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción en su numeral 3.1 menciona la
existencia de una Política de Administración del Riesgo de Corrupción y establece los aspectos a
tener en cuenta dentro de esta política.
3. No se evidenció la realización de monitoreo y revisión periódica por parte de los líderes de los
procesos, ni planeación para realización de la misma.
2,Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014, hallazgo 8 del 05/06/2015
y hallazgo 13 del informe 5625 de 2014 en un hallazgo mayor, en un hallazgo mayor, así:
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SAF-SGRSI
9/5/2014 SDAE-OAC
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
5/18/2017
SDAE - Equipo SIG
(Todos los procesos)
5/18/2017
HALLAZGOS REFORMULADOS
Resultado del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 201
6/10/2016 SAF-SDAE
AZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
5/25/2016
2/28/2017
5/25/2016
2/28/2017
5/17/2016
Elaborar los procedimientos: Investigación de accidentes laborales y
ambientales, identificación de peligros y valoración de riesgos, participación 5/31/2017
ciudadana y planificación operativa
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
HALLAZGOS REFORMULADOS
o del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
PROCESO/ACTIVIDAD
7. Las ZAERT proyectadas no cuentan con estudios técnicos, económicos y de seguridad definidos;
ni tampoco con los planes de manejo.
2. La Entidad aún no cuenta con una reglamentación oficial respecto de las ZAERT, ni evidenció la
presentación de la documentación “borrador” existente ante la Comisión Intersectorial del Espacio
Público. (Ver Observación 3.2.1.2)
3. Se observó que la Resolución IPES 627 del 30 de diciembre de 2014 no se encuentra publicada
en el Sistema Integrado de Gestión, yendo en contravía del principio de publicidad contemplado en el
numeral 9 del artículo 3 y en el artículo 65 del Código Contencioso Administrativo, sobre el deber de
publicación de los actos administrativos de carácter general. (Ver Observación 3.2.1.1)
4. Se evidenció la existencia de un documento nombrado “Zonas de Aprovechamiento Económico
Reguladas Temporales – ZAERT Reglamentación” el cual se encuentra firmado por el anterior
Director General, sin embargo, no se observó la existencia de acto administrativo por el cual se
adopte dicha reglamentación ni su publicación en el Sistema Integrado de Gestión lo que permite
concluir que dicho documento aun no es oficial. Se observa por lo tanto incumplimiento de los
literales c), d) y e) del artículo 21.1 del Decreto 456 de 2013 ya que según este la Entidad debía
contar con la reglamentación y documentación respecto de las ZAERT seis (6) meses después de la
1. Al revisar los contratos de los gestores y Monitor de Punto de Encuentro (138-220-108-056 / 2015)
no se evidenció la bitácora-cronograma incumpliendo lo dispuesto en la Circular 08 de 2014
2. Se evideneció una fuga de agua en los baños del Punto de Encuentro de las Aguas , se manifestó
que esto sucede hace más de 7 meses , lo que estaría en contravía de los postulados Distritales de
austeridad del gasto , respecto de los niveles de consumo de los servicios de agua potable
4. Se evidenció incumplimiento de los horarios permitidos por parte de los beneficiarios de los
módulos en el P.E. Mundo Aventura cuando realizan el cierre luego de las 11:00 pm
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
10/6/2014 SGRSI
10/6/2014 SGRSI
2014/10/06 SGRSI
10/6/2014 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
10/30/2014 SDAE-SGRSI
9/17/2015 SGRSI
9/17/2015 SGRSI-SDAE
9/17/2015 SGRSI
9/17/2015 SGRSI
OS DE AUDITORIAS INTERNAS
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
5/20/2016
5/17/2016
5/20/2016
5/18/2016
5/19/2016
SEGUIMIENTO A L
Temporales - ZAERT
Se encuentra en proceso la formulación del proyecto de inversión
por parte de la SGRSI para los proximos 4 años. Estan utilizando la
metodologia del manual para la administración y operación del
Banco Distrital de programas y proyectos. Para dar continuidad a las
ZART, en parte dependería del presupuesto asignado al proyecto.
Se estima un avance del 60%.
Según manifiesta la responsable en la SGRSI, hay actualmente 38
ZAERT preaprobadas por parte del administrador del espacio
público, para el caso el IDU. Los estudios económicos, técnicos y de
seguridad relacionados, estan planeados a partir de junio de 2016.
No se evidencia avance.
FECHA
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
TO A LA ACCIÓN
Se informa por parte de la subdirección que el plan para 2017 esta en aprobación, sin embargo no
se observa evidencia de lo informado.
Se informa por parte del area que hasta no ser aprobado el espacio como ZAERT definitiva no se
realiza la solicitud a las alcaldias de concepctos en materia de seguridad. Adicionalmente se aclara
que luego de mesas de trabajo con el IDU en junio de 2016 se paso de 33 posibles espacios a 3
preaprobados.
Se informa por parte del area que hasta no ser aprobado el espacio como ZAERT definitiva no
puede emitirse un plan de manejo, ya que aun no hay espacios definitivos. Adicionalmente se
aclara que luego de mesas de trabajo con el IDU en junio de 2016 se paso de 33 posibles espacios
a 3 preaprobados.
Se informa que el DE-017 ya esta actualizado sin embargo no se evidencia el soporte por tal razon
no es posible cerrar el hallazgo hasta tanto no se cuente con dicho documento
Se informa que el DE-017 ya esta actualizado sin embargo no se evidencia el soporte por tal razon
no es posible cerrar el hallazgo hasta tanto no se cuente con dicho documento
Se observa la existencia de acta de la Comisión Intersectorial del Espacio Publico del dia 3 de Julio
de 2014, la cual certifica la aprobación por parte de la comisión del proyecto reglamentación
ZAERT. Asi mismo se observó que la Resolución 627 de 2014 fue publicada en el sistema
integrado de gestión el 06/03/2017, asi mismo se publico un documento denominado reglamento
ZAERT. AVANCE 100
A la fercha no se han realizado ferias, la feria de la madre no se realizó por que no hubo quorum y
por ordenes de la dirección.
A la fercha no se han realizado ferias, la feria de la madre no se realizó por que no hubo quorum y
por ordenes de la dirección.
Se informa por el area que ya existe planimetria en cuanto a ferias institucionales, sin embargo
ninguna de las ferias institucionales cuenta aun con registros en SUGA. En cuanro a las ferias
temporales se reitera que en 2017 no se ha realizado ninguna.
Se informa por el area que ya existe planimetria en cuanto a ferias institucionales, sin embargo
ninguna de las ferias institucionales cuenta aun con registros en SUGA. En cuanro a las ferias
temporales se reitera que en 2017 no se ha realizado ninguna.
Se informo por parte de la SGRAS y se obervó segun bases de datos que:
El Punto Comercial C.C. Minicentro cuenta con 27 módulos, de los cuales hay:
• 17 Módulos desocupados.
• 05 Módulos con contratos vencidos.
• 03 Módulos con contratos vigentes.
• 02 Módulos ocupados en proceso de restitución. (sin contrato)
El Punto Comercial Kennedy Central cuenta con 72 módulos, de los cuales hay:
• 53 Módulos con contratos vencidos.
• 17 Módulos con contratos vigentes.
• 02 Módulos con ocupación irregular.
El Punto Comercial Rotonda Chapinero cuenta con 35 módulos, de los cuales hay:
• 20 Módulos desocupados.
• 08 Módulos con contratos vencidos, (1 Modulo en proceso juridico para recuperación).
• 02 Módulos en Ocupación de Hecho.
• 05 Módulos con contratos vigentes.
El Punto Comercial Parque de las Flores Calle 68 cuenta con 44 módulos, de los cuales hay:
• 43 Módulos con contratos vencidos.
• 01 Módulo con contrato vigente.
Sin embargo hace falta conocer cuales de los contratos vencidos tendran renovación, asi mismo se
observa que aun existen ocupaciones irregulares. Pór lo anterior el hallazago se mantiene.}
ESTADO
C
C
A
A
C
HALLAZGOS DE
PROCESO/ACTIVIDAD: Apoyo al si
Consultar Informes en SIAFI: 2788 (corresp
1. Los coordinadores designados no cuenta con una función específica de cobro persuasivo que
6/4/2014
facilite la labor de recuperación de la cartera.
2. Las 19 plazas de mercado no tienen mapa de riesgo actualizado, teniendo como antecedente que
en la auditoria del año 2012 efectuada por esta Asesoría de Control Interno, se había planteado esta 6/4/2014
misma inconformidad y no se observó avances sobre las acciones planteadas.
3. El archivo de las plazas no cumple con la Ley 594 /2000 en si Titulo IV Artículos
11,12,13,14,18,19 y parágrafos 1,23 y Titulo XI , Artículos 46,47,48,49. En cuanto ley de archivo y 6/4/2014
manejo del mismo.
4. Se adjudican puestos y no llegan los contratos, ni los valores a cancelar por cada puesto. Como es
el caso específico de la plaza de mercado Samper Mendoza, la cual adjudico 40 puestos, para los
6/4/2014
vendedores de hoja de plátano y no han cobrado por el aprovechamiento económico del mismo,
generándose un presunto detrimento al patrimonio del IPES.
10. De acuerdo a la revisión selectiva de los recibos de recaudo de cartera No C32052, C32053,
C32054, C32055, C32056 y C32057 de la Plaza Samper Mendoza el cual deben ser diligenciados en
su totalidad no cumple con el lleno de los requisitos, como es el número de cedula de ciudadanía , la
6/4/2014
firma de quien entrega los dineros, lo que genera la no identificación completa del usuario al cual se
efectuó el cobro y se evidencia que en la mayoría de recibos la firma la hace quien recibe el dinero y
no quien lo entrega..
11. Se verificó el contrato No 1858 de 2013 entre el IPES y Juan Sebastián Reyes quien es el
coordinador de la plaza del Samper Mendoza y los dos (2) auxiliares, quienes hacen el recaudo de
los pagos que hacen los vendedores itinerantes de las hierbas por el uso y aprovechamiento
económico puestos de trabajo , si bien cierto no presenta una póliza que ampare los dineros que 6/4/2014
estos contratistas recauda, también es cierto que estos contratistas dentro de sus funciones no
puede recaudar ni administrar dineros provenientes al uso y aprovechamiento de los módulos de la
plaza , por la cual se puede generar una posible pérdida de estos recursos.
1. No coinciden los valores del número de contratos legalizados sumados al número de contratos de
hecho frente al total de Número de puestos asignados a excepción de las plazas Siete de Agosto y 11/9/2015
Los Luceros (ver detalle numeral 1.2.)
5. No se evidencia retroalimentación del reporte de servicios públicos para las plazas, que permita
justificar picos, aumentos o disminuciones en consumos y valores registrados. (ver detalle numeral 11/9/2015
1.6)
6. En la totalidad de las plazas visitadas los planes de saneamiento básico estás desactualizados (ver
11/9/2015
detalle numeral 1.7)
7. No hay unificación de reportes para residuos sólidos, orgánicos y reciclajes generados en las
11/9/2015
plazas y en algunos casos no se están llevando. (ver detalle numeral 1.7)
8. No se está recogiendo el reciclaje por personas u organizaciones autorizadas en cumplimiento a
11/9/2015
los requisitos legales, y tampoco se está llevando el registro respectivo. (ver detalle 1.7.5.2)
10.Se está incumpliendo el Plan de Gestión de Cartera –Proyecto 704 en relación a los siguientes
11/9/2015
aspectos:
11. La entidad tiene una cartera mayor a 360 días superior al 50% del total de la cartera, lo cual
genera riesgo en la recuperación de la misma y evidenciándose un posible detrimento patrimonial por
falta de gestión de cobro oportuno. (Ver detalle numeral 1.8.1.) Algunos deudores en mora, indicaron
que en los requerimientos de pago que el IPES les envía existen diferencias y contradicciones.
Algunos ejemplos son los siguientes: Sandra Milena Salamanca, Puestos No. 130-35; 130-36;
130-37 Plaza Fontibón Puesto No. 130-35 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 31 de
mayo de 2015 por valor de $ 3.186.088 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 31 de
mayo de 2015 por valor de $ 7.130.951 Requerimiento SAF de 3/09/2015 con corte a 28 de julio de
2015 por valor de $ 3.247.448Puesto No. 130-36 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 11/9/2015
mayo 31 de 2015 por valor de $ 7.130.951 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a mayo
31 de 2015 por valor de $ 3.507.294 Requerimiento SAF de 03/09/2015 con corte a julio de 2015 por
valor de $ 3.574.086Puesto No. 130-37 Requerimiento de 23 de julio de 2015 con corte a 31 de mayo
de 2015 por valor de $ 3.902.085 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 31 de mayo de
2015 por valor de $ 7.130.913 Requerimiento SAF de 03/09/2015 con corte a 28 de julio de 2015 por
valor de $ 3.975.681 Arias Hugo Puesto 120-204 Plaza 7 de Agosto, Requerimiento de
13/03/2014 con corte a 28 de febrero de 2014 por valor de $ 8.568.684, Requerimiento de
13/03/2014 con corte a 28 de febrero de 2014 por valor de $ 2. 544.126
12. La Entidad proyecto las actividades de Recaudo y Cobro Persuasivo a través del Procedimiento
PR-060 teniendo como base la Resolución 291 de 19 de agosto de 2014, sin embargo, hace falta su
socialización con los coordinadores y gestores de plazas, quienes expresaron la necesidad de definir
los parámetros para realizar el cobro de cartera. Por otra parte, se conoció que no pueden enterarse
de todos los pagos realizados en un mes debido a que el consolidado que envía cartera llega entre 1 11/9/2015
y 2 meses después. Frente a ésta situación algunos coordinadores y gestores han diseñado registros
(provisionales) para hacer seguimientos a la realización de pagos mensuales a través del registro de
colillas y/o de registros en Excel. Por lo anterior, se evidencian dificultades para conocer el estado
actual de cartera y la falta de instrumentos adecuados para la gestión de cobro y su control.
1. Durante el desarrollo de la Auditoría al grupo de cartera se evidencio Incumplimiento del objetivo
mismo del cobro persuasivo, existen falencias en el desarrollo de cada una de las fases o etapas y
no se evidencia la Eficacia y Eficiencia definidas como parámetro de cumplimiento del objeto mismo
del cobro persuasivo. En términos generales la gestión de recuperación de cartera no avanza de
manera que sea perceptible el cumplimiento normatividad vigente. Se encontró que algunas de las
causas se relacionan principalmente con la no disponibilidad de los documentos necesarios que
permitan la configuración de obligaciones claras y expresas, para que puedan hacerse exigibles. Por
otra parte, se evidenció que la organización administrativa implementada, la división del trabajo
3/29/2017
adoptada al interior del grupo de cartera; así como, la definida por SESEC –Subdirección con la que
comparte su responsabilidad-, no es la más adecuada para avanzar en el cumplimiento de las
exigencias legales. Por lo anterior, los resultados de la gestión de recuperación de cartera durante el
periodo comprendido entre el 30/09/2015 y 30/11/2016 son de muy bajo impacto. Así mismo ponen
en riesgo el cumplimiento de la normatividad establecida para adelantar procesos de Depuración de
Cartera. Todo lo anterior, imposibilita que la Entidad conozca con certeza la información financiera de
sus activos y ponga en riesgo de pérdida la existencia de los mismos. Ver Radicado 1558 de
29/03/2017
Dado que las Resoluciones 290 de 2014 y 018 de 2017 plantearon la creación del Comité de
Desarrollo Integral indicando que “con el fin de apoyar las actividades propias de las plazas distritales
de mercado y articular los programas de comercialización al (…) –PMASAB-, los Comités de
Desarrollo Integral entendieron la existencia de un campo de acción bastante amplio como para dar
tratamiento a todos los temas y situaciones que se presentan. Razón por la cual, en mayor o menor
medida en todas las plazas de mercado, se ha planteado la necesidad de constituir “Fondos de
recursos” para cooperar con la solución y atención de las necesidades presentadas. Bajo estas
condiciones, se evidenció el manejo de fondos provenientes de la explotación de dos espacios
3/16/2017
anexos a la Plaza de Las Ferias que funcionan como dos parqueaderos. Estos espacios vienen
siendo usufructuados por el Comité de Desarrollo Integral, el cual invierte su producido en obras de
mejoramiento locativo, entre otros. De acuerdo con lo anterior, los Coordinadores de Plaza, actuando
bajo el Rol de Secretario Técnico del Comité han debido ser partícipes de procesos de contratación
firmados y autorizados por ellos, lo cual se sale del ámbito jurídico de sus competencias teniendo en
cuenta el Alcance de las Funciones descritas en el Manual de Funciones para el Servidor de Planta
designado y/o las obligaciones contractuales del particular contratado, según sea el caso. . Ver
Radicado 1361 y 1362 de 16/03/2017.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
RESPONSABLE ACCIONES FORMULADAS
FECHA
SESEC- SAF 1. Recibir los muebles de archivo y utilizarlos para tal fin 10/19/2015
SESEC 5/19/2016
SESEC 5/24/2016
SESEC - SDAE 5/20/2016
SESEC 5/20/2016
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
a alimentaria
Según acta del 22/04/2015, se revisó el reglamento para plazas para
determinar la responsabilidad de los coordinadores sobre esta C N/A
actividad. y si hay responsabilidad sobre el cobro persuasivo
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
CCIÓN
A
Respecto de este hallazgo no se han suscrito acciones correctivas, y
según lo manifestado por el auditado, en la actualidad se cuenta con
una nueva version del Reglamento de Plazas Resolucion 018 de 2017,
sin embargo no se evidencia la aplicación de la misma frente al estado
actual de la cartera
A
A
La auditoria fue comunicada hace poco, por tal razon no se hizo
seguimiento en este corte
A
La auditoria fue comunicada hace poco, por tal razon no se hizo
seguimiento en este corte
PROCES
Consultar Informes en SIAF
POSIBLES
DEPENDENCIAS No se evidencia formulaciòn de Acciòn Correctiva que de
9/26/2017
IMPLICADAS SFE / Alcance a la complejidad de la No Conformidad.
SDAE (SISTEMAS)
o
interna 2016)
C
C
C
A
A
A
A
A
A
A
A
FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
Se contrató una persona responsable del seguimiento de los SDQS y SIAFI ; a diario
realiza el reporte del estado y hace el seguimiento para que la respuesta en la
7/25/2016
Subdirección responsable sea realizada en términos. Envía copia a la Dirección para
tomar las acciones del caso. Se cierra la No confomridad
5/23/2016
Se contrató una persona responsable del seguimiento de los SDQS y SIAFI ; a diario
realiza el reporte del estado y hace el seguimiento para que la respuesta en la
7/25/2016
Subdirección responsable sea realizada en términos. En el reporte semanal se observa
el manjeo de los indicadores respectivos. Se cierra la No conformidad
Se contrató una persona responsable del seguimiento de los SDQS y SIAFI ; a diario
realiza el reporte del estado y hace el seguimiento para que la respuesta en la
7/25/2016
Subdirección responsable sea realizada en términos. Envía copia a la Dirección para
tomar las acciones del caso. Se cierra la No confomridad
Según reporte de la SJC, se evidencia el estado, fallo, impugnación entre otros, sobre
7/25/2016 las tutelas interpuestas a la Entidad; de igual forma un consolidado de la cantidad,
estado y observaciones. Así las cosas se cierra la No conformidad
Según reporte de la SJC, se evidencia el estado, fallo, impugnación entre otros, sobre
7/25/2016 las tutelas interpuestas a la Entidad; de igual forma un consolidado de la cantidad,
estado y observaciones. Así las cosas se cierra la No conformidad
Con rad. 007644 del 29/12/2016 la Defensora del Ciudano indica que según la
reglamentación de la Res. 501 de 2015 y el Decreto 392 de 2015 no se observa la
realización de reportes o informes periódicos dirigidos a la Dirección. Reiteramos
nuevamente que la Ley 1712 Art. 11 literal h establece la presentación de informes
relacionados con la gestión del Defensor del ciudadano, el seguimiento de los casos
atendidos, a quien reportar y con que frecuencia. Se recomienda la realización de
reportes e informes periódicos sobre la gestión realizada dirigidos a la Dirección
5/31/2017
Verificada la carpeta denominada Defensor del Ciudadano suministrado por la
Subdirección de Formación y Empleabilidad, reposa informe de "Defensora al
Ciudadano " del periodo comprendido del 6 de enero al 30 de junio de 2016, sin
embargo se evidencia el incumplimiento a la acción propuesta a la observación de
auditoria interna, en la cual se compromente la Subdirectora de Formación y
Empleabilidad a la presentación de estos informes de manera quincenal y semestral
sobre la gestión.
Como relación de denuncias a este correo, se reportan únicamente dos del mes de
7/25/2016 junio , soportadas en el pantallazo respectivo. Hay un contratista responsable de la
gestión y seguimiento que se realiza sobre el particular. Se cierra la No conformidad
Seguimiento a realizar en el seguimiento a Ley de transparencia, decretos
reglamentarios y normatividad asociada, dicho seguimiento esta planeado para el mes
5/31/2017
de junio de 2017. Sin embargo el presente hallazgo no cuenta con acción correctiva
formulada.
ESTADO
C
C
C
C
C
A
A
A
A
A
A
A
A
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
11. La caracterización del proceso de Gestión y los indicadores de talento humano, no están actualizados con
base en las modificaciones de estructura y la planta de personal. La política de operación es muy específica y no
tiene concordancia con la política general del proceso de gestión de Talento Humano
12. El organigrama funcional que aparece publicado en carpetas compartidas no esta estructurado en algún acto
administrativo de aprobación que lo soporte. Solo debe figurar el organigrama aprobado por la Junta Directiva en
el Acuerdo No 005 de 2011.
13. El mapa de riesgo debe ser actualizado con base en los procesos y procedimiento de gestión de talento
humano. Es necesario que se estructure y actualice este mapa ya que permitirá los controles y garantías en la
gestión administrativa.
14. Los procedimientos del proceso de gestión de talento humano no se encuentran actualizados
18. En el plan de mejoramiento los hallazgos encontrados por la contraloría distrital, se observa que en las medias
en los numerales 2.2.3. y 2.5.4., no tienen fechas inmediatas para adoptar las acciones de mejora.
19. La entidad no ha programado en su plan institucional de capacitación estrategias relacionadas con el manejo
de bienes y de cocumentos
19. La entidad no ha programado en su plan institucional de capacitación estrategias relacionadas con el manejo
de bienes y de cocumentos
1 . De acuerdo con Auditorìa de seguimiento a la Directiva 03 de 2013, SAF indicò en Radicado 2124 de
04/05/2017 que en el PIC 2017 se tenia programaciòn para capacitaciòn denominada "Tràmite por pèrdida de
bienes de la Entidad". No obstante, verificada la información se encontrò que la actividad de capacitación no se
realizó y que existen debilidades de seguimiento a la ejecución del PIC.- El área de Gestión de Talento Humano
no está enterada de su realización.
- El área de inventarios tampoco reporto conocimiento sobre su ejecución ni exhibe documento evidencia de su
desarrollo.
Por lo anterior, se configura hallazgo por desconocimiento e incumplimiento de la Resolución 307 de 2016 Manual
de Funciones y Competencias Laborales de la Planta Global del IPES. El hecho pone en riesgo el logro de los
objetivos planteados en el Plan Institucional de Capacitación.
1. La Entidad no tiene socializados los Manuales de Funciones de la Planta Global ni temporal en la página web
de la Entidad ni en la Intranet. (Ver Hallazgo No. 1 de Informe de Auditoría Interna Radicado No. 5198 de 2015).
2. Revisado el PIC de la Entidad no se observa capacitación sobre pérdida de bienes y documentos de la Entidad,
así como del manejo y consulta de los Manuales de Funciones. (Ver Hallazgo 2 de Informe de Auditoría Interna
Radicado No. 5198 de 2015).
a observación No. 4 de Plan de mejoramiento Interno: “Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709014
Cuentas por Cobrar Funcionarios de Planta Corresponde a John Arciniegas desde 31/12/2012”
El 29 de abril de 2016 con nota de Contabilidad No. 498 se registró la "Cancelación cuenta por cobrar funcionarios
de planta según documentos aportado por el área de Talento humano y Jurídica" por $1.590.041 del funcionario
de planta del funcionario Jhon Rodríguez Arciniegas, se debita la subcuenta 520290 Otros Sueldos y Salarios por
$1.590.041 y se acredita la subcuenta 14709014 Cuentas por cobrar a funcionarios de planta acreditando
$1.590.041.
1. Pese a la existencia del Instructivo In-58 Régimen de Prestacional y Salarial IPES y Formatos se evidenció
carencia de Instructivos y especificación de fórmulas, así como los factores a tener en cuenta para la liquidación
Para realizar estesociales
de prestaciones registrocomo
el área contable
la prima de se soporta enGastos
antigüedad, documentos aportados porPrima
de Representación, parte Técnica,
de talento humano y de
Bonificación
jurídica
Serviciossegún radicado
Prestados, 00110817002910
Viáticos, del 27 Reconocimiento
Prima Secretarial, de julio de 2015 del
por Subdirector
Permanencia jurídico de la época
y Bonificación por quien emitió
recreación.
concepto en el cual se concluye que no es posible realizar el cobro al ex-funcionario teniendo en cuenta que éste
no fue notificado
Respecto de la Resolución
a lo indicado 696 de 2012
sobre vacaciones, primapor
de la cual se reconoce
vacaciones, y se
prima de ordenaseelhace
navidad, pagoreferencia
de unas prestaciones
a los
sociales
factores ay el reintegro
tener de unas
en cuenta parasumas.
su liquidación más no se observa fórmula.
Lo
De anterior refleja aundeducir
los conceptos mal procedimiento administrativo
no hace referencia y registro
a la fórmula; contable,
en cuanto a la teniendo enpor
liquidación cuenta que no
concepto de se
la aportan
documentos
Retención enque indiquen
la Fuente noelseinicio de una
observa acción de
instructivo repetición contra el funcionario que por error en los cálculos
ni fórmula.
generó el presunto detrimento al patrimonio por $1.590.041.
Dada la conclusión del concepto jurídico respecto a la falta de notificación, lo que no permitió que fuera garantía
para conseguir el cobro del dinero al exfuncionario, se incurrió en el error de pagar lo no adeudado a una persona
que ya no labora para la entidad y el registro contable no se debió haber llevado a la subcuenta 14709014
CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS DE PLANTA y por ende afectar el gasto en la subcuenta 520290
Otros sueldos y salarios.
Adicionalmente, no se aportó acta del comité de sostenibilidad contable para haber realizado el movimiento según
nota de contabilidad No. 498 del 29 de abril de 2016.
Para el registro de esta partida ha debido tenerse en cuenta que en el Manual de Procedimiento Contables de la
3. De la liquidación
Contaduría Generaldefinitiva de prestaciones
de la Nación se establece:sociales con corte que
"En el momento a 30ladeentidad
junio de 2016 del
contable exfuncionario
pública conozca de
de C.C.
la
80.094.249 por parte
pérdida o faltante del grupo
de fondos de nómina
o bienes y resultado
o derechos, de la averificación
adicional las gestionesde la auditoria se encontró
administrativas una diferencia
relacionadas con la
de $1.540.124,
compañía valor que
aseguradora dejó
y la de percibir
puesta el exfuncionario
en conocimiento de losalorganismos
momento de recibir el pago
o instancias por este concepto.
competentes, y con
competencia de los organismos o instancias competentes (...) contablemente se procederá a retirar de los saldos
contables el valor de los faltantes o pérdida de fondos, bienes o derechos debitando la cuenta 5810
Extraordinarios y un crédito a la subcuenta respectiva de las cuentas del grupo 16. PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO, del grupo 11 EFECTIVO o del grupo que indique la cuenta en donde estaba reconociendo el derecho.
De manera simultánea, la entidad contable pública reconoce la contingencia mediante un débito en la subcuenta
836101- En proceso internas, de la cuenta RESPONSABILIDADES, y como contrapartida un crédito en la
subcuenta 891521 - Responsabilidades de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) (...)
5. Se evidencia pago por $14.209.590 en cumplimiento de sentencia Judicial del 12 de agosto de 2016 respecto a
tutela 2016-00007
Lo anterior promovida
evidencia que a la por C.C
fecha no51.689.209, en razón
se han agotado a las Resoluciones
los procedimientos 073 del 16 ydelegales
administrativos marzorespecto
de 2017 ay
180 del 26 de mayo de
este pago de lo no adeudado.2017, Órdenes de Pago números 22 del 16 de marzo de 2017 y 74 del 14 de junio de 2017
respectivamente.
De igual forma se incumplió la Resolución 119 de 2006 numeral 2.1 RAZONABILIDAD específicamente el 2.1.4
Con el afallo
Ajuste se ordenó
valores realesen
enun
el término de 48 horas
cual se especifica siguientes
que es deberaadelantar
la notificación del fallo reintegrar
las respectivas a C.C. 51.689.209
actualizaciones de la
a
información contable. De la misma forma, no se está cumpliendo con la característica cualitativade
un cargo de igual o mayor categoría al que había venido desempeñando hasta el 30 de junio de2016 y se le
la información
garantice la estabilidad laboral reforzada hasta que se le reconozca
contable de razonabilidad establecida en el Régimen de Contabilidad Pública. la pensión por vejez.
Como se detalla en los numerales 3.2.6 al 3.2.9 se evidencian debilidades en la liquidación inicial que conllevó a
una reliquidación mediante recurso de reposición, debilidades de aplicación legal frente a personas en “reten
social”, reconociendo el pago por 89 días no trabajados, lo que a nuestro juicio debería estudiarse la necesidad de
iniciar o no el proceso de repetición.
5. De acuerdo a la verificación realizada al listado de pago de vacaciones se observa que durante el año 2016,
diferentes a los niveles directivo y asesor, se liquidaron y pagaron vacaciones acumuladas de 34 funcionarios; en
el transcurso del año 2017 con corte a agosto se han liquidado y pagado a 22 funcionarios.
Lo anterior, significa que existen falencias en la programación de vacaciones, situación que genera un impacto
económico en el presupuesto de la entidad, afectando las programaciones y ejecuciones del PAC.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
8/14/2014 SAF
SAF
SAF
SAF
SAF-SDAE
SAF
SAF
5/14/2015 SAF
5/14/2015 SAF
5/17/2017 SAF
5/17/2017 SAF
11/12/2015 SAF
10/25/2017 SAF
SAF
10/25/2017 SAF
SAF
10/25/2017 SAF
OS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIEN
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
5/23/2015
5/25/2016
Actualizar el instructivo IN-58 "REGIMEN PRESTACIONAL Y
SALALRIAL IPES" desagregando por factores salariales y
asignándole formulación a cada una de acuerdo a la prestación
social, como son: prima de vacaciones, prima de navidad, prima
semestral y retencion en la fuente.
A
A
REAGRUPADO FECHA
N/A 5/31/2017
N/A 5/20/2016
N/A 5/20/2016
N/A 5/20/2016
X 5/20/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
5/25/2016
5/17/2017
5/17/2017
5/17/2017
N/A
N/A
N/A
N/A
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
A
Para la vigencia de 2017, se cuenta con la adopccion de el PIC
atraves de la Resolucion 050 de 2017, sin embargo no se evidencia
que el mismo contemple capacitaciones coherentes con el manejo de
bienes
A
A
FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
A
C
C
A
A
A
HAL
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
PRO
1. Se evidencia que dentro del proceso disciplinario se están integrando como sujetos procesales, a
personas que según la noma no tienen dicha categoría, como es el caso de los oficios que se le
envían a la Asesoría de Control Interno, respecto de las actuaciones que se surten dentro del
proceso Disciplinario para lo cual se citan algunos de los memorandos con radicados No. 00110-817-
000210, 00110-817-000552, 00110-817-001566, 00110-817-003679
5. Mediante el Acuerdo 005 de 2011 del IPES, en su artículo 10 numeral 4 la primera instancia del
proceso de control disciplinario y prevención del mismo recae en la Subdireccion Administrativa y
Financiera, sin embargo se observa un incumplimiento con el perfil del Operador Disciplinario a cuyo
cargo está el área de asuntos disciplinarios, teniendo en cuenta que el perfil mínimo es: abogado con
especialización en derecho administrativo, derecho disciplinario, derecho procesal y o penal, derecho
constitucional y o derechos humanos, teniendo en cuenta que el Operador Disciplinario es la
Subdirectora Administrativa y Financiera y no el abogado sustanciador.
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
5/23/2016
5/20/2016
5/24/2016
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
A 5/31/2017
A 5/31/2017
10/30/2017
C
C
RESULTADOS DEL
ESTADO
SEGUIMIENTO
A
C
C
C
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
3. Los coordinadores realizaron las funciones diferentes a las establecidas en el manual de funciones
de la planta temporal como es la entrega de correspondencia.
4. Se evidencia documentación represada de entrega debido a la falta de mensajería externa.
5. Se hace necesaria la capacitación general para la presente vigencias sobre los aspectos técnicos y
normativos de la gestión documental ya que se evidencia rotación de personal en el área
6. Se evidencio en los radicados 00110-817-001488, 1493 y 1494 , todos del 29 de abril de 2015
consultados en el SIAFI, que no aparecían los documentos escaneados respectivos
7. Los procedimientos del área se encuentran en borrador y no están validados ante el Sistema
Integrado de Gestión.
7. Los procedimientos del área se encuentran en borrador y no están validados ante el Sistema
Integrado de Gestión.
9. Los productos que exige la norma NTD 001:2011como el manual del SIG en relación a la gestión
documental, el procedimiento de gestión documental, los requisitos legales no están acorde a los
requisitos exigidos por la norma
10. No se ha enviado el reporte del plan de acción en relación a su estado y avance en el periodo
evaluado (marzo de 2015)
12. Se incumple lo determinado por el decreto 2609 de 2012 art. 10, 11 y 12 sobre la obligatoriedad
de todas las entidades del estado de formular un programa de gestión documental, aprobado y
publicado.
13, Se evidencia desorganización y desconocimiento sobre la responsabilidad de los archivos de
gestión en las áreas de la Entidad.
14. No había personal laborando en la bodega del archivo central en el momento de la visita.
15. Los puestos de trabajo acondicionados en la bodega del archivo central no están conectados a la
red institucional.
16. No hay indicadores de impacto y efectividad para evaluar la gestión del proceso.
21. No se ha elaborado por intermedio del área de gestión documental los manuales de funciones y
procedimientos relacionados con el manejo de documentos
1. No se evidencia publicación del programa de gestión documental en la página WEB del IPES.
Responsable: Subdirección Administrativa y Financiera
SAF
6/5/2015 SAF
SAF
SAF
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
SAF
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
SAF
6/5/2015
SAF
SAF
6/5/2015
6/5/2015
SAF
SAF-SDAE
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF
SAF
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF-SDAE
SAF
SAF
SAF
SAF-SDAE
5/14/2015 SAF
9/14/2016 SAF
9/14/2016 SAF
ZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUI
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
2/28/2017
Se adelanta jornadas de capacitación durante el mes de junio a
los funcionarios y contratistas de la Entidad mediante la
campaña La Doctora TRD, la cual tiene como objetivo brindar
5/18/2016
conocimientos básicos en: responsabilidad del servidor público
frente al manejo de los documentos, intervención y organización
de archivos y Formato Tabla de Retención Documental
2/28/2017
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
016)
Con el acta de entrega del fecha 14/04/2016 por parte del Contratista E YS y
la aprobación del Profesional del área de Sistemas del IPES, sobre la
C
instalación del cableado estructurado de la Bodega de la 38, se cierra el
hallazgo
13
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/19/2016
N/A 5/19/2016
X 5/19/2016
X 5/19/2016
N/A 5/19/2016
N/A 5/19/2016
N/A 5/19/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/18/2016
N/A 5/18/2016
N/A 5/24/2016
N/A 2/28/2017
N/A
N/A 2/28/2017
N/A
N/A
N/A
5/17/2017
5/17/2017
5/31/2017
5/31/2017
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
La Entidad mediante CPS 280 de 2015, suscrito con la Empresa Interpostal S.A.S, el
servicio de "PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA, Y SERVICIO DE
OUTSOURCING DE EQUIPOS Y RECURSO HUMANO PARA LA GESTION DE LA
CORRESPONDENCIA GENERADA POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL
IPES", el cual inicio el 18 de junio de 2015 y finalizo el día 17 de febrebro de 2016, con una
adición y prorroga de 2 meses finalizando el dia 16 de Abril. Actualmente se cuenta con el
CPS 82 de 2016, cuyo objeto es " PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING DE
PERSONAL CON EQUIPOS Y MENSAJERIA EXPRESA QUE COMPRENDA LA
RECEPCIÓN, RADICACIÓN, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES GENERADAS POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA
SOCIAL –IPES, con fecha de incio 20 de abril de 2016. Aunque hubo un espacio de 2 dias
habiles entre un contrato y otro, la entidad no estuvo sin servicio de correspondencia
durante esas fechas.
La Entidad mediante CPS 280 de 2015, suscrito con la Empresa Interpostal S.A.S, el
servicio de "PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA, Y SERVICIO DE
OUTSOURCING DE EQUIPOS Y RECURSO HUMANO PARA LA GESTION DE LA
CORRESPONDENCIA GENERADA POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL
IPES", el cual inicio el 18 de junio de 2015 y finalizo el día 17 de febrebro de 2016, con una
adición y prorroga de 2 meses finalizando el dia 16 de Abril. Actualmente se cuenta con el
CPS 82 de 2016, cuyo objeto es " PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING DE
PERSONAL CON EQUIPOS Y MENSAJERIA EXPRESA QUE COMPRENDA LA
RECEPCIÓN, RADICACIÓN, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES GENERADAS POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA
SOCIAL –IPES, con fecha de incio 20 de abril de 2016. Aunque hubo un espacio de 2 dias
habiles entre un contrato y otro, la entidad no estuvo sin servicio de correspondencia
durante esas fechas.
La Entidad mediante CPS 280 de 2015, suscrito con la Empresa Interpostal S.A.S, el
servicio de "PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA, Y SERVICIO DE
OUTSOURCING DE EQUIPOS Y RECURSO HUMANO PARA LA GESTION DE LA
CORRESPONDENCIA GENERADA POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL
IPES", el cual inicio el 18 de junio de 2015 y finalizo el día 17 de febrebro de 2016, con una
adición y prorroga de 2 meses finalizando el dia 16 de Abril. Actualmente se cuenta con el
CPS 82 de 2016, cuyo objeto es " PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING DE
PERSONAL CON EQUIPOS Y MENSAJERIA EXPRESA QUE COMPRENDA LA
RECEPCIÓN, RADICACIÓN, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES GENERADAS POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA
SOCIAL –IPES, con fecha de incio 20 de abril de 2016. Aunque hubo un espacio de 2 dias
habiles entre un contrato y otro, la entidad no estuvo sin servicio de correspondencia
durante esas fechas.
La Entidad mediante CPS 280 de 2015, suscrito con la Empresa Interpostal S.A.S, el
servicio de "PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA, Y SERVICIO DE
OUTSOURCING DE EQUIPOS Y RECURSO HUMANO PARA LA GESTION DE LA
CORRESPONDENCIA GENERADA POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL
IPES", el cual inicio el 18 de junio de 2015 y finalizo el día 17 de febrebro de 2016, con una
adición y prorroga de 2 meses finalizando el dia 16 de Abril. Actualmente se cuenta con el
CPS 82 de 2016, cuyo objeto es " PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING DE
PERSONAL CON EQUIPOS Y MENSAJERIA EXPRESA QUE COMPRENDA LA
RECEPCIÓN, RADICACIÓN, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES GENERADAS POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA
SOCIAL –IPES, con fecha de incio 20 de abril de 2016. Aunque hubo un espacio de 2 dias
habiles entre un contrato y otro, la entidad no estuvo sin servicio de correspondencia
durante esas fechas.
Se observa que en el Plan Anual de Adquisiciones 2016 se estimo el incio del proceso de
contratación con fecha 19/05/2016, el contrato actual fue adjudicado el dia 20 de abril de
2016. No obstante en cuanto al plazo de incio del proceso de contratación se evidencia que
la fecha programada, no fue coherente con la fecha de finalización del contrato vigencia
2015. En cuanto al plazo del contrato incialmente se estimo para 10 meses y fue
adjudicado para 7 meses y 21 días. (contrato vigente 82 de 2016).
Esta auditoria indago sobre el contexto en que se formulò el presente hallazgo, por lo cual,
se determina que el hallazgo esta directamente relacionado con el incumplimiento a la
programaciòn de actividades definidas para la contrataciòn de los servicios de distribuciòn
de correspondencia. Por lo que acepta los soportes que evidencian que como accion
correctiva se dio cumplimiento a la programaciòn de activdades para la escogencia del
contratista del servicio de distribuciòn de correspondencia que dio origen a la celebraciòn
del contrato 82 de 2016. Se evidenciò que el proceso de selecciòn del contratista se iniciò
con la consecuciòn de cotizaciones el dia 15 de enero de 2016 y culminò el 20 de abril de
2016 con la firma del contrato 82 de 2016. Por lo anterior, esta auditorìa considera efectiva
la gestiòn de contrataciòn programada y realizada para la correcciòn del hallazgo
presentado, que dio origen a la situaciòn de contingencia de solicitar a los coordinadores de
plazas colaboraciòn para la distribuciòn de correspondencia. En consecuencia, considera
pertinente el cierre del Halllazgo. Se anexan los siguientes soportes: Dos (2) invitaciones a
cotizar y Cronograma de actividades de proceso contractual.
Se evidenció en el primer informe de ejecuión del contrato un reporte sobre la gestion
realizada con las comunicaciones represadas.
La Entidad adquirió equipos de cómputo de los cuales se están asignando al SAF - Unidad
de Correspondencia con el objetivo de mejorar y actualizar la funcionalidad del servicio de
radicación.
Mensualmente el Outsourcirg envia un reporte de las fases del sistema, sobre las
anomalias presentadas. Se propuso la realización de una mesa de trabajo para dar solución
a este tema, pero no se han realizado.
El área de gestión documental, según reporte envía mensualmente los avances del plan de
la Subdirección Administrativa y Financiera e incluye las actividades de gestión documental.
Dentro del plan de acción de gestión documental 2017, se cuenta con el Documento para
revisión y aprobación; la fecha limite es para el mes de junio de 2017.
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva, mediante la capacitaciòn
impartida a los servidores de la Entidad. La agenda de capacitaciòn girò en torno a los
siguientes temas: 1) Responsabilidad de los Servidores Públicos frente a los documentos
2) Intervención y Organización de Archivos
3) Tabla de Retención Documental.
Se aporta listado de asistencia. Por otra parte, con el fin de dar continuidad al proceso de
capacitaciòn en Gestiòn Documental, se evidenciò solicitud para ser incluida en el Plan
Institucional de Capacitaciòn y se aporta correo electrònico como soporte.
En consecuencia, esta auditorìa de seguimiento considera pertinente cerrar el Halllazgo.
Con el acta de entrega del fecha 14/04/2016 por parte del Contratista E YS y la aprobación
del Profesional del área de Sistemas del IPES, sobre la instalación del cableado
estructurado de la Bodega de la 38, se cierra el hallazgo
Dentro del plan de acción de gestión documental 2017, se contempla el levantamiento de
los inventarios documentales de la Entidad, los cuales seran publicados en la Intranet, en el
link procesos internos/ Gestion documental, a partir del mes de abril de 2017.
17/05/2017. De acuerdo con seguimiento a la Directiva 03 de 2013 el área de Gestión
Documental con el fin de tener control sobre la existencia de los archivos en su estado
natural, ha diligenciado el Formato único de Inventario Documental por cada una de las
dependencias que conforman la estructura organizacional de la Entidad. Continúa
pendiente la publicaciòn respectiva en la intranet o aplicativo definido para tal efecto.
C
C
C
C
C
C
C
A
A
De conformidad con seguimiento a Directiva
03 de 2013, se evidenció la celebración del
contrato 381 de 2016 mediante el cual se
realizaron adecuaciones y ajustes a las
A 11/7/2017 instalaciones donde funciona el archivo
central del IPES y en los demás sitios en
donde se requiera realizar adecuaciones para
la instalacion de archivos rodantes". Se
evidenciaron registros de fotografia de los
trabajos realizados. Por lo anterior se
considera el cierre del Hallazgo.
C
C
C
C
C
C
A
C
C
A
A
C
A
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
Co
1. No se ha iniciado el trámite de liquidación de los convenios Nos: 016, 266, 239, 114, 286, 127,
099, 280, 266, 279, 09, 136, 234, 265, 276, 244, 279, 41657, 150, 269, 394 y 482 de 2016; 3, 2,
1740, 1704, 1703, 04, 1533, 054, 3725 y 199 de 2007; 001, 2, 04, 03, 05, 06, 07, 10, 11, 12, 15, 16,
18, 19, 21, 69, 092, 202, 206, 486, 571, 1071, 2791, 296, 2979, 3133, 3135 y 3196 de 2008; 05,
2242, 2511, 2608, 2607, 2606, 2600, 2599, 2598, 2500, 2451, 2254, 2253, 2211, 2218, 2510, 2507,
281, 024, 15, 012, 99, 79, 181, 20, 307, 690 y 26 de 2009; y 121, 141, 170, 2000, 1999, 1998, 1997,
1996, 1995, 1984, 1979 y 1858 de 2010.
2. Revisado el expediente del convenio 2130 de 2013 se observó que el acta de inicio es de fecha
16 de octubre de 2013 y el registro presupuestal No 4252 del 31 de diciembre de 2013, lo cual no da
aplicación a lo señalado en el artículo 27 del Decreto 372 de 2010, toda vez que este último debe
efectuarse después de la firma del convenio y antes del acta de iniciación del mismo.
4. Revisar las obligaciones contractuales de la Fundación Minuto de Dios, dentro del Convenio de
asociación No 1137 de 2013, toda vez que se observó que no se reportó mediante extracto de los
cargos abonos y saldos realizados en los meses de abril y mayo del año en curso, al igual que el
informe del número de unidades productivas de la economía popular intervenidas para el proceso de
creación y/o fortalecimiento empresarial y de aquellos que tuvieron acceso a crédito derivado del
convenio.
5. Afectación de los aportes del IPES para la realización del proyecto de San Victorino que se
destinará a la relocalización de 270 vendedores informales firmantes del pacto Santafé dentro del
Convenio 1725 de 2007 con la ERU, toda vez que esta última no ha dado cumplimiento a la
ejecución del acuerdo.
6. El Convenio de Asociación No 1510 de 2011, suscrito con la Fundación para el Fomento de la
Lectura – FUNDALECTURA, no está liquidado, toda vez se encuentra en el expediente un acta de
liquidación donde se evidencia que no se finalizó el trámite.
2. Al verificar la realización de los Comités de Contratación durante las vigencias 2014 y 2015 en las
condiciones establecidas por la Resolución IPES 570 de 2012, se evidencia inexistencia de actas
firmadas de los diferentes comités que se desarrollaron durante las vigencias 2014 y 2015 (corte al
mes de abril), situación que conllevaría a configurar un vacío legal en aquellos procesos que por
norma debían tratarse en el Comité según artículo 4º de la Resolución IPES 570 de 2012, y que
aparentemente fueron aprobados en esta instancia. Así mismo, se evidencia incumplimiento a la
aplicación del numeral 10 del artículo 6º y artículo 8º de la Resolución IPES 570 de 2012
3, Al revisar los expedientes de los contratos números 16, 17, 19, 27, 71, 98, 115, 126, 241, 273,
284, 288, 291, 292, 293, 304, 311, 317, 337, 466, 473 del 2014 y 1, 2, 3, 4, 6, 10, 11, 15, 17, 18, 32,
35, 37, 82, 151, 154, 157, 158, 159, 160, 161, 163, 164, 165, 166, 167 y 168 del 2015 no se
evidencio la bitácora/cronograma, incumpliendo con las directrices según Circular 08 de 2014 y
directriz dada por el director en comités directivos. De lo anterior se observa un incumplimiento de
todas las subdirecciones con la concertación de la bitácora.
4. Al revisar los Contratos 1, 19, 48, 71, 98, 115, 172, 241, 244, 273, 293, 311 y 337 del 2014 y 1, 11, 13, 17, 25 y 164 de
5. Al verificar en los expedientes de los contratos de prestación de servicios números 32, 241, 304 y
473 de 2014, y 1, 2, 3, 4, 6, 10, 13, 17, 18, 35, 37, 151, 154, 158, 159, 160, 163, 167, 168 del 2015
se evidenció que el contratista no cumple con el perfil establecido por el IPES, según Resoluciones
IPES No. 313 de 2014 y No. 025 de 2015, al comparar y constatar la documentación registrada en el
expediente y referente al contratista y conforme con los requisitos definidos en la tabla de honorarios
fijada por la Entidad. Dicha situación podría interpretarse como posible detrimento patrimonial
considerando que se suscriben contratos de prestación de servicio con personas que no son idóneas
para desarrollar las obligaciones conforme con la tabla de honorarios definida por la Entidad. De lo
anterior se observa que en existen contratos de prestación de servicios en todas las áreas del IPES
que cuentan con esta falencia.
6. Al verificar los contratos de prestación de servicios No. 293 y 311 de 2014, se evidencia que la
Subdirección Jurídica y de Contratación no cumple con los postulados del Sistema Integrado de
Gestión, (Literal g del numeral 4.2.3. de la NTC GP 1000:2009) teniendo en cuenta que a pesar de
haberse eliminado el formato en Word para la designación de supervisión y utilizar el previsto por el
aplicativo SIAFI, se evidencia que para estos dos contratos se diligencio el formato eliminado (word),
observando que posiblemente el documento no se hizo de forma oportuna y se subsano con dicho
formato.
7. Se revisó los expedientes de los contratos de prestación de servicios números 317 de 2014 y 17
de 2015 suscritos por el IPES y se evidencia que corresponde a un mismo contratista. Dado que no
se logró constatar evidencias suficientes sobre el cumplimiento del objeto y obligaciones pactadas, se
solicitó mediante memorando con radicado IPES No. 00110-817-001430 se informara en cual (es)
plaza (s) de mercado (s) fue designado como coordinador el contratista del referidos contratos de
prestación de servicios, pero a la fecha de auditoría no hemos recibido respuesta.Observamos un
posible incumplimiento de lo pactado en el contrato por parte de contratista, violando los Literales a y
b del artículo 2 de la ley 87 de 1993, así como deficiencias en la labor de supervisión dado que al
comparar las obligaciones específicas y el objeto contractual de los dos contratos referidos, además
de que son las mismas, los productos que se entregan en dichos contratos no tienen clara coherencia
con lo pactado, situación que es corroborada según oficio enviado por la Subdirección de
Emprendimiento, Servicios Empresariales y de Comercialización con radicado IPES No. 00110-817-
001439.
8. Se revisó los expedientes del contrato de prestación de servicios No. 533 de 2014 y se solicitó
información mediante memorando con radicado IPES No. 00110-817-001449 a la Subdirección
Administrativa y financiera de lo siguiente:- Informe de inspección del puesto realizado por la
Aseguradora de Riesgos Laborales de la Entidad en julio 10 de 2013.
- Informe del procedimiento a seguir con todas las sillas (antiguas) que se cambiaron.
- Documento (adenda al proceso de subasta inversa) respecto del cambio de las características
técnicas de las sillas, teniendo en cuenta que las sillas entregadas no corresponden a lo consignado
en los estudios previos y en el pliego de condiciones, y al consultar en la página de contratación
SECOP y CONTRATACION A LA VISTA no se observa modificación alguna a dicha situación
Al respecto y mediante radicado IPES No. 00110-817-001606 se da respuesta a lo solicitado, sin
embargo, en dicha respuesta se enuncia que por correo electrónico se enviaba el informe de la ARL,
y al consultar los correos del Asesor de Control Interno y auditores designados, no se evidencia el
envío de la información prometida. Así mismo, no se observa soporte que explique el cambio de las
condiciones técnicas de las sillas adquiridas.De acuerdo con lo anterior, se concluye que las sillas
adquiridas no correspondieron a las condiciones técnicas contratadas, ya que no se evidenció
soporte de las explicaciones del cambio, así como a las condiciones recomendadas por la ARL.
respectiva interventoría 04 de 2014, para la construcción de módulos flores 26, en el cual pone de
manifiesto que posterior a la entrega de la información financiera y técnica de los procesos en
documento final a la Subdirección Jurídica y de Contratación a través de correos institucionales se
encuentran cambios tanto en aspectos financieros como técnicos que no fueron efectuados por el
Área de Planeamiento Físico ni por el profesional de la Subdirección Administrativa y Financiera
Los cambios que se presentaron en los pliegos y estudios previos con respecto a los inicialmente
radicados por los profesionales de la Subdireccion de Diseño y de Financiera de acuerdo al análisis
que se realizó en su momento por la Asesoría de Control Interno, refieren un cambio que conlleva a
cerrar el proceso a un número reducido de proponentes, violando así el principio de transparencia de
la contratación estatal.
Ese mismo día, se procedió a realizar audiencia de cierre, a la Interventoría 04-2014 a la cual se
presentaron 6 proponentes (Consorcio Técnico Interventoría, Carlos Andrés Candanoza, CSI
Construcciones Servicios E Ingeniería EU, Intec Ingenieros Civiles Arquitectos Ltda. Unión Temporal
Rozo Torres 2014 y Unión Temporal Ingerpro IA) de acuerdo al acta publicada en las páginas
www.contratacionbogota.gov.co y en www.contratos.gov.co.
Así mismo y mediante radicado IPES No. 00110-817-05653 el arquitecto encargado de la parte
técnica manifiesta su inconformidad para realizar la evaluación técnica de la Licitación 04 de 2014 y
la interventoría 04 de 2014.
11. Se revisó el expediente del Contrato No. 2078-13 y se evidenciaron las siguientes
inconsistencias: Se evidencian en la carpeta dos (2) informes No 2 uno de fecha 10/04/14-10-07-14
y 10/08/14-09/09/14 firmados por el supervisor del Contrato y no suscritos por el contratista.
En los informes 1º 10/04/14-09/05/2014, 2º 10/04/14-10-07-14, 2º 10/08/14-09/09/14 (sic) 3º
10/10/14-09/11/14, 4º 10/11/14-09/12/14 no se registra la firma del contratista.
En el primer informe de fecha 10/04/14-09/05/2014 no aparecen descritos los productos a entregar
incumpliendo lo estipulado en el numeral 3 de la Cláusula Obligaciones Generales del Contrato de
Mantenimiento 2078 de 2013 y falta al numeral 5 de la Cláusula Obligaciones del Supervisor del
Contrato de Mantenimiento 2078 de 2013.
Al consultar el SECOP, no se evidenció la publicación de las adicciones ni prorrogas del contrato
Lo anterior contraviene (principio de publicidad, obligación descrita en el decreto 1510 de 2013 art 19,
hoy decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.1.1.7.1)
El informe para la justificación de la segunda prórroga no aparece suscrita por los subdirectores ni
la dirección.
La supervisión de este Contrato esta en cabeza de un profesional de la Subdirección de Diseño y
Análisis Estratégico
12. Al revisar los expedientes del contrato No. 185-13 se evidenció: Al consultar el SECOP no se
evidenció la publicación de las adicciones ni prorrogas del contrato. (Prorroga 1,2 y3) ( Adicción 2,3 y
4) Lo anterior contraviene (principio de publicidad, obligación descrita en el decreto 1510 de 2013 art
19, hoy decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.1.1.7.1)
Se evidencio que se adjuntó erróneamente una Prorroga 1 y adicción 2 del Contrato de vigilancia el
cual no tiene ninguna relación con el proceso en cuestión, no se evidencia nota aclaratoria del
mismo, induciendo al error.
Las minutas de adicción y prórroga no se encuentran debidamente diligenciadas. (la Prorroga 1 del
22/07/14 no aparece suscrita por el contratista, la adicción 2 del 22/08/14 no aparece suscrita por el
contratista)
Se relacionan en estas minutas (Prorroga 1,2 y3) (Adicción 2,3 y 4) comités de contratación de los
cuales no se evidenciaron la suscripción de actas.
La Supervisión de este contrato estaba en cabeza de la Subdirección Administrativa y Financiera.
Se le manifestó a esta oficina que se tienen 17 Tarjetas Cineco recargables por valor de $50.000
c/u que no se entregaron, incumpliendo el objeto del contrato y posiblemente fraguándose una serie
de inconvenientes para la Entidad de usarlos de manera diferente a lo programado.
Lo anterior configura un vacío normativo frente a un Manual que por las condiciones evidenciadas no
existe. A ello se suma que la Entidad no cumplió con el deber legal de actualizar el Manual de
Contratación conforme con la disposición contenida en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013: “…
las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los
lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente…”.
No obstante al comparar el documento, a pesar del vacío legal de su adopción, este esta
desactualizado conforme a los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de
Contratación (LGEMC-01) que son de obligatorio cumplimiento para las Entidades Estatales,
concluyendo que el Manual de Contratación no incluye aspectos necesarios para “garantizar su
vigencia, un adecuado proceso de edición, publicación y actualización, así como sus mecanismos de
reforma, derogación, renovación y ajustes”.
Al verificar la ejecución del contrato No. 554 de 2014, se evidencia que las maquinas compradas a
través del referido contrato no se están utilizando en las plazas de mercado, generando un posible
detrimento patrimonial teniendo, en cuenta
- Al realizar la visita en situ de las plazas objeto de muestra de la auditoria, no se evidencia manuales
de uso respecto de las compactadoras.
Incumplimiento a las condiciones del contrato No. 356 de 2015, teniendo en cuenta que no se
cumplen las condiciones pactadas con el operador para las capacitaciones como es el número
mínimo de horas por participar.
Las Actas del Comité de Contratación de los meses de Enero y Febrero de 2017 no cumplen con los
Al verificarmínimos
requisitos los expedientes
que exigecontractuales CPS
la Resolución 125,
IPES 149,
570 de 361
2012y 408 de 2016
Artículo no(Hora
Octavo se evidenció copias
de finalización
de todas las actas
la sección, de las reuniones
deliberaciones, realizadas porcompromisos
recomendaciones, el comité evaluador.
y decisiones adoptadas y relación de
las constancias que se hubieren presentado)
No se evidencio en los expedientes 82 y 408 de 2016 la radicación realizada en correspondencia con
destino a la SJC para la realización de las modificaciones contractuales.
En los CPS 188 de 2017 y 361 de 2016 se incumplió con la estipulación del Pliego de Condiciones
y/o Adenda Modificatoria de suscripción del contrato al no realizarlo al siguiente día (hábil) como se
encuentra estipulado.
Suscripción de Adición y Prorroga sin fecha de suscripción del documento (CPS 082 de 2016
Prorroga y Adicción 1)
Se observa deficiencia en la Supervisión de los contratos (408 de 2016) Solicitud de Prórroga sin
Soportes de ejecución, (188 de 2017) no se evidencian informes de ejecución, (149 de 2016)
informes de ejecución sin firma del contratista e inconsistencias en fechas.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
10/14/2015 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
9/14/2016 SAF
9/14/2017 SJC
9/14/2017 SJC
9/14/2017 SJC
GOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIM
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/27/2016
5/23/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/23/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/23/2016
2016)
no se evidencian avances A
no se evidencian avances A
El auditado manifiesta que cuando se trata de hallazgos producto de
actuaciones posiblemente dolosas de algun funcionario, solicitara se
envie a las instancias disciplinarias respectivas, dado que no es
posible controlor ni establecer acciones que mitiguen dichos A
comportamientos, mas alla que reportarlos al ente correspondiente,
por lo que se dara traslado a las autoridades respectivas respecto de
la posible comision de una conducta punible.
no se evidencian avances A
no se evidencian avances A
Se plantean como acciones de mejora respecto del referido hallazgo
en 4 fases;
1, El auditado se compromote a realizar una nota aclaratoria,
respecto de las publicaciones erroneas en el SECOP, verificando
que los documentos reales se encuentren en la carpeta del contrato.
2, en la anterior nota aclaratoria se dejara constancia de igual
manera respecto de las publicaciones que se hicieron en el SECOP
A
sobre el contrato en cuestion que no corresponden al mismo y que
error humano se publicaron.
3, Se cotejara la documentacion que se contiene en las carpetas del
contrato vs la informacion del mismo contenida por el supervisor con
el animo de recuperar los documentos firmados.
4, se compromete el auditado a la busqueda de las actas de los
comites de contratacion firmadas que autorizaron dicha contratacion.
no se evidencian avances A
El manual de Contratación se encuentra en proceso de
actualización, según lo manifestado por las profesionales
A
encargadas en la SJC. Se estima un avance del 20% y se espera un
documento borrador al 30/06/2016
A
A
A
REAGRUPADO
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
PR
Consultar Informe
2, De acuerdo con reporte del aplicativo SIAFI, se observa durante la ejecución de la auditoria que el
ex almacenista cuenta con elementos cargados a su nombre, en contravía con lo establecido en los
numerales 4.7. “Reintegro al almacén o bodega de los bienes que se encuentran en servicio”[1],
4.11.4. “Relación de bienes por cambio de responsable o entrega de dependencias”[2] y 4.10.1.2.
“Toma Física o Verificación”[3] del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el
Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital (Resolución 001 de 2001 del
Contador General de Bogotá), relacionado con el retiro de funcionario.
3, Así mismo y durante la ejecución de la auditoría no se evidencia que de acuerdo con la solicitud
expresa del Director del IPES, el ex almacenista haya hecho entrega, entre otros aspectos, del
Almacén General (bodegas) de los bienes de consumo controlado y consumo, los cuales estaban a
su cargo. Al respecto y de acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables
para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital (Resolución 001 de
2001 del Contador General de Bogotá), numeral 4.11.2. “Inventario para la entrega de almacenes o
bodegas” se debió realizar una inventario físico con el propósito de entregar los bienes y transferir la
responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable del manejo del
Almacén y Bodega.
4, De los 241 ítems registrados en el reporte suministrado al equipo auditor los días 26 y 28 de
mayo, según aplicativo SIAFI, se revelaron las siguientes diferencias: 123 ítems presentan
FALTANTES, y podrían equivaler a $137,7 millones, conforme con los valores registrados por ítem en
el SIAFI. 77 ítems presentan SOBRANTES, equivalentes a $ 35,0 millones, conforme con los
valores registrados por ítem en el SIAFI.
5, Producto de la verificación física en las bodegas, se evidenció elementos que no están registrados
en los inventarios de los bienes de consumo controlado y consumo de la Entidad, es decir, en los
registros suministrados al equipo auditor según el SIAFI, falta relacionar alrededor de 51 diferentes
elementos, detalle que se adjunta en el anexo No. 2.
6, En el registro suministrado a través del SIAFI, se evidencian ítem repetidos, como por
ejemplo:ÍTEM DESCRIPCIÓN UNIDAD
7. Al realizar el conteo de elementos en el almacén del Edificio Manuel Mejía se evidenció que
existen en una cajilla munición para armas tipo escopeta.
1, De acuerdo con la revisión del inventario de la plaza 20 de julio existen elementos que no estan en
el inventario, 19 sillas verdes y una impresora Cannon, lo que hace que el inventario este
desactaulizado
2- De acuerdo con los Ítems verificados en las Plazas Quirigua y Ferias, los equipos de cómputo
marca DELL y sus respectivos accesorios no se encuentran dentro del Inventario, evidenciando
desactualización de los mismos.
3- Revisado el inventario de la Plaza 12 de Octubre se encontró que las carpas blancas y azules
fueron trasladadas a la plaza san Carlos pero no se evidencia documento alguno que soporte el
traslado, conllevando a evidenciar debilidades en los controles sobre los inventarios y una posible
desorganización de los mismos.
4- De acuerdo con la revisión del inventario en la plaza de mercado del Restrepo se evidencia la
existencia de una planta nueva, la cual no está registrada en el inventario, denotando
desactualización.
7,La entidad cuenta con armas (escopeta marca Remington calibre 12, revolver marca Llama calibre
38L serie IM6729N y revolver Marca llama calibre 38 L serie IM6432N,) las cuales no están
registradas en el inventario del IPES, además que de acuerdo con los registros suministrados, los
salvoconductos están vencidos
8, De acuerdo con las entradas y salidas de almacén de elementos asignados se evidenció que
algunos ex funcionarios no efectuaron la entrega de los elementos que les fueron asignados como se
describe en el Numeral 3.2 de la Resolución 001 de 2001, relacionada con la devolución de
elementos por retiro
9- No se evidencian acta del Comité de Inventarios, conforme con la Resolución interna No. 572 de
2009
10- De acuerdo con la verificación de los elementos del Centro Comercial Veracruz no se
encontraron cinco sillas Rimax, falta una silla de paño azul y dentro del inventario no aparece una
impresora HP la cual se encuentra en el centro comercial, denotando la falta de control del inventario.
11- Dada la revisión del inventario del Punto Comercial de la 38 se evidenció que faltan 98 sillas
rimax verdes, existen 56 sillas rimax blancas que no se encuentran dentro del inventario, se
evidencian elementos en Bodegas que no se utilizan ocasionando incomodidad, lo anterior refleja la
falta de control de los inventarios y el incumplimiento a la resolución 001 de 2001 Numeral 2.3.3.1.
Comité de Inventarios Res 001 de 2001.
12- No se evidencia aplicación del control en la entrada y salida de los elementos entre sedes de la
Entidad en virtud del numeral 4.2 de la NTCGP 1000-2009.
1. Se evidencia instructivo No. 010 respecto al Manejo de Servicios Públicos, sin embargo no se está
aplicando, ya que se argumenta que este esta desactualizado.
3. El mapa de riesgos de gestión de recursos físicos data del 2010 y está desactualizado. Además no
se han identificado riesgos asociados con la Gestión de los Servicios Públicos
6. Existe una deuda de la cuenta No.4362920 desde la vigencia 2013 por valor de $35.589.464
debido al cobro de las líneas telefónicas a cargo del IPES y otras líneas adicionales que a la fecha no
se han conciliado y aclarado, generando intereses por valor de $647.246, conllevando a un posible
detrimento patrimonial.
8. El IPES no cuantifica pagos de servicios públicos de energía; agua y alcantarillado; y gas que son
cancelados por desocupación de locales/módulos, ni tampoco puede determinar cuáles valores le
corresponden a la Entidad y cuales al beneficiario de locales/módulos.
9. Se evidencia un incremento en consumo del Acueducto, Alcantarillado y Aseo en los proyectos
comérciales (Galería Artesanal AV 19 (Calle 19 9-68), Punto Comercial Usme, Punto Comercial
Rotonda Santafé, Punto Comercial Rotonda Barrios Unidos y Tintal) de 580 m3 respecto de la
vigencia 2013, lo cual equivalió a pagar $29.145.000 más. Lo anterior evidencia incumplimiento al
programa uso eficiente de agua.
10. Se evidenció pago de intereses por mora en el servicio público de agua, acueducto y
alcantarillado (revisado con factura) de $6.659.008 durante las vigencias 2013-2014. Así mismo, se
observa falta de seguimiento al pago oportuno de los mismos, conllevando a un posible detrimento
patrimonial
11. Al realizar la verificación de las cuentas, la línea 2826740 cuenta No. 1225841 se ha pagado
mensualmente, al realizar la verificación telefónica suena como un fax pero no se pudo determinar
donde se encuentra ubicado. Así mismo se evidencia que la SAF solicito cancelación del servicio de
la línea telefónica desde el 31 de Julio 2014 mediante radicado 00110-816-008142 pero a la fecha la
ETB no la ha cancelado. La entidad siguió con el pago de la factura por valor de $43.150, y no hay
evidencia del seguimiento a mencionada cancelación de la línea, conllevando a un posible
detrimento patrimonial.
12. Se evidenció que la línea telefónica No.3520593 cuenta No.675430594, corresponde a la Casa
del Vendedor, sin embargo, al verificar lo anterior durante 10 días y diferentes horas laborales sin
respuesta a las llamadas realizadas. Lo anterior indica que nadie usa la línea telefónica o no hubo
personal para que atendiera la llamada.
13. Se evidencia que el promedio por cargo fijo es de $2700 mensuales por concepto de gas, lo cual
se cancela cada vez que queda desocupado un módulo o cocina. En el Recinto Ferial 20 de Julio se
evidencian 61 módulos sin beneficiario por lo cual mensualmente se cancelan $164.700, módulos
que no se ocupan aproximadamente desde hace dos años, lo que conllevaría a un presunto
detrimento patrimonial.
14. Se evidenció que existen dos líneas telefónicas directas en Tesorería Nos. 2862483 y 2824976 y
al indagar por el uso de las mismas, se observa que el área tenía conocimiento de una de ellas
(2824976). Así mismo, cuentan con acceso al conmutador para realizar llamadas internas y externas.
Lo anterior evidencia falta de controles y posibles gastos innecesario.
15. Se evidencian dos líneas telefónicas en la Sede Barichara Nos. 2841069 y 3521617 las cuales
son facturadas a la cuenta del IPES No. 8444319, Así mismo, existe un conmutador para la Sede. Lo
anterior evidencia falta de controles y posibles gastos innecesarios.
16. No se evidencia gestión para detectar el motivo por el cual fueron generados los intereses por
mora y asimismo realizar los cobros y correctivos necesarios y evitar mayores valores a pagar.
6. Se evidencio que existen equipos cargados a funcionarios que ya no tienen vínculo laboral con
la entidad, lo que evidencia que no existe actualización periódica de los cuentadante. Anexo 6
7. Se evidencia que existe un video beam el cual tiene la plaza A31748 y en el SIAFI la descripción
se relaciona con “módulos de venta tipo Angar”, el área de sistemas ha solicitado la modificación del
mismo pero a la fecha no se ha realizado.
8.Se evidencio que existen equipos dañados y no se han dado de baja en el SIAFI, lo que evidencia
que no se ha realizado comité de inventarios y poder realizar las bajas según la Resolucion 01 de
2001 Articulo 5.6. egreso o salida definitiva por baja
9. Se evidencia que no se han dado de baja las licencias que no están en servicio por encontrarse
desactualizadas o porque se venció su periodo de uso, lo que evidencia falta de comunicación entre
áreas para solicitar baja de las mismas según la Resolucion 01 de 2001 Articulo 5.6.5 Casos
Particulares - Baja de Bienes / A. Baja de Software.
11. Se evidencia que los equipos de cómputo e impresoras dañadas, no útiles, inservibles u
obsoletas para la entidad no se encuentran debidamente almacenadas.
PR
9. En el almacén existen elementos obsoletos sin ninguna utilidad, a los cuales no se les ha dado de
baja.
20. Se identificaron en la bodega de la 38 bienes entregados del proyecto Misión Bogotá los cuales
no estaban plaqueteados, identificados ni embalados adecuadamente
22. Se evidencia que la entidad no ha tomado las acciones correctivas necesarias para cerrar los
hallazgos encontrados en las anteriores auditorias y seguimientos realizados a la Directiva Distrital
003 de 2013 de la vigencia 2014
2. La Subdirección Administrativa y Financiera no ha dado cumplimiento a la formulación de acciones
correctivas derivadas de los hallazgos de auditoría interna durante las vigencias 2014, 2015 y 2016
relacionadas y asociadas al cumplimiento de la Directiva 03 de 2013. Este hallazgo ha sido reiterativo
y expresado en los mismos informes de resultados de auditoria interna y en las conclusiones de los
mismos. Por otra parte, en respuesta a la solicitud de información sobre hallazgos y temáticas
relacionadas con el cumplimiento a la Directiva 03 enviada a SAF mediante Radicado No. 2052 de
28/04/2017, se observó el envío de información sin soportes (Radicado 2124), de lo que se evidenció
que de manera general no se está dando cumplimiento al procedimiento PR-051 ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA Versión 02 de Fecha 22/12/2015. Ver Radicado
2390 de 17/05/2017
4, Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 1,4 y 5 del radicado 2896 de 2014, hallazgos 1,2,4,6, 10
y 11 del informe radicado el 23/07/2014, hallazgo 1,2,,3,4,5, 8 y 9 del radicado 2657 de 2015, el
hallazgo 9 del informe de 2013 y el hallazgo 6 del informe 2008 de 2015 en un hallazgo mayor así:
Durante las vigencias 2014 y 2015 se observan incongruencias entre la información suministrada
por la Subdirección Financiera y Administrativa - Almacén descargada del módulo correspondiente de
SIAFI, frente a la verificación física realizada en los puntos comerciales, bodegas y sedes de la
entidad, concernientes a los siguientes aspectos:
1. Para algunos ítems tomados como muestra en el ejercicio de auditoría para la vigencia 2014
especifican elementos ni cantidades almacenadas en cada bodega o lugar dispuesto para
almacenamiento.
2. De la verificación realizada en el ejercicio auditor se observan diferencias superiores o inferiores
entre las cantidades reportadas por el módulo SIAFI y las identificadas en la verificación física
realizada. Estas diferencias modifican el valor del inventario lo cual distorsiona información contable
de la entidad.
3. Identificación de elementos obsoletos que aun cuando ya han sido valorados, no se han realizado
las acciones conducentes a darlos de baja, lo cual es un incumplimiento de la Resolución 001 de
2001 Numeral 2.3.3.1. Comité de Inventarios
Por lo anteriormente expuesto y observando que las situaciones de auditoría se han presentados por
dos vigencias consecutivas esta Asesoría reitera la importancia de tomar las acciones conducentes a
eliminar las causas de las no conformidades descritas.
5. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 6 del 2895 de 2014 y 7 del informe 909 de 2015, así:
Durante las vigencias 2014 y 2015 se observan incongruencias entre la información suministrada
por la Subdirección Financiera y Administrativa - Almacén descargada del módulo correspondiente de
SIAFI, frente a los ítems disponibles para cargar los elementos existentes en almacén. Lo anterior se
observa teniendo en cuenta las siguientes situaciones:
1. En el registro suministrado a través del SIAFI, se evidencian ítems duplicados.
2. Se evidencia que existe un video beam el cual tiene la plaza A31748 y en el SIAFI la descripción
se relaciona con “módulos de venta tipo Angar”.
Por lo anteriormente expuesto y observando que las situaciones de auditoría se han presentados por
dos vigencias consecutivas esta Asesoría reitera la importancia de tomar las acciones conducentes a
eliminar las causas de las no conformidades descritas.
6, Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 2 del informe 2895 de 2014, hallazgo 8 del 2896 de
2014 y hallazgo 6 del informe 909 de 2015, en un hallazgo mayor, así:
Durante las vigencias 2014 y 2015 se observa deficiencias en la actualización periódica de los
cuentadante por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera – Almacén, teniendo en cuenta
las siguientes situaciones observadas en el ejercicio de auditoría en cada una de las vigencias
mencionadas:
1. Se observa que el ex - almacenista presenta elementos cargados a su nombre, en contravía con
lo establecido en la Resolución 001 de 2001 del Contador General de Bogotá numerales 4.7.
“Reintegro al almacén o bodega de los bienes que se encuentran en servicio”[1], 4.11.4. “Relación de
bienes por cambio de responsable o entrega de dependencias”[2] y 4.10.1.2. “Toma Física o
Verificación”[3] del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control
de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital
2. De acuerdo con las entradas y salidas de almacén de elementos asignados, se evidenció que
algunos ex funcionarios no efectuaron la entrega de los elementos que les fueron asignados lo cual
es in incumplimiento de la Resolución 001 de 2001 del Contador General de Bogotá
Por lo anteriormente expuesto y observando que las situaciones de auditoría se han presentados por
dos vigencias consecutivas esta Asesoría reitera la importancia de tomar las acciones conducentes a
eliminar las causas de las no conformidades descritas.
7. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 7 del 2895 de 2014 y 7 del informe 909 de 2015, en un
hallazgo mayor, así:
9. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 13 del informe 2896 de 2014, y hallazgo 3 del 5320 de
2014 y 7 de 2013, en un hallazgo mayor así:
El mapa de riesgos del proceso de gestión de recursos físicos no está actualziado; su versión
corresponde a la vigencia 2010
10. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 6 y 14 contenidos en el informe 5320 de 2014 en un
hallazgo mayor así:
Se reitera la falta de seguimiento y controles adecuados sobre la existencia de lineas telfonicas fijas
en el IPES, asi como la asignación de responsables de manera oficial, dado que adicional al contrato
interadministrativo con la ETB se generan otras cuentas con lineas telefonicas distintas a las
contenidas en el contrato. Lo que permite que se generen cobros a la entidad por conceptos que
pueden no pertenercer a la misma, asi como la generaación de deudas y pagos de intereses, entre
otros. Un ejemplo de ello es la deuda de la cuenta No.4362920 desde la vigencia 2013 por valor de
$35.589.464.
11. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 8, 9 ,10 y 16 contenidos en el informe de auditoria
interna 5320 de 2014, así:
Falta de seguimiento al consumo de servicios publicos, desatendiendo aspectos como variaciones
atipicas en los pagos y sus justificaciones, pagos reealizados por locales/modulos desocupados,
cuantificación de pagos a realizar por la entidad asi como claro concoimiento de pagos a realizar por
los beneficiarios y pagos extemporaneos que generan pagos en mora, su justificación y estrategias
que lleven a una adecuada gestión en el pago de los mismos.
20. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 10 del radicado 909 de 2015 y 8 y 20 de los radicados
1655, 5198 de 2015 , así:
Durante las vigencias 2013, 2014 y 2015 se observan falencias en la identificación de los elementos
de almacén. Esta situación fue evidenciada en las siguientes situaciones:
1. No todos los equipos se encuentran paqueteados.
2. Se identificaron en la bodega de los 38 bienes entregados del proyecto Misión Bogotá los cuales
no estaban paqueteados, identificados ni embalados adecuadamente.
Por lo anteriormente expuesto y observando que las situaciones de auditoría se han presentados por
dos vigencias consecutivas esta Asesoría reitera la importancia de tomar las acciones conducentes a
eliminar las causas de las no conformidades descritas.
PROCESO/ACT
Analizada la información financiera de los grupos 15. Inventarios y 16 Propiedad Planta y Equipo,
para esta auditoría no son razonables, teniendo en cuenta que los saldos de inventarios no presentan
movimientos de acuerdo al comparativo realizado entre junio de 2015 a junio de 2016, es decir, se
refleja el mismo valor.
Adicionalmente, se consultó respecto a movimientos (incrementos o disminuciones) de las cuentas
1637 (subcuenta 163710), 1665 (Subcuenta 166590), 1670 (Subcuenta 167002) y 1665 (Subcuenta
166501) de las cuales no especificó por parte del área Contable e Inventarios a que elementos
correspondían los saldos de estas cuentas, confirmándose así la falta de conciliación entre las áreas
de Contabilidad e Inventarios.
Se observa una clasificación errónea de la cuenta 1682 Propiedades de Inversión al haberse incluido
dentro de esta elementos como “contenedores modulares ecológicos …” , según la descripción de
esta cuenta, debe de incluirse dentro de esta bienes inmuebles, no bienes muebles.
Son deficientes la organización y los mecanismos de control de los bienes de consumo y consumo
controlado del Instituto, de igual forma los bienes inmuebles al no contar con avalúo actualizado, los
cuales tendrán vigencia de tres (3) años como mínimo, así mismo, … el valor en libros conforme a lo
establecido en el PGCP “corresponde al valor neto resultante de la sumatoria algebraica del costo
histórico, depreciaciones, amortizaciones, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables
a cada clase de bien mueble o inmueble, según el caso” por lo tanto la información contable no es
razonable.
No se evidencia un buen manejo de los bienes muebles e inmuebles, de acuerdo con los principios
de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la Constitución y la Ley.
De la visita a la plaza las Ferias se encontró dos (2) compactadoras negras ubicadas en el Shut de
basuras sin uso y en mal estado, una (1) báscula electrónica serial YS137065 ubicada en la oficina
de administración, en buen estado, dos camillas plásticas naranjas nuevas, estos elementos sin
disponerse para uso. Es de tener en cuenta que estas compactadoras fueron adquiridas mediante
contrato 554 del 30 de diciembre de 2014, entregando a esta plaza entre el 19 y 24 de mayo de
2016 (2) recipientes, (1) máquina compactadora inorgánica y (2) compactadoras orgánicas.
Adicionalmente con este contrato se compraron (18) básculas electrónicas.
Se evidencia falta de gestión en la exigencia de garantías en la contratación, adicionalmente
elementos sin control por parte del área de inventarios, al carecer de placas de identificación, como
es el caso de la báscula electrónica.
En este caso se debe proceder al registro en el sistema de control de Almacén o Bodega con base en
lo estipulado en la orden de compra, contrato o acto administrativo que respalda la operación, aún
cuando el pago no se haya realizado.” (Subrayado y negrilla es nuestro)
Por lo anterior, no es razonable que se obstaculice el registro en tiempo real de los bienes sópena de
perder el control e incumplir lo establecido en la resolución 001 de 2001.
Verificada la información suministrada por el área de talento humano respecto al personal retirado del
Instituto entre enero a octubre de 2016, a la fecha presentan registros de valores bienes muebles a
cargo en el SIAFI módulo “Inventario por Cuentadante”.
Según lo manifestado por el área de almacén respecto a que los FO309 – Acta de Entrega y recibo
mobiliario alternativas comerciales son manejados por SGRSI, situación que indica el incumplimiento
a la actividad 2. Aprobar la salida de los bienes del procedimiento PR – 068 en el cual se describe la
actividad de la siguiente manera: “Revisar la solicitud, verificar la existencia de los bienes y revisar las
cantidades solicitadas, y aprobar la salida de los bienes, firmando el formato soporte de la salida del
bien.” Indicando la utilización entre otros del formato FO-309 Acta de Entrega y Recibo de Mobiliario
Alternativas CLES. Actividad de la que es responsable el Almacenista General.
No se evidencia Acta de empalme por parte de los funcionarios que entrega y recibe el almacén, ni
salvedades, teniendo en cuenta que el cambio se efectúo desde el 19 de septiembre de 2016.
Teniendo en cuenta que fue celebrado el contrato para la realización de la toma física de inventarios,
valoración y plaqueteo de los bienes muebles de la entidad, no se evidencia gestión en cuanto a la
aprobación de bajas de bienes que han sido propuestas en diferentes Comités de Inventarios,
situación que puede ocasionar estancamientos e identificación de muebles de manera innecesaria.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF-SDAE
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SDAE-SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF-SGRSI
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF-SGRSI
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
SAF-SDAE
SAF-SDAE
SAF
SAF
5/14/2015 SAF
5/14/2015 SAF
5/17/2017 SAF
HALLAZGOS REFORMULADOS
Resultado del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF-SDAE
6/10/2016 SAF-SDAE
6/10/2016 SAF-SESEC-SGRSI
6/10/2016 SAF
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
1. Mayo 6 de
2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/25/2016
5/20/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/23/2016
5/25/2016
5/25/2016
LLAZGOS REFORMULADOS
eguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/20/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
SEGUIMIENT
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
Se estará atento a actualizar la información en el SIAFI, a la
mayor brevedad posible.
2/24/2017
En cuanto a Boyaca Real no estar como bodega será
solucionado con la toma física de inventarios y bajas respectiva
de inservibles.
Si bien se toma las decisiones en el comité de inventarios, los
procedimientos de bajas, y los requisitos para las mismas
requieren su respectivo trámitem, que el registro de las bajas en
el sistema están sujetos al destino final de los bienes lo que
conlleva a un contrato.
2/24/2017
Se solicitará a SIAFI la eliminaciòn de esta bodega virtual.
2/24/2017
Contrato para la realizaciòn de toma fìsica de inventarios,
valoraciòn y plaqueteo de los bienes muebles de la entidad. Que
de proceso de levantamiento de inventarios plaqueteo de los
bienes muebles no han surgido aùn de bajas, por cuanto aùn
este en procesos, y estas serpan al fina una vez se determine
los bienes inservibles a dar de baja, aùn no se han presentado
al Comité.
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
erna 2015)
2. Para los tóner obsoletos se está realizando una actividad con los
proveedores siguiendo los lineamientos del PIGA, para hacer
A N/A
reciclaje semanal.
a y Equipo
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO REAGRUPADO
A
A
A
No se precisa en que se está faltando a los principios de la gestión
pública, en qué casos se evidencia la violación a cada uno de los
principios por cuanto se señala de manera general y
categóricamente.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se
planteen acciones de mejora.
A
A
A
No se precisa que resulta el saldo a favor, por otra parte tenemos
entendido que en cuanto a los impuestos catastrales las entidades
Gubernamentales son excentas del impuesto, luego la observaciòn
no es válida.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se
planteen acciones de mejora.
A
A
A
Las Actas de empalme y entrega y recibo del almacén, los
funcionarios salientes no hicieron la entrega respectiva y la ùltima se
legalizarà en coordinación con la Subdirectora Administrativa y
Financiera.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se
planteen acciones de mejora.
A
A
FECHA
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/25/2016
5/31/2017
5/31/2017
5/17/2017
5/25/2017
5/17/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
FECHA
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
1. Se realizó el requerimiento a Enrique Arias con Radicado 5191 de marzo 28 de 2016 solicitando las
aclaraciones respecto del Informe de Gestión presentado.
2. Las acciones complementarias para evitar la recurrencia de la situación evidenciada por el auditor entán
siendo analizadas y porlo tanto pendientes de formulación.
3. El 28 de marzo de 2016 radicado 00110-816-005191 se envió por correo certificado al señor Alvaro
Enrique Arias Saéz las observaciones al Acta de Informe de Gestión como almacenista General del IPES.
Mediante radicado 00110-817002363 del 27 de abril de 2016 se envia por parte de SAF a Control Interno
copia del Radicado 00110-816-005191 con el cual la almacenista del momento envía al ex - almacenista
Alvaro Enrique Arias Sáenz observaciones al acta de Informe de Gestión como Almacenista General Ipes
radicado 00110-812-002439 del 23/02/2016. Mediante radicado 00110-817-004721 del 17/08/2016 se
irnforma a SAF respecto al análisis de observaciones presentadas respecto al acta de entrega dle Ex -
Alamacenista y ante la no respuesta a requerimiento realizado para parte de Control Interno mediante
radicado 00110-816-009101 la Asesoría de Control Interno realiza traslado al Área de Control Interno
Disciplinario para su respectivo análisis y trámite.
1. En la sesión de seguimiento se observó que el almacenamiento de los elementos obsoletos y
disponibles se está realizado de forma separada.
2. Para los tóner obsoletos se está realizando una actividad con los proveedores siguiendo los
lineamientos del PIGA, para hacer reciclaje semanal.
-45 Toners sellados se encuentran en la bodega del sótano del Edificio Manuel Mejía está pendiente el
concepto del área de Sistemas y Comité de Inventarios de la aprobación para esas bajas.
1. Se está levantando el invantario detallado por bodega y Punto Comercial
4. Acciones pendientes por definir respecto del manejo de Cajas Fuertes. 17/05/2017 mediante Radicado
2124 de 04/05/2017 SAF emite explicación sin soporte alguno y sin diligenciamiento de formato de
Acciones correctivas que evidencien la gestiòn adelantada para la soluciòn del hallazgo.
-Seguimiento 23/Mayo/2017.: Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016
con la empresa WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. se realizó la toma física de inventarios
plaqueteando los bienes, así mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, en este momento
se está realizando la conciliación entre la información que venia registrada en SIAFI frente al inventario
entregado por WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S., así mismo está pendiente de realizar Comité de
inventarios para las respectivas bajas.
Dentro de las actividades realizadas por lamacén está la realización de un Comité el día 6 de mayo (Ver
anexo 1)
Durante el año 2016 se realizaron 3 Comités de Inventarios, actas enviadas a correo electrónico.
El instructivo 010 Manejo de Servicios Públicos continúa desactualizado; se hace necesario su codificación
y validación ante la SDAE. Se observó la utilización de un formato en borrador sin código ni versión.
Planteá la responsable en el área, que para agosto de 2016, estará listo.
Se realizaron las modificaciones por parte de los funcionarios de Almacén General, por directriz de la
Subdirectora de SAF se envió por correo electrónico a la Ingeniera Catastral (contratista de SAF) el
borrador del instructivo de manejo de servicios públicos para su revisión y formatos existentes a ser
modificados, esta pendiente del visto bueno por parte de la subdirección para realizar modificaciones
sugeridas y enviarse a la Subdirección de Diseño para el respectivo trámite de publicación en la carpeta
compartidos del Sistema Integrado de Gestión.
Aunque se manifiesta en la auditoria que estos se registran en el aplicativo SIAFI en auditorías realizadas
por la oficina de control interno se evidencian debilidades en el registro total, responsables y el pago
atrasado de estas facturas lo está ocasionando el pago de intereses de mora a cargo de la Entidad.
Se anexa cuadro de control y seguimiento de todos los servicios públicos a cargo de la entidad el cual se
esta llevando desde noviembre de 2016.
Se anexa cuadro de control y seguimiento de todos los servicios públicos a cargo de la entidad el cual se
esta llevando desde noviembre de 2016.
No se evidencia acción correctiva, no obstante se evidenció que en el cronograma de ajuste del
reglamento esta incluidos el tema y en construcción, asi mismo se evidenció que en los nuevos contratos
de REDEP dentro de las obligaciones del contratista se incluye la el pago de la factura CODENSA. Avance
50%.
En el borrador del Instructivo que modificará el IN- 010 MANEJO DE SERVICIOS PÚBLICOS, se incluye lo
correspondiente al pago que deben realizar los terceros entre otros cuando así se determine por parte de
la entidad. Revisada la carpeta de compartidos respecto a la Resolución DG180-07 no se observa
documento alguno que la haya actualizado o derogado, sigue vigente la DG-180-07.
se hace seguimiento en octubre 20 de 2015, al cual se manifiesta que la SAF a traves del oficio con
radicado IPES No. 00110-817-004591 de 2015, dio respuesta a los respectivos hallazgos, sin embargo al
revisar el referido oficio, en este nose logra desvirtuar los hallazgos, por consiguiente se recomienda
diligenciar el formato de acciones correctivas y de mejora.
Toda la telefonia de ETB es un convenio que maneja sistemas, pagos de líneas ETB los hace sistemas. La
linea fue cancelada según información del área de sistemas, no se aportó documento que certifique la
cancelación de la línea.
No se evidencia avance ni acción correctiva formulada.
Toda la telefonia de ETB es un convenio que maneja la Subdirección de Diseño, por lo tanto es quien lleva
el control de pago de líneas ETB.
Mediante Contrato de arrendamiento 332 del 2015 se firmó contrato con el representante de los
vendedores informales Alejandro Barrero y es esta persona quien asume el pago de este servicio. En este
momento se adelanta proceso legal en contra del señor Alejandro Bararrera por incumplimiento a Acuerdo
de Pago.
No se evidencia acción correctiva formulada ni avance frente al hallazgo.
Toda la telefonia de ETB es un convenio que maneja la Subdirección de Diseño, por lo tanto es quien lleva
el control de pago de líneas ETB. El 10 de marzo de 2015 se entregó el Edificio Barichara, teniendo en
cuenta que los contratos de arrendamiento Números 0265 de 2014 y 0732 de 2013 se vencieron el 3 de
febrero de 2015 y 24 de enero de 2015 respectivamente; sin embargo no se entrega certificación de
cancelación de esta línea.
Se han realizado traslados a la Bodega de la 38 con el fin de almacenar estos elementos, sin embargo es
necesario incluirlos en la próxima citación del Comite de Bajas para dar por eficaces las actividades.
17/05/2017 Según seguimiento a Directiva 03/2013 y mediante Radicado 2124 de 04/05/2017 SAF informa
que las " impresoras dañadas, obsoletas e inservibles se encuentran almacenadas en las bodegas de la
38 y Boyacá Real. Esta Auditoría desconoce la asignacón de Boyacá Real como Bodega. Por otra parte,
se recomienda adelantar el procedimiento para dar de baja los elementos susceptibles definidos así
mediante Comité de Inventarios. Por loa anterior, el Hallazgo continúa abierto.
Se incluye en la Redacción de éste Hallazgo lo relacionado con las conclusiones de los Radicados 2748 y
6647 sobre la falta de depuraciòn de la informaciòn concerniente al inventario de equipos de cómputo
activos y los que se encuentran fuera de servicio.
Se observó la elaboración de los procedimientos: PR-066 Realización de inventarios con fecha 21/12/2015
V.1; PR-067 Recepción de Bienes Adquiridos de fecha 21/12/2015 V.1; PR-068 Salida de Bienes de
fecha 21/12/2015, V. 1. El procedimiento de Baja de Bienes Devolutivos, se encuentra en proceso de
actualización. Avance del 75%.
De conformidad con el seguimiento a la Directiva 03 de 2013, SAF reporta mediante Radicado 2124 de
04/05/2017 la existencia de 3 procedimientos y 3 instructivos. Revisada la carpeta Compartidos se
evidencia que el Instructivo IN- 016 se encuentra desactualizado. Así mismo, SAF no reporto avance
sobre la actualizacón del procedimiento de Baja de Bienes Devolutivos.
Se evidencia el diligenciamiento de las acciones correctivas por el área de gestión documental, la gran
mayoría de hallazgos presentados en auditorias anteriores siguen sin avance, no se está cumpliendo a
cabalidad con la normatividad de la directiva distrital 03 de 2014.
Segùn Radicado 2390 Informe de seguimiento a la Directiva 03 de 2013 se observa que SAF reincide en
la configuraciòn de esta Halllazgo. De manera general no se está dando cumplimiento al procedimiento
PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA Versión 02 de Fecha 22/12/2015.
Ver Radicado 2390 de 17/05/2017
sin avances
Definir estrategias para dar de baja los bienes obsoletos que reposan en el almacén.
3. Solicitar la unificaión de los ítems mencionados teniendo en cuenta los resultados de la revisión
complementaria.
Para eliminar las causas de los hallazgos evidenciados en el ejercicio de auditoría se están realizando las
siguientes actividades:
1. El interesado en recibir el Paz y Salvo por parte de Almacén para continuar con su proceso de retiro de
la entidad debe diligenciar el formato "Solicitud de Constancia Reintegro de Inventario" Código FO-316 y
radicarlo. (Ver anexo 1 Hoja 1)
2. Una persona de almacén realiza la verificación en SIAFI, mediante el número de cédula del interesado
para validar que no presente elementos cargados en el inventario. (Ver anexo 2)
3. Emisión del Paz y Salvo de Almacén para dar continuidad al proceso porparte del interesado.
Se actualizó el formato de paz y salvo quedando el FO 565 el cual ya se encuentra publicado en la carpeta
compartidos de el Sistema Integrado de Gestión donde se unifican todos los paz y salvos que existian para
cada área de la entidad y que permitó un mejor control de las devoluciones y responsabilidad de los bienes
a cargo de los colaboradores de la entidad. Así mismo se sigue realizando la verificación en SIAFI con el
número de idenficación de los terceros que tenian cargo elementos, y por último se firma el paz y salvo.
Seguimiento 27/mayo/2017: La Directora dio poder al contratista Coronel retirado Carlos León quien se
encuentra adelantando el proceso de devolución de las armas y municiones. Hasta el momento no ahy un
avance al recpecto.
1. Se ha implementado un formato de traslado (Ver anexo 1)
2. Están pendientes acciones complementarias para garantizar el control por parte de Almacén de la
permanencia de los elementos en los diferentes puntos de la entidad.
Se utiliza el formato FO-132 Traslado de Inventario el cual se viene dando uso adecuado desde el 2016
cuando se realizan traslados de elementos a plazas de mercado y puntos comerciales en el cual se
especifica el responsable de salida y el responsable de llegada o recibo. Se aportan copias de evidencias
al correo electrónico las cuales harán parte de soportes de este seguimiento. Se contempla realizar
actualizaciones a los formatos se enviará cuadro de detalle de los formatos suceptibles a actualización y
modificaciones.
Mediante el código MR-009 V1 del 30/12/2016 se actulizo el Mapa de Riesgos de Gestión de Recursos
Físicos.
Verificado el sistema SIAFI del cual se anexa soporte en lo corrido de los años 2016 y 2017 no se han
realizado trámites ni pagos a ETB por concepto de líneas telefónicas fijas. Del año 2015 según reporte
SIAFI aprece un valor adeudado de $1,420,740 por concepto de telefonia e internet el cual tiene estado
aprobado.
No se observó acción correctiva formulada. No obstante se evidenciaron algunos avances como el ofició
#2918 en el que recursos fisicos remitió al area de SGRSI la factura de codensa # 00073307
correspondiente al N de cliente 27000695, en dicho oficio se solicita justificación del valor, dado que
excede notoriamente el promedio cancelado por esta cuenta. Adicionalmente se observó la existencia de
la circular 009 de 2015 en la cual se habla de los lineamientos de pago de servicios publicos. No obstante
se sigue evidenciando la realización de pagos en mora y falta de controles sobre el pago de servicios
publicos. Avance 20%
Se anexan los cuadros de control y seguimiento de los serivios públicos a cargo de la entidad en los cuales
registran las fechas de corte, consumos y montos a pagar cuya responsable directa es la funcinaria Sandra
Galvis quies es Técnico Operativo quien detecta e informa las variaciones y envia memorandos
respectivos tanto a los subdirectores de la entidad como a las empresas de servicios públicos con el
objetivo de evitar pagos extemporáneos, sanciones y en determinado caso se envia memorando al
funcionario o contratista que dejó vencer la factura haciendo la liquidación, dado que se detecto un
vencimiento en el mens de marzo del servicio de acueducto y alcantarillado de la plaza los luceros, y de
acuerdo a directriz de la subdirectora de SESEC determinó que el contratista debía pagar el valor
correspondiente a intereses y sanciones correspondientes y de lo cual se envió copia a Tesorería.
PENDIENTE DE SOPORTAR EL PAGO POR PARTE DEL CONTRATISTA.
Durante el seguimiento realizado por la Sesoría de Control Interno se observó que se han solicitado
cotizaciones para adelantar la etapa precontractual del Plaqueteo de elementos
Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con la empresa WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. quienes adelantaron la toma física y plaqueteo de los bienes, así
mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, a la fecha se encuentra en la etapa de
conciliación entre SIAFI y base de datos de WR.
Mediante oficio 00110-817-00254 del 23 de mayo de 2017 se solicitó la situación jurídica actual de
Caravana y Capuchina con el fin de documentar la reclasificación de inventarios a propiedad planta y
equipo, así mismo precisar la intención futura de los inmuebles de propiedad del IPES y los otros que
administra de otras entidades del Distrito.
De acuerdo a reunión de socialización de politica contable se llegó a la conclusión que el área de almacen
debe realizar una preconcialición de los movimientos frente al boletín en SIAFI.
De acuerdo al análisis realizado al detalle de esta cuenta y al uso que se le dá a estos módulos ecologicos
para la ubicación de vendedores informales de la plaza la Concordia no se efecturá dicha reclasificación
porque las casetas y campamentos según el actual marco normativo están en la categoria de inmuebles.
Se verificará en la factura de compra de estos elementos el nombre epecifico para considerar si se
modifica la descrición que aparece en el sistema.
Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con la empresa WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. se realizó la toma física de inventarios plaqueteando los bienes, así
mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, en este momento se está realizando la
conciliación entre la información que venia registrada en SIAFI frente al inventario entregado por WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S., así mismo está pendiente de realizar Comité de inventarios para
las respectivas bajas.
Se realizó levantamiento de hojas de vida de los inmuebles por parte de funcionarios del área de Almacén
desde abril de 2016, así mismo se celebró el contrato No. 338 del 17 de novirmbre de 2016, con La Unidad
Administrativa Especial de Catastro, se realizó prórroga, a la fecha está en ejecución, hasta el momento
han entregado 38 avaluos.
No se precisa en que se está faltando a los principios de la gestión pública, en qué casos se evidencia la
violación a cada uno de los principios por cuanto se señala de manera general y categóricamente.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se planteen acciones de mejora.
El área de almacén ha realizado las siguientes acciones para el control y buen manejo de bienes muebles
e inmuebles:
-Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con la empresa WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. se realizó la toma física de inventarios plaqueteando los bienes, así
mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, en este momento se está realizando la
conciliación entre la información que venia registrada en SIAFI frente al inventario entregado por WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S., así mismo está pendiente de realizar Comité de inventarios para
las respectivas bajas.
Se realizó levantamiento de hojas de vida de los inmuebles por parte de funcionarios del área de Almacén
desde abril de 2016, así mismo se celebró el contrato No. 338 del 17 de novirmbre de 2016, con La Unidad
Administrativa Especial de Catastro, se realizó prórroga, a la fecha está en ejecución, hasta el momento
han entregado 38 avaluos.
Actualmente se esta realizando un listado de los elementos que se encuentran almacenados en Boyacá
Real, para luego confrontarlo con los registros en SIAFI y el inventario entregado por WR.
Se tiene oprevisto la contratación para realizar la venta a través de un intermediario para cumplir con la
disposición final de estos elementos.
Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con la empresa WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. quien hizo la toma física de inventarios plaqueteando los bienes,
así mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, en este momento se está realizando la
conciliación entre la información que venia registrada en SIAFI frente al inventario entregado por WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S., así mismo está pendiente de realizar Comité de inventarios para
las respectivas bajas. Se confirmará el plaqueteo de estos elementos.
No se precisa que resulta el saldo a favor, por otra parte tenemos entendido que en cuanto a los
impuestos catastrales las entidades Gubernamentales son excentas del impuesto, luego la observaciòn no
es válida.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se planteen acciones de mejora.
Durante la primera semana de mayo de 2016 la Subdirectora solicitó registro fotografico de todos los
inmuebles de propiedad, coopropiedad y administración indirecta por parte del Instituto, el día viernes 26
de mayo el funcionario encargado de control de inmuebles del IPES junto con el perito avaluador de
catastro hará una visita al inmueble Supercentro 61 para realizar el avalúo comercial respectivo, lo anterior
debido a que el inmueble es de propiedad del instituo como consta en el certificado de tradición y libertad
así mismo en el certificado catastral.
Por parte de almacen las altas se estan realizando en tiempo real cumpliendo con el procedimiento
Recepción de bienes adquiridos y la Resolución 001 de 2001.
Se han realizado asignaciones de los bienes que se ha venido adquiriendo y existentes, actualmente
cuando se terminan los contratos hay dos opciones: una es reintegro de inventario al almacen y la
segunda es el traslado de inventarios entre cuentadantes, se esta realizando el registro en SIAFI en
tiempo real aplicando el procedimiento salida de bienes con el cual se trata la asignación de activos
nuevos y usados a los funcionarios y contratistas de la entidad, la salida de elementos de consumo.
Cuando hay ingreso de contratistas o personal de plan con el formato de asignación de bienes nuevos y
usados se realiza la entrega física y registro en SIAFI.
Se esta realizando en debida forma el procedimiento de entrega y recibo de los kioskos, puntos de
encuentro y módulos de venta de los puntos comerciales contando con la presencia de algunos de los
funcionarios de Almacén, el coordinador del programa y el beneficiario, verficando y firmando cada uno el
formato FO309 - Acta de Entrega y Recibo.
Las Actas de empalme y entrega y recibo del almacén, los funcionarios salientes no hicieron la entrega
respectiva y la ùltima se legalizarà en coordinación con la Subdirectora Administrativa y Financiera.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se planteen acciones de mejora.
El 24 de mayo de 2017 se recibe copia de Acta de entrega del Cargo de la funcionaria Vivian Lilibeth
Bernal Izquierdo quien fue almacenista general durante el periodo del 1 de febrero de 2016 al 18 de
septiembre de 2016. El documento carece de radicado y fecha de recepción emitidos por el sistema SIAFI.
A la fecha ya se determinó por parte del contratista WR Ingeniero, los elementos suceptibles de bajas de
los cuales ya se proyectaron dos resoluciones para dar de baja el software y el hardware y se convocará el
Comité de Inventarios antes de que finalice el mes mayo para someter a aprobación dichas resoluciones
de baja.
ESTADO FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
C
A
C
C
C
De acuerdo con seguimiento a la Directiva 003 de 2013 se
eviednció que la Entidad celebro el contrato 314 de 2016
entre el IPES y WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S
cuyo objeto fue: “Prestación de servicios externos para
la realización de la toma física de inventarios, valoración
A 07/11/207
y paqueteo de los bienes muebles de la Entidad” A la
fecha se adelantan activdades de cotejo frente al
aplicativo SIAFI. Los resultados de esta tarea permitiran la
estandarización de criterios de nominación y clasificación
en categorias, de los elementos y bienes de Inventarios.
C
C
A
C
C
C
A
C
C
C
C
A
C
C
C
C
A 11/7/2017
A
A
A
A
A
A
C
De acuerdo con seguimientos de mayo y noviembre a la
Directiva 003 de 2013 se eviedncióla liquidación del
contrato 314 de 2016 entre el IPES y WR INGENIEROS
AVALUADORES S.A.S cuyo objeto fue: “Prestación de
servicios externos para la realización de la toma física
de inventarios, valoración y plaqueteo de los bienes
A 11/7/2017 muebles de la Entidad” A la fecha se adelantan
actividades de cotejo frente al aplicativo SIAFI. Se
evidenciò la realizaciòn de 3 Comitès de Inventarios y la
consecuente proyección de Resoluciones para dar de
baja elementos los elementos alli justificados.
A
A
C
De acuerdo con seguimientos de mayo y noviembre a la
Directiva 003 de 2013 se eviedncióla liquidación del
contrato 314 de 2016 entre el IPES y WR INGENIEROS
AVALUADORES S.A.S cuyo objeto fue: “Prestación de
A 11/7/2017 servicios externos para la realización de la toma física
de inventarios, valoración y plaqueteo de los bienes
muebles de la Entidad” A la fecha se adelantan
actividades de cotejo frente al aplicativo SIAFI. Se
evidenciò la realizaciòn de 3 Comitès de Inventarios y la
consecuente proyección de Resoluciones para dar de
baja elementos los elementos alli justificados.
ESTADO
C
A
C
C
C
A
C
C
A
C
C
C
A
C
C
C
C
A
C
C
C
C
A
C
A
A
A
A
A
A
A
A
ESTADO
A
A
C
A
A
A
C
A
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
3. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709013 Cuentas por cobrar pago a contratistas, donde
existen pendientes por cobrar desde el año 2009, por pagado dobles y liquidación correcta de
impuestos.
4. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709014 Cuentas por Cobrar Funcionarios de Planta
Corresponde a John Arciniegas desde 31/12/2012
10. Se reitera, como se evidenció desde las auditorías internas realizadas en las vigencias 2012 y
2013, la desactualización de manuales procedimientos e instructivos, sin que a la fecha exista
acciones efectivas.
11. No existe una política de prácticas contables documentadas.
14. No se evidencia durante las vigencias 2013-2014 el método de actualización de avalúos de los
bienes inmuebles.
15. No se evidencia seguimiento y control al mapa de riesgos del Proceso y sus indicadores
16. Se reitera la inoportuna publicación de los estados contables por parte del IPES, ya que la
Entidad prepara informes solo para efectos de cumplir con la presentación a la Contaduría General
de la Nación y organismos de inspección, vigilancia y control, información que se requirió corregir
según radicado 00110-817-004029 de fecha 20/08/2014.
17. Se reitera la falta de certificación de los Estados Financieros, ya que la Entidad prepara informes
solo para efectos de cumplir con la presentación a la Contaduría General de la Nación y organismos
de inspección, vigilancia y control, información que se requirió corregir según radicado 00110-817-
004029 de fecha 20/08/2014.
18. No se evidencian indicadores donde podamos determinar si se realizan las acciones necesarias
para mitigar o disminuir los riesgos en el proceso de Contabilidad.
1, Se evidencia recibo (No. 3118190) elaborado manualmente de fecha del 16/11/2014, registrando
12.362 gls por valor de $106.560. Sin embargo, se observa que en la parte superior del recibo existe
una anotación de un valor de $110.353. Así mismo, el recibo carece de las placas del vehículo
tanqueado, lo que evidencia inexactitud, incoherencia e incertidumbre respecto de la información
registrada
2. Se evidencian dos (2) tanqueos (según recibos No. 3118190 y No. 3140385) de los días 16 de
noviembre y 22 de diciembre de 2014 cuya cantidad registrada es menor a un (1) galón,
considerando a esto que los vehículos se había tanqueado el mismo día entre 12,4 y 14,9 galones.
Lo anterior evidencia ineficacia en los controles diseñados para autorizar el tanqueo de los vehículos
respecto a la cantidad y vehículo
3. Se evidenció que se realizó tanqueo (Recibo No. 3256545) de gasolina Extra por valor de $83.208
el día 21 de abril de 2015, representados en 7,8 galones, que al compararlo con el objeto contractual
asociado a combustible, este solamente prevé gasolina corriente, lo que evidencia su incumplimiento
4. Se evidencia la existencia de tres clases de planes de telefonía celular: Plan Dirección General, los
demás móviles y Módems. Al verificar la supervisión de consumo por parte del área de Servicios
Generales, no se evidenció, incumpliendo lo dispuesto en el artículo 14 de la Resolución IPES No.
118 de 2014, la cual establece la responsabilidad al grupo de trabajo “Servicios Generales” con una
periodicidad mensual, registros que deberían estar actualizados conforme a citado reglamento.
5. Al realizar verificación de los equipos cargados en los respectivos inventarios mediante el aplicativo
SIAFI, se evidencia lo siguiente:
- Existen tres teléfonos celulares los cuales no se les ha actualizado el responsable, según placa
Celular A32095, A32096 y A32098.
- Se evidencia que no fue cargado al inventario según registros del aplicativo SIAFI el modem que se
encuentra en Dirección General, bajo la línea telefónica 3212749122.
6.La eficacia en la entrega de pedidos de bienes de consumo y consumo controlado de acuerdo con
la muestra tomada alcanza el 68,4%, conllevando a que la Entidad cuente con menos recursos para
el desarrollo de sus actividades. Así mismo, se evidencia que los formatos para realizar los pedidos
contienen elementos desactualizados en el stock de almacén y de aquellos que no han sido
solicitados por la Entidad durante el periodo observado en la auditoría. Lo anterior evidencia que la
entidad cuenta con debilidades para “mantener un sistema de información de bienes actualizado,
permanente, ágil, oportuno, veraz y confiable”.
1.2.1 Se identificaron compras y pagos con carácter urgente e imprescindible debido a la falta de
planeación y previsión en la contratación en el IPES, que para algunos casos podrían de tildarse
como posible fraccionamiento
1.2.2 Se evidencia el pago por concepto de “vactor – succión de redes en plazas y mantenimiento de
tanques” en los meses de marzo, abril, junio y octubre de 2014 por un valor total de $3.967.878 y
fumigación durante los meses de marzo y octubre de 2014 por un valor total de $762.879. Al respecto
se observa compra recurrente y falta de planeación y previsión en la contratación en el IPES lo que
conllevaron que los gastos se connotaran como carácter urgentes e imprescindibles, además de
contar con contratos para la realización de mencionadas actividades
1.2.3. Se evidencia el pago de refrigerios durante los meses de marzo, abril, mayo, junio, julio,
agosto, octubre y diciembre de 2014, en 39 ocasiones y por compras promedio de $239.643, y cuyo
valor total según registros de caja menor ascendieron a los $9.346.058 para la vigencia 2014 (ver
anexo 6), y cuyos beneficiarios fueron población objeto de atención por el IPES, en por lo menos 36
ocasiones.
1.2.4. Se identificaron 6 diferentes gastos por caja menor bajo el concepto de “reconocimiento
funcionarios comprometidos con el Fortalecimiento Institucional” entre los meses de octubre y
noviembre, por un total de $1.136.950.Al respecto, consideramos que los gastos sufragados no
podrían connotar el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la
Resolución de constitución respectiva, conforme al artículo 4º del Decreto Distrital 61 de 2007, ya que
el mecanismo idóneo debió estar contenido en el Programa de Bienestar e Incentivos definido por la
Entidad.
1.2.5.Se evidenció pago de servicios públicos del Punto Comercial Flores Calle 26 de Energía por un
valor total de $955.840 y Plazoleta de Comidas 20 de Julio Gas Natural por valor de $5.760 (ver
anexo 9). Al respecto es importante considerar que por analogía con el Decreto Nacional 2768 de
2012, podríamos estar incurriendo en una de las prohibiciones expresadas en citada norma: “No se
podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones: “7. Efectuar gastos de
servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo
órgano,correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan”.
1.3.1. Al comprar el plazo y valor de los contratos, se evidencia que incluidas las adiciones el
Contrato No. 345-2013 comprendió 14 meses por valor de $282.744.533, mientras que el Contrato
No. 262-2014 está previsto para 9 meses por valor de $307.610.000.Lo anterior, evidencia un mayor
valor ($24.865.467 más) respecto al contrato del 2013, por un periodo menor (5 meses menos)
1.3.2. Se verificó con servicios generales la ejecución del contrato 345-2013, el cual presentó una
gestión de cobro sobre el total de horas laboradas por todos los vehículos (bolsa de horas), lo cual
permitió compensar horas respecto al uso total de vehículos, por tal motivo no existen las horas
extras.
1.3.3. Al comparar el comportamiento de los pagos realizados en el Contrato No. 345-2013 estos
presentan constancia, mientras que en el Contrato No. 262-2014 los pagos fueron variables:De
acuerdo con lo anterior, se evidenció que para los meses entre septiembre a diciembre de los años
2013 y 2014, para el último año se pagó $73.797.332 más. Lo anterior evidencia un mayor gasto en
el servicio de transporte.
1.3.4. Se evidencia que existen dos (2) automóviles con placas fuera de Bogotá (Camioneta Doble
Cabina WFU 589 y Camioneta WGZ 024), desconociendo lo descrito en el Parágrafo 2º
del Artículo 1º del Acuerdo 352 de 2008, el cual establece: “A partir de la vigencia del presente
Acuerdo cuando las entidades distritales contraten vehículos en arrendamiento exigirán al contratista
que el parque automotor utilizado para la prestación del servicio se encuentre matriculado en
Bogotá”. (Subrayado nuestro)
1.3.5. Se identificó en Factura No. 8274 del 06 de Noviembre de 2014, diferencia en el valor
facturado de los servicios descritos así:
Servicios Descritos $ 38,456,430
Total de la factura $ 37,883,004 Diferencia $
573,426 Así mismo, se identificó que existen diferencias en las horas extras facturadas en la factura
No. 8404 (366 horas), respecto a los consolidados de Servicios Generales (319).
1.4.1. A finales del 2014, se evidencia la entrega de 82 bonos navideños para los funcionarios de
planta que tienen hijos hasta de 13 años, cuyo valor individual fue de $140.000, para un valor total de
$11.480.000, como lo describe el Contrato No. 543 de 2014.
1. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709013 Cuentas por cobrar pago a contratistas, donde
existen pendientes por cobrar desde el año 2009, por pagos dobles y liquidación incorrecta de
impuestos.
3.Se debe realizar seguimiento a la cuenta 142012 Anticipo para adquisición de bienes.
• Socoda SA Nit.890.914.l515 $6.597.835, registro del CPS 2593/2009, relacionada con la
“Fabricación e instalación de los módulos comerciales para los proyectos misionales”, el cual está en
proceso de liquidación, cifra que desde diciembre de 2013 registra el mismo valor. SDAE
Planeamiento Físico y SAF
• Maria Esperanza Rodriguez Nit. 20644513 $6.075.587, Registro del CPS 1709/2012 cuyo objeto
refiere a la “Adecuación, suministro e instalación de los módulos comerciales”. Al verificar SIAFI, este
contrato registra como estado “TERMINADO”, no obstante se el saldo continua en esta cuenta. SDAE
Planeamiento Físico y SAF
8. Se debe realizar seguimiento a la cuenta 14709013 – Otros deudores / Cuenta por Cobrar pago a
Contratistas:
• Rosa Elena González Nit. 35.225.061/ Curaduría, reconocimiento curaduría realizado en octubre de
2011 se giró doble $400.000
• Consorcio Interproyectos Nit. 900.397.669 se giraron 4 pagos el último por mayor valor de $18.000
en Enero de 2015.
• Registro del CPS 1892-2010 Y 1300-2011 a nombre de Nolher Rodolfo Orjuela, se debe realizar
seguimiento un saldo a la fecha por valor de $13.596.489. SDAE-SAF
10. Se debe realizar seguimiento y pago a la cuenta 24600202 Sentencias Conciliaciones /
Sentencias:
• Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Saludcoop eps donde se ordena
pago de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por valor de
$5.204.167 Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Colfondos donde se
ordena pago de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por valor de
$5.204.167.
• Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Colfondos donde se ordena pago de
la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por valor de $1.301.038, se
debe realizar seguimiento y realizar el pago respectivo.
• Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN donde se ordena pago de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de
Cundinamarca por valor de $16.962.000
1. Incumplimiento del lleno de los requisitos establecidos en el artículo 7 de la Directiva IPES 003 de
2007 dado que al verificar los expedientes de los funcionarios a quienes se realizó pago por concepto
de Horas Extras se evidenció que estos no contienen, en ningún caso, una justificación expresa y que
permitiese ver la concordancia del monto a pagar frente a la disponibilidad presupuestal. Así mismo,
no se pudo confirmar si efectivamente las horas extras pagadas correspondían o no a horas
laboradas fuera de la jornada ordinaria de labor. Finalmente, no todos los expedientes cuentan con
la autorización escrita del Director General o delegado, por ejemplo el expediente del funcionario.
(Ver observación 3.1.5)
2. Falta de controles que permitan identificar y evitar casos en que el pago de horas extras se
convierta en permanente, yendo en contravía de lo expuesto en el Acuerdo No. 09 de 1999, artículo 3
según el cual “…en ningún caso las horas extras tienen carácter permanente, salvo excepción
justificada por el ordenador del gasto”. (Ver observación 3.1.1)
3. Se observó que durante las vigencias 2015 y 2016 la Entidad permitió que se diera la interrupción
de las vacaciones a 15 funcionarios y el aplazamiento de las vacaciones de un funcionario. Actuar
que evidencia el incumplimiento del numeral 3 de la Directiva 001 de 2001 de la Alcaldía Mayor,
según el cual “Las vacaciones no deben ser aplazadas ni interrumpidas y sólo podrán ser canceladas
en dinero al retiro del funcionario.” (Ver observación 3.2)
4. El impacto de todos los esfuerzos por llevar a la Sede a un ahorro en el consumo de Energía y
Agua en pro del medio ambiente así como del ahorro financiero de la Entidad no se ha medido, de
modo que se está incurriendo en costos administrativos para la generación de campañas, actividades
y estrategias de ahorro de las cuales no se ha estimado su beneficio e impacto en la Sede Manuel
Mejía, lo anterior dada la falta de seguimiento y controles al consumo. Así mismo, se cuenta con un
PIGA que no es aplicable a la Sede Administrativa del IPES en este momento dada la ausencia de
registros exactos, seguimientos y controles frente al consumo y pago de los servicios de Energía y
Agua de la sede Manuel Mejía. Generando así incumplimiento al numeral 5 de la Directiva 001 de
2001 de la Alcaldía Mayor “que “…las entidades establecerán medidas tendientes a ahorrar o reducir
los niveles de consumo de los servicios de agua potable y energía, para lo cual se sugiere que el
consumo de tales servicios no supere las 8:00 p.m.” (Ver observación 3.3)
12. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el informe radicado 5625 de
2014, en un hallazgo mayor, así:
No existen indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera ni los riesgos en el proceso
de contabilidad.
13. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe
de auditoria interna 572 de 2015 en un hallazgo mayor así:
Se reitera la existencia de compras y pagos a traves de caja menor por conceptos que se
constituyeron en urgentes e imprescindibles debido a la falta de planeación y previsión. Existiendo 39
gastos por refrigerios, reiterativos pagos por mantenimientos en plazas de mercado, quioscos, puntos
comerciales, entre otros.
18. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013.
en un hallazgo mayor, asi:
3.Se debe realizar seguimiento a la cuenta 142012 Anticipo para adquisición de bienes.
• Socoda SA Nit.890.914.l515 $6.597.835, registro del CPS 2593/2009, relacionada con la
“Fabricación e instalación de los módulos comerciales para los proyectos misionales”, el cual está en
proceso de liquidación, cifra que desde diciembre de 2013 registra el mismo valor. SDAE
Planeamiento Físico y SAF
• Maria Esperanza Rodriguez Nit. 20644513 $6.075.587, Registro del CPS 1709/2012 cuyo objeto
refiere a la “Adecuación, suministro e instalación de los módulos comerciales”. Al verificar SIAFI, este
contrato registra como estado “TERMINADO”, no obstante se el saldo continua en esta cuenta. SDAE
Planeamiento Físico y SAF
19. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y Hallazgos No. 1. y 8 de
septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013. Nota. la numeraciòn de los hallazgos no corresponde con
los informes de auditoria y es ademas incompleta, en un hallazgo mayor, asi:
Cuentas por cobrar pago a contratistas Saldos ni depurados ni saneados que datan de los años 2008
y 2009. Se determina incluir tambien como responsable del Hallazgo a la Subdirecciòn Juridica y de
Contrataciòn, asì como a la Oficina de Asuntos Disciplinarios y se reitera la necesidad de adelantar
Mesa de trabajo.
14. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el informe de auditoria interna
2008 de 2015 en un hallazgo mayor así:
Se evidencia falta de seguimiento y controles adecuados que aseguren el adecuado cumplimiento del
contrato de combustible, evitando que se presenten cobros soportados en recibos realizados a mano
y con espacios en blanco, tanqueos con un tipo de combustible distinto al contemplado en el contrato,
asi como varios tanqueos en un mismo dia para el mismo vehiculo sin aparante justificación, entre
otros.
PROCESO/ACTIVIDAD: Administració
Bolsa plástica transparente con papel pequeño escrito a mano en donde se indica que el uso de la
chequera se inicia el 17 de diciembre de 2011.
Se encuentran cheques en blanco del banco Davivienda cuenta No. 930065188672 según control
del banco los cheques van del 93848-0 al 93947-4. Respecto del cheque 93849-4 girado a Rosa
María Mesa Alonso por concepto de pasivo exigible por $ 206.314, se encuentra la colilla o
comprobante más no el cheque anulado ni el soporte explicativo de su anulación.
Se encuentra bolsa plástica con cheques del banco Davivienda 930064660317 del cheque 8505 al
8604. Según carpeta de control aportada se encuentran soportes de colillas de pago del 8505, 8506,
8507 y el 8508 esta anulado para pago estampilla de Universidad Pedagógica con fecha de junio de
2016 por $ 29.000 y no se encuentra el soporte motivo de anulación del mismo.
Se encuentra colilla del cheque 8509 en blanco y con sello de anulado pero el cheque no se anexa.
Igual situación de presenta con la colilla del 8510 el cual fue anulado y se había girado a Marta
Lucero Jaimes Silva por $ 1.000.000 y con fecha del 28 de julio de 2016 para gastos de curaduría, no
se encuentra el soporte de anulación ni el cheque mismo.
Respecto al numeral 4.2.3 Arqueos de cheques no se evidencia que se esté cumpliendo con este
protocolo, toda vez que se encontraron chequeras en blanco de las vigencias 2010 y 2011.
Teniendo en cuenta que en el numeral 4.2.4 se habla de la realización de arqueos diarios y al
cierre de cada mes sobre títulos valores, esta Auditoría no evidenció los arqueos respectivos
teniendo en cuenta que en la caja fuerte reposan títulos valores de octubre de 2008; abril y julio de
2016.
BANCOS
De otra parte, lo visto en la conciliación realizada con egresos por concepto “PAGO MB
LIQUIDACIONES + NOMINA CORTE 20/02/08 de febrero de 2008” cruzados con (4) transferencias
de la cuenta bancaria 1329 del 22 de agosto de 2008, lo que permite entender que el cruce de estas
42 partidas fue realizado sin confirmar si correspondían al tercero al que se estaban aplicando los
valores. Estas situaciones reflejan la no razonabilidad de la información contable debido a la falta de
ajustes y a la no conciliación entre las áreas de Tesorería y Contabilidad, afectando directamente la
liquidación de los contratos y a su vez los convenios de los que hacen parte, dando continuidad a
pasivos exigibles que presupuestalmente es posible que ya no existan. Así como el mal proceder al
realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorro números 0098 0012100 7 y 0098
0013132 9 de la entidad financiera Davivienda desde la vigencia 2008.
PROCESO/ACTIVIDAD: Administraci
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
1. Verificados los comprobantes de contabilidad:
-No.641 del 2 de diciembre de 2008 con el cual registran según detalle “entrada por reposición de las
partes del equipo según salida 100150” acreditando las subcuentas 14709029, 83909002 y
debitando las subcuentas 163710, 89159005 por $3.166.800.
-No. 125 del 3 de abril de 2017 según detalle del documento “Reversión registro cuentas de orden ya
que según comprobante de contabilidad No. 641/2008 ya hubo reposición del bien.” Con el cual se
debita la subcuenta 83909002 y acreditando la subcuenta 89159005 Pérdida en Propiedad Planta y
Equipo por $3.166.800.
Así mismo, en el registro según reporte SIAFI - Libro Diario se observa la entrada de almacén por
$3.166.800 del 2 de diciembre de 2008 en la subcuenta 163710 Equipo de comunicación y
computación.
Teniendo en cuenta lo anterior, el registro realizado desde el 2 de diciembre de 2008 del ingreso a
almacén del equipo de cómputo del cual se obtuvo reposición por parte de la empresa Unión
Temporal Vigilancia Santafereña para esa época confirma el alta por parte del área de Almacén en el
módulo de inventarios SIAFI; así las cosas, no hay sentido que el registro en las cuentas de orden
83909002 y 89159005 permaneciera desde esa fecha hasta el 3 de abril de 2017, lo que indica
incumplimiento a las características de la información contable en el contexto de la sostenibilidad
mencionado en la Resolución 119 de 2006 numeral 2.1 RAZONABILIDAD específicamente el 2.1.4
Ajuste a valores reales en el cual se habla de que es deber adelantar las respectivas actualizaciones
de la información contable.
De igual forma se observa que no se están realizando conciliaciones entre las áreas de gestión con el
área contable.
2. En seguimiento realizado al Plan de Mejoramiento interno respecto a la observación plasmada en
Informe según radicado SIAFI: 4029, 5625, 5013 (correspondencia interna 2014).
Observación No. 4: “Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709014 Cuentas por Cobrar
Funcionarios de Planta Corresponde a John Arciniegas desde 31/12/2012”
El 29 de abril de 2016 con nota de Contabilidad No. 498 se registró la "Cancelación cuenta por cobrar
funcionarios de planta según documentos aportado por el área de Talento humano y Jurídica" por
$1.590.041 del funcionario de planta del funcionario Jhon Rodríguez Arciniegas, se debita la
subcuenta 520290 Otros Sueldos y Salarios por $1.590.041 y se acredita la subcuenta 14709014
Cuentas por cobrar a funcionarios de planta acreditando $1.590.041.
Para realizar este registro el área contable se soporta en documentos aportados por parte de talento
humano y jurídica según radicado 00110817002910 del 27 de julio de 2015 del Subdirector jurídico
de la época quien emitió concepto en el cual se concluye que no es posible realizar el cobro al ex-
funcionario teniendo en cuenta que éste no fue notificado de la Resolución 696 de 2012 por la cual
se reconoce y se ordena el pago de unas prestaciones sociales y el reintegro de unas sumas.
Lo anterior refleja un mal procedimiento administrativo y registro contable, teniendo en cuenta que
no se aportan documentos que indiquen el inicio de una acción de repetición contra el funcionario
que por error en los cálculos generó el presunto detrimento al patrimonio por $1.590.041.
Dada la conclusión del concepto jurídico respecto a la falta de notificación, lo que no permitió que
fuera garantía para conseguir el cobro del dinero al exfuncionario, se incurrió en el error de pagar lo
no adeudado a una persona que ya no labora para la entidad y el registro contable no se debió
haber llevado a la subcuenta 14709014 CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS DE PLANTA y por
ende afectar el gasto en la subcuenta 520290 Otros sueldos y salarios.
Adicionalmente, no se aportó acta del comité de sostenibilidad contable para haber realizado el
movimiento según nota de contabilidad No. 498 del 29 de abril de 2016.
Para el registro de esta partida ha debido tenerse en cuenta que en el Manual de Procedimiento
Contables de la Contaduría General de la Nación se establece: "En el momento que la entidad
contable pública conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o derechos, adicional a las
gestiones administrativas relacionadas con la compañía aseguradora y la puesta en conocimiento de
los organismos o instancias competentes, y con competencia de los organismos o instancias
competentes (...) contablemente se procederá a retirar de los saldos contables el valor de los
3. Analizado lo dicho en el acta 001 del 18 de julio de 2016 página 4 respecto a: “Se aclaró que el
comité opera como un comité asesor de la dirección por lo tanto realiza recomendaciones a la
dirección y es esta quien toma la decisión mediante acto administrativo realizar la depuración”
Así las cosas, es una instancia asesora del área contable más no de la Dirección.
4. Los saldos de los convenios interadministrativos con corte a mayo de 2017 según Tesorería suman
un total de $6.212 millones de pesos, lo informado en los formatos FO324 por parte de los
supervisores pendiente por ejecutar es de $3.974, así mismo, el saldo sin comprometer de los
recursos girados fue de $2.237 millones de pesos, lo que sumado coincide con el saldo en Tesorería
es decir $6.212.
De este saldo es necesario realizar algunas devoluciones a las respectivas entidades, así como
generar las actas de perdida de competencia para los valores que ya no serían susceptibles de cobro
por haber prescrito tal derecho; sin embargo, de acuerdo a lo manifestado por las áreas ejecutoras,
la devolución y liquidación de algunos convenios se ha demorado por la dificultad al buscar los
soportes en archivo de la entidad y a su vez la actualización en cuanto a los registros contables, lo
que impide la sostenibilidad de los estados financieros, afectando la razonabilidad del grupo de
Efectivo en los Estados Contables.
5. Publicación de Estados Financieros
La fecha límite para el reporte oportuno del primer trimestre del 2017 es el día 30 de Abril de 2017.
• La publicación de estados financieros del trimestre a diciembre de 2016 se obsevó FALLIDA hasta
el 22 de junio de 2016.
5. No se evidenció reporte de notas contables del año 2016 en el sistema de información CHIP, lo
que indica incumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación en el Parágrafo 1
del artículo 1 de la Resolución 375 de 2007 con el cual se modificaron los artículos 10 y 11 de la
Resolución 248 de 2007 respecto a los plazos de reporte de la información contable en lo
correspondiente a los formularios CGN2005NE _003 NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO y CGN2005NE
_003 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL sólo serán reportadas para la fecha de corte del 31 de
diciembre.
De la verificación realizada por parte de SAF a OAC de “ORDENES DE SERVICIO Y/O APOYO” se
evidenciaron solicitudes únicamente para los meses noviembre de 2016 para la publicación de
6. Teniendo en cuenta que en dos oportunidades se solicitó a SAF por parte de esta Asesoría, la AZ
en la cual reposaban soportes de implementación de las NICSP, con el fin de evaluar el avance y
cumplimiento de algunos productos que ya contaban con el término para entrega según fechas
finales programadas en el Plan de Acción de Implementación del Nuevo Marco normativo Resolución
533 de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación.
De igual forma, posterior al cierre de la auditoría se envió correo electrónico por parte de SAF
manifestando lo siguiente:
“Soportes avance de la ejecución del Plan de Acción de las NIFF (Archivo anexo Numeral 6; Se
incluyen nuevamente el formato Word denominado "Cuestionario NIFF - Actualizado Julio 13" que
indica el avance real de cada una de las actividades planteadas en el Plan de Acción, junto con todos
los soportes que evidencian dicho avance y cumplimiento a corte de Mayo de 2017). (Subrayado es
nuestro).
Lo anterior deja ver que durante la ejecución del proceso auditor de acuerdo a las fechas
establecidas en el Plan de Auditoría, la información aportada por la SAF no era la real, generando
incertidumbre y obstrucción al buen desarrollo de las funciones de la Oficina de Control Interno
respecto a la evaluación y seguimiento señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993.
Si bien es cierto, los reportes al aplicativo SIPROJ se realizan de forma trimestral, así como el
procedimiento de conciliación de estos saldos entre la SJC y SAF. No se cumplió con el instructivo IN-
067 CONCILIACIÓN SIPROJ del IPES, puesto que no se recibió en respuesta a la solicitud 00110-817-
002567-19 las conciliaciones de saldos que deben realizarse con el formato FO-575 CONCILIACIÓN
INFORMACIÒN DEPENDENCIAS por parte de las dos subdirecciones.
8. En el seguimiento realizado al informe de la Secretaría Distrital de Hacienda en cuanto a la baja
ejecución del PAC durante el periodo de enero a abril de 2017.
Se pudo establecer que una de las razones de la baja ejecución es la devolución de cuentas
finalizando los plazos establecidos en la Circular 003 del 13 de febrero de 2017 emitida por la
Subdirección Jurídica y de Contratación.
Revisado el procedimiento PR- 021 TRÁMITE DE CUENTAS se evidenció requerimientos de soportes
innecesarios para el formato FO-082 INFORME EJECUCIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS en la
radicación de la primera cuenta (Acta de Inicio firmada, Contrato Firmado y Entrada de Almacén si
aplica) y en la final (Entrada de Almacén si aplica y Reporte de saldo presupuestal), los cuales pueden
ser consultados y obtenidos en SIAFI al momento de la revisión.
Por lo anterior, no es procedente que sean devueltas las cuentas por este motivo teniendo en cuenta
que el área de Almacén hace parte de SAF y si se incurre en algún error respecto al registro de
categorías de los bienes es responsabilidad del profesional o técnico del área de almacén y por ende
le corresponde la subsanación del error y no puede ser motivo de devolución al supervisor,
contratista y/o proveedor de un bien.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERN
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF-SDAE
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
11/23/2016 SAF
11/23/2016 SAF
11/23/2016 SAF
11/23/2016 SAF
9/14/2016 SAF
HALLAZGOS REFORMULADOS
Resultado del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF-SJC
6/10/2016 SAF
D: Administración Recursos Financieros / Área de Tesorería- Re
Consultar Informe en SIAFI: 00110-817-005299 DEL 13/09/2016 (correspondencia inter
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
AZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
5/27/2016
5/27/2016
6/2/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/23/2016
5/25/2016
5/19/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/25/2016
8/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
5/20/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/25/2016
6/2/2016
6/2/2016
6/2/2016
5/17/2016
5/17/2016
HALLAZGOS REFORMULADOS
do del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
5/25/2016
5/25/2016
6/2/2016
6/2/2016
5/17/2016
Financieros / Área de Tesorería- Registros contables - SAF Imp
orme en SIAFI: 00110-817-005299 DEL 13/09/2016 (correspondencia interna 2016)
SE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
2/28/2017
2/28/2017
2/28/2017
2/28/2017
2/28/2017
No se evidencian gestion de avance en la corrección respectiva
ncieros
5), 6861 y 5336 (correspondencia interna 2016)
Con Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas
a cargo del àrea, se sustentò el cumplimiento de la Acciòn Correctiva aportando las
Notas de Contabilidad 406 y 407 del 28/11/2014. Lo anterior atendiendo a la C
Resoluciòn SDH 143/13. Por lo anterior, esta auditorìa considera pertinenete cerrar el
presente hallazgo. Ver soportes en carpeta digital del hallazgo.
Actualmente, el àrea Contable y SDAE han retomado las tareas de revisiòn conjunta de
los procedimientos e instructivos, logrando asì, la publicaciòn en la carpeta compartidos
del Procedimiento PR-024 de fecha 16/05/2016 "Elaboraciòn y presentaciòn de
informaciòn Exògena".
Se encuentran en proceso de revisión los procedimientos e instructivos del área, con el
acompañamiento de la SDAE. De igual forma como marco normativo la Resolución 533
de 2015 de la Contaduría General de la Nación incorpora el régimen de contabilidad
pública aplicable a Entidades del Gobierno; Sobre el particular el IPES presentó un
cronograma de trabajo exigido por la SDH, donde se incluye la elaboración del manual A
de políticas contables y se hace obligatorio la presentación de los estados financieros a
corte 31/12/2016 sujetos a las normas contables internacionales. De acuerdo con el
cronograma de trabajo, enviado por correo, a la fecha se encuentra en la fase de
planeación. (Ver archivo).
No cuenta con accion correctiva formulada, ni con soporte alguno que justifique la
realización de dicho pago. No obstante se sigue evidenciando la ausencia de controles
A
fuertes que mitiguen dicha situación, ya que no se realiza un seguimiento interno que
permita una verificación de las planillas entregadas por la empresa de transporte.
No se cuenta con acción correctiva formulada, no obstante se evidenció que para la
vigencia 2015 se realizó el contrato 353 con compensar dentro del cual se contempló la
C
entrega de 92 bonos navideños cada uno por valor de $ 125.000 dando cumplimiento a
la Circular 2 de 2014.
Segùn Auditoria de seguimiento del 22/01/2016 el área contable indicò que esta
partida debe continuar en los Estados Financieros, hasta que concluya el proceso
instaurado por el IPES. Se determina incluir como responsable del hallazgo a la SJC Y
A
SAF. Con el fin de cerrar el hallazgo, se recomienda incluir esta situación para ser
tratada en la mesa de trabajo programada con las diferentes áreas, con las que se
comparte el hallazgo.
Cuenta No. 147084- otros deudores/Responsabilidades Fiscales. Hallazgo 7 de
17/09/2015. El Hallazgo tiene que ver con procesos de responsabilidad fiscal ordenados
por la Contraloría Distrital contra Orjuela Guerrero Elías con Nit 19449229; José
Aristóbulo Cortes; con NIT 10211300; Luis Mariano Caballero Camargo con Nit
2941927; Roa Mendoza Álvaro con Nit 19011093 y MARÌA Eugenia Cardona Zapata
con Nit. 35465793. El área contable indica que no le es posible avanzar en la acción
correctiva para este Hallazgo, pues los valores de las deudas fiscales producto del fallo
con responsabilidad fiscal, no son de conocimiento directo del área contable. Una vez el
área contable conozca del posible resarcimiento a la Entidad, se realizaran los registros
contables respectivos.
A
El area contable solicita retirar o cerrar este hallazgo, en razón a que depende por
completo de las acciones propias que le corresponden de manera exclusiva y que
adelante la Contraloria Distrital y que finalmente reporte a la Entidad sobre el posible
resarcimiento, archivo del proceso o cualesquier novedad que se durante su
investigación.
Por lo anterior, esta auditoria considera pertinente, dejar la Accion Correctiva abierta,
hasta tanto la Contraloria Distrital se pronuncie al respecto y permita entonces dar lugar
a los registros contables del caso.
Se aclara que existe la posibilidad de que frente al proceso de liquidacion realizado por
la Entidad, se adelante una contra demanda y que de ser así, se adelantaran los ajustes
respectivos de acuerdo con la sentencia en firme que se produzca, entre tanto, la
liquidación y pagos realizados por la Entidad, se encuentran plenamente reconocidos,
pagados y recibidos por el accionante. Por lo anterior, esta auditoría considera que el
hallazgo No. 10 relacionado con la Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones debe
cerrarse.
No se han elaborado los indicadores de gestión financiera, se manifestó que se contrató
personal para la elaboración de los mismos y así poder realizar los seguimientos y A
controles.
No cuenta con acción correctiva formulada. En cuanto al hallazgo luego de revisar los
soportes de pagos realizados a partir de Julio de 2015 y lo corrido de 2016 no se
observa la existencia de mas recibos manuales, pero no se evidencia avance en cuanto
A
al fortalecimiento de los controles, se observó para el mes de agosto de 2015 la
existencia de dos tanqueos uno por 10,03 galones y otro por 2,63 galones en un mismo
dia para el vehiculo OBF289.
tros contables - SAF Implementación NIC-SP
6)
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
Se envió comunicación reiterando la formulación de acciones, a la fecha no se ha
recibido respuesta por parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de
2017
A
Se envió comunicación reiterando la formulación de acciones, a la fecha no se ha
recibido respuesta por parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de
2017
A
Se envió comunicación reiterando la formulación de acciones, a la fecha no se ha
recibido respuesta por parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de
2017
A
s Financieros - SAF - Implementación NIC-SP
7)
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
A
A
A
Mdiante Rad. 00110-817-004-691 del 22 de agosto de 2017 y Rad. 00110-817-004670
del 18 de agosto de 2017 de la SESEC se informó que se adelantaron los actos
administrtivos de liquidación de cada uno de los contratos derivados de los Convenios,
por lo tanto se inició con el trámite de las actas de pérdida de competencia para
liquidar los convenios marco por vencimiento de términos para liquidar de los
siguientes convenios:
*Convenio No. 4 de 2008 con el Fondo de Desarrollo Local de Kenedy, Fuente 20,
Radicado en SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la
SAF se radicará en Jurídica.
*Convenio No. 6 de 2008 con el Fondo de Desarrollo Local de Usaquén , Radicado en
SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la SAF se radicará
en Jurídica.
*Convenio No. 2791 de 2008 con el Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo , Radicado
en SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la SAF se
radicará en Jurídica.
*Convenio No. 3 de 2009 con el Fondo de Desarrollo Local de Usaquén , Radicado en
SAF: 00110-817-004163 del 2 de agosto de 2017, una vez devuelta por la SAF se
radicará en Jurídica. A
*Convenio No. 12 de 2009 con el Fondo de Desarrollo Local Rafael Uribe Uribe,
Radicado en SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la
SAF se radicará en Jurídica.
*Convenio No. 2500 de 2009 con el Fondo de Desarrollo Local Usme , Radicado en SAF:
00110-817-004163 del 2 de agosto de 2017, una vez devuelta por la SAF se radicará en
Jurídica.
De los Convenios:
*No. 3 de 2007 con la Secretaría de Desarrollo Económico mediante oficio 3456 del
04/07/2017 se remitió a la SFE la relación de los contratos derivados pendientes de
subsanar el trámite de liquidadación, una vez facilitado copia de los documentos se
gestionará la pérdida de competencia. Contratos No. 3551, 4071 de 2007.
*1308 de 2011 con el Fondo de Desarrollo Local de Usaqué se programó tramitar en
agosto, se expidió resolución de liquidación unilateral No. 0228 del 16/07/2011 por
parte del FDL USAQUEN notificada al IPES mediante rad. 8785 del 15 /08/2014, no se
evidencia en el expediente.
* 12 del 2013 Se encuentra en ejecución.
* 392 0 535 de 2014 Los dos contratos del conveniio se encuentran en liquidación, una
A
REAGRUPADO FECHA
N/A 5/27/2016
N/A 5/27/2016
X 6/2/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
X 5/27/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/27/2016
N/A 5/27/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
X 5/25/2016
X 5/19/2016
A 5/31/2017
A 5/31/2017
N/A 5/27/2016
N/A 5/27/2016
X 5/25/2016
N/A 5/25/2016
X 8/17/2016
X 8/17/2016
X 8/17/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
X 5/20/2016
X 5/25/2016
X 5/25/2016
X 5/25/2016
X 5/25/2016
X 5/25/2016
N/A 5/17/2016
N/A 8/17/2016
N/A 8/17/2016
N/A 5/17/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/17/2016
X 5/17/2016
N/A 5/17/2016
X 5/17/2016
N/A 5/25/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
X 6/2/2016
X 5/17/2016
N/A 5/17/2016
5/25/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
REAGRUPADO
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
REAGRUPADO
A
A
A
A
A
A
A
A
A
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
De conformidad con el Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a
cargo del àrea, la Cuenta 161501 Construcciones en curso- Edificaciones fue reclasificada, para lo cual se
revisaron los movimientos del 2008 y se trasladò a la Cuenta 164004 Edificaciones Locales, mediante
documentos EA 135 NC 690 de Legalizaciòn COP 172/06 Plazoleta Comidas 20 de Julio. Se aclara que los
saldos mencionados no corresponden a la obra Pasaje 20 de Julio sino a las obras de interventoria de los
proyectos comerciales Marco Fidel Suarez, Caseta Feria Popular Quirigua, Siete de Agosto y CED
Centenario segùn COP2593/09 con SOCODA. Considerando la reclasificaciòn del asiento contable
realizado esta auditoria considera pertinenente Cerrar el Hallazgo sustentado con la actividades descritas en
la Accion Correctiva pasos 4 y 5.
De conformidad con el Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a
cargo del àrea, esta auditoria considera pertinenente el cierre del Hallazgo y valida los argumentos
presentados por SAF-Contabilidad que indica que la Cuenta Contble 160505 no puede desagregar cada uno
de los terrenos pues este detalle es manejado a travès de los inventarios de la Entidad. Por lo anterior, las
partidas objeto de observaciòn si estan identificadas mediante los soportes. Alta 1886 de agosto 31/07/ por
75.537.000 y Alta 1928 de 21/12/07 identificada como terreno Marco Fidel Suarez por $ 10.017.000 ubicado
en la Cra 13 No. 46-26 sur.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y Hallazgos No. 1. y 8 de septiembre 17 de
2015 de Radicado 4013 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 19 de los reformulados en
el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra
este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
De conformidad con el Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a
cargo del àrea, se enviò Radicado 2875 de Julio 24/07/2015 a SJC, la cual no emitiò respuesta alguna, por lo
anterior, se determina incluir tambien como responsable del Hallazgo a la Subdirecciòn Juridica y de
Contrataciòn, asì como a la Oficina de Asuntos Disciplinarios y se reitera la necesidad de adelantar Mesa de
trabajo.
El 29 de abril de 2016 se hizo nota de Contabilidad No. 498 con detalle contable: "Cancelación cuenta por
cobrar funcionarios de planta segíun documentos aportado por el área de Talento humano y Jurídica"por
$1.590.041 del funcionario de planta del funcionario Jhon Rodríguez Arciniegas, se debita la subcuenta
520290 Otros Sueldos y Salarios por $1.590.041 y se acredita la subcuenta 14709014 Cuentas por cobrar a
funcionarios de planta acreditando $1.590.041. Se adjunta documentos de talento humano y juridica según
radicado 00110817002910 del 27 de julio de 2015 con el cual el Subdirector jurídico de la época emitio
concepto respecto al caso, sin embargo el concepto indica que no es posible realizar el cobro al ex-
funcionario teniendo en cuenta que éste no fue notificado de la Resolución 696 de 2012 por la cual se
reconoce y se ordena el pago de unas prestaciones sociales y se ordena el reintegro de unas sumas.
Se considera seguir dejando abierta esta observación teniendo en cuenta que no se aportó documentos que
indique el inicio de una acción de reptición ante el funcionario que por error en los cálculos generó el
presunto detrimento al patrimonio. Si bien es cierto, existe un concepto jurídico en el cual se concluyó que la
falta de notificación no permitió que fuera una garantía que permitiera el cobro del dinero al exfuncionario.
Sin embargo, se cometiò el error de pagar de más a una persona que ya no labora para la entidad y el
registro contable no se debió haber llevado a la subcuenta 14709014 CUENTAS POR COBRAR A
FUNCIONARIOS DE PLANTA y afectar el gasto en la subcuenta 520290 Otros sueldos y salarios pues se
esta incurriendo en un pago no adeudado. De igual forma esta Asesoría considera agotar las instancias
administrativas y legales como la Acción de Repetición, considerando que aún se encontrare en términos
legales para dar inicio; Adicionalmente, no se aportó acta del comité de sostenibilidad contable para haber
realizado el moviento contable que se realizó con la nota de contabilidad No. 498 del 29 de abril de 2016.
Según el Manual de Procedimiento Contables de la Contaduría General de la Nación: "En el momento que la
entidad contable pública conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o derechos, adicional a las
gestiones administrativas relacionadas con la compañia aseguradora y la puesta en conocimiento de los
organismos o instancias competentes, y con competencia de los organismos o instancias competentes .....
contablemente se procederá a retirar de los saldos contables el valor de los faltantes o pérdida de fondos,
bienes o derechos debitando la cuenta 5810 Extraordinarios y un crédito a la subcuenta respectiva de las
cuentas del grupo 16. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, del grupo 11 EFECTIVO o del grupo que
indique la cuenta en donde estaba reconociendo el derecho.
Se realizaron requerimientos en julio 27 de 2016 radicado 8174390 y enero 30 de 2017 radicado 817-
000428 al Área de Almacén, requiriendo el documento que soporte el Ingreso a Almacén el cual es el único
que confirma la reposición del elemento a la Entidad, esto con el fin de proceder a realizar el movimiento
contable en los estados financieros.
De conformidad con el Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a
cargo del àrea, la Cuenta 161501 Construcciones en curso- Edificaciones fue reclasificada, para lo cual se
revisaron los movimientos del 2008 y se trasladò a la Cuenta 164004 Edificaciones Locales, mediante
documentos EA 135 NC 690 de Legalizaciòn COP 172/06 Plazoleta Comidas 20 de Julio. Se aclara que los
saldos mencionados no corresponden a la obra Pasaje 20 de Julio sino a las obras de interventoria de los
proyectos comerciales Marco Fidel Suarez, Caseta Feria Popular Quirigua, Siete de Agosto y CED
Centenario segùn COP2593/09 con SOCODA. De acuerdo con lo anterior, se considera pertinente cerrar el
presente hallazgo.
Realizado el seguimiento, se determina que el hallazgo debe continuar abierto hasta que el àrea de
Contabilidad culmine la tarea de depuraciòn de las partidas. Se indica que esta tarea registra un avance del
87.5 % .
Con nota de contabilidad 1261 del 30 de noviembre de 2016 se realizó ajuste por saldo de pago de convenio
con Secretaría de Educación y UNAD por valor de $2.472.000.
Se evidenció que el área contable realiza seguimiento para la recepción oportuna de información relacionada
con la ejecución de los convenios, que se envía mensualmente a las diferentes Subdirecciones y Oficinas
para que den cumplimiento a las circulares 04 de 2012, 140 de 2012, 02 de 2013. Teniendo en cuenta que el
procedimiento de conciliaciones, depuración de la cuenta 2453 Recursos recibidos en Administración es
permanente y a que refleja un progreso significativo a través de la circularizaciòn e implementación de los
formatos FO-323 y FO-324 y atendiendo a que se dio cumplimiento con la Acción correctiva formulada para
el Hallazgo 2.5.1. del INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL -
MODALIDAD REGULAR, PERIODO AUDITADO 2012 - PAD 2013 y que a este hallazgo, la asesoría de
Control interno solicitó el cierre correspondiente, y considerando que a su vez la Contralorìa cerro tal hallazgo
se considera pertinenete cerrar el hallazgo pues se cuenta con los instrumentos suficientes para no recaer
en la misma No conformidad.
Con Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a cargo del àrea, se
sustentò el cumplimiento de la Acciòn Correctiva aportando las Notas de Contabilidad 406 y 407 del
28/11/2014. Lo anterior atendiendo a la Resoluciòn SDH 143/13. Por lo anterior, esta auditorìa considera
pertinenete cerrar el presente hallazgo. Ver soportes en carpeta digital del hallazgo.
De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 se evidenció como acción
correctiva del hallazgo 10 mencionado en la Auditoria con radicado 5625 de 2014 que el área contable
actualizò sus procedimientos e instructivos los cuales persentò para revisión a SDAE. Los procedimientos en
actualización son:
Actualmente, el àrea Contable y SDAE han retomado las tareas de revisiòn conjunta de los procedimientos e
instructivos, logrando asì, la publicaciòn en la carpeta compartidos del Procedimiento PR-024 de fecha
16/05/2016 "Elaboraciòn y presentaciòn de informaciòn Exògena".
Teniendo en cuenta la Resolución 693 del 6 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación se
amplió el plazo para la implementación del nuevo marco normativo contable. A la fecha en la carpeta
compartido de niif se encuentran los borradores de las políticas, aún no se ha aprobado ninguna por
enconsen en mesas de trabajo de las áreas involucradas.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el informe radicado 5625 de 2014, en un hallazgo
mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 12 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014, hallazgo 8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del
informe 5625 de 2014 en un hallazgo mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 2 de los reformulados en el
informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Planeación Estrategica" por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 se evidenció que La
Subdirección Administrativa y Financiera–SAF-, se encontraba adelantando los trámites correspondientes
para adelantar el proceso de avalúo de 76 inmuebles de la Entidad con la Unidad Administrativa Especial
Catastro, de conformidad con el Decreto 583 de 2011, artículo 2. El envío de información sobre los 76
inmuebles a Catastro Distrital para la cotización del servicio, se realizó en dos partes. A la fecha, se
encuentra pendiente la cotización de los inmuebles Centro Comercial Restrepo y la Capuchina. Es decir,
que la Entidad ha enviado la información de 74 inmuebles, de los cuales, la cotización por parte de Catastro,
asciende a los ochenta y un millones seiscientos veinte mil novecientos treinta y tres pesos m/cte ($
81.620.933). La Subdirección Administrativa y Financiera no precisó el número total de inmuebles de la
Entidad. Se desconoce la existencia de un cronograma de actividades que permita determinar el plazo
estipulado para el desarrollo de este proceso.
se celebró el contrato No. 338 del 17 de novirmbre de 2016, con La Unidad Administrativa Especial de
Catastro, se realizó prórroga, a la fecha está en ejecución, hasta el momento han entregado 38 avaluos.
El mapa de riesgos de procesos fue reformulado, no obstante en seguimientos realizados por la oficina de
control interno se evidencia debilidades que deben corregirse.
Se construyó, se revisó la matriz de mapa de riesgos de cada una de las áreas que conforma el proceso de
recursos financieros, sin embargo no se ha formalizdo en el SIG porque se hizo por separado teniendo en
cuenta que los riesgos de cada una de las áreas son diferentes y estan solicitando una mapa de riesgos
único del proceso.
De acuerdo con la Auditorìa del 22/01/2015 se recoge la Observaciòn relacionada con la publicación
inoportuna de los estados financieros mensuales al interior de la Entidad pues no se evidenció la
publicación correspondiente a noviembre de 2015, asimismo se evidenció que la publicación
correspondiente al mes de noviembre aún no se habìa solicitado al área de Comunicaciones y las
correspondientes a septiembre y octubre fueron solicitadas dos meses después del periodo a publicar.
De acuerdo con lo planteado en la Auditorìa del seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 en la cual
se evidenció la publicación de los Estados Contables correspondientes a la vigencia 2014 en la página web
de la Entidad. Sin embargo, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública/Manual de Procedimientos
Contables 2008, “el representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos
certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de la respectiva entidad, en un
lugar visible y público.” ; paràmetro èste que no se cumplia.
Dada la situaciòn anterior, se evidencia, en la Pàgina Web de la Entidad la publicaciòn de los Estados
Finnacieros con corte a 31 de diciembre de 2015 con su respectiva declaraciòn de Certificaciòn firmada por
el Representante Legal. Por lo anterior, se considera pertinente cerrar los presentes dos (2) Hallazgos.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el informe radicado 5625 de 2014, en un hallazgo
mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 12 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado. .
De acuerdo con la Acción Correctiva Accion correctiva se dice que se debe hacer conciliacion mensual. Se
evidencia la elaboración de las conciliaciones de enero, febrero, marzo, abril. Por lo anterior, se cierra el
presente hallazgo.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el informe de auditoria interna 2008 de 2015 en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 14 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el informe de auditoria interna 2008 de 2015 en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 14 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el informe de auditoria interna 2008 de 2015 en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 14 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
No se evidencia acción correctiva formulada ni avance frente al hallazgo.
A partir de noviembre de 2016 se unificaron todas las líneas en un plan corporativo el cual está constituido
por 12 líneas telefonicos y 2 módem y se redujo el valor de la factura, el consumo es ilimitado por un valor
fijo. Los Moden están bajo salvaguarda del área de Sistemas y son prestados temporalmente para las áreas
que lo requieran fuera de la entidad.
Los controles se realizan revisando la factura verificando que llegue a tiempo el cobro, si no llega a tiempo
se escribe a TIGO para que envien la cuenta de cobro, el costo fijo del plan corporativo es $1.064.000 y el
área de almacén se encarga de consolidar y llevar el control para que Tesoreria realice el pago.
Según lo informado por el área de Almacén existen 12 unidades de teléfonos celulares. Al realizar la
verificación en SIAFI con corte a 26/05/2017 se encontraron los equipos celulares de placas A33101 y
A33119 en bodega, sin embargo según los informado los 12 teléfonos celulares estaban asignados.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1,4 y 5 del radicado 2896 de 2014, hallazgos 1,2,4,6, 10 y 11 del informe
radicado el 23/07/2014, hallazgo 1,2,,3,4,5, 8 y 9 del radicado 2657 de 2015, el hallazgo 9 del informe de
2013 y el hallazgo 6 del informe 2008 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 4 de
los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Fisicos" por lo
que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe de auditoria interna
572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe
3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe de auditoria interna
572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe
3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe de auditoria interna
572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe
3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe de auditoria interna
572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe
3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe de auditoria interna
572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe
3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
No cuenta con accion correctiva formulada, no obstante se considera que la causa origen de este hallazgo se
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015, dado que con dicho contrato se obtuvo
uns disminución promedio del 19% respecto al contrato de la vigencia anterior.
No cuenta con accion correctiva formulada, no obstante se considera que la causa origen de este hallazgo se
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015, dado que con dicho contrato la entidad
no esta a cargo de manera directa de gastos referentes al combustible de los vehiculos.
No cuenta con accion correctiva formulada, no obstante se considera que la causa origen de este hallazgo se
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015, dado que con dicho contrato la entidad
no esta a cargo de manera directa de gastos referentes al combustible de los vehiculos.
No cuenta con accion correctiva formulada, no obstante se considera que la causa origen de este hallazgo se
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015. El cual contempla en su obejto la
prestación del servicio de transporte y no el arrendamiento de vehiculos.
No cuenta con accion correctiva formulada, ni con soporte alguno que justifique la realización de dicho pago.
No obstante se sigue evidenciando la ausencia de controles fuertes que mitiguen dicha situación, ya que no
se realiza un seguimiento interno que permita una verificación de las planillas entregadas por la empresa de
transporte.
Se celebró contrato No. 216 del 11 de julio de 2016 con la empresa UNION TEMPORAL SATUR. Se creo el
formanto FO564 PLANTILLA DE CONTROL SERVICIO DE TRANSPORTE versión 1 publicado en el SIG el
11 de octubre de 2016 con este formato llevamos el control de los servicios por conductor y placa teniendo
en cuenta que a partir del segundo semestre de 2016 se implementó el pico y placa para los carros de
servicios especiales. Con el formato FO122 SOLICITUD DE SERVISIO DE TRANSPORTE, Versión 3
publicado en SIG el 22 de julio de 2016 y el formato FO 121 PLANTILLA PROGRAMA SEMANAL DE
TRANSPORTE versión 3 publicado en SIG el 26 de julio de 2016. este formato es para coordinar los
servicios de la semana siguinete y todsas las subdirecciones los deben presentar los viernes.
A la fecha se encuenra en proceso de elaboración el formato para el traslado no funcionarios es decir que no
cuentan con el carnet de la entidad ( casos: operarias de aseo, extranjeros, personal de otra entidad)
Desde julio de 2017 no se han vuelto a presentar cobros por diferencias en valores por concepto de
presetaión de servicio de transporte teniendo en cuenta que el contrato de prestación de servicio de
transporte el valor se maneja por servicio prestado y no se acordó el pago de horas extras.
No se cuenta con acción correctiva formulada, no obstante se evidenció que para la vigencia 2015 se realizó
el contrato 353 con compensar dentro del cual se contempló la entrega de 92 bonos navideños cada uno por
valor de $ 125.000 dando cumplimiento a la Circular 2 de 2014.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y Hallazgos No. 1. y 8 de septiembre 17 de
2015 de Radicado 4013 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 19 de los reformulados en
el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra
este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013. en un hallazgo
mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 18 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
El convenio 180 con Banco Agrario se liquido el 29/12/2015 y se efectuó la devolución de los recursos no
ejecutados con la Nota Credito 747 del 30/12/15. Respecto del Convenio Consorcio Mantenimiento IPES
tambien fue liquidado. Se expidio la orden de pago 2898 de 10/11/15 para pago del saldo final.
El convenio 1137 Corporacion Minuto de Dios se encuentra en ejecución y con saldo depurado de
conformidad con los soportes que allega SESEC. Por lo anterior, se cierra el presente hallazgo.
Segùn Auditoria de seguimiento del 22/01/2016 el área contable indicò que esta partida debe continuar en
los Estados Financieros, hasta que concluya el proceso instaurado por el IPES. Se determina incluir como
responsable del hallazgo a la SJC Y SAF. Con el fin de cerrar el hallazgo, se recomienda incluir esta
situación para ser tratada en la mesa de trabajo programada con las diferentes áreas, con las que se
comparte el hallazgo.
El area contable solicita retirar o cerrar este hallazgo, en razón a que depende por completo de las acciones
propias que le corresponden de manera exclusiva y que adelante la Contraloria Distrital y que finalmente
reporte a la Entidad sobre el posible resarcimiento, archivo del proceso o cualesquier novedad que se
durante su investigación.
Por lo anterior, esta auditoria considera pertinente, dejar la Accion Correctiva abierta, hasta tanto la
Contraloria Distrital se pronuncie al respecto y permita entonces dar lugar a los registros contables del caso.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y Hallazgos No. 1. y 8 de septiembre 17 de
2015 de Radicado 4013 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 19 de los reformulados en
el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra
este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013. en un hallazgo
mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 18 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones. Hallazgo 10 de 17/09/2015. De conformidad con la Resolución
120 de 2015, se dio cumplimiento al pago de la Sentencia proferida por el Tribunal de Cundinamarca y se
realizó el pago en el mes de Diciembre de 2015. Se expidieron los siguientes comprobantes:
a) Comprobante 2448 de 24/06/2015 por valor de $ 109.931.212 para cubrir reconocimiento pago de la
sentencia proferida, beneficiario Félix Antonio García Reyes.
b) Comprobante 5397 de 30/12/2015 por $ 1.289.900 para el pago de seguridad social y parafiscales del
periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 beneficiario ARL POSITIVA,
c) Comprobante 5398 de 30/12/2015 por valor de $ 9.876.840.00 para el pago de seguridad social y
parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 beneficiario Compensar
EPS y Caja de Compensación.
d) Comprobante 5395 de 30/12/2015 para el pago de seguridad social y parafiscales en el periodo
comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, por valor de $ 7.407.730.00, beneficiario ICBF.
e) Comprobante 5400 de 30/12/2015 para el pago de seguridad social y parafiscales en el periodo
comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 por valor de 36.772.033.00, beneficiario
PORVENIR S.A.
f) Comprobante 5399 de 3012/2015 por valor de $ 24.358.395.00 para el pago de seguridad sociales y
parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, beneficiario EPS
SALUDCOOP.
g) Comprobante 5396 de 30/12/2015 por valor de $ 4.938.420 para el pago de seguridad social y
parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, beneficiario Servicio
Nacional de Aprendizaje –SENA-
Se aclara que existe la posibilidad de que frente al proceso de liquidacion realizado por la Entidad, se
adelante una contra demanda y que de ser así, se adelantaran los ajustes respectivos de acuerdo con la
sentencia en firme que se produzca, entre tanto, la liquidación y pagos realizados por la Entidad, se
encuentran plenamente reconocidos, pagados y recibidos por el accionante. Por lo anterior, esta auditoría
considera que el hallazgo No. 10 relacionado con la Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones debe
cerrarse.
En la carpeta compartidos del SIG se publicó el instructivo IN-058 REGIMEN PRESTACIONAL Y SALARIAL
IPES, especificandose en el numeral 6.1.1 lo establecido en el Acuerdo 09 de 17 marzo de 1999 Alcaldía
mayor de Bogotá.
Se confirmó que mediante las resoluciones números 066 del 15 de marzo de 2017 y 096 del 7 de abril de
2017 con sus respectivos soportes de aprobación por parte del ordenador del gasto se ordenó pagar horas
extras de los meses de febrero y marzo de 2017 al funcionario conductor mecanico código 482 grado 21.
En el numeral 6.2.1. Vacaciones del instructivo IN-058 REGIMEN PRESTACIONAL Y SALARIAL IPES se
especificó "Es prohibido compensar las vacaciones en dinero; pero el jefe del respectivo organismo puede
autorizar que se paguen en dinero, hasta las correspondientes a un (1) año en casos especiales de perjuicio
en el servicio público." "Las vacaciones no deben ser aplazadas ni interrumpidas y sólo podrán ser
canceladas en dinero al retiro del funcionario. (Directica 001 del 9 febrero 2001 Alcaldía Mayor de Bogotá).",
adicionalmente por parte del área de nómina se empezó a llevar un cuadro de control de vacaciones
interrumpidas en excel.
El área de Servicios Generales para minimizar el costo de energía: 1. Redujo de 4 a 2 bombillos por lámpara
en las áreas. 2. Realizó puesto a puesto consulta a los funcionarios respecto al uso de la luz, indicando en su
mayoria el no uso de la luz por prevención en cuidados con la piel. 3. Los vigilantes verifican el apagado de
energía después del horario laboral cerciorándose de la no presencia de funcionarios en las áreas. 4. Los
fines de semana se realiza por parte del todero del contrato de Aseo el estado de los bombillos, realizando el
cambio cuando es necesario.
No se han elaborado los indicadores de gestión financiera, se manifestó que se contrató personal para la
elaboración de los mismos y así poder realizar los seguimientos y controles.
De conformidad con el concepto allegado: "En el régimen de Contabilidad Pública, no existe disposición
alguna que obligue a las entidades públicas colombianas a preparar y suministrar a la contaduría General de
la Nación, a la Secretaría distrital de Hacienda, a entidad pública alguna o a los órganos de control en
particular información contable acompañada de análisis e interpretación soportada en cálculo de indicadores
de gestión y financieros útiles para mostrar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad
pública. se adjunta concepto
No se cuenta con acción correctiva formulada y se observa que la situiación se sigue presentando. Sin
embargo se observó la programaciñon de una capacitación sobre el manejo de cajas menores para el dia 2
de Junio de 2016 por pate de la SHD.
En el informe de Auditoría con radicado 00110-817-005302 del 13/09/2016 dentro del objetivo de auditoría
era realizar arqueos a Cajas Menores, aunque no se observaron inconsistencias iguales en el manejo y
control, respecto al manejo de la Caja Menor de Inversión en lo corrido del primer semestre de 2016 se
observaron diferentes inconsistencias que fueron manifestadas en el informe, sin embargo no se aportó
acciones de mejora al respecto a la auditoría realizada. En acta firmada con la funcionaria que tenía el
manejo de la caja menor de inversión para el semestre en mención argumentó la falta de capacitación en
cuanto al manejo de cajas menores para ese momento.
Cuenta 142012- Anticipo para adquisición de bienes. Hallazgo No. 3. de la Auditoria de 17/09/2015 se
informa que el Tercero María Esperanza Rodríguez presenta orden de pago 2505 de fecha 02/10/2015 y
respecto del saldo de $ 6.597.835 correspondiente al contrato 2593 de 2009 con SOCODA-Nit.
890.914.1515 se encuentra en proceso de liquidación de acuerdo con el proceso establecido por la Entidad y
adelantado por la Subdirección Jurídica y de Contratación; razón por la cual el saldo se amortizará una vez
se termine dicho proceso. Se determina incluir como responsable conjunto del Hallazgo a la Subdirección
Juridica y de Contratación y se e recomienda incluir en mesa de trabajo con el fin de cerrar el hallazgo.
* De acuerdo con el seguimiento, el área contable indica que se remitió Memorando con Radicado 3049 de
30/07/15 a Planeamiento físico, y no se ha recibido respuesta alguna por lo que la partida debe permanecer
hasta que se liquide el contrato. Es decir que no ha habido causación que exija la actualización del registro
contable. Se recomienda incluir el tratamiento de éste hallazgo en Mesa de trabajo con el fin de cerrar el
mismo, igualmente incluir en esta sesión el caso de Nolher Rodolfo Agudelo.
El 23 de diciembre de 2016 según comprobante No. 2806 se amortizó el anticipo por $6.597.835 del
contrato con la empresa SOCODA S.A. Nit. 890.914.515.
Respecto a Maria Esperanza Rodriguez Nit. 20644513 $6.075.587, Registro del CPS 1709/2012 cuyo objeto
refiere a la “Adecuación, suministro e instalación de los módulos comerciales”. Al verificar SIAFI, este
contrato registra como estado “TERMINADO”, no obstante se el saldo continua en esta cuenta. SDAE
Planeamiento Físico y SAF, no se presentó avance por parte de la SAF en el seguimiento realizado el
25/05/2017.
Se registra avance de acuerdo con la Auditoria de seguimiento de 22/01/2016 con Radicado 0421, se
evidenció la formulación de la Acción correctiva con 10 actividades cumplidas,se recomendò, la planeación
de una mesa de trabajo entre las áreas contable, tesorería, asuntos disciplinarios para conocer el resultado
de la gestión de asuntos disciplinarios y determinar las acciones concluyentes que permitan el cierre del
hallazgo. Por otra parte, en algunos de los casos relacionados con el hallazgo, existen actividades de gestión
de cobro a cargo de la Subdirección Jurídica y de Contratación. Por lo anterior, los saldos observados deben
permanecer en esta partida hasta tanto concluya la gestión de recuperación de estos mayores valores
pagados, de no lograrse la recuperación, se reclasificará a la cuenta correspondiente.
Por parte Tesorería se solició al banco Davivienda los archivos de las transacciones del 2008 a 2016,
teniendo en cuenta que inicialmente le banco envió una información que no cumplió con lo socilicitado en
noviembre de 2016; nuevamente se solictó en abril de 2017 la cual ya fue remitida por el banco y se envió al
área contable. Adiconalmente se han realizado búsquedas en el archivo central de la entidad de los soportes
físicos de las partidas que contabilidad considere que deben buscar soporte, esta gestión se realiza por parte
de un funcionario de contabilidad y tesorería. Ha habido dificultad en la búsqueda de soportes de 2008
debido a un evento de inundación del archivo por causa de lluvia en esa época, dañando y desorganizando
los documentos. Adiconalmente, en el presente año el archivo estuvo cerrado por reparaciones
apróximadamente tres meses.
No cuenta con acción correctiva formulada. En cuanto al hallazgo luego de revisar los soportes de pagos
realizados a partir de Julio de 2015 y lo corrido de 2016 no se observa la existencia de mas recibos
manuales, pero no se evidencia avance en cuanto al fortalecimiento de los controles, se observó para el mes
de agosto de 2015 la existencia de dos tanqueos uno por 10,03 galones y otro por 2,63 galones en un mismo
dia para el vehiculo OBF289.
La cámara de seguridad ubicada en el área de tesorería se cambió en el mes de abril de 2017, se consultó
con el experto de seguridad el (contratista actualmente del IPES - Coronel retirado) quien en su concepto
manifestó que el rango de captura de la cámara cubre el área de la caja fuerte identificandose cuando entra y
sale una persona, así mismo cuando se manipula la caja fuerte. sin embargo , los funcionarios del área de
Tesorería no comparten este criterio. Respecto a la grabación de llamadas teniendo en cuenta el bajo
volumen de cheques girados y transacciones por vía telefónica que se manejan en el área, por lo tanto se
considera que no amerita una inversión al respecto.
Respecto a la confirmación de cheques de gerencia el registro de solicitud queda en la carta con la que se
solicita el cheque por parte de la Tesorería del IPES, así mismo el cheque va con las dos firmas autorizadas
y con sus correspondientes sellos y restringido para entrega a primer beneficiario.
1. Respecto al contenido de la bolsa plastica, estos cheques corresponden a la cuenta corriente No.
009869998550 correspondiente a una cuenta de caja menor que ya no se esta usando, se hablará con el
funcionario que manejó la Caja Menor en el año 2014 con el fin de que estos desprendibles de cheques
sean archivados en el cierre correspondiente de caja menor y respecto a los cheques en blanco se realizaran
las gestiones para solicitar la cancelación de esta cuenta y posterior destrucción de los cheques no usados.
2. El cheque No. 93849-4 se anuló el 30 de junio de 2016 teniendo en cuenta que se cumplió con los 6 mes
estipulados por la cármara de comercio para dar por hecho que un cheque no va a ser cobrado, se realizó
acta No. 03 de anulación firmada por el tesorero 30 de junio de 2016. Respecto a los cheques del banco
Davivienda cuenta No. 930065188672 según control del banco los cheques van del 93848-0 al 93947-4 son
de la cuenta 006869995719 la cual está activa. Vale la pena aclarar que estos no corresponden a la cuenta
mencionada el día de la visita ya que por error se dijo que era esta última, pues este número corresponde a
un control del banco.
3. Los cheques números 8505 al 8604 corresponden a la cuenta 09869999251 la cual se encuentra activa y
no a la cuenta 930064660317 la que se dijo por erro en ese momento teniendo en cuenta que este número
es un control del banco.
Respecto al cheque 8508 no se anuló, al momento de la audoria por error se había puesto el sello de
anulado en la colilla del cheque, razon por la cual no aparecia colilla con acta de anulación ya q este cheque
fue girado para pago de estampilla de Procultura y no de Universidad Pedagógica como aparece en el
informe. con fecha de junio de 2016 por $ 29.000 y no se encuentra el soporte motivo de anulación del
mismo.
4. Respecto al cheque 8509 que en el momento de auditoria se encontró en blanco y con sello de anulado y
que el cheque para ese momento no estaba anexo, se debió a que se manejan dos carpetas una para llevar
el consecutivo de los cheques girados y anulados y la otra para las actas de anulación. Actualmente el
cheque original se encuentra anulado con el acta No. 5 de fecha 28 de julio de 2016 firmada por el Tesorero.
5. En cuanto alo mencionado al talonario de cheques del Banco de Bogotá de W1728601 a W1728700
cuenta corriente No. 851022905, indica 851 CORABASTOS BODEGA 40 LOCAL 14. Total 100 cheques sin
estrenar y/o usar. Chequera de septiembre 3 de 2010. Esta cuenta esta activa, peron sin fondos. Se
recomienda la cancelación de cuentas que esten inactivas por mucho tiempo y sin fondos.
En cuanto a la colilla del 8510 el cual fue anulado y se había girado a Marta Lucero Jaimes Silva por $
Se envió comunicación reiterando la formulación de acciones, a la fecha no se ha recibido respuesta por
parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de 2017.
1 y 3. Por parte Tesorería se solició al banco Davivienda los archivos de las transacciones del 2008 a 2016,
teniendo en cuenta que inicialmente le banco envió una información que no cumplió con lo socilicitado en
noviembre de 2016; nuevamente se solictó en abril de 2017 la cual ya fue remitida por el banco y se envió al
área contable. Adiconalmente se han realizado búsquedas en el archivo central de la entidad de los soportes
físicos de las partidas que contabilidad considere que deben buscar soporte, esta gestión se realiza por parte
de un funcionario de contabilidad y tesorería. Ha habido dificultad en la búsqueda de soportes de 2008
debido a un evento de inundación del archivo por causa de lluvia en esa época, dañando y desorganizando
los documentos. Adiconalmente, en el presente año el archivo estuvo cerrado por reparaciones
apróximadamente tres meses.
De acuerdo a solicitud realizada por parte del área de comunicaciones respecto a a solicitudes realizadas por
parte de SAF de Orden de Servicio y /o apoyo para la publicación de de estados financieros en el segundo
semestre de 2016,únicamente se radicó una el 10 de noviembre de 2016 para publicación en cartelera
Institucional del 10/11/2016 al 9/12/2016.
ESTADO
C
A
C
C
C
A
A
C
C
C
C
C
C
C
A
A
C
C
A
A
A
A
A
A
C
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
HALLAZG
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
PROCES
Consultar Informe en SIAFI: 3593, 3594, 3595, 3
1. Se evidencia el incumplimiento de las disposiciones del Decreto 654 de 2011 , toda vez
que el SIPROJ , se encuentra desactualizado y sin los documentos de cada proceso adjunto,
tanto de los procesos judiciales, acciones de tutela, conciliaciones extrajudiciales y actas de
los comités de conciliación.
2, Las actas de los Comites de Conciliación no estan siendo introducidas en el SIPROJ , tal
como lo establece el decreto 654 de 2011 y la Resolución 603 de 2012
5. No se evidencio la solicitud ni entrega por parte de los abogados externos que llevan la
representación de la Entidad de los informes ejecutivos que deben entregar cada 3 meses.
10. Se evidencio que la Subdirección Jurídica no ha realizado los trámites respectivos para
la asignación de claves de los abogados que representan judicialmente a la Entidad.
HAL
Resultado del s
15. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la
asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2,5,6, 7, 10 Y 11 del informe de
auditoria radicado 5911 de 2014 y los hallazgos 3, 4, 6, 8, y 9 del informe de auditoria
radicado el 1872 de 2015, en un hallazgo mayor así:
En el año 2014 y 2015 se realizo auditoria a la Gestion Juridica, donde se evidencia el
incumplimiento de las disposiciones del Decreto 654 de 2011 y la Resolución 603 de 2012,
por aquellos contratistas y/ o funcionarios a quienes se les atribuya dicha obligacion, bien
sea porque esta dentro de sus obligaciones contractuales, o porque respecto de sus
funciones tienen el deber de hacer defensa judicial para la entidad.respecto del deber legal
de publicar todas las actuaciones judiciales (tutelas, demandas) asi como las actas de los
comites de conciliacion.
16. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la
asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1 y 2 del informe de auditoria radicado
1872 de 2015 en un hallazgo, así:
Se evidencian falencias en la convocación y en el número mínimo de comités de conciliación
a realizar conforme a la normatividad interna. (3 dias de antelación para convocar,
realización de un comité mensual).
HALLAZG
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
PROCES
HALLAZGOS REFORMULADOS
Resultado del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
NO SE EVIDENCIAN ACCIONES
8/9/2017 SJC
FORMULADAS
NO SE EVIDENCIAN ACCIONES
8/9/2017 SJC
FORMULADAS
NO SE EVIDENCIAN ACCIONES
12/14/2017 SJC
FORMULADAS
NO SE EVIDENCIAN ACCIONES
12/14/2017 SJC
FORMULADAS
ERNAS
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
ridica
1872, 5598 (correspondencia interna 2015)
S
66 de 2016
ridica
RESULTADOS DEL
FECHA ESTADO
SEGUIMIENTO
C
C
no se evidencian expedientes
5/31/2017 A
construidos
C
C
C
C
11/21/2016 C
11/22/2016 C
RESULTADOS DEL
FECHA ESTADO
SEGUIMIENTO
A
A
A
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
PROCE
1. Hay incoherencia entre el objetivo específico que figura en el documento Plan Institucional de
Gestión Ambiental -2012-2016 y el relacionado en el plan de acción PIGA -2016, sobre el programa
del uso eficiente del recurso hídrico Así mismo, pasa de reducir en por lo menos un 10% el consumo
histórico del agua según el Plan Institucional a optimizar los recursos en por lo menos un 8%, según
el plan de acción
2. Hay inconsistencias entre el objetivo planteado del Plan Institucional de Gestión Ambiental 2012-
2016, y el relacionado en el plan de acción PIGA-2016 sobre el programa de uso eficiente de la
energía; son diferentes.
4. No se está cumpliendo los objetivos de los programas de uso eficiente del agua y de uso eficiente
de la energía, ya que únicamente se evidenciaron actividades relacionadas en la sede
administrativa.
7. No se observó ningún reporte o control con destino al PIGA – Plan Institucional de Gestión
Ambiental, sobre consumo y pagos de servicios públicos generados por los puntos comerciales
administrados por el IPES.
8. Las actividades establecidas como intervención de los peligros identificados y los riesgos
priorizados en las plazas de mercado visitadas no se han ejecutado conforme a lo establecido en el
panorama de riesgos suministrado
9. No se observa la medición de los indicadores correspondientes a ausentismo ni accidentalidad
PROCE
1. En los indicadores de los programas del PIGA, de uso eficiente del agua, uso eficiente de energía,
gestión integral de residuos, consumo sostenible y prácticas sostenibles no se observó la medición
del indicador de cada programa, ni su análisis respectivo.
2. Los practivagones adquiridos por la Entidad, según el contrato No. 518 de 2014, cuyo objeto fue
“Adquisición de canecas, puntos ecológicos y vehículos de transporte interno de residuos, con el fin
de optimizar la gestión integral de los residuos sólidos generados al interior de las plazas de mercado
y puntos comerciales a cargo del Instituto Para La Economía Social – IPES”, en las plazas Las Ferias
(5 guardados) y 20 de julio (uno guardado), no están siendo utilizados para la actividad por la cual
fueron adquiridos.
3. Los compactadores adquiridos por el IPES con el contrato No. 554 de 2014, cuyo objeto fue la
“adquisición de elementos para fortalecer la gestión integral de residuos sólidos en las plazas de
mercado distritales en el marco de la implementación de la meta 3 del proyecto 431. Implementar un
plan de gestión integral de residuos en 19 plazas de mercado distritales y el programa distrital
basura cero”, se encuentran almacenados y no están siendo utilizados para la actividad que fueron
adquiridos.
3. Los compactadores adquiridos por el IPES con el contrato No. 554 de 2014, cuyo objeto fue la
“adquisición de elementos para fortalecer la gestión integral de residuos sólidos en las plazas de
mercado distritales en el marco de la implementación de la meta 3 del proyecto 431. Implementar un
plan de gestión integral de residuos en 19 plazas de mercado distritales y el programa distrital
basura cero”, se encuentran almacenados y no están siendo utilizados para la actividad que fueron
adquiridos.
4. No se evidencia retroalimentación del reporte de servicios públicos generados en las plazas, que
permita justificar picos, aumentos o disminuciones en consumos y valores registrados.
5. La recolección de aceite vegetal usado, en las cocinas de las plazas de mercado del 20 de julio y
del Restrepo, no presenta unas cantidades significativas de recolección, de acuerdo con las
frecuencias evaluadas, ya que en el semestre de febrero a julio de 2017, se presentaron dos
recolecciones, que en promedio para la plaza del 20 de julio fue de 19.2 Kg y para el Restrepo 28.2
Kg por recolección. De igual forma en las plazas de Fontibón y Siete de agosto que cuentan con
cocinas, no se está realizando esta recolección.
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SESEC
12/14/2016 SESEC
12/14/2016 SAF/SESEC
12/14/2016 SAF
6/22/2017 SDAE
SESEC
6/22/2017
SESEC
SESEC
6/22/2017
6/22/2017
SESEC
6/22/2017 SDAE-SESEC
SDAE-SESEC
6/22/2017
SESEC
SAF- SESEC
6/22/2017
SESEC
OS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
PIGA
PIGA
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO REAGRUPADO
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
PROCESO/A
1. Se evidencia desactualización en el actual mapa de procesos el cual no guarda coherencia con los
cambios adoptados por la Entidad en la Misión y Visión, asi como el cambio de Plan de Desarrollo de
la ciudad. Se evidencia desactualización en la identificación de algunos elementos del Mapa de
procesos, no se encuentra reestructurado de conformidad con la nueva misión y visión de la Entidad.
5. No existen informes con indicadores que demuestren el grado de satisfacción de nuestros usuarios
con el servicio prestado.
El instrumento electrónico que permitía cuantificar la calificación de la satisfacción de los usuarios no
está en funcionamiento
6. La política de administración de riesgos no esta aprobada mediante acto administrativo por tanto
no se ha podido difundir, ni socializar para su implementación
9. No se evidencia ruta en las plataformas tecnológicas de la Entidad que permitan conocer los
objetivos de la Entidad. Al consultarlos en el Plan Estratégico se evidencia desactualización
10. Se evidencia que algunas de las acciones descritas en estos planes de acción son ambiguas y
algunas actividades no cuentan con indicadores definidos que permitan con claridad los avances
obtenidos
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
OS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIENT
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
Revisar las brechas que tienen los procesos que aún no han
podido culminar el mapa de riesgos y acompañarlos en los 5/31/2017
procesos
ECI 2014
PROCE
Incumplimiento a lo normado por el Convenio interadministrativo No. 2312-1 de 2014 mediante el cual
se entregó el proyecto Misión Bogotá a IDIPRON, en lo concerniente a:
• Falta de liquidación del convenio
• No hay evidencias de la documentación respecto del cumplimiento de las obligaciones del IPES
con el IDIPRON, como entregar base de datos de los Guías y Monitores atendidos en cumplimiento
de las metas del proyecto, así como la evidencia de la participación de los procesos formativos que a
través de la misma Subdireccion de Formación se establecían, si paso al segundo ciclo contemplado
en la ficha EBI del proyecto.
• No hay evidencias del cumplimiento de la obligación de informe de ejecución física y financiera del
proyecto.
• No hay evidencias del cumplimiento de entrega de las evaluaciones de las personas que operan
como guías en el proyecto con el fin de analizar su proceso y dar continuidad al segundo ciclo.
Incumplimiento a liquidación de los contratos de los guías contratados bajo el proyecto 414 MISIÓN
BOGOTÁ, situación que se produce dado la falta de ejercer labores de supervisión, por no ejercer el
control en los pagos de seguridad social y en el incumplimiento de los términos de liquidación
establecidos en el contrato, conllevando pérdidas de competencia de varios de estos contratos.
Al verificar los planes de seguimiento que se suscriben con los servidores en planta provisional se
evidencia que los compromisos que se pactan y que posteriormente fueron evaluados, no son
equivalentes con las funciones notificadas a cada funcionario.
De lo anterior, se verificó las hojas de vida de todos los funcionarios de la planta global en la
Subdireccion de Formación y Empleabilidad, evidenciando que únicamente la profesional de carrera
administrativa pacta compromisos coherentes con las funciones que se le notificaron.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
PROCESO/ACTIVIDAD:FORMACION Y EMPLEABILIDAD
Consultar Informe en SIAFI: 6674 de 2016
11/15/2016 SFE
11/15/2016 SFE
11/15/2016 SFE
11/15/2016 SFE
DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
AD:FORMACION Y EMPLEABILIDAD
onsultar Informe en SIAFI: 6674 de 2016
1. Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección Administrativ
Financiera posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 de 2
y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada/Requisito no implementado
• Tablas de Retención Documental de conformidad con los lineamientos del Archivo General de la Nación.
• El Programa de gestión Documental de conformidad con los lineamientos del Archivo General de la Nación.
• El índice de información Clasificada y Reservada.
• Los costos de reproducción de la información pública.
• Información respecto de la ejecución presupuestal 2017.
• Desarrollar y publicar el formulario electrónico de solicitud de información pública, de acuerdo a los requisitos generales y
campos mínimos señalados en el anexo 2 de la resolución 3564 de 2015.
Información publicada de forma incompleta.
• Los informes de las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado de la vigencia 2017 no cuentan con
ítem de “las veces en las que se negó acceso a la información”
• El Registro de Activos de la Información no cuenta con las columnas ni el contenido de información correspondiente a la
categoría de información, ni descripción del contenido, ni el idioma, ni el medio de conservación, ni el formato.
• Se evidencia la publicación del horario de atención al público para la sede Manuel Mejía, sin embargo, en cuanto a las plazas
mercado y puntos de encuentro, se promete en el título de las secciones la publicación de horarios, pero esto no se muestra
finalmente en los listados publicados.
El presente hallazgo contiene los hallazgo 1, 2 y 3 formulados en el informe 5336 de 2016, (ver observación 3.5.1 del presente
informe).
2. Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de Diseño y
Análisis Estratégico posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3
de 2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
• Mecanismo o procedimiento para la participación ciudadana en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de
sujeto obligado. (Mencionar sujetos que pueden participar, los medios presenciales y electrónicos, y las áreas responsables de
orientación y vigilancia para su cumplimiento)
• Publicación de datos abiertos en www.datosabiertos.gov.co.
• Desarrollar y publicar el formulario electrónico de solicitud de información pública, de acuerdo a los requisitos generales y
campos mínimos señalados en el anexo 2 de la resolución 3564 de 2015.
Información publicada de forma incompleta.
• Metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y seguimiento a los mismos
• Indicadores de desempeño y seguimiento a los mismos.
• La documentación asociada a la descripción de los procesos y procedimientos para la toma de las decisiones en las diferente
áreas no está actualizada en la página WEB de la Entidad.
• El Plan de Acción debe contener las metas y objetivos entre otros aspectos.
• El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse en la página WEB de manera coherente con las publicaciones del mismo en
SECOP y viceversa, dentro de los términos establecidos por la Ley.
3. Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección Jurídica y de
Contratación posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 de
2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
• El sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor,
prueben la ejecución de los contratos.
Información publicada de forma incompleta.
• Las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia deben publicarse de manera mensual.
• El correo para notificaciones judiciales debe estar configurado de forma tal que envíe acuse de recibo al remitente de forma
automática.
• Incluir en el informe de defensa judicial el riesgo de pérdida.
• Ordenar la normatividad publicada según lo establecido en la Resolución 3564 de 2015.
El presente hallazgo contiene el hallazgo 4 formulado en el informe 5336 de 2016, (ver observación 3.5.2 del presente informe
4.Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Oficina Asesora de
Comunicaciones posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 356
2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
4.Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Oficina Asesora de
Comunicaciones posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 356
2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
• Calendario de actividades: El sujeto obligado habilita un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con sus procesos
misionales.
• El link de “Transparencia y derecho al acceso a la información pública” debe estar organizado como lo establece la Resolució
3564 de 2015 en su Anexo 1.
• El Sitio Web debe contar con las categorías establecidas por la Resolución 3564 de 2015 en su Anexo 1, y con la informació
relacionada agrupada en su respectiva categoría.
• El "Esquema de publicación" cuenta con las columnas establecidas por la norma, sin embargo no consigna información en la
columnas de Medio de Conservación y/o soporte, Fecha de generación de la información, Frecuencia de actualización.
• El contenido de las decisiones y/o políticas adoptadas que afecten al público, con fundamentos e interpretación autorizada.
• Publicación en el pie de página de la localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público: Ubica
física del sujeto obligado, de sus sedes, áreas, divisiones, departamentos y/o regionales según corresponda, incluyendo ciuda
departamento de ubicación, así como horarios y días de atención al público.
5. Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de Gestión
Redes Sociales e Informalidad posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la
Resolución 3564 de 2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
7. Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de Formació
Empleabilidad posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 d
2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
• Calendario de actividades: El sujeto obligado habilita un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con sus procesos
misionales.
8. No se evidencia formulación de acciones correctivas por parte de la subdirección Administrativa y Financiera, y la Subdirecc
Jurídica y de Contratación, frente a los hallazgos formulados en el informe 5336 de 2016.
Aun cuando el PR-001 Auditorías Internas establece “El auditado cuenta con 8 días hábiles para remitir a la Asesoría de Contr
Interno las acciones correspondientes, aplicando el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - PR-051,
diligenciando el formato acciones correctivas, preventivas y/o de mejora -FO-007.”
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
OCESO/ACTIVIDAD: Ley de Transparencia (Ley 1712/2014, Dto 103/2015, Res 3564 de 20
Consultar Informe en SIAFI: 5336 (correspondencia interna 2016) 3793 (correspondencia interna 2017)
9/15/2016 SAF
7/19/2017 SAF
7/19/2017 SDAE
7/19/2017 SJC
7/19/2017 OAC
7/19/2017 SGRSI
7/19/2017 SESEC
7/19/2017 SFE
SAF
7/19/2017
SJC
E AUDITORIAS INTERNAS
Transparencia (Ley 1712/2014, Dto 103/2015, Res 3564 de 2015, GEL)
spondencia interna 2016) 3793 (correspondencia interna 2017)
SEGUIMIENTO
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
7/19/2017
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
A
A
A
A
A
A
A
HAL
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
9/22/2017 SGRSI
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
PORMENORIZADO 2017
Mediante el memorando de radicado IPES No. 00110-817-002984 de 2017 se dio a conocer los
resultados al primer seguimiento de austeridad del gasto de 2017 asi:
Mediante el memorando de radicado IPES No. 00110-817-002984 de 2017 se dio a conocer los
resultados al primer seguimiento de austeridad del gasto de 2017 asi:
2. Las actividades realizadas durante los meses de enero a mayo de 2017, del programa de consumo
sostenible no han contribuido adecuadamente a la reducción del consumo de fotocopias
Mediante el memorando de radicado IPES No. 00110-817-005103 de 2017 se dio a conocer los
resultados al segundo seguimiento de austeridad del gasto de 2017 asi:
6/12/2017 SAF
6/12/2017 SAF