4 SISTEMAS DE REGISTRO. 4.1 SISTEMAS DE REGISTRO. Los inventarios de mercancias representan el principal activo circulante en el balance general de los negocios que fabrican o compran mercancias para su venta. Los inventarios son importantes para los comercializadores de todos los tamajios éCudl es el gasto mas importante en una empresa? es el costo de ventas 0 el costo de las mercancias vendidas. El negocio inicia cada periodo con un inventario inicial, es decir, las mercancias que han sobrado del periodo anterior. Durante el periodo, la empresa compra o fabrica mercancias adicionales para su venta. Juntos, el inventario y las compras netas forman las mercancias disponibles para la venta. Durante el transcurso del periodo el negocio vende algunas de las mercancias disponibles. El costo del inventario vendido a los clientes se conoce como el costo de las mercancias vendidas. A las mercancias atin disponibles al finalizar el periodo se les conoce como el inventario final. Su costo es un activo porque estas mercancias siguen estando disponibles para su venta. Control Interno sobre los Inventarios. El control interno sobre los inventarios es importante porque las mercancias son el alma del comerciante. Entre los elementos de buen control interno sobre los inventarios se incluyen 1. Contar las mercancias fisicamente por lo menos una vez cada afio, cualquiera que sea el sistema que se use. Mantener procedimientos eficientes de compras, recepcién y embarques. Almacenar los inventarios para protegerlos de robos, dafios y deterioro. Comprar mercancias en cantidades considerables. Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de falta de productos, que conducen a la perdida en ventas. No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de esta forma el gasto de inmovilizar dinero en articulos que no se necesitan. aun 2 El conteo fisico anual de los inventarios es necesario porque la tnica forma de estar seguros de la cantidad de mercancias en existencia es contarlas. En los mejores sistemas de contabilidad se producen errores y se necesita del conteo para establecer el valor correcto de los inventarios. Cuando se detecta un error se ajustan los registros para que estén de acuerdo con la existencia fisica. Registros de Inventarios Computarizados. Los sistemas de computacién han revolucionado la contabilidad de los inventarios. Pueden proporcionar informacién actualizada de los inventarios, itil para la administracién de negocios. Ayudan a rebajar los costos de la contabilidad al procesar grandes nuimeros de operaciones sin errores de cdlculo, Los sistemas de computacién también refuerzan el control interno, aumentan la eficiencia porque los gerentes siempre conocen la cantidad y el costo de los inventarios en existencia. Los principales sistemas que existen son los siguientes: Sistema analitico 0 pormenorizado e Inventarios perpetuos.4.1.1 Sistema ana ico. En este sistema la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancias en existencia, en lugar de ello, al finalizar el periodo el comerciante hace un conteo fisico de las existencias y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final. En algunas empresas, como las mueblerias en general, linea blanca, agencias de automéviles, en las que el volumen de operaciones es pequefio y ademas es posible recurrir a los registros contables o de control, para poder consultar los precios de costo de cada articulo vendido, se puede determinar en cada operacién el importe del costo de esos bienes. Sin embargo, en empresas tales como la de abarrotes, ferreterias, farmacias, en las cuales el volumen de ventas es muy grande cada dia esta actividad de consulta no es posible hacerla, por lo tanto, en este tipo de negocios, al momento de hacer una venta se registra en la maquina registradora el importe de la venta, y se espera al final del ejercicio para la determinacién del precio de costo, mediante la toma fisica de un inventario final, el cual después de ser valuado a precios de costo, arrojara como resultado el inventario final, con el que determinaremos el costo de ventas. Por lo tanto, en este sistema de registro, para la determinacién del costo de ventas es necesario conocer los siguientes elementos: 1. El importe de las mercancias en existencia al inicio del periodo contable, o sea el inventario inicial. 2. El importe de las mercancias que se adquirieron durante el ejercicio (compras netas) 3. El importe de las existencias de mercancias no vendidas y que aun se tienen en existencia al finalizar el periodo, es decir, el inventario final. En términos generales, se puede decir que este sistema es empleado por aquellas empresas que tengan un gran volumen de operaciones de compra-venta, y que, por las caracteristicas de los articulos no se puede determinar en cada operacién el importe del costo de ventas. El sistema analitico consiste en abrir una cuenta especial para cada operacién de mercancias realizada, por lo tanto, tendremos las cuentas: inventarios, compras, gastos sobre compras, devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas y rebajas sobre ventas. Los movimientos de cargos y abonos que se presentardn corresponden Gnicamente a los generados durante el ejercicio y el significado de su saldo, antes de ser ajustados para determinar la utilidad bruta o en ventas, ya que después de ser ajustadas quedaran saldadas (a excepcién de los inventarios). Inventarios. Se carga: Del importe de su saldo deudor, que representa el inventario inicial a precio de costo Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancias existentes al iniciar el ejercicio, propiedad de la entidad. Se presenta en el estado de resultados, formando parte del costo de ventas. Compras. Se carga: Del importe de las adquisiciones de mercancias a precio de costo. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancias adquiridas durante el periodo contable. Se presenta en la primera parte del estado de resultados, formando parte del costo de ventas.Gastos Sobre Compras. Se carga: Del importe del precio de costo de los gastos realizados al adquirir mercancias, tales como fletes, acarreos, derechos aduanales, etc Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos efectuados al realizar compras de mercancias. Se presenta dentro del estado de resultados, formando parte del costo de ventas de una manera general y, de manera particular, para determinar las compras totales. Devoluciones Sobre Compras. Se abona Del importe del precio de costo de las mercancias que devolvemos a los proveedores. Su saldo es acreedor, y representa el precio de costo de las devoluciones a proveedores. Se presenta dentro del estado de resultados, formando parte del costo de ventas de una manera general y, de manera particular, para determinar las compras netas. Rebajas Sobre Compras. Se abona Del importe de las reducciones que sobre el precio de costo de las mercancias adquiridas conceden los proveedores. Su saldo es acreedor y representa el importe de las rebajas que conceden los proveedores durante el ejercicio. Se presenta en la primera parte del estado de resultados, formando parte del costo de ventas de manera general y, de manera particular, en la determinacién de las compras netas. Ventas. Se abona Del importe de las ventas de mercancias a precio de venta Su saldo es acreedor y representa el precio de venta de las mercancias entregadas a los clientes durante el ejercicio. Se presenta en la primera seccién del estado de resultados, formando parte de las ventas netas Devoluciones Sobre Ventas. Se carga: Del importe del precio de venta de las mercancias que los clientes devuelven Su saldo es deudor y representa el precio de venta de las mercancias que los clientes devolvieron durante el ejercicio. Se presenta en la primera seccién del estado de resultados, formando parte de las ventas netas Rebajas sobre ventas Se carga: Del importe de las reducciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes. Su saldo es deudor y representa el importe de las reducciones que sobre el precio de venta se les concedieron a los clientes durante el ejercicio. Se presenta en la primera seccién del estado de resultados, formando parte de las ventas netas. Al finalizar el ejercicio no se conoce el inventario final y, como consecuencia, el importe del costo de ventas, ni la utilidad bruta o en ventas, por lo tanto, sera necesario que se lleve a cabo la toma fisica del inventario y que se valle a precio de costo, para tener el dato del inventario final, con el cual se procederd a determinar el costo de ventas y la utilidad en ventas.Asimismo, sera también necesario obtener el importe de las ventas netas, compras totales, compras netas, para lo cual, se tendré que realizar una serie de ajustes a las cuentas de mercancias. Asientos de ajustes para determinar el resultado bruto (utilidad de ventas). Las ventas netas se obtienen de la diferencia entre las ventas totales, menos las devoluciones y rebajas sobre ventas. Ventas Netas= Ventas Totales - (Dev. + Reb. s/Ventas). Ejemplo: Ventas Totales $ 100,000 -Dev. Sobre Ventas. -Reb. Sobre Ventas. 20,000 Ventas Netas: $80,000 Asientos de Ajuste para determinar el Costo de Ventas. Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras Netas - Inventario Final. Compras Netas = Compras Totales ~ ( Dev. + Rebajas s/Compras). Compras Totales = Compras Brutas + Gastos s/Compras. Ejemplo: Compras $50,000. +Gastos sobre Compras. 5,000. Compras Totales: $55,000. Ajustes para la determinacién de las Compras Netas: Las compras netas se obtienen de la diferencia entre las compras totales, menos las devoluciones y rebajas sobre compras. Ejemplo: Compras totales $55,000. -Dev. s/Compras. $6,000 -Rebajas s/Compras. 4,000. Compras Netas: Determinacién de las mercancias disponibles para la venta: Las mercancias disponibles se obtienen de la suma de las compras netas, més el inventario inicial. Ejemplo: Compras Netas. $45,000. +Inventario Inicial. 15,000. Mercancia Disponible: $60,000. Determinacién del Costo de Ventas. El costo de ventas se obtiene de la resta de las mercancias disponibles para la venta, menos el inventario final.Ejemplo: Mercancia Disponible. $ 60,000. -Inventario Final. 20,000. Costo de Ventas: $ 40,000, Determinacién de la Utilidad Bruta 0 en Ventas. La utilidad bruta o en ventas se obtiene de la resta de las ventas netas, menos el costo de ventas. Ejemplo: Ventas Netas. $ 80,000. -Costo de Ventas. 40,000. Utilidad Bruta: ‘$40,000 Traspaso de la Utilidad Bruta a Pérdidas y Ganancias. A continuacién se presenta el asiento que se debe registrar para traspasar el saldo de la cuenta de ventas, el cual representa en estos momentos el importe de la utilidad bruta 0 en ventas. El saldo acreedor de la cuenta de ventas, se cargaré a la propia cuenta, para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Después de estos ajustes la cuenta de ventas queda saldada. Conviene recordar, que después de este asiento, se debe traspasar a la cuenta de pérdidas y ganancias el importe de los gastos de venta, gastos de administracién, gastos financieros, productos financieros, otros gastos y otros productos. Ventajas: 1. Se puede conocer en cualquier momento el importe del inventario inicial, las compras, los gastos sobre compras, las ventas, las devoluciones sobre ventas y las rebajas sobre ventas, debido a que se tiene establecida una cuenta para cada uno de estos conceptos. 2. Se dispone de mayor claridad en la informacién, debido al registro que se hace de las operaciones de mercancias. 3. Facilita la elaboracién del estado de resultados, derivado del conocimiento que se tiene de cada uno de los conceptos que integran la primera parte de dicho estado. Desventajas: 1. No es posible conocer el importe del inventario final de mercancias, en virtud de que no se tiene establecida ninguna cuenta que controle las existencias. 2. Para determinar el importe del inventario final, es necesario tomar un inventario fisico y valorarlo. 3. No se pueden determinar los errores, robos 0 extravios en el manejo de las mercancias, ya que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. 4. Al desconocerse el importe del inventario final (antes del recuento fisico), no se puede determinar el importe del costo de ventas, ni la utilidad bruta.Ejemplo: Sistema Analitico. 1. La empresa “Blanco y Negro, S.A.” dispone en el mes de enero de 2019 de 40,000. en Caja, 20,000. en Bancos, 30,000. en Documentos por cobrar y 50,000. en Inventarios; debe a Proveedores 35,000., su Capital social es de 90,000. y tiene Utilidades de ejercicios anteriores por 15,000. 2. Se vendieron mercancias al precio de 15,000. cobrando 5,000. en efectivo y quedando 10,000. a crédito en cuenta corriente. 3. Un cliente devuelve mercancias por 1,000. el importe se deduce de su adeudo en cuenta corriente. 4, El banco informa que nos cargé comisiones bancarias por 200. dicho importe lo cargé a la cuenta de cheques. 5. Aun cliente se le concede una bonificacién de 500. mismos que se abonan a su adeudo en cuenta corriente. 6. Se tomé un local en arrendamiento, se pagaron rentas anticipadas por 12,000. con efectivo tomado de caja. 7. Se vendieron mercancias al precio de 10,000. al contado, conservando el efectivo en caja. 8. EI banco informa que la empresa obtuvo rendimientos bancarios por 400. mismos que aboné a la cuenta de cheques. 9. Se adauirié una maquina de escribir cuyo costo fue de 5,000. pagando 2,000. con efectivo de caja, quedando 3,000. a crédito. 10. Se compré papeleria para consumo en el departamento administrativo por 300. Pagados con efectivo de caja. 11. Se pagaron 8,000. a proveedores en efectivo. 12. Se cobré un documento por 14,000. conservando el efectivo en la caja. 13. Se pagan recibos telefénicos por 500. en efectivo, corresponden 40% al departamento administrativo y el 60% al departamento de ventas. 14. Se compran mercancias por 8,000. pagando 4,000. en efectivo de caja y quedando 4,000. a crédito en cuenta corriente. 15. Se devuelven mercancias a proveedores por 300. y el importe lo abonan a la cuenta. 16. Se otorgé un préstamo por 20,000. cobrando intereses por anticipado por 1,000. el importe se pagé con cheque. los intereses corresponden a 6 meses. 17. Se pagan fletes por compra de mercancias por 100. en efectivo. 18. Se pagaron 3,000. por concepto de sueldos y otros servicios; corresponden al departamento de ventas y se paga en efectivo. 19. Se quedan a deber los sueldos del departamento administrativo por 2,000. 20. El inventario final fue de 43,000. Se pide: 4 Registrar los asientos en esquemas de mayor. Registrar los asientos de ajuste para determinar la utilidad del ejercicio. A la utilidad, aplicar: 30% de 1.S.R. y 10% de P.T.U. 4 Elaborar un estado de resultados del 01 al 31 de enero de 2019. Elaborar un balance general al 31 de enero de 2019.4.1.2 Sistema de inventarios perpetuos. Este sistema, es el més completo para el control de las operaciones con mercancias, y presenta como ventaja el control constante de los costs de adquisicién de la mercancia entregada en venta y de las correspondientes salidas de almacén. Este sistema consiste en registrar las operaciones de mercancias de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad © pérdida bruta. En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada articulo del inventario, asi, los registros muestran las mercancias disponibles en todo momento, Este sistema proporciona un grado de control més alto que el analitico debido a que la informacién del inventario siempre esta actualizada, no obstante, las compafiias cuentan fisicamente sus inventarios por lo menos una vez al afio para comprobar la exactitud de sus registros. Cuando se emplea este sistema, auxiliado por tarjetas de almacén, al momento de efectuar una compra, se le da entrada al almacén, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del articulo y se le contabiliza a nivel mayor, asi también, cuando se efecttia una venta, se registra la salida del articulo en la tarjeta auxiliar y se le da de baja en el mayor. Ventajas. a). Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar recuentos fisicos. b). No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancias, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. c). Se pueden descubrir los extravios, robos 0 errores ocurridos durante el manejo de las mercancias, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancia que debiera haber. d). Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido. e). Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o pérdida bruta. Cuentas que se emplean. las cuentas que se emplean en este proced mercancias, son las siguientes: 1. Almacén. 2. Costo de ventas. 3. Ventas. nto para registrar las operaciones de 1. Almacén. Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancias, es decir, el inventario final. Se carga: Del valor del inventario final a precio de costo. Del valor de las compras. Del valor de los gastos de compras. Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de costo. Se abona: Del valor de las ventas a precio de costo Del valor de las devoluciones sobre compras. Del valor de las rebajas sobre compras. Saldo deudor: Inventario final.2. Costo de ventas. Es una cuenta de resultados, se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga: Del valor de las ventas a precio de costo. Se abona: Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de costo. Saldo deudor: Costo de lo vendido. 3. Ventas. Es una cuenta de resultados, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas. Sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, su saldo resulta utilidad bruta o pérdida bruta. Se carga: Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de venta. Del valor de las rebajas sobre ventas. Se abona: Del valor de las ventas a precio de venta. Saldo Acreedor: Ventas netas. Ejemplo: Sistema de inventarios perpetuos. 1. “La Primera Oportunidad, S.A.” presenta los siguientes saldos: Caja 10,000. Bancos 200,000. Almacén 80,000. Mobiliario y equipo 15,000. Deudores diversos 3,000 Proveedores 40,000. Capital social 250,000 y Utilidad de ejercicios anteriores 18,000. 2. Se venden mercancias por 17,540 de los cuales nos pagan 7,150 con un cheque que se deposita en bancos y el resto a crédito con documentos. Su costo es de 9,725. 3. Un cliente devuelve mercancias por 1,050. y por el importe se le devuelve un documento. Su costo es de 598 4. Se le paga a un proveedor 10,560 con un cheque. 5. Se le concede una bonificacién a un cliente por 3,230 y se le devuelve un documento. 6. Se compran mercancias por 15,570 se pagan con cheque. 7. Se venden mercancias por 40,340 a crédito. Su costo es de 22,865. 8. Se compra papeleria para consumo en el departamento de ventas por 2,080. y 1,050. para el departamento administrativo en efectivo. 9. Se paga a un proveedor una deuda de 17,300 con un cheque. 10. Un empleado paga su adeudo de 2,000 en efectivo. 11. Se pagan los recibos de agua y luz por 500 en efectivo; corresponden 300 al departamento administrativo y 200 al departamento de ventas. 12. Se pagan sueldos por 10,000 con un cheque, corresponden 6,000 al departamento administrativo y 4,000 al departamento de ventas. 13. Se pagan fletes por compra de mercancias por 1,000 en efectivo. 14, Devolvemos mercancias por 1,000 y el importe nos lo abonan a la cuenta. 15. El proveedor nos concede una bonificacién por 500 y el importe lo abona a la cuenta. 16. Un cliente abona 10,000 de su adeudo, el importe se conserva en caja. 17, Se compran mercancias por 30,000. a crédito con documentos. 18. El banco informa que aboné rendimientos bancarios por 2,000. 19. El banco cargé comisiones bancarias por 1,000. 20. Se quedan a deber los sueldos por 2,000 del departamento administrativo. 21. Se efectuan otros gastos por 500 en efectivo. 22. Se obtienen otros productos por 2,000 en efectivo. 23. El inventario final segdn recuento fisico fue de 92,500. Se pide: a). Registrar las operaciones en esquemas de mayor. b). Efectuar los asientos de ajustes hasta obtener la utilidad del ejercicio c). Elaborar un estado de resultados de! 01 al 31 de enero del 2019. d). Elaborar un balance general al 31 de enero del 2019.