Tec Sup Desarrollo Aplicaciones Multiplataforma Sistemas Gestion Empresarial 02

Sistemas de
Gestión
Empresarial
Técnico Superior en
Desarrollo de Aplicaciones
Multiplataforma
© Centro para la Cultura y el Conocimiento, S.A.
ISBN-13: 978-84-7157-397-1
ISBN-10: 84-7157-397-0
E-m06-22
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te alquiler o préstamos públicos.
2
ERP-CRM
de sistemas
Instalación y
configuración
TÉCNICO SUPERIOR EN DESARROLLO DE APLICACIONES MULTIPLATAFORMA 31

Módulo | Sistemas de Gestión Empresarial
Sumario
1. Introducción a la instalación y configuración de sistemas ERP-CRM..................... 33
2. Modelos de sistemas atendiendo a la adaptabilidad.............................................. 34
3. Tipos de licencia........................................................................................................ 36
4. Tipos de instalación.................................................................................................. 38
5. Módulos básicos. Funcionalidades operacionales.................................................. 40
6. Módulos de un sistema ERP-CRM: descripción, tipología e interconexión............ 42
7. Procesos genéricos de instalación del sistema ERP-CRM........................................ 44
8. Parámetros de configuración del sistema ERP-CRM:
descripción, tipología y uso..................................................................................... 49
9. Actualización del sistema ERP-CRM y aplicación de actualizaciones..................... 51
10. Servicios de acceso al sistema ERP-CRM: características,
configuración e instalación..................................................................................... 53
11. Entornos de desarrollo, pruebas y explotación..................................................... 55
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TÉCNICO SUPERIOR EN DESARROLLO DE APLICACIONES MULTIPLATAFORMA
Objetivos
▶ Conocer los tipos de instalación de los sistemas de ERP-CRM.
▶ Identificar los módulos de sistemas de ERP-CRM existentes.
▶ Estudiar los procesos genéricos de instalación de los sistemas ERP y CRM.
▶ Conocer los procesos de actualización y entornos de desarrollo.

1. Introducción a la instalación
y configuración de sistemas
ERP-CRM
Cuando se habla de sistemas ERP-CRM, la implantación de estos sistemas se entiende como
el proceso global que tiene como objetivo final la puesta en marcha de un nuevo sistema ERP-
CRM en la empresa.
En este proceso intervienen varias fases: análisis de requisitos, estudio de posibles soluciones,
decisión de un producto concreto, instalación y configuración, migración de datos si fuera ne-
cesaria, formación de los usuarios y realización de adaptaciones si se diera el caso.
En los siguientes apartados se estudiará en profundidad todos los aspectos relacionados con
la instalación y configuración de un sistema ERP-CRM. En concreto, se usará el ERP Odoo como
ejemplo de sistema, descubriendo sus funcionalidades y posibilidades de configuración.
33
2. Modelos de sistemas
atendiendo a la
adaptabilidad
Una de las características de los sistemas ERP-CRM es la adaptabilidad.
Gracias a la adaptabilidad, los sistemas ERP-CRM pueden funcionar en diferentes entornos y

modelos de negocio, lo que conlleva un amplio espectro de posibilidades.
Según la empresa y su oferta de productos o servicios, los sistemas ERP-CRM se podrán adaptar
a dichos procesos y cumplir las expectativas de la organización.
Atendiendo a esta adaptabilidad, encontramos:
▶ Ssistemas cerrados.
▶ Sistemas parametrizables.
▶ Sistemas programables.
Vemos a continuación más detalles de cada uno de estos sistemas.

34
2.1. Sistemas cerrados

Los sistemas ERP-CRM de código cerrado son aquellos que sólo pueden ser modificados o
actualizados por la empresa que los comercializa.
Así mismo, los derechos de comercialización y distribución también son privados y pertenecen
a la empresa que los desarrolla.
Un sistema ERP-CRM de código cerrado proporciona mayor seguridad al usuario por saber que
dicho sistema va a ser mantenido y actualizado.
Aunque también tiene inconvenientes a la hora de adaptarlo a las necesidades de la empresa,

ya que se puede incurrir en costes elevados o en un tiempo mayor de implantación en la orga-
nización.
2.2.Sistemas parametrizables
Los sistemas ERP-CRM pueden ser ampliamente parametrizables, es decir, se pueden esta-
blecer los parámetros que mejor se ajusten a las necesidades de la empresa que los vaya a
utilizar.
Estos parámetros pueden afectar tanto a la parte del usuario del sistema (front-end) como a los
procesos internos (back-end).
Como resultado, se obtendrá un sistema del todo personalizado según los requisitos con-
cretos de la organización, aunque la base de las funcionalidades sea la que se use por defecto.
Esto permite la gran ventaja de poder adaptarse prácticamente a todos los tipos de empresas
y modelos de negocio.
2.3. Sistemas programables

El término programable en los sistemas ERP-CRM hace referencia a la capacidad de desarrollar
procesos extras a los que ya tiene el propio sistema.
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Muchos sistemas, sobre todo de código abierto, permiten generar módulos adaptables a cier-
tas funciones que necesitan las empresas para que los ERPs y CRMs puedan llevar a cabo
procesos nuevos o adaptar los ya existentes.

3. Tipos de licencia
Las licencias en el mundo del software se pueden entender como un acuerdo o contrato para
que los usuarios de un programa los puedan utilizar.
Normalmente, estas licencias también pueden permitir distribuir el software ya que los usua-
rios de las licencias pueden ser empresas.
Una licencia contiene las obligaciones que debe cumplir el propietario del software, así como
las que debe cumplir el usuario de la aplicación, y se centran en cómo se puede utilizar, si se
puede modificar o no y si es distribuible.
3.1. Licencias según el tipo de uso

Las licencias se pueden clasificar según su tipo de uso en:
▶ Licencias de código abierto.
▶ Licencias de código cerrado.

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▶ Licencias de dominio público.
Veamos a continuación más detalles de cada uno de estos posibles tipos de licencia.
Licencias de código abierto
Son licencias que hacen posible el uso de un software sin grandes restricciones, incluso pu-
diendo modificar sus funcionalidades o añadir nuevas.
A su vez, y dependiendo de sus limitaciones, estas licencias se puede dividir en otros tipos. Por
ejemplo:
▶ Permisivas. El uso de estas licencias no está limitado de ninguna manera.
▶ Robustas. Estas licencias tienen algunas limitaciones en su posible uso por particulares
y empresas.
Dentro de las licencias robustas, se pueden encontrar estos dos tipos:
• Fuertes. Se distribuyen de igual manera que las robustas.

• Débiles. Su distribución es muy similar a las licencias robustas, pero permiten usar
licencias diferentes que puedan tener alguna funcionalidad o customización extra.
Licencias de código cerrado o software propietario
Estas licencias, conocidas como software propietario, permiten utilizar un producto software,
pero con amplias restricciones en cuanto a personalización.
Normalmente, si se quieren añadir funcionalidades extras, la empresa que desarrolla el pro-

ducto las debe implementar. Por lo tanto, en ciertas ocasiones es una opción con un coste
elevado.
Licencias de dominio público
Son licencias sin un propietario concreto, que no impone restricciones de ningún tipo.
3.2. Licencias según el coste

Las licencias también se pueden clasificar por su coste económico, es decir, lo que se puede
llegar a pagar por poder utilizarlas.
En estos casos, se pueden dividir principalmente en tres tipos bien diferenciados entre sí:
▶ Freeware. El programa o software es de uso totalmente gratuito, sin ningún coste añadi-
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do.
▶ Payware. Para utilizar estos programas, los usuarios deben pagar cierta cantidad econó-
mica.

De esta manera, este tipo de software suelen tener opciones extra o funcionalidades
muy necesarias para poder atraer a los usuarios.
▶ Shareware. En este tipo de software, el usuario puede hacer uso del mismo durante un
tiempo concreto.
Una vez que expira el tiempo establecido como límite, el usuario deberá pagar una cier-
ta cantidad si desea seguir haciendo uso del programa.
4. Tipos de instalación
En los sistemas ERP-CRM, como en cualquier software, podemos encontrar varios tipos de ins-
talación.
Aspectos importantes de este tipo de instalaciones son conocer dónde residirá la base de da-
tos, cuántos ordenadores clientes existirán, qué tipos de dispositivos se usan, entre otros.
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En los sistemas ERP-CRM existen principalmente dos tipos de instalación:
▶ Instalación monopuesto.
▶ Instalación cliente/servidor.
Veamos a continuación más detalles sobre cada uno de estos tipos.
Monopuesto
Como su nombre indica, el sistema ERP-CRM solo se instala en un único ordenador.
Se suele utilizar este tipo de instalaciones para pruebas o formación de la herramienta, ya que
sólo pueden acceder al sistema los usuarios de ese ordenador.
Cliente/servidor
En las instalaciones cliente/servidor:
▶ El sistema ERP-CRM se instala en un ordenador donde estarán todos los datos (también
llamado servidor).
▶ Para cada uno de los posibles usuarios que tenga el sistema, se instalará una aplicación
(llamada cliente) que accederá a los datos instalados en el ordenador que hace de ser-
vidor.
La principal ventaja de este tipo de instalación es su flexibilidad ya que su acceso se puede

realizar desde cualquier ordenador que esté en la misma red del servidor.
Es conveniente señalar que el mantenimiento de esta red de equipos, donde uno hace de ser-
vidor y otros de cliente, puede ser elevado. Además, es necesario cuidar las configuraciones, ya
que el fallo en uno de ellos puede provocar que el sistema se vuelva inestable.
Un caso particular de la instalación cliente-servidor es la que utiliza la web, que significa que
los clientes pueden acceder al sistema directamente desde un navegador web.
Esto permite una mayor flexibilidad ya que no se necesita ninguna aplicación extra para realizar
la instalación por cada uno de los equipos que quieran realizar funciones de cliente; el acceso
se realiza directamente desde cualquier navegador web.
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En la actualidad, muchos sistemas ERP-CRM se basan en la nube (también llamado cloud com-
puting), permitiendo así deslocalizar totalmente el servicio que se encuentra alquilado a un
tercero y fuera de la empresa.

Para el acceso al sistema, sólo será necesario utilizar navegadores web e identificarse con
usuario y contraseña para poder trabajar desde cualquier localización.
5. Módulos básicos.
Funcionalidades
operacionales
Como ya se ha comentado, los sistemas ERP-CRM se componen de diferentes módulos con
funcionalidades diferentes.
Los módulos permiten a estos sistemas ser flexibles, ya que se pueden adaptar a las necesida-
des concretas de una empresa. Y también escalables, mediante la instalación y configuración
sólo de los módulos que se necesiten según el momento en que se encuentre el negocio.
Aunque los módulos y sus funcionalidades pueden variar según el sistema ERP-CRM seleccio-
nado, existen unos módulos básicos en todos los sistemas del mercado. Son los siguientes:
▶ Módulo de compras.
▶ Módulo de ventas.
▶ Módulo de marketing.
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▶ Módulo de finanzas o contabilidad.
▶ Módulo de recursos humanos.

▶ Control de inventario.
▶ Gestión de la cadena de suministro.
Recuerda:
La mayoría de ERP-CRM contienen los módulos listados, aunque pueden existir otros muchos
que se pueden añadir, instalar y configurar para cumplir unas funciones concretas.
En cuanto a las funcionalidades operacionales, cada uno de estos módulos básicos tienen un
conjunto de operaciones bien definidas.
A continuación, se detallan estas funcionalidades para cada módulo básico:
▶ Módulo de compras. Sus funciones se basan en la adquisición de los suministros nece-

sarios para el correcto desarrollo de los servicios de la empresa.
▶ Módulo de ventas. Funciones relacionadas con la venta de los productos y servicios

que comercializa la empresa.
▶ Módulo de marketing. Para la venta de los productos y servicios de una organización,

se necesita una serie de operaciones comerciales que dependen del departamento de
marketing y publicidad.
▶ Módulo de finanzas o contabilidad. Su función es gestionar todos los procesos conta-
bles como presupuestos, tesorería, entre otros.
▶ Módulo de recursos humanos. Se encarga de todos los procesos relacionados con la

gestión de personal de la empresa, tanto interno como externo.
▶ Control de inventario. Sus funciones se basan en la gestión del stock, tanto de produc-
tos manufacturados como de materias primas.
▶ Gestión de la cadena de suministro. Se encarga de todos los procesos logísticos y de

transporte de mercancías, tanto para nutrir de materias primas como transportar los
productos comercializados por la empresa.
41
6. Módulos de un sistema ERP-

CRM: descripción, tipología
e interconexión
Una vez conocidos los módulos básicos de un sistema ERP-CRM, a continuación, se van a des-
cribir y comentar cómo se pueden relacionar entre ellos los módulos típicos de cualquiera de
estos sistemas.
Para realizar una mejor descripción de los módulos de los sistemas ERP-CRM, primero se van a
dividir por su tipología:
▶ Módulos básicos.
▶ Módulos opcionales.
▶ Módulos verticales.
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Módulos básicos
▶ Contabilidad y finanzas. Necesario para gestionar toda la contabilidad de la empresa,

por ejemplo: el análisis de costes, presupuestos y facturación.
Está considerado como uno de los módulos mínimos necesarios para cualquier tipo de
organización, independientemente de su tamaño.
▶ Gestión de productos. Utilizado para gestionar los diferentes productos, así como sus
precios, proveedores, stock, entre otros.
Se considera un módulo básico, aunque puede variar dependiendo del tipo de negocio
de la empresa, ya que pueden ser productos o servicios.
▶ Compras. Usado para gestionar las compras, gestión de facturas de proveedores, etc.
Interconectado con el módulo de contabilidad y finanzas para la integración de todos

los procesos económicos.
▶ Ventas. Considerado el módulo base para la gestión de las ventas y presupuestos de la

organización.
Al igual que el módulo de compras, también está interconectado con el módulo de con-
tabilidad y finanzas.
▶ Recursos humanos. Utilizado para la gestión de los recursos humanos de la empresa,

los puestos de trabajo y la jerarquía, así como la gestión de los fichajes del personal.
Módulos opcionales
▶ CRM (gestión de clientes). Enfocado a gestionar los posibles procesos de comunica-

ción con los clientes.
En algunos sistemas se podrá instalar como un módulo más mientras que en otros, el
43
CRM será un programa externo.
Aunque se trate de un programa externo, será muy recomendable interconectarlo con el

sistema ERP ya que permitirá mejorar y automatizar los procesos.

▶ Gestión de almacenes. Este tipo de módulo puede existir en ciertas empresas y en otras
no ser necesario.
En aquellas compañías que necesiten gestionar varios almacenes, permite utilizar dife-
rentes métodos de inventario, el valor del stock, etc.
▶ Marketing (campañas publicitarias). Este módulo opcional, que amplía el módulo bá-
sico de marketing, se puede usar para gestionar diferentes campañas de marketing de la
empresa, en el caso de considerarlo oportuno.
Módulos verticales (a medida)
▶ Punto de venta. Módulo que permite crear una orden de compra de manera directa,
normalmente a través de una tarjeta de crédito, aunque se puede seleccionar un tipo de
pago diferente.
En el caso de integrarlo en el sistema ERP-CRM, se interconecta con el módulo de finan-

zas para llevar a cabo la creación de facturas, proceso de venta o posibles devoluciones.
7. Procesos genéricos
de instalación
del sistema ERP-CRM
En todo sistema ERP-CRM existen unos procesos genéricos previos y posteriores a la insta-
lación del sistema, de manera independiente al tipo de negocio de la empresa donde se va a
implantar.
En todos estos procesos puede intervenir la empresa que comercializa el sistema ERP-CRM,
ayudando a la organización a facilitar el proceso de implantación.
7.1. Auditoría inicial

Esta auditoría inicial se divide en cuatro fases o procesos para definir las necesidades inicia-
les previas a la instalación del sistema.
44
Estas fases se dividen en las siguientes definiciones:
▶ Definición de los resultados a obtener con la implantación de un ERP. Algo vital en

el correcto desarrollo del sistema es conocer qué se quiere obtener del uso del sistema
ERP-CRM.
Esto dependerá, entre otras cosas:
• Del tipo de negocio de la empresa.

• De la madurez de la empresa.
• De la etapa en que se encuentra la empresa (inicio de actividad, aumento de benefi-
cios, etc.).
▶ Definición del modelo de negocio. No todos los modelos de negocio son iguales ni
necesitan las mismas funcionalidades.
En este momento es necesario establecer las necesidades de la empresa donde se im-

plantará el sistema, para adaptarlo de la mejor manera posible.
▶ Definición del modelo de gestión. La gestión de la información es indispensable en

toda auditoría ya que cuantos más datos se vayan a almacenar en el sistema, más fácil
será que se puedan producir duplicidades o errores en dicha información.
▶ Definición de la estrategia de implantación. Se debe definir una correcta estrategia

para implantar el sistema ERP-CRM de manera correcta.
Esto va a depender de:
• El tamaño de la empresa.
• Si dispone o no de departamento IT.
• De la cantidad y complejidad de la información a gestionar.
7.2. Evaluación de la necesidad

de software complementario
al producto ERP
En algunas ocasiones, un sistema ERP y un sistema CRM pueden no estar integrados en un
único sistema.
Antes de implantar el sistema se debe evaluar si será necesario o conveniente tener estos dos
sistemas integrados en uno mismo.
Existen en el mercado soluciones que ofrecen ambas herramientas al mismo tiempo, con la
ventaja de reducir el proceso de implantación y tener toda la información centralizada.
45
Así mismo, en ciertas ocasiones será necesario utilizar otros tipos de software que puedan
complementar las funcionalidades del ERP, como por ejemplo:
▶ Sistemas de gestión de correo electrónico.

▶ Data warehouse independientes del ERP.
▶ Sistemas de información alojados en la nube.
En el caso de los CRM, en puntos anteriores hemos comentado posibles soluciones que no
están integradas dentro del ERP y consiguen mejores resultados, pero todo dependerá de las
necesidades específicas de la organización.
7.3. Alineamiento de la estructura y

plataformas tecnológicas
Como es lógico, no todas las empresas tienen una estructura IT desarrollada o acceso a depar-
tamentos IT consolidados.
En estos casos, siempre será necesario investigar previamente la mejor solución posible de ma-
nera alineada con los recursos tecnológicos que posea la empresa, o los que pueda poseer
o destinar a corto plazo.
Para aquellas empresas sin grandes recursos en IT se puede optar por sistemas ERP y CRM
alojados en la nube, ya que pueden acelerar y facilitar el proceso de implantación con una
inversión inicial limitada.
7.4. Análisis del cambio organizativo

Uno de los factores principales en toda implantación de un sistema nuevo es el miedo al cam-
bio. Esto hace que procesos de implantación perfectos no lleguen a funcionar por falta de coo-
peración por parte de todos los empleados y directivos de la empresa.
Por eso es fundamental analizar y concienciar sobre el cambio a un sistema nuevo, resaltan-
do los beneficios que se producirán después de su implantación y las mejoras productivas que
tendrán impacto en todos los departamentos de la organización.
Es interesante recalcar que ese cambio organizativo debe producirse de arriba hacia abajo, es
decir, la propia dirección de la empresa debe estar concienciada de que el cambio que se pro-
ducirá será para bien y que no debe poner impedimentos en el desarrollo de la implantación
del nuevo sistema.
7.5. Entrega de una visión completa

de la solución a implantar
46
Este paso es de vital importancia sobre todo para aquellas organizaciones que no hayan utili-
zado previamente un sistema ERP-CRM.
Consiste en entregar un producto utilizable a modo de prueba con una visión lo más comple-
ta posible sobre los cambios en los procesos operativos de la organización. Esto hará que todos
los departamentos puedan observar, antes de realizar la implantación, cómo se podría trabajar
y perder el miedo al cambio organizativo.
Para ello, se podría realizar una instalación en un ordenador aislado parametrizando el siste-
ma con el máximo de puntos posibles que simulen cómo podría ser la solución, sin necesidad
de tenerla implantada al 100%.
7.6. Implantación del sistema

Una vez se realizado el análisis de todos los puntos anteriormente comentados, se puede pro-
ceder a la implantación técnica del sistema ERP-CRM.
Para realizar esta implantación se pueden seguir las siguientes operaciones imprescindibles:
▶ Instalar el software bajo un hardware y sistema operativo concretos siguiendo las ins-
trucciones del facilitador del sistema ERP.
▶ Instalar los módulos adicionales que se necesiten según los requisitos recogidos en
fases anteriores.
▶ Configurar el software siguiendo las necesidades y parámetros establecidos para que
se adapte lo mejor posible a los requerimientos de la empresa.
▶ Verificar el correcto funcionamiento del sistema siguiendo unos requerimientos con-

cretos.
▶ Documentar todas las operaciones realizadas y las incidencias que puedan darse junto
con su posible resolución.
A estas operaciones se les pueden añadir dos operaciones según pueda darse el caso:
▶ En el caso de existir un sistema de gestión empresarial con anterioridad, será necesa-

rio migrar los datos al nuevo sistema.
▶ Verificar si el sistema a instalar posee un proceso de copia de seguridad de la informa-

ción, su posterior puesta en marcha y comprobación de la correcta recuperación de los
datos en caso de que se pueda producir un desastre.
7.7. Controles de calidad

Los sistemas ERP-CRM permiten un control integral de la calidad de los procesos que se
producen en el día a día de las empresas en donde están implantados.
47
Un control de calidad bien implantado tiene como base los resultados a partir de la informa-
ción existente y cómo se captura en todos los procesos que ocurren dentro del sistema.
Los sistemas ERP-CRM hacen uso de las tecnologías para centralizar la información de ma-

nera instantánea, lo que permite ahorrar tiempo y disminuir el proceso de captura manual de
datos entre clientes y proveedores.
De esta manera, teniendo la certeza de la calidad de la información almacenada en el sistema,

los esfuerzos se pueden emplear en la mejora de los procesos productivos del negocio.
Otro concepto importante en el proceso de control de calidad es la estandarización de pro-

ductos y servicios, lo que permite que todos los productos se manufacturen de la misma ma-
nera cumpliendo un protocolo. Esto hace que todos los productos se fabriquen de igual forma,
disminuyendo posibles errores y mejorando el proceso de producción.
7.8. Auditoría del entorno técnico y del

entorno de desarrollo
En el caso de que el sistema requiera alguna personalización o desarrollo a medida para cum-
plir alguna necesidad especial de la empresa donde se haya implantado, será necesario realizar
una auditoría de los entornos técnicos y de desarrollo.
En ambos casos será conveniente contar con la ayuda externa del fabricante del sistema
ERP-CRM para reducir tiempo y costes.
Dependiendo del sistema ERP-CRM elegido, éste podrá tener una comunidad más o menos
amplia de desarrolladores y consultores a los que poder acudir para realizar módulos a medida
o modificaciones de los ya existentes.
Todo este proceso requerirá de una auditoría previa para gestionar los cambios, ya que se
pueden encontrar problemas a la hora de implementarlos, pudiendo provocar errores o cortes
de funcionalidad si no se realizan correctamente.
48
8. Parámetros de
configuración del sistema
ERP-CRM: descripción,
tipología y uso
Cuando se instala un sistema ERP-CRM, en la mayoría de los casos se debe seguir una configu-
ración adaptada a las necesidades de la empresa donde se va a instaurar el sistema.
Con los parámetros de la configuración inicial del sistema, se podrá determinar el funciona-
miento de la empresa y los flujos de trabajo asociados a su modelo de negocio concreto.
Al realizar una parametrización de un sistema ERP-CRM, se está adaptando ese sistema con
una serie de permisos o reglas de negocio que permitirá el correcto funcionamiento de los
procesos asociados al sistema.
Estos parámetros se dividen principalmente en dos tipos:
▶ Parámetros de usuario.
▶ Parámetros de módulos.
49
Veamos a continuación estos dos tipos junto con su descripción y sus principales usos.
Parámetros de usuarios

La gestión de usuarios en un sistema ERP-CRM supone uno de los principales tipos de para-
metrización inicial cuando se implanta este tipo de sistemas.
Gracias a estos parámetros, por ejemplo, se pueden crear y borrar usuarios en el sistema junto
a sus datos asociados.
Este tipo de acciones son muy importantes y sus principales usos son los siguientes:
▶ Gestión eficiente del sistema. Los usuarios que puedan acceder y relacionarse con el
sistema deberán tener acceso mediante un mecanismo concreto.
▶ Seguridad. Gracias a estos parámetros se consigue controlar las acciones de los usua-
rios, por ejemplo, desde dónde se conecta y cuándo.
Configuración de módulos
Con la parametrización de los módulos se puede seleccionar, a través del asistente del proce-
so de instalación, qué módulos de un sistema ERP-CRM se instalarán y utilizarán.
Este proceso se suele realizar a través de un menú de configuración en el propio instalador

que permitirá seleccionar cuáles de los módulos disponibles se añadirán al comienzo de la
instalación del sistema.
Las opciones de configuración en este paso serán diferentes dependiendo del módulo que se
quiera configurar, pudiendo adaptar la instalación con una serie de parámetros concretos para
los módulos seleccionados.
50
▶ Opciones de
configuración de
módulos de Odoo.
9. Actualización del sistema
ERP-CRM y aplicación de
actualizaciones
9.1. Las actualizaciones en los

sistemas ERP-CRM
51
Las actualizaciones en los sistemas ERP-CRM son de vital importancia. A lo largo de los años se
producen novedades y actualizaciones en diferentes procesos de la empresa que necesitarán
de nuevas versiones para conseguir mejores prestaciones que versiones anteriores.

Es lógico pensar que todo sistema desactualizado no tendrá la misma capacidad que las ver-
siones más actualizadas, pudiendo corregir errores o fallos de seguridad.
En cuanto a niveles operativos, y por ejemplo en los módulos de contabilidad y finanzas, es

muy posible que cada año se produzcan adaptaciones a nivel de operaciones, impuestos y
transacciones, tanto a nivel nacional como internacional, que obliguen al sistema a actualizar-
se cada cierto tiempo.
Una fase fundamental de la implantación de los sistemas ERP-CRM es la gestión del cambio.
Para que la organización pueda funcionar de manera normal, es necesario que se alcancen
ciertos objetivos de crecimiento, que se pueden conseguir mediante un protocolo de desa-
rrollo.
Este protocolo debe englobar tanto escenarios presentes como información futura, con lo que
un sistema actualizado se puede considerar como una mejora continua y efectiva para todos
los procesos involucrados en la empresa.
En cuanto a posibles costes, se debe tener en cuenta que actualizar cada cierto tiempo estos
sistemas será más recomendable. Si se deja pasar demasiado tiempo se corre el riesgo de que
posibles actualizaciones ya no sean compatibles con la versión actual, produciéndose así un
coste extra tanto a nivel de funcionamiento como de gestión del negocio.
9.2. Actualizaciones manuales y

automáticas
En cuanto a la aplicación de las actualizaciones en los sistemas ERP-CRM, existen dos procedi-
mientos principales diferenciados por la forma en que se pueden realizar:
▶ Actualizaciones manuales. Normalmente son realizadas por equipos técnicos espe-

cializados, bien de la propia empresa y que pertenecen al departamento de IT, o, más
frecuentemente, por equipos externos pertenecientes a las empresas que comercializan
los sistemas.
▶ Actualizaciones automáticas. Una de las opciones más habituales en los sistemas ERP-
CRM actuales.
Se caracterizan por actualizar el sistema de manera transparente al usuario y sin necesi-

dad de intervención de ningún equipo IT interno o externo.
La actualización automática es característica de los sistemas ERP-CRM basados en la

nube y sistemas cloud.
52
10. Servicios de acceso
al sistema ERP-
CRM: características,
configuración e instalación
En los accesos a cualquier sistema informático es necesario identificar entre dos tipos de acce-
so: físico y lógico.
El acceso físico tiene como característica principal que se accede a la información de manera
directa en un sistema. Mientras que la característica principal del acceso lógico es que no se
tiene constancia de donde reside la información, pudiendo estar en un sistema al que no se
tiene un acceso físico directo.
Los sistemas ERP-CRM pueden estar instalados en un servidor dentro de la propia empresa o
estar en un sistema externo como la nube, donde un tercero está encargado de su gestión y
mantenimiento.
Independientemente de donde se encuentre el servidor físicamente, el acceso deberá estar
53
siempre restringido con usuario y contraseña, así como controlado y registrado cada uno
de los accesos.
En cuanto al acceso lógico, en el proceso de parametrización de la configuración y la insta-

lación del sistema ERP-CRM, se pueden asignar ciertos permisos concretos a usuarios deter-
minados para que sólo ellos puedan tener acceso al sistema. Así se gestiona la posible autori-
zación de cada uno de los usuarios que vaya a usar el sistema.
Durante el proceso de instalación y configuración del sistema se podrán crear los usuarios aso-
ciados a empleados de la empresa.
A cada uno de los usuarios del sistema se le asignarán ciertas credenciales privadas para su
correcta autenticación a la hora del acceso al sistema ERP-CRM.
Con este proceso de asignación de credenciales, cada uno de los usuarios del sistema sólo
tendrá acceso a ciertas características o módulos concretos del sistema, pudiendo crearse per-
files que agrupen a usuarios con los mismos permisos.
▶ Gestión de
usuarios en
Odoo.
Como en todos los sistemas informáticos, el usuario administrador es el único que puede
tener acceso al sistema completo.
Además, puede modificar cierta información como los permisos y perfiles de los usuarios
para que puedan tener acceso o no a ciertos datos del sistema.
Esta información almacenada en datos, principalmente en la base de datos asociada al sis-

tema, es la principal herramienta de los sistemas de información y sobre la que gira toda la
gestión del mismo.
El usuario administrador también se encargará de gestionar y proteger dicha información

vital para la organización.
Para ello, el administrador puede gestionar esta base de datos mediante herramientas que
proporcionan los sistemas ERP-CRM para no utilizar directamente el servidor (que puede estar
bajo la gestión de un tercero como los casos de los sistemas cloud).
54
11. Entornos de desarrollo,
pruebas y explotación
Todo sistema ERP-CRM es un software, y como tal, para poder desarrollarlo y probarlo, es nece-
sario un entorno unificado de pruebas, explotación y propio desarrollo de sus funcionalidades.
Estos entornos de desarrollo se utilizan principalmente para crear nuevas características e

integrarlas en el sistema sin que pueda afectar al trabajo diario en la empresa donde esté im-
plantado.
En los sistemas ERP-CRM se pueden tener desarrolladores internos o externos en la empresa.

En ambos casos, es recomendable utilizar estos entornos para mejorar y actualizar los módulos
existentes y crear nuevos módulos, dando así respuesta a necesidades propias que puedan
surgir con el uso diario del sistema por parte de los trabajadores de la empresa.
Como en todo proceso de creación de software, las fases principales para cualquier desarrollo
son las siguientes:
▶ Análisis y recogida de requisitos.
▶ Diseño de la solución.
55
▶ Codificación de la solución.
▶ Realización de pruebas.

▶ Documentación y manualización de los procesos.
▶ Explotación de la aplicación.
▶ Realización de tareas de mantenimiento.
En este caso concreto, la fase de pruebas se puede entender como las verificaciones realiza-
das al sistema de ERP-CRM para confirmar que no se produzcan errores durante su funciona-
miento y que es factible su paso a la fase de explotación.
En esta fase de pruebas, el equipo encargado de realizarlas puede ejecutar diferentes tipos de
test como de calidad, estrés, entre otros.
Su finalidad es comprobar los siguientes puntos clave de todo sistema ERP-CRM:
▶ El sistema no tiene errores de funcionalidad ni seguridad.
▶ El sistema da respuesta a los requisitos que se han definido en la fase de análisis.
▶ El sistema puede soportar la gestión de mucha información consumida de manera si-

multánea.
▶ Cada uno de los módulos que contiene el sistema ERP-CRM realiza de manera correcta
las funciones para las que ha sido diseñado.
▶ Un usuario solo puede acceder a aquellos módulos y funciones para los que tiene per-
miso.
Cuando se supera la fase de pruebas, se puede pasar a la fase de explotación.
La fase de explotación permitirá al sistema pasar a una funcionalidad completa e implantarse

en el trabajo diario de los empleados de la empresa.
Esta fase deberá ir acompañada de una fase de mejora continua y captura de nuevas posibles
funcionalidades o mejoras del sistema.
56
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▶ Identificar los módulos de sistemas de ERP-CRM existentes.

▶ Estudiar los procesos genéricos de instalación de los sistemas ERP y CRM.

▶ Conocer los procesos de actualización y entornos de desarrollo.

Gracias a la adaptabilidad, los sistemas ERP-CRM pueden funcionar en diferentes entornos y

Atendiendo a esta adaptabilidad, encontramos:

Vemos a continuación más detalles de cada uno de estos sistemas.

2.1. Sistemas cerrados

Aunque también tiene inconvenientes a la hora de adaptarlo a las necesidades de la empresa,

2.3. Sistemas programables

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3.1. Licencias según el tipo de uso

▶ Licencias de código abierto.

▶ Licencias de código cerrado.

▶ Licencias de dominio público.

Licencias de código abierto

▶ Permisivas. El uso de estas licencias no está limitado de ninguna manera.

Dentro de las licencias robustas, se pueden encontrar estos dos tipos:

• Fuertes. Se distribuyen de igual manera que las robustas.

Normalmente, si se quieren añadir funcionalidades extras, la empresa que desarrolla el pro-

Licencias de dominio público

3.2. Licencias según el coste

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En los sistemas ERP-CRM existen principalmente dos tipos de instalación:

Veamos a continuación más detalles sobre cada uno de estos tipos.

Como su nombre indica, el sistema ERP-CRM solo se instala en un único ordenador.

En las instalaciones cliente/servidor:

La principal ventaja de este tipo de instalación es su flexibilidad ya que su acceso se puede

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▶ Módulo de finanzas o contabilidad.

▶ Módulo de recursos humanos.

▶ Gestión de la cadena de suministro.

A continuación, se detallan estas funcionalidades para cada módulo básico:

▶ Módulo de compras. Sus funciones se basan en la adquisición de los suministros nece-

▶ Módulo de ventas. Funciones relacionadas con la venta de los productos y servicios

▶ Módulo de marketing. Para la venta de los productos y servicios de una organización,

▶ Módulo de recursos humanos. Se encarga de todos los procesos relacionados con la

▶ Gestión de la cadena de suministro. Se encarga de todos los procesos logísticos y de

6. Módulos de un sistema ERP-

▶ Contabilidad y finanzas. Necesario para gestionar toda la contabilidad de la empresa,

Interconectado con el módulo de contabilidad y finanzas para la integración de todos

▶ Ventas. Considerado el módulo base para la gestión de las ventas y presupuestos de la

▶ Recursos humanos. Utilizado para la gestión de los recursos humanos de la empresa,

▶ CRM (gestión de clientes). Enfocado a gestionar los posibles procesos de comunica-

Aunque se trate de un programa externo, será muy recomendable interconectarlo con el

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Módulos verticales (a medida)

En el caso de integrarlo en el sistema ERP-CRM, se interconecta con el módulo de finan-

7.1. Auditoría inicial

Estas fases se dividen en las siguientes definiciones:

▶ Definición de los resultados a obtener con la implantación de un ERP. Algo vital en

Esto dependerá, entre otras cosas:

• Del tipo de negocio de la empresa.

En este momento es necesario establecer las necesidades de la empresa donde se im-

▶ Definición del modelo de gestión. La gestión de la información es indispensable en

▶ Definición de la estrategia de implantación. Se debe definir una correcta estrategia

7.2. Evaluación de la necesidad

▶ Sistemas de gestión de correo electrónico.

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▶ Sistemas de información alojados en la nube.

7.3. Alineamiento de la estructura y