Manual Excel 2013 I

MICROSOFT EXCEL 2013
INTERMEDIO
[Subtítulo del documento]
Microsoft Excel 2013® Intermedio
Tabla de contenido
Módulo 1 Uso de plantillas ________________________________ 1
Crear una hoja desde una plantilla __________________________________ 1
Crear una plantilla personalizada ___________________________________ 4
Trabajar con comentarios _________________________________________ 7
Crear un hipervínculo ____________________________________________ 8
Pegar hipervínculos ______________________________________________ 9
Módulo 2 Uso de gráficas ________________________________ 11
Crear una gráfica _______________________________________________ 11
Gráfica de líneas y Líneas en 3D __________________________________ 14
Gráfica Circular y Circular en 3D ___________________________________ 14
Gráfica de Área y Gráfica de Superficie _____________________________ 15
Gráficas de dispersión ___________________________________________ 16
Gráficos combinados ____________________________________________ 16
Formatear una gráfica ___________________________________________ 17
Botones del grafico _____________________________________________ 17
Grupo Estilos de Word Art ________________________________________ 24
Cambiar el tipo de gráfica ________________________________________ 26
Herramientas de gráficos_________________________________________ 28
Grupo de Diseño rápido__________________________________________ 30
Grupo Estilos rápidos ___________________________________________ 31
Mover gráfico __________________________________________________ 31
Presentación de gráfico __________________________________________ 32
Módulo 3 Trabajar con datos _____________________________ 39
Ordenar listas _________________________________________________ 39
Filtrar, crear y aplicar filtros avanzados ______________________________ 42
Funciones de base de datos ______________________________________ 48
Agregar Subtotales _____________________________________________ 50
Módulo 4 Proteger información ___________________________ 57
Proteger archivos ______________________________________________ 57
Cifrar un archivo de Excel ________________________________________ 57
Contraseña de lectura ___________________________________________ 59
Protección de hojas _____________________________________________ 61
Proteger libro __________________________________________________ 62
Compartir un libro ______________________________________________ 63
Dar seguimiento a los cambios ____________________________________ 64
Aceptar o rechazar los cambios ___________________________________ 67
i
1
Módulo
Módulo 1 Uso de plantillas

Crear una hoja desde una plantilla
Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarización, puede guardar un libro como una
plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se
pueden crear plantillas para libros y hojas de cálculo. La plantilla predeterminada para
libros se denomina Libro.xlt. La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se
denomina Hoja.xlt.) Que puede usar para crear otros libros.
En Microsoft Office Excel, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato,
y un archivo de plantilla habilitada para macros (.xltm) también puede incluir macros
(macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros
se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.).
Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las
múltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.
Para crear una hoja de cálculo desde una plantilla de Microsoft Office, realice lo
siguiente:
1. Haga clic en la Vista Backstage
2. Seleccione el comando Nuevo.
Se muestra el cuadro de la siguiente página
1
MÓDULO 1: USO DE PLANTILLAS
3. Podrá escoger entre Destacadas o plantillas de Microsoft Office Online.
Nosotros seleccionamos la plantilla de Presupuesto que se encuentra en

la categoría de Microsoft Office Online.
4. Ahora dé clic en el botón de Crear.
2
Se iniciara el proceso de descarga de la plantilla en tu Excel abierto.
5. Y listo ahora podrá modificar y cambiar los datos de la plantilla.
3
Crear una plantilla personalizada

Para trabajar con una plantilla propia, lo primero que deberá hacer el abrir un libro de
Excel y darle el formato que desee a lo que será su plantilla. Daremos por hecho que ya
elaboro el diseño que desea, realice los pasos a continuación:
1. Una vez terminado el formato de su hoja o libro.
Esta es la imagen de nuestro formato (un recibo de nómina)
2. Ahora haga clic en la vista Backstage y sobre el comando Guardar como

o clic en Otros formatos.
Para desplegar el siguiente cuadro de diálogo:
3. Seleccione del cuadro combinado la opción de Plantilla de Excel.
4
4. Escriba el nombre que desee dar la plantilla, para nuestro ejemplo

escribimos: Recibo de Nómina.
5. Una vez terminada la operación anterior dé clic en el botón Guardar.
Ahora veamos cómo utilizar dicha plantilla:
1. Dé clic la vista Backstage.
2. En el comando Nuevo.
3. En la sección plantillas de clic en Personal.
4. Ahora se presentaran las plantillas del usuario selecciona tu plantilla.
Vera un libro nuevo, pero con su plantilla aplicada.
5
Cuando piense en el tipo de plantilla que desea crear y en quién podría

usarla, tenga en cuenta las siguientes consideraciones.
Problemas geopolíticos
Audiencia de destino (no se aplica a plantillas de la comunidad)
Facilidad de uso (accesibilidad)
Precisión técnica
Estándares editoriales
Requisitos para nombres jurídicos
Derechos para la redistribución de contenido (no se aplica a plantillas de la
comunidad)
Sugerencias y herramientas para trabajar con Microsoft Office
6
Trabajar con comentarios

En ocasiones es necesario hacer comentarios sobre alguna cifra, o sobre alguna
fórmula. Excel nos permite insertar comentarios asociados a una celda. El comando
, se encuentra en la ficha de Revisar, dentro del grupo Comentarios.
Al hacerlo inmediatamente se asociara a la celda seleccionada el comentario y la

pantalla mostrará un área para escribir comentarios.
Escribimos el comentario dentro del recuadro y damos un clic fuera de este para salirnos
de la edición de la nota.
La celda que contiene el comentario, tendrá el siguiente aspecto . Para leer

el comentario basta con acercarse a la celda y éste será desplegado.
El Grupo de comentarios, nos ofrece además las siguientes opciones:
Elimina el comentario de la celda que se encuentra seleccionada.
Se traslada al comentario anterior, a partir del que nos encontramos
Se traslada hasta la siguiente celda que presente comentario.
Mostrará (aun cuando no se encuentre seleccionada la

celda) u ocultará el comentario de la celda seleccionada.
7
Muestra u oculta todos los comentarios que se han

insertado en la hoja de cálculo
Crear un hipervínculo
Cuando algún documento tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el
Pegado Especial, se pueden ver y modificar utilizando la cinta de Opciones ficha
Datos, en el grupo Administrar conexiones, se encuentra el comando
Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita. La

caja de diálogo que aparece es la siguiente:
Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento. Podemos a través de esta
caja definir si las actualizaciones serán en forma Manual o Automática.
Si seleccionamos Manual podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar

el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen
seleccionamos Cambiar origen.
8
Pegar hipervínculos
Un hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento.
De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un
documento y dentro de otro documento establecer una liga entre ambos.
El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada. Al

copiar información de otra aplicación podemos pegarla en Excel 2010 como un
hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Edición la opción Pegar como
hipervínculo. Cualquier objeto pegado de esta forma presentará un aspecto similar al
siguiente:
Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma . Al dar clic,

inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo,
indicados por el hipervínculo. Para mayor información acerca de los hipervínculos vea
la sección dedicada a Internet e Intranet.
9
Página para Notas:
10
2
Módulo
Módulo 2 Uso de gráficas

Crear una gráfica
Para crear una gráfica, primero se debe decidir si ésta va a ser colocada dentro
de la misma hoja que contiene los datos o en una hoja nueva, explícitamente
creada para contener la gráfica.
Para crear una gráfica, utilice alguno de los siguientes procedimientos:
1. Coloca el indicador de celda activa en una celda del rango a graficar.
2. Ahora presiona la tecla de función F11.
Excel te generara una gráfica como hoja separada de los datos y se habrá
graficado toda la información que estaba alrededor del indicador de celda hasta
que se encuentre una fila o columna vacía.
11
MÓDULO 2: USO DE GRÁFICAS
Otro método es nuevamente colocar el indicador de celda activa sobre algún dato
de los que desees graficar.
Damos un clic sobre el comando del

tipo de gráfico que se desea crear, del
grupo Gráficos de la ficha Insertar
Y seleccionar el tipo de grafico que se desea.
La siguiente imagen muestra la gráfica que se generó como objeto en la misma

hoja de los datos:
12
Se utilizan para mostrar los

datos con respecto a su
variación, su incremento o
decremento y comparar
entre categorías.
13
Gráfica de líneas y Líneas en 3D
Son otra forma de mostrar la tendencia con el

tiempo de los datos. Se utilizan mucho cuando el
número de barras es demasiado para resultar
clara la gráfica.
Gráfica Circular y Circular en 3D

Nos permiten comunicar qué parte de cada valor
de la serie pertenece al conjunto. Es decir, el
aporte de cada valor al total. En este tipo de
gráfica, es fácil determinar el porcentaje que
representa cada valor del total.
14
Gráficas de Barras y Barras Tercera – Dimensión, Gráfica de Cilindro, Gráfica de

Cono y Gráfica de Pirámide
Se utilizan para mostrar los datos con

respecto a su variación, su incremento o
decremento y comparar entre categorías.
Gráfica de Área y Gráfica de Superficie

Estas gráficas se utilizan mostrar las
tendencias en el tiempo o entre categorías.
Nos permiten hacer hincapié en el
crecimiento del área en el tiempo.
15
Gráficas de dispersión
Los gráficos de dispersión muestran la
relación entre los valores numéricos de
varias series de datos o trazan dos grupos
de números como una serie de
coordenadas XY. Un gráfico de dispersión
tiene dos ejes de valores, mostrando un
conjunto de datos numéricos en el eje
horizontal (eje x) y otro en el eje vertical
(eje y). Combina estos valores en puntos
de datos únicos y los muestra en
intervalos uniformes o agrupaciones. Los
gráficos de dispersión se utilizan
normalmente para mostrar y comparar
valores numéricos, como datos
científicos, estadísticos y de ingeniería.
Gráficos combinados
16
Formatear una gráfica

Ahora es más sencillo dar formato a los distintos elementos de un gráfico, como el
área del gráfico, el área de trazado, las series de datos, los ejes, el título de gráfico,
los títulos, los rótulos de datos o la leyenda.
Ya que podrá hacerlo a través de las fichas emergentes Diseño y Formato, abajo
mostradas:
Botones del grafico

Para poder dar formato a cualquier elemento del gráfico, se debe de seleccionar,
un grupo de botones que encontrará al activar la gráfica del lado derecho como lo
muestra la imagen:
17
Estos botones nos permiten un acceso rápido a las diferentes acciones que
podemos realizar en una gráfica.
Botón de Elementos de gráfico: Agrega, quita o cambia elementos del gráfico,

como el título, la leyenda, las líneas de división y las etiquetas de datos.
Botón Estilos de gráfico: Establece un esquema de color y estilo para su gráfico.
18
Botón Filtros de gráfico: Modifica que puntos de datos y nombres son visibles en
su gráfico-
19
Relleno
Línea
Estilo de línea
Sombra
20
Forma 3D
El formato del eje de valores y de categorías, contiene además las siguientes

opciones
Opciones del eje de

valores
Número
21
Alineación
Opciones del eje
Categorías
Opciones del eje

(series) de
profundidad
Otras opciones
Opciones de leyenda
Opciones de serie de
datos
22
Opciones de marcador
(Tipo lineal)
Relleno de marcador
Este comando restaura el color original de

acuerdo al estilo asignado para el gráfico.
Grupo Estilos de forma
Los estilos de forma se aplican a el elemento del gráfico que se encuentre

seleccionado, incluye formato de línea y relleno. Se dispones de una amplia
galería de opciones.
23
Los comando de Relleno de forma,

Contorno de forma y Efectos de
forma, nos ayudan a cambiar de una
manera fácil las características de
formato del elemento seleccionado
del gráfico.
Grupo Estilos de Word Art
Permite entre otras cosas cambiar el color de la fuente del

elemento seleccionado dentro del gráfico.
24
Estilos rápidos
Cómo algo novedoso en esta versión de Excel 2010, se

encuentra la incorporación de Estilos de Word Art a los
cuadros de texto empleados dentro del gráfico, cuanta con
una galería con diversos estilos.
Relleno de texto
Más conocido como color de fuente, pero incorpora

elementos como degradados de colores, imagen y textura.
Efectos de texto
Nuevos efectos incorporados para la fuente, que incluyen

Sombra, Reflejo, Brillo
25
Cambiar el tipo de gráfica

Si desea revisar todos los tipos de gráficas que existen, dé un clic en el comando
cambiar tipo de gráfico , del grupo Tipo de la ficha Diseño.
En el momento en que se selecciona el tipo de gráfico que necesitamos, la gráfica

es creada:
Representación de los
datos en el gráfico
En este gráfico, los datos de

cada celda de la hoja de
cálculo son una columna.
Los títulos de las filas
(nombre de las frutas) son el
texto de la leyenda del
gráfico que aparece a la
derecha y los títulos de las
columnas (meses del año)
se encuentran en la parte
inferior del gráfico.
26
Las series de datos son puntos de datos relacionados que se trazan en un

gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se
representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en
un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.
Los ejes X Y son las líneas que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada
como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener
datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.
Título de gráfico es el texto descriptivo que se alinea automáticamente con un

eje o se centra en la parte superior de un gráfico.
Los rótulos de datos son las etiquetas de datos que proporciona información
adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos
o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.
La leyenda es el cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series
de datos o categorías de un gráfico.
En el gráfico, cada fila de datos de la fruta tiene un color diferente. La leyenda del
gráfico, creada a partir de los títulos de las filas de la hoja de cálculo (los nombres
de las frutas), indica con qué color se representan los datos de cada mes.
Ahora, los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (Enero, Febrero y Marzo)
se encuentran en la parte inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una
escala de números que permite interpretar el alto de las columnas más fácilmente.
27
Herramientas de gráficos
Una vez que se inserta el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas
de gráficos, con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. En éstas
encontrará los comandos necesarios para trabajar con los gráficos. Estas fichas
solamente aparecerán en el momento de tener seleccionado un gráfico. Cabe
mencionar que las opciones cambiaran dependiendo del tipo de gráfico que se
seleccionado.
Diseño de gráfico
Cambiar tipo de gráfico.
Este comando, nos permite cambiar el tipo de gráfico que se había

seleccionado inicialmente, al dar clic en él, se muestra la caja de dialogo siguiente:
Cambiar entre filas y columnas
Otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada fruta,
mes a mes. Para crear esta vista del gráfico, haga clic en Cambiar entre filas y
columnas en el grupo Datos de la ficha Diseño.
28
Datos de origen
Este comando nos ayuda a editar los datos de origen en caso de querer
realizar una modificación a los datos de las series y categorías. Se muestra la
siguiente caja de dialogo:
En Rango de datos del gráfico,

nos indica el rango de celdas del
cual se están tomando los datos.
La lista de Entradas de leyenda
(Series), muestra las series del
gráfico, la lista de Etiquetas del
eje horizontal (Categorías),
muestra las categorías del
gráfico. En esta caja también nos
es posible intercambiar entre filas
y columnas para las series, basta
con presionar el botón
.
En el espacio correspondiente a las series, presenta tres botones:
Si deseamos incluir una serie más dentro del gráfico, podemos

hacerlo mediante este botón, que al presionarlo mostrará la caja de dialogo
siguiente, en la cual deberemos de indicar cuál es la celda que contiene el nombre
de la categoría (nombre de la serie) y el rango de celdas para los datos de la serie
(valores de serie).
Si lo que deseamos es modificar el nombre y los valores de una serie

existente, utilizamos este botón, la caja de dialogo es similar a la anterior, con la
diferencia de presentar las celdas de donde se están tomando los valores
actualmente.
29
Este botón elimina la serie seleccionada del gráfico.
Podemos cambiar el orden en que se presentan las series, empleando

estos botones, actúan sobre la serie que se encuentre seleccionada.
Grupo de Diseño rápido
Para aplicar un diseño distinto al que se presenta en forma

predeterminada, empleamos la galería de este grupo.
Incluye distintas posiciones para la leyenda, líneas de división, tabla de datos,

entre otras.
30
Grupo Estilos rápidos
Este grupo nos ofrece una serie de estilos de diversos colores, además del
predeterminado, para dar una mayor realce a la gráfica, a continuación se muestra
la galería disponible:
Mover gráfico
Cuando se crea el gráfico, de manera
predeterminada se coloca como un objeto sobre la
hoja de cálculo donde se han seleccionado los datos
de origen. Tenemos la posibilidad de cambiar la
ubicación del gráfico, ya sea a otra hoja de cálculo o
hacia una hoja de gráfico nueva
31
Presentación de gráfico
Después de crear un gráfico, puede personalizarlo para darle un diseño más
profesional. Para cambiar la apariencia del gráfico, puede aplicar formato a los
títulos del gráfico para que pasen de normales a decorativos. Asimismo, existen
varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas individuales para
hacerlas destacar.
Propiedades
El comando de propiedades nos ayuda

a establecer un nombre con el cual
identificar cada uno de los gráficos
creados.
Formas
Al seleccionar este comando estamos en

posibilidades de insertar Imágenes,
Autoformas y Cuadros de texto.
Grupo Etiquetas
Dentro de este grupo se encuentran las

distintas opciones para agregar etiquetas al gráfico:
Títulos de gráfico.
Rótulos del eje (horizontal y vertical).
32
Leyenda
Etiquetas de datos, en la opción Más opciones de las

etiquetas de datos… abre la caja de diálogo que nos permite seleccionar el
contenido de la etiqueta:
Además de poder establecer el

contenido de las etiquetas y el
separador en caso de emplear más
de una, también podremos cambiar
otro tipo de formatos, como el
relleno, la línea, sobra, entre otros.
Tabla de datos
Grupo de ejes
33
Dentro de este grupo se encuentran los comandos para modificar

los ejes (categorías y valores) y las líneas de la cuadrícula.
Ejes, ofrece distintas opciones, para mostrar, ocultar, con

valores o sin ellos tanto el eje vertical como el horizontal.
Líneas de la cuadricula, permite mostrar u ocultar las

líneas verticales y horizontales, principales y secundarias, dentro de la gráfica.
Grupo de Fondos
El grupo de fondos contienen los comandos para

modificar las distintas áreas de un gráfico, como son el área de trazado, el cuadro
del gráfico, el plano inferior y la configuración 3-D.
Área de trazado, muestra u oculta el área de trazado, el área de trazado

(área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las
series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series
de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los
títulos de eje.).
Cuadro de gráfico, son los planos laterales del

gráfico.
34
Plano inferior del gráfico, es el plano sobre el que

descansan las columnas de series.
Utilice estas opciones para cambiar la orientación y la perspectiva de

un elemento de gráfico seleccionado, como el área del gráfico (área de gráfico:
todo el gráfico junto con todos sus elementos.), el área de trazado o los planos
inferior o laterales del gráfico. Este comando estará disponible sólo en el caso de
haber creado una gráfica 3-D.
Algunas opciones de giro 3D no están disponibles para los gráficos y, por lo tanto,
están deshabilitadas en este cuadro de diálogo.
Para cambiar la orientación del eje horizontal, escriba un número en el cuadro.
35
Puede utilizar los botones de flecha para "empujar" esta posición a la derecha o a
la izquierda .
Para cambiar la orientación del eje vertical, escriba un número en el cuadro. Puede
utilizar los botones de flecha para "empujar" esta posición hacia arriba o hacia
abajo .
Perspectiva describe el aumento y reducción del tamaño dependientes de la

profundidad, que se aplica a una forma. Para cambiar el aspecto de la profundidad,
escriba un número en el cuadro. El valor mínimo (0) es idéntico a tener una cámara
paralela, y el valor máximo (120) produce la perspectiva más exagerada, similar a
la que se produce con una cámara con objetivo gran angular
Auto escala Seleccionadas de forma predeterminada, las opciones de escala se

aplican al elemento de gráfico seleccionado. Para especificar sus propias
opciones, desactive esta casilla de verificación.
Profundidad (% de la base) Especifica la profundidad del elemento de gráfico

seleccionado. Para cambiarla, seleccione o escriba un número positivo
comprendido entre 0 y 2000. La profundidad predeterminada es 100.
Alto (% de la base) Especifica el alto del gráfico. Para cambiar el valor, seleccione
o escriba un número positivo comprendido entre 0 y 500. La profundidad
predeterminada es 100.
36
Página para Notas:
37
Página para Notas:
38
3
Módulo
Módulo 3 Trabajar con datos

Ordenar listas
Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene
una base de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que
pertenecen a una misma entidad, objeto o individuo.
Por ejemplo:
Cada fila es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que
son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo,
contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos
y ordenarlos.
Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se revisa
a continuación.
Ordenar datos
Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en

que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin
embargo, uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos
es en las bases de datos.
39
MÓDULO 3: TRABAJAR CON DATOS
Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se vayan a ordenar.
Damos un clic sobre el comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la

ficha Datos.
Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:
En la caja de Ordenar por se selecciona de la lista, el nombre del campo con el

que se quiere ordenar y según la prioridad. Excel permite manejar hasta 64
prioridades, agregando los niveles necesarios.
Dependiendo del contenido de la celda podemos seleccionar en la caja Ordenar

según por Valores, Color de la celda, Color de la fuente e iconos (para el caso
de haber empleado formato condicional)
Cada criterio se puede ordenar de acuerdo al tipo de datos que se presente en la

columna:
Texto A-Z; Z-A
Lista personalizada
Numérico De menor a mayor; De mayor a menor
Lista personalizada.
Fecha y hora De los más antiguos a los más reciente
De los más recientes a los más antiguos
40
Si desea agregar un nivel más, presione el botón de , aparecerán

las cajas correspondientes para este nuevo nivel. Si un nivel que se ha agregado
ya no es necesario, puede seleccionar el nivel y presionar el botón de
. En ocasiones será necesario tener un mismo nivel en dos
ocasiones, para esto presione el botón . No es necesario que los
niveles permanezcan en el mismo orden en que fueron incluidos, por esto existen
los botones , para cambiar el orden de los niveles.
Si se manejan encabezados en la selección se determina en Mis datos tienen

encabezado. Al presionar el botón Opciones aparece la siguiente caja de diálogo:
También se puede determinar que sea sensible a las letras mayúsculas en

Distinguir mayúsculas de minúsculas. Según se tengan acomodados los datos
se debe seleccionar la Orientación ya sea Ordenar de arriba hacia abajo u
Ordenar de izquierda a derecha.
El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, si le indicamos al Excel

2010 que los ordene por Apaterno sería el siguiente:
También se pueden ordenar

directamente ascendente o
descendentemente, con un
solo criterio utilizando los
siguientes iconos:
Ascendentemente
Descendentemente
Para utilizar la opción de los iconos es necesario colocarse en algún registro del
campo que se desea tomar como criterio y presionar el icono.
41
Filtrar, crear y aplicar filtros avanzados

Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la
consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se están buscando registros
que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa
información, los Filtros son una de ellas.
Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione cualquiera de estas dos
opciones:
Damos un clic sobre el comando Ordenar y Filtrar del grupo Modificar de

la ficha Inicio, en la opción Filtro.
Damos un clic sobre el comando Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Datos.
El resultado será similar al siguiente:
El comando Filtro, aplica flechas para abrir menús desplegables en el

encabezado de la base de datos. Con estos menús desplegables, se pueden
elegir las opciones de consulta.
Desde estas opciones también nos es

posible ordenar tomando como criterio
la columna que se está filtrando, tanto
en forma ascendente como
descendente e inclusive por color
42
Para filtrar tomando como criterios sólo algunos de los elementos de la lista, basta
con marcar el elemento por medio de la caja de selección que aparece al lado
izquierdo del elemento. Solamente estos elementos se mostrarán al dar clic en el
botón .
Cuando una columna se encuentre en filtrada, la flecha cambia su forma para
indicarnos este hecho . Una vez que se ha filtrado esta columna, estamos
en posibilidad de volver a mostrarlo todo con la opción
, de la misma lista o marcar de la lista

(Seleccionar todo).
La opción de , se activa en caso de haber aplicado

Formato condicional de Escalas de color a la columna que se desea filtrar.
Una herramienta de gran apoyo para el caso de los filtros es la diferenciación que
se realiza del tipo de dato que contiene la columna.
43
En todos los tipos de datos, existe Filtro personalizado…Al seleccionar esta

opción aparece la siguiente caja de diálogo:
Con el Filtro personalizado se pueden determinar que registros exactamente se

están buscando.
Se pueden utilizar operadores de comparación que ya se encuentran en la lista:
OPERADOR COMPARACIÓN
> mayor que
< menor que
>= mayor o igual que
<= menor o igual que
<> diferente a
Con el operador se selecciona el registro con el que se está comparando también

de la lista. Excel permite utilizar comodines que son: (?) para representar un
carácter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los
comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo:
44
CRITERIO ENCUENTRA
F* Fermín; Fernando ; Fulgencio; Federico
Fe* Fermín; Fernando; Federico
Fer* Fernando
F?r* Fermín; Fernando
Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opción Y los
criterios se suman, es decir, que se tiene que cumplir con ambos criterios para que
encuentre los registros deseados. Con la opción O va a buscar cualquiera de los
registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir con
ambas.
Ya que se estableció un filtro la pantalla lucirá similar a ésta:
Los encabezados de los renglones cambian de color. En cada uno de los campos
se pueden establecer filtros y en este caso se suman los criterios, es decir, que se
debe cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en los filtros de los
campos.
Excel incorpora la facilidad de que una vez que se ha aplicado un Filtro a los datos
de una hoja es posible insertar y eliminar columnas. Incluso, se puede deshacer
la acción y mantener el filtro.
Si desea mostrar todos los datos, sin ningún filtro en las columnas, basta con dar
el clic en el comando . Para deshabilitar todos los filtros, puede hacer uso
de los mismos comandos con los que fueron colocados los filtros.
45
A pesar de que es muy útil y sencillo el manejo los filtros automáticos, están
limitados a sólo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros
avanzados cuyo manejo es similar al de los filtros automáticos pero con mayores
posibilidades de criterios.
Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios complejos, utilice el comando

Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. El comando Avanzadas
funciona de forma diferente desde el comando Filtrar en varios aspectos
importantes.
Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de

Autofiltro.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios

independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la
tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de
criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como
el origen de los criterios avanzados.
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una
sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas
como resultado de una fórmula. Algunos de los posibles criterios aparecen
ejemplificados a continuación:
Nombre
Nombre Edad
Federico
Federico >30
Raúl
46
Nombre Edad
Federico
>30
Lo primero que nos permite esta opción es Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
como se hace con los filtros automáticos, permaneciendo en el mismo lugar o
también Copiar a otro lugar el resultado del filtro.
Si se elige la opción Copiar a otro lugar es necesario que en la caja Copiar a se

especifique un rango, ya sea escribiendo el rango o con un clic en la hoja donde
se desea que comience el rango.
En la caja Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la

lista. Excel 2010 automáticamente detecta el rango de la lista cuando está el
cursor colocado en ella, pero con un clic en la caja se puede escribir un nuevo
rango o cambiar el actual. También se puede utilizar el ratón y dar un clic sostenido
sobre el área de la hoja y la referencia de la celda se escribe automáticamente en
la caja.
Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de

criterios. Este rango debe ser otra área de celdas donde se determine el criterio,
debe ser un área con el mismo número de columnas que la base de datos y por
lo menos con una fila que contenga los criterios escritos que se están buscando.
Con los criterios se pueden utilizar signos de comparación y comodines como se
vio con los filtros automáticos.
La opción Sólo registros únicos muestra un solo registro cuando encuentre

registros que están duplicados.
47
Funciones de base de datos

Las funciones de base de datos nos permiten realizar cálculos sin tener que
ordenar o utilizar filtros, además de que podemos obtener varios resultados
utilizando un resultado ya obtenido.
Pasemos a nuestro ejemplo:
Calcularemos las estadísticas de ventas que nos piden para el siguiente almacén:
Se nos pide calcular el número de facturas emitidas por el departamento de

damas, para ello realice lo siguiente:
Para cualquier función de base de datos se requiere de tres argumentos, ve la

sintaxis que se aplica a todos las funciones de bases de datos:
=BDNombreFuncion(BaseDatos,NombreCampo,Criterios)
Para una mejor comprensión de esta función primero elaboraremos el área
(rango) de criterios, este rango deberá estar compuesto por lo que desea obtener
de su base de datos.
1. Para nuestro ejemplo nos piden las facturas emitidas por el

departamento de Damas.
Deberás crearla en un área alejada de tu base, al menos separada una

columna
48
2. Ahora escribe la condición (criterio) que nos piden, en esta caso

Damas.
3. Una vez terminado este paso podemos iniciar nuestra función.
4. Aplicaremos la función BDContar, en el primer argumento

selecciona toda tu base de datos.
5. En seguida el Nombre del campo donde aplicara la función

contar, nosotros seleccionamos Factura.
6. Y por último el criterio que definimos con Departamento/Damas,

seleccione ambas celdas.
7. Una vez dados todos los argumentos, dé Enter o Clic.
Para el cálculo del departamento de Caballeros, cambia el texto de

Damas por Caballeros y veras que el resultado cambia automaticamente
haciendo en cálculo para dicho departamento, aunque en la misma celda
del resultado anterior, escribelo y vuelve a dejar Damas, para conservar el
resultado anterior.
49
Agregar Subtotales
Uno de los cálculos más comunes que se hacen en las listas y en las bases de
datos son los subtotales. Es decir, que se haga una operación parcial de los
registros que se especifiquen en el rango, así como una operación general de toda
la lista.
Subtotales se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o

Promedio, mediante la función SUBTOTALES. Puede mostrar más de un tipo de
función de resumen para cada columna.
Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos
de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la
función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas
las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de
subtotales.
Consideraciones:
Asegúrate de que cada columna tiene un rótulo en la primera fila,

contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni
columnas en blanco.
También es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta

opción, pero no es un requisito primordial para que funcione.
Usaremos los datos de la hoja de cálculo “SUBTOTALES”, como se muestra en

la siguiente imagen:
50
Para realizar los subtotales de esta base de datos, sigue estos pasos:
1. Primeramente ordenaremos el campo en base al cual queremos se

agrupen los subtotales.
2. Aplicaremos la ordenación sobre el campo CATEGORÍA.
3. Una vez realizada esta operación selecciona el comando Subtotales

del grupo Esquema de la ficha Datos.
Una vez presionado este comando se despliega el siguiente cuadro de diálogo:
51
4. En el cuadro de Para cada cambio en deberemos seleccionar el

nombre del campo por el cual ordenamos en nuestro ejemplo
CATEGORÍA.
5. La siguiente opción es seleccionar la función que aplicaremos para

crear los subtotales. (Nosotros seleccionamos la más común SUMA)
6. Y en Agregar subtotal ha: seleccionaremos los campos en los

cuales podrá ser aplicada la función que hayamos escogido.
Las casillas de verificación que se encuentran en la parte inferior del cuadro

Subtotales las describimos en la siguiente tabla:
OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Remplazar subtotales Remplaza los subtotales que se
actuales encuentren en el momento de Aceptar.
Salto de página entre gruposHace cortes de página cada vez que
cambia de categoría.
Resumen debajo de los datos Coloca el resultado del subtotal debajo de
los datos, si se deselecciona el resultado lo
colocara en la parte superior
52
7. Por último presiona el botón de Aceptar.
La siguiente imagen muestra la hoja de cálculo una vez aplicados los Subtotales:
La siguiente pantalla nuestra los subtotales con la aplicación del nivel de esquema
2, donde se muestran los totales por la categorías.
A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Nótese que en el

extremo izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del
esquema o símbolos del esquema con la forma de - y +, que nos permiten
esconder o desplegar las filas que contienen la información y dejar sólo las de los
subtotales.
53
La lista Usar función contiene las funciones que se pueden utilizar. Esta lista
contiene las funciones utilizadas frecuentemente:
Suma Suma de los elementos
Cuenta Cantidad de valores que no son blancos
Promedio Promedio de los elementos en el grupo del subtotal
Máx Valor numérico más grande en el grupo del subtotal
Mín Valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal
Producto Producto de todos los valores del grupo del subtotal
Cuenta núm. Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos
Desvest Estimación de la desviación estándar
Desvestp Desviación estándar
Var Estimación de la varianza
Varp Varianza de una población
54
Página para Notas:
55
Página para Notas:
56
4
Módulo
Módulo 4 Proteger información

Proteger archivos
Se puede proteger un archivo de Excel con una contraseña para impedir que otros
usuarios tengan acceso a los datos del archivo. Este tema trata sobre las dos
maneras de proteger un archivo de Excel; mediante el cifrado y la configuración
de una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel.
Cifrar un archivo de Excel

Cuando se cifra un archivo de Excel, bloquea con una contraseña. Una vez cifrar
un archivo de Excel, nadie más podrá abrirlo. Esta es la técnica más común y
recomendada para bloquear un archivo de Excel.
1. Haz clic en Archivo (Backstage) / Información / Proteger libro / cifrar

con contraseña.
57
LECCIÓN 6: OBJETOS GRÁFICOS
2. Una vez desplegado en cuadro escribe la contraseña y da clic en Aceptar.
3. En el cuadro de dialogo Confirmar contraseña, vuelve a escribir la

contraseña que escribió en el paso anterior.
Cuando usted u otro usuario intente abrir el archivo, aparecerá la siguiente

pantalla:
ADVERTENCIA:
Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas.
No existen restricciones en las contraseñas que utilizan con respecto

a la longitud, caracteres o números, pero las contraseñas distinguen
entre mayúsculas y minúsculas.
No siempre es seguro distribuir archivos protegidos por contraseña

que contienen información confidencial, como números de tarjetas de
crédito.
58
Contraseña de lectura
Se puede también establecer dos contraseñas en un archivo: uno para abrir el
archivo como de solo lectura y otro para modificar. A continuación, puede
compartir las contraseñas correspondientes con los usuarios según el nivel de
acceso que se deben tener.
El acceso de solo lectura no impide que el usuario realice cambios en un archivo,

pero impide que se guarden los cambios a menos que el nombre del archivo se
cambie de nombre.
Sigue estos pasos para establecer una contraseña para abrir o modificar un
archivo de Excel:
1. Da clic en Archivo / Guardar como.
Selecciona la ubicación, como el equipo o la página de Sitio web.
59
2. Una vez seleccionada la ubicación, selecciona en el cuadro Guardar

como, el botón de Herramientas.
3. Una vez seleccionado el comando Opciones generales, se despliega el

cuadro siguiente:
Para que la contraseña de escritura sigue los pasos anteriores.
60
Protección de hojas
Para poder proteger una celda es necesario proteger la hoja o el libro. Para
hacerlo, realiza lo siguiente:
Selecciona del grupo Cambios, de la ficha Revisar el comando Proteger hoja.
Proteger hoja muestra la siguiente caja de diálogo:
Se puede escribir una

Contraseña pero es opcional. Las
opciones de Contenido, Objetos
y Escenarios, permiten proteger
una o todas estas opciones.
Después de realizar esta acción,
las celdas que se hayan marcado
como bloqueadas no se podrán
modificar. Las que se hayan
marcado como ocultas, no
aparecerán.
61
Proteger libro
Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar,
mover, eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, podemos
proteger la estructura de un libro de Excel con una contraseña.
En este mismo grupo, se encuentra la opción para realizar la protección del Libro
Proteger libro muestra la siguiente caja de diálogo:
La Contraseña funciona como en el comando anterior. Con la opción Estructura

seleccionada, se protege contra borrado de hojas, cambios de lugar o de nombre,
en general se cuida la estructura del libro. Con Ventanas se evitaba que se
cierren, redimensionen o muevan las ventanas, para esta versión queda
inhabilitado.
Se puede tener tanto la hoja, como el libro protegidos, o sólo uno o ninguno.
62
El comando de Proteger y compartir libro de este mismo grupo muestra la

siguiente caja de diálogo:
Este comando permite

compartir un libro, impidiendo
que se quite el control de
cambios. Una vez más la
contraseña es opcional.
Compartir un libro
MS Excel 2010 permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y
cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red o multiusuario. Para
activar esta función seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el
comando. Al hacerlo aparece la siguiente caja de Compartir libro diálogo:
En el primer separador muestra a los

usuarios que se encuentran
utilizando el libro junto con su hora y
fecha de apertura. Para eliminar un
usuario, selecciónelo y presione
Quitar usuario. Si deseamos que
otros usuarios puedan modificar el
libro, seleccionamos Permitir la
modificación por varios usuarios
a la vez. Para controlar la forma en
la que los usuarios podrán hacer
modificaciones seleccionamos el
separador Uso avanzado que
muestra la siguiente caja de diálogo:
63
En este separador es donde se

activa la opción de Control de
cambios. Al seleccionar que
guarde el historial de cambios,
podemos indicar cuantos Días
deberá hacerlo. Los cambios
podrán actualizarse Al guardar el
archivo o Automáticamente cada
x minutos. Podremos definir que
nos muestre Solo los cambios de
otros usuarios o mis cambios y
los de otros usuarios. También se
puede activar la búsqueda de
conflictos, indicando que debe
Preguntar cuáles prevalecen o
que Prevalecen los cambios
guardados. La vista personal nos
permite almacenar en nuestra copia
del libro compartido, la
Configuración de impresora y la
Configuración de filtro.
Dar seguimiento a los cambios

Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se
van realizado en el mismo. Para poder llevar control de los cambios es necesario
haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar
los cambios seleccionamos del grupo Cambios de la ficha Revisar, el comando
Control de Cambios. Al hacerlo aparecen dos opciones donde podremos
seleccionar Resaltar cambios o Aceptar o Rechazar cambios. Antes de poder
aceptar o rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la
opción Resaltar cambios, que muestra la siguiente caja de diálogo:
64
En esta caja indicamos los cambios que deseamos ver:
Cuándo: Podemos ver Todos, Desde la fecha, Desde la última vez que se
guardó o los cambios Sin revisar.
Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios
específicos.
Dónde: En qué lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta

opción tenemos el icono , que permite reducir la caja de diálogo para que
aparezca de la siguiente forma:
Pudiendo señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar a la
caja de diálogo completa damos un clic sobre el icono .
Una vez definidos el cuándo quién y dónde, podemos Resaltar los cambios en
pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva.
Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las

celdas modificadas tomará el siguiente aspecto:
Para poder ver el cambio, cuándo y quién lo realizó, basta con acercar el cursor a
la celda. Al hacerlo aparece un globo con la información, como se muestra a
continuación:
Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una

nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:
65
En esta hoja que se

llama Historial,
muestra por
columnas la
información
referente a los
cambios y la fecha a
la que está
actualizado. Los
cambios en
cualquiera de los dos
casos serán
impresos cuando
imprimamos la hoja
de cálculo.
66
Aceptar o rechazar los cambios

Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para
realizar estas operaciones seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el
comando Control de cambios, de las opciones que aparecen seleccione Aceptar
o rechazar cambios. Esta opción muestra la siguiente caja de diálogo:
Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al dar clic en Aceptar
aparecerá la siguiente caja de diálogo:
Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado
de cambios. Podemos Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que
terminamos de revisar los cambios podemos Cerrar la caja de diálogo.
67
Página para Notas:
68
Página para Notas:
69

Manual Excel 2013 I

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MICROSOFT EXCEL 2013

Módulo 1 Uso de plantillas

1. Haga clic en la Vista Backstage

2. Seleccione el comando Nuevo.

Se muestra el cuadro de la siguiente página

3. Podrá escoger entre Destacadas o plantillas de Microsoft Office Online.

Nosotros seleccionamos la plantilla de Presupuesto que se encuentra en

4. Ahora dé clic en el botón de Crear.

Se iniciara el proceso de descarga de la plantilla en tu Excel abierto.

5. Y listo ahora podrá modificar y cambiar los datos de la plantilla.

Crear una plantilla personalizada

1. Una vez terminado el formato de su hoja o libro.

Esta es la imagen de nuestro formato (un recibo de nómina)

2. Ahora haga clic en la vista Backstage y sobre el comando Guardar como

Para desplegar el siguiente cuadro de diálogo:

3. Seleccione del cuadro combinado la opción de Plantilla de Excel.

4. Escriba el nombre que desee dar la plantilla, para nuestro ejemplo

5. Una vez terminada la operación anterior dé clic en el botón Guardar.

Ahora veamos cómo utilizar dicha plantilla:

1. Dé clic la vista Backstage.

3. En la sección plantillas de clic en Personal.

4. Ahora se presentaran las plantillas del usuario selecciona tu plantilla.

Vera un libro nuevo, pero con su plantilla aplicada.

Cuando piense en el tipo de plantilla que desea crear y en quién podría

Audiencia de destino (no se aplica a plantillas de la comunidad)

Facilidad de uso (accesibilidad)

Requisitos para nombres jurídicos

Derechos para la redistribución de contenido (no se aplica a plantillas de la

Sugerencias y herramientas para trabajar con Microsoft Office

Trabajar con comentarios

, se encuentra en la ficha de Revisar, dentro del grupo Comentarios.

Al hacerlo inmediatamente se asociara a la celda seleccionada el comentario y la

La celda que contiene el comentario, tendrá el siguiente aspecto . Para leer

El Grupo de comentarios, nos ofrece además las siguientes opciones:

Elimina el comentario de la celda que se encuentra seleccionada.

Se traslada al comentario anterior, a partir del que nos encontramos

Se traslada hasta la siguiente celda que presente comentario.

Mostrará (aun cuando no se encuentre seleccionada la

Muestra u oculta todos los comentarios que se han

Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita. La

Si seleccionamos Manual podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada. Al

Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma . Al dar clic,

Página para Notas:

Módulo 2 Uso de gráficas

Para crear una gráfica, utilice alguno de los siguientes procedimientos:

1. Coloca el indicador de celda activa en una celda del rango a graficar.

2. Ahora presiona la tecla de función F11.

Damos un clic sobre el comando del

Y seleccionar el tipo de grafico que se desea.

La siguiente imagen muestra la gráfica que se generó como objeto en la misma

Se utilizan para mostrar los

Gráfica de líneas y Líneas en 3D

Son otra forma de mostrar la tendencia con el

Gráfica Circular y Circular en 3D

Gráficas de Barras y Barras Tercera – Dimensión, Gráfica de Cilindro, Gráfica de

Se utilizan para mostrar los datos con

Gráfica de Área y Gráfica de Superficie

Formatear una gráfica

Botones del grafico

Botón de Elementos de gráfico: Agrega, quita o cambia elementos del gráfico,

Botón Estilos de gráfico: Establece un esquema de color y estilo para su gráfico.

El formato del eje de valores y de categorías, contiene además las siguientes

Opciones del eje de