DIVISION JURIDICA
APRUEBA PROTOCOLO PARA SOLICITUDES DE
SOBRECUPOS, NUEVOS PLAZOS Y
MODIFICACIONES DE CUPOS PARA EL PROCESO
oa oa ‘ DE ADMISION ESCOLAR Y DEJA SIN EFECTO LA
RESOLUCION EXENTA N° 1.016, DE 2020, DE LA
‘SUBSECRETARIA DE EDUCACION.
Solicitudne = § 56 7
SANTIAGO,
RESOLUCION EXENTA N°
6583 +28 12.2021
VISTO:
Lo dispuesto en Ia Ley N° 19.880, que Establece
Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Organos de la
Administracion del Estado: en la Ley N° 18.956, que Reestruciura el Ministerio de
Educacién Publica; en la Ley N° 20.845 de Inclusion Escolar, que regula la admisién
de los y los estudiantes, elimina el financiamiento compartido y prohibe el lucro en
establecimientos educacionales que reciben aportes del Estado; en el Decreto con
Fuerza de Ley N° 2, de 2009, del Ministerio de Educacién, que fija texto refundido,
coordinado y sistematizado de Ia Ley N° 20.370 con las normas no derogadas del
Decreto con Fuerza de Ley N° 1, de 2005; en el Decreto con Fuerza de Ley N° 2, de
1998, del Ministerio de ‘Educacién, que fija el texto Refundido, Coordinado y
Sistematizado del Decreto con Fuerza de Ley N° 2, de 1996, sobre subvencién del
Estado a establecimientos educacionoles; en los Decretos con Fuerza de Ley N° 3,
de 2015, y N*s. 1 y 4, de 2016, todos del Ministerio de Educacién: en el Decreto N°
152, de 2016, del Ministerio de Educacién, que Aprueba Reglamento del Proceso de
Admisién de los y las estudiantes de establecimientos educacionales que reciben
subvencién a la educacién gratuita o aportes del Estado; en el Ord, N°.001, de 19
de enero de 2021, del Coordinador Nacional de Inclusién y Admisién Escolar: en la
Resolucién N° 7, de 2019, de la Contraloria General de la Republica, que fija normas
sobre exencién del trémite de Toma de Raz6n: y,
‘CONSIDERANDO:
Que, el articulo 2°, numero 6) de la Ley N° 20.845,
de Inclusién Escolar, modifica el Decreto con Fuera de Ley N° 2, de 1998, del
Ministerio de Educacién, agregando los articulos 7° bis, 7° ter, 7° quéiter, 7° quinguies,
7° sexies y 7° septies, que regulan el proceso de admisién de los estudiantes que
desarrollen los establecimientos que reciban subvencién o aportes del Estado;
a Que. el inciso decimotercero del articulo 7° ter del
Decreto con Fuerza de Ley N° 2 referide, dispone que un reglamento del Ministerio
de Educacién regularé el sistema de registro y estableceré el procedimiento de
postulacién y admisién de los y las estudiantes, asi como la determinacién de los
cupos dentro del establecimiento educacional, considerando las debidas reservas
para aquellos o aquellas que pudieran repetir de curso:
Que, el Decreto N° 152, de 2016, del Ministerio de
Educacién, que aprueba el reglamento del proceso de admisién, dispone en su
articulo 6°, que los “sostenedores sujetos al proceso de admisién, deberan
proporcionar al Ministerio informacién relativa a fa cantidad de cupos totales por
cada establecimiento, respecto de cada uno de sus cursos, especificanda a qué
nivel, modalidad, formacién general comin o diferenciada, especialidad y jornada
comesponden, en la fecha que indique el calendario de admision":
Que, los articulos 7°, 8°, 10 y 57 del Decreto N? 152
contemplan facultades pare autorizar matricula en exceso a los cupes reportados,
incorporar cupos con posterioridad al reporte, dar nuevos plazos y disminuir cupos,
en determinadas situaciones debidamente justificadas;
Que, el Decreto N* 330, de 2019, del Ministerio de
Educacién, modificé el Decreto N° 152, para incluir excepcionalmente la posibilidad
de solicitar nuevos plazos para informar estructuras de cursos 0 ampliacion de
capacidad del establecimiento educacional, en los casos que las circunstancias
justifiquen la necesidad de aumentar la oferta educative;
Que, con el objetivo de orientar y sistematizar el
procedimiento para las solicitudes que modifican de alguna forma los cupos
reportados para el proceso de admision, se dicté la Resolucién Exenta N° 1.016, de
2020, de la Subsecretaria de Educacién, que aprobé el protocolo de solicitudes de
nuevos plazos, sobrecupos, aumento y reduccién de cupos, para el proceso de
‘admision escolar;
Que, en el proceso de postulacién del afio 2020
para el afio escolar 2021, eniré en vigencia el Sistema de Admisién Escolar en todo
el pais y para todos los cursos, detecténdose asi distintas probleméticas a nivel
nacional, por lo que la Unidad de Reconocimiento y Admision Escolor solicité
modificar el protocolo para lograr los ajustes que requiere el sistema, razén por la
que se procede a dictar el presente acto administrative.
RESUELVO:
ARTICULO PRIMERO: Apruébase e! siguiente protocolo para solicitudes de
sobrecupos, nuevos plazos y modificaciones de cupos, para el proceso de admisién
escolor: Tabla de contenido
Introduecién sn : a 7
Alcances:
Definiciones. can ee : : 9
1. Modificacién de cupos reportados (Aumentos y disminu
A) uw
1.1. Aumento de cupos dado un aumento de capacidad aprobado posterior al reporte de cupos.....11
1.2. Disminucién de CUpOS, urn ennncnn 3
2. Solicitudes de nuevo plazo para presentar aumento de capacidad o cambio de estructura de cursos..15
2.1. Solicitud de nuevo plazo para presentar un aumento de capacidad. 36
2.2. Solicitud de nuevo plazo para estructuras de cursos. 18
3. Sobrecupos. 2
Sl: Consderadones Generales 23
3.2, Motivos dela solcitud de sobrecupo. 23
Sismo 0 €2t8StF0F€ rium : seven
Caso fortuite 0 de fuerza mayor .. se 24
Demanda insatisfecha o falta de oferta educativa . 24
Repitencia 26
Estudiantes de intercambio... ee 26
Estudiantes matriculados de manera posterior a la fecha de €0f@ wevresnsnis 7
3.3. _Tipos de sobrecupos segtin la relacin entre la capacidad maxima del establecimiento y limite
legal de subvencién por grupo curso, ses = 28
Sobrecupos por debajo de la capacidad maxima autorizada..x.uu. 28
Sobrecupos por sobre la capacidad maxima autoritada....0. 29
4. Flujo de actores y funciones en casos de sobrecupo. oe a
4.1. _ Flujo para solicitudes hacia SEREM : ose 31
4.2. Flujo para solicitudes hacia Subsecretario, 32
5. Herramientas para el andlisis de casos. : = sone
Herramientas y ejemplos para el célculo de falta de oferta educativ, nn sername
Plataforma de vacantes.... oe : 35
Ejemplo de solicitud so : 37
6. _Ejemplos de casos. 38
6.1, Caso de traslado del apoderado/a posterior al periodo de postulacién principal o
complementation = s 138
6.2. _Casos de matricula posterior ala fecha de corte en la asignacin de vacantes SAE... 38
6.3, _Casos de establecimientos sin capacidad maxima fijada ee
64, EQué es el maximo de alumnos por grupo curso?, 39
6.5. Casos de alumnos integrados a un establecimiento por orden judicial. uasu 39
6.6. éCudl es a fecha tope para solicitar un sobrecupo? soon 9
6.7. Enel caso de una solicitud de sobrecupo por sobre la capacidad maxima de la sala
{infraestructura}, no maximo legal de alumnos por grupo curso (subvenciones), pero bajo la capacidad
‘maxima del establecimiento éCudl se considera para evaluar el 6880? vn. 39 7
Generacién, derivacin y eguimiento de documentos. 39
7.41. SGD, Sistema de Gestién Documental Minedue. 40
7.2. Seccién 1: Recepcién y despacho... a1
7.2.4. Solicitar un nimero, a a1
7.2.2. Buscar un documento por niimero de solicitu... 42
7.3, Secci6n 2: MiEscttoro... — SS : aa
734. Expedientes actives... = ee aa
7.3.2. Ingresar un expediente. a oe
7.33. Derivar un expediente. 46
7.3.4. Buscar expedientes, orm os ee
7.4. Caso paso a paso del buen uso de S60. ae ee
75. Docbigital 56
8. Oficios de solictud y derivactin 57
8.1. Oficio de solicitud de aumento de capacidad, posterior a la fecha del reporte de CUES. ..-..59
8.2. _Oficio de derivacién de casos de aumento de capacidad, posterior ala fecha del reporte de
cupos. 60
8.3. Oficio de solicitud de nuevo plazo para presentar aumento de capacidad o nueva estructura de
cursos. 62
8.4, Oficio de derivacién para solicitar un nuevo plazo de aumento de capacidad o nueva estructura
de cursos. 3
85, Oficio de solcitud para reducir cupos. 65
8.6. _Oficio de solicitud de sobrecupos — : a 65
8.7. Officio de derivacién de sobrecupos. = 1) ] Cédigo: COT-002
SISTEMA. PROTOCOLO =
3-Adimision PARA SOLICITUDES DE _| Edicion: 2
SEscolar, SOBRECUPOS, NUEVOS
Online PLAZOS Y MODIFICACIONES
DE CUPOS.
See, |
PROTOCOLO
PARA SOLICITUDES DE SOBRECUPOS, NUEVOS PLAZOS Y MODIFICACIONES DE
CUPOS Unidad de Reconocimiento y Admisién Escolar- MINEDUC
www. sistemadeadmisionescolar.cl Introduccién,
El presente documento consiste en la actualizacién del protocolo sobre solicitudes de nuevos plazos,
sobrecupos, aumento y reduccién de cupos, para el proceso de admisién escolar, aprobado por Resolucién
Exenta N*1.016, de 28 de febrero del 2020, de la Subsecretaria de Educacién, y que busca entregar
lineamientos a los equipos regionales de la Unidad de Reconocimiento y Admisién Escolar (URAE), sobre
‘cémo proceder con las solicitudes anteriormente sefialadas, razones legitimas para solicitarlas y quién es la
autoridad competente para resolver cada caso. También se incorporan los requerimientos de plazos
‘excepcionales para Ia solicitud de aumento de capacidad y de una nueva estructura de cursos, de acuerdo.
con la dltima modificacién del Decreto N® 152, de 2016, del Ministerio de Educacion, en los articulos 8° y 10%.
* Decreto N? 330, del 03.12.2019, del Ministerio de Educacién, Alcances:
Este documento tiene por finalidad orientar en el procedimiento entre las areas vinculadas de las Secretarfos.
Regionales Ministeriales de Educacién (Equipo URAE regional, Unidad Juridica, Secretario Regional Ministerial
y Departamento Provincial de Educacién, entre otros) y las dreas vinculodas del nivel central de! Ministerio
de Educacién (Equipo URAE nivel central, Divisién Juridica, Subsecretaria de Educacién, entre otros) Definiciones:
‘A continuacién, se detallan las definiciones de concepts relevantes,
ema
‘Cupos
Reportados
Vacantes
Aumento de
‘cupos
Sobrecupos
Méximo de
alumnos per
curso
Excedentes
Disminucién
de cupos
Cursos
combinados
Pon Sa gi E
Es el total de plazas por curso que un establecimiento dispone para el affo “t", es decir la
cantidad de puestos (sills y mesas) disponible en cada sala de clases. Estos son reportados en
el afo “t-1”, durante el proceso de “reporte de cupos” det Sistema de Admisién Escolar (SAE)
ue realizan los establecimientos en el Sistema informacién General de Estudiantes (SIGE), de
acuerdo con los plazos y formas establecidos en la resolucién exenta anual del Calendario de
Admisién Escolar.
Es importante sefialar, que los cupos reportados deberdn ser igual o menor @ la capacidad
‘maxima autorizada de atencién, y debe garantizar los cupos de aquellos alumnos matriculados
en el establecimiento y que sean promovidos al curso siguiente?
Es la diferencia entre los cupos reportados y los estudiantes efectivamente matriculados,
Son todos aquellos cupos que se solicitan incorporar en forma posterior al termino del reporte
de cupos, por sobre los cupos ya reportados, por una autorizaci6n posterior que implicé un
aumento en su capacidad maxima autorizada (articulo 10 del Decreto N° 152, de 2016, del
Ministerio de Fducacién).
Son todos aquellos cupos que se solicitan incorporar de manera excepcional y justficada en
1 periodo establecido por el Calendario de Admision correspondiente, por sobre los cupos ya
reportados. Estos pueden solicitarse por situaciones de caso fortuito 0 fuerza mayor, falta de
oferta educativa en el territorio, o bien, se generan como consecuencia de la conjuncién det
reporte de cupos, continuidad de matricula y diferencial entre repitencia declarada y la real,
entre otros factores. Pueden ser autorizados por la Subsecretaria o la Secretaria Regional
Ministerial de Educacién, segin cual sea la causal que justifica la solicitud,
Se refiere al limite de alumnos por curso que deben cumplir los establecimientos
educacionales, segin el articulo 8°, del Decreto NP 8.184, de 1980, del Ministerio de
Educacién, Respecto al limite de cada curso, seftala: 1) En Educacién Parvularia, segundo nivel
de transicién, Educacién General Basica y Educacién Media: Un alumno como minimo y
cuarenta y cinco como maximo. (..) Sin perjuicio de lo anterior, las escuelas basicas rurales
podrén combinar cursos de primero a sexto affos. En este caso el tape maximo de alumnos no
podré exceder de treinta y cinco.”
Los alumnos excedentes son aquellos que estan sobre el méximo de alumnos por curso que
establece el articulo 8° del Decreto N° 8144, de 1980, del Ministerio de Educacién, para un
curso y nivel educativo determinado, y su autorizacién s6lo es posible sila sala de clases que
ocupa el curso en el cual se matriculard el alumno en calidad de excedente, tiene la capacidad
ecesaria segtin la normativa vigente al respecto. Los alumnos matriculados en calidad de
excedentes no dan derecho a percibir subvencién (Art. 6"b) D.F.LN‘2 de 1998 y Decreto
Exento N* 79, de 1981, del Ministerio de Educacién. (Ord. N.° 07/423, de 2018, de la Divisién
Juridica).
Se solicita en forma posterior al proceso de matricula por no haber completado los cupos
totales, por lo que se desea disminuir las vacantes disponibles en la etapa de cegularitacién,
asegurando la continuidad de los estudiantes ya matriculados (art. 57 del Oecreto N* 152).
Corresponde al numero maximo de alumnos que esté autorizado a atender un
establecimiento en cada nivel y por jornada, en consideracién a la infraestructura del local
escolar (aulas, patio y servicios higiénicos). Es determinada al ser otorgado el reconocimiento
oficial al establecimiento 0 en sus modificaciones. (Ord. N® 07/423, de 2038, de la Divisién
Juridica.
‘Son aquellos cursos en los que se agrupan estudiantes de diferentes niveles. Las escuelas
bbdsicas pueden tener cursos combinados dentro del primer ciclo, es decir de 1° a 4° bisico
(pero sin exceder cantidades méximas por curso). En el segundo ciclo puede combinar 5° y 6°
bsico, pero no pueden combinar 7* y 8° basico.
Las escuelas basicas rurales, pueden combinar de 1° a 6° basico. Bajo ciertas condiciones y
autorizaciones también pueden combinar 7° y 8° bésico.
Tal como se establece en al Decreto NE 152, art. 7, inciso primero, ‘Aumento de
capacidad
maxima.
Cambio de
estructura de
cursos
En educacién parvularia se laman grupos heterogéneos y esté regulado en el Decreto N2 315,
de 2010, del Ministerio de Educacién.
Corresponde al aumento del nomero méximo de alumnos que est autorizado a atender el
establecimiento en cada nivel y por jornada, en consideracién a la infraestructura del local
escolar (aula, patio y servicios higiénicos). Esto debe ser autorizado por la Secretarta Regional
Ministerial de Educacién respectiva.
Corresponde a una redistribucién de los cursos conforme a la capacidad autorizada del
establecimiento, ya sea creando cursos nuevos o suprimiendo algunos (articulo 22 del Decreto
'N® 315, de 2010, del Ministerio de Educacién). Es posible que se requiera previamente un
‘aumento de capacidad.
10 1. Modificacién de cupos reportados (Aumentos y disminucién)
Por “Aumento de cupos”, se entiende aquellos casos donde los establecimientos solicitan incorporar cupos
rno considerados inicialmente en su reporte de cupos, dado que se autoriza un aumento de capacidad de
‘manera posterior al término del periodo de reporte de cupos del aflo correspondiente, mientras que por
“Disminucién de cupos” nos referimos a aquellas solicitudes de disminucién de cupos de manera posterior al
proceso de matricula, pero siempre preservands la continuidad de matricula de los estudiantes
A continuacién, se presenta la definicién de cada proceso, documentacién y actores relacionados, asi como
algunos aleances sobre el flujo de trabajo.
1.1. Aumento de cupos dado un aumento de capacidad aprobado posterior al reporte
de cupos,
Si un establecimiento tiene una autorizacién de aumento de capacidad maxima de atencién aprobada
posterior al periodo de reporte de cupos, puede solicitar una autorizacién (adjuntando informacién
relevante) al Subsecretario de Educacién para incorporar los nuevos cupos a la etapa del SAE que
corresponds, como lo establece el Decreto N® 152, art 10, inciso primero:
“Los establecimientos que impetren por primera ver la subven
no aportes regulares del Estado 0
‘aquellos que percibiendo dicho beneficio aumenten los cupos totales por aumento de su capacidad en
virtud de una solctud aprobada en los términos previstos en el decreto NP 315, de 2010, del Ministerio
de Educacién, deberén contar con la aprobacién de dicha solicitud hasta el dltimo dia inclusive de periodo
de reporte de cupos que establezca el calendatio de admisién para efectos de que sean incorparados al
procedimiento de admisiOn regular de dicho afo, Las solicitudes que aumenten los cupos totales oor
‘aumento de su capacidad y que fueren ape rioridad a dicha fecha sole podran incorporar
{os nuevos cupos ala etapa que corresponda cuando cuenten con autorizacién fundada del Subsecretario
de Educacién’
A nivel de documentacién, el establecimiento debe enviar el oficio de requerimiento y ademés la resolucién
de SEREMI que autorizé una nueva estructura de curso 0 aumento de capacidad (incluyendo creaciones de
‘vel, por implicar necesariamente un aumento de capacidad),
En caso de ser autorizada la solicitud del establecimiento por el Subsecretario de Educacién, el equipo
regional deberd tanto actualizar la informacién de (1) la planilla de seguimiento de oficios, como (2) ilenar el
los formularios de modificacién de reporte de cupos respectivos. Una vez completada, el equipo URAE nivel
central evaluard y estableceré la etapa en la cual es posible incorporar el aumento de cupos solicitado.
Relativo a la funcién del equipo SAE y de Reconocimiento Oficial (RO), a continuacién, se describen algunas
de las funciones generales frente a cada solicitud.
Relativo al papel del equipo territorial del Sistema de Admisién Escolar, deben:
+ Asesorar a los establecimientos acerca de la solicitud del tramité, asi como la entrega del oficio tipo.
+ Analizar la solicitud de cada establecimiento, tanto en un andlisis de forma como de fondo.
De forma, se debe revisar si el establecimiento entreg6 toda la dacumentacién necesaria para la
solicitud del trdmite. De no ser asi, se debe contactar al establecimiento y requerir complementar la
solicitud, incorporando los nuevos antecedentes en el oficio de derivacin de parte del equipo. Si et
establecimiento no complementa la solicitud en un tiempo prudente y definido regionalmente, el
‘equipo regional derivaré la solicitud al equipo correspondiente, pero en el oficio de derivacién dejara
patente la situacion. En caso de recibir posterior al envié del oficio de derivaci6n la informacién
complementaria, deberd incorporarse en la planilla de seguimiento de oficios, mediante su
En estrcto rigor, es el representante legal de la entidad sostenedora quien debe realizar a slicitud, Si bien es
posible flexiblizar tal orientacién, la decisiéa final es en base a fa operacién de la cegién,
23 a siguiente tabla resume los diferentes casos y aristas de aquellos casos relacionados al motivo sismo 0
catastrofe (1-4):
Caso fortuito o de fuerza mayors
Cuando estamos frente a una situacién que se define como caso fortuite o fuerza mayor, es decir, cuyo origen
es un hecho inimputable, imprevisible e irresistible. & continuacién, se define cada caso:
‘+ La inimputabilidad de! hecho: que provenga de una causa totalmente ajena a la voluntad del
afectado, quien no debe haber contribuido en forma alguna a su ocurrencia.
‘+ La imprevisibilidad del hecho: que no se haya podido prever dentro de célculos ordinarios o
corrientes,
‘+ La irresistibilidad del hecho: que no se haya podido evitar, ni aun en el evento de oponerle las
defensas idéneas para lograr tal objetivo,
Eneste caso es el Subsecretario de Educacién la autoridad facultada para autorizar estos sobrecupos, los que
‘pueden incluso superar la capacidad maxima autorizada para el curso v establecimiento que se trate. Tal
como lo establece el Decreto N® 152, articulo 78, iniso segundo’
"No se podré matricular a més estodantes en el establecimiento que los cupos totalesreportados, Excepcionalmente, en el caso de
declaracion de zona afectada por sisma,catéstrofe,u otra situacién de caso fortutoo fuerza mayor debidamente fundamentada, el
subsecretario de Educacion, mediante una resolucién, podréautoritar al sostenedar a matriculat a alurnnos en exceso por sobre los
‘cuposreportados y por sobre I capacdad maxima autorieada para el curso yestablecimiento de que se trate’
Esta solicitud es presentada por el establecimiento, via oficio adjuntando todos los antecedentes y la
respuesta debe ser via resolucién del Subsecretario. Ademés, esta debe ser informada por el medio que se
establezca, a la Coordinacién Nacional del SAE para que incorpore los cupos en la etapa que corresponda,
Cabe destacar que, dado que tales casos son particulares, se debe individualizar la solicitud con los
antecedentes necesarias.
La siguiente tabla resume los diferentes casos y aristas de aquellos casos relacionados al motivo caso fortuito
fuerza mayor (5-8):
Demanda insatisfecha o falta de oferta educativa,
Supuesto que se da cuando en forma posterior a la entrega de resultados del periodo complementario, existe
una demanda de matricula que no puede ser cubierta por los establecimientos que reciben subvencién 0
aportes del Estado de un determinado territorio, En este caso es el Secretario Regional Ministerial de
Educacién’ la autoridad facultada para autorizar estos sobrecupos y no puede superar la capacidad maxima
autorizada. Articulo 72, inciso tercero del Decreto N® 152:
“En caso de que, una ver terminades los periodos de aplcacion de fos mecanismos principal y complementario de
sigan, esta una demands de matricule que no pueda ser cuberta por los establecimientos que reiben subvencién
‘oaportes del Estado de un determinadoteritorio, considerando los cupos totale epartados yas vacantesdeponibles en
‘chos establecimientos, el Secretarlo Regional Ministerial de Educacién respectWvo pod auterizar un aumento de cupat
‘Dictémenes NPs, 39.032, de 2009, 81.868, de 2013, de Contraloria General dela Repblica
SERENI puede delegar, mediante el acto administrativo correspondiente, lafacultad para aprobar sobrecupos a un
jefe provincial.
24 Y dela matricula correspondiente por sobre los cups totales reportadas en esos extablecimientos, siempre que dche
autorizactin no supere ia capacidad mfxima autorinaca para el estabectiento de que se trate”
Elconcepto de territorio se remite a lo establecido en el a
culo 17 del Decreto N° 148, en la siguiente tabla:
‘Modelidad €ducativa | Nivel Elemento paradefnirtermtorio
Trodleonel Paraiate™ "isto Ganda nds estos censaeseolinda tes
Tradiclonal asco Comune
Trediionat edo 7 Comona ride coniinas colndantes z
‘Especiolo djerenciel | Todos ot riveles Comes
De adultos Todoslpsniveles Comuna fis comunas colndantes = 5
“En caso de que le solictud consdere la dlsposctn de mas de un nivel y/o madolidad que implque fa ulizaclén de més de uno
4efinicin testo, se consierars, para fines de los anlsscorcespondientes, aquélla con mayor extension teritoral”
Sin embargo, y tal como sefiala el Ord. N® 07/423, de 2018, de la Divisién Juridica: “La determinacién del
territorio, ol remitirse a la regulacién para las solicitudes de subvencién por primera vee, no considera ciertos
‘aspectos relevantes para la adecuada aplicacién del supuesto de demonda no cubierta en el sistemo de
‘admisin. Por lo anterior, se recomienda utilizar los siguientes criterias para su aplicacién:
Eloumento de cupos por el Secretario Regional Ministeriol de Educocién respective podré autorizarse oun
uondo existan vacantes en el territorio correspondiente, en los siguientes casos:
12. Cuando haya algin postulante con necesidades educativas especiales permanentes y no existan
establecimientos con Programa de Integracién Escolar con vacantes en el territorio.
6. Cuando las vacantes existentes sean en establecimientos con financiamiento compartido y el
ostulante desee ingresor o un establecimiento gratuito.
Cuando en uno comuna se esté postulando a un establecimiento ubicado en uno zena urbana y todas
Jas vacantes estén en establecimientos en zanas rurales.
4. Cuando e/ traslado en transporte piiblico al establecimiento més cercano con vacantes demore més
de una hor, aun cuando se encuentre dentro de! territorio 0 consideror segin el nivel y modalidad
‘educativa.”.
Esta solicitud debe ser presentada por el establecimiento, via oficio adjuntando todos los antecedentes y la
respuesta debe ser via resolucién. Ademés, ésta debe ser informada por el medio que se establezca a la
Coordinacién Nacional del SAE para que incorpore los cupos en la etapa que corresponda,
Cabe destacar que, tal como tal como sefiala el Ord. N2 07/423, es posible aplicar ciertos criterios y asi
considerar solamente a un subgrupo de establecimientos al realizar el andlisis de oferta-demanda y
ategorizar la situacién como “falta de oferta educativa”. Por ejemplo (1) Al analizar la oferta de vacantes de
establecimientos con formacién diferenciada Técnico-Profesional y sus especialidades en el territorio; (2)
Aquellos casos donde un postulante con necesidades educativas especiales permanentes necesite una
vacante y no existan establecimientos con Programa de Integracién Escolar disponible; (3) Donde un
postulante requiera ingresar a un establecimiento gratuito, pero solo existan vacantes en establecimientos
on financiamiento compartido y; (4) Cuando s6lo se encuentren, con vacantes disponibles, establecimientos
categorizados como “insuficientes” por la Agencia de Calidad de la Educacién.
La siguiente tabla resume los diferentes casos y aristas de aquellos casos relacionados al motivo demanda
insatisfecha o falta de oferta educativa (9-12):
* Para informacién sobre la conformacién territorial de distritos censales, puede ingresar al siguiente link: http://ine-
is.com/apps/w sf faa066s2
25 Repitencia
Cuando la repitencia reportada y la repitencia real de un establecimiento son distintas, se genera que el
establecimiento tiene admitidos més estudiantes que cupos reportados en alguno de sus cursos. En este caso
el establecimiento esté autorizado para superar el niimero de estudiantes matriculados en base @ los cupos
reportados, con la finalidad de afegurar la continuidad de estudio de estos alumnos. Tal como lo establece
el Decreto N2 152, en su articulo 17, inciso segundo:
“Para efectos de cumpir con lo seflado en el atculo anterior, cuando el nimero de estudiantes que efectivamente reiten de
curso se8 mayor a nimero de cupos reservados para este fin, los estableimientos podrén sobrepatar loz cupas tatalesformalmente
‘eportados por cada curso, con i sola finaliéed de asegurar la continuidad de los estudos"
Por otro lado, en caso de que, dada una mala estimacion de repitencia, se genere que el establecimiento
deba matricular a més alumnos que los cupos reportados y por sobre su capacidad maxima, el
establecimiento deber4 solictar la regularizacién de la situacién mediante la solicitud de un sobrecupo,
siendo su justificacién “caso fortuito o de fuerza mayor”
La siguiente tabla resume los diferentes casos y aristas de aquellos casos relacionados al motivo repitencia
(13.16)
Estudiantes de intercambio
Relativo a solicitudes de sobrecupo cuya fundamentacién sea por intercambio, el Decreto N°152 sefiala lo
siguiente:
“Articulo $6: Todos los estudiantes que soliciten ingresar a un establecimiento mediante el presente
Procedimiento deberdn ser admitidos en caso de que las vacantes sean suficientes con relacién al nimero de
postulantes. En caso de no existirvacantes suficientes, el establecimiento deberd respetar el orden de ingreso
de Ia Solicitud de matricula, por parte de los postulantes, debiendo mantener un registro piblico en que se
consigne el dia, hora y firma del apoderado para estos efectos.
bur ycedimiento se autorizard a mat
ular_a alumnos en exceso por sobre los cupos
seportados segin el articulo 72 del presente ceplamento, alos establecimient ran incorporar a
estudiantes de intercambio, No obstante, no se padré sobrepasar Ia capacidad maxima de atencién autorizada
de cada establecimiento, 1 sobrecupo deberd ser regularizado el afio escolar siguiente, declardndolo segin lo
dispuesto en el pirrafo 2 del Titulo I de este reglamento,
Al respecto, es necesario puntualizar que en el Decreto N°152 no se especifica si hace referencia a (1)
estudiantes de intercambio extranjeros que vienen a cursar sus estudios en Chile, o bien (2) estudiantes que
estan cursando sus estudios en Chile y durante un periodo de tiempo determinado fuera del pais. Dado lo
anterior, el articulado hard referencia a ambos casos,
Por lo tanto, es posible inferir cuatro tipos de situaciones diferentes.
a. Estudiante que estaba, previo intercambio, cursando sus estudios en Chile y solicite matricularse en
su establecimiento original, pero donde tal sobrecupo no sea por sobre la capacidad maxima de!
establecimiento. En tal caso, se deberd solicitar un sobrecupo a nivel central, justficando la situacién
enel articulo N°56 del Decreto N°152.
b. Estudiante que estaba, previo intercambio, cursando sus estudios en Chile y solicite matricularse en
su establecimiento original, pero donde tal sobrecupo sea por sobre la capacidad maxima det
establecimiento. En tal caso, la causal de intercambio no aplica. En este sentido, el establecimiento
26 Puede solicitar un sobrecupo, pero enmarcindose como “Caso fortuito y de fuerza mayor
adjuntando la informacién relevante de tal caso, y si efectivamente se tratara de un caso fortuito
podria autorizarse.
. Estudiante que estaba, previo intercambio, cursando sus estudios fuera de Chile y solicite una
‘matricula en un establecimiento nacional, pero donde tal sobrecupo no sea por sobre la capacidad
‘maxima del establecimiento. En tal caso, no seré necesario solicitar el sobrecupo.
d. Estudiante que estaba, previo intercambio, cursando sus estudios fuera de Chile y solicte una
‘atricula en un establecimiento nacional, pero donde tal sobrecupo sea por sobre la capacidad
maxima del establecimiento. En tal caso, [a causal de intercambio no aplica. En este sentido, el
establecimiento puede solicitar un sobrecupo, pero enmarcndose camo "Caso fortuito y de fuerza
mayor’, adjuntando la informacién relevante de tal caso, y si efectivamente se tratara de un caso
fortuito podria autorizarse.
a siguiente tabla resume los diferentes casos y aristas de aquellos casos relacionados a estudiantes de
intercambic:
Estudiantes matriculados de manera posterior a la fecha de corte
Relativo a solicitudes de sobrecupo cuya fundamentacién sea porque los estudiantes fueron matriculados el
‘afio escolar anterior, pero posterior a la fecha de corte que se usd para la asignacién del SAE, y el
establecimiento contaba con vacantes en el periodo de regularizacién, por lo que debia matricularlos
conforme al articulo 56 del Decreto N* 152. En dicha situacién, los estudiantes tienen derecho a continuidad
Y Solo podrian no tenerla en caso de haber postulado por SAE y haber quedado asignado a otro
establecimiento. Estos estudiantes aparecerén en las Listas SIGE de los establecimientos que los matricularon
posterior ala fecha como estudiantes que continan,
La siguiente tabla resume los diferentes casos y aristas de aquellos casos relacionados a estudiantes
‘matriculados de manera postericr a la fecha de corte:
27 one. serecind —Sandine_—tetmnsoatne teens te a tt
3.3. Tipos de sobrecupos segtin la relacién entre la capacidad maxima del
establecimiento y limite legal de subvencién por grupo curso,
Los sobrecupos se categorizan en: sobrecupos por debajo de la capacidad maxima autorizada, sobrecupos.
ppor sobre la capacidad méxima autorizada, y ambos pueden ser con o sin excedentes’, dependiendo si
sobrepasan el maximo legal de subvenciones de 45 alumnos por grupo curso. A continuacién, se presenta
tuna ilustracién con los tipos de sobrecupos y ejemplos asociados.
s
‘Sabrecupos por BOBS
Licapacidad autorizada
‘Sobrecupos por dabajo de Sobrecopor
In.capacicied sutorizade, dente |
strocién 2. Tpos de sobrecupos sen tram.
Sobrecupos por debajo de la capacidad maxima autorizada.
‘Se genera cuando un establecimiento, en base a su reporte de cupos realizado en SIGE, solicita un sobrecupe
Por debajo de su capacidad mSxima autorizada por reconocimiento oficial. Dependiendo de la causal (Sismo
0 catéstrofe, caso fortuito 0 de fuerza mayor, demanda insatisfecha, repitencia, estudiantes de intercambio
© incorporados posterior a la fecha de corte), estos pueden ser autorizados por el Subsecretario © SEREM!
respectivo,
‘Ademés, se puede diferenciar si se encuentra por debajo o por sobre el maximo legal por subvenciones de
‘alumnos por grupo curso. A continuacién, se presentan 2 tablas que detallan ambos escenarios:
Tal como se ha definido anteriormente, por “excedente” entendemos: *..aquellos que estén sobre el maximo de
‘alumnos que establece el articulo 8° del Decreto N"8144, de 1980, del Ministerio de educacin, para un curso y nivel
educativo determinado (45 alumnos en educacién bisica y media) (..)y su autorizacién s6lo es posible sila sala de
clases que ocupa el curso en el cual se matricularé el alumno en calidad de excedente, tiene la capacidad necesaria
segin la normativa vigente al respecto, Los alumnos matriculados en calidad de excedentes no dan derecho a percibir
subvencién (Art, 6°b) D.F.L.N"2 de 1988 y Decreto Exento N79, de 1981, del Ministerio de Educacion”
28 Tabla 1. Sobreeupos por deboj de capaciied msxima outorieada y por deboj de méximo de aluminos por curso, sein couse
ssn thas Melia
tetanus idem tens hle . se
Sapmiine Songs Satin 2 snr nent,
Table 2. Sebrecupos por debajo de capacded maxima autoraada y or sabre del méximo de olumnos por curso, segn causal
Sobrecupos por sobre la capacidad maxims autorizada.
Se genera cuando un establecimiento reporte una cantided de cupus en SIGE, durante el periodo de Reporte
de Cupos, que esta por debajo de su capacidad autorizada por reconocimiento oficial, y luego solicita un
sobrecupo por una cantidad de cupos tal que la sobrepasa. En este caso el dnico que podria autorizar un
sobrecupo seria el Subsecretario de Educacién, y el procedimiento de cada caso dependers de la causat
{sismo 0 catdstrofe, caso fortuito 0 de fuerza mayor, demanda insatisfecha, repitencia, estudiantes de
intercambio 0 incorporados posterior a la fecha de corte),
‘Ademés, se puede diferenciar si se encuentra por debajo o por sobre el méximo legal por subvencién de
alumnos por grupo curso.
A continuacién, se presentan 2 tablas que detalian ambos escenarios:
Tabla 3. Sebrecupos por sobre lacapaciiod méaimo eutorzedo por debate del maxim de olumnes por curse, sen cous.
e
29 Tabla 4. Sobrecupes por sabre la capaciiod méxima outorizada y por sobre el maximo de alumos por curso (excedente, sequin
causal
sebnacoeene
nar get
30 4. Flujo de actores y funciones en casos de sobrecupo.
Dado que la figura de quien autoriza cada sobrecupo depende de su motivo y su relacién con la capacidad maxima
del establecimiento, a continuacién, se presentan los tres digramas de flujo que esquematizan los actores
involucrados y sus responsabilidades, pudiendo ser
= Aquellos autorizados por Secretarias Regionales Ministeriales (SEREMI)
+ Aquellos autorizados por Subsecretario de Educacién (Subsecretaria)
4.1. Flujo para solicitudes hacia SEREMI
En aquellos casos donde, posterior al andlsis de la solicitud de sobrecupo, sea la SEREMI quien debs autorizar fa
solicitud del establecimiento, las acciones y responsabilidades de cada actor serén las siguientes:
+ Establecimient
El establecimiento deberé solictar.el sobrecupo mediante oficio tipo, adjuntando la siguiente documentacién:
Oficio tipo de solicitudes de sobrecupo, la capacidad méxima del establecimiento y documentacién acorde a la
fundamentacién del caso, aun cuando sea realizada en conjunto con el equipo regional (por ej. Andlisis de
demanda insatisfecha) y drigiendo el requerimiento al actor indicado.
- SEREME
Inicialmente recepcién de la solicitud del establecimiento, asi como autorizar el requerimiento del
establecimiento,
~ Equipo regional:
Al analizar la solicitud del establecimiento, el equipo regional debe realizar tanto un andlisis de forma como de
fondo:
Asesorar a los establecimientos acerca de la solicitud del trémite, asi como la entrega del ofico tipo.
= De forma, se debe revisar si el establecimiento entregé toda la documentacién necesaria para la solicitud
del trémite. De no ser asi, se debe contactar al establecimiento y solicitar complementar la solicitud,
incorporando los nuevos antecedentes en el oficio de derivacién de parte del equipo. Siel establecimiento
‘no comptementa la solicitud en un tiempo prudente y definido regionalmente, el equipo regional derivars
la solicitud al equipo correspondiente, pero en el oficio de derivacién dejard patente la situaci6n, En caso
de recibir posterior al envié del oficio de derivacién la informacién complementaria, deberd incorporarse
en la planilla de seguimiento de oficios, mediante su digitalizacién en uno de los campos especialmente
adaptados para este fin.
= De fondo, se debe revisar si (a) es coherente la solicitud del establecimiento en base a su actual reporte
{de cupos. De ser incoherente, se debe alertar al establecimiento para que modifique su solicitud. Si el
establecimiento no modifica su solicitud al cabo de un tiempo prudente y definido regionalmente, el
‘equipo regional derivars la solicitud al equipo correspondiente, pero dejando patente la situacién en el
oficio de derivacién,
+ De fondo, se debe revisar si(b) se debiese aceptar la solicitud de! establecimiento en base ala justificacién
planteada, pudiendo ser: aprobar, rechazar de forma (dada la dacumentacién faltante) o rechazar de
fondo (dado que la solicitud no reune los criterios necesarios para ser aprobada). Este andlisis deberd
dejarse patente en el oficio de derivacién,
= Derivar, utilzando el oficio de derivacion, la solicitud del establecimiento hacia et actor correspondiente.
‘Asimismo, ingresar la informacién del trémite en la planilla de seguimiento de oficios y solicitudes y
monitorear su respuesta. Es importante destacar que es responsabilidad de cada regién mantener
actualizada la planilla de seguimiento de casos.
En caso de ser un trémite aprobado, responder el formulario relacionado a la tarea. Es responsabilidad de
cada coordinador regional que las modificaciones aprobadas sean correctamente ingresadas, Es
importante destacar que solo las modificaciones correctamente ingresadas en el formulario serén
consideradas.
31 El siguiente diagrama de flujo representa visualmente las interrelaciones al solicitar un sobrecupo autorizado por
SEREMI
|
| a
4.2. Flujo para solicitudes hacia Subsecretario.
En aquellos casos donde, posterior al analisis de la solicitud de sobrecupo, sea el Subsecretario quien deba
autorizar la solcitud del establecimiento, as acciones y responsabilidades de cada actor serén las siguientes:
~ Establecimiento:
32 El establecimiento deberd solicitar el sobrecupo mediante oficio tipo, adjuntando la siguiente documentacién:
Ofcio tipo de solicitudes de sobrecupo, la capacidad maxima del establecimiento y documentacién acorde a la
fundamentacién del caso, aun cuando sea realizada en conjunto con el equipo regional (por ej. Andlisis de
demanda insatisfecha) y dirigiendo el requerimiento al actor indicado.
SEREMI:
Inicialmente recepcion la solicitud del establecimiento.
Equipo regional
Al analizar {a solicitud del establecimiento, el equipo regional debe realizar tanto un andlisis de forma como de
fondo:
Asesorar a los establecimientos acerca de la solicitud del trémite, asi como la entrega del oficio tipo.
De forma, se debe revisar sel establecimiento entregé toda la documentacién necesaria para la solicitud
det trémite, De no ser ast, se debe contactar al establecimiento y requerir complementar la solicitud,
incorporando los nuevos antecedentes en el oficio de derivacién de parte del equipo. Siel establecimiento
no complementa la solicitud en un tiempo prudente y definido regionalmente, el equipo regional derivars
la soticitud al equipo correspondiente, pero en el oficio de derivacién dejaré patente la situacién. En caso
4e recibir posterior al envié del oficio de derivacién la informacién complementaria, debers incorporarse
en la planilla de seguimiento de oficios, mediante su digitalizacién en uno de los campos especialmente
adaptados para este fin
De fondo, se debe revisar si (a) es coherente la solicitud del establecimiento en base a su actual reporte
de cupos. De ser incoherente, se debe alertar al establecimiento para que modifique su solicitud. $i el
establecimiento no modifica su solicitud al cabo de un tiempo prudente y definido regionalmente, el
‘equipo regional derivaré la solicitud al equipo correspondiente, pero dejando patente la situacién en el
oficio de derivacién
De fondo, se debe revisar si (b) se debiese aceptar la solcitud del establecimiento en base ala justificacién
planteada, pudiendo ser: aprobar, rechazar de forma (dada la documentacién faltante) o rechazar de
fondo (dado que la solicitud no retine los criterias necesarios para ser aprobada). Este andlisis deber
dejarse patente en el oficio de derivacién.
Relativo al trabajo del equipo territorial:
Derivar, utilizando el oficio de derivacién, la solicitud del establecimiento hacia el actor correspondiente.
ismo, ingresar la informacién del tramite en la planilla de seguimiento de oficios-solicitudes y
monitorear su respuesta. Es importante destacar que es responsabilidad de cada regién mantener
actualizada la planilla de seguimiento de casos.
En caso de ser un trémite aprobado, responder el formulario asociado a la tarea. Es responsabilidad de
cada coordinador regional que las modificaciones aprobadas sean correctamente ingresadas. Es
importante destacar que solo las modificaciones correctamente ingresadas en el formulario serén
consideradas.
El siguiente diagrama de flujo representa visualmente las interrelaciones al solicitar un sobrecupo autorizado
por Subsecretario.
33 5. Herramientas para el andlisis de casos.
Herramientas y ejemplos para el célculo de falta de oferta educativa
Para una revisién que considere todos los aspectos claves en el analiss de las solicitudes de sobrecupos, este
‘apartado cumple Ia finalidad de entregar una descripcién de cada una de las herramientas que se util
‘momento de analizar una solicitud de sobrecupo, bajo el argumento de falta de oferta educativa,
A ccontinuacién, se presentardn las herramientas de uso y sus cualidades:
Plataforma de vacantes
E=)
se
Vacantes Referenciales* SAE 2021
Vacantes -Detale
Vacantes -Nivel
Enlace de plataforma de vacantes interna: http://10.213.132,62/vacantes SAE/
{a plataforma de vacantes referenciales (de uso interno}, busca ser una herramienta que permita a los equipos
regionales revisar y ponderar las vacantes existentes en una regién-Comuna en especifico, asi como aplicar filtros
relevantes para la evaluacién de cada solicitud de sobrecupo por légica de oferta educativa. Tal como se destaca
en Ia imagen anterior, tiene un apartado donde es posible descargar hojas de célculo con las vacantes (apartado:
Reporte), como uno donde es posible visualizar la oferta educativa en un mapa (apartado: Mapa)
Para mas informacién sobre el uso de esta plataforma, revise la Guia Plataforma de Vacantes.
Apartado: Reporte
En este apartado es posible descargar dos hojas de célculo: Vacantes-detalle y Vacantes nivel. Ambas comparten
muchos campos relevantes, siendo su tnica diferenciacién en que “Vacantes Nive!” agrupa los dates por nivel,
‘mientras en “Vacantes Detalle” es posible diferenciar, por ejemplo, especialidades dentro de un nivel.
Relativo a fos campos en cada hoja de célculo, se puede obtener informacién variada de cada establecimiento
sobre:
Regién-Deprov-comuna
RED
+ Nombre establecimiento.
+ Numero de contacto.
+ Copago
+ PIE-SEP.
+ Ruralidad.
+ Categoria de desemperio
+ Direccién del establecimiento principal
+ Dependencia
35 ~ Nivel
+ Jornada
~ Especialidad
Datos sobre reporte de cupos y asignaciones SAE.
Vacantes referenciales.
Ademds de tales campos, en el caso de la hoja de célculo "Vacantes nivel”, se agregan los siguientes datos:
+ _Establecimientos cercanos con vacantes: Si o No, dependiendo si existe un establecimiento a menos de
17 kms lineales con vacantes disponibles, independiente de su categoria de desempeRo 0 cantidad de
copago.
~ RAD cercano.
= Nombre establecimiento cercano.
~ _ Vacantes referenciales establecimientos cercanos: Cantidad de vacantes disponibles en el mismo nivel en
el establecimiento cercano,
Aportodo: Mapa.
En el apartado “mapa”, es posible visualizar la falta de oferta educativa segiin regién, comuna y nivel en el cual se
bbuscan vacantes. Al respecto, existe los siguientes filtros que permiten diferenciar los resultados en base a:
+ Filtro: "Mostrar solo establecimientos con vacantes”
+ filtro: "Mostrar solo establecimientos gratuitos”
= Filtro: "No mostrar establecimientos de categoria Insuficiente”
Cabe destacar que la busqueda también permite visualizar los distritos censales de la regién-comuna en la cual se
estd buscando vacantes.
Para finalizar esta secci6n, se presenta un ejemplo de solicitud de sobrecupo y las consideraciones que deberian
cexistir para poder aprobar tal solcitud.
Qué factores se deben considerar al momento de revisar una solictud de sobrecupo por demands insatisfecha
falta de oferta educativa?
Ere
=a solictud debe considerar la - _Revisar en base ala documentacin, sila solicitud se encuentra por
Individualizacién del alumno (0 sobre/debajo de la capacidad maxima,
os alurnnos} Revisar en base @ la documentacin, sla solictud se encuentra por
+ La solicitud debe indicar el nv. sobre/debajo del maximo de alumnos por curso
La solictud debe expliciar la —Revisar la plataforma de vacantes (al igual que las otras,
| cantidad —de_—_sobrecupos herramientas presentadas anteriormente) para hacer el andlisis de
solictados, con relacién al ‘oferta educativa por teritorio.
reporte de cupos 2021. + Considerar los antecedentes indicados en e! Ord. NE 07/423, de
La solictud debe indicar el 2018, dela Divisién Juridica
‘motivo/causal por el cual se ha
derivado.
36 Cabe destacar que, tal como sefiala el Ord.N"07/423 descrito anteriormente, es posible considerar en el anslisis
de oferta-demanda un subgrupo de los establecimientos, pudiendo evaluar como “falta de oferta” situaciones en
donde, si bien existen vacantes generales, estas no cumplen condiciones especificas, como: casos donde el
estudiante esté solicitando una vacante en alguna especialidad técnico profesional y existe, por ejemplo, solo
vacantes en H-C, casos donde un estudiante con necesidades educativas permanentes necesite vacantes en un
colegio con PIE, 0 bien, casos donde se requiera un establecimiento gratuito, pero solo existan vacantes en
establecimientos con financiamiento compartido,
Ejemplo de solicitud®
{a presentacién de este ejemplo, complementado con la tabla de factores que deben considerar al momento de
‘evisar una solicitud de sobrecupo, nos permite identificar aspectos claves en la revisién,
Tunto con saludar(contexto del case) se solictasobrecupo de acuerdo con ta informacicn decareda|
mediante el SAE, corresporidtente al afo 2021, por sobre a capacldaé sefilada antertormente (se
solicita aumentar cypos de 43 2 45), pero que no excede la capacidad misma de alumnos gor curso
gin
Mayor demanda de matrcula para el nivel XX, por sobre lo estimado (considéresa para este
elemplo que el establecimiento adjunt6 copia del cegistro pabica ala fecha).
3. No exstencta de oferta pica en los establecimientos gratutos dela comuna en este caso
la nformacién debe sec analtzada por los equipos eegtonales, en base aa plataforma de
c
Luis Morales
Felipe Espinosa ALANA
Del ejemplo anterior se puede visualizar que:
+ Enelapartado en “rojo”, se indica la solicitud explicita del aumento de cupos, asi como las consideraciones
de capacidad maxima autorizada y por sala,
En el apartado en "verde", se informa el motivo de la solicitud, insumo importante a la hora de evaluar si
tuna solicitud se encasilla en alguna categoria de sobrecupe.
+ En el apartado en “amarillo”, se individualizan los alumnos, asi como también los niveles en donde se
solicita el sobrecupo.
* El ejemplo tiene directa relacién con la estructura de casos reales, que han sido tramitados y analizados con los equipos
regionales. En este ejemplo, se pueden observar caracteristicas importantes que debe tener una solictud para contar con su
aprobacién
37 6. Ejemplos de casos.
En el siguiente apartado se presentan algunas consideraciones sobre el andlisis de casos, buscando representar
dudas generales frente el proceso.
6.1. Caso de traslado del apoderado/a posterior al periodo de postulacién principal o
complementario.
En casos donde el apoderado/a fue notificado/a de un traslado a otra regién posterior al periodo de postulacién
principal o complementario, es posible solicitar un sobrecupo bajo la causal de “caso fortuito 0 de fuerza mayor”,
dado que el postulante no pudo participar como los demas de ambos periodos. La posibilidad de solicitar el
sobrecupo © excedente aplica tanto para funcionarios publicos 0 privados, siempre y cuando se justifique
‘efectivamente en un imprevisto imposible de resistir, no se deba a una decision del apoderado,
Sin perjuicio de lo anterior, idealmente se debe primero evaluar|a situacién, analizar la oferta disponible, orientar
al apoderado sobre las opciones, y en caso de no poder resolver, acudir a esta solicitud. No obstante, si quisiera,
podrian inmediatamente acudir a esta solicitud como caso fortuit.
6.2, _Casos de matricula posterior a la fecha de corte en la asignacién de vacantes SAE.
En aquellos casos donde un establecimiento matriculé a uno/a.o mas estudiantes en una fecha posterior ala fecha
de corte en la cual se insuma al algoritmo de prelacién acerca de qué estudiantes contindan en su establecimiento
(y cuales no), produciendo con elo un mayor nimero de estudiantes a matricular, SERA NECESARIO solicitar un
sobrecupo, el cual se englobaré bajo la interpretacién del articulo 7”, inciso primero, del Decreta N° 152, tal como
specifica el siguiente apartado de la tabla resumen de sobrecupos:
Fundam de
WEA Motive sotctud Bal .cuén autora slicer Subvenci salud
Estudiantes
mavielados de
manera pesteioe3 Sobrecipe- eco
Blatechadecone, Sobeeeapacdad Sobremduimo excederte — Subtacearo i No pines
eusantes
rmavicdados de
manera psteriora Sobcecupo- ninco
26lafechadecorte. Sobrecapacidad Rajombsimo excedente ——Subsecetao. 8) s pone
Esdtates
ravens de
‘manera posterior Sobcecupe-
Diafechadecone. Gajocapacdad —Sobveménimo excederte—Subsecetavio. $i No
eudanter
maracas se
manera psteriora
2lafechadecone, Sajpcapacded —SajomAimo _Sobrecipo——Subeacetavo s :
Esta solicitud deberd ser drigida hacia el Subsecretario, incorporando documentacién relevante que pruebe que,
en tal periodo, el establecimiento contaba con vacantes disponibles en tal nivel, Solo debera solicitarse para
establecimientos que, producto de la matricula posterior a fecha de corte, matriculen efectivamente a mas
alumnos que los cupos originalmen;2 reportados. Es decir, en el caso de que un establecimiento haya matriculado
a un estudiante posterior a fecha de corte, pero, dada la asignacién, se matriculen menos estudiantes que los.
cupos reportados, no sera necesario solictarlo,
Sin embargo, es importante destacar dos cosas: En primer lugar, o anterior no afecta a aquellos casos que, por
tuna mala estimacién de repitencia, deban matricular a mas estudiantes que cupos reportados (soliciténdose bajo
la figura de “Caso Fortuito"). En segundo lugar, el registro public toma especial relevancia al momento en que
la Superintendencia de Educacién fiscalice a los establecimientos acerca de las causas de una mayor matricula que
su reporte de cupos. En otras palabras, gracias al registro puiblica los establecimientos tendrén una justificacién
frente ala fiscalizacién, pues pueden explicar que matricularon alos estudiantes del registro piblico pues tuvieron
vacantes disponibles en tal periodo.
6.3. _Casos de establecimientos sin capacidad maxima fijada
En aquellos casos donde el establecimiento no cuenta con un acto administrative que fije su capacidad maxima
autorizada, es posible considerar la matricula histérica de los dltimos cinco aos. Al respecto:
38 Se debe utilizar el promedio de la matricula de los dltimos cinco afios del establecimiento.
El célculo debe considerar la cantidad total de estudiantes registrados en SIGE, en base a la definiclén de
‘alumnos matriculados del aiticulo 2 del Decreto N"148, de 2016, del Ministerio de Educacién: “Estudiantes
‘matriculados: corresponde a aquellos alumnos incorporados a un determinado estoblecimiento que recibe
Subvencién 0 oportes del Estado y que se encuentran registrados en el Sistema de Informacién General de
Estudiantes (SIGE), segtin informacién disponible en el Ministerio”. Ademds, que una vez matriculado un
alumno tiene derecho a continuidad de estudios.
+ Enel contexto en el cual un establecimiento tenga diferentes especialidades y/o jornadas en el nivel, el
célculo de “capacidad maxima” debe ser por el nivel completo.
64. Qué es el maximo de alumnos por grupo curso?
Se refiere al limite de alumnos por grupo curso que deben cumplir los establecimientos educacionales, seguin ef
articulo 8°, del Decreto N® 8.144, de 1980, del Ministerio de Educacién. Respecto al limite de cada curso, sefiala
“1) En Educacién Parvularia, segundo nivel de transicién, Educacién General Bésica y Educacién Media: Un alumno
como minimo y cuarenta y cinco como maximo. (.. Sin perjuicio de lo anterior, las escuelas basicas rurales podrén
combinar cursos de primero a sexto afios. En este caso el tope maximo de alumnos no podré exceder de treinta y
6.5. Casos de alumnos integrados @ un establecimiento por orden judicial
En aquellos casos donde, dada una resolucién judicial, un estudiante sera matriculado en un establecimiento SAE
en particular 0 se solicite matricula en general, es posible sefalar los siguientes puntos:
= En primer lugar, no es necesario solicitar un sobrecupo para gestionar tal matricula. Pese a ello,
destacamos la importancia de analizar la resolucién, pues mientras algunas solicitan matricula en un
establecimiento en particular, otras tienen directrices mas genéricas.
= Siguiendo el ejemplo de algunas regiones, es posible informar a tribunales acerca de la oferta de vacantes.
= Sin embargo y con el fin de comenzar a sistematizar y analizar la problematica, los equipos territoriales
solicitar nimero (1) se utiliza para gestionar la documentacién que debe
ser firmada por una autoridad y por consecuencia tramitada. Cabe sefialar que un acto administrative queda
totalmente tramitado una vez que se pul
a informacion que se ingresa para solicitar un nimero debe ser lo suficientemente consistente y coherente con
la materia que trata el documento, puesto que esta informacién es fundamental para realizar el seguimiento del
4a documento, Es decir, si no se ingresa la informacién minima y necesaria para identificar un documento, la
‘busqueda de una solicitud se vuelve compleja y en algunos casos imposibles de ubicar.
beat ce Gestién Documental
Svs : aa
ete
Solicitud de Nimero.
tra idomasin cern ner decane
SAIS, Seg eamie omoae
|
Tipo Doct: Gemaientmm vy) feo ooae: _ [lenafieie —)
errr——sS
pecsa tangas: [ES]
Mintanecrwn: [ES]
tree Soe
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Coantttoonpene [7
wate EE
‘sce =|
Para los efectos de la Unidad de Reconocimiento y Admisién Escolar bastaria con que, al momento de solicitar un
‘numero para tramitar, por ejemplo, un oficlo del/a Seremi a nivel central, Ingresar el RBD en los campos Nombre
del documento (A) 0 bien en Materia (B)
Para los oficios, resoluciones o decretos que se dictan, se debe indicar en el campo Notas (C) el nimero de
expediente que da origen a este acto administrativo. De esta manera las jefaturas y autoridades que visan y firman
el documento, cuentan con el respaldo digital de fos antecedes que amparan tal solictud o dictamen, segiin sea
el caso,
7.2.2. Buscar un documento por nimero de solicitud.
Qué documentacién podria buscar en esta seccién el equipo Unidad de Reconocimiento y Admisién Escolar?
la seccién de recepcién y despacho > Buscar (2), permite la biisqueda de un acto administrativo, como, por
ejemplo:
— En qué etapa de firmas se encuentra un oficio del Seremi de mi regién.
— En qué etapa se encuentra la tramitaci6n de una resolucién o decreto de miregién.
42 — Es necesario mencionar que la tramitacién de un acto administrative es distinta al seguimiento de un
expediente derivado. Para los casos de una resolucién dictada por nivel central, es necesario realizar la
busqueda desde la Consulta Publica.
Como realizar la busqueda?
a) Si es un niimero de solicitud de mi regién: Se debe ingresar a la plataforma SGD Mineduc > seccién
Recepcién y Despacho > Buscar (2).
Sistema de Gestién Documental
Busqueda Documento
Inge informa crezendrte sy bested
seat a
|
test doaw:[ coe: EZ
ree: (essen) soraie: [—]
Tienda oe
iat oe: (Siatteeaaie 3
Wid seat:
ease
feces —|
fictome| (ome
Mater: if
te 6
a)
Ce)
Para realizar la busqueda de la tramitacién de un documento, basta con ingresar el nimera de solicitud (A) 0
‘numero de folio (C), indicar el afio del documento (B) y el tipo de documento® (0).
‘Sino se conoce el numero de solicitud o folio, gCémo se realiza la busqueda?
En este caso, se deberia buscar por las otras variables:
—— En caso de ser una REX 0 DEC, se puede buscar el documento ingresando e| nero de folio (C)
— Sino se conoce el numero de solicitud ni el folio, se debe indicar (a modo de filtrar la busqueda): el aio
del documento (8), el tipo de documento (0), asi como también ingresar alguna palabra clave ya sea en
el campo Nombre del documento (Eo bien en el campo materia (F} con el objetivo de especificar mejor
la bisqueda :
— Si al momento de generar el niimero de Ia solicitud se ingresa en el campo notas el mimero de
expediente, esto permitiria poder buscarlo por esta variable. Es decir, indicar el niimero de expediente
en el campo notas para realizar una basqueda que seria exacta,
— También se puede buscar ingresando en el campo notas (G) el nimero de expediente que respalda el acto
administrativo. Sin embargo, esta alternativa de basqueda dependeré de que al momento de solicitar un
rnlimero se completen los campos requeridos.
* Tipo de documento: Decreto, Resolucién Exenta, DFL, Ofcio Ordinario, entre otros.
a b) Si es un nimero de solicitud creado en nivel central u otra regién: Se debe ingresar a la plataforma
Consulta publica > Buisqueda Simple(A) /avanzada (8).
_-_ Sistema de Gestion Documental (SGD)
a 8
Conca state de Ooouerios
Consuta Estado de Documentos
Para realizar la biisqueda de la tramitacién de un documento, basta con ingresar el folio (C), indicar el aio del
documento (0), tipo de documento (E) y la regién (F)
Si se desea hacer més exacta la busqueda, se puede utilizar la Busqueda Avanzada y completar el campo notas
con el ntimera de expediente que da origen a tal acto administrativo.
7.3. Seccidn 2: Mi Escritorio.
Sistema de Gestién Documental
Busqueda Expediente - Documentos Activos
‘Selcione expec
ovr tat (2)
Alcances: Esta seccién es para ingresar un expediente que debe ser derivado a la/s unidad/es respectiva/s. Desde
acé se puede derivar solicitudes que son materia de resolucién del nivel central
Sial derivar una documentacién a nivel central no se realiza via SGD, asi como si tampoco se adjunta el voucher
de la derivacién, es probable que al llegar el documento a nivel central se deba crear un nuevo expediente en
GD, lo cual provoca que se pierda el ntimero de expediente inicial y no sea posible realizarle seg
corresponde.
7.3.1. Expedientes activos,
Ena secci6n Mi escritorio > Activos (1) se pueden ver todas los expedientes que han sido derivados al funcionario
dela cuenta,
44 Corresponde que un expediente sea derivado a un funcionario, para su visacién, incorporar antecedentes, indicar
un analisis 0 diagnéstico del caso, etc
Si tengo un expediente activo, es necesario:
= Derivarlo para continuar con las autorizaciones respectivas dentro de la Secretaria
+ _ Derivar para devolver un expediente al funcionario en caso de que no Hegara el expediente en fisico y sea
imposible resolverio,
= Cerrar expedientes que ya fueron respondidos o resueltos.
el central para dictar una resoluci6n, puede ocurrir que:
(© Sise conserva el expediente que ingresé en a regién, este quedard cerrado por la Divisién Juridica
al momento que solicita un nimero para tramitar la REX que resuelve tal expediente,
(© Sino se conserva el expediente que ingresé en la regién, es decir se envia sin voucher a nivel
central, el expediente regional quedaré abierto en la region y seré responsable el equipo URAE de
Cerrar los expedientes pendientes segiin corresponda,
Para los casos que se envie un expediente a
7.3.2. Ingresar un expediente,
La seccién Mi escritorio > ingresar (2) se utiliza para registrar la documentacién que ingresan los usuarios a las
oficinas de Mineduc para distintos alcances®.
2 informacion que se ingresa para registrar un expediente debe ser lo suficientemente consistente y coherente
con la materia que trata ellos documento/s, puesto que esta informacién es fundamental para realizar el
seguimiento del expediente. Es decir, si no se ingresa ia informacién minima y necesaria para identificar un
expediente, la busqueda de una solicitud se vuelve compleja y en algunos casos imposibles de ubicar.
Qué documentos se ingresan a las oficinas?: Boletas de garantia,facturas,rendiciones de cuentas, solicitudes de
sostenedores, etc
45 amgresar Expediente.
Unies ores: BIPLAP-UNIOND OF INCLUSION VADISI ESCOLA
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En general, cuando se ingresa un expediente se deben completar los campos de: unidad solicitante (A), RBD (8),
identificacion del solicitante (C), tipo de expediente (0), Formato fisico (E), nombre del expediente (F), materia
(G), seleccionar la cantidad de dias para resolver (H) y notas (i)
Para los efectos de la Unidad de Reconocimiento y Admisién Escolar se debe reforzar con la/s oficina/s de partes
de la regién que al momento de que un sostenedor ingresa una solicitud en alguna oficina Mineduc, por ejemplo,
Un oficio solicitando un sobrecupo, el funcionario de la oficina de partes complete la informacién del campo RED
(C) que esta realizando Ia solicitud, Con la informacién del campo RBD, posteriormente se puede realizar la
basqueda de la solitud de un determinado establecimiento de manera mucho més eficiente y efectiva,
7.3.3. Derivar un expediente,
éPara qué derivar un documento?
ta seccién Mi escritorio > Derivar (4), permite la derivacién de un expediente, como por ejemplo para:
— Enviar el expediente para andlisis de otro profesional en la regién,
— Enviar el expediente para élaborar el acto administrative que da respuesta al expediente o conduce su
derivacién,
— Enviar el expediente a nivel central
46 Como realizar la derivacion?
Cabe seftalar que pare enviar un expediente debe ser derivado desde la plataforma privada de SGD e incorporar
el voucher de la derivacién. Se debe ingresar a la plataforma SGD Mineduc > seccién Mi escritorio > Derivar (4) >
Derivar
Sistema de Gestién Documental
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Para realizar la derivacién de un expediente, basta con seleccionar un expediente activo, Ingresar la region (A) €
indicar la divisién, unidad y funcionario (8) a derivarle el expediente,
‘También puede configurarse la “Opcién de Mail con copia 2”, este apartado permite ingresar la informacion del
Usuario interesado en la tramitacién, que para efectos del SAE es el/la coordinador/a regional URAE De esta
manera le llegara un correo al coordinador indicando cada vez que el expediente se mueva por sistema,
Finalmente se debe indicar la acciéin (D) para la cual se est derivando el expediente e ingresar las observaciones
respectivas dela derivacin, como por ejemplo “Derivar a la Division juridica para su andlisis yresolucién”
Una vez derivado, es importante imprimir y adjuntar el voucher al expediente, con el objetivo que cuando sea
derivado a nivel central por medio de correos de chile u otra empresa de envios de encomienda, al momento
de ingresar a la oficina de partes de nivel central, el funcionario pueda continuar con el mismo numero de
expediente la derivacién por sistema,
7.3.4. Buscar expedientes.
Qué documentacién podria buscar en esta seccién el equipo URAE?
La seccién Mi escritorio > Buscar (3), permite la busqueda de un expediente, como, por ejemplo:
— En qué etapa se encuentra el expediente.
— Aaquién fue asignado el expediente.
— Cuando fue asignado un expediente.
— Detectar nudos en la tramitacién,
a7 — Conocer el ndimero de solicitud que resuelve el expediente y por ende poder continuar con el seguimiento
del acto administrative hasta que se publique
Como realizar la busqueda?
Cabe sefialar que un expediente solo puede ser buscado desde la plataforma privada de SGD. Se debe ingresar a
{a plataforma SGD Mineduc > seccién Mi escritorio > Buscar (3)
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H Sistema de Gestién Documental
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Temintaes
Para realizar la biisqueda de un expediente, basta con ingresar el nuimero de expediente (A), afo del expediente
(8) y asegurarse que en el campo formato fisico (E) se indique “No Aplica”.
Sino se conoce el ntimero de expediente, £Cémo se realiza la busqueda?
En este caso, se deberia buscar por las otras variables:
— Sino se conoce el nimero de expediente, bastaria con buscar por el campo RBD (D), esto funcionaria
siempre y cuando al momento de ingresar el expediente un funcionaria, este completara tal campo.
4g 74.
— Sino se conoce el nimero de expediente ni tampoco se complets la informacién del RBO del expediente,
se debe indicar (a modo defiltrar la bisqueda: el afo del documento (8), laregién (C), asi como también
ingresar alguna palabra clave ya sea en el campo Nombre del documento (F) 0 bien en el campo materia
{G) con el objetivo de especificar mejor la busqueds.
— Respecto del campo formato fisico (E) siempre se debe indicar “No Apli
‘Caso paso a paso del buen uso de SGD,
1. Elsostenedor ingresa la solictud a la oficina ministerial de la Seremi del Maule.
2+ Woficina de partes regional ingresa la solcitud por medio del expediente -> N°293
3-_ El Equipo URAE recepciona la solicitud ingresada y procede con el analisis.
4 Una vez analizado el expediente y adjuntado todos los insumos del andliss, se solicita un ntimero en SGD
para tramitar el oficio conductor de la solicitud 2 nivel central, es decir un oficio del Seremi al
Subsecretario,
5- El Equipo regional reporta la informacién en la planilla de seguimiento->
RED | Categoria | Subeategoria ‘autora | Wimérode| Fechade —] Enlace
de ‘expediente| ingreto expediente
soictud =| expediente
3208 | Sobrecup |S. CasoTfortuto.ode fuerza mayer por | Subseere |? 37] 10/1/2020 | Baas
° {bajo de capacisad misima autorizaday | tario |,
or debajo de maximo alumnos por curso
6 La oficina de partes de la regién adjunta al expediente N°293 el oficio conductor debidamente tramitado,
7- (a oficina de partes de la regién deriva el expediente a nivel central por medio de correos de chile. £1
expediente ademés de ser derivado por SGD, incluye el voucher impreso en el expediente que se envia a
Santiago.
8 La oficina de partes de nivel central recepciona la documentacién y continua con la derivacién del
‘expediente N* 293, de acuerdo con lo indicado en el campo observaciones.
49 Como buscar el expediente N° 293?
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‘Se debe buscar en Mi Escritorio > Buscar, e ingresar el N* de expediente, el afo, la region de origen y el formato
fisico.
50 Resultado de la busqueda:
Busqueda Expediente
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1 Bey Seguimiento del expediente:
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En este caso se indica que el expediente fue cerrado por la Divisién Juridica y continua el trémite del acto
administrativo que resuelve la solicitud por medio del N* de solicitué 1410 del 2020.
Cémo busco el acto administrative?
Como se trata de un expediente de nivel central, se debe realizar la busqueda desde Consulta Pablica de SGD.
82 Sistema de Gestion Documental (SCD)
Const aio de Soomro
Cont Estado de Dacumentos
Newt
‘Acd se ingresa el N° de solicitud, el afio del documento, el tipo y la regién que crea este acto
administrativo, Al buscar, arroja la siguiente informacién:
op ON era coontenmacenn suntan Raman “7 Meme
ee mem tet meat ee PB] em
Si pinchamos en el N° de solicitud (A), se podra ver en qué etapa del trimite se encuentra el acto
administrativo:
53 Consulta Estado de Documento emitido en: Nivel Central
Documenta Numero Socitud: 1410 Fecha: 11/03/2020
seonmensenomrere ‘
Treas wme tant Me guise one i ere yar,
En cambio, si pinchamos en la lupa (8), se podré descargar el acto administrative tramitado si corresponde.
EY sise desconoce el N* de solicitud, cémo busco el acto administrative?
En ese caso en Consulta Publica, se debe utilizar la “Bisqueda Avanzada” y completar los campos tipo de
documento, afto de! documento, regién de origen y en campo notas ingresar el N* de expediente que emano de
la regién.
54 Conta Estado de Dacumentos
55 Resultado de la busqueda:
75. DocDigital
La plataforma de comunicaciones oficiales del Estado.
Docbigital permite enviar documentos de comunicacién oficial entre Instituciones pablicas, a través de sus
Oficinas de Partes.
Esto ultimo destacado, es de mucha relevancia, pues DocDigi
| no reemplaza las funciones del SGD.
Docbigital en resumen permite que, de manera online, por medio del correo electrénico, se pueda realizar la firma
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