Creando documentos PDF

Acerca de los documentos en PDF

Tarde o temprano todos los que navegamos por Internet nos encontramos con archivos con extensin PDF, pero qu es exactamente PDF? PDF son las siglas de Portable Document Format (formato de documento porttil), creado por la empresa Adobe. Es un tipo de archivo que captura todos los elementos de un documento como si ste fuese impreso pero en realidad se trata de una imagen electrnica, un archivo de este tipo se puede ver e imprimir en cualquier sistema operativo con el formato original intacto. La idea en la creacin de ste tipo de archivo surgi debido a la necesidad de compartir archivos que no necesitaran de modificaciones posteriores, o sea de solo lectura. Esto era imposible de lograr con los tipos de archivos normalmente utilizados debido a que podan ser modificados, tambin era preciso tener el mismo programa, versin y tipos de fuentes para ver el documento tal y como se creo. PDF resuelve estos inconvenientes incluyendo dentro del documento las fotografas, imgenes y tipos de letras con que fue diseado en el programa original. Para poder leerlo (ms no crear) se necesita de Adobe Reader (http://www.adobe.es), un programa gratuito que te permitir leer los documentos PDF. Previo a la versin de Adobe Reader 6.0 exista Adobe Acrobat Reader, pero ha perdido el nombre Acrobat debido a que ahora no es slo capaz de leer documentos PDF sino que tambin reproduce Quicktime, contenidos con formato Macromedia Flash, Real y Windows Media; adems tiene una mayor compatibilidad con otros formatos de Adobe. Por lo anterior, lo correcto es llamar Adobe Acrobat Reader a las versiones anteriores a la 6.0 y las versiones posteriores recibirn el nombre de Adobe Reader. Como te lo podrs imaginar tambin existen otros programas para leer PDF ajenos a la empresa Adobe pero si quieres exprimirle todas las caractersticas a este tipo de documentos lo mejor es que utilices los lectores creados por Adobe, despus de todo, son gratuitos. Para poder crearlos necesitamos de programas como Adobe Acrobat Standard 7.0 (300 dlares) o Adobe Acrobat Professional 7.0 (450 dlares), cuyo precio est al alcance de pocos. Aunque tambin existen opciones ms econmicas como eXPert PDF 2.0 Pro (85 dlares) o PDF Converter Profesional 2 (100 dlares), el problema reside en que si no vamos a hacer uso de caractersticas complejas como indexacin, imgenes en movimiento, hipervnculos, inclusin de marcas de agua, presencia de marcadores, etc. se va a hacer una psima inversin y ms si consideramos que el uso que se le va a dar al programa va a ser ocasional o que simple y sencillamente queremos crear documentos PDF sin complicaciones. Por suerte para todos nosotros existen programas legales y gratuitos que nos van a permitir crear documentos PDF sin ningn tipo de dificultades. Uno de ellos es CutePDF Writer, la versin gratuita del programa comercial CutePDF; anteriormente reciba el nombre de CutePDF Printer. Otro programa freeware y de excelente calidad es PrimoPDF y al igual que el programa anterior es la versin gratuita del programa comercial. Y por ltimo quiero ofrecerles un programa, ms bien una suite, proveniente de la comunidad del software libre: OpenOffice.org que permite exportar a PDF en todos sus programas.
CutePDF Writer

CutePDF Writer es 100% gratuito: no incluye anuncios publicitarios ni tampoco agrega a cada pgina del documento creado el nombre del programa y la direccin del fabricante, como suele ocurrir en otros programas que se promocionan como gratuitos. Adems tambin se permite la creacin de documentos con fines comerciales y no exclusivamente uso personal. CutePDF Writer funciona a manera de una impresora virtual: una vez instalado se agrega como una impresora. Su uso es extremadamente sencillo, si alguna vez has mandado imprimir algn trabajo entonces ya estas listo para usar CutePDF Writer. He aqu como funciona: 1. Realiza tu trabajo de la forma acostumbrada (cualquier programa que te d la opcin de imprimir podr ser convertido a PDF), una vez terminado guardalo.

2. Ve a Archivo--->Imprimir..., y en el apartado Impresora / Nombre selecciona CutePDF Writer y haz clic en Aceptar. 3. Se abrir un cuadro de dilogo preguntndote el nombre del archivo y la carpeta en donde va a ser guardado, rellena estos datos. Haz clic en Aceptar y espera a que se realice la conversin. 4. Tu documento est creado, abre Adobe Acrobat Reader / Adobe Reader y mralo. Los requerimientos para su funcionamiento son mnimos:

Microsoft Windows 98/98SE/ME/2000/XP/2003. Procesador Pentium. 64 MB en RAM. 8 MB libres en disco duro.

Puedes descargarlo de http://www.acrosoftware.com/Products/CutePDF/writer.asp La descarga de CutePDF Writer consiste de dos archivos (ambos gratuitos): 1. Converter (3.04 MB, GNU Ghostscript). 2. CuteWriter (1.04 MB). Instlalos exactamente en el mismo orden y reinicia la computadora. Una vez reiniciada va a estar lista para utilizarse.
PrimoPDF

Este programa para exportar documentos a PDF funciona de la misma manera que CutePDF Writer: se instala a manera de una impresora virtual y para utilizarlo el procedimiento a seguir es exactamente que con el programa anterior solo que esta vez se selecciona la impresora PrimoPDF. Hasta aqu acaban las similitudes ya que al mandar a imprimir te aparecer un cuadro de dilogo preguntndote en que carpeta vas a querer guardar el archivo convertido as como la calidad de exportacin:

For screen: tamao de archivo ms pequeo. Utiliza esta opcin para distribuir documentos que solo se vern en el monitor de la computadora. For print: como su nombre sugiere, la calidad de este archivo es para imprimir por lo que el tamao del archivo aumentar.

Una vez seleccionado las opciones que mejor te convengan haz clic en OK. Con PrimoPDF no va a ser necesario que abras Adobe Reader para visualizarlo, sino que al terminar de convertir el documento, ste se va abrir automticamente. Para descargar el programa dirgete a http://www.primopdf.com/ al finalizar la descarga (alrededor de 10 MB) haz doble clic sobre el archivo descargado (esta vez es solo uno) y sigue las indicaciones del asistente. Todo lo anterior en ingls pero no te preocupes, no es nada complicado solo es cuestin de hacer clic en Next ya que las opciones predeterminadas son las correctas para la gran mayora de los usuarios. Para utilizarlo necesitas una computadora Pentium con 64 MB en RAM, 10 MB libres en disco duro con Windows 98SE/ME/XP y al igual que CutePDF Writer no agrega a cada pgina del documento creado el nombre del programa y la direccin del fabricante y funciona con cualquier programa que presente la opcin de imprimir, pero PrimoPDF presenta una falta: despus de determinado nmero de usos aparece un cuadro de dilogo en donde se te pide informacin (nombre, correo electrnico, uso ms comn para PrimoPDF, etc). No existe un botn para cerrar este cuadro de dilogo por lo que solo tienes dos opciones: o envas la informacin que te solicitan (en caso de tener conexin a Internet) o presionas los botones Ctrl Alt Supr (o Delete si tienes teclado en ingls) al mismos tiempo para obtener el cuadro de dilogo Finalizar tarea y haz clic en las entradas correspondientes a PrimoPDF y luego en finalizar tarea, despus vuelve a abrir

PrimoPDF y ahora podrs convertir tu documento.

OpenOffice.org

OpenOffice.org es un caso especial, en realidad se trata de una suite y no de un programa exclusivo para convertir a PDF. Una suite es un paquete de programas que comparten funciones y caractersticas comunes: OpenOffice.org incluye un procesador de textos, una hoja de clculo, un programa de presentaciones, un mdulo de dibujo vectorial, un editor de frmulas matemticas y un programa para disear pginas web. Es compatible con los formatos de Microsoft Office por lo que podrs abrir y guardar documentos en los formatos ms utilizados de MS Office. Cada programa que integra la suite OpenOffice.org presenta la opcin de exportacin a PDF. Elabora tu trabajo de la manera habitual en el procesador de textos (recibe el nombre de Documento de texto o Writer) incluyendo imgenes o fotografas si gustas y una vez terminado guardalo. Para convertirlo a PDF dirgete a Archivo-->Exportar en formato PDF..., se abrir un cuadro de dilogo preguntndote en que carpeta se guardara el archivo as como el nombre que desees darle. Pulsa en Guardar y aparecer el cuadro de dilogo Opciones PDF en la que tendrs que especificar los siguientes parmetros: A)-Pginas: Todas: todas las pginas del documento se exportarn. rea: solo las pginas especificadas dentro del intervalo se convertirn a PDF. Utiliza un guin para un intervalo continuo y un punto y coma para pginas no continuas. Por ejemplo, si de un documento de 15 pginas solo te interesan de la 2 a la 10 escribe 2-10 (sin espacios) o si solo quieres la 2 y la 4 escribe 2;4 (sin espacios). Selecciones: a menos que tengas seleccionado un bloque de texto, sta opcin aparecer atenuada en gris. Solo la parte seleccionada se exportar. B)-Compresin: en este apartado podrs decidir la calidad del documento a exportar ya que no es lo mismo crear un documento para ver en el monitor de la computadora que para imprimirlo en casa o llevarlo a imprimir a una imprenta.

Optimizado para la pantalla: debido a que sta opcin es un compresin con perdida, algunos detalles se perdern. Ideal para distribuir documentos que solo se vern en el monitor de la computadora o para compartir documentos por Internet. Es de calidad media, con una resolucin de 600 dpi (puntos por pulgada). Tamao de archivo ms pequeo. Optimizado para la impresin: imgenes y texto con buena resolucin para imprimirse en una impresora lser. Es de alta calidad con una resolucin de 1200 dpi. Optimizado para la imprenta: salida de imagen y texto con mayor resolucin (calidad mxima, 2400 dpi), el tamao de archivo ms grande.

Existe una opcin para convertir directamente el documento a PDF ms fcilmente: mediante el icono Exportar directamente como PDF, situado en la barra de herramientas a un lado de la impresora. Decid dejar esta explicacin hasta el final ya que utiliza las ltimas opciones de configuracin especificadas en el cuadro de dilogo Opciones PDF. Si te interesa probar OpenOffice.org lo podrs descargar de manera gratuita de http://es.openoffice.org/ . El archivo es de 66 MB (OpenOffice.org 1.1.5 rc2) por lo que recomiendo que utilices un gestor de descargas como LeechGet (gratuito, http://www.leechget.net/es/). OpenOffice.org es totalmente gratuito y sin limitacin de ningn tipo independientemente del uso que le vayas a dar: personal, educativo o negocios. Los requerimientos para su funcionamiento son mnimos: Microsoft Windows

PC Pentium. Microsoft Windows 95, 98, NT, ME, 2000 o XP. 32 MB de RAM mnimo, aunque se recomiendan 64 MB. 300 MB de espacio en disco duro. VGA o mayor resolucin con 256 colores, resolucin de pantalla de 800 x 600.

Comprobando la fidelidad de exportacin

La seleccin de estos programas para exportar a PDF no estn dados al azar sino que es el producto de probar varios programas y stos tres son los que mejores resultados me han dado. Debido a que he probado varios programas he elaborado una prueba para saber con que tanta exactitud son capaces de convertir los documentos a archivos PDF. Si desean utilizar otros programas o ya tienen uno de su preferencia tambin pueden llevar a cabo la prueba utilizando los siguientes parmetros en su procesador de textos:

Incluyan palabras en negrita, cursiva, subrayada y sin formato con cualquier tipo de letra. Utilicen comillas en una oracin y diferentes palabras que presenten acentos en cada una de las vocales. Elaboren una tabla de cualquier tamao con cualquier tipo de informacin en su interior o si ya tienen una elaborada utilicenla. Inserten WordArt, autoformas, imagen prediseada y una imagen (o fotografa) en jpg. Incluyan todas las vietas que su procesador de textos presente. Utilicen smbolos comunes (+, -, =, <, >, /, !, @, #, $, %, ?, etc...) y superndices y subndices. Usen letras de colores y marcador de textos (anlogo al plumn marcador de textos). Letras acentuadas en maysculas. Diresis.

Exporten todo lo anterior a PDF y ahora si lleg la parte pesada: comparar con mucho cuidado el documento exportado con el documento original. Obviamente el programa que exporte con mayor fidelidad todos los elementos anteriores va a ser la aplicacin elegida a utilizar. Con OpenOffice.org no es necesario esta prueba ya que la exportacin a PDF es una funcin nativa dentro de la suite y no una aplicacin de terceros, o sea, que esta especialmente diseada para trabajar con la suite. Un pequeo tip: si quieres saber que programa se utiliz para convertir un documento a PDF ve a Archivo-->Propiedades del documento-->Resumen y fjate en los apartados Creador y Producido en (Adobe Acrobat Reader 5.0) o Archivo-->Propiedades de documentos (Adobe Reader 7.0).
Importancia de los documentos en PDF

Pero cul es la importancia de los documentos en PDF? PDF se ha convertido en el estndar a la hora de compartir documentos en formato electrnico ya sea a travs de Internet o su inclusin en programas a manera de tutoriales. Los documentos creados en PDF se refieren siempre a archivos de solo lectura es la que no es necesario hacer modificaciones de ningn tipo, como por ejemplo instrucciones acerca de cmo utilizar un programa, cursos, libros, etc. Elaborado por: Hctor Guillermo Coso Castro.