MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Fecha de emision Wve ADQUISICIONES sao Xa Se Ty ia DEPARTAMENTO DE ADQUISIGIONES Y PROPUESTAS Decreto Exento n°_/)S {Ly Coquimbo, aimee 9g act. 2021 VISTOS: las disposiciones contenidas en la Ley N'1B.695 Organica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones; |la Ley N°28.575 Orginica Constitucional de Bases Generales de la Administracién del Estado; Ia Ley 18.886 De Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacion de Servicios; el Decreto N°250 del ajo 2004 del normas del Reglamento de la Ley N°19.886 y sus mo icaciones posteriores, CONSIDERANDO: isterio de Hacienda, que aprupba les 1 El Decreto N* 635 de fecha 18 de Marzo de 2020, que aprueba Manual de Procedimientos de Adquisiciones de la Municipalidad de Coquimbo. 2- La necesidad de actualizar los procedimientos utilizados en la gestién de cdmpras municipal, Incorporando las nuevas directrices y lineamientos emanados desde la Direccién de Compras y organismos competentes en los procesos de compra, DECRETO: 1. APRUEBESE Manual de Procedimiento de Adquisiciones de la Municipalidad de Coquimbo, el que tendrd el caracter de obligatorio para todos los funcionari intervengan en los procesos de contratacién realizados por este organismo. 5 que MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES OCTUBRE 2021MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADOUISICIONES (DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES V BROFUESTAS’ INDICE INDICE.. INTRODUCCION OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS.. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRAS. ORGANIZACION DEL ABASTECIMIENTO EN LA MUNICIPALIDAD wn. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR. EVALUACION DE LAS OFERTA: EVALUACION DE OFERTAS PARA PROC NORES A 100 UT! EVALUACION DE OFERTAS PARA PROCESOS DESDE 100 UTM. 'SUBPROCESO DE PROYECTO DE GASTOS.. CONDICIONES PARA EL TRATO 0 CONTRATACION DIRECTA PROCEDIMIENTO DE TRATOS 0 CONTRATACIONES DIRECTAS. fA La +MANUAL DF PROCEDIMIENTOS DE, APOUISICIONES Focha de amnion 30 ‘DEPARTAMENTO De ADGUISIGIONES V PROPUESTAS ‘TRATO DIRECTO LSTA DETAREAS. PROCEDIMIENTO DE COMPRA AGIL PLANIFICACION DE COMPRAS... CIERRE DE PROCESOS ms GESTION DE CONTRATOS ¥ PROVEEDORES PLAZO PARA LA SUSCRIPCION DE LOS CONTRATOS GARANTiaS SERIEDAD DELA OFERTA, RECEPCION, RESGUARDO Y Di COBRO DE LA GARANTIA. RECEPCION DE BIENES EN BODEGA STA DE TAREA! oan CONTRATACION DE SERVICIOS USO DEL PORTAL MERCADO PUBLICO nes. MANEJO DE INCIDENTES Y CONTROL DE PROBIDAD ADM INCIDENTES INTERNOS. INCIDENTES EXTERNOS = AUTORIDAD QUE RESUELVE LOS INCIDENTES PROCESO DE INVENTARIO. CONCEPTOS UTILIZADOS EN EL MANUALMANUAL DE PROCEOIMIENTOS DE >= eoeTI ‘DEPARTANENTO DE ABGUSIGIONES V PROPUESTAS INTRODUCCION Fl presente Manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contrat titulo oneroso, de bienes © servicios para el desarrollo de las funciones de la institucion, e1 todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley N* 19.886, su Regia modificaciones. El objetivo de este Manual es definir Ia forma comin que esta institucién utiliz Procesos de compra y contratacién para el abastecimiento de bienes y servicios, la coordi comunicacién, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento, elaborado flujopramas de informacién, para cada procedimiento de compra specifica, a construyen de manera secuencial las tareas que corresponde efectuar a cada Di Departamento y/o Oficina, EI presente Manual de Procedimientos de Adquisiciones, se elabora en cumpl ibn, a decir a entoy en los jacion y Se han nde se reccion, de lo establecido en Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, y Decreto N" 821 de fecha 21 de Enero de 2020 que modifica Reglamento de la Ley N° 19.886, dle Rase, Contratos Administrativas de Suministro y Prestackin de Servicios, y también en atencion N" 2039 de fecha 15 de noviembre de 2017 de la Direccion de Compras y Contratacién donde se indica la obligatoriedad del uso nuevo formularic de bases de licitacion para c: menores a 100 UTM. sobre Oficio alice, mprasMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Focha de emisién Norsion Avauisiciones zanoea = ‘DEPARTAMENTO De ADGUISIGIONES V PROPUESTAS 1 OBJETIVO GENERAL El presente manual se refiere a los procedimientes generales y especificos por|tipo de licitacién, en que el municipio realiza sus procesos de compra y contratacién de bienes y servicios, ademas de delimitar los responsables en cada una de las etapas del proceso de abastecimignta, OBJETIVOS ESPECIFICOS > Disefiar flujogramas de informacién de cada uno de los procedimientos de contlatacién establecidos por ia Ley N° 19.886 de Compras y Contratacion Publica, ~ Establecer los responsables directos en cada una de las etapas de los procesos de contratacion de bienes y servicios que realiza el municipio. > Implementar el uso de Formulario Simplificado y Fstandarizado de Bases Electréqjicas en licitaciones L2, con firma electrdnica avanzada,ApaUIsiCiONES aohoraoet > esti, MANUAL DE PROCEOIENTOS DE Fecha de emision \versién ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES V PROPUESTAS NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRAS. NORMATIVA | DESCRIPCION Ley N° 19.886 _ adelante “Ley de Compras" y sus modificaciones. Decreto NT 250, de 2004 adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones. del Estado. Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacién de Servjcios, en Ministeria de Hacienda, que aprueba el Reglamenta de la Ley N° 19.886, en | Ley N*18.575 | Ley N° 18.575 Orgénica Constitucional de Base Generales de la Adminifuracién | Chite compra. - | Directivas de Chite Compra | Dictdmenes Contraloria General dela Repdbiica, 9 v Ley NF 19.880 | Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Grgano® | __| de ta Administracin del estado. | Retolucién N* | De la Contraloria General de ia Repiblica, que fia el tet vefunaida, cookdinado | | 7-de 2029 | y sistematiado, que establace normas sobre exencién del trémite de The aa Razén. ley N*391653 | Probidad Administrativa : “Ley N* 18.695_| Orginiea Constitucional de Wunicipaldades | Ley N*19.799 | Sobre documentos electeGnicos, firma electidnica y ceilicaclSn de tras Ley N* 20.285 | Sobre acceso ala informacin publica, | Ley 20.730 ‘Que Regula e! Lobby y las Gestiones que Representen intereses Particulars ante | tas Autoricades y funcionarios dela Administracion del stado, . ley 22431 | Que establece pago a treinta dias. | ‘ey20.727 | Que establece Io oblgaioriedad) para todos Tos conirbuyantes, del ei documentos trioutarios eleczranicos (OTE) OTRAS NORMATIVAS @ iNTRUETIVOS > Ley de Presupuesto del Sector Publico que se dicta cada afio. > Normas e Instrucciones para la ejecuciGn del Presupuesto y sobre mbterios esecificas, sancionadas por Resolucin y/o Circular del Ministerio de Hationd, documentos los cuales son précticos y dictados afe a afio, en virtud » los | Contenides que incorpore la Ley de Presupueste > Poilticas y conciciones de uso del Sistema Mercado Publico, struccibn fue la | Direccién de Compras Publicas emite para uniformar fa operateria en ellrertalMANUAL. DE PROCEDIMIENTOS DE Fecha de emisién version ae Aauisiciones oriorz0—1 x ei ‘ai ER (DEPARTAMENTO DE ADQUISIGIGNES Y PROPUESTAS ORGANIZACION DEL ABASTECIMIENTO EN LA MUNICIPALIDAD| De acuerdo al Reglamento de Organizacion interna Municipal, aprobado por |oecreto Exento Nt 2398 de fecha 16 de diciembre de 2019, que regula la estructura, depehdencia, ‘objetivos y las funciones generales y especificas asignadas a las distintas unidadeh de le ‘Munleipatidad de Coquimbo y la necesaria coordinackon entre ellas, las personas y unidades nvolucradas en el proceso de abastecimiento de la institucién son: EL ALCALDE ¥ ADMINISTRADOR MUNICIPAL Responsables de generar condiciones para que las areas de la Municipalidad realicen los Berea de compra y contratacién de acuerda a la normativa vigente, preservando maxima eficikncie y transparencia, JEFE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y PROPUESTAS PUBLICAS Es el administrador del sistema mercado publico nombrada conforme al wrww.mercadopublico.c, el cual es responsable de: + Crear, modifiear y desactivar usuarios + Peterminar perfiles de cada usuario, como supervisores, operadores y otros. + Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra previa resolucién Alcaldicia, + Modificar y actualizar ia informacién institucional registrada en el Sistema, Gestionar los reclamos del portal Mercada Publico, Firma Electrénica acto administrative. + Coordinar el sistema de compras publicas municipal, entregando lineamiestos y ‘orlentaciones a las demas unidades de compra (SECPLAN Y Departamento de Salud) UNIDAD REQUIRENTE © UNIDAD TECNICA las Direcciones, Departamentos, Oficinas o Unidades que reallzan requerimientas de comp BODEGA Unidades dependientes de Ia DAF, DSN encargadas del almacenamiento, registra y Control He los stocks de articulos, materiales © insumos, que se requieren para el normal funcionamientd de la Municipatidad. ‘OPERADORES/AS DE COMPRAS Funcionarios de la SECPLAN, del Departamento de Adquisiciones y Propuestas Publcas y de DSta encargados de operar en #f Sistema www.mercadopublico.cl. L 4 f\ = 9 von ese 10g |( ap iafrcous os osMANUAL DE PROCEOIMIENTOS DE Focha de emision lversisn ADQUISICIONES aeneeasay 38 BEPARTANENTO DE ADGUISIGIONES V PROPUESTAT SUPERVISORES/AS DE COMPRAS Funcionarios de la SECPLAN, del Departamento de Adquisidones y Propuestas Pablicas y He DSM encarendos de revisor, autorisry valde os teuermiontos de coon sans eevee Sublicarios en warwmercadopublice.cl, Ademés, una vez cerrados tos procesos. y recibidas las ofertas a través de sememercadonublice.c, el supervisor de compras debe informar el proceso de adjudicadién, en virtud de los criterios de evaluacion definides o respecta de la recomendacién de adjudicaign de la comisién de evaluaciin previamente designada para el proceso. UNIDADES DE COMPRA El Departamento de Adquisiciones y Propuestas Publieas, SECPLAN, y DSM, que son las unidados a las que corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones, ajustadds a lo normativa legal ¢ interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias, para el ormal funcionamiento de la Institucién, Estas unidades elaboran 0 colaboran en la pregaracion de bases, solicitud de cotizaciones, etc, necesarias para generar la compra de un Bikn y/o Servicio y funcionarén en el marco de las atribuciones y competencias que les a. | SECPLAN Le corresponde realizar los procesos de compra relacionados con obras de construchiGn y arquitectura, mejoramientos de infraestructura comunal y municipal, proyectos financlados con el Fondo Regional de Desarrollo Regional, Programa de Mejoramiento Urbano y| otros relacionados que tengan impacto urbane y califiquen como obra publics, DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Z Le corresponde realizar les procesos de compra relacionados con él quehacer municipal, tate a nivel de gestion interna para el dptimo funcionamienta institucional, como para lo stencidn » la comunidad @ través de sus distintos programas, acciones sociales y servicios, ya sey con restipuesto municipal o con administracion de fondos Asimismo, le corresponde liderar el sistema de compras pablicas municipal, entregondo lineamientos y orientaciones a las demés Unidades de Compra (SECPLAN y DSM).Aoauisiciones aoniorzoa MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Fozha de vision \version ‘DEPARTAMENTO DE ADUISIGIONES ¥ PROPUESTAS DEPARTAMENTO DE SALUD Le corresponde realizar los procesos de compra relacionados con el funcionamiento del sector Salud, tanto a nivel interno como de gestion de los centros de salud comunal que adrinicten, ejecutando los planes y programas del area, ya sea con presupuesto propio 0 extern: OTRAS UNIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO DE COMPRA Oficina de Presupuesto, Direccién de Administracién y Finanzas, Departamento de Fihanzas, Departamento de Tesoreria, Departamento de Contabilidad, siendo su funcidn, en general, asignacién y/o autorizacién de marcos presupuestarios, de registro de los hechos econori la de icos, de materializacion de los pagos, respectivamente. Asimismo, la Secretaria Municipal y Dileccion de Asesoria Juridica, todas participes conforme a su funcidn. Estas Unidades, que se mer! ‘en funcién de su ro}, apoyan la gestién de abastecimiento de la institucion. COMISION DE EVALUACION Grupo de funcionarios municipales de calidad contractual Planta (un minimo de tres) convecados ara integrar un equipo que se retine para evaluar ofertas y proponer el resultado y svat atin de un Hamado a Licitacién, en conformidad a los eriterios de evaluacién previamente estobl cidos cen las bases de licitacion. Su creacién sera necesaria siempre que se realice una licitacién|desde 100 UTM, sea ésta piblica 0 privada, y estars, por lo general, consignada con nombre y Rutlen las Fespectivas bases de licitacion, contenidas a su ver en el Decreto Fxento que aprueba el [lar licitacign. Excepcionalmente, y de manera fundada, podran integrar esta comisién personas aiet ‘municipio y siempre en un némero inferior a los funcionarios publicos que ls intepron. adoaMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Focha de emisién version ‘DEPARTAMENTO DE ADQUISIGIONES V PROPUESTAS COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESG DE ABASTECIMIENTO Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben Contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la institucionl Diches gompetencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Direccién de Corppray 9 Contratacién Publica y en las Politicas y Condiciones de Uso de Mercado Pables. Segin indica el Articulo 12 bis del Regiamento de la Ley de Compras los entidades Procurarén promover medidas tendientes a delimitar las funciones y dmbitoz de competdneia de los distintos funcionarios que participan en las multiples etapas de los procesos de compra, en Guanto @ que la estimacién del gasto; la elaboracién de los requerimientos techices y administrativos de la compra; la evaluacién y la adjudicacién; y Ia administracion del contlato y Io Bestlon de los pagos, sean conducidos por funcionarios o equipos de trabajo distintos, PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION Para la selecci6n de los procedimientos de compra, los Procesos de las mismas s¢ran los siguientes: | PROCEDIMIENTOS DE | DESCRIPCION: CONTRATACION | Convento marco | Procedimiento de contratacién realizado por la Direecin de | | Compras, para procurar el suministro directo de biengs y/o | | Compra Agi | Procedimiento de contratacidn, en cuya modalided de cbmpra | las Entidades. podrin adauirir bienes y/o servicios ppr un | monto igual o inferior al fijado 4 30 UTM, de une manera slindrniea y expecita, a través del Sistema de Informactin | Licitacién Publica Procedimiento de cardcter concursal mediante el chal ia | servicios, en la forma, plazo y demas condiciones establpcidas | en dicho convenia, | Administracién realiza un llamado publico, convocando| a lor | interesados para que, sujetdndose a tas bases fijadas, formulen Propuestas, de entre las cuales seleccionara y aceptara Ih mas | conveniente, | Ucitacién Privada Procedimiento administrative de cardeter concursal, previa resolucion fundada que los disponga, mediante el chal la Administracién invita a determinadas personas, paral que, | | sujetandose a las bases fijadias, formuten propuestas, de entre _ | tas cuales seleccionara y aceptara la mas conveniente, ‘rato © Contratacién Directa —-Procedimiento de contratacién que por la netyraieza He Ta [negociacién debe efectuarse sin ta concurrencia de lor | \ (| requisites sete ara la Licitaciin © Propuesta Publica y i} para la privay |MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Feche de omisién Version ADQUISICIONES ‘aornoizaas ‘Bo ‘DEPARTAMENTO GE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAS, 1 vy, OTRAS CONSIDERACIONES LICITACIONES PUBLICAS Y PRIVADAS ‘La Licitacién de Obra Publica se regiré por la Ley NY 18.695 y estaré a cargo de la SECK la Ley N® 19.886 y su Reglam. staré a cargo del Departamento de Adquisiciones y Propuestas y Departamento de la Licitacién Publica de bienes y servicios se regird por Municipal, segtin corresponda. la Licitacién Privada de Obra Pablica se regird por la Ley N® 18.695 y estard 0 carg SECPLAN. la Licitacién Privada de staré a cargo del Departamento de Adquisiciones y Propuestas y Departamento de Municipal, segtin corresponda. Para todo tive de licitaciones, sin importar su monto, el plazo de cierre no podra en dias inhdbiles ni en un dia lunes o en un dia siguiente a un dia inhdbil antes quince horas. LAN | nto y salud deta anes y servicios s¢ regira por la Ley N® 19.886 y su Reglamento y salud TrMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADOUISICIONES ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAS. EL PROCESO DE ADQUISICION EN LA MUNICIPALIDAD: CONDICION! BASICAS. La Unidad Requirente 0 Unidad Técnica confeccionaré el Proyecto de Gastos respectivo, ta cual debers requerir la autorizacién de disponibilidad presupuestaria, por parte de la Unijiad de Presupuesto y cisponibilidad financlera de la Direccién de Administracién y Finanzas, Co todo, enviard al Departamento de Adquisiciones y Propuestas la Guia de Requeriiento correspondiente firmada por el Director de Servicio o Ia Jefatura de Planta, considerarjdo los plazos minimos legales establecidos para el servicio © adquisicién requerida. Teniendo presente los pardmetros de tiempo necesarios pare le correcta tramitacién de los proceso$. Este procedimiento regird para toda contratacidn que se realice con cargo al presupuesto municipal Cuando se trate de proceios con financlamiento externe a través de ld adiministragion de fondos por Convenio, sera este correctamente.tramitado, firmado.y en vigencia, tl ue reempiazara ia elaboracion del proyecto, emitendose Ia Guia de Requerimiento correspondiente fievada por el Director de Servicio ofa efatura de Plants. Para las compras y/o servicios igual 0 superior a 500 UTM, deberd adjuntar acuerdo de concejo, de acuerdo al Articulo N* 65, letra j de la Ley N“ 18.695 orgénica constitucidnal de Municipalidades. ‘Todos los actos administratives deben contar con la visacién de la Direcelén Juridia. La Guia de Requerimiento contendra entre otras, las siguientes menciones: indicacién fecha solicitud e identificecidn soli ante. Individuatizacién del producto 0 servicio a contratar. En caso que correzponda se deberan adjuntar las bases téenicas y/o administrativas. Cantidad requerida, =| Monto total disponible para la contratacion y proyecto de gastos (sl procede). = el bien 0 servicio y plazo por el cual se requiere. ©) riterios, penderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten, Fuando Fecha en que se requis | corresponda. = Desiino del Sian oSevicio requerie, Persona de contacto de la Unidad Requirente, Griterios de evaluacin objetivos. icacion del evaluador del proceso, funcionarios de planta y su firma como V" 8° Este Formulario se encuentra disponible en la pagina Web Municipal. Toda adquisitién de bienes 0 contratacién de servicios que realice la Municipalidad, deberd realizarse a trdvés de _wwwmercadopublico.c), con las excepciones legales respectivas. Este sera el medio oficiallpara la publicidad de los llamados a licitaciones, convenio marco, compra agilo trato directo. De la misma forma se deben utilizar los formularios definidos por mercado pablico para la publicacién de bases ytérminos de refMANUAL O& PRocKoMENTOS DE| _resha geamision ‘i bo sooueicions ina ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES V PROPUESTAS: Cabe mencionar que el Articulo 25° del Reglamento de la Ley de Compras establece? En 5 dias corridos el plazo minima de publicacin para licitaciones menores a 100 Uy. En 10 dias corridos el plazo minimo de publicacién para licitactones desde 100 y mpnores 2 1.009 UTM. No obstante, el plazo sefalado, podrd rebajarse hasta 5 dias corrid evento de que se trate de la contratacién de bienes o servicios de simple y enel jetiva especificacién, y que razonablemente conileve un esfuerzo menor en la preparadion de ofertas. En 20 dias corridos el plazo minimo de publicacién para licitaciones desde 11060 y menores a 5.000 UTM. No obstante, el plazo sefisisdo, podré rebajarse hasta [0 dias corridos en el evento de que se trate de la contratacion de bienes o servicios de simple y ‘objetiva especificacién, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor| en la preparacién de ofertas. En 30 dias corridos el plazo minimo de publicacién para lickaciones dasde 5,000 UTM. inhdbiles, nien un dia lunes o en un dia siguiente a un dia inhabil, antes de las quince horas. En todos los casos, el plazo de clerre para Ia recepcién de ofertas no podra vencer Para rebajar el plazo de publicacién de las licitaciones, se deberd adjuntar nata autorizada por el Sr. Alcalde, con su respectiva justificacion de acuerdo a la Ley N° 19.886, Sn dias ipterna Finalmente, existe un impedimento a los proveedores de tomar contacto epn los funcionarios compradores durante la licitacién, que no sean las instancias establecidas len las bases de licitacién. Es importante sefalar que, en todos los procesos de compra y contrataciin, la supervigilancla del contrato, asf como Ia recepcién de los blenes y' servicios, ps’ de ‘esponsabilidad directa de las unidades reauirentes, sobre le cual deberan Informar al moh dle tramitar Ia cancelacion del pago, ya ea a teaver do bolets de Ronorarios o factura jento= MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE Fecha de onisién ve ADQUISICIONES ornorz08 >= ezine sien DEPARTAMEWTO DE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAS: FORMULACION DE BASES Para detorminar e contenido de las Bases se debe consicerar fa siguiente informaci lo dispuesto en Ia Ley N2 19.886, lo sefialade en los atticulos 9, 19 al 43 y 57 letra Reglamento de la Ley N® 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, ju la responsabilidad de cada actor dentro del proceso, ) del DEFINICION DE REQUERIMIENTOS El concepto de requerimientos tiene dos objetivos: por une parte, sefialar a los proved y como se requiere comprar y por otra, explicitar para el uso interno las caracteristica Felevantes de la compra, Esto involucra identificar las earacteristicas que resulten més importantes, los requisites qui necesario cumplir para satisfacer la necesidad de compra o servicio y los aspectos que utilizados para evaluar las ofertas y determinar lo que mejor se ajusta al requerimie! Indenendientemente del nivel de complejidad de una compra seri necesario explictt ‘caracteristicas mas importantes del producto 0 servicio. ds qué mas sera ‘eran Ast, las Q (ee A en fig nemo | Scpbise i ay leaco Pun sctetly % eit mh Sit7 MANUAL OE PRocEONANTOS DE Peshh d ei Lissa B Apauisiciones seneiaea Api eosin ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAS ‘CONTENIDO DE LAS BASES El contenido de las bases dependera del bien 0 servicio que regula, y siempre deberd incluir: Una breve, pero clara descripcién del contexto en que se enmarca la compra, es decit, una explicacion de para qué o en que marco se requiere realizarla compra 4 Una descripcién del producto 0 servicio que se desea comprar o contratar, sefialandp sus caracteristicas claves, restricciones y criterios que se utilizarsn para comparar las ofertas De esta forma los contenides para elaborar las bases de licitacién o bases téenicas y/o administrativas sera: + Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptdas: + Especificaciones de los bienes y/o servicios que se quieren contratar + Etapas y Plazes de la Licitacion. La condicién, el plazo y el modo en que se compromete-el o los pagos. + El plazo de entrega del bien y/o servicio. + El monto de lao las garantias y la forma y oportunidad en que seran restituidas + Los eriterios objetivos que serén considerados para decidic la adjudicacién. + En las licitaciones menores a 1000 UTM y superiores a 100, definir si se requerité la suscrlpeién de contrato 0 si éste se formalizaré mediante la emisién de la orden de compra y su aceptacion Por parte del proveeder, + los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutes de remuneraciones 0 cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores @ con trabajadores contratados en los uitimos dos afios y la oportunidad en que ellos seran requeridos + La forma de designacién de la comisién evaluadora. = La determinacién de las medidas a aplicar en tos casos de incumplimiento del proveedor y de las causales expresas en que dichas medidas deberdn fundarse, asi como el procedimient® para su aplicacién, = Cualquier otra materia que no contradiga disposiciones de la Ley de Compras v el Reglamento. Por regla general, el contenido de las bases técnicas y administrativas se debe contener|en el Decreto exento que aprueba el llamado a licitacién, para licitaciones superiores a 100 UTM, Este mismo Decreto exento aprucba también las bases administrativas generales y especificationes técnicas, sein se requieran, y de acuerdo a la especificidad del requerimiento. En caso He ser licitaciones inferiores @ 100 UTM, dichas bases deben quedar especificadas en la ficha de licitacién de la plataforma www.mercadopublice.ime fescue] mage | ‘DEPARTAMENTO DE ADOUISIGIONES ¥ PROPUESTAS, ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR correspondiente deberd establecer los criterlos de evaluacion y su debida ponderacién, ademas de Cada departamento © Unidad Requirente por medio de le Gule de aos acompatiar las especificaciones técnicas de los blenes y servicios a contratar, que comtendrar| como + Deseripeién de los Productos/Servicios. + Requisitos técnicos minimos de los productos, que permitan en forma objetiva, determinar I cantidad, calidad y especificactn del producto 0 servicio solicitado, Estas condiciones deben ser expresadas en forma clara, concreta y detallada sequin las necesidades propias del Municipio, en todo caso ne pueden hacer referencia a marcas especificas, 0 en su defecto, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente”, “o similar”, segtin lo establece el articulo 22 del Reglamento. Las Bases podran contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitacién, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contrndigan las disposiciones de la Ley dle Compras y su Reglamento. Asimismo, las bases de leitacién deberén contener la siguiente cléusula que establece ‘obligaciones para los evaluadores: En virtud del principio de igualdad de trato, de legalidall y de estricta sujecién a las bases, el evaluador o los miembros de la comisién evaluadora no sost¢ndrén reuniones con oferentes, lobistas © gestores de intereses particulares ni recibirdn dortativos, durante el proceso de evaluacién de ofertas, salvo en el caso de actividades previamente contempladas dentro del procedimiento lictatorio y que hayan sido definidas en las bages. Lo anterior considerando to establecido en la Ley 20.730 que Regula el Lobby y su Reglamepto, lo sefialado en el Articulo 39 del Reglamento de la Ley de Compras Publicas, y teniendo presente que el sentido de la funcién del evaluador y de las comisiones evaluadoras es garantizar imparcialidad y competencia en aa He ofertas. Oa real -——4= Se ee hein se acumen pao te >< een ‘DEPARTAMEWTO DE ADGUISIGIONES V PROPUESTAS, EVALUACION DE LAS OFERTAS CRITERIOS DE EVALUACION los criterios de evaluacién son parametros cuantitativos y objetives que siempre eran considerados para decidir la adjudicacién, atendiendo a la naturateza de los bienes y servicids que se licitan, la idoneidad y calificacion de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la adjudicacién Es obligatorio que todos los procesos de contratacién cuenten con criterios de evaluacidp. Los ceriterios de evaluacion que pueden ser considerados se clasifican en: crirerios Tienen relacin con ‘el cumplimiento de la presentacién dp tos ADMINISTRATIVOS —antecedentes administrativos que se solicitan alos oferented, por ejemplo: formulario de identificacion del oferente, formllario daclaracién jurada simple, formulario de oferta econémica, u jotros similares. Estos elementos seran evaluados segin su total o farcial cumplimiento en el criterio de evaluacién Cumplimiento de Requisitos Formales. CRITERIOS TECNICOS Tales como: plazo de entrewa, experiencia del oferente, especificationes tecnicas, calidad técnica, post venta, infraestructura, solider finarjciera, cobertura, etc. Estos criterios técnicos deberdn estar incorporados| en la guia de requerimiento respectiva cRITERIOS Precio final del producto 0 servicio. ECONOMICOS La aplicacion de los criterios debe ser realizada Unicamente en funcidn de los parémetros y ponderaciones debidamente establecides en las respectivas bases © especiicaciones téenicas, segin corresponda, Para determinar los criterios de evaluacion es necesario tener claridad respect |de tos objetivos de la contratacién (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables ‘cuantificables y observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos. Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en funcién de la relevancia de cada tina de elias para el proceso de contratacién. arti ig la “ ORASCOE BTS af Sates on 3veanuntosproceoineirosve] —reenaaeomnin | vlgiin ADQUISICIONES boa) ‘al 12s cranes te mvaumci sania eanasrapna i tak neva iVaRHATAR EHC saiterson, detierde Selene como: rime Wee eheree. y dade ee titers, Proce implimonto de Requstos Formas y Comportamiente Contmciual Antti obo [earenos POREENTATE DEIGLOSE DE TA PORDERAGON Free e {Tense Precs Ofertade/Precs Ofenade] XU ‘Compertamiento Proveedor no registra reclamos en Mercado Puiblico, Contractual upanteos cites preeee a00 bento Provedorregcow ence 1 4 recaras i Mei Pico, durante fos ltmes€ meses 30 puns Provasdorreisrs $ omécrectwot on Werc}o _ __ | pratly Suts ina aurnse Sieeto aante Campintento de Wequiiton hajunesFormulerio Ofer econdries| an fora toma aneoan eet hajorts. Formula Decaraciin Jureda imple ‘etn formato aneno 20 puntos fajunta’ Tormutrio,laoitiaclén del Often focin fhmits anaucd puntos Ingtetn Vale Noten tien ce Soon cferea20 puntos ftocetents Adiconals solitados en is ses 20 puntos * aaa fae Fla Gfeinan/ Fina Oiaodo] RD Dpeiencn ool FOBT acl soeigearn queetcierit nee 21a documentos cue acreclten: 0 puntos £57 documentos que acrelten: 80 puntos 6 mae docu uw sreicon 100 punts Gade (Caldad Ofertnds Reread) Mayor Caldad Diora Aeros) a. Garania (Gani ofan pa garanta Tera Toso ge CaeaT area Page de coMtsgioney Acreake Fora remuncraciom Dogo Remuneraciones, Actedta Contratcton refsonns con Dlscapacidndr3 conactones 10 Puntog Sina Acredta 0 punta, = speee Tora aneS {deieisca ot puntaleny ole va MaTPa aTafievio. Meaosmbienttes tncorporade) rose Cy i ! oC GE Ent z 1 om | LA) Arlen fih\pne lomo ~ | Nag ml sceMANUAL DE PROCEDMIENTOS DE Fecha de emisisn Version Avauisiciones ‘arroreeat iso ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISIGONES ¥ PROPUESTAS CRITERIOS PORCENTAJE DESGLOSE DE LA PONDERACION Metodologia (desgiosar los puntajes y como se medirs el chiterio incorporado) Servicio Post Venta (desglosar los puntajes y como se medird el e#iterio incorporado) Asistencia Técnica © Soporte (desglosar las puntajes y como se medird el eriterio incorperado) Beneficios de Convenios Colectivos: Se otorgard 100 puntos si el oferente acre mantiene vigentes convenios colectivos organizaciones sindicales representatives trabajadores o que les ha hecho aplicables 4 estos convenios colectivos acordades por empleadores u organizaciones eremiales de ‘empleadores, suscritos de conformidad a lad reglas del Titulo X del Libro IV del Cédigo de! Trabal Si el oferente no acredita ninguna ircunstancias descritas = 0 Punto Lo anterior se acreditars con Convenios Colectivos dita que las otros vigentes y debidamente ingresados en la Insppccién _ del Trabajo. Condiciones de Empleo y El nivel de remuneraciones imponibles Que el Remuneraciones oferente pagaré a él 0 los trabajadores fue se desempefien en Ia ejecucion del servicid, sera evaluado segin lo expresado en la siguiente formula: Puntaje precio evaluado = ((Remuy imponible a evaluar — 337.000) / Femuneracién Imponible ofertada — 237. (rnultipticade por %) El nivel inferior de remuneraciones imponibles que cl oferente pagard a i 0 los trabajadores, nd podré ser inferior a 337.000.- Lo anterior se acreditard mediante Contratos He trabajo Contratacin de Personas con Discapacidad La empresa posee una _o mas personds con diseapacidad contratadas con al menos un pio de antigedad, a contar de la fecha del llarkado a licitacién= 100 puntos La empresa no posee una persona con discapacidad contratada con al menos un afio de antiguedad = 0 punto. Lo anterior se acreditars mediante copia sim de inscripcign en el Registre Nacfonal la creden: de la Discapacidad y Contrato de trabajo. de =Iiat MANUAL DE PROC=OIMIENTS DE Fecha de omision vdesion cis Apaursiciones serra * DEPARTAMENTO BE ABOU! IGIONES V PROPUESTAS CRITERIOS | PORCENTAIE | ___—=CDESGLOSE DE LA PONDERACION Politicas de Inclusion Laboral El proveedor dispone de politicas de influsign Tercera Edad laboral a personas de la tercera edad activa (mujer | mayor de 60 afios y hombre mayor de 65 4f10s) a | partir de politicas no discriminatorias, tepiendo contratadas a una © mas personas con al menos un afi de antiguedad. Lo anterior se acreditaré mediante Contrpto de trabajo y copia simple de cédula de identidal de la persona contratada, | __| Kerecita =00 puntos; No Acredita =O punto] __| Pains de chain LaDSTaT l provesdor dispons de pollicas de WPuRiOn Pueblos Originarios laboral de trabajadores pertenecientes Hei indigenas a partir de polfticas no discrimingtorias, teniendo contratadas a una 0 mas personas con al menos un afia de antigiedad. Lo anterior se acreditaré mediante certification de la condicion indigena del trabajador emitidd por la CONADIy Contrato de trabajo. Acredita = 100 puntos; No Aeredita = 0 punto) Politicas de inclusion Laboral El proveedor dispone de politicas de inclusion Jévenes Desempleados laboral a jévenes desempleades (18 a 29 3f0s) a partir de politicas no discriminatorias, contratando a luna 0 mas personas durante los ditimos 3 mekes. Lo anterior se acreditara mediante la prezeftacion de un certificade de la AFP donde esté afiliado ef trabsjador, que dé cuenta que no ha |tenido cotizaciones durante los ultimos 6 meses anferiores, a la fecha en que fue contratado, copia simple de cédula de identidad y Contrato de trabajo. Acredita = 100 puntos; No Acredita = 0 punt Politicas de Igualdad de El proveedor dispone de politicas de ifdusién Género laboral a través de la paridad de género|en sus Eoercies bie nates un son as hamres ontratedar respecto al iotal” de absjadores contatades Lo anterior se acreditaré madiante copia de la politica de inclusion de género de la empresa, contrates de trabajo y declaracién jurada del proveedor. Acredita = 100 puntos; No Acredita = 0 punto, {\ Agr | a 1] t rota = t =a aoe as one | NSP bn | Se fanige’ |. > Sg yPgtee “Mofoado Publics pss 2 ‘s)MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE ‘ADQUISICIONES forsion ‘DEPARTAMENTO O ADUISIGIONES V PROPUESTAS f [ cnireRtos PORCENTAIE DESGLOSE DE LA PONDERACION | Mejores Condiciones de a) Aeredita estado de page de cotizaclones de Contrato los wabojadores b) Acredita estado de pago He tas rmuneraciones ©) Aerecita sueldos por sobre et | ngreso ‘niniemo 4) Aeredien ta existencia de infentivas (eratifcaciones legales) ©). Actedita flesibilidad de la jornada del trabajo f) Actedita “duracion’ indefinda he ios ccontratos 6 condiciones = 100 puntos; 5 a 3 condicioses = 50 punto. Lo anterior se acreditara mediante Contrato: trabajo y planillas de page de cotizaciones. Puntos; 2.0 1 condicién = 10 puntos, Si no acredita 0 de Impacto Medioambiental EI proveedor desarrolla practicas amigable: medioambiente: a) Se cuents con convenio de reciciaje! latas y/o vidrios) b) Se cuenta con convenio de reci desechos tecnolégicos (compu impresoras, baterias, toner y/o cartu tinta) En el caso de empresas des manufactura o industria se disp convenios de disposicién y/o recie| desechos usados en sus pi productivos Politica 0 procedimiento para el aho} la eficiencia energétics al intorior empresa Otra practica empresarial ambiental sustentable Lo anterior se acreditaré. mediante certi convenios vigentes u otros documentos. Acredita 1 condicién = 50 puntos Acredita 2 0 mas condiciones = 100 puntos No Acredita = 0 punto ° 4) 2 con et (bapel, laie de ores, hos de rvicios, ine de lale de 10 y/o dela jeados, ‘Otro (indicar) | (desgiosar los puntajes y como se medira el er Incorporado) lterio |MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADGUISICIONES Fecha deomision see. >= rae DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES V PROPUESTAS * En el caso det criterio Cumplimiento de Requisitos Formales, se refiere a si se cumple! formalidades y presentacidn de antecedentes requeridos en las bases de licitacién “* En el caso del criterio Plazo de Entrega, se estableceré un plazo minimo de tolerancia pare las ofertas, en dias hablles, "+t Enel caso del criterio Experiencio en ef Rubro, para la evaluacién de este criterio el deberé acompafiar documentos que acrediten experiencia en el mismo rubro 0 simil servicios requeridos en la presente licitacién. Se considerardn como documentos validos ct contratos, érdenes de compra o certificados de cumplimiento o ejecucion. Los servicios 6 similares respecto de los cuales no se acompafien estos documentos no serdin considera: la evaluacién, ™ En el caso del criterio Calidad, en el correspondiente requerimiento se deberd es claramente cuales serén los parametros y los factores objetivos que permitirin evaluat Ccriterio, segtin ta naturaleza del bien 0 servicio a adquirir, con su correspondiente ponderac! “*** En el caso del criterio Condiciones de Empleo y Remuneracién, sera obligatorio en de la prestacién de servicios habituales que deben proveerse a través de. licitaci contrataciones periédicas, [En todo caso el desglose de la ponderacién no sera obligatorio y cada unidad req podré establecer otra formula de célculo para la ponderaciGn de los criterios establecidos. riesgo jerente ir 2 los las de rabajos 9s para cifiear dicho \virente t= 0 , 4 th SE wats =¥ aZalal E 2 woe | Eel fh | SreeMANUAL DE PROCEDIMIENTOS OE Focha de emisin jersién ADQUISICIONES aaa 30 DEPARTAMENTO DE ADUISIGIONES V PROPUESTAS EVALUACION DE OFERTAS PARA PROCESOS MENORES A 100 UTM Las licitaciones cuyos montos son menores a las 100 UTM cumplen el siguiente kiclo de evaluacién: Una vez cerradia a licitacién y bajadas las ofertas desde el portal, el supervisor y operador de compras 2 cargo del proceso, procederd a reslizar acta de cuadro resumen con los ofetentes y los crlterios de evaluacién previamente establecidos, la que seré remitida con totlos los antecedentes 2 la unidad municipal requirente, para que el funcionario evaluador defignado Proceda al andlisis y propuesta de adjudicacién, la que sera refrendada por Decreto Exento de adjudicacién, junte al certificado de disponibilidad presupuestaria respective visado por la Jefatura de la Unidad de Presupuesto o en su ausencia por el Secretario Comunal de Planificacion. En caso. de ser-con presupuesto externa, el Decreto Exento de adjudicacién deberd venir con el nurhero de Obligacion de la Unidad de Contabilidad. EVALUACION DE OFERTAS PARA PROCESOS DESDE 100 UTM. En las licitaciones cuyos montos van desde las 100 UTM la evaluacién de las bfertas resentadas por los proveedores ser realizada por una comisign de evaluacién, Podran int irecciones 9 departamentos que cumplan con los requisitas profesionales y técnicds para Participar en dicho proceso, siendo funcionarios de planta y que tengan la responsabilidad administrativa necesaria, ademas de expertos externos, unidades técnica: especiales, 4 otras Personas, segin se determine en las bases. No podré formar parte de las comisiones evaluadoras el Administrador del sistema, el Alcalde 0 quién resuelva la adjudicacién a través de Decreto Exento. Se recomiende ademfis que no participen de este proceso el Director de Control y sus funcionarlos, Los integrantes de la comisién evaluadora deben sar los mismos que finalmente eyalien las ofertas. Ante fa falta de uno © més integrantes de Ia comision, corresponderd evaluar te Persona que legaimente lo subrogue, situacién que deberé quedar expresamente indicady en el decreto exento que le designe, bajo la expresién “o la persona que lo subrogue © reeihplace legalmente” ta Unidad de Compra respectiva entregaré a la Unidad Reauirente la infortpacion completa de las ofertas recibidas con las que la comisién de evaluacién procederé a inigiar su trabajo. d icf) 5 vom | (Ghnghvacrarcclt | Ale LMS vdMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Fecha de omision ents = ADQUISICIONES “aorre02) a woe, t ‘DEPARTAMENTO De ADGUISICIONES V PROPURSTAS La comision de evaluacion, a través de la metadologia que defina al efecto, procedera a aplicer los criterios de evaluacién y generar el acta de evaluaciin, documento qué dejard = A 100 UTM y < A 1.000 UTM ‘OPERADOR. SUPERVISOR PROVEEDOR | i | auronza aracon PUBLICA IcrTAciON. - | fel PROPONE ABJUBICACION ac ADIUDIEA teracon, eee] | HEXOS “2 ¥/0 TEENICOS, OFERTAS. ENvIA OFERTAS) | [> ACEPTA ORDEN DE Compraie MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OF Feche ce omisisn fersion ADQUISICIONES: soneisoat 30 eetinmmis > F ‘DEPARTAMENTO BE ADGUISICIONES PROPUESTAS LISTA DE TAREAS/DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA ‘GPERABOR MERCADO PUBLIC 1 | rea y se asigna nimero de 1 ala ictacién, se acompana Proyecto de Gastos, ole de hes uersnlentes a [ Descargs ofertary archiver Buntna Gua Sot paRah EE GIDUSSITS | 5 [El comité evaluador designado en las bases de lcitectn reatia onde de | eevaluacion de ofertas y propone sl proveedor a adjudicar. Deberd adjunar situacion tributaria de terceros del proveedor que se propone ndjadicar, » través deta pagina yaanw.sitel, para certificar que cuenta con giro autorizada del proceso, [ee eno = - 7_| Adjuidiea lcitacion, | Emite orden de compra 9 | Una vez aceptada la orden de compra porel provecdar, envia copia de esta por correo elecrSnica alencargado de Bodega Municipal | SUPERvisor é 1_[ Autorize las bases téenicas y/o administrativas dela Hetacién. VEEDOR © ofertas ala icitacion y acompata anexos segun soa el caso. [2 [Acenta orden de compra CONTINGENCIAS ‘OPERADOR MERCADO PUBLIC | 1) | Que nose recban ofertas a Lcitacidn o estes sean inadmisibles, eatin bases | tenis y/o administrativas ela Veter | vt rocty bberbcanfecons Dcrto Neale pra dear desert Uitaclon. I | Gus ei Adjudicatario dels Ucitecion no ocepte le orden de compra en les laees cestablecido. + Procederda re adulcar I Licitacén al sigulente oferente que hava Ponderade ia siguiente meor evaluscion asi sucasieenevtes PROVEEDOR 5 = Sear, 1) [ Neacepta orden de compra __| V's inciea ox motives por los cuales rechara le adjudicaéidn de la Licttaciénie MANUAL DE PROGEOMIENTES DE Focha de amision version ADQUISICIONES oa 2 ‘BEPARTAMENTO DE ADGUIGIGIONES ¥ PROPUESTAS CONVENIO MARCO De conformidad con inciso tercero del articulo 30 de la Ley 19.886, Ia suscripdén de convenios marco no es cbligatoria para las municipalidades, sin perjuicio de que éstas queden adherir voluntariamente a los mismos. Considerando lo anterior, ja Municipalidad podré celebrar sus contratos por met Convenios Marco, siempre y cuando el bien en cuestién esté considerado en el Catal Productos. Dicho Catélogo, sefiala la descripcién de los bienes ofrecidos y las condiciot contratacién que ofrecen los proveedores que se adjudicaron la compra. CONcEPTos. Convenia Marco: Procedimiento de contratacién realizado por la Direccién de Compre procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las entidades piiblicas: en la forma, demas condiciones establecidas. Catélogo de Productos: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condicio! contratacion, previamente licitados y adjudicados, y puestos, a través del Sistema de Infor a disposicign de las entidades publicas. PROCEDIMIENTO GENERAL Cuando una Unidad Requirente quiera adquirir un producte o servicio a tr Convenio Marco, debe dejarlo establecido en la Guia de Requerimiento correspon: Ingresada la documentacion al Departamento de Adquisiciones y Propuestas, Salud o SE segin corresponda, el operador encargado de las operaciones via Convenio Marco revi documentactén y verificars si el producto a comprar se encuentra en el Catéloga de Produc ese cas0, sera emitida la orden de compra por el supervisor y operadior de compras y se re! seguimiento a la espera que el proveedor adjudicade la “acepte”. Seré exigible ta confece| Decreto Exento para las contrataciones superiores a 100 UTM. Si no es asi, se podrd llamar a Licitacién Publica y proceder @ consolidar bases té administrativas y econdmicas, del requerimiento. lio de g0 de es de para lazo y es de jacién, lés de PLAN, ard la fos. En za et jon de a ey Hidalag Reo cag GriMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISICIONES V PROPUESTAS, CONVENIO MARCO |Fulorama aoauisiciones conveNio MARCO ormapon | PROVEEDOR [COTIZACION BIEN © comnacese Ee LISTA DE TAREAS | EpEADORRERCADRUeiiCn 4 [ Revisa antecedentes de ia adquiscio. [3 Teniteardende compra, 2 | Una ver aceptada la orden de compra por el proveedor, envia copia de esta por correo electrdnico al encargado de Bodega Municipal. PRovEEDOR 2 [eve cocina in auitn 2 | Acepta orden de compra,og MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Fecha de emisién Se ADAUISICIONES “tonioreeat >= astprtivs, ‘DEPARTAMENTO DE ADQUISIGIONES Y PROPUESTAS pueden realizar un PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES SUPERIORES A LAS 1000 UTM Se denomina Gran compra a la adquisicién a través del catdlogo de Convenios Marco de un bien o servicio cuyo monte total es igual o mayor a las 1,000 UTM. A través de la aplicacién de Grandes Compras en el Catélogo electrénico, los comprt particular Para realizarla, el operador encargado debe efectuar 5 pasos: > > Seleccionar productos 0 servicios Agregar descripcién o detalle dels compra Seleccionar proveedores (sélo de Convenios Marco vigentes) sores lamado a todos los proveedores adjudicados en un Convenia Matco n Enviar invitacion 2 participar, indicando periodo de participacién y condiciones esp4ecificas que deben cumplir los proveedores que descen enviar sus propuestas, ajustindosp a las bases de licitacién respectivas Finalmente evaluar las ofertas recibidas y adjudicarie MANUAL DE PROCEDIMICNTOS DE s ADQUISICIONES = ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISICIONES Y PROPUESTAS: CONDICIONES PARA EL TRATO © CONTRATACION DIRECTA ta Licitacién Privada o el Trato © Contratacién Directa proceden con cardcler de excepcional y su fundamentacién debe estar de acuerdo a lo determinado en el Articulo Regiamento de la Ley de Compras, que establece las condiciones especiales para 1 0 del contrataciones directas. En este contexto, las unidades requirentes no podran fragmentar sus contrataciones con el propésito de variar el procedimienta de contratacién. FI trato © contratacién directa deberd ser autorizado mediante resolucién fu acreditando la circunstancia que permite efectuarla Los tratos directos que se realicen en virtud de las circunstancias sefialadas en la dada, ey de Compras Publicas y su Reglamento requeriran obligatorlamente de un minimo de tres cotizafiones de diferentes proveederes, con excepcién de aquellos tratos 0 contrataciones directas cont en los numeros 3, 4, 6 y 7 del articulo 10 det Reglamento de compras publicas Las cotiea nes deben adjuntarse en la orclen de compra respectiva emitida a travel plataforma de Chile Compra wanw.mercadopublico.cl. Segin indica la Direccién de Chile Ci las cotizaciones requeridas pueden ser obtenidas tanto por via electrénica (cotizador, emai de pantalla, ete.) como en soporte fisico, los cuales deberén ser transformades en archiv formato de imagen para adjuntario en el formulario de las érdenes de compras, en las c que ast lo exijan, segiin lo dispueste en el inciso final del articule @° de la Ley de Compras st Reglamento, Todas las cotizaciones deben incluir RUT y raz6n social de las empresas con | se ha cotizado, ¢ indicar plazo de entrega del bien y/o servicio, pues de lo contrario no seré cemitir la orden de compra. Las empresas que cotizan no necesarlamente deben estar regi en www mercadopublico.cl o en wunw.chileproveedores.ci, sin embargo, el proveeder a co! debe inscribirse y tener contrat vigente en Chil Proveedores para poder generar la or compra. nkdas dela Impra, |, foro paro sales side que josible radas tratar len deMana oF pROCEDINENTOS DE oth do mrsion Laon Apaursiciones ents Asi ‘DEPARTAMENTO OE ADGUISIGIONES V PROPUESTAS PROCEDIMIENTO DE TRATOS O CONTRATACIONES DIRECTAS Para la tramitecién de un trato © contratacién directa, las unidades requirentes deberdn enviar proyecto de gastos y Guta de Requerimiento, debidamente auitarizados, con el detall de la adquisicion o servicio a contratar, adjuntando la cotizacién © las cotizaciones « indicando lq razon Por la que necesita ese trato directo, junto al certificado de disponibilidad presupupstaria respectivo visado por la jefatura de Unidad de Presupuesto o en su ausencia por el Secfetario Comunal de Planificacién, En caso de ser con presupuesto externo, la gula de requerinjientos deberd venir con el ntimero de Obligacién de la Unidad de Contabilidad. Adicionalmente Hebers también adjuntar una Nota Interna, debidamente autorizada por el Sr. Alcalde, en la gue se indiquen claramente las condiciones que hacen necesario el trato directo, las que deberst extar debidamente fundadas de acuerdo a lo establecido en Ia Ley de Compras y en su Reglamento, y acuerdo de concejo en caso que la contratacién sea igual o superior a S00 UTM. Recibidos correctamente estos documentos, el Departamento de Adquisiciones, la SECPLAN y el Departamento de Salud, segin corresponda, procederd a elaborar el Decreta {xento que autorizard dicho trate directo, asf como el contrato cuando conciena, Una vez auterikada y firmado el Decreto por la autoridad sera remitido nuevamente al Departamento de Adquisitiones, la SECPLAN 0 al Departamento de Salud Municipal, segin corresponda, para la eleboraciéh de le ‘orden de compra y firma del contrate por parte del proveedor si procede. Posteriormente derivard la entrega de los productos y/o servicios por parte del proveedor a la Unidad Reauirente. Cuando exista inconsistencia en la documentacién, estos documentos serdn devueltps ala Unidad Requirente respective, a fin que ésta subsane los defectos de forma y/o fondo, pard hacer tun quevo ingrese a la unidad operadora del sistema, Corresponderd a las unidades operadoras del sistema (Adquisiciones, SECPLAN y Departamento de Salud Municipal) los encargados de publicar en el sistema el Decreto que autoriza la compra 0 servicio por trato directo, asi como los respaldos respectives (nota interna, oficio, certificado de disponibilidad presupuestaria, cotizaciones, entre otros). Se deberd publicar en el Sistema de Informacion, el Decreto que autoriza fa proceffencia del trato 0 contrataci6n directa, dentro de un plazo de 24 horas desde la dictaciéin de dicha resolucién, conforme al Articulo 50 del Reglamento.MANUAL DF PROCEDIMIENTOS DE Fecha da omiaian ADQUISICIONES “ohiorseas ‘DEPARTAMENTO GE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESFAS TRATO DIRECTO. FLUJOGRAMA TRATOS DIRECTOS OPERADOR | PROVEEDOR comer | |eunacoreteen l {2 GENERA ORDEN DE. ‘COMPRA, ea AcEPTA ORDEN DE — eS iaea (CT: COTIZACION 6 COTIZACIONES; 4%: ANEXOS ADMINISTRATIVOS Y¥/0 TECHICES, LISTA DE TAREAS antecedentes de la adquisicion, y adjuntar cotizaciones segun corresponda | et Reglamento de la Ley N° 19.885. | Emite orden de compra Una vez aceptada la orden de Compra por el proveedor, envia copia de esta por | correo electrénica al encargado de Bodega Municipal. PROVEEDOR [3 femincatzain sntnatones pre e saqunen 2 [Aces orden de Comora Cb A9 _ am ff ; A Shae + torn |S eepeecsar th fog Se@ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Fecha de emision Vista ADQUISICIONES Sorarees! in Me Ny DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAS PROCEDIMIENTO DE COMPRA AGIL (COMPRAS INFERIORES A 30 UTM) La Unidad Requirente o Unidad Técnica confeccionars el Proyecto de Gastos respectivo, la cual debers requerir la autorizacién de disponibilidad presupuestaria, por parte de la Unidad de Presupuesto y disponibilidad financlera de la Direceién de Administracion y Finanzas. Con todo, enviaré al Departamento de Adquisiciones y Propuestas Ia Guia de Requerimiente correspondiente firmada por la Jefatura de Planta o Director de Servicio, considerando los plazas minimos legales establecidos para el servicio 0 adquisicién requerida. Teniendo preserte los pardmetros de tempo necesarios para la correcta tramitacion de las procesas. Este procediiento tegiré para toda contratacén que se realice con cargo al presupuesto municipal. Cuando se trate de procesos con financiamiento externo a través de la administradén de fondos por Convenio, serd este correctamente tramitado, firmado y en vigencia, 41 que teemplararé la elaboracién del proyecto, emitiéndose la Guia de Requerimiento corresporyliente firmada por la Jefatura de Planta © Director de Servicio. La Guia de Requerimiento contendra entre otras, las siguientes menciones 5 [Ineacin fecha soliciod e WdentiicaciGn solante inaividualzacion del producta 6 servicio a contratar. En caso que Comespanda = ijuntar las tarminos de referencia o especitcaclonca téenics. dad requerida. fo total dieporibie para a contratacion y proyecto de gastos ip % [Persona de contacto de la Unidad Requfanta, [criterio de evsluacion precio 100% 5 ‘V2 B® Unidad de contabilidad en caso de cuentas de Administracion de fondos. Integrante Comisién Evaluadors o identificacién del evaluador del proceso, sisndo ee funcionario de planta y su firma como V" 8: Este Formulario se encuentra disponible en la pagina Web Municipal. Toda adquisidién de bienes o contratacién de servicios que realice la Municipalidad, deberd realizarse a trayés de ww mercadopublice.cl, con las excepciones legales respectivas Una vez cerrado el plazo de cierre de las ofertas, el operador deberé imprimir toflas las ofertas disponibles y entregarias al Departamento requirente para la evaluacion de las ofertas, debiendo adjudicar primeramente a la oferta més econdmica, En caso de adjudicar 1 otro oferente, debers adjuntar nota interna justificando las razones tecnicas y/o administrativas, Pera el proceso de adjudicacién deberd adjuntar la gula de requerimientos iniciagnente tramitada con el nombre, Rut del proveedor y monto indicado en el comprabante de ingrpso de oferta a adjudicar y certificado de disponibilidad presupuestaria respective visado por la j¢fatura de la Unidad de Presupuesto 0 en su ausencia por el Secretario Comunal de Planificacién. En caso de ser con presupuesto externo, la guia de requerimientos debera venir con el namero de Obligacién de la Uniciad de Contabilidad.MANUAL DE PROCEOMIENTOS DE Fecha de emision vbrsion Aoauisiciones ‘aarrorzezt Ise ‘GEPARTAWENTO DE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAS PLANIFICACION DE COMPRAS Durante ef segundo semestre de cada afio, cada Direccidn, Departamento, Offcina Unidad Municipal debe elaborar sus proyectos presupuestarios correspondientes al afio sigliiente, conforme 2 los procedimientos que se comunican mediante orden de servicio al efectol Estos proyectos son enviados a la Secretaria Comunal de Planificacién (SECPLAN), quienes son Ips que Preparan el Presupuesto snual que es presentado al Concejo Municipal La evaluacion de los proyectos presupuestarios se asa en su fundamento y prioridel en le gestion municipal. Una ver revisados los proyectos, la SECPLAN determina el presupuesto tdtal del municipio y lo pone a disposicién del Alcalde para que sea sometido a la aprobacion del Chncejo Municipal incorporar 0 no dependiendo de la decisién del Concejo), la Unidad de Presupuesto remitira al Departamento de Adquisiciones los proyectos considerados para elaborar el Plan Anjial de Compras del affo siguiente © informarlos al portal www.mercadopublica.c!, de acuerdp a to establecido en el Capitulo X, Articulos 98, 99, 100, 101 y 102 del Reglamento de la Ley de Cdmpras Pubsicas Tras la aprobaci6n del Concejo Municipal (y las adecuaciones que sean oie de EI Plan de Compras que se informa a través de Mercado Piblico incorpara las adquisiciones y/o contrataciones més relevantes del municipio en atencién a los thontos comprometidos, destino de esos recursos y planificacién en el tiempo, 2 fin que se compre o contrate aquello que se necesita, en el momento que se necesita y por la via més apropiada, El contenido de! Plan anual de Compras es una lista de los bienes y/o servicios que se contratardn, detalisndose de acuerdo a la Ley 19.885 de Compras Pablicas, como minimo: Descripcién © especificacién del Propdsito de la adquisicion 0 contratacién Cédigo de! clasificador de rubro utilzado en wwwr,mercadopublico.<} Cantidad del bien 0 servicio Monto estimado: Modalidad de adquisicién (catalogs electrénico, licitacion publica, etc.) Fecha en la que se publicard el llamado a participar Lugar geografico 3 proveer los bienes o servicios, mencionando el departamento/lugar @ ‘Quien va dirigido Cargo de los funcionarios responsables Otros (usuarios principales, si es una compra simple 0 estratégice, fuentes de financlamiento) y vyvvevy vy El Departamento de Adauisiciones y Propuestas es el encargado de yaresar y publiear el Plan Anual de Compras en el portal www.mercadopublico.cl, de acuerdo al formato estalflecido por la Direccién Ce Chile Compra, it Es > z i Et Ya le siomire | CS iMANUAL DE PROCEOIMIENTOS DE Fecha de emision vérsion ADQUISICIONES “onaiaes! se ‘DEPARTAMENTO DE ADGUISIGIONES ¥ PROPUESTAE CIERRE DE PROCESOS Cada decisién de compra debe ser fundamentada en el Informe 0 acta de eval sepin corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustandose a los ¢! Sreviamente establecidos on las respectivas bases técnicas y/o administrativas, del resulta del proceso y de la decisién final de la Institucion. la Resoluciin fundada que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el informe 0 acta de evaluacisn y establecer claramente las condiciones|en las cuales se contratard a los proveedores adjudicados, 0 de lo contrario, las condiciones que|hacen necesario dectarar desierts todo © parte del proceso. Una vez concluido cualquier proceso de adquisicién, el Departamento de Adquisicipnes y Propuestas, la Secplan, © DSM, segtin corresponda, ingresard la informacion del térmifio del Proceso en el sistema www.mercadopublico.cl, quedando a disposicién de los ofertantes GESTION DE CONTRATOS ¥ PROVEEDORES Es como el Municipio define las reglas entre con los proveedores, minimizando 4s%, los Fleszos del proceso para mangjar eficaz y efientemente su cumplimiento, Comprende la crpacion det contrato, su ejecucién, la gestin de las entregas de los productos o servicios y la relaciin con los proveedores. La obligacién de documentar un contrato de compra, operaré sélo para licitaciones superiores a las 1,000 UTM. Por tanto, en las licitaciones inferiores a 1.090 UTM, si las baset ast lo estipulan y si se trata de blenes de simple y objetiva especificacion de caracter estéindar, lo serd necesario firmar un contrato, bastando la emisién de la orden de compra y su aceptacién para que se formatice la adquisicion. Una visién integral incluye, ademds, la gestion post entrega (0 post venta), la evaltiacién de los contratos, el registro y uso de la informacién generada en cada adquisicién para planificar las compras y tomar mejores decisiones, La Direccian de Administraci6n y Finanzas, a través de las unidades correspondientes levard registro actualizado y control de les pages de los contratos de compras y servicios de la Municipalidad y un registro por materia de las cuentas respectivas, la que se utilizarh para verificar si proceden pages, renovacién, termino u otras hitas. 39ADOUISICIONES ‘oreoraoat MANUAL DE PROCEDIMIENTOS De Fecha de enssion Vérsion DEPARTAMENTO BE ADGUISISIONES V PROPUESTAE La evaluacton de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de tén Fenovacién establecida en los mismos. Se deben considerar los plazos de avisor antic)pados ‘establecidos en los contratos y las clausulas de renovacién o modificaciones. Cualquier modificacién o renovacién de contrato debe estar contenida en el cqntrate mismo y ser solicitada por la unidad requirente respectiva al Departamento de Adquisitiones, Salud © Secplan, segun corresponda, las que realizaran las modificaciones y confecciongran e| Decreto Fxento que las aprobaré. La Municipalidad no podré suscribir contratos de suministro y servicio que confengan clausulas de renovacién automatica u opciones de renovacicn pare alguna de las partes; ‘cuyos montos excedan las 1.000 UTM, a menos que existan motivas fundados para establecer dichas ‘cldusulas y asi se hubiera sefialado en las Bases, PLAZO PARA LA SUSCRIPCION DE LOS CONTRATOS EI plazo para la suscripcién del contrato sera aquel que se contemple en ta fidha de licitacion y en las bases respectivas. La gestién de firma de los contratos involucra a las unjdades fequirentes, al Departamento de Aéquisiciones, Salud y Secplan, Su tramitacién incl rye la redaccion, revisi6n, visacién, autorizacién, las firmas, su publleacién en el sistema y la fiscaliaacion, SU tramitacién se inicia en el Departamento de Adquisiciones, Salud y Secplan,|segin corresponda, Tras la adjudicacién, en aquellas licitaciones que involucren un conti obligatoriamente en las mayores 2 1.000 UTM, se tramitaré el decreto que autorice t para proceder posteriormente a la firma, Sera la unidad raquirente I cumplimiento del contrato y la que emitird las cortificaciones pertinentes, HI Decreto Exento que autoriza el contrato, se publica en el sistema de infor wwww.mercadopublice.cl, al igual que el contrato mismo. GARANTIAS Son instrumentos de caucion solicitados por ef Municipio, con Ia finalidad de res eventuales incumplimientos de compromisos contractuales, Deben estar especificedas bases administrativas y en la ficha de licitacton. Los actos que se deben garantizar son: > Seriedad de la oferta > | Fie cumptiiento del contrato > | antigipos ato, y sneibe encargada de fiscalizar el aclén ardar las thes 4 - i ar = - 4g a hea ive oo von PON . 6) ynMANUAL OE PROCEOMIENTOS DE Fecha de omision Varsion ‘dl | EY, E, DEPARTAMENTO GE ADBUISIGIONES ¥ PROPUESTAS En Ins bases administrativas aprobadas por Decreto Exento se debe indicar claramtnte el plazo, lugar y direccién donde se deben entrogar las garantias. Asimismo, se indicard la fetha de vigencia de este documento y la forma de restitucién segun se trate de oferentes adjudichdos 0 tas garentiescomerponcen cuss inetramento francaro us se pagadar af visa tenga el cardcter de irrevocable. Deben ser tomades por el oferente que presenta la oferta y no por un tercero. SERIEDAD DE LA OFERTA Instrumento de caucién que generalmente es por un monto fijo en pesos y cuya vigencia se establecerd en las correspondientes bases admintstrativas, El valor de esta garantia deptnderd de la cuantia de Ia licitacién, siendo obligatoria en las licitaciones que superen las 2.000 UTM, y deberd presentarse en las oficinas del Departamento de Adquisiclones, SECPLAN, DSM o klonde Indiquen las bases, antes del clerre de ofertas, Esta gorantia se hard efectiva en el evento que, una vez adjudicada una propuesta, el oferente seleccionado se desistiese de suscribir el respective cantrato con e| Municipio. La devolucién de esta garantla se realizard en el caso de él o los oferentes adjudicados, tuna ver firmado el contrato y recibida la garantia de fiel y oportune cumplimiento del contrsto. En el caso de los oferentes no adjudicados, seré devuelta una ver finalizado el procdso de adjucicacion de la licitacién y firmado el contrato. Las bases administrativas establecerén el procedimiento para hacer efectiva esta devoluctén. GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO. Instrumento de caucién por un porcentaje que puede variar entre un 5% y un 3986 del valor total del contrato y con una validez minima igual al plazo del contrato aumentado en 60 dias habiles en ef caso de contrataciones de servicios. Para Ins demas contrataciones este pltzo no odrd ser inferior a la duracién del contrato. Cuando se omita la vigencia en las bases, ésta gerd de 60 dias habiles después de terminado el contrato. mantonerse siempre vigente y renovarse cada vez que se otorgue un aumento de plazy o de monto. Cuando se trate de contrataclones menores © iguales a 1.000 UTM Ia «olicitud de esta gorantia dependera si se trata de contrato de servicios, suministro 0 de la naturajeza y complejidad det proceso, Esta garantia es obligatorla en todos los procesos que superen las 1.000 UTM jars emo | (Supphriscrm agraMANUAL DE PROCEOMIENTOS DE Fecha do omisién Vfrsion i DEPARTAMENTO DE ADQUISIGIONES V PROPUESTAS {nt co te eonrot ernst: ease stick tetas tn bead estipulacién expresa, que las garantlas constituldas para asegurar el fiel curnplimiento del ct caucionan también el pago de las obi contratantes, La devolucién se realizars una vez cumplida la vigenci lad de ntrato \ciones laborales y sociales con los trabajadores|de los Previa solictud por pafte dt proveedor y certificade de cumplimiente por parte de Is unidad técnica © departdmento requirente de la municipalidad, GARANTIA POR ANTICIPO Instrumento de caucién que se establece en las bases de licitacién y permite la entfega de anticipos al proveeder. Su valor corresponde al 100% de los recursos anticipados. La devolucién de la garantia por anticipo se efectuard dentro del plazo de 10 dias bles contados desde Ia tecepci6n conforme por parte de la Municipaildad, de los blenes o servicios que ¢l proveedor haya suministrado con cargo al respectivo anticipo. RECEPCION, RESGUARDO Y DEVOLUCION El Departamento de Adquisiciones, SECPLAN y DSM, a través de los encargados|de los procesos licitatorios son los responsables de recibir y revisar la correcta presentacion por pprte de los oferentes y/o oferentes adjudicados, de las garantias. Estos departamentos, segiin corresponds, disponen la custodia de la garantia, mediante nota interna a la Tesoreria Municipal, adjuntando ficha del proveedor. La Tesoreria Municipal al recibir la garantis 0 instrumento de cauciéa la incorpora a un }bro de registro, que contiene al menos lo siguiente: Fecha de recepcién Identificacton del oferente y/o oferents adjudicado Nombre del proyecto a caucionar Monto de la garantia Numero del instrumento Nombre de Ia institueién banearia 0 financiers, Fecha de vencimiento yyryyyyy Firma y fecha de retiro del resguardo de la garantia, De acuerdo a lo anterior serd de responsabilidad de Tesoreria Municipal entregar reportes a los departamentos responsables, donde se indique que la garantla o instrumento de tauckin esta proximo a sfi vencimjenta, a fin que se tomen los resguardes necesarios \y NT oy Nae tadroaco. PakMANUAL DE PROCEDMIENTOS DE ADQUISICIONES Fecha de omision ‘elsorsont co ae Version Bo ‘BEPARTAMENTO DE ADGUISICIONES ¥ PROPUESTAS 2 Tesoreria Municipal procede a guardar en custodia transitoriamente estos docu | Ia espera de la adjudicacin de una licitacién, de su veneimiento 0 de la conclusion de. servicio o adquisicion. La Tesoreria Municipal entregara la garantia o instrumento de caucién debid: endosado al propietario de ésta, previo documento de conformidad emitido por el depart requirente. COBRO DE LA GARANTIA, Poba jente vento aM En caso de incumplimianto por parte de los oferentes y/o adjudicados, los encergatlos de la licitacién proceden a hacer el Decreto Exento mediante el cual el Alcalde ordena que efectiva la garantia © Informa por escrito @ Tesoreria Municipal de tal circunstancia, para q| proceda a depositar Is garantia en la cuenta corriente municipal o a cabraria por caja, corresponda. La unidad técnica que realizé el requerimiento, es responsable de informa situacion al oferente y/o adjudicado, fe hard ye beta sean de tal do Ms