PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN

PÚBLICA Y CONTRATACIONES
-- -- DEL
-- ESTADO
SESIÓN 3: GESTIÓN POR PROCESOS EN
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Por favor apague su Micrófono

¡ Bienvenidos !
 Modernización de la Gestión Pública

Políticas Publicas

Gestión por procesos en la

Que temas Administración Pública
abordaremos
Los Sistemas Administrativos y su
Interrelación

Sistemas Administrativos en la
Gestión Economica y Financiera

Sistemas Administrativos en la
Gestión Administrativa del estado
 Sistema Administrativo de
Planeamiento e Inversión Pública

Sistema de Gestión de Recursos

Humanos
Que temas
abordaremos Sistema Nacional de Control
Acuerdos para la capacitación

Habilito mi video Papel (cuaderno)

cuando me lo piden y Lápiz.

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cuando no hablo celular y chat

Si tienen alguien
problemas técnicos, avisa
por medio del CHAT
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EXPERIENCIA –
ETIQUETA - POSTEA
 Gestión por Procesos en la Administración
Pública

• Fundamentos de la Gestión por Procesos

• Clasificación de los Procesos de la
Administración Pública
¿Qué • Procesos Misionales
revisaremos • Procesos Estrategicos
HOY? • Procesos de Soporte
• Implementación de la Gestión por
Procesos
• Marco Metodológico sobre la
implementación de la Gestión por
Procesos
 ¡ Ten en cuenta !
Miercoles- Viernes
25 – 27 – 29 Oct.
03 – 05 – 08 – 10 – 12 – 15 Nov

Asistencia
Mínima al 70%
Evaluación Participación
+ Trabajos + Evaluación
Final

Nota
Mínima 12
 FACILITADOR
Jimmy A. Velásquez Díaz

jvelasquezd@isil.pe

/jimmyvelasquezdiaz

/alem.diaz.5

997-401408
METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LAS
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN EL MARCO DEL DECRETO SUPREMO N°
034-2013-PCM
Aplicación de la Gestión por Procesos
 Organización Tradicional Organizaciones por Procesos

Enfoque por Funciones Enfoque por Procesos

¿Qué es un proceso?
Proceso vs. Procedimiento
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. (Norma ISO 9000:2005).

El proceso establece EL QUÉ hacemos.

PROCEDIMIENTO
El procedimiento es la forma detallada y específica con la que
debemos realizar una actividad o proceso (Norma ISO
9000:2005).

El procedimiento establece CÓMO tenemos que hacer las

cosas.
Marco Normativo
Fases para la implementación de la gestión
por procesos
Fase 01: Determinación de procesos
Fase 02: Seguimiento, medición y análisis de procesos
Fase 03: Mejora de Procesos
 Elaboración de procedimientos

Insumos y recursos
INSUMOS Documentos Institucionales:
Norma de Creación
Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
Plan Estratégico Institucional y Sectorial
Manual de Procedimientos (MAPRO)
RECURSOS Compromiso de la Alta Dirección y de los Directivos de los
Órganos y Unidades Orgánicas.
Equipo de Trabajo liderado por la Oficina de Planeamiento
o la que haga sus veces, con la participación por la Oficina
de Recursos Humanos.
 1. Identificación de los procesos

A. Revisión de la misión, visión, políticas, estrategias y funciones

Norma de creación y Documentos de Plan Estratégico y Plan

aquellas que Gestión (ROF vigente Operativo Sectorial o
modifiquen las o MOP Institucional
funciones generales
de la entidad Texto único de
Procedimientos
Manual de Administrativos (TUPA)
Mapa de Procesos Procedimientos Texto único de Servicios No
(de tener) (MAPRO) Exclusivos (TUSNE)
Misión: Defender y promover la libre y leal
competencia, la Propiedad Intelectual y los
derechos de los consumidores, en beneficio de los
ciudadanos, las empresas y el Estado, de manera
eficiente, predecible y confiable.

¿Cuáles son sus Procesos?

 Defender la libre y leal
competencia

Registrar los derechos de Autor.

Proteger los derechos de los

Gestión de controversias.
consumidores.

Vigilar la libre iniciativa privada

y la libertad de empresa.
 Defender la libre y leal Supervisión y
competencia Fiscalización

Gestión de Registros
Registrar los derechos de Autor.
de la propiedad
intelectual.
Proteger los derechos de los
Gestión de controversias. Gestión de
consumidores. Controversias

Vigilar la libre iniciativa privada

Gestión de la
y la libertad de empresa. orientación.
B. Identificación de bienes/servicios y los beneficiarios/usuarios

Beneficiario o Bien o Servicio A Bien o Servicio 8 Bien o Servicio C

Usuario /Bien o
Servicio
Destinario A X
Destinario B X
Destinario C X

A partir de la matriz se obtendrá una lista de procesos, los que

deberán ser clasificados en procesos estratégicos, misionales y de
soporte
Tipo de Procesos
 Dan dirección a
todos los órganos La razón de ser de
de la Entidad. la entidad; ayudan
Definen y controlan a cumplir su
sus objetivos. misión y
Estudian y evalúan Estratégicos Misionales objetivos.
Generan bienes
a profundidad lo
y/o servicios que
interno y externo provee la entidad
de la Entidad. a los usuarios.

Soporte

Son los encargados de "soportar” el funcionamiento y desarrollo de los demás

procesos de la entidad (estratégicos y misionales).
 Ejemplo: Gestión del
Ejemplo: Planificación, Sistema Administrativo de
Imagen Institucional, Recursos Humanos
Control de la Gestión (SERVIR), Gestión de las
Pensiones (ONP)
Estratégicos Misionales

Soporte

Ejemplo: Recursos Humanos, Gestión de la

Logística, Gestión de Financiera
 OFICINA DE NORMALIZACION PREVISIONAL

Gestión de TI Precalificación de Solicitudes Orientacion y Atención de Tramites

Control Interno Presupuesto Gestión de Recursos Humanos

Gestion por Procesos Administración de Procesos Judiciales Atención al Asegurado

Gestión de Calidad
Asesoría Legal
Gestión de la Estadistica y Calculo actuarial Calificación de Solicitudes
Abastecimiento
Gestión de Riesgos Planeamiento Institucional Inspección y Control

Contabilidad y Finanzas Direccion Estrategica Pagos de Pensiones y Bonos

Verificación de Aportes Administración de Aportes Abastecimiento

Gestión de Inversiones Gestión de Normas Institucionales Gestión Documentaria y Archivo

 Consideraciones
Nivel de Proceso Descripción
Procesos Nivel O Procesos globales de la entidad que tienen como salida un bien/servicio
concreto generado por la totalidad de la organización y que será
entregado a beneficiarios/usuarios finales.
Procesos Nivel 1 Procesos concretos que forman parte de un proceso global y en
conjunto agregan valor a los bienes y servicios finales que la entidad
ofrece. Constituyen el primer nivel de desagregación de los
macroprocesos.
Procesos Nivel 2 Son el resultado de la desagregación de los procesos de nivel 1 y, a la
vez, son más específicos que estos últimos. Para su identificación tener
en cuenta las funciones específicas de los órganos y/o unidades
orgánicas que constituyen la organización.
Procesos Nivel "n" Último nivel de desagregación de los procesos, en el que se describen
las actividades y/o tareas.
Niveles de procesos
Documentación de procesos
Desarrollo del Mapa de Procesos Nivel O
Ficha de Proceso de Nivel 0
Ficha de Proceso de Nivel 1
TALLER
Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología
Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología
 E E E E
0 0 0
1 2 3

M M M
01 02

S S S S S
0 0 0 0 0
1 2 3 4 5
 E E E E
0 0 0
1 2 3

M M M
01 02

S S S
S03 S S
0 0 0 0 0
1 2 3 4 5
Nivel
Proceso: Gestión
0
Logística

? ? ? ?

Nivel
1
• Formular y proponer el Plan Anual de Contrataciones.
• Programar, coordinar, supervisar, controlar y ejecutar los procesos de
contratación de bienes y servicios, arrendamientos y ejecución de obras que
requieran los órganos de la entidad.
• Consolidar las necesidades de bienes y servicios así como formular el Plan
Anual del Ministerio (PAC) del Ministerio.
• Realizar las acciones necesarias al mantenimiento y servicios generales.
• Supervisar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y
contracción de servicios, de acuerdo a las disposiciones legales.
• Supervisar las actividades relacionadas con el control patrimonial e
inventario institucional.
• Asegurar el abastecimiento, de las diferentes unidades orgánicas de la
entidad, de los bienes y servicios necesarios para el adecuado cumplimiento
de sus funciones, así como el mantenimiento y conservación de equipos e
infraestructura.
• Velar por el registro y adecuado mantenimiento de los bienes patrimoniales
y no patrimoniales del Ministerio.
 Gestión de
las
• Formular y proponer el Plan Anual de Contrataciones. Adquisicione
• Programar, coordinar, supervisar, controlar y ejecutar los procesos de s
contratación de bienes y servicios, arrendamientos y ejecución de obras que
requieran los órganos de la entidad.
• Consolidar las necesidades de bienes y servicios así como formular el Plan
Anual del Ministerio (PAC) del Ministerio.
• Realizar las acciones necesarias al mantenimiento y servicios generales.
• Supervisar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y Administració
contracción de servicios, de acuerdo a las disposiciones legales. n de Bienes
• Supervisar las actividades relacionadas con el control patrimonial e
Patrimoniales
inventario institucional.
• Asegurar el abastecimiento, de las diferentes unidades orgánicas de la
entidad, de los bienes y servicios necesarios para el adecuado cumplimiento
de sus funciones, así como el mantenimiento y conservación de equipos e
infraestructura.
• Velar por el registro y adecuado mantenimiento de los bienes patrimoniales Gestión de
y no patrimoniales del Ministerio. Servicios
Generales
Nivel
Proceso: Gestión S0
0
Logística 3

E: ENTRADAS
S: SALIDAS
P:
PROVEEDORES
C: CLIENTES
E S E S E S
Administración de Gestión de
Gestión de las
Bienes Servicios
Adquisiciones
P C P Patrimoniales C P Generales C

S03.01 S03.02 S03.03

Nivel
1

Jimmy Velasquez Diaz

Nivel
Proceso: Gestión S0
Proceso: Gestión Logística
0
Logística 3

Diagrama de Bloques
S03.01 S03.02

Gestión de las
Gestión de las Administración de
Adquisiciones
Adquisiciones Bienes Patrimoniales

S03.01

Gestión de Servicios
Generales

S03.0
Nivel
1 3

Jimmy Velasquez Diaz

 Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Nivel 1 Gestión de las Adquisiciones S03.01

? ? ? ?

Nivel 2
 • Formular y proponer el Plan Anual de Contrataciones.
• Programar, coordinar, supervisar, controlar y ejecutar los
procesos de contratación de bienes y servicios, arrendamientos Planificación de las
y ejecución de obras que requieran los órganos de la entidad. Adquisiciones
• Consolidar las necesidades de bienes y servicios así como
formular el Plan Anual del Ministerio (PAC) del Ministerio.
• Realizar las acciones necesarias al mantenimiento y servicios
generales.
• Supervisar las actividades relacionadas con la adquisición de
bienes y contracción de servicios, de acuerdo a las disposiciones
legales.
• Supervisar las actividades relacionadas con el control Procesos de Selección de
patrimonial e inventario institucional. Adquisiciones
• Asegurar el abastecimiento, de las diferentes unidades
orgánicas de la entidad, de los bienes y servicios necesarios para
el adecuado cumplimiento de sus funciones, así como el
mantenimiento y conservación de equipos e infraestructura.
• Velar por el registro y adecuado mantenimiento de los bienes
patrimoniales y no patrimoniales del Ministerio.
Ejecución de las
Adquisiciones
Nivel
Gestión de las S03.0
1
Adquisiciones 1

Planificación Procesos de Ejecución de

de las Selección de las
Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

S03.01.0 S03.01.0 S03.01.0

Nivel
2 1 2 3
 Gestión de las Adquisiciones
Ficha de Procesos N1

Código Clasificación / Tipo

Nombre

Objetivo

Responsable

Alcance

Listado de Procesos Código de Procesos Responsable de

Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios/clientes
Nivel 2 Nivel 2 Proceso Nivel 2
 Gestión de las Adquisiciones

Ficha de Procesos N1
Clasificación /
Código S03.01 Soporte
Tipo

Nombre Gestión de las Adquisiciones

Planificar y gestionar el abastecimiento de bienes materiales y de servicios que se requiere para el normal desarrollo de las
Objetivo
actividades de la entidad.

Responsable Jefe de Oficina de Logística

Alcance Oficina de Logística

Listado de Procesos Código de Procesos Responsable de

Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios/clientes
Nivel 2 Nivel 2 Proceso Nivel 2
Planificación de las
S03.01.01
Adquisiciones
Procesos de
Selección de S03.01.02
Adquisiciones
Ejecución de las
S03.01.03
Adqusiciones
Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Ficha de Proceso N2
 Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Nivel 1 Gestión de las Adquisiciones S03.01

Procesos
ProcesosSelección de
de Selección de
Planificación de Ejecución de las
de
las Adquisiciones Adquisiciones
Adquisiciones
Adquisiciones

S03.01.01 S03.01.02
S03.01.02 S03.01.03
Nivel 2
 Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Nivel 2
Procesos de Selección de S03.01.02
Adquisiciones

? ? ? ?

Nivel 3
 Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Nivel 2
Procesos de Selección de S03.01.02
Adquisiciones

Compras Directas
S03.01.02.01

Adjudicación de
Menor Cuantía
S03.01.02.02

Adjudicación de
Directa Pública
S03.01.02.03
Nivel 3
 Procesos de Selección de Adquisiciones
Ficha de Procesos N2

Código Clasificación / Tipo

Nombre

Objetivo

Responsable

Alcance

Listado de Procesos Código de Procesos Responsable de

Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios/clientes
Nivel 3 Nivel 3 Proceso Nivel 3
 Procesos de Selección de Adquisiciones

Ficha de Procesos N2
Clasificación /
Código S03.01.02 Soporte
Tipo
Nombre Procesos de Selección de Adquisiciones
Objetivo Planificar y gestionar el abastecimiento de bienes materiales y de servicios que se requiere para el normal desarrollo de las actividades de la entidad.
Responsable Jefe de Oficina de Logística
Alcance Oficina de Logística
Listado de Procesos Código de Procesos Responsable de
Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios/clientes
Nivel 2 Nivel 2 Proceso Nivel 2
Compras Directas S03.01.02.01
Adjudicación de
S03.01.02.02
Menor Cuantía
Adjudicación de
S03.01.02.03
Directa Pública
 Procesos de Selección de Adquisiciones
Ficha de Procesos N2
Clasificación /
Código S03.01.02 Soporte
Tipo
Nombre Procesos de Selección de Adquisiciones
Objetivo Planificar y gestionar el abastecimiento de bienes materiales y de servicios que se requiere para el normal desarrollo de las actividades de la entidad.
Responsable Jefe de Oficina de Logística
Alcance Oficina de Logística
Listado de Procesos Código de Procesos Responsable de
Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios/clientes
Nivel 2 Nivel 2 Proceso Nivel 2
- Bases Integradas
(Términos de Referencia)
- Pedido / Requerimientos de
- Cuadros Comparativo de - Unidades Orgánicas
Bienes y servicios Jefe de Oficina de
- Unidades Orgánicas Compras Directas S03.01.02.01 Propuestas -Proveedores de bienes y
- Especificaciones Técnicas Logística
- Expediente de servicios
- Términos de Referencia
Contratación aprobado
- Buena Pro
- Bases Integradas (Términos
de Referencia)
- Propuestas técnicas y
- Órdenes de compra y
económicas
Órdenes de servicio - Unidades Orgánicas
- Cuadro Comparativo de Adjudicación de Jefe de Oficina de
- Unidades Orgánicas S03.01.02.02 - Contratos -Proveedores de bienes y
Propuestas Menor Cuantía Logística
- Actas de Comité servicios
- Expediente de Contratación
Especial
aprobado
- Ley Nº1017 - Ley de
Contrataciones de Estado
- Bases Integradas (Términos
de Referencia)
- Propuestas técnicas y
- Órdenes de compra y
económicas
Órdenes de servicio - Unidades Orgánicas
- Cuadro Comparativo de Adjudicación de Jefe de Oficina de
- Unidades Orgánicas S03.01.02.03 - Contratos -Proveedores de bienes y
Propuestas Directa Pública Logística
- Actas de Comité servicios
- Expediente de Contratación
Especial
aprobado
- Ley Nº1017 - Ley de
Contrataciones de Estado
Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Ficha de Proceso N3
(Actividades)
 Taller: Ministerio de Innovación y Tecnología

Nivel 2
Procesos de Selección de S03.01.02
Adquisiciones
Compras Directas
Compras Directas
S03.01.02.01 S03.01.02.01

Adjudicación de
Menor Cuantía
S03.01.02.02

Adjudicación de
Directa Pública
S03.01.02.03
Nivel 3
 Mapeo de Puestos

Número Naturaleza
Órgano Unidad Orgánica Nombre del puesto
correlativo del órgano
1 APOYO Oficina General de Administración Oficina de Logística Director de Sistema Administrativo I
2 APOYO Oficina General de Administración Oficina de Logística Profesional 3
3 APOYO Oficina General de Administración Oficina de Logística Profesional 1
4 APOYO Oficina General de Administración Oficina de Logística Secretaria
Oficina General de Planeamiento y
5 APOYO Oficina de Presupuesto Especialista de Presupuesto
Presupuesto
 Compras Directas

Ficha de Procesos N3

Nombre Código

Objetivo

Responsable

Alcance

Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios

Código de la Órgano y Unidad Registro de

Nombre de las actividades Nombre del puesto ejecutor Número correlativo del puesto
actividad Orgánica de ejecutor ejecución
 Compras Directas

Ficha de Procesos N3

Nombre Compras Directas Código S03.01.02.01

Objetivo Atender oportunamente los requerimientos de bienes y servicios solicitados por las unidades orgánicas de la Entidad.

Responsable Jefe de Oficina de Logística

Alcance Oficina de Logística/Órgano solicitante/Oficina de Administración

Proveedores Entradas / Insumos Salidas Usuarios

- Bases Integradas (Términos
de Referencia)
- Pedido / Requerimientos
- Cuadros Comparativo de
de Bienes y servicios - Unidades Orgánicas
- Unidades Orgánicas Propuestas
- Especificaciones Técnicas -Proveedores de bienes y servicios
- Expediente de Contratación
- Términos de Referencia
aprobado
- Buena Pro
Código de la Órgano y Unidad Registro de
Nombre de las actividades Nombre del puesto ejecutor Número correlativo del puesto
actividad Orgánica de ejecutor ejecución
Solicitar a la Oficina de Logística la adquisición de bienes o la contratación Todas las Unidades Sistema de
1 Unidades Orgánica 0
de servicios u obras mediante un requerimiento a través del Sistema Orgánicas Adquisiciones
Sistema de
Registrar y revisar requerimiento ,TdR o especificación técnica 2 Secretaria 4 Oficina de Logística
Adquisiciones
 Código de la Órgano y Unidad Registro de
Nombre de las actividades Nombre del puesto ejecutor Número correlativo del puesto
actividad Orgánica de ejecutor ejecución
Solicitar a la Oficina de Logística la adquisición de bienes o la contratación Todas las Unidades Sistema de
1 Unidades Orgánica 0
de servicios u obras mediante un requerimiento a través del Sistema Orgánicas Adquisiciones
Sistema de
Registrar y revisar requerimiento ,TdR o especificación técnica 2 Secretaria 4 Oficina de Logística
Adquisiciones
Recibir y revisar requerimiento TdR o especificación técnica; y asignar a un Director de Sistema Sistema de
3 1 Oficina de Logística
Operador Logístico. Administrativo I Adquisiciones
Verificar que los documentos anexados en el requerimiento están
Sistema de
correctos, de no ser así se devuelve el requerimiento al área usuaria y 4 Profesional 3 2 Oficina de Logística
Adquisiciones
vuelve a la Actividad N° 1
Realizar el Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado basándose en
cotizaciones, las cuales solicita (Vía Email y/o presencial) a potenciales
Sistema de
proveedores, verificando que estas cumplan con los TDR (Servicios) y/o EETT 5 Profesional 3 2 Oficina de Logística
Adquisiciones
(Bienes) solicitadas por el área usuaria, buscando que exista pluralidad de
postores y que esté acorde con lo que ofrece el mercado.
Enviar el Requerimiento y Certificado Presupuestal al Director de la Oficina Sistema de
6 Profesional 3 2 Oficina de Logística
de Logística para que le dé el Visto Bueno. Adquisiciones
Derivar al Coordinador de la Oficina de Logística para que solicite la
Director de Sistema Sistema de
aprobación del Certificado Presupuestal a la Oficina de Planeamiento y 7 1 Oficina de Logística
Administrativo I Adquisiciones
Presupuesto - Oficina de Presupuesto.
Remitir el Certificado Presupuestal aprobado al Operador Logístico (Vía Sistema de
8 Especialista de Presupuesto 5 Oficina de Presupuesto
correo electrónico y Sistema). Adquisiciones
Sistema de
Generar la Orden de Compra u Orden de Servicio 9 Profesional 3 2 Oficina de Logística
Adquisiciones

Remitir la orden de compra/servicio a la responsable de control previo de la

Sistema de
Oficina de Logística para su firma, de conformidad a lo establecido en el 10 Profesional 3 2 Oficina de Logística
Adquisiciones
Requerimiento del Área Usuaria (Anexo 01) y la Cotización (Proveedor).

Remitir la Orden de compra/servicio al Director de la Oficina de Logística Sistema de

11 Profesional 3 2 Oficina de Logística
para su firma. Adquisiciones
Escanear la orden de compra/servicio y luego escanear un reporte que es Sistema de
12 Secretaria 4 Oficina de Logística
visado y firmado por el Director de la Oficina de Logística. Adquisiciones
Remitir la Orden de compra/servicio con las firmas respectivas a la Oficina Sistema de
13 Secretaria 4 Oficina de Logística
de Financiera Adquisiciones
Notificar con la copia de la orden de compra/servicio al contratista, de Sistema de
14 Profesional 3 2 Oficina de Logística
conformidad a lo establecido en el artículo 148º del RLCE. Adquisiciones
TALLER
 Taller: Procesos Misionales
Autoridad Forestal y de Fauna
 Taller: Procesos Misionales
Autoridad Forestal y de Fauna
En una palabra,
que hemos
aprendido el
día de hoy.
GRACIAS