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Tecnologías de

gestión

Tema 1. Introducción a las


tecnologías de gestión
en la empresa: Excel
Tecnologías de gestión
Introducción a las tecnologías de gestión en la empresa:
Excel
Índice

Presentación .............................................................................. 3
Objetivos de aprendizaje ............................................................... 3
1. Aplicación empresarial de las TIC ............................................... 4
2. Papel de las tecnologías de gestión en la empresa ........................... 5
3. ¿Qué es la tecnología? ............................................................. 6
4. Componentes de la tecnología y condiciones necesarias .................... 7
4.1. Componentes .......................................................................... 8
5. Los sistemas de información y las tecnologías de gestión ................... 8
6. Categorización de los sistemas de información empresarial .............. 10
7. Tipos de sistemas de información ............................................. 13
8. Integración de sistemas de información ...................................... 15
9. Herramientas para la gestión de datos: Excel ............................... 17
Resumen................................................................................. 18
Referencias bibliográficas ............................................................ 19

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Presentación
En el mundo empresarial actual se ve inmerso por el uso de las tecnologías. No se
entiende la gestión en una empresa sin herramientas tecnológicas que faciliten el
cumplimento de los objetivos. En las últimas décadas las empresas han vivido una
transformación como consecuencia de la adopción de las tecnologías. La irrupción de
estas tecnologías y su uso y aplicación en las empresas ha llegado para quedarse. La
importancia de las llamadas tecnologías de la información y de la comunicación (las
llamadas TIC) es tal que son pieza clave en la gestión empresarial.

Las empresas se basan actualmente en el desarrollo de nuevas tecnologías que se


apoyan en metodologías que ayuden en todo lo referente a la gestión de la empresa.
Lo ideal para una empresa es la combinación de metodologías de gestión por procesos
y tecnologías para llevar a cabo la gestión de los negocios.

El uso de las tecnologías en la gestión de la empresa ayuda a:

• Cambios en la productividad empresarial y la competitividad.

• Trabajo en red y auge del trabajador del conocimiento.

• Suministrar la información necesaria a la dirección empresarial necesaria para


planificación, control y toma de decisiones.

• Extraer las ventajas competitivas del entorno.

Objetivos de aprendizaje
Al finalizar este tema, serás capaz de:

• Saber qué son las Tecnologías de la Información y la Comunicación, y cuál es


su uso en la gestión empresarial.

• Conocer qué es la tecnología y cuáles son sus componentes.

• Entender qué es un sistema de la información gerencial.

• Conocer las categorías de los sistemas de información.

• Comprender la integración de los sistemas de información en la empresa.

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1. Aplicación empresarial de las TIC

Importante

Las tecnologías de la información aúnan una serie de elementos como


ordenadores, fibra óptica, internet, aplicaciones y otros programas. Las
tecnologías de la comunicación incluyen redes, banda ancha, telefonía
móvil. Las TIC en la empresa se estudian desde el área de la ofimática,
telecomunicaciones e informática. De ellas derivarán el software y
hardware necesario para la gestión empresarial (Huerta Arribas, Emilio y
Larraza Kintana, Martín, 2001).

Según el ámbito de aplicación en la organización se distinguen cinco tipos de


aplicaciones de las tecnologías (Jiménez Partearroyo, Montserrat, 2011):

1 Aplicaciones de gestión del negocio

Ayudan a la gestión de información financiera, contable, producción, recursos


humanos, ventas y marketing. Se les conoce como ERP (Enterprise Resource
Planning) o sistemas de planificación de recursos empresariales y, también,
CRM (Customer Relationship Management) o sistemas de gestión de clientes.

2 Aplicaciones para la automatización y control de los procesos productivos

Sistemas de automatización de plantas industriales.

3 Aplicaciones de automatización de diseño

Tecnologías para ayudar al diseño, como CAD.

4 Aplicaciones para conexión y comunicación

Tecnologías para la comunicación en la empresa y con su entorno. Por ejemplo,


el e-business o comercio electrónico, telefonía móvil, tecnología de intercambio
de archivos (EDI), y otras formas de comunicación actuales como el chat.

5 Aplicaciones de conocimiento o de inteligencia

Denominadas como Business Intelligence son las tecnologías usadas para el


análisis de información para la ayuda a la toma de decisiones en todos los
ámbitos de la organización de la empresa.

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Las tecnologías para la gestión empresarial sirven a la empresa para ayudar en sus
distintos niveles y funciones. Una buena gestión empresarial se ayuda de este tipo de
tecnologías para mantener y aumentar la competitividad en un contexto de cambio
global. Estas tecnologías ayudarán a la empresa a mejorar su cadena de valor y
enriquecer su capital humano.

2. Papel de las tecnologías de gestión en la empresa


La información se ha convertido en el activo estratégico más importante y valioso para
las empresas. En la empresa, las tecnologías de información van a formar un sistema que
gestiona la salida, entrada y análisis de datos en los distintos niveles y funciones de la
empresa y además también la relación con el exterior. La empresa requiere de estas
tecnologías para mejorar la eficiencia en sus procesos y ser más competitiva. El nuevo
entorno que rodea a las empresas hace necesariamente que la empresa se transforme en
su visión si quiere seguir compitiendo.

La innovación que han traído las tecnologías de la información ha revolucionado en cierto modo
la gestión de la empresa. Las empresas deben aprovecharse del elevado potencial que han
traído las tecnologías para lograr sus objetivos con mayor eficiencia.

Importante

Cuando Michael E. Porter, en su libro sobre la ventaja competitiva, nos


habla del modelo de la cadena de valor en la empresa, destaca aquellas
actividades primarias y actividades de apoyo o complementarias (Porter,
Michael E., 1987). En este libro, Porter nombra las tecnologías de
información como un apoyo necesario en la gestión empresarial. Pero es
indudable el valor y la importancia del uso de estas tecnologías en la
empresa. Una gestión de las tecnologías dará valor a los clientes,
trabajadores, administradores, dueños y otros colectivos implicados en la
empresa (los llamados stakeholders).

La gestión de la información ayudada de estas tecnologías es aconsejable para la empresa.


Invertir en tecnologías de gestión conlleva no sólo comprar aplicaciones, ordenadores y otros
activos tangibles e intangibles, sino que además afecta a la formación y contratación de
personal del conocimiento.

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3. ¿Qué es la tecnología?

Real Academia Según la Real Academia Española de la Lengua, el término


Española “tecnología” es el "conjunto de teorías y de técnicas que permiten
el aprovechamiento práctico del conocimiento científico".

Samuel Bowles Otra definición de tecnología, según Bowles (1970) es “la relación
entre los factores de la producción y los bienes producidos (la
entrada y la salida) en un proceso de trabajo".

Así, pues la tecnología:

• Se basa en procesos que involucran conocimientos científicos, estructuras


productivas, económicas y sociales, así como diversas técnicas.

• Se considera multidisciplinaria.

Ejemplo: la producción industrial, la cual incluye una serie de técnicas y


conocimientos científicos que implican a diferentes áreas de conocimientos, y
además se basa en la estructura económico, productiva y social del lugar de
aplicación.

• Ámbito general: toda la producción industrial.

Ejemplo: la industria del acero.

La aplicación de la tecnología, busca en todo momento cubrir una serie de necesidades


específicas y satisfacer aquellos deseos que surgen en el contexto y entorno en el que
el ser humano vive y desarrolla su actividad. En el proceso tecnológico convergen la
ciencia y la técnica, es decir una parte teórica y otra parte práctica.

La tecnología busca, por tanto, satisfacer aquellas necesidades que el ser humano
pretende cubrir para mejorar su grado de satisfacción con el entorno, apoyándose en
la relación entre técnica y ciencia y situándose en el contexto económico y social del
momento.

La tecnología comprende todos los medios, materiales, y canales disponibles para


modificar el entorno y transformar los elementos naturales para cubrir las
necesidades o satisfacer los deseos que el ser humano se plantea y que vienen
predeterminado por su entorno. Por tanto, se puede afirmar que el proceso
tecnológico está compuesto por la identificación de una demanda contextual,
que, a través de un proceso intelectual, define y desarrolla un producto final para
su uso.

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Importante

Como conclusión, destacar que la tecnología se puede asimilar como el


sumatorio de las capacidades, las habilidades y los conocimientos del ser
humano, que consiguen satisfacer a una demanda del entorno, en un
contexto específico.

4. Componentes de la tecnología y condiciones necesarias


Existen unos componentes de la tecnología que promueven su evolución y su existencia.

Fase 1

Según Antonio Hidalgo Nuchera et al. (2002), en una primera fase de desarrollo de una
tecnología se pueden identificar:

Los conceptos, teorías o fundamentos básicos: son los fundamentos ligados a


1
aquellas áreas científicas desarrolladas con anterioridad a la creación de la
tecnología, que dan lugar a la tecnología. Aunque en ocasiones se han
desarrollado tecnologías a través del uso de teorías, fundamentos y
conocimientos científicos desconocidos, y que con el paso de los años se
comprendieron, asimilaron y lograron explicar a posteriori.

Las notaciones o lenguajes, que describen y definen las nomenclaturas y las


2
reglas básicas de la tecnología.

Las herramientas, que permiten manipular la descripción y automatizar parte


3
del razonamiento que los fundamentos posibilitan y asegurar que el sistema en
desarrollo cumpla determinadas propiedades.

Fase 2

En la segunda y última fase de desarrollo de una tecnología, se encuentran los siguientes


componentes:

El conocimiento relativo al dominio de la aplicación: conocimientos relativos


1
al diseño y la ejecución de la tecnología en un contexto específico.

El método de aplicación: proceso de ejecución de la tecnología que combina


2
conceptos, herramientas y notaciones.

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4.1. Componentes

El resultado final de la suma de dichos componentes será una tecnología. Los


componentes pueden estar concentrados en un único agente, o distribuirse entre
varios.

En el segundo caso, deberán de realizar estrategias de cooperación para compartir


todos los componentes y poder alcanzar la tecnología propuesta.

Importante

Por último, destacar que la tecnología es el factor de mediación entre


las necesidades, los deseos del ser humano y los recursos disponibles,
y que tiene como resultado los productos tecnológicos (bienes,
procesos o servicios). Es decir, mientras que la ciencia busca el
conocimiento, pero no crea cosas, la tecnología obtiene productos
(bienes, procesos o servicios).

5. Los sistemas de información y las tecnologías de gestión


Las organizaciones actuales tienen varios retos por delante:

• Comprender que ese está en un negocio global.

• Crear una arquitectura de información que cubra las necesidades estratégicas y


ayude a la toma de decisiones.

• Determinar el valor de la información.

• Diseñar sistemas que proporcionen a los empleados el control, comprensible


y que ofrezca una comprensión sencilla, así como un uso ético y
responsable.

Cuatro cambios han alterado de forma significativa el panorama empresarial:

1. La aparición de una economía global.

2. La transformación de las economías industriales.

3. La transformación de las empresas.

4. La aparición de empresas digitales.

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Importante

Los sistemas de información en la empresa son algo más que simple


“infraestructura tecnológica”, se constituyen como un conjunto de
componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de
una organización (Laudon, Kenneth C. Laudon, Jane P., 2004).

El objetivo de un sistema de información es la obtención de la información correcta


para las personas que la necesitan en el momento preciso. Los sistemas de información
proporcionan información útil y oportuna para la toma de decisiones.

Figura 1.1 Pirámide del conocimiento

Fuente: Laudon Kenneth C & Laudon Jane P. 2004

Un sistema de información comprende tres elementos principales: tecnología,


personas y procesos. Pearlson define un sistema de información como la
combinación de tecnología, personas y procesos que utiliza una organización para
producir y gestionar la información. Recordemos que las tecnologías de
información sirven para crear, almacenar, intercambiar y usar la información en
la gestión de la empresa.

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Figura 1.2 Jerarquía de un sistema de información

Fuente: Pearson Kan E. 2013

6. Categorización de los sistemas de información empresarial


Los sistemas de información se construyen para servir a las necesidades de los diferentes niveles
y funciones de la empresa:

Niveles • Estratégico.

• Gestión.

• Conocimiento.

• Operativo.

Funciones • Marketing y ventas.

• Finanzas y control.

• Producción y operaciones.

• Recursos humanos.

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Existen sistemas de información dentro de las organizaciones con características
propias destinados a personal específico dentro de la organización.

Sistemas a Estos se nutren básicamente de la información de los sistemas que


nivel los preceden en la pirámide organizacional, permiten además
estratégico incluir datos externos a la organización y realizar seguimiento a
datos críticos. Apoyan a los directivos a enfrentar y solucionar
aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la
empresa como en el entorno externo. Además, ayudan a estos a
resolver las crisis a las que se tengan que enfrentar su organización.

Sistemas a Ya que en este nivel de la estrategia empresarial se toman más


nivel de decisiones de gestión de carácter operativa, los sistemas
gestión ubicados aquí permiten procesar los datos proporcionando
(táctica) informes a los niveles directivos tácticos o de administración,
para facilitar la toma de decisiones.

La información que proveen tiene las características de seguir


siendo precisa y prácticamente inmediata, aunque estos sistemas
carecen de capacidad de análisis y no son muy flexibles ya que los
reportes que difunden están previa y estrictamente definidos.

Sistemas de Si que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de


nivel de una organización. El propósito es ayudar a las empresas comerciales
conocimiento a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las
organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.

Sistemas a Apoyan al elemento humano en las actividades y transacciones


nivel elementales de la empresa. Llevan a cabo de manera automatizada los
operativo procesos más básicos de la organización que se caracterizan por
rutinarios y estructurados. Son “productores de información inmediata
altamente precisa y muy detallada para el resto de los sistemas”.

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Kennet C- Laudon y Jane P. Laudon (2004), describen y enmarcan estos, en torno a un
modelo de organización piramidal, en los distintos niveles:

Ventas y marketing Producción Finanzas Contabilidad Recursos humanos

Figura 1.1 Pirámide del conocimiento. Fuente: Laudon Kenneth C & Laudon Jane P. 2004

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7. Tipos de sistemas de información

Sistemas de nivel estratégico Sistemas de


información para la
dirección o sistemas
Pronósticos Plan operativo Pronóstico Pronósticos
Expertos (ESS)
Ventas a 5 años a 5 años presupuestario beneficios
a 5 años
Sistemas de
información
Sistemas de nivel de gestión para la Gestión
(MIS)

Gestión ventas Control inventario Presupuestos Análisis de reubicación


Sistemas de Soporte
Análisis ventas Planificación anuales Análisis de
de decisiones (DSS)
por región producción Análisis de precios/rentabilidad
costes
Sistemas de
trabajo del
Sistemas de nivel de Conocimiento Conocimiento
(KWS)

Estaciones de trabajo Estaciones CAD Estaciones de trabajo


de ingeniería Almacenamiento óptico de gerencial Sistemas de
Procesamiento de documentos Agendas electrónicas Automatización
textos de Oficinas (OAS)

Sistemas de nivel operativo


Sistemas de
Procesamiento
De Transacciones
Seguimiento Control maquinaria Gestión de efectivo Nóminas Expedientes
(TIPS)
pedidos Control movimiento Compraventa de Cuentas por pagar empleados
Procesamiento materiales valores Cuentas por cobrar Formación
pedidos

Cuentas y marketing Operaciones Finanzas Contabilidad Recursos humanos

Figura 1.4 Tipos de sistemas de información. Fuente: Laudon Kenneth C & Laudon Jane P. 2004

Se han identificado hasta el momento seis diferentes tipos de SI, definidos por Kenneth C.
Laudon y Jane P. Laudon de forma muy minuciosa y sistemática que se identifican a lo largo de
la pirámide organizacional.

Estos diferentes sistemas pueden contener un número ilimitado de módulos para su correcto
funcionamiento, dependiendo de diversos factores como la necesidad de su existencia, así como
de la dependencia o acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones que tenga
la organización.

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Sistemas de nivel operativo

• Sistemas para el Procesamiento de Transacciones (TPS)

Estos suelen sustituir los procedimientos manuales de una empresa por otros
basados enteramente en computadora, es el más común.

Entre algunas de sus características se encuentran:

o Realizan y registran las transacciones repetitivas que son necesarias para


operar el negocio.

o En ciertos sectores intensivos en procesos, un fallo del TPS de horas puede


tener consecuencias irreversibles para la empresa en términos de negocio.

Ejemplos: pedidos de clientes, proveedores, control de calidad, tesorería,


seguimiento de la actividad logística.

Sistemas de nivel de conocimiento

1. Sistemas para el Trabajo del Conocimiento o Knowledge Work Systems (KWS)

Estos sistemas son los encargados de apoyar a los trabajadores que manejan
información para la creación e integración de nuevos conocimientos para la
empresa.

Ejemplos: Diseño Asistido por Ordenador o Computer Aided Design (CAD),


herramientas estadísticas para análisis de mercados.

2. Sistemas de Automatización de Oficinas u Office Automation Systems (OAS)

Este tipo de sistemas están concebidos para ayudar a aquellos que procesan la
información, mejorando la productividad de las oficinas, al facilitar las
actividades de gestión de documentos y de coordinación y comunicación.

Ejemplo: procesamiento de textos, desktop publishing, archivo electrónico,


correo electrónico,workflows.

Sistemas de nivel de gestión

1. Sistemas de Información Gerencial o Management Information Systems (MIS)

Estos sistemas son utilizados básicamente para apoyar el nivel administrativo


de la empresa. Son empleados en el proceso de planificación, control y toma
de decisiones proporcionando informes o resúmenes acerca de las actividades
rutinarias de la organización.

Ayudan por tanto en la toma de decisiones estructuradas, por ejemplo: gestión


de ventas, control de inventario, presupuesto anual.

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2. Sistemas de Apoyo a la Toma de decisiones o Decision-Support Sytems (DSS)

Este tipo de sistemas tienen la característica principal de ser muy interactivos


y analíticos, ya que están diseñados, para apoyar las partes implicadas en la
toma de decisiones. Usan herramientas de análisis y modelado de datos. Son de
vital importancia a la hora de la resolución de problemas no estructurados que
contengan diferentes datos y modelos, por ejemplo, análisis de costes y análisis
de beneficios, y cuya solución no puede especificarse de antemano.

Sistemas de nivel estratégico

1. Sistemas de Apoyo a la Toma de decisiones o Decision-Support Sytems (DSS)

Este tipo de sistemas tienen la característica principal de ser muy interactivos


y analíticos, ya que están diseñados, para apoyar las partes implicadas en la
toma de decisiones. Son de vital importancia a la hora de la resolución de
problemas no estructurados que contengan diferentes datos y modelos, por
ejemplo, análisis de costos y análisis de beneficios.

2. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos o Executive Support Systems (ESS).

Este tipo de sistemas tienen la característica principal de ser muy interactivos


y analíticos, ya que están diseñados, para apoyar las partes implicadas en la
toma de decisiones. Usan herramientas de análisis y modelado de datos. Son de
vital importancia a la hora de la resolución de problemas no estructurados que
contengan diferentes datos y modelos, por ejemplo, análisis de costes y análisis
de beneficios, y cuya solución no puede especificarse de antemano.

Asisten en la toma de decisiones no estructuradas, permitiendo combinar


información sobre el entorno, la competencia y la que proporcionan los MIS y
DSS.

8. Integración de sistemas de información


Todos los sistemas de información, aunque estén diseñados para apoyar niveles
específicos se relacionan entre sí dentro de la organización. Este aspecto parece
razonable a fin de que en la empresa no aparezcan “islas de información”.

Para lograr una verdadera relación entre los antes mencionados, es necesaria la
integración de los mismos.

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Coordinación Que los sistemas integrados estén coordinados y debidamente


comunicados.

Entendimiento Que se entiendan a nivel de software y el hardware común no sea


incompatible.

Accesibilidad Un mismo dato debe ser accesible por distintos sistemas.

Influencias Las modificaciones en alguno de ellos no influyan negativamente en


los demás.

ESS

MIS DSS

KWS
TPS
OAS

Figura 1.5 Integración de sistemas de información

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Procedimiento
Hardware
s
Sistemas de
información Datos Información

Software Bases de datos


Procedimiento Procedimiento
s s
Interfaces de usuario

Figura 1.6 Integración entre componentes

Los componentes de un sistema de información se dividen entre los componentes de


las tecnologías de información y los componentes de gestión. Algunos ejemplos van
desde las hojas de cálculo para manejar datos, hasta sistemas de información como
los ERP o CRM, pasando por bases de datos y herramientas para gestión de datos de
web y redes sociales.

9. Herramientas para la gestión de datos: Excel


Una de las herramientas más utilizadas en la gestión de datos son las hojas de cálculo. La
gestión de datos es un proceso muy importante dentro de los sistemas de información por ello
una herramienta muy simple

es la hoja de cálculo, pero con grandes utilidades. Las hojas de cálculo permiten usar miles de
datos organizadas en un matriz bidimensional. Dentro de esta matriz se introducen valores y
permite realizar cálculos complejos, sacar gráficos y otras utilidades.

OpenOffice y Hay muchas hojas de cálculo en el mercado. Podrás encontrar


LibreOffice aquellas de software libre como la hoja de cálculo de OpenOffice y
LibreOffice.

Lotus 1-2-3 La primera marca comercial conocida como hoja de cálculo fue Lotus 1-
2-3 de IBM muy usada en los años 80 y 90. Su declive coincidió con el
auge de Microsoft Windows y la primera versión de Microsoft Excel.

Microsoft Desde 1985, año de su presentación, Microsoft Excel ha ido ganando


Excel cuota de mercado hasta situarse en la hoja de cálculo más usada
actualmente. Su inclusión en la herramienta de Microsoft Office en
1993 fue una exitosa estrategia de Microsoft.

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Resumen
En este tema, has podido comprender la importancia de las tecnologías que ayudan a
la gestión empresarial y a mejorar su competitividad y la consecución de sus objetivos
finales.

Has visto el concepto de “tecnología”, así como sus componentes.

También, has podido conocer la importancia de los sistemas de información gerencial,


y cómo se integran las tecnologías de gestión dentro de los sistemas de información.

Te has podido informar acerca de la tipología de sistemas de información integrada en


la estrategia de la empresa.

Y, por último, has visto una presentación introductoria a la hoja de cálculo Excel.

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Referencias bibliográficas
Bowles, Samuel (1970). “Aggregation of Labor Inputs in the Economics of Growth and
Planning: Experiments with a Two-Level CES Function”. En The Journal of Political
Economy, volume 78, 68-81. Chicago: The University of Chicago Press.

Huerta Arribas, Emilio y Larraza Kintana, Martín (2001). “Tecnologías de la información


e innovación organizativa en la empresa española”. En Economía Industrial, nº 340,
págs. 51-60. España: Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Jiménez Partearroyo, Montserrat (2011). La gestión informática de la empresa. Nuevos


modelos de negocio. Madrid: RA-MA.

Porter, Michael E. (1978). Ventaja competitiva. México: CECSA.

Joyanes Aguilar, Luis (2015). Sistemas de Información en la Empresa. El impacto de la


nube, la movilidad y los medios sociales. México: Alfaomega.

Hidalgo Nuchera, Antonio; Serrano León, Gonzalo; Pavón Morote, Julián (2014).
Management Information Systems. Managing the Digital Firm. New Jersey: Pearson
Education.

Pearlson, Keri E.; Saunders, Carol S. & Galletta, Dennis F. (2016). Management
Information Systems. A Strategic Approach. New Jersey: Wiley.

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