Indice del Contenido Introduccién GAPITULO 1 Papeles de trabajo Caracteristicas generales Su forma y contenido Su importancia Sus objetivos Su confidencialidad ‘Su protecci6n Su propiedad y custodia Factores que afectan su forma y contenido Requisitos de su conservacién CAPITULO 2 La elaboracién de papeles de trabajo Introduccion Marco conceptual Aspectos a considerarse Contenido estandar de las cédulas Descripcion de politicas y procedimientos contables Cédulas que pueden excluirse Modificacion en el alcance de la revision Conclusiones por areas examinadas Formas de referenciar Uso de marcas y abreviaturas Partidas contables de reclasificacién y ajuste Errores comunes en su elaboracién CAPITULO 3 Los Expedientes de papeles de trabajo Requisitos de archivo Expediente permanente Expediente administrativo Expediente operativo Archivo de correspondencia CAPITULO 4 Ejemplos de papeles de trabajo Ejemplos de cédulas utilizadas en la auditoria financiera Ejemplos de cédulas utilizadas en la auditoria fiscal Otros Libros del AutorCAPITULO T Papeles de Trabajo Caracteristicas generales Papeles de trabajo (Work Papers) es un término técnico utilizado en auditorfa para describir las cédulas 0 documentos en los que se anota el trabajo realizado 0 se describe la informacién o evidencia obtenida por el auditor en el desarrollo de sus actividades; en ellos consta ademds, los procedimientos y técnicas de auditoria que han sido aplicados y las conclusiones a las que se han Ilegado en relacién con una auditorfa, sea esta externa o interna. El auditor incluye en estos papeles la descripcién del alcance establecido en su examen y el cumplimiento de! mismo; documenta la observacién y aplicacién de las Normas Internacionales de Auditorfa en la ejecucién del trabajo y, consecuentemente, sirven de base para preparar su informe. La Norma Internacional de Auditoria (NIA) en su Tema 230 Documentacién, Pérrafos 1y 2, dispone: EI propésito de esta Norma Internacional de Auditoria (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos respecto de la documentacién en el contexto de la auditoria de estados financieros. El auditor debera documentar los asuntos que son importantes para apoyar fa opinién de auditoria y dar evidencia de que la auditoria se llevé a cabo de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria. En su Parrafo 3 declara: Documentaci6n significa el material (Papeles de Trabajo) preparades por y para, u obtenidos o retenidos por el auditor en conexién con el desempefio de la auditoria. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, pelicula, medios electrénicos, u otros medios. Las Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Puiblicos, A.C., en el Boletin C, Parrafo 07, declaran lo siguiente: Obtencién de evidencia suficiente y competente. Me inte sus procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera Para suministrar una base objetiva para su opini6n. En el Boletin E-03, Parrafo 01 declaran: La evidencia sera suficiente, cuando ya sea por los resultados de una sola prueba o por la concurrencia de resultados de varias pruebas diferentes, se ha obtenido en la cantidad indispensable, para que el auditor llegue a la conviccién de que los hechas que esté tratando de probar dentro de un universo y los criterios cuya correccién esté juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados. En el Parrafo 07, declaran: La evidencia suficiente y competente se debe consignar en papeles de trabajo.Los papeles de trabajo son elaborados y conservados Para documentar el examen de los estados financieros, segiin es requerido por la tercera norma de auditoria relativa a la ejecucién del trabajo, Al respecto, en las Declaraciones ‘Sobre Normas de Auditoria (SAS 1) del Instituto Americano de Contadores Puiblicos, Seccién 150, Parrafo 2, Normas Relativas a la Ejecucién del Trabajo, Numeral 3, se sefiala: Se obtendra material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la inspeccién, observacién, investigacién, indagacién y confirmacién, para lograr una base razonable y asi poder expresar una opinién en relacién con los estados financieros que se examinan. Los papeles de trabajo proporcionan evidencia de la aplicacién de las Normas Internacionales de Auditoria (NIAs), al documentar: + La planificacién del trabajo de auditoria + El estudio y evaluacién del sistema de control interno + La Supervisién apropiada en todos los niveles « La aplicacion de los procedimientos y técnicas de auditoria + La obtencién de la evidencia suficiente y competente * Las conclusiones finales del trabajo realizado La NIA Tema 230, previamente citada, declara en su Parrafo 4. Los papeles de trabajo: a. Auxilian en ta planeacién y desempefio de la auditoria; b. Auxilian en la supervision y revision del trabajo de auditoria; y ¢. Registran la evidencia de auditoria resultante del trabajo de auditoria desempefiado, para apoyar la opinién del auditor. Estos papeles sirven al auditor principalmente para documentar el examen efectuado y no deben utilizarse como substitutos de los registros contables, de la documentacién © de parte de los archivos de su cliente. Cada empresa estd obligada a mantener la documentacidn que respalde las cifras mostradas en sus estados financieros. Los papeles de trabajo sirven de prueba en aquellos casos en que surjan dudas respecto al trabajo desarrollado por el auditor, sean éstas expresadas por el cliente, instituciones gubernamentales, entidades relacionadas con las operaciones del cliente u otras personas interesadas en los estados financieros examinados. En cuanto a su naturaleza, la Norma Internacional de Auditoria (NIA) en sus Parrafos N°s 9 y 10, declara lo siguiente: Los papeles de trabajo son disefiades y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditorfa en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas borrador, organizacién estandar de papeles de trabajo) pueden mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegacién de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.Para mejorar la eficiencia de la auditoria, el auditor Puede utilizar calendarios, analisis y otros documentos preparados por la entidad. En tales circunstancias, el auditor necesitaria estar satisfecho de que esos materiales han sido apropiadamente preparados. De acuerdo con lo anterior, los papeles de trabajo constituyen un conjunto de andlisis, recapitulaciones, comentarios, confirmaciones, _certificaciones y correspondencia reunida u obtenida por el auditor en el transcurso de su examen, de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditorfa (NIAs). ‘Su forma y contenido Los papeles de trabajo deben contener toda |a informacién que el auditor estime de importancia para poder sustentar las opiniones e informes emitidos. La informacién a utilizarse en mas de un periodo contable deberd ser guardada en un archivo de naturaleza permanente. La cantidad de papeles de trabajo y el niimero de archivos a utilizar variaré de acuerdo con el volumen de operaciones de la empresa. No se pueden establecer patrones rigidos con respecto a su forma y contenido, ya que \a naturaleza y objetivos de cada trabajo de auditorfa se determinan de acuerdo con las caracteristicas particulares de cada empresa. Dependiendo de las circunstancias los papeles de trabajo pueden ser breves y sencillos 0 detallados y complejos. En cuanto a su forma y contenido la Norma Internacional de Auditoria (NIA) en su Tema 230 Documentacién, Parrafos 5, 6 y 7, declara lo siguiente: El auditor debera preparar papeles de trabajo que sean suficientemente completos y detallados para proporcionar una comprensién global de la auditoria. El auditor debera registrar en papeles de trabajo la planeacién, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoria desempefiados, y por lo tanto los resultados, y las conclusiones extraidas de la evidencia de auditoria obtenida. Los papeles de trabajo incluirian el razonamiento del auditor sobre todos los asuntos importantes que requieran un ejercicio de juicio, junto con la conclusién del auditor. En reas que impliquen cuestiones dificiles de principio 0 juicio, los papeles de trabajo registraran tos hechos relevantes que fueron conocidos por el auditor en el momento de alcanzar las conclusiones. La extensién de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional ya que ni es necesario ni practico documentar todos los asuntes que el auditor considera, Al evaluar la extensién de los papeles de trabajo que se deberan preparar y ser retenidos, puede ser util para el auditor considerar qué es lo que seria necesario para proporcionar a otro auditor sin experiencia previa con la auditoria una posibilidad de comprensién del trabajo desempefiado y la base de las decisiones de principiostomadas, pero no los aspectos detallados de la auditorfa, Ese otro auditor quiza sélo pueda obtener una comprensién de los aspectos detallados de la auditoria discutiéndolos con los auditores que prepararon los papeles de trabajo. En consideracién al contenido de los papeles de trabajo, el objetivo fundamental es que aporten evidencias y material de prueba sobre los siguientes aspectos: a. Planificacién y supervisién del trabajo de auditoria. b. Revisién y evaluacién del sistema de control interno, como: + Cuestionarios de control interno + Flujogramas o descripciones de ciclos de operaciones + Desctipciones 0 narrativas de procedimientos en operacién + Conclusiones que resuman la evaluacién del control interno y que especifiquen el grado de confianza que puede darse a los controles especficos, incluyendo la base utilizada para determinar el alcance, extensién y oportunidad de los procedimientos de auditoria utilizados ¢. Detalle de los procedimientos de auditoria aplicados, como: + Desarrollo de programas de auditoria estandar + Desarrollo de programas de auditorfa a la medida d. Evidencia obtenida y verificada que soporte las transacciones resumidas en los estados financieras, tales como: + Revision analitica de la informacién financiera + Restimenes de saldos de cuentas y transacciones + CAlculos que respaldan las cifras mostradas en los estados _financieros * Copias 0 extractos de actas, préstames, convenios, etc, + Confirmaciones y certificaciones + Narraciones que evidencien las investigaciones y observaciones realizadas e. Documentacién de las conclusiones de los trabajos realizados, tales como: + Comentarios y/o conclusiones en relacién a las transacciones y pertidas no usuales 0 infrecuentes.Conclusiones en relacién a los saldos de las cuentas examinadas y al trabajo de auditoria realizado + Resultado de los cuestionarios, programas y papeles de trabajo en cuanto a capacidad para respaldar el dictamen del auditor La Norma Internacional de Auditoria (NIA), previamente citada, declara en su Parrafo 11, que los papeles de trabajo regularmente incluyen: Informaci6n referente a la estructura organizacional de la entidad Extractos 0 copias de documentos legales importantes, convenios, y minutas Informacion concerniente a la industria, entorno econdmico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad Evidencia del proceso de planeacién incluyendo programas de auditoria y cualesquier cambios al respectoEvidencia de la comprensién del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y cualesquiera revisiones al respecto Evidencia de la consideracién del auditor del trabajo de auditoria interna y de las conclusiones alcanzadas u obtenidas Analisis de transacciones y saldos Anilisis de tendencias e indices importantes Un registro de la naturaleza, tiempos y grado de los procedimientos de auditoria desempefiados y de los resultados de dichos procedimientos Evidencia de que el trabajo desempefiado por los auxiliares fue supervisado y revisado Una indicacién sobre quien desempefié los procedimientos de auditoria y cuando fueron desempefiados Detalle de los procedimientos aplicados respecto de componentes cuyos estados financieros sean auditados por otro auditor Copias de comunicaciones con otros auditores con expertos y con terceras partes Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoria comunicados a, o discutidos con la entidad, incluyende los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en el control interno Cartas de representacién recibidas de la entidad Conclusiones alcanzadas por e! auditor concernientes a aspectos importantes de la auditoria, incluyendo cémo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, si los hay, revelados por los Procedimientos del auditor Copias de los estados financieros y dictamen del auditor En resumen, los papeles de trabajo estin constituidos por todos aquellos documentos proporcionados por la empresa o elaborados por el auditor y que sean capaces de evidenciar adecuadamente la opinién respecto al examen realizado. Los requisitos particulares de cada trabajo modifican su cantidad, tipo y contenido. Su importancia Cuando se elaboran o revisan papeles de trabajo, hay que tener presente su objetivo final el cual, por lo general, es respaldar la opinién sobre la razonabilidad de las cifras mostradas en los estados financieros de una entidad La importancia de los papeles de trabajo se fundamenta en que suministran un registro de los procedimientos que se siguieron , las pruebas que se efectuaron, la informacién recopilada, e| alcance del examen y las conclusiones que se obtuvieron en el transcurso de una auditoria; asi mismo, evidencian el cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoria, documentando la opinién del auditor. Los papeles de trabajo contribuyen en el proceso de la supervision de la realizacién de la auditoria y constituyen una herramienta Util en la planeadén y 5coordinacién de auditorias futuras. Ademds, la informacién que contienen puede utilizarse para revisar los impuestos que deberan Pagarse y para preparar informes relacionados con la efectividad del sistema de control interno. Los papeles de trabajo deben presentar, en forma ordenada, el detalle de la integracién de las partidas importantes de las cuentas mostradas en los estados financieros, las notas referentes a entrevistas sostenidas con el personal de la empresa, y cualquier otra informacién que ayude a presentar un detalle completo de todo el trabajo desarrollado y de las conclusiones a que se hayan llegado. Cuando un estudiante o auditor junior no tiene experiencia en la técnica de la Preparacién de papeles de trabajo, no considera la importancia de la forma y contenido especifico de los mismos y es aqui, precisamente, cuando el auditor con mas experiencia interviene para decidir que tipo de informacién deberén contener los Papeles de trabajo que se estén preparando, sefialando su relacién con los Procedimientos que se deben de seguir y los objetivos que se esperan alcanzar al concluir la verificacin. El auditor junior debe aprender a pensar con criterio profesional, ya que en muchas ocasiones es el Unico que conoce en detalle el material examinado, para poder juzgar la importancia de su contenido y la cantidad adecuada de los mismos. Debe evitar incluir detalles innecesarios o caer en exceso de informacién o material de prueba sobre aspectos no relevantes de una auditoria. En algunos casos, los papeles de trabajo contienen informacién innecesaria; otras veces incluyen muy poca informacién, pero estas situaciones van corrigiéndose a medida que el auditor junior adquiere mas experiencia y mejora su destreza en esta técnica, Es el auditor con experiencia quien determina, con criterio independiente, qué informacién debe incluirse y en qué cantidad es necesaria para verificar, explicar y juzgar las cifras contenidas en los estados financieros. Asi como un obrero adquiere destreza en el manejo de sus herramientas, el auditor junior adquiere habilidad en la técnica de su preparacién; los papeles de trabajo Constituyen los instrumentos basicos para recopilar informacién. El auditor debe buscar una sistematizacién adecuada en su preparacién y ordenamiento. Sus objetivos Es muy importante visualizar (planear) los papeles de trabajo antes de prepararlos, tomando en cuenta su objetivo final; ademés éstos deben ser elaborados con culdado profesional. Entre sus objetivos basicos se encuentran los siguientes: a. Suministrar informacién sobre: + El cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditorfa (NIAs), asi como de los procedimientos de auditoria aplicados durante el desarrollo del exemen; el alcance de las pruebas, las bases de seleccién de muestras representativas, etc.; explicando las razones de los cambios importantes realizados en los alcances ya fijados 0 establecidos y las conclusiones finales en cada una de las areas de trabajo+ El estudio y la evaluacién del sistema de control intemo contable y administrativo, asi como sobre las recomendaciones para mejorarlo + La adecuada aplicacién de las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) y de las Normas Internacionales de Informacién Financiera (NIIFs). La falta de aplicacién 0 aplicaci6n inadecuada de las NICs requiere de una explicacién razonable + El andlisis de las cuentas, incluyendo los cambios més importantes efectuados durante el ejercicio examinado b. Facilitar ta preparacién y presentacién de los informes de auditoria. En los papeles de trabajo esté contenida la informacién que da origen al informe del auditor, asf como las conclusiones y recomendaciones que pueden ser acompafiadas por otras informaciones de cardcter general. Todo ello es el producto final de! trabajo de auditoria; su contenido informativo constituye su esencia. c. Permitir documentar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones incluidas en los informes de auditoria, Si el auditor llegé a conclusiones y presenté sus recomendaciones, debe asegurarse de que hayan quedado escritas y explicadas en los papeles de trabajo. Puede presentarse el caso de que el auditor sea testigo en un juicio mercantil y, en vista de su independencia, estos papeles constituyen el soporte de lo que é pueda informar. Los informes se presentan ante los socios, accionistas y propietarios, y en caso de formularse algunas preguntas, los papeles de trabajo deben de tenerse a mano para responderlas en forma satisfactoria. d.Permitir organizar y coordinar las sucesivas etapas de un trabajo de auditoria. En el desarrollo de un trabajo de auditorfa se pueden presentar situaciones que liamen la atencién det auditor y que deben quedar sefialadas. A medida que se desarrolla el proceso de verificacién pueden quedar resueltas estas situaciones, las cuales deben identificarse adecuadamente en los papeles de trabajo, para comprender claramente su relacién con otras areas examinadas. Cuando la auditoria es efectuada por un equipo de auditores y el trabajo se ha planeado adecuadamente, el supervisor 0 encargado asigna a cada asistente la tarea que desarrollara, su tiempo es aprovechado al maximo y la supervisién del trabajo de los asistentes es mas efectiva. Si hay dreas que deban complementarse, el tiempo que se empleard seré menor si se organizan y coordinan las actividades del equipo de auditoria, La labor del auditor comienza cuando se tienen las platicas preliminares con el cliente, pero no termina sino hasta que su informe es emitido. Las actividades posteriores a la finalizacién del trabajo en la oficina del cliente, son efectuadas en base a los papeles de trabajo. Es en ellos que esta la visién completa del enfoque de la auditoria y forman un conjunto organizado y coordinado, e. Proporcionar un registro histérico de la informacién examinada y los procedimientos aplicados.En caso necesario, estos papeles constituyen evidencia que puede utilizarse en el futuro. En ocasiones el cliente recurre al auditor cuando alguna informacién ha sido extraviada en su empresa; en otros casos, pueden ser consultados por el auditor sucesor, determinandose de esta manera su utilidad después de haberse finalizado una auditoria. Cuando los papeles de trabajo son preparados profesionalmente ayudan al auditor @ justificar su actuacién y, en caso necesario, pueden ser titiles como evidencia a Su favor, ante el Consejo de Vigilancia de la Profesién de la Contadurfa Publica y Auditorfa, en caso de una queja o demanda presentada en su contra, Estos papeles son la mejor proteccién de la integridad profesional del auditor, pues son el testigo de la labor desarrollada y del cuidade profesional. En casos extremos en que los registros contables de una empresa desaparezcan Por robo 0 pérdida; sean alterados o destruidos en un incendio o en cualquier otro siniestro, los papeles de trabajo son de gran valor para ayudar en la Teconstrucci6n de los estados financieros. ™ Servir de guia en auditorfas posteriores. Los papeles de trabajo pueden ser utilizados como una fuente de informacion para auditorias subsecuentes; cuidando siempre que su contenido no sea una copia fiel o similar del trabajo desarrollado en afios anteriores, También, pueden ser usados como modelo para utilizar el mismo disefio, principalmente cuando la persona que realiza la auditoria es distinta de quien la hizo el afio anterior, Por ejemplo, la cédula de los activos fijos y depreciaciones acumuladas, como cédula patron, puede ser utilizada y actualizada con las cifras que varfan afio con afio. g.Proporcionar informacién para la revisién de las declaraciones de impuestos, Cuando el cliente solicita al auditor la revision de las declaraciones de impuestos, antes de ser presentadas a la respectiva dependencia gubernamental, los Papeles de trabajo constituyen una fuente de informacién que permiten al auditor estar en condiciones de verificar las cifras que se presentan en las declaraciones respectivas. Su confidencialidad Los papeles de trabajo son la herramienta basica de que se vale el auditor para evidenciar su trabajo de auditoria y, por la informacién en ellos contenida, estos papeles deben cumplir con algunos requisitos de confidencialidad, entre los cuales Podemos citar: a. El personal de la empresa auditada no debe tener acceso a su contenido. b. Son de la exclusiva propiedad del auditor, no asi la informacién que contienen. c. Los archivos de papeles de trabajo deben ser protegidos para evitar que puedan ser sustraidos 0 extraviados.‘d. Un auditor junior o asistente no debe divulgar informacién en ellos contenida sin el permiso del auditor responsable. e. Para fines tegales puede exigirsele al auditor que presente los papeles como evidencia del trabajo realizado. ™ En caso de que la empresa decida cambiar al auditor, estos papeles pueden ser presentados al auditor sucesor, siempre y cuando el cliente asi lo autorice. Las Declaraciones Sobre Normas de Auditoria (SAS 7), Parrafo 9, estipulan al respecto lo siguiente: El auditor sucesor debera pedir al cliente que autorice una revisién de los papeles de trabajo del auditor predecesor. Es una costumbre que en tales circunstancias el auditor predecesor esté disponible a las consultas del auditor sucesor y facilite la revisién de algunos de sus papeles de trabajo. El auditor predecesor y el sucesor deberan estar de acuerdo sobre los papeles que podran estar disponibles para su revisién y sobre aquellos que podran ser copiados. Cominmente el auditor predecesor debera permitir a su sucesor la revisién de papeles de trabajo relativos a asuntos de importancia y de continuidad en la contabilidad, tales como los anélisis en papeles de trabajo de las cuentas del balance general, circulantes y a largo plazo y aquellos relativos a contingencias. Sin embargo, justas razones podrian guiar al auditor predecesor a decidir no permitir una revisién de sus papeles de trabajo. Ademds, cuando mas de un auditor sucesor se est4 considerando para la aceptacién de un compromiso de auditoria, el auditor predecesor no debera estar disponible o facilitar sus papeles de trabajo, hasta que el sucesor haya aceptado el compromiso. Cuando un auditor es sustituido 0 reemplazado por otro, con el consentimiento por escrito del cliente se puede permitir, al auditor sucesor que examine los Papeles de trabajo; pero, en todo caso, es conveniente mantener siempre el control de los mismos y para ello, el propio auditor, o un persona designada por é! puede estar presente durante su revision por el auditor sucesor. A solicitud de! auditor sucesor, se le puede permitir obtener copia de los papeles de trabajo que sean de su interés; sin embargo, los programas y cuestionarios de control interno no deben ser copiados, se muestran Gnicamente para ampliar ta informacion. E! auditor reemplazado puede hacer arreglos con el antiguo cliente a fin de que se le compense el tiempo y los gastos relacionados con la revisién de los papeles de trabajo por el auditor sucesor, y si existen problemas no resueltos, tales como honorarios no pagados, podrfan solucionarse antes de permitirle al auditor sucesor examinarlos. En casos especiales, los papeles de trabajo también pueden ser solicitados por otras empresas privadas o instituciones ptblicas; sin embargo, respetando la relacién confidenciat entre el auditor y su cliente o antiguo cliente, no .esadecuado dar prestados los papeles sin su autorizacién por escrito, En todo caso, si no existe una base razonable para tal solicitud, el auditor no deberd presentarios. Su proteccién Debido a la importancia de los papeles de trabajo, debe tenerse especial culdado Para protegerlos contra accesos indebidos, pérdida o destruccidn. Estos papeles con frecuencia contienen informacién de naturaleza confidencial relacionada con las Operaciones del cliente y por esta razén no deberan estar accesibles a personas no autorizadas. Durante las ausencias de los auditores de las oficinas del cliente, los papeles de trabajo no deben dejarse sobre los escritorios 0 mesas de trabajo; deberan guardarse en maletines 0 archivos con llave, al final de cada dia laboral, en los fines de semana y dias de asueto. Al terminar el examen o durante periodos prolangados, cuando el personal de auditoria no esté trabajando en las oficinas del cliente, deberan guardarse en la oficina del auditor. En algunos casos estos papeles pueden ser dejados en la oficina del cliente por un tiempo prolongado, en un archivo o gavetero del cual Unicamente el auditor custodie las llaves. Esta circunstancia es apropiada cuando los papeles de trabajo son voluminosos y es incémodo que el auditor los lieve consigo hasta terminar la auditoria. Un cliente puede solicitar que se le presten los programas de auditorfa, cuestionarios y papeles de trabajo relacionados con el examen de sus estados financieros. En este caso, se mencionan algunas politicas que es aconsejable que el auditor considere: a.Se le pueden dar prestados los papeles de trabajo a un diente, segdin consideracién del auditor, cuando: + El cliente tenga una razén justificada para esa solicitud + Solamente se presten aquellos que se relacionen con una solicitud especifica + Si es posible, dar prestados Unicamente copias de los papeles de trabajo « Al momento de prestarlos sean revisados, a fin de cerciorarse de que no contengan comentarios u observaciones que el cliente no debe ver b.Si el cliente tiene un departamento de auditoria interna, pueden proporcionarse programas de auditoria a los auditores internos, a fin de facilitarles su cooperacién con el proceso de la auditoria, El auditor debera evaluar las razones que el cliente exprese al solicitar el acceso a los papeles de trabajo, ello puede traer como consecuencia que las deficiencias detectadas durante la auditoria pierdan validez al conocerlas el personal de la empresa antes de ser reportadas a la administracién, si es que la auditoria ain esta en proceso. $i la auditoria se ha finalizado, el auditor debe conocer el motivo que tiene el cliente para consultarlos. 10‘Su propiedad y custodia ‘Asi como existen requisites en la preparacién de Papeles de trabajo, también existen requisitos respecto a su propiedad y custodia. Aunque éstos son propiedad del auditor, limitaciones impuestas por la ética profesional no permiten la divulgacién, por Parte del auditor, de asuntos confidenciales relativos a \as operaciones del dliente, si No es Con su aprobacidn escrita, En los casos en que los papeles de trabajo puedan servir como una fuente de informacidn para el cliente, éstos no deben considerarse como parte o sustituto de sus registros contables. La Norma Internacional de Auditoria (NIA), Tema 230, Documentacién, en cuanto a la confidencialidad, salvaguarda, retencién y propiedad de los papeles de trabajo, declara en sus Parrafos 13 y 14 lo siguiente: El auditor debera adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retencién por un periodo suficiente para satisfacer las necesidades de la practica, de acuerdo con requisitos legales y profesionales de retencién de registros, kos papeles de trabajo son propiedad del auditor. Aunque algunas Porciones o extractos de los papeles de trabajo pueden ponerse a disposicién de la entidad a discrecién del auditor, no son un sustituto de los registros contables de la entidad. Las Declaraciones Sobre Normas de Auditoria (SAS 41) en sus Parrafos 06, 07 y 08, se refieren al respecto en los siguientes términos: Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, y en algunos paises existen reglamentos que designan al auditor como el propietario de los mismoas. Sin embargo, el derecho de propiedad del auditor sobre los papeles de trabajo esté sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelacién indebida por parte del auditor sobre asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente. Algunos papeles de trabajo del auditor pueden servir como una fuente de referencia util para su cliente, pero los papeles de trabajo no deben ser considerados como parte de, o un sustituto de los libros de contabilidad det ctiente. El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener en custodia segura sus papeles de trabajo y debe conservarlos por un periodo suficiente para cumplir con las necesidades de su practica profesional y satisfacer cualquier requisito legal sobre la retencién de los mismos. El auditor debe tomar las medidas necesarias para su custodia, debiendo conservarios por varios periodos contables de acuerdo con las necesidades de su practica profesional y estimando la posibilidad de que puedan ser requeridos por autoridad competente.Factores que afectan su forma y contenido Entre los factores que pueden afectar la forma y contenido de los papeles de trabajo se pueden citar: + La Case de servicio solicitado por el cliente o por la administracién + El alcance de! trabajo establecido por el auditor, por el cliente o por la administraci6n (auditoria interna) « Las condiciones de los registros, documentacién contable y el sistema de control interno en operacién + Los estados financieros basicos y suplementarios a examinar, sobre los cuales el auditor debe dictaminar Parte de la informacién revisada o examinada por el auditor es de cardcter confidencial; sin embargo, es necesario que el auditor tenga acceso, sin limitaciones, @ toda la informacién que él estime necesaria conocer o revisar, para que el examen se Ileve a cabo sin limitaciones. El cliente no estaria dispuesto a dar acceso a informacién confidencial, si no fuera porque confia en el secreto y discrecién profesional que debe mantener el auditor; y, como una parte de esta informacién queda escrita en los papeles de trabajo, estos papeles, en consecuencia, también se consideran de naturaleza confidencial. La Norma Internacional de Auditoria (NIA) declara en su Parrafo No.8, que La forma y contenido de los papeles de trabajo son afectadas por asuntos como: « Lanaturaleza del trabajo + La forma del dictamen del auditor + La naturaleza y complejidad del negocio + La naturaleza y condicién de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad Las necesidades en las circunstancias particulares, de direccién, supervisién, y revisién del trabajo desempefiado por los auxiliares Metodologia y tecnologia de auditoria especificas usadas en el curso de la auditoria El Instituto Americano de Contadores Piblicos, en su Cédigo de Etica Profesional, Incluye una norma relativa a la confidencialidad en las relaciones del auditor y su cliente, y requiere que los miembros de dicho organismo no violen dicha norma. Por lo tanto, cuando un auditor solicita 2 un colega informacién relacionada con la préctica profesional vinculada con un cliente, dicha informacién solo es factible proporcionaria con a previa autorizacion de! cliente a quien pertenece. Requisitos de su conservacién A continuacién se presenta un detalle de requisitos de conservacién de papeles de trabajo, sugeridos por la practica: Naturaleza de los Registros Periodo de Conservacién a. Informes o reportes de auditoria: 12+ Clientes actuales 5 afios + Ex-Clientes 3 afios Archivo de Correspondencia con el cliente: 3 afios Antes de destruir un Archivo de Correspondencia, éste debe ser revisado en busca de informadién que, en opinién del auditor, tenga que ser conservada Lz Por mas tiempo. c. Expediente Operativo: » — Clientes actuales 5 afios + Ex-Clentes 3 afios d. Expediente Permanente, incluyendo los restimenes analiticos de la cuentas de caracter histérico, tales como: Activos fijos, capital social y utilidades no distribuidas: * — Gientes actuales 5 afios + £Ex-Cientes 3 afios e. Expediente Administrativo: * Clientes actuales 5 afios + Ex-Clentes 3 afios f. Expediente Transitorio: 1 afio Algunos auditores tienen la politica administrativa de preparar, para cada diente, un legajo de papeles de trabajo denominado Archivo Transitorio. Su informacion es de caracter temporal; es recommendable que se destruya al iniciar |a revisién de los estados financieros del siguiente afio, Este archivo normalmente incluye cédulas y otro tipo de informacién Preparada por el cliente. Estas cédulas son de cardcter informativo; por ejemplo: detalles de cuentas por cobrar o por pagar y relaciones de otras cuentas de activo y pasivo. g. Material voluminoso secundario: 2 afios CAPITULO 2 La Elaboracién de Papeles de Trabajo Introduccién Actualmente, la mayor parte de firmas de Contadores Pliblicos han dotado a su personal de auditoria con computadoras personales portatiles (Laptops) para el desarrollo de las auditorias de campo; esta herramienta de trabajo es sumamente Util para muchas funciones de auditoria y ahorra gran cantidad de tiempo en el proceso del trabajo, mejorando con rapidéz, seguridad y exactitud la administracién de la informacién; eliminando, en gran parte, el trabajo de elaborar manualmente muchas cédulas o papeles de trabajo y dependiendo menos de la informacién fisica Proporcionada por el cliente, La existencla de programas de computacién que Permiten el acceso directo a los archivos electrénicos 0 bases de datos del cliente, hacen que el proceso de obtener esta informaci6n se realice con 13Menos contaminacién 0 con menos intervencién de! personal del cliente. El uso de hojas electrénicas y de otras herramientas de este tipo, permiten al auditor realizar su trabajo en un tiempo mucho menor de! que se necesitaba invertir hace 10, 15 6 25 afios en un trabajo de auditoria. Todo este avance tecnoldgico ha permitido que el auditor dedique mas tiempo al trabajo de andlisis y evaluacién de la informacién recopilada y de esta forma proporcionar un mejor servicio a un costo menor. No es el propésito del presente capitulo, presentar una nueva forma o un nuevo sistema de elaborar papeles de trabajo, basdndose principalmente en el uso de computadoras personales portatiles y de otras herramientas modernas, para producir archivos electrénicos y documentar con la evidencia adecuada de que el trabajo se realiz6 de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria (NIAs), ni como referenciar estos archivos electrénicos de datos con los archivos obtenidos mediante un proceso en forma manual y producir archivos fisicos de auditoria mixtos, que contengan y armonicen adecuadamente ambos tipos de informacién, Marco conceptual Considerando que el término papel de trabajo es aplicable a cualquier documento que pueda servir de soporte fisico a un informe de auditoria, sin formar parte del mismo; pueden constituir papeles de trabajo los siguientes: « Evidencia escrita de los arqueos de caja, conciliaciones bancarias, andlisis de cuentas y otros trabajos realizados por el auditor o por el cliente Observaciones y notas escritas del auditor Copias de as solicitudes de confirmacién de saidos que se envian por el auditor a bancos, proveedores, acreedores, prestatarios y, en general, @ otros relacionados Certificadas 0 confirmaciones de saldos que se reciben de los proveedores y otros acreedores Originales o copias de los formularios utilizados por el auditor Originales, copias 0 extractos de actas, informes, memorandums y otros documentos Cualquier otro documento que pueda ser utilizado para evidenciar e| trabajo llevado a cabo 0 para respaldar un informe o reporte de auditoria El hecho de que el auditor, personalmente, no hubiese elaborado los papeles de trabajo no lo eximirén de la responsabilidad de su contenido; usualmente su elaboracidn esta a cargo del personal de su oficina. Por lo anterior, es recomendable que las copias 0 extractos de los documentos puedan ser confrontadas, aunque sea en forma selectiva, con sus respectivos originales, por el auditor responsable. Considerando que los papeles de trabajo no son de uso exclusivo del auditor que los preparé, es conveniente que la informacion sea presentada con la mayor claridad y en forma completa, a fin de que resulten comprensibles y utiles para cualquier lector autorizado para tener acceso a los mism0s.El auditor debe revisar el material de trabajo. Otras autoridades, eventualmente, pueden interesarse en su revisién. Los auditores externos pudieren tener interés en examinar los papeles de trabajo del auditor interno. Los papeles de trabajo, ademas, constituiran una valiosa fuente de informacién y referencia para futuras auditorfas, atin cuando la ejecucién de las mismas auditorfas se encomendare a un auditor distinto, Los papeles de trabajo relacionados con los arqueos de caja y, en general, todos los que conileven la entrega o recepcién de valores u otros bienes, asi como los que Por cualquier circunstancia pudieren tener alguna importancia especial, deberdn de ser escritos con tinta o boligrafo y no habran de contener borraduras, tachaduras ni otra sefial de alteracién. Para los demas papeles sera preferible utilizar lapiz de color negro, por la facilidad y limpieza con que se borra su escritura, en caso necesario, y escribir nuevamente sobre la parte borrada. En algunas ocasiones, el auditor puede preferir tachar en vez de borrar, especialmente cuando se trate de cédulas preparadas por otros auditores y revisados por él. En estas circunstancias el auditor tacharé de manera que, atin cuando quedare debidamente inutilizada la cifra, letra, palabra o informacién que no se deseare, fuere, no obstante, posible su lectura, ya que posteriormente puede ser de interés conacer lo escrito originalmente. No es necesario especificar en una cédula su naturaleza intrinseca de papel de trabajo, ya fuere en su encabezamiento o en alguna otra parte de su contenido. Es innecesario, por ejemplo, comenzar un encabezamiento de la siguiente manera: Papel de trabajo correspondiente a la reconciliacién de la cuenta... Los papeles de trabajo de un legajo pueden perforarse en la parte superior izquierda; con lo anterior quedan aseguradas las carpetas con los papeles de trabajo, © archivarlos en cartapacios de plastico u otro material y posteriormente, al concluir la auditoria , ser sacadas del cartapacio y archivados adecuadamente. Con lo anterior se logra lo siguiente: Proporcionar un medio seguro de contro! de todos los papeles de trabajo Facilitar intercalar, sacar e introducir papeles a los legajos; actividad frecuente en el transcurso de una auditoria y con posterioridad a la misma Permitir escribir y leer lo escrito en los margenes o éngulos extremos de cualquier papel, considerando obviamente el espacio requerido para la perforacién El auditor puede utilizar como papel de trabajo cualquier anélisis, estado, formulario u otro documento preparado por terceros. En estos casos, es conveniente que verifique los documentos, incluyendo las sumas y calculos, El auditor debe poner sus iniciales, ademas de la fecha, en los papeles de trabajo que han sido preparados por el cliente, después de revisarios. También, identificarios con las iniciales CPC 0 Cédula Preparada por el Cliente. El auditor encargado, en sus visitas de supervision a los auditores, debe poner sus Iniciales y hacer constar la fecha de su revisién en las cédulas de trabajo que 15revise. Si no revisa la totalidad de un papel de trabajo, el auditor pondra sus iniciales solamente en cada renglén o en la parte que examind, o indicaraé mediante una nota apropiada el alcance de su revisién; asi, su responsabilidad queda limitada a la parte que revisd, Todas las observaciones del auditor supervisor deben ser hechas con ldpiz de color diferente, con el fin de distinguirse, El auditor interno no esta autorizado para entregar 0 mostrar sus papeles de trabajo, ni los de otros miembros, a persona alguna no incluida en una autorizacién expresa, Los auditores externos quedan exentos de esa disposicién. La entrega se efectuaré previa solicitud y por un tiempo convenido, mediante carta-solicitud, Los auditores internos pueden permitir que los auditores externos reproduzcan, para su propio uso, cualquier papel de trabajo que pudiere tener interés en su auditoria, siempre que no se trate de informacién confidencial; en este caso, sdlo permitiran que el examen se lleve a cabo en su presencia, asi como que tomen nota del mismo, en la medida en que no resulte afectado el secreto profesional del auditor interno. El auditor interno que tenga la custodia de los papeles de trabajo, es responsable de que éstos se hallen protegidos y fuera del alcance de personas no autorizadas a su acceso. Cuando el auditor los elabora debe hacerlo con habilidad y destreza profesional. De ello dependera el reconocimiento como auditor competente. Debe ejercer el cuidado profesional en su preparacién, de manera que obtenga de los mismos el maximo de. utilidad. Los papeles de trabajo deben prepararse y organizarse de tal manera que feciliten la localizacin de la informacién y su compresién por parte de otros profesionales, evitando que contengan informacién innecesaria, Cumpliendo con lo anterior, estos papeles pueden considerarse completos si, ademas, presentan informacion significativa, que habiendo sido sometida a los procedimientos de verificacién, constituyen suficiente evidencia para formarse una opinién. Parte del trabajo del auditor consiste en revisar documentos relativos a la empresa que examina; ésto no quiere decir que su contenido debe ser transcrito intearamente. alos papeles de trabajo; con solo que se haga una referencia indicanco que dichos documentos fueron examinados, puede ser suficiente. Los papeles de trabajo no deben limitarse a informacién cuantitativa; también pueden incluir notas y explicaciones que describan el trabajo desarrollado, los procedimientos aplicados y las conclusiones respecto a los resultados obtenidos. Al mencionarse que su contenido debe ser de facil comprensién por parte de otros auditores 0 profesionales, hay que situarse en una firma auditora o departamento de auditorfa interna, en donde la labor de supervisién es ejecutada por personal distinto de quien los prepard. Esta revision se convierte en una forma de evaluacién de la eficiencia de este personal.En la etapa de su revisién, éstos deben estar completos y ordenados sisteméticamente, de manera que no sea necesaria mas informacién para completarios. Es en esta etapa donde surgen los asuntos pendientes, que prepara el auditor que efectiia la revisién y que, de acuerdo a su criterio y experiencia, le indican que los papeles de trabajo no estan elaborados adecuadamente o estan incompletos. Al presentarse esta situacién, es necesario llevar a cabo trabajo adicional para dar cumplimiento al objetivo final de los mismos, que es documentar adecuadamente el informe. En ocasiones, puede suceder que parte del tiempo de verificacién de una area especifica, se invierta en investigaciones que se alejan del objetivo establecido, Provocando que parte de los papeles de trabajo preparados, tengan poca 0 ninguna utilidad para los fines de la auditorfa, En este sentido, el auditor que revisa el trabajo no debe ser demasiado critico al encontrarse con trabajo innecesario, No es conveniente destruir el trabajo que se considera preparado en exceso. La elaboracién de los papeles de trabajo normaimente no esta libre de errores; es inevitable que se cometan, pero éstos se van corrigiendo a medida que un auditor o asistente no.experimentado se familiariza con su trabajo y adquiere mayor »experiencia. La evidencia de la labor desarrollada por el auditor esta contenida en los papeles de trabajo; es por esto que cuando se preparan las cédulas hay que mantener el mayor cuidado posible, de manera que las mismas sean comprensibles y completas. La informacién que contengan debe ser exacta, los nombres deben estar correctamente escritos y la escritura legible. El cuidado que pongan los asistentes al formular sus notas y comentarios, es de suma importancia. Adicionalmente , es necesario que las cédulas sean debidamente terminadas. No deben contener preguntas 0 comentarios que requieran aclaraciones, a menos que dichas cédulas contengan también la evidencia adecuada de que se obtuvieron las contestaciones o aclaraciones satisfactorias y de que todos los pasos del programa han sido contestados y firmados. Aspectos a considerarse Al elaborar los papeles de trabajo hay que tener en cuenta aspectos como los siguientes: Usar papel rayado y papel multi-columnar de tamajio estandar El rayado de las hojas debe ser adecuadamente espaciado, de manera que las anotaciones sean legibles y perfectamente separadas. Con lo anterior, cuando se adicionan frases o palabras, éstas no quedan sobre montadas Respecto al color de! papel es aconsejable usar aquellos colores qué no afectan la visi6n como el verde palido o el amarillo; e! color blanco no es muy aconsejable Es recomendable que sean preparados a lapiz, asf se facilita borrar y se evita la destruccién del papel en caso de errores 17+ Se puede usar tinta para aquellos papeles que por su propia naturaleza es Conveniente que asi sean preparados; por ejemplo: los arqueos de efectivo y de valores; asi también, los que se incluyen en ef Archivo Permanente, cuyo uso sera mayor de un afio y que por su constante manejo se exponen al deterioro o ilegibilidad de su informacion En su preparacién tnicamente deben hacerse anotaciones en el anverso (no en el reverso), ya que si se utiliza el reverso pueden pasarse por alto anotaciones que alli se hacen, y considerar que la informacién esté incompleta Las anotaciones deben incluir, preferiblemente, la informacién relativa ala cuenta que se esta analizando y no a otras cuentas que no guardan una relacién directa El nombre del auditor © despacho de auditoria no debe figurar en el encabezado de los mismos Para la adecuada organizacién y funcionamiento de {a oficina o firma, los auditores deben utilizar Uinicamente los papeles de trabajo disefiados al efecto y los formularios que se establecieron para uso estandar en la auditoria; excepto jas cédulas y formularios que preparan personas ajenas al despacho Para observaciones © notas de carécter general, se utiliza el papel de rayado simple conocido como papel memorandum. Las observaciones o notas que se refirieren a los arqueos de fondos, conciliaciones bancarias, andlisis de cuentas y otros resultados similares, deben hacerse en los papeles correspondientes a dichos trabajos. Los borradores de los informes deben de prepararse en el papel especial para este propésito EI auditor debe tratar, en lo posible, de que en sus papeles de trabajo quede evidencia de los cdlculos que realizé, especialmente si éstos tienen importancia. La cinta del contémetro puede ser adherida en forma apropiada, Esta cinta puede tener algtin valor como elemento de prueba, en particular cuando se trata de probar alatin error atribuible a falla mecanica en el equipo que produjo la informacion auditada En estas cédulas las fechas pueden ser representadas en forma abreviada. El orden para escribir las fechas seré: dia, mes y afio; ésto con el propdsito de evitar confusiones. En paises de habla hispana se escribe primero el dia, luego e! mes y finalmente el afio; en paises anglosajones se invierte e! orden y se pone primero el mes y luego el dia Una variante utilizada por algunos auditores, consiste en emplear ntimeros romanos equivalentes a los numeros de orden de los meses Contenido estandar de las cédulas Es conveniente que toda cédula esténdar contenga, como minimo, la siguiente informacién: + Nombre de la empresa (raz6n social o denominacién) + Titulo de la cédula que indique su contenido + Suletra y/o nimero de referencia + Fecha de los estados financieros 0 informe 18Iniciales del auditor que prepard la cédula 0 indicacién de que fue preparada por personal del cliente Fecha de elaboracién de la cédula por el auditor Referencia al programa de auditoria , cuando sea aplicable. Fuente de la informacién, indicando el lugar de donde fue tomada 0 el nombre y puesto del ejecutivo que la proporcioné, cuando sea aplicable + Iniciales del auditor que revisé la cédula y la fecha de la revisidn. Los nombres propios deberdn ser escritos con letra de molde o en forma clara y legible. Al concluirse el trabajo preliminar, cualquier pregunta que no haya sido aclarada deberé trasladarse a una hoja de asuntos pendientes. Las cubiertas 0 carpetas de los archivos deben de estar firmadas como evidencia de la revisién y aprobacidn del trabajo realizado. Las conclusiones resultantes de cada drea revisada también estan sujetas al mismo procedimiento. A\ indicar cifras acreditadas en cuentas del Activo o cifras cargadas en cuentas del Pasivo pueden usarse paréntesis ( ) para identificar las sustracciones, en vez de usar tinta o lapiz rojo. Esto es Util si se necesitan sacar fotocopias de las cédulas de trabajo, en cuyo caso los colores no pueden identificarse. El balance de comprobacién no debe ser archivado con los papeles de trabajo a menos que sea usado en lugar de las cédulas sumarias, Es conveniente obtener fotocopias de las escrituras de constitucién, estatutos, reglamentos, convenios, contratos, etc; si ésto no es posible, se pueden elaborar restimenes de las partes seleccionadas, aunque extractar informacién de estos documentos toma algun tiempo u resulta menos informativa. Debe tratarse, en lo posible, que el personal del cliente intervenga en la preparacién de la informacidn a ser incluida en los papeles de trabajo y en el andlisis de las cuentas. E! auditor debe utilizar, en lo posible, la informacion preparada por la empresa. Lo anterior es conveniente para disminuir el tiempo a Invertir en la auditoria, asi como en la estimacién de los honorarios. Debe tenerse cuidado de no solicitar ‘Mayores detalles de los necesarios. Las cédulas que prepara el cliente, en forma inicial, no constituyen evidencia, ya que son Unicamente restimenes, datos © cifras contenidas en los registros, los cuales deberdn ser sometidos a los procedimientos de auditorfa para convertirlos en cédulas que pasaran a formar parte de los papeles de trabajo. La confianza depositada en el sisterna de control interno del cliente ayudaré a fijar los alcances de la informacién a él solicitada. Descripcién de politicas y procedimientos contables Las politicas de contabilidad y los procedimientos adoptados por el cliente, pueden ser descritos en un parrafo de introduccién al programa que cubre una fase del examen 0 resumidos como parte de las conclusiones obtenidas del trabajo realizado. Sotamente las politicas mas importantes podrian ser mencionadas; por ejemplo, el método de valuacién de los inventarios, e| método de depreciacion utilizado para fines financieros y fiscales, el método especial para registrar las ventas. Los 19cambios en las politicas con relacién a las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) pueden necesitar una explicacién mds completa, que incluya el efecto del cambio en los estados financieros y una conclusién del auditor sobre tales cambios. Cédulas que pueden excluirse El auditor debe tratar, continuamente, de mejorar la calidad de sus papeles de trabajo y de reducir las cédulas innecesarias; evitar la preparacién de papeles que solamente copien la informacién que se encuentra en los registros del cliente. Hasta donde sea posible, el auditor debe trabajar (no escribir) directamente sobre los registros, incluyendo en los papeles de trabajo solamente cédulas de resumen, indicando el trabajo realizado y sefialando las partidas seleccionadas para sus pruebas, asi como las conclusiones resultantes. Al trabajar directamente sobre los registros debe tenerse en cuidado de no dejar evidencia en los mismos del alcance de! examen. Usualmente el cliente proporciona copias de documentos, los cuales el auditor los utiliza Gnicamente como fuente de comprensién de las operaciones. Las cédulas detalladas que proporcionan poca informacién deben ser devueltas 0 descartadas después de que cumplan su propésito. Ejemplos de algunas cédulas proporcionadas por el cliente: + Balances de comprobacién + Detalles de cuentas por cobrar, por pagar, etc. + Detalles de los inventarios fisicos 0 en libros + Detalles de la antigliedad de las cuentas por cobrar = Copias de los estados de cuenta enviados con las solicitudes de confirmacién « Estados financieros Modificacién en el alcance de Ia revision Si las revisiones de auditoria estdn basadas en el examen de muestras seleccionadas, pueden describirse en los papeles de trabajo las razones de revisar ciertos tipos o grupos de transacciones en los periodos seleccionados. Si se esté siguiendo un plan rotativo de visitas a las instalaciones 0 dependencias de la empresa o si se seleccionan ciertos meses para pruebas de transacciones, debe indicarse en los papeles de trabajo las razones para la selecci6n. Debe incluirse informacién relativa al volumen de transacciones y cualquier otra informacion considerada al determinar el alcance del examen, Situaciones que ameritan incluir explicaciones especificas: = Cuando existen cambios importantes en la planeacién de la observacién de inventarios fisicos. Por ejemplo, cuando existen cambios en los lugares a visitar 0 en los perfodos intermedios en los cuales son observados los inventarios « Cuando el alcance de las pruebas es aumentado debido a situaciones especiales como: sospecha de un posible desfalco o por instrucciones especificas de la gerencia 20+» Por cambios en los procedimientos de auditorfa debido al descubrimiento de deficiencias o debilidades especificas de control interno Conclusiones por areas examinadas Los papeles de trabajo en cada una de las areas examinadas (caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, etc.), asi como las cédulas sumarias, deben incluir conclusiones que tengan como base el trabajo realizado. Sin estas conclusiones el trabajo podria considerarse como incompleto; éstas pueden estar redactadas de tal forma que indiquen claramente que se comprendid el objetivo de la auditoria en esa rea. Cuando una area de! examen, como inventarios, se divide en varias secciones, pueden presentarse conclusiones por cada seccién examinada. La redaccién de una conclusién debe de ser evaluada, para que lo que se exprese esté respaldado con el alcance del trabajo y las situaciones encontradas. Una conclusién no debe de repetir los procedimientos que se siguieron en el examen. El estilo del contenido puede variar. A continuacién se describen algunos elementos comunes a las conclusiones de auditoria: + Descripcién del trabajo realizado en el cual se basa la conclusién. Esto proporciona el marco de referencia dentro del cual debe quedar incluida la conclusion. Por lo general, una referencia al estudio y evaluacién del sistema de contro} interno y a las procedimientos de auditoria aplicados, sera suficiente para identificar el trabajo efectuado y evitar asi una repeticién. Todos los aspectos que llevan a una conclusién deben de ser ponderados. La descripcin o referencia al alcance de los procedimientos de auditorla también debe contener una conclusién en relaci6n a lo adecuado de tal aicance Comentarios sobre cualquier deficiencia significativa encontrada en el sistema de control interno u otras excepciones observadas y si éstas afectaron el alcance de la auditoria y las conclusiones resultantes. Las excepciones observadas requieren que se consideren en forma razonable; la conclusién deberé sefialar en forma clara cualquier problema encontrado y como el auditor logré satisfacerse con respecto a su solucién. Si considerd necesaria la modificaci6n de los procedimientos de auditoria o de las pruebas, debe mencionarlo como parte de la conclusion Las razones principales que respaldan la conclusion. En esta parte el auditor tiene ta oportunidad de expresar su juicio mediante el cual llegé a la decisién de aceptar o rechazar la informacién examinaca, Une conclusién, con respecto a la presentacién razonable de una cuenta 0 respecto & la suficiencia de un procedimiento, puede consistir Gnicamente en sefialar que no se encontraron excepciones de importancia. En casos de requerimiento de mayor juicio, el respaldo de la conclusién deberd referirse a datos u otra evidencia para demostrar, en forma clara, que se han considerado en forma objetiva las circunstancias y que se han satisfecho en relacién a la razonabilidad y consistencia de! procedimiento. Es necesario que cualquier condlusién esté en armonfa con la evidencia y el razonamiento desarrollado. Es recomendable revisar nuevamente el contenido de cualquier conclusion 21Para asegurarse de que todas las situaciones han sido consideradas y presentadas en una forma completa y ordenada. La expresién de la opinién. la frase final de la conclusién conlleva una opinién, la cual depende de la naturaleza y objetivos del trabajo realizado. Una conclusién sobre un rengién particular debe tener relacién con la presentacién razonable de dicho renglén en los estados financieros, tomados en conjunto, y con la consistencia en la aplicaci6n de las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) y de las Normas Internacionales de Informacién Financieras (NIIFs) Los cambios en las Normas, Cuando son de importancia, conllevan una divulgacién especial para propdsitos de informacion Ejemplos de conclusiones de auditoria por areas: Hemos examinado y evaluado el sistema de control interno en operacién y los procedimientos contables en el periodo bajo examen; asi mismo, hemos confirmado las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 200X, tal como se determina en el programa de auditoria. Excepto por ciertas situaciones inmateriales que no justificaron la extensién o modificacién de nuestras pruebas , no observamos ninguna desviacién en los procedimientos contables establecidos o en las cifras presentadas. En nuestra opinién, las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 200X, asi como las ventas efectuadas en el periodo cubierto por nuestras pruebas, estan presentadas razonablemente, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad y en forma consistente en relaci6n con el afio anterior. Cuando el sistema de control interno es adecuado y se examiné un ndmero limitado de transacciones. El sistema de control interno relacionado con la elaboracién, registro y pago de planillas fue estudiado y evaluado de conformidad con ef programa de auditoria que se adjunta. No se observé ninguna excepcién significante con respecto a los procedimientos establecidos y, por lo tanto, el alcance de nuestras pruebas se consideré adecuado. En nuestra opinién, el control interno es adecuado y puede ser considerado como base para aceptar la razonabilidad de los gastos por las planillas examinadas, Conclusién sobre Ia revisién de la estimacién de las cuentas incobrables. La empresa registré la provisién para cuentas incobrables en base a la aplicacién dei mismo porcentaje utilizado en el perfodo anterior, sobre el saldo de cuentas por cobrar al final del ejercicio, EI analisis de las cuentas no muestran ninguna cifra anormal de cuentas ya 22vencidas. Nuestra revisién de los archivos de créditos y el historial de cobros para valores mayores no mostré ningtin problema aparente de cobro. Los cobros del mes de enero del afio 2005, estaban en relacién adecuada con otros meses y con el mes de enero del afio anterior. En nuestra opinién, la estimacién para cuentas incobrables al 31 de diciembre del afio 2004, es adecuada. Formas de referenciar Los papeles de trabajo deben de ser referenciados para que cualquier andlisis 0 ‘cualquier seccién de los mismos pueda ser localizada y relacionada con facilidad. Cada cédula debe de tener una referencia en la esquina superior derecha; las cédulas de apoyo deben de estar referenciadas a las cédulas sumarias y éstas, a su vez, al balance general o estado de resultados del auditor. Debido a que la referencia cruzada es necesaria para la localizacién de la informacién, debe de tenerse mucho cuidado en asignar numeros a las cédulas, a fin de evitar similitud o duplicacién en nimeros que, posteriormente, tengan que ser cambiados, Si no se usan todos los niimeros de una serie de cédulas que respaldan el trabajo, las omisiones de los mismos deben ser indicadas en las cédulas que preceden a las mismas, por ejemplo: A22_no usada. Una forma simple y a la vez flexible consiste en asignar una sola letra separada a cada grupo principal de las cuentas del activo; por ejemplo: = A—Caja y bancos + B—Inversiones temporales + C—Cuentas por cobrar y estimacién para cuentas dudosas Letras dobles, separadas, para cada grupo principal de las cuentas de pasivo y capital contable; por ejemplo: + AA-— Documentos por pagar a corto plazo « BB~Cuentas por pagar Letras dobles y finales del abecedario para las cuentas de resultados; por ejemplo: + XX— Ventas totales + Y¥-Costo de ventas * ZZ-Gastos de venta y administracién Puede hacerse mencién en los papeles de trabajo del sistema de referencia utilizado; por ejemplo: + — Asignacién de letras. A — Efectivo en caja y bancos AA— Documentos y cuentas por pagar Numeracién no utilizada Numeracién utilizada en la auditoria interina. Numeracién utilizada para la auditoria final Cruce de referencias 23Cuando se presenta el caso en que se necesite intercalar un papel de trabajo en un Grupo ya establecido, sin que fuere posible darle la numeracién correlativa, por haberse utilizado ya el nimero para otro Papel de trabajo, se puede emplear la numeracién inmediata anterior seguida de una letra mintiscula consecutiva. Uso de marcas y abreviaturas Las marcas deben de estar explicadas satisfactoriamente y deben de indicar el trabajo realizado en los papeles de trabajo, No es necesario repetir en cada cédula fa explicaci6n de las marcas; éstas pueden resumirse en una hoja de trabajo al final de cada seccién y hacer referencia a ellas o elaborar un resumen de marcas con significado estandar. El uso de abreviaturas en los papeles de trabajo contribuye a agilizar el trabajo de auditoria. Si la abreviacién es realizada en forma arbitraria o desordenada, es probable que las palabras que representen puedan ser comprendidas unicamente por el auditor que las escribié. Para que el procedimiento de abreviacidn de palabras sea util y admisible tendra que, ademas de acortar la escritura y ahorrar tlempo, ser comprensible tanto para los auditores como para cualquier persona autorizada que pudiere tener acceso a los Papeles de trabajo; por lo tanto, resulta conveniente su uso cauteloso. Los auditores pueden utilizar abreviaturas de un catdlogo especificado en sus papeles de trabajo. Los siguientes son ejemplos de abreviaciones: reviatura Significado JD Junta Directiva ADG Administracién General co Consejo de Diteccién DAE Departamento de Analisis Econémicos oc Departamento de Contabilidad DCP Departamento de Coordinacién y Presupuestos DRP Departamento de Relaciones Publicas OST Departamento de Supervisién Técnica DL Departamento Legal DA Divisién de Administraci6n DF Division de Finanzas oc Oficina Central. DAI Departamento de Auditoria Interna NICs Normas Internacionales de Contabilidad NIIFs Normas Internacionales de Informacién Financiera NIAs Normas Internacionales de Auditoria PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados El auditor puede utilizar estas abreviaturas especialmente si se trata de palabras, frases 0 términos que tlenen que ser empleadas continuamente en una auditoria, Sin embargo, es necesario que los papeles de trabajo indiquen su significado. 24Partidas contables de reclasificacién y ajuste Algunas veces es necesario sugerir o Proponer partidas contables de reclasificacién Para una mejor presentacién de las cuentas en los estados financieros; asi como Partidas de ajustes a operaciones registradas en los libros. Es recomendable usar un sistema de identificacién para las partidas de ajuste y uno distinto para las partidas de reclasificacign, Las partidas deben de indicar los cédigos de las cuentas que sern afectadas, asi como una explicaci6n de su justificacién. Las sumas de las partidas deben ser comprobadas y referenciadas a las cédulas en Que aparezca la informacion que las justifique, Es normal presentar todos los ajustes Propuestos en una o varias cédulas que se archivan en el Expediente Administrativo, a continuacién de tas hojas de trabajo de! balance general y del estado de resultados. Los ajustes que se descarten debido a que no se consideran importantes pueden ser concentrados y acompafiados de una explicacién en el Expediente Operativo. Las partidas de reclasificacién y/o de ajustes deben ser registradas, primero en las cédulas sumarias y después en las hojas de trabajo del balance general y del estado de resultados del auditor. Es importante que estas partidas sean discutidas y aprobadas por el ejecutivo Tespectivo, ya que éstas deben ser registradas con anterioridad a la emisién de los estados financieros, Es responsabilidad del auditor obtener la aprobacién del cliente respecto a la autorizacién del registro de estas partidas. EI auditor debe proporcionar la informacién para facilitar la conciliacién entre los fegistros de contabilidad y \os estados finencieros. Partidas por cantidades Inmateriates no deben ser sugeridas. Después de que las partidas han sido registradas, las hojas de trabajo del balance general, del estado de resultados y las cédulas sumarias, deben ser rectificadas aritméticamente. Como una prueba de la xactitud de su registro, los totales finales en las cédulas sumarias ceben ser los Tismas que los de las hojas de trabajo de los estados financieros, Los papeles de trabajo contienen la informacién para formarse una opinién sobre los estados financieros del cliente; por consiguiente, es conveniente que las cifras finales €n los papeles de trabajo concuerden con las del informe del auditor y con las de los libros contables. Errores comunes en su elaboracién Errores comunes en la elaboraciGn de los papeles de trabajo: Omitir conclusiones en las cuentas 0 informacién examinada Explicacién incompleta de situaciones sefialadas Falta de aclaracidn de los asuntos pendientes No incluir informacién para fundamentar las notas a los estados financieros Descuido en la obtencién de informacién, como: nombres, fechas, cantidades, procedimientos, etc. Esto resulta en un trabajo adicional de revisién 25Realizar ciertos trabajos en forma mecénica, dando como resultado falta de comprensién de los objetivos fijados en la planeacién y en el programa de auditoria Hacer mayor énfasis a conversaciones sostenidas con el personal de la empresa y No sobre la documentacién examinada Realizar el trabajo con los mismos formatos usados en el afio anterior, sin evaluar modificaciones necesarias No revisar o actuelizar el Expediente Permanente + No conciliar el saldo de Utilidades no Distribuidas del informe del afio anterior con el saldo del balance general del informe del Ultimo periodo No registrar o no explicar las partidas de reciasificacién y ajuste Incluir informacion innecesaria No indicar fa fuente de informacién cuando sea necesario Referenciar informacion en forma inapropiada No tomar en cuenta indicaciones de auditorias anteriores, memoradims de planeacién y archivos de correspondencia Preparacién inadecuada de la informacién estadistica; sumas equivocadas, porcentajes incorrectos, redondeo inapropiado de cifras, etc No firmar o fechar las cédulas. No comprobar los calculos aritméticos hechos por el cliente No revisar 0 no firmar las cédulas preparadas por los asistentes No anotar o anotar incompletos los titulos de las c&dulas Omitir la explicacién de las marcas de auditoria_utilizadas No considerar el uso de cédulas estdndar, segiin las politicas de cada auditor o firma de auditores Si el trabajo de auditorfa realizado es supervisado en forma responsable, errores como los anteriores pueden ser eliminados. CAPITULO 3 Los Expedientes de Papeles de Trabajo Requisitos de archivo Los papeles de trabajo deben archivarse de tal forma que permitan el facil acceso a fa informacién en ellos contenida, incluso para los auditores que no estan familiarizados con los detalles de una auditoria especifica. Generalmente se cumple con este propésito utilizande indices y sistemas de archivo. os papeles de trabajo usualmente pueden archivarse formando tres clases de expedientes y un archivo: el Expediente Permanente, el Expediente Administrativo, el Expediente Operativo y el Archivo de Correspondencia con el cliente. La cantidad de legajos 0 carpetas para cada uno de ellos variara dependiendo del volumen de operaciones de la empresa auditada, y cuando uno de los expedientes utiliza mas de un volumen © legajo puede utilizarse un control numérico, dando a cada uno un numero e indicande el ntimero total de ellos, asi: Carpeta N°.__ de - Para facilitar el manejo de los expedientes de auditoria y para protegerios adecuadamente, se pueden usar carpetas de cartulina, al principio y al final de 26cada legajo. En ta carpeta que se coloca al principio se debe anotar la identificacién de su contenido, que indique por lo menos: + Razén social o denominacién de la empresa aucitada + Clase de expediente + Fecha de los estados financieros (fecha de cierre + Cantidad de volumenes 0 legajos que integran el expediente + Identificacién de los auditores que intervinieron en el trabajo Accontinuacién se comentan brevemente los expedientes en forma especifica. Expediente permanente El objetivo principal del Expediente Permanente es guardar informacién que se necesita o que sera Util para mds de una auditoria anual, y utilizar esta informacién sin tener que copiarla nuevamente en cada auditoria. Esto no significa que solo en la primera auditoria se recopilaré informacién para este expediente, sino que en los @fios siguientes deberd agregarse la que Se considere utilizable; actualizando, de esta manera, continuamente este expediente. Su preparacign se inicia inmediatamente que los servicios de auditoria son aceptados © contratados, y su informacién debe mantenerse actualizada mientras duren las relaciones entre el auditor y su cliente, Este expediente proporciona la historia financiera y administrativa de la empresa; ofrece una fuente de referencia de cuentas en uso o vigencia para mas de un ejercicio, y reduce el trabajo anual de preparacién de nuevos papeles de trabajo para cuentas que no se modifican. Un Expediente Permanente organizado y con informacién adecuada es un valicso punto de referencia para las siguientes auditorias . La Norma Internacional de Auditoria Tema 230, Documentacién, en su Parrafo No, 12 declare lo siguiente: En caso de auditorias recurrentes, algunos archivos de papeles de trabajo pueden ser clasificados como archivos de auditoria permanentes que son actualizados con nueva informacién de importancla que subsiste, distinto de los archivos de auditorias periddicos que contienen informacién que se relaciona primordialmente a la auditoria de un tnico periodo. Parte de |a informacién que se integra a este expediente no es preparada por el auditor, sino que se obtiene directamente del cliente y su uso no esta limitado a una sola auditorfa, es decir, que los documentos que contiene este expediente no pierden vigencia de un afio para otro. El siguiente indice se recomienda para archivar papeles de trabajo dentro del Expediente Permanente. + Hoja de datos generales de la empresa « Programa de auditorla para el expediente permanente = Copias de los Dictamenes para fines financieros 27Copias de los Dictamenes para fines fiscales Coplas de las Declaraciones de Impuesto Sobre la Renta Copias de cuestionarios de control interno Cartas dirigidas a la Gerencia sobre deficiencias de control interno Organizacién general de la empresa: - Lista de ejecutivos y empleados principales y sus cargos - Breve historia de la empresa y Organizacién Interna - Catdlogo de cuentas y manual de procedimientos 0 de aplicacién ~ Detalle de los libros de contabilidad en uso, principales y auxiliares - Principales procedimientos de auditoria interna Descripcidn de los principales procedimientos contables Copias de la escritura de constitucién, estatutos y modificaciones de la escritura de constituci6n Copias de las actas de las asambleas generales Copias de las actas de la junta directiva Contratos, arrendamientos, acuerdos, etc.: = Contratos colectivos de trabajo - Contratos de arrendamientos - Contrates de compra de terrenos y edificios - Documentos de préstamos - Acuerdos de compra-venta, etc Asuntos miscelaneos ¢ = Catdlogos y listas de precios - Reglamento interno de trabajo y publicaciones internas - Leyes y regulaciones fiscales especificas a la empresa - Formularios principales usados por la empresa - Otros En algunas ocasiones es conveniente incluir en el Expediente Permanente, papeles de trabajo que presenten las transacciones resumidas 0 detalles de ciertas cuentas con acumulacién de informacién para varios afios, tales como: provisiones para cuentas incobrables, activos fijos y depreciacién acumulada, actives Intangibles y amortizaciones, cuentas del capital contable, célculos relacionados con pasivos, etc. Estos papeles de trabajo pueden ser referenciados, en forma cruzada, @ los papeles de trabajo del afio corriente. Para mayor facilidad, el Expediente Permanente puede dividirse en dos expediente, segtin detalte siguiente: Expediente Permanente vigente Este deberd contener Informacién de interés actual. Cada afio debe revisarse su informacién. Aquélla que no sea importante para las ‘auditorfas de los afios siguientes puede ser transferida al Expediente Permanente Inactivo. 28Expediente permanente inactivo Después de cierto tiempo parte de la informacién queda obsoleta 0 pierde su valor. Esta podria destruirse; sin embargo, es recomendable que se transfiera a este expediente por un tiempo adicional. Expediente administrativo Este expediente contiene informacién que, por su naturaleza, se refiere principalmente a la planificacién y administracién del trabajo de auditoria de un afio especifico; asf mismo, incluye informacién que se obtiene de fuentes externas al cliente y cuyo uso estd limitado sdlo al afio bajo revisién, preparandose uno nuevo para cada trabajo de auditoria. Normalmente estos papeles de trabajo son preparados en el campo de trabajo, atin cuando no contienen informacién que documente directamente las cifras presentadas en los estados financieros. Indice sugerido para el Expediente Administrativo: + Estados financiers finales + Estados financieros — Hojas de trabajo: a. Balance general: - Activo ~ Pasivo y capital contable Estado de resultados Estado de utilidades no distribuidas Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros Estados financieros complementarios Hoja de concentracién de reclasificaciones, Hoja de concentracién de ajustes. Estados financieros preparados por la empresa. Certificacién de actas registradas en libros. Cartas de los abogados de la empresa. Planeacién de la auditorfa, Cartas de comentarios. Cédulas de deficiencias de control interno. Cédulas de asuntos a discutir. Hoja de administracién del tiempo invertido en la auditoria. Recomendaciones para mejorar la auditoria del proximo ajio. spopog Expediente operativo Este expediente de papeles de trabajo contiene la informaci6n que soporta el informe del auditor sobre los estados financieros examinados; mayormente son los papeles de trabajo que se preparan en las instalaciones del cliente. En este expediente se incluyen tanto las cédulas 0 papeles de trabajo preparados por el auditor como aquellos que proporciona el cliente y que se someten a 29procedimientos de auditoria para convertirlos en cédulas que documentan el trabajo, Estos papeles de trabajo sirven principalmente para la auditoria del afio bajo revisién; para auditorias posteriores sirven de guia para conocer las operaciones del cliente, el alcance del trabajo realizado y los resultados obtenidos en los periodos examinados. El indice presentado a continuacién es recomendable para el Expediente Operativo, augue en algunos casos es necesario modificar este indice para adaptarlo a condiciones particulares. Indice recomendado para el Expediente Operativo: + Efectivo en caja y bancos — sumaria: ‘Arqueos. Conciliaciones bancarias Prueba de ingresos Prueba de egresos Transferencias de fondos bancarios Equivalentes al efectivo Cuentas y documentos por cobrar — sumaria: Cuentas por cobrar Comerciales ‘Compafiias afiliadas Empleados Otras Menos: estimacidn para cuentas incobrables Cuentas y Documentos por cobrar — netos Inventarios — sumaria Inversiones temporales Gastos pagados por anticipado — sumaria Inmuebles, maquinaria y equipo - sumaria: Terrenos Edificios Maquinaria y equipo de fabrica Mobiliario y equipo de oficina Vehiculos Herramientas y repuestos Construcciones en proceso: Inversiones permanentes Impuesto sobre la renta diferido Activos intangibles — sumaria Cuentas y documentos por cobrar a largo plazo — sumaria Otros activos - sumaria Documentos por pagar - sumaria: Sobregiros bancarios Bancos comerciales Compaiiias afiliadas 30Otros Porci6n circulante de préstamos a largo plazo Cuentas por pagar — sumaria: Proveedores Compaiiias afiliadas Intereses por pagar Gastos acumulados Otras cuentas por pagar Provisi6n 0 reserva para las obligaciones laborales Impuesto sobre la renta diferido Documentos por pagar a largo plazo — sumaria: Bancos comerciales Compatias afiliadas Otros Capital contable — sumaria: Capital social Reserva legal Utilidades acumuladas + Ingresos — sumaria: Ventas netas Ventas a empresas afiliadas Costo de lo vendido - sumaria Gastos de venta — sumaria Gastos de administracién — sumaria Gastos financieros — sumaria Otros ingresos — sumaria Otros gastos - sumaria Impuestos sobre la renta, estimacién Archivo de Correspondencia Este archivo tiene como objetivo guardar toda la correspondencia (Cartas, memorandums, E-mails, etc.) cruzada con el cliente y que no tiene una relacién directa con el trabajo de auditoria y la emisién de informes. Algunos auditores incluyen en este archivo copia de {a carta-propuesta de los servicios profesionales, copia de los recibos 0 créditos fiscales emitidos, fotocopia de los cheques recibidos en ago de servicios, copia de cartas contestando consultas especificas de impuestos, etc. Esta informacion puede archivarse, al igual que se hace en cualquier oficina, en folders de cartulina tamafio carta u oficio. 31Ley Reguladora del Ejercicio de la Contaduria Tiempo de Archivo de expedientes y Documentos Los Expedientes de trabajo, en los cuales estén fundamentados los dictémenes e informes, asi como los dictémenes mismos, deberdn conservarse al menos durante cinco afios. Los contadores publicos podran hacer uso de microfilm, de discos dpticos o de cualquier otro medio que permita archivar documentos e informacién, con el objeto de guardar de una manera mds eficiente los registros, documentos e informes que le Correspondan. Los mismos tendrén igual valor probatorio que los originales, siempre que tales copias o reproducciones sean certificadas por Notario o Juez de lo Mercantil. El Consejo tendré acceso a los dictamenes y papeles de trabajo de! contador pUblico, cuando exista causa contra el mismo por transgresién a ls disposiciones relacionadas con el ejercicio profesional. El Acceso se limitara a los documentos relacionados con la causa. Lo anterior es sin perjuicio de las facultades que tengan entes fiscalizadores especializados sobre los auditores externos de sociedades que estos entes regulen o fiscalicen. (Art. 23). CAPITULO 4 Ejemplos de Papeles de Trabajo Como un complemento a lo expuesto en los capitulos anteriores, se presentan ejemplos de algunas cédulas utilizadas en una auditoria financiera y en una fiscal, que una vez completadas con la informacién correspondiente, se convierten en Papeles de trabajo. + Ejemplos de cédulas utilizadas en una auditoria financiera: Cédula de siete columnas estandar Cédula para la prueba de egresos Cédula para arqueo de fondos Cédula sumaria de inmuebles, mobiliario y equipo Cédula sumaria pare el andlisis de ventas y retiros de inmuebles, mobiliario y uipo Ceuta para el andlisis de los segures pagados por anticipado Cédula sumaria de documentos por pagar + Ejemplos de algunas cédulas utilizadas en la auditoria fiscal: Andlisis comparativo de cuentas de gastos Relacién de tributos a cargo del contribuyente Conciliacién entre ta utilidad neta financiera y la renta imponible Anilisis comparativo de ingresos Comparacién de inventarios fisicos Activo fijo, adiciones, retiros y depreciaciones Resumen de antigledad de saldos de cuentas y documentos por cobrar Detalle de hallazgos determinados en la auditoria 32‘Empresa Referencia Titulo descriptivo de ja cédula ‘Auditor | Fecha Afio terminado- [] F-alprograma de avait] LL T] Fecha I |] |reviead Ht aa | sale talk iE i +H} ffr 7 SERRE REE EE EH Eee tet rty L-|- | ie | ea EEEE =EEE EERE EEE iZeraSe ES (= =! eh he | Ee | S = ee Say aba ei a Se So =e salt 1 Pee fe a iz ale. pt ppt td BSS Le fe = aes pales eT me ce L eI olen ] Hert 4 2 — = io) sl glee : q a ae bie anvaug z a EE a ae spempeg | 7A | scenany [esa spodL) curmuauTE | oie a 2 Es = DWNT SERB OMNODIO VIG ‘SOSRH9 30 VERNA (Bonde ous vin 0 seouEM oyseipous sopinBes sosed enbyp) LOpBURIE) OYY Soinqine 9p owonuicwng eenidua benioeye eLoupne ep CwuelUIpEDaE