Es un documento de caracter oficial utilizado por funcionarios que desempefian cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de Seccién, en los organismos de! estado. El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la mas alta jerarquia. AREA DE CIRCULACION. El Oficio circula en dos niveles: A Nivel Externo. Es decir fuera de la entidad o reparticion relacionada a los maximos representantes de las instrucciones y a los que ocupan cargos directives intermedios. A Nivel Interno. Dentro de /a institucién enlaza a los que ocupan cargos directivos. FACULTADA PARA FIRMAR OFICIOS: Los oficios de circulacién externa son firmados tnicamente para el maximo fepresentante legal de la institucion o por quien hace sus veces. Si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos especificos de trabajo, podran los jefes de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados haciéndolos visar por la autoridad maxima. Los oficios de circulacién interna son elaborados en la seccién o departamento correspondiente y firmado por su jefe. Los servidores que no desempefian cargos directivos no estaran facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia PARTES DEL OFICIO: A. Encabezamiento. B. Texto o cuerpo. » Afio calendario C. Parte firma. + Membrete * Ante firma * Lugar y fecha * Firma * Cédigo o numero correlativo * Post firma + Destinatario * Sellos redondo * Asunto * Con copia * Referencia + Iniciales Encabezamiento: 4. Afio calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayluscula y entre comillas. Ejemplo: «Ano... MraratrssceesieColeccion: Crecimionto Personal 2. Membrete. Se escribe en los lados izquierdos del pape! con letras mayUsculas, sefialando el nombre de la institucion, su direccidn, teléfono, etc. SUB PREFECTURA DEANCASH PLAZA DE ARMAS NQ HUARAZ 3. Lugary fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel sefialando la ciudad y la fecha. Lima, 04 de abril de . Lima, abril de .. Abril 04de Fecha 04 —abril 4, Numero o cédigo. Se escribe con letras maylusculas la palabra oficio seguida del numero correlativo, - el afo/ y las iniciales de la institucion y se subraya todo. OFICIO No. 262-.../ INC OFICIO No. 005 - .../ DEMUNA PN 5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio. Sefior: Lucio Arana Juaquin Alcalde de ........ Huanuco 6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento. ASUNTO: Pago de remuneraci6n. 7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. REFERENCIA: Carta del 03/04/... 8. Texto, Es la parte mas importante, aqui se dara a conocer el mensaje de la comunicacion en forma clara, precisa y breve. Existen algunas formulas para iniciar el texto: Tengo a bien comunicarle . Es grato comunicar a usted Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquia). Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquia). 9. Despedida. Aqui debemos demostrar cordialidad, cortesia y ponderacién ejemplo: Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracién y estima personal. Atentamente, (antefirma). 10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rubrica.En Ia post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envia el documento. Firma Post firma Ing. Juan Sanchez Aguilar Gerente General de Conceptos Generales S.A.C. 11. Con copia. Sefiala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma. 12. Iniciales. Se colocan iniciales con maytsculas las que corresponden a la persona que firma el documento; con mintscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel. LCR/fme CLASES DE OFICIOS 1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza cuando el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitacion, agradecimiento, peticién, felicitacién, informacion de eventos o actividades deportivas culturales. 2. Oficio Multiple. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas. usos Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informacion, etc., a diferentes oficinas 0 despachos simultaneamente. El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel jerarquico. 3. Oficio de Transcripcién. El nombre de transcripcion ya nos indica la finalidad de este tipo de redacci6n. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una comunicacién de manera original integramente y sin ninguna alteracion. USOS: Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorandums. El oficio de transcripcion circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerarquico dentro o fuera de la institucion. CARACTERISTICAS: La estructura del oficio milltiple es basicamente igual a la del oficio simple. 1. EI N° de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir. 2. Al momento de redactar 6! documento no se escribe el nombre del destinatario. Este espacio se llena con lineas de punto. 3. En el oficio multiple necesariamente se escribe la palabra Distribucion en la pentiltima parte del documento.La palabra MEMORANDO deriva de la voz latina: MEMORE = Que quiere decir recodar algo, que debe tenerse en la memoria. Es un documento administrativo, pUblico y comercial, de formato pequefio y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad. El memorando es una comunicacién diplomatica en la que se transmite algo que debe tomarse en cuenta y que puede ser: + Una orden, + Un mensaje, + Un pedido, + Una justificacién, + Una amonestaci6n, » Una informacion, etc. Este documento es muy simple y de uso comun entre personas que laboran en las distintas dependencias tanto estatales como privadas. En castellano se dice Memorando, su plural es Memorandos, pero familiarmente se le conoce como «MEMO». CARACTERISTICAS: Se caracteriza por ser: * Un documento breve y directo. + Funcional y practico. +Interno. * Circula dentro de la institucion. * Sobre todo de accion inmediata. CLASES: Memorando simple o directo. Es aquel que va dirigido a un solo destinatario, para tratar asunto de trabajo. Es un documento que enlaza a subalterno y viceversa, 0 a un jefe con otro de igual rango. Memorando multiple. Es el que se usa para dar a conocer disposiciones 0 cualquier informacion en forma simulténea a varios destinatarios. Se trata de un mismo texto con igual numeracién para varios destinatarios.PARTES: 41. Numeracién. Se escribe la palabra memorando seguida del cédigo o ntimero correspondiente, del afo y de las iniciales de Ia institucion. MEMORANDUM N? 015/GG/18 (Gerencia General) 2. Informacién. Se escribe la palabra DE: Seguida del nombre completo y cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen de! tema 0 texto del documento; y la palabra FECHA: Seguida de la fecha del dia, mes y afio en curso. DE A ASUNTO FECHA 3. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa claridad y precisién el motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma directa y sin palabrerias. 4. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 6 2 palabras: Atentamente, cordialmente, muy atentamente. 5. Firma y ribrica. Es la firma de la persona que remite el documento. GERENTE GENERAL 6. Con copia o distribucidn. Se utiliza cuando el documento debe ser entregado Para su conocimiento a2 otra persona ademas del destinatario. DISTRIBUCION c.c. Dpto. de personal ¢.c. Archivo 7. Iniciales. Se escriben las iniciales con maytisculas las del remitente y con minuscula el de la secretaria, separadas con barra oblicua. YMC/zpa,Es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos © situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos, razon por la cual se utilizan los dos indistintamente a pesar de ello hay una diferencia que podriamos aceptar, y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos y a la constancia como testimonio de hechos en realizacion o que acaban de ocurrir. USsOS: Se usa para acreditar la verdad en los siguientes casos: + Matricula, Estudios, Pagos, Asistencias, etc. ODELO DE CONSTANCIA Fibras tea + (sc )) SAN CRISTOBAL: cee INDUSTRIA TEXTIL Friteas sintiess © EL JEFE DE PERSONAL DE TEXTIL SAN CRISTOBAL S.A.A. HACE CONSTAR: Qué, don CARRAZCO LUNA, Juan Carlos, labora en esta empresa desde el 02 de abril de 2010, en la Seccién de Almacén, siendo un trabajador eficiente y puntual. Se expide el presente a peticién del interesado para los fines que crea conveniente: Pueblo Nuevo, 01 de julio de 20..... Ing. Carlos Loayza Cabrera JEFE DE PERSONAL CLC/fraEs un documento por el cual una persona se dirige a otra que representa un cargo para pedir algo como por derecho o beneficio le corresponde. La solicitud se utiliza en todas las dependencias publicas o privadas y va dirigida de un subalterno hacia un superior. Un aspecto importante en este documento es que se deben acompafiar documentos probatorios para fundamentar el pedido; estos pueden ser: + Recibos, + Facturas, + Certificados, + Fotografias, etc. USOS: Se usa para solicitar: Certificados de estudios, inscripcion de postulante, trabajo, domicilio, préstamos, concisién de becas, bonificaciones, etc. PARTES: 41. Sumilla. Es la primera parte, se escribe la palabra SOLICITO en letras mayUsculas seguida de una sintesis de asunto 0 texto. SOLICITO: Certificado de Estudios SOLICITO: Renovacion de Beca 2, Destinatario. Se escribe el cargo o funcién que desempefa la persona a quien va dirigido la solicitud, en renglon seqguido las iniciales de dicho cargo. ejemplo: SENOR DIRECTOR DEL I.E.S. NUESTRA SENORA DE GUADALUPE s.D. 3. Datos o referencias personales. Esta parte se escribe el nombre y apellidos, nacionalidad, edad, estado civil, profesién, N° de DNI o LE, LM, BI, su domicilio y cualquier otro dato que considere Util. Los empleados publicos deben anotar ademas el tiempo de servicio, el cédigo Modular y su especialidad. Los estudiantes de secundaria o superior anotaran el afio de estudios, seccién, turno, especialidad o facultad donde estudie. Los datos o referencias personales terminan con la siguiente frase: Ante ustedes me presento y expongo Ante usted me presento y digo Ante usted me presento para exponer.Textos 0 cuerpo. Es la parte en que se escribe de la manera detallada y minuciosa el motivo de la solicitud de acuerdo a su naturaleza puede ocupar dos 0 mas parrafos, pero se aconseja que sea uno sdlo. La redaccién del cuerpo empieza con: «Que». La conduccién o parrafo final. Es la parte en la que se escribe las siguientes frases: Por lo expuesto: Por Io tanto: Pido a usted atender a mi peticién por ser justo. Lugar y fecha. Se escribe el lugar y la fecha actual. Firma y rubrica. Es la parte en la que el solicitante estampara su firma ribrica, si su firma fuera ilegible debera escribir sus nombres y apellidos con letras de imprenta. Anexos. Se escribe aqui los documentos que acompaiiaran a la solicitud, esto pueden ser: + Certificados, + Recibos de pagos, + Facturas, + Fotocopias de documentos personales, etc.aa! Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simulténeamente para darle a conocer disposiciones 0 asuntos internos para que se cumplan a cabalidad. Los temas a tratar en una circular pueden ser generalmente lo siguiente: + Movimiento interno de los jefes de la institucién. + Acuerdos o decisiones de |a alta jerarquia. + Ascensos del personal que labora en la empresa. uUSsOS Permite, dentro de una institucién, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se diri- ge a todo el personal o a las dependencias subordinadas. PARTES 1. Numeraci6n. Se escribe la palabra circular en maytisculas seguida del numero que le corresponde, el ajo y las iniciales de la institucion. CIRCULAR N° 048- ...../ GG 2. Fecha. Se escribe el dia, mes, afio. Lima, 22 de setiembre del 20... 3. Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas. Sefores Jefes de Departamentos Presente A todo los Trabajadores del Departamento de Sistemas 4. Asuntos. Se escribe con maylsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o sintesis. ASUNTO: Cambio de horario 5. Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios parrafos y para mayor orden se enumera cada parrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque. 6. Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra: Atentamente, cordialmente.7. Firmay cargo. La firma es la ruibrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se colocan los nombres y apellidos, y el cargo que ostenta la autoridad. César Fuentes GERENTE DE VENTAS 8. Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.Es un medio de comunicacién que consiste en dar cuenta detallada sobre asuntos determinados, observaciones que se pueden hacer y al mismo tiempo sugiere posibles soluciones para mejorar o aliviar una situacién dada. usos Es de uso interno en toda institucién o dependencia, va dirigido de un subordinado a su inmediato superior, jefe o director, también podria darse entre personas del mismo nivel o jerarquia, cuando el caso lo requiera. El informe para que cumple su objetivo debe ser: + Preciso y exacto en sus apreciaciones, basados en hechos veridicos y sobre todo de ideas claras para no confundir al receptor o lector. + Redactar ordenadamente, todo lo que ha sucedido, sin omitir ningun dato. + Demostrar el debido respeto y amabilidad. CLASES: Informe Ordinario. Es el que se utiliza mas; puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. De acuerdo a las circunstancias del caso. Informes Extraordinario. Es el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algun asunto imprevisto. PARTES 1. Numeracién. Se escribe la palabra INFORME, con maydscula, seguida del numero, separada por una linea oblicua, Iuego las iniciales del cargo o autoridad del remitente; separada por una linea oblicua e inmediatamente el afio en curso. Si la institucién o entidad tiene papel membretado, puede utilizar para redactar el informe; de lo contrario en papel simple, 2 maquina y con copia para el interesado. 2. Encabezamiento. En esta parte se escribe el lugar y la fecha, la localidad, el dia, el mes, y el afio; seguida de los siguientes términos; que pueden ser de dos formas: A B AL(A) : SENOR DEL (DE) ASUNTO : ASUNTO f REFERENCIA : (solo en casos necesarios, pero no es indispensable) 3. Cuerpo o texto. En esta se inicia detalladamente el tema motivo del informe. Va separado en parrafos. 4, Terminacién o conclusi6n. El informe es un documento que tiene expresiones conocidas, sobre todo para terminar, como: «Es todo cuanto tengo que informales....»SENATE a ae EP Despedida: Es. muy simple, generalmente con la palabra atentamente. Firma y posfirma: Firma la ribrica de! remitente. Pos firma, nombre completo del informante y @l Cargo como autoridad, el sello, Iniciales. con letras mayUsculas del informante y con letras minusculas del mecandarafo.Es un documento que redacta los hechos ocurridos 0 los actos tomados en una junta, una reunion o sesion de personas. Toda institucion ptiblica o privada debe llevar este documento en el llamado «LIBRO DE ACTA», el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institucién certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad. El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Publico. La redaccién del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrador para después pasarla al libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunion. CLASES DE ACTAS. 4. Acta de Sesion. Contiene los acuerdos tomados en una reunién o sesién Ordinaria 0 Extraordinaria. 2. Acta de Comparendo. Contienen los acuerdos tomados por el juez cuando quiera hacer justicia. 3. Acta de Conciliaci6n. Contiene los hechos ocurridos cuando dos partes se reunen y acuerdan conciliar en algun litigio. 4. Acta de Inspeccién o Supervisién. Cuando se quiera redactar los resultados de algunas de estas diligencias cumplidas. 5. Acta de Fundacién. Cuando quiere dejar constancia de la fundacion 0 inauguracion de una entidad publica o privada, una ciudad, una region o aspectos importantes de la vida de un pais. PARTES DEL ACTA 41. Encabezamiento. Comprende los datos referente al lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de las personas asistentes. Acta de la Sesién Ordinaria del dia 02 de agosto del 20... E 2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguientes estaciones: 2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitidos y recibidos. Informes. Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesién detallando el nombre de! informante. 2.3. Pedidos, Se anotaran ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. Cada persona hace uso de la palabra para enunciar su pedido sin dar ninguna explicacion. 2.4. Orden del dia o Debate. Es la parte mas importante del Acta, la mas extensa,cada pedido formulado sera fundamentado, debatido y aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate, el presidente o i quien dirijja la sesin no aceptara nuevos pedidos. + Votacién. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea llamara a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobacién puede ser: A = Mayor B nanimidad C= Aclamacion | 3. Cierre del Acta. Al termino del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente formula: «No habiendo otro asunto mas que tratar y siendo a las 8:00 pm., se dio por finalizada la sesidn firmando los presentes el Acta».Es un dispositivo legal de caracter interno que formulan las dependencias administrativas por medio de sus autoridades superiores con la finalidad de ordenar y orientar a las personas sobre un asiento determinado. uUSOS: Este documento tiene uso diversificado; podemos citar algunos casos en que se usa la Directiva: 1. Para establecer como llevar a cabo las actividades 0 reuniones en una institucion. 2. Para precisar métodos o formas de realizar un tramite documentario, 3. Normar reglamento de asistencia, permisos licencias del personal. 4. Dardisposiciones para e| culidado de los enseres de una dependencia. 5. Informar sobre el horario del refrigerio. Es un medio de comunicacién muy importants, su uso y aplicacién hara que una institucién marche ordenadamente y logre el éxito deseado con el prestigio y la confianza de sus usuarios. Se caracteriza porque su relacion es de un superior a un subalterno en sentido vertical descendiente. ESTRUCTURA: a) Encabezamiento. Comprende numeracién y titulo. b) Cuerpo. Posee varios acapites. Vedmos: Objeto: Es el objetivo general de la directiva. Finalidad: Es lo que se pretende conseguir con el cumplimiento de las normas. Alcance: Comprende a los organismos que se encuentran incluidos bajo las nor- mas que se dictan. Antecedentes: Son las leyes y disposiciones en que se ampara la directiva. Procedimiento: Son las pautas especificas que se tienen que cumplir. ¢) Término. Incluye la fecha, firma, cargo, iniciales y distribucion. PARTES: La directiva presenta las siguientes partes obligatorias: Cédigo. Titulo. Texto. Lugar y fecha. Firma, posfirma y sello. Distribucién. Pie de pagina. Y las siguientes complementarias: Membrete. Nombre del érgano que formula el proyecto de directiva. Anexo.