SYAC No. CONSECUTIVO PROPUESTA 0000011669 Bogota D.C., agosto 3 de 2017 Sefores: CLINICA HISPANOAMERICA Atn: Dr. Fabian Delgado Gerente Pasto - Narifio. Cordial saludo Dr. Delgado: ‘demas de un cordial saludo, le envio este documento para manifestarie que estamos muy pendientes de la evolucién y toma de decisién para la automatizacién total de la CLINICA HISPANOAMERICA. Tenemos la_certeza que seriamos unos excelentes aliados tecnolégicos de la Clinica y que adicionalmente, como lo ha sucedido en donde nuestros usuarios, la implantacion de un sistema integrado y especializado para el sector DGH, ha logrado minimizar el impacto de la actual crisis del sector, ya que se logra una facturacién al 100% (ha habido aumentos de facturacién entre un 10% a un 40%), glosas a menos de 2%, mayor oportunidad de cobro, menos costos de operacién, mejora atencién a pacientes, entre otros muchos indicadores, que hace que el retorno de la inversién sea contundente. Por lo anterior, hemos preparado la presente oferta para la Clinica y estructurado los pagos, de tal forma que se hagan en cinco afios y con pagos menores al comienzo. Ver flujo de caja. La intencién nuestra es lograr tener a la Clinica como otro de nuestros clientes y que en menos de 8 meses cuando esté en produccién el sistema, lograr que sean otro de nuestros casos de éxito para mostrar a nivel nacional e internacional Les recuerdo que somos el inico HIS en Colombia que es totalmente integrado (con la misma herramienta), manejo de Inteligencia de Negocios, Tableros de Control en tiempo real, manejo directo de imagenes diagndsticas en 2D y 3D, Georreferenciacién, Equipos Maviles, Comandos de Voz, entre otros muchos avances. Ver Anexo 1 Esperamos que esta propuesta sea de su interés y los motive a dar este importante paso, ralificdndole que es una inversién a largo plazo y que se ajusta al flujo de caja actual de los prestadores de salud en Colombia. Quedamos pendientes de sus comentarios. Cordialmente, GERARDO A. PRADO C. Gerente Comercial [EEE er {No, CONSECUTIVO SYAQ)) | | ema 0000011669 (Coe [aoe CO SOPROf No, CONSECUTIVO SYAC | PROPUESTA 0000011669 CLINICA HISPANOAMERICA Atn: Dr. Fabian Delgado — Gerente Pasto — Narifio, julio 4 de 2017 De acuerdo con su solicitud, le enviamos la siguiente cotizacién para el LICENCIAMIENTO EN MODALIDAD DE ARRIENDO del sistema de informacién DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA, como primera etapa del proceso de automatizacién de la CLINICA HISPANOAMERICA. DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA Version NET WEBSERVICES 2016, para SQL_SERVER u ORACLE MODULOS OPERATIVOS [f. Contratos Admisiones: Facturacion Citas Medicas Hospitalizacién Programacién de Cirugias (Incluye Resolucion 256 de 2016) Méduio de Citas WEB HISTORIAS CLINICAS DIGITALES Configurable para cualquier especialidad (Disefio de Historias Clinicas) Guias de Atencién Registro de Eventos Adversos Urgencias - Triage —Tableros de Control Consulta Externa Cirugia Generacién Automatica de Epicrisis Control de Pacientes Hospitalizados y UCIs Registro de Enfermeria 353534 SPSS (Registro de Liquids, Slgnos Vales, Notas de Enfermeria, Ghucometrias, Vloracén Newrolégica, Actividades De Enfermeria| [Actvicades Pre quiugicas, Control de Ventiaion, Contol do Ingosta, Convo de Metcamentos, Control De Venopunciones | [Unded Renal, Recuporacén, Examen Fisico, Escala De Dobe, Solicitud y Devolucin de Medcamentos, Consulta de| [Resutados, Slance de Enfermeria Tipo Sabana) Imagenes y Ayudas Diagnésticas, Visor DICOM Referencia y Contrarreferencia Interconsultas Registro y Actualizacién de Antecedentes Solicitud y Devolucién de Medicamentos Solicitud y Consulta de Examenes de Laboratorio y Patologia Captura de Imagenes Diagnosticas, Video, Fotografias para Telemedicina Estandares HL7, DICOM, XML Conexién con Equipos Biomédicos y Blométricos (Lectores de Huellas Digitales) Fads Genero 957 Fecha Medcacon 0-16 | Vers 0” | — Gags de Farmato CO-COPRO & 4SYAC No. CONSECUTIVO ee 0000011669 » LABORATORIO CLINICO (reas de aborstoro, Equipe, Personal, Tipos de Muesras, Gximenes, Parsmelros de Rasutdes, Origen dla ‘ussra, Panta Macrescepic, Tipe de Procadmieno, Demands No Atendda, Causa de Incumpimianio de Resulad, Mecides, Merorganiemo, Prusba Complementaia, Requermiento, Tubos, Técnicas, Conactares, aterias do | contactantes, Enevestas) CARACTERISTICAS DESTACABLES IMAGENES DIAGNOSTICAS - En el médulo de Historias clinicas en la opcién de resultados de! lprocedimientos se podra visualizer Imagenes en 2D y 3D, los cuales serdn una herramienta paral lel andlisis de este tipo de Resultados. Para su funcionamiento se requiere que la entidad cuente| Icon una estacién de reproduccién 3D, capacidad de procesamiento y tarjeta graficadora. IGEOREFERENCIACION - DGH, interactia con herramientas de Georreferenciacién, con la que! Ise realizan procesos de la localizacién de los pacientes, especificamente en los informes de! landlisis de Indicadores de morbilidad y Estadisticas de Citas. BUSSINESS INTELLIGENCE: Se entrega el acceso a la herramienta Spottire Server, Web Player’ lpara la ejecucién de los tableros de control que se disefiara y entregara por parte de SYAC, en la) Imedida que se vayan liberando, asociados las opciones 0 procesos manejados por DGH, TABLEROS DE CONTROL: donde puede encontrar algunos indicadores como los que se] Ireferencian a continuacién: | | Tablero de Control de Hospitalizacion Grdenes Pendientes, Pacientes en Hospalizacén, Pacientes con indicacin médica de sada, Camas en) ‘Mantennienta,itarooneutas Pendlenes, Promedo de tempos de Sedenes de Hospitalizacion, Solciud de eximenes pendentes, Salted meciesmento pendientes, los co Camas, Promedo de clas en esiancia, Porcentaje de) ‘eupactén. © Tablero de Control de Urgencias Bigturnos / proiage en espera ce tage, Trage en espera de Ingres, Ingeso en espera de atencién, Ingreso en] Coseracién” Ingreso en Alenctn, Inferconsultas Pendientes, Solctid de exémenes pendentes, Sobciue del mmedicamentos pendiates. |APLICACIONES MOVILES: Se entregara una herramienta que permitiré ejecutar algunas| Ituncionalidades de Historia Clinica a través de Dispositivos Moviles. ICOMANDOS DE VOZ: DGH cuenta con el manejo de funcionalidades de dictado en campos de| texto, comandos de voz y TTS en algunas funciones del Médulo de Historia Clinica para facilitar el ldligenciamiento del formato de historia clinica y las diferentes pestafias que lo conforman. IPara esto se requiere que la institucién utiice el sistema operative Windows 10 en espafol y que} lcuente con acceso a internet. MODULO GESTION GERENCIAL - Como valor agregado de la presente propuesta econdmica, lofrecemos el licenciamiento del médulo de Gestion Gerencial, herramienta que permite a la| lentidad contar con: Consultas de gran volumen de informacién en tiempo real. Informacién soporte para la toma de decisiones. Medir y controlar la operacién de los procesos en las diferentes areas de Ia entidad. COptimizacién del tiempo de consulta sin afectacién del rendimiento de la base de datos| transaccional. Analisis estratégico para optimizar los procesos. Fafa Carers ceo | _ Festa eons ore Team [Giga del Formate COGOTROAa, No, CONSECUTIVO x EEE 0000011669 Came TOT 1GSYAC No. CONSECUTIVO PROPUESTA 0000011669 MODULOS FINANCIEROS — ADMINISTRATIVOS ‘9. Contabilidad 110. Inventarios ~ Almacén y Farmacia — Compras "11. Tesoreria ~ Cajas 142. Cartera y Glosas 13. Pagos 114, Nomina y Talento Humano 115, Activos Fijos. 116. Médulo de Gestion Gerencial (Reportes, Graficos, Estadisticas, Indicadores y Proyecciones) ‘17. Médulo NIIF (ver Anexo 3) CONDICIONES Instalacion, Capacitacién Servkice Puesta en Produccién El horario de prestacién estos servicios ser en dias laborales de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. @ 5:00 p.m. | Periodo de Arriendo | 60 meses Validez de la Oferta | Agosto 3 de 2017 Cuarenta y cinco (45) semanas de Presencia de Un (1) Ejecucién Ingeniero de SYAC en la actual sede de la CLINICA HISPANOAMERICA. Mantenimiento, Soporte | incluye entre sesenta (60) meses de Actualizaciones de y Actualizaciones Ley Mantenimiento y Soporte Telefénico y-o via Internet = Soporte Syac .Net a partir de la firma del contrato. Tlimitado para la empresa licenciada y solo para la actual Numero de Usuariosa |sede en la ciudad de Pasto de la CLINICA Licenciar HISPANOAMERICA. El valor Anual del servicio de Mantenimiento wasnt vel | Eecponde it Sl vad ise te ormacen ‘ent te y con un incremento anual del IPC segtin DANE. (Corecess a nao PS OO SOFA, iyS¥YAC No. CONSECUTIVO S¥YAD)| PROPUESTA eanaoTiees ARRIENDO A 5 ANOS Valor Licenciamiento en Modalidad de Arriendo, Instalacién, Capacitacién e Implantacién. $ 770'000.000.00 _Incluye Mantenimiento de los afios 2017 y 2018 Servicio Mantenimiento Anual de Mantenimiento $77°000.000.00 Periodo 2019 Servicio Mantenimiento Anual de Mantenimiento 5 pees’ 2020 $ 80'850.000.00 Servicio Mantenimiento Anual de Mantenimiento . Peano 2024 '$ 84'892.500.00 TOTAL $1.012'742.000.00 mas IVA FLUJO DE PAGOS A 5 ANOS 2017 2018 2079 2020 2021 2022 Ene a cE aaah PRES A Feb 5 33:758,083| $ _ 33.758.083] $ _93.758.083) $33,758,083) $33,758.08: Mar i z ‘Abr 3 33.758.083) S $1 33:758.083| § 33:758.083| $_33,758.088] Arm 0 Jun $35,758,083] S$ 33.758.083) S 33.758.083] $ 3.758.085] Jul ices Ae Se rae [2 5 ‘Ago [1S 33.7581083] $33,758,083] $ 33.758.083] S$ __99.758.083| S__93,758.083] Sep fl = ans | ate ee | Ne Oct z 1S 33.758,083| $ _33.758.083) $93,758,085] Noy | S__33.758.083] i fs sce Dic $133,756.08] 39.758.083) $ — 33.758.083) $39,758.08 ‘S__67.516.167] $_202.548,500|_$ 202.548.500] $ 202.548.500] $202,548.50] §_135.032.333 Total Inversion Hasta julio de 2022 $1,012.742.500] Precios Sin IVA (Cea OORT] NY) {SYAO)| ha, cONSECUTO PROPUESTA 0000011669 NOTAS FLUJOS DE PAGO 1. Estos precios tendrian modificacién sin se incluyen nuevos médulos o servicios. 2. Con la cancelacién continuada de los cénones y el pago final (canon 30), SYAC procederd a otorgar el licenciamiento de uso del sistema en los médulos ofertados. 3. A partir de del mes de septiembre de 2022, se pueden suscribir contratos de mantenimiento anuales, los cuales tienen un valor correspondiente al 10% del valor del sistema, con una forma de pago en 4 cuotas trimestrales iguales y con un incremento anual del IPC del 7% aproximadamente. NOTAS: 1. El presente Valor NO incluye el desarrollo de adaptaciones o de interfaces ya que se debe establecer el alcance, viabilidad y costo de estos desarrollos, segin las Politicas de Desarrollo del anexo 2. 2. El presente valor NO incluye el desarrollo de adaptaciones 0 médulos nuevos diferentes a los ofertados, ya que se debe establecer el alcance, viabilidad y costo de estos desarrollos, segiin las Politicas de Desarrollo del anexo 2. 3. El presente valor incluye las actividades de descritas en la Metodologia de SYAC. 4. El Licenciamiento en modalidad de arriendo es para usuarios ilimitados y solo para la actual sede en la ciudad de Pasto la CLINICA HISPANOAMERICA 5. Ellicenciamiento en modalidad de arriendo es de uso y NO incluye la entrega de programas fuentes 6. Syac incluye los servicios presenciales de puesta en implantacién de los médulos ofertados. 7. La CLINICA HISPNANOAMERICA debe contar con la infraestructura tecnolégica adecuada para la puesta en marcha y funcionamiento del sistema ofertado, 8. Las Actualizaciones de la APLICACION ylo novedades legislativas a nivel Nacional son las que directamente estén relacionados con la informacion capturada y procesada por los médulos licenciados de DGH. 9. Para las NIIF, la CLINICA HISPANOAMERICA es la responsable de realizar su parametrizacién en cuanto a procesos y cuentas contables. Ya que cada institucién tiene sus propias necesidades. Los ajustes especificos requeridos por las politicas definidas en la institucién serén considerados como desarrollos nuevos. ¥ (Corecess ra enero a Formats CO SPRO ApSYAC No, CONSECUTIVO SYA) PROPUESTA mannotieea ANEXO 1 ALGUNAS FORTALEZAS CORPORATIVAS RESALTABLES DE SYAC ‘Afiosenel | mercado | 25 afos | DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA (DGH) estd desarrollado en | .Net, Visual Studio, Estas herramientas, ademas de ser las mas modemas para el desarrollo de sistemas de informacién, permiten que nuestro sistema funcione bajo WEBSERVICES y con estandares tan importantes como DICOM, HL7 con lo cual se garantiza la interoperabilidad con otros sistemas de diagnéstico (Laboratorio, imagenologia). Herramientas de desarrollo DGH cuenta actualmente con 35 médulos Administrativos — Financiers — Asistenciales los cuales funcionan 100% en Linea, desarrollados en su totalidad por SYAC. [ 1SO 9007:2008 Desde el afio 2002, esta certificacién est enfocado hacia todos los procedimientos y actividades que hacen parte de la COMERCIALIZACION, __ CAPACITACION, IMPLANTACION, MANTENIMIENTO (DISENO Y DESARROLLO) Y SOPORTE de las taladas en cada uno de los proyectos o clientes de la Todas las actividades y tareas de los procesos certificados se encuentran automatizados en nuestra propia herramienta de gestién SGCNET, a través de la cual el cliente se relaciona con SYAC (Mesa de Ayuda). cum Certificaciones | SYAC, ha sido valorada en el nivel § de madurez CMMI-DEV v1.3 en | sus Unidades organizacionales de Implementacién, Soporte y Desarrollo; y nos encontramos cumpliendo a cabalidad satisfactoriamente con las practicas especificas y generales de las 17 areas de proceso requerides. CMMI o integracién de Modelos de Madurez de Capacidades, es el modelo mas reconocido mundialmente para la mejora y evaluacién de practicas y procesos para el desarrollo, mantenimiento y operacién de sistemas y productos de software. Convirliendo a SYAC en una de las pocas empresas desarrolladoras | del pais que cuentan con este grado de madurez en esta certificacin internacional. (CE Gememen [Fea ei 1s] eo Feats COCOPRO N\)| No. CONSECUTIVO | PROPUESTA 0000011669 PML El Project Management Institute es la mas grande organizacién del mundo que asocia a profesionales acreditados en la Gestién de Proyectos y ofrece una gama de servicios tales como la elaboracion de normas, investigacién, educacién, publicacién, conferencias y seminarios de formacién y el mantenimiento de varias credenciales en el tema. SYAC S.A. adopts las mejores practicas recomendadas, el Gerente de Operaciones se encuentra acreditado y las Gerencias de Proyectos realizaran el mismo proceso. 250 clientes (Hospitales y Clinicas) de niveles 1,2, y 3 en el ambito nacional, logrando a la fecha mas de 15.000 camas sistematizadas y lee cerca de 50,000 usuarios entrenados en DGH | SYAC desarrollo para_la SECRETARIA DE SALUD DE CUNDINAMARCA para desarrollar el primer sistema unificador de informacién Clinica y Financiera para la red de prestadores del departamento (52 establecimientos). Sistema ge_| Este proyecto se convierte en el primer sistema BIG DATA en salud Unificader d® | en fa regién de Latinoamérica, proporcionando herramientas para la Informacién | / consulta en linea del historial médico de la poblacion de oe Cundinamarca por parte de cualquier profesional médico de la red. Este sistema proporciona adicionaimente una herramienta para la construccién de cubos de informacién (Salud Publica) que aprovecha la enorme cantidad de informacion que se unifica, para la generacién de estadisticas de seguimiento y control 2012 | 4. Hospital de Saravena 2. Hospital san Rafael de Leticia 3. Hospital Hernando Moncaleano Perdomo 4. Hospital de Pacho 5. Somer Incare 6. Incare Ce 7. Clinica La Concepcién nuevos enlos | 8. Seguros Bolivar tiimos § 9. Cruz Roja afios. 10. Hospital regional de Aguachica 11. Clinica Porvenir 12, Ese Red Servicios de PNA San José del Guaviare 13. Clinica de Traumas y Fracturas Fass Soar a TE [a0 Tg ors COTO RSSYAC No, CONSECUTIVO SYA) PROPUESTA 0000011669 ica Nuestra sefiora de belén 15. Clinica Panamericana 16. Clinica San Juan Bal 17. Am medical 18, Clinica de Alta Complejided 19. Clinica Erasmo 20. UCI del Rio 21. Secretaria de salud de Cundinamarca 22. Hospital San Rafael de Fusagasugd 23. Instituto cardiovascular del cesar 2014 24, Hospital Centro Oriente 28. Clinica del Cesar 26. Hospital Departamental del Quindio 27. Hospital San Francisco de Asis 28. Hospital Santa Clara | 29. Hospital el Tunal 30. Manexka IPS 31. Ese Bello Salud 32. Centro Medico Crecer 2015 33. Clinica Materno Infantil Casa del Nifio 34, Fundacién Clinica del Rio 2016 38. Hospital Federico Lleras Acosta de Ibagué 36, Fundacién SER 37. Clinica Reina Lucia 38. Instituto de Cancerologia S.A. 39. Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E ‘Hospital de Tonal Hosptal de Usme ©. Hospital de Vista Hermosa Hospital de Meioen ©) Horta de Tunjuolto 1 Hosptalde Nazareth 40. Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E 3. Horta de Centro Ovente Hospital Rafe! Urbe ©. Hotpital de Sen Sas 4 t Hospital de San Cristobal 2017 41. Clinica Materno Infantil Adela de Char 42. Clinica General San Diego 43. Clinica Medicenter Ficubo Fash GaneranSa OEE —[ Fa SSSR COE [Versi 02 Cao a Faris COSOPAS. 1 4] SIAL No. CONSECUTIVO HROPUESTA’ 00000116694 SVC No. coNseouTIVO PROPUERTA 0000011669 BENEFICIOS ESPERADOS MEJORA DE PROCESOS INTERNOS: Al tener un sistema de informacién integrado y especializado para el sector salud como DGH, se mejorardn todos los procesos intemos que estén directa o indirectamente relacionados con la atencién de un paciente: Admisién. Control de camas Recoleccién de informacién para cobros ante las aseguradoras Egreso de pacientes Generacién de facturas Preparacién de cuentas Radicacién de cuentas Dispensacién de medicamentos Contabilizacién en linea de todas las transacciones Solicitud, Registro, Lectura e Interpretacién de examenes de diagnéstico AUMENTO EN LA FACTURACION: Hemos encontrado casi en la totalidad de nuestros clientes privados y publicos, que al iniciar en produccién el HIS DGH hay un aumento en la facturacién desde un 10% a un 40% ya que al tener un sistema integrado y mejores procesos internos se minimiza la subfacturacién de servicios y productos. Las IPS usuarias de DGH tienen un promedio de facturacién entre $25.000.000.00 y $40.000,000.00 millones camaimes. (Depende de factores individuales) Para el caso especifico de la Clinica al hacer un ejercicio conservador de aumento del 10% en la facturacién, solo con el valor de este aumento, se tendria un retorno de la inversion en menos de seis (6) meses y sumado a que estamos dando una modalidad de pago a tres afios, justificaria la inversion. DISMINUCION DE GLOSAS: Al tener unos procesos de admisiones, atencién y facturacién automatizados con DGH, se podran tener unas glosas muy bajas (menos del 2%) sin necesidad de tener una gran planta de personal revisando facturas. Fs SSDS [Fa aS OSE —— |e | a COTO PY fSAC PROPUESTA No, CONSECUTIVO 0000011669 4, DISMINUCION DE SUPLANTACION DE PACIENTES: Por la posibilidad de asociar cada paciente contra un registro biométrico, el sistema ofrece una herramienta de identificacién de pacientes, durante la admisién y la atencién de cada paciente. OTROS BENEFICIOS ESPERADOS Disminucién en el tiempo de egreso de pacientes ‘Aumento de controles sobre la administracién y dispensacién de medi Disminucién de los tiempos de diagnéstico al paciente Aumento de la seguridad del paciente Disminucién o eliminacién de los procesos manuales (cartera — facturé contabilizacién — etc.) 10. Disminucién en los costos de papeleria icamentos. racion — 11. Aumento en la oportunidad de la presentacién de facturas ante el asegurador 12. Aumento en la oportunidad en la presentacién de estados financieros 13. Aumento en la seguridad del paciente (medicamentos contraindicados, antecedentes, etc.) 14. Disminucién en la dependencia del proveedor de sw (disefio de reportes, disefio de indicadores, disefio de modelos de historias clinicas) 15, Mejora del clima organizacional 16. Mejora la atencién del cliente interno y externo SOMOS PIONEROS EN: Unificacién de la Historia Clinica (HL7) Telemedicina Georeferenciaciacién Comandos de voz Manejo de méviles Inteligencia de negocios (BI) NO eeENS Interoperabilidad con visualizadores de imagenes, RIS - PACS - LIS y (CT rere enrages COSTS] aSYAD PROPUESTA No, CONSECUTIVO 0000011669 futuro de acuerdo con las necesidades y HISPANOAMERICA. requerimientos OTROS MODULOS INTEGRADOS Estos médulos no estén incluidos en esta primera fase, pero podran ser adquiridos en el de la CLINICA MODULOS HOSPITALARIOS. [17. Costos Hospitalarios 18. Banco de Sangre 19. Nutricién y Dietas: [20. Esterilizacion '21. Médulo Telemedicina [22. Promocion y Prevencion '23. Quejas y Reclamos MODULOS FINANCIEROS ~ ADMINISTRATIVOS. [24. Contratacién Privada [25. Archivo Central [26. Registro y Correspondencia [27. Control Inferno 28. Juridico (29. Control de Visitantes: 330. Mantenimiento de Activos |31. Pre Auditoria de Cuentas '32. Médulo de Calidad Cordiaimente, OSCAR CAMPOS G. Director Comercial Pbx: (1) 7560520 Movil: 316-4664729 E:mail Ocampos@syac.net.co (Cea eam] a Fo COST ip 4SYAC No. CONSECUTIVO | Oe 0000011669 ANEXO No. 2 POLITICA DE DESARROLLOS NUEVOS La metodologia de evaluacién de requerimientos de SYAC S.A., es la siguiente: 1. Levantamiento de Requerimiento La institucién indicard la necesidad o el Requerimiento al érea Comercial de SYAC S.A. diligenciando opcién de Solicitudes de Requerimientos del Centro de Soporte en Linea www.syac.net.co/requerimientos, anexando los documentos que considere necesarios para su soporte. 2. Pre - Analisis de Requerimientos Una vez recibido el Requerimiento en SYAC S.A., se iniciara una etapa de pre analisis el cual daré como resultado una cuantificacién de horas de desarrollo que se requieren para el andlisis detallado y definitivo del Requerimiento, a ser aprobado por el Cliente. 3. Oferta de Pre andlisis de Requerimiento Una vez finalizado el pre andlisis, el drea Comercial de SYAC S.A. enviard una oferta a la Institucién donde se indicaré el numero de horas y las condiciones comerciales que se requieren para llevar a cabo el proceso de levantamiento de informacion y el andlisis del Requerimiento. La Instituci6n tiene la opcién de aceptar o rechazar las horas de desarrollo de andlisis, a través opcién de Solicitudes de Requerimientos del Centro de Soporte en Linea www.syac.net.co/requerimientos. Si es aceptado, SYAC S.A. iniciaré la etapa de andlisis del Requerimiento y las horas de andlisis aceptadas iran con cargo a las horas pactadas en el contrato respectivo. Si no se realiza la aceptacién a través del mecanismo establecido, se dard por icitud. 4, Andlisis de Requerimientos Esta etapa se inicia con la aceptacion de las horas de desarrollo de analisis por parte de la Institucién. SYAC S.A. realizaré el andlisis del requerimiento, el cual daré como resultado un documento que detalla claramente el alcance de la solicitud del cliente y la forma como sera implementado en el aplicativo, indicando los ajustes que se realizaran a cada una de las pantallas, informes, tablas, etc. 5. Verificacién de Requerimientos SYAC S.A enviar el documento definitivo del alcance del andlisis del Requerimiento a la Institucién a través de la opcién de solicitud del Requerimiento del Centro de Soporte en Linea www.syac.net.co/requerimientos, para la respectiva aprobacién por parte de la Institucién. itucién tiene la opcién de aceptar o rechazar el alcance del Requerimiento a [Warsi 0 [Gigs Fos CO-COPAD La In (Comers cormacrae ea a 18] SYAQ) PROPUESTA “So0001%659 | través opcién de Solicitudes de Requerimientos del Centro de Soporte en Linea www syac.net.co/tequerimientos. Si es aceptado, SYAC S.A. iniciaré la cuantificaci6n del numero de horas de desarrollo necesarias para la realizacién del Requerimiento y la presentacién de la cotizacién por parte del area Comercial de SYAC S.A. Si el alcance no es aceptado Ia Institucién debera informar a través de la misma solicitud a SYAC S.A. las razones del mismo y, si es necesario, se realizaré un proceso de aclaracién del alcance del analisis hasta llegar a un acuerdo y asi poder cuantificar el nimero de horas de desarrollo necesarias para la realizacién del Requerimiento y la presentaci6n de la cotizacién por parte del érea Comercial de SYAC S.A. 6. Presentacién de la Oferta El area Comercial de SYAC S.A. enviar una cotizacién donde se indicara el nimero de horas requeridas para el desarrollo del requerimiento y las condiciones comerciales. La Institueién tiene la opcién de aceptar 0 rechazar la cotizacién a través opcién de Solicitudes de Requerimientos del Centro de Soporte en Linea www.syac.net.co/requerimientos. Si es aceptado, SYAC S.A. descontard el ntimero de horas de desarrollo establecidas en el pre andlisis del Requerimiento y las horas finales de desarrollo se irén con cargo a las horas pactadas en el contrato respective. 7. Elaboracién del Desarrollo Una vez aceptadas las condiciones comerciales establecidas en la cotizacién por parte de la institucién se iniciara la etapa de elaboracién del desarrollo del Requerimiento. 8. Entrega del Desarrollo del Requerimiento. Una vez el desarrollo sea liberado por el area de Desarrollo y Calidad se genera una solicitud de soporte automaticamente al cliente, el area de Operaciones realizaré las pruebas finales y posteriormente se enviard el desarrollo a través de dicha Solicitud de Soporte en el Centro de Soporte en Linea, www.syac.net.co/soporte, Nota: Cuando se encuentran en estado “Responsable Cliente” en el sistema, las solicitudes de requerimiento tendran una vigencia de 20 dias para su respectivo tramite de aceptacién 0 rechazo por parte del cliente, una vez superado este plazo sin respuesta, el sistema derogara la solicitud y sera necesario registrarla nuevamente. Anexo No. 3 FS SESE S| F ERSON ETE einai aes CSOD 1p fSIAC No, CONSECUTIVO nO Eee 0000011669 ALCANCE MODULO NIIF SYAC S.A atendiendo las necesidades del mercado ante una constante actualizacién en la presentacion de la informacién financiera, ha desarrollado para sus clientes herramientas Informéticas, faciltando y optimizando los procesos financieros, permitiendo el acceso de los diferentes usuarios a una herramienta confiable, amigable y de facil parametrizacién. Con Ia entrada en vigor de la convergencia a Normas Intemacionales de Informacién Financiera Ley 1314 de 2009, y después de una exhaustiva investigacién, se ha desarrollado en Dindmica Gerenciel, funcionalidades las cuales permiten a los usuarios de una forma amigable iniciar el proceso de convergencia a NIIF, permitiendo realizar una parametrizacién del aplicativo Dindmica Gerencial de forma satisfactoria obteniendo resultados exitosos en la presentacién de la informacién conforme a lo establecido en las normas. Caracteristicas Generales ‘Su empresa podré contar con una herramienta que le facilitara la gestion y control de la informacién de una manera facil, Agil e integral permitiendo que pueda obtener los estados financieros a partir de informes como: Balance de Prueba, Balance General y Estado de Resultados. 2. El médulo permite a las entidades que conforman el GRUPO 1 y GRUPO 2 contar con una herramienta que les facilita incursionar en el proceso de convergencia de NIIF a partir de las transacciones que en la actualidad genera en DGH 3. Permite la activacién de interfaces financieras NIIF con los médulos de Inventarios, Activos Fijos, Contratos y Facturacién, 4, Hace que otros médulos que en la actualidad generan causacién en COLGAAP también generen afectacién directa en el Médulo de NIIF gracias a la asociacién directa entre las cuentas del PUC actual con las cuentas contables de NIIF, utilidad denominada "homologacién’. Al respecto encontraré que médulos como Contabilidad, Tesorerfa, Cartera, Pagos y Némina operan bajo este nuevo esquema cuando se encuentran integrados al Médulo de Informacién Financiera NIIF. Caracteristicas Especificas 4. Cuenta con utilidades que permiten realizar los cierres contables de la informacién financiera, permitiendo el manejo de 16 periodos contables abiertos. 2, Brinda el manejo de revelaciones y generacién de los Informes Auxiliares, Informe de Balance de Prueba, Informe de Balance General e Informe de Estado de Resultados directamente desde el Médulo de Informacion Financiera NIIF. 3. El médulo de Informacién Financiera NIIF al estar integrado con el Médulo Contable de (oem corms 0001 Fase Woaicnesnto-16—[___Varson 02 [iia del romsio CO-SO-PRO ft ®SYAC No. CONSECUTIVO | PROPUBSTA 0000011669 DGH .NET brinda al usuario la herramienta de “Copiar contabilidad - NIIF" que permiten copiar total o parcialmente la estructura del plan contable, centros de costo, conceptos de retencién y tips de comprobantes de la contabilidad COLGAP (Médulo de Contabilidad .Net) a ia requerida por la NIIF, reduciendo tiempos de digitacién en la etapa de parametrizacion En el evento en que la entidad no desee utiizar Ia utilidad de copiar contabilidad, podré definir directamente en el Médulo de NIIF los Niveles, Clases y Cuentas contables requeridos de acuerdo con las politicas contables definidas por cada Institucion En el médulo de contabilidad encontrara facilidades al momento de realizar Comprobantes Contables que tengan interface con el médulo de NIIF, para Io cual una vez activada la interface, podra seleccionar 0 no aquellos comprobantes contables nuevos, @ los cuales desea generar su respectivo comprobante contable de NIIF homologando las cuentas contables. De esta forma podra visualizar el movimiento contable con afectacién COLGAAP y NIIF. Alencontrarse integrado con el Médulo de Activos Fijos DGH NET: Cuenta con una poderosa herramienta que le permite al usuario generar el calculo del Balance de Apertura de sus activos fijos a partir de la informacién actualizada de Activos Fijos DGH .NET la cual de acuerdo con las politicas que defina cada entidad puede conservarse 0 modificarse. Permite de una manera facil y gil realizar la depreciacién por los métodos de Linea Recta, Decreciente y Unidad de Produccién. Para la propiedad Planta y Equipo facilta el manejo del valor de salvamento, vida util y valor razonable en el Médulo de Activos Fijos. Facilita el registro de novedades sobre los activos fijos permitiendo modificar desde el método actual de depreciacién, valor razonable, valor de salvamento, vida util y hasta las unidades de produccién. Al encontrarse integrado con el Médulo de Inventarios DGH .NET: Con base en los pardmetros de los grupos del Médulo de Inventarios, el aplicativo Dindmica Gerencial realiza autométicamente el registro contable NIIF, cuando se confirma un registro de tipo Remisién. Garantiza en los productos de inventarios el manejo del VNR (Valor Neto Realizable) y VR (Valor Razonable) propios de la dindmica contable y financiera NIIF, permitiendo que en las transacciones de ventas realizadas por la opcién de pedides y facturas se genere automaticamente en NIIF la causacién por el valor generado de la diferencia entre el VNR y el costo, cuando el VNR es menor. Farha Gara OETT_—_[___ Fasia WaEROSTE [vars 02g a Faris COSO-PRC 1 yy fSYAC No, CONSECUTIVO S¥AD) PROPUESTA (0000011669 Permite directamente en el médulo de Inventarios obtener el Informe de Kérdex donde se puede visualizar el Valor Neto Realizable de un determinado periodo y movimientos. Dindmica Gerencial realiza movimientos contables que afectan la informacién de las NIIF, en los diferentes procesos de salida del inventario cumpliendo con los ajustes contables de valor en libros y valor neto realizable. 8. Integrado al médulo de Contratos IPS y Facturacién de OGH .NET, al realizar la orden de servicio, es decir cuando se presta el servicio en los ingresos Hospitalarios, o cuando el plan de beneficios es de facturacién global o de capitacién para entidades privadas, el sistema en el Médulo de NIIF genera autométicamente un movimiento contable afectando las cuentas parametrizadas en el plan de beneficios al igual que los comprobantes contables asociados al movimiento. 9. No se maneja Activos Fijos por Componentes. 410. No se maneja deterioro de cartera en forma automatica. NOTA ACLARATORIA MODULO DE NIIF Dentro de la implementacién de las NIIF para la Institucién, es necesario que la institucién defina las politicas que de acuerdo a su necesidad, implemente para_demostrar su realidad financiera, basado sobre la normas internacionales NIIF, NIC, NICSP. Estas politicas son especificas y exclusivas de la institucién y no hace parte de la norma. Motivo por el_cual en el caso que alguna politica_requiera_ajuste_especifico_en_el funcionamiento del médulo de NIIF o cualquiera de los otros médulos licenciados_a la Institucién, estos seran_considerados como desarrollos y se_elaboraran_dentro_los lineamientos establecidos en la politica de desarrollos nuevos (Anexo No. 1) que hace parte integral de esta propuesta y que podran ser elaborados como parte de loa bolsa de horas ofertadas o con un convenio adicional, y (Core cee cera nn ren FiO PRT] ySVYAC No. CONSECUTIVO PROPUESTA 0000011669 ANEXO 4 - OTRAS CONDICIONES CONTRACTUALES: Notas: La terminologia utilizada en la siguiente propuesta es el siguiente: a. “APLICACION": Programas ejecutables que componen el Sistema de Informacién DINAMICA GERENCIAL b. “LICENCIAMIENTO": Es el otorgamiento que le hace el CONTRATISTA al CONTRATANTE del derecho de uso de los médulos contratados. ¢. ‘DESARROLLO’: Requerimientos, adecuaciones, observaciones y/o modificaciones, tendientes al mejoramiento de la “APLICACION” en algunos de sus médulos, que efectué el “CONTRATISTA” a solicitud del “CONTRATANTE” y que el CONTRATISTA considere técnicamente viables. Para esta evaluacién se utiizaran los lineamientos y metodologias establecidas en el Anexo No. 2 Politica de Desarrollos. EL CONTRATISTA por ser una organizacién DE TECNOLOGIA DE INFORMATICA (Ti) y por estar certificada en estndares internacionales de calidad tiene la obligacién de aplicar el mejoramiento y la innovacién continua en sus procesos, productos y servicios. Por lo anterior tiene la libertad y el compromiso de innovar sin fener que comprometerse con ningiin Cliente en especial. Todos los derechos de autor, derechos de comercializacién y programas fuentes tanto actuales como de desarrollos futuros son y seguirén siendo de SISTEMAS Y ASESORIAS DE COLOMBIA S.A. d. “IMPLANTACION": Actividades del “CONTRATISTA” tendientes a instalar, capacitar y asesorar en la puesta en funcionamiento de los médulos de la "APLICACION”, licenciados en el presente contrato. fe. “CAPACITACION’: Proceso didactico que consiste proporcionar al CONTRATANTE” las herramientas teoricas y précticas para adquirir, mantener, reforzar y actualizar los conocimientos de la APLICACION. f. ‘MANTENIMIENTO": Labores del “CONTRATISTA’ a favor del CONTRATANTE para soporte técnico, telefénico y/o presencial, de la APLICACION. Se entenderan incluidas las Actualizaciones consecuentes con los cambios de ley a nivel nacional, durante el plazo de ejecucién del contrato. g. “ACTUALIZACION": Adecuaciones de la APLICACION, consecuentes con los cambios de ley a nivel nacional que directamente estén relacionados con la informacién capturada y procesada por los médulos licenciados de Dinémica Gerencial; asi como también las mejoras que el “CONTRATISTA’ llegue a desarrollar de los mismos. Estas actualizaciones estarén disponibles en el centro de soporte en linea, cada vez que e! CONTRATANTE las solicite durante el plazo de ejecucién del contrato, a través de los mecanismos establecidos para tal fin por el CONTRATISTA, la instalacién de estas actualizaciones son responsabilidad del CONTRATANTE. “GARANTIA”: Aval de calidad que proporciona el CONTRATISTA siempre y cuando el CONTRATANTE tenga instalada la versin mas reciente liberada y entregada de los médulos adquiridos. El CONTRATISTA no garantiza la operacién ininterrumpida 0 libre de todo error del software, maxime cuando estos pueden ser atribuibles al ambiente tecnolégico donde se instale o a errores en el procedimiento de instalacién © desinstalacién, por tanto ésta garantia no incluye dafios externos ocasionados por agentes extemos como virus, fallas eléctricas, funcionamiento 0 configuracién Cee ee mo] yf)SYAC PROPUESTA | No, CONSECUTIVO 0000011669 errénea en el sistema de red 0 equipos de computacién existentes sobre los que corra la aplicacién, fallas presentadas por manipulacién errénea de la informacion y en general por errores humanos en la ejecucién del sistema. Esta garantia esté limitada al tiempo de duracién del contrato. Se aplicaré la garantia cuando ol inconveniente reportado pueda ser reproducido en un ambiente de pruebas, libre de errores de digitacién o parametrizacién del sistema, especificos del cliente. La garantia se extinguiré de pleno derecho en el momento en que se compruebe que la informacién contenida en las bases de datos manejadas por el aplicativo, hayan sido alteradas u operadas manualmente por personal ajeno al CONTRATISTA no autorizado. “CRONOGRAMA": Documento oficial, que hace parte integral del contrato, por medio del cual se programan las actividades que se realizar durante el PLAZO DE EJECUCION, en una secuencia determinada y de manera conjunta entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA, con el propésito de dar cumplimiento al OBJETO CONTRACTUAL. “SOLICITUD DE SOPORTE®: Solicitud que formalmente realiza un Cliente con el propésito de solicitar soporte técnico orientado a solucionar inconvenientes que se puedan presentar en el aplicativo. Las solicitudes de Soporte se pueden realizar a través de dos instancias: = Via CONTAC CENTER. El cliente debe realizar la solicitud de Soporte a través del Centro de Soporte en Linea al que se ingresa via internet por medio de la pagina wwnw,syac.net.co, link Soporte, = Via CALL CENTER. El cliente debe realizar la Solicitud de Soporte via telefénica en los ndmeros y extensiones establecidos para tal fin. "SOPORTE TECNICO”: Servicio por medio del cual EL CONTRATISTA, ofrece atencién técnica inmediata via CALL CENTER, CONTAC CENTER ylo personalizada cuando se tienen convenios de visitas técnicas. Es importante resaltar que el Contac Center, el Call Center y las Visitas Técnicas acttian como Unicos puntos de contacto entre los clientes y los responsables del servicio técnico. El soporte técnico estandar es remoto. “COPIA DE DATOS 0 BACKUP": Copia total o parcial, de la informacion almacenada en el contenedor DGEMPRESXX (SQL) 0 la INSTANCIA (ORACLE). Esta copia es grabada por el Cliente en un dispositive de almacenamiento masivo y enviada al CONTRATISTA para apoyo de pruebas de Apps 0 Dis liberados como correcciones generadas a raiz de las solicitudes de soporte. Las copias de datos son usadas con propésito exclusive de pruebas y por ningin motivo se comparten a terceros. Después de un tiempo estas Copias son desmontadas y borradas de los dispositivos de almacenamiento masivo usados por EL CONTRATISTA. "ACCESO REMOTO’: Sesiones de soporte en las que los Ingenieros de Soporte de! CONTRATISTA via conexién remota podrén ingresar, ver y soportar escritorios del cliente en tiempo real y de forma remota. El Acceso Remoto se realiza como alternativa final para evitar en lo posible visitas presenciales 0 el envio de una Copia de Datos por parte del CONTRATANTE. "VERSION": Liberacién de la APLICACION en una fecha determinada. Fas SEROTEC PRS 1SYAC No. CONSECUTIVO SYAC) PROPUESTA naanoniees ©. “MANUALES DE USUARIO": Documentos, en medio magnético, en los que se describen las caracteristicas generales de uso de los médulos de la APLICACION, los cuales se encuentran publicados en el Centro de Soporte en Linea. Los manuales de usuario, no conllevan documentacién sobre funcionalidades especificas solicitadas y desarrolladas para el CONTRATANTE. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Constituyen las principales obligaciones del CONTRATISTA las siguientes: a) Hacer entrega del documento que contenga la Licencia de Uso, el CD que contenga la APLICACION y Manuales de Usuario de los médulos contratados. Los manuales de los que habla este literal se refieren a los instructivos que el contratista elabora para la versién estandar del sistema, es decir que no incluyen las adaptaciones individuales por EL CONTRATANTE, con una periodicidad de entrega de cada 6 meses (enero y julio), los cuales estarén a disponibilidad para ser descargados por el CONTRATANTE en el centro de soporte en linea del CONTRATISTA. b) Realizar acompafiamiento presencial por parte de un (1) Ingeniero del CONTRATISTA, durante 45 semanas, el horario de prestacion este acompafiamiento serd en dias laborales de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., conforme el CRONOGRAMA de trabajo establecido durante la ejecucidn del proyecto. Este acompafiamiento se realizara solamente en la sede principal de la Ciudad de Pasto. c) Aplicar evaluaciones sobre el desempefio del personal mencionado en el literal anterior. d) Brindar soporte calificado, via telefénica o via Intemet a través del Centro de Soporte en Linea, el cual consiste en la solucién de inquietudes con respecto al manejo del programa o problemas que se generan en el manejo normal de la aplicacién, por el tiempo de duracién del contrato. e) Otorgar GARANTIA sobre el software y brindar soporte telefénico, por el tiempo de duracién del contrato, f) Entregar las ACTUALIZACIONES que el CONTRATISTA libere durante el tiempo de duracién del contrato, por cambios de Ley a Nivel nacional que directamente estén relacionados con la informacién capturada y procesada por los médulos licenciados ylo mejoras del aplicativo. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Las obligaciones del CONTRATANTE serén las siguientes: a) Prestar colaboracién al contratista, necesaria para el cumplimiento del objeto contratado; b) Pagar el precio dentro del plazo y formas previstas, de lo contrario cancelaré intereses de mora estipulados por la Superintendencia Financiera. Estos intereses no se cobrardn si existen retrasos en los pagos debido a incumplimiento imputable al CONTRATISTA. c) Suministrar los equipos de cémputo (Servidores y Estaciones de trabajo), software de red, sistema operacional y motor de base de datos necesarios y aptos en los que operara el sistema contratado y velar por su buen funcionamiento. Ademas, garantizar que los puntos del cableado de datos estén correctamente instalados y cerlificados. d) Asignar minimo una (1) persona calificada a partir de la fecha de instalacién, con los conocimientos en sistemas y en el Motor de Base de Datos, Sistema Operacional, Hardware y Redes sobre la que se instalard y funcionaré la APLICACION, capaz de solucionar inconvenientes presentados o seguir instrucciones técnicas generadas por el CONTRATISTA en el evento que se requiera. Ademés, esta persona se encargard de coordinar el entrenamiento que dara el CONTRATISTA al personal del CONTRATANTE, tal como quedard estipulado en el Acta de Inicio del Proyecto, documento que forma parte integral de este contrato. e) Realizar reuniones de coordinacién interna, seguimiento al sistema, cronograma y en si todos los procedimientos que asegure la puesta en marcha del sistema. Estas reuniones se haran con la (rs Gene a on eg a Feats COCOTPRO 1| | Swac PROPUESTA “qo00011669 periodicidad que se acuerde en el CRONOGRAMA de implantacién. f) EL CONTRATANTE deberd atender las recomendaciones hechas por el CONTRATISTA de acuerdo con los resultados de las evaluaciones aplicadas al personal designado para la capacitacion, so pena de que el CONTRATISTA no pueda garantizar la puesta en marcha del sistema, que depende del CONTRATANTE. g Verificar la informacién que emite el sistema y avisar oportunamente en forma escrita de cualquier inconveniente que se llegare a presentar, a través del centro de soporte en linea www.syac.net.co/soporte. h) Facllitar el acceso del personal y equipos a cargo del CONTRATISTA para llevar a cabo la instalacién y entrenamiento para el uso de la APLICACION contratada. i) Tomar en cuenta las recomendaciones que le brinde el CONTRATISTA en los comunicados por escrito o en las instrucciones que hacen parte del MANUAL DEL USUARIO, j) Utllzar exclusivamente la APLICACION suministrada por el CONTRATISTA para el servicio del CONTRATANTE, quedando expresamente entendido que éste no podra cederlo, comercializarlo, ni otorgar Licencias de Uso a terceros; k) Velar que la informacion de la operatividad de la APLICACION contratada y Manuales del Usuario cuya propiedad intelectual pertenecen a EL CONTRATISTA no sean divulgados a personal ajeno a EL CONTRATANTE, de acuerdo con la normatividad vigente y existente al respecto, |) Realizar proceso de captura de datos, digitacién, revisién de la informacién y en si todo lo que tiene que ver con la puesta en funcionamiento del sistema; para lo cual no podran utilizar personal DEL CONTRATISTA, a menos que sea autorizado por escrito por éste. Il) Obtener BACKUPS 0 copias de respaldo regularmente y antes de procesos criticos, m) No obtener copia de la APLICACION diferentes a las requeridas para las copias de respaldo. n) Tener instalada y en produccién la version ms reciente (maximo de tres meses de liberacién) de la aplicacién liberada por el Contratista. fi) EL CONTRATANTE no debera afectar y/o manipular directamente las bases de datos de los médulos de DINAMICA GERENCIAL; Si se evidencia alguna afectacién y/o manipulacién, EL CONTRATISTA no garantiza la calidad de los datos, informes, estadisticas, entre otros, que genere el sistema, PARAGRAFO: Las actividades del proyecto objeto del presente contrato que no se hayan llevado a cabo por retrasos u omisiones del CONTRATANTE podran ser objeto de nuevas contrataciones. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCION DE DATOS.CASOS EN QUE SEA NECESARIO COMPARTIR DATOS PERSONALES TEMPORALMENTE. Las partes contratantes declaran conocer y cumplir la legislacién sobre proteccién de datos, comprometiéndose a cumplir con dicha normativa. Si como consecuencia de la ejecucién del presente contrato y a efectos de poder cumplir con las actividades operativas propias del mismo, EL CONTRATISTA de manera temporal y transitoria, requiriese acceder a informacién de cardcter confidencial, asi como a bases de datos que contengan datos de cardcter personal de titularidad del CONTRATANTE, se autoriza de manera expresa y con la firma del presente contrato al CONTRATISTA, para hacer el tratamiento correspondiente, de conformidad con la finalidad especifica conexa al objeto del presente documento. Por ende, se acepta por las partes que hace parte integral del este contrato, el Anexo No. 3" AUTORIZACION PARA COMPARTIR DATOS PERSONALES TEMPORALMENTE”, mediante el cual se definiran de manera particular, los términos y las condiciones bajo las. cuales se regulard el acceso y tratamiento, por parte del receptor, a la informacion entregada por la parte reveladora, asi como a los datos de cardcter personal incluidos en Archivos fisicos y digitales titularidad de la misma. Sin perjuicio de Io anterior, Sistemas y ‘Asesorias de Colombia S.A. - SYAC manifiesta de manera expresa, que cuenta con una Politica para el tratamiento de datos personales, la cual establece las condiciones (Cra Geren cea ie 916s Fern CSP)SYAL No, CONSECUTIVO | PROPUEEEA 0000011669 generales de tratamiento y uso de la informacién de cardcter personal. PARAGRAFO UNO: CONFIDENCIALIDAD: La informacién y documentos que se manejen para el cumplimiento del objeto contractual no podré ser difundida total ni parcialmente so pena de las demandas establecidas por la Ley Colombiana, (CREE eT Rr TORS Y qS¥AD)| No, CONSECUTIVO | PROPUESTA 0000011669, Anexo No. 5 AUTORIZACION PARA COMPARTIR DATOS, PERSONALES TEMPORALMENTE FABIAN DELGADO, quien obra en su calidad de representante legal de la CLINICA HISPANO AMERICA, quien para los efectos de esta autorizacién se denominaré LA EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES; AUTORIZO MEDIANTE EL PRESENTE DOCUMENTO, a SISTEMAS Y ASESORIAS DE COLOMBIA -SYAC S.A, quien en adelante se denominard el RECEPTOR DE LA INFORMACION - ENCARGADO TEMPORAL DEL TRATAMIENTO DE. LOS DATOS PERSONALES, para efectos de compartie datos personales temporalmente, de ANEXO con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios, teniendo en cuenta, previamente las siguientes: 1. CONSIDERACIONES Que LA EMPRESA REVELADORA Y EL RECEPTOR DE LA INFORMACION, suscribieron contrato, Que, como consecuencia de la relacién comercial existente entre las partes y a efectos de poder ejecutar las actividades propias del contrato suscrito (a), el RECEPTOR DE LA INFORMACION - ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, requiere accader a informacién de caracter confidencial y a datos de cardcter comercial y personal incluidos en archivos fisicos y digitales tiularidad de LA EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Que, como consecuencia de lo anterior, las Partes desean definir los términos y condiciones bajo los cuales se regulard el acceso y tratamiento, por parte del RECEPTOR DE LA INFORMACION - ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, a la informacién confidencial EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, asi como a datos de cardcter personal incluidos en Archivos fisicos y digitales titularidad de la misma. LA_EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES manifiesta tener Politicas de Tratamiento y Proteccién de Datos Personales ajustadas a la Ley en las cuales se definen las finalidades para el tratamiento de los datos personales y los procedimientos para las consultas y reclamos correspondientes al ejercicio de los derechos de los titulares, frente a sus datos personales. EL RECEPTOR DE LA INFORMACION — ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, también manifiesta que cuenta con unas Politicas de Tratamiento y Proteccién de Datos Personales ajustado a la ley 1581 de 2012, en las cuales se definen las finalidades del tratamiento de datos y los procedimientos para las consultas y reclamos correspondientes al ejercicio de los derechos de los titulares, frente a los datos personales y al cumplimiento de las obligaciones previstas por la ley. LA EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES declara de manera expresa que ha obtenido de los titulares la autorizacion (Corse canes ceo Facto 0916 Wests Fors 60-0 ‘3SYAL No. CONSECUTIVO S¥AD) PROPUESTA 000011669 informada, clara, previa y expresa para el tratamiento de sus datos personales, con una finalidad especifica, la cual hace extensiva al tratamiento que brindaré a_los datos personales EL RECEPTOR DE LA INFORMACION — ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. En virtud de lo anterior, las Partes, reconociéndose mutuamente capacidad suficiente para el otorgamiento de este acto, formalizan el presente ANEXO, mediante el cual se brinda AUTORIZACION PARA COMPARTIR DATOS PERSONALES TEMPORALMENTE", el cual define de manera particular, los términos y las condiciones bajo las cuales se regulara el acceso y tratamiento, por parte del receptor, a la informacion entregada por la parte reveladora lI, CLAUSULAS PRIMERA, - OBJETO: Entregar a EL RECEPTOR DE LA INFORMACION ~ ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES la base de datos, para finalidades de realizacién de pruebas, ajustes y correccién de errores en el programa DG, que EL ENCARGADO le gestiona mediante un contrato, actualmente a LA EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SEGUNDA. - DEFINICIONES: Para los efectos previstos en este ANEXO, se establece el alcance de las siguientes expresiones: informacién Confidencial’: Se entendera toda aquella informacién, ya sea técnica, financiera, comercial 0 de cualquier otro caracter, que sea suministrada ylo comunicada por LA EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES en relacién con las actividades propias del contrato / convenio suscrito entre las partes, bien sea verbalmente, por escrito 0 por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que posibilte el estado de la técnica en el futuro. b. “Archivo de Datos’: Conjunto organizado de datos de cardcter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creacién, almacenamiento, organizacién_y acceso, responsabilidad de la LA EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES al que accede EL RECEPTOR DE LA INFORMACION — ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES y que es puesto a su disposicién para desarrollar el servicio que este ultimo presta en ejecucién del contrato /convenio / alianza suscrito (a). “Cesién o Comunicacién de Datos": Tratamiento de datos que supone su revelacién a una persona distinta del RECEPTOR DE LA INFORMACION. A efectos del presente ANEXO, EL RECEPTOR DE LA INFORMACION, tinicamente realizara las cesiones expresamente autorizadas y por cuenta de la EMPRESA REVELADORA, que en ese caso ostentard la condicién de cedente. d. “Datos de Cardcter Personal”: Cualquier informacién numérica, alfabética, gréfica, fotografica, actistica 0 de cualquier otro tipo concemiente a personas fisicas (Cones ceacaaraes Fea oars 16 [va car COLOFRO ‘SYAC No, CONSECUTIVO | rRonaaTA 0000011669 identificadas o identificables. ‘Medidas de Seguridad’: Son aquellas medidas de indole técnica y organizacional necesarias que garanticen la seguridad de los datos de cardcter personal exigibles a los archivos fisicos y digitales y tratamientos, recogidas en la legislacién aplicable. f. “Tratamiento de Datos”: Cualquier operacién 0 procedimiento técnico, sea 0 no automatizado, que permita la recogida, grabacién, conservacién, elaboracién, modificacién, consulta, utlizacién, cancelacién, bloqueo 0 supresién, asi como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias. PARAGRAFO. En el supuesto de que, previamente a la autorizacion que se otorga en el presente ANEXO, EL RECEPTOR DE LA INFORMACION - ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES hubiere tenido acceso a informacién de la EMPRESA REVELADORA aquélla seré considerada, a todos los efectos previstos en el presente documento, como Informacién Confidencial, salvo aquella que expresamente sea calificada por la EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES como informacién de libre uso y/o divulgacién. TERCERA. - OBLIGACIONES DEL RECEPTOR DE LA INFORMACION - ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: En desarrollo del presente ANEXO, EL RECEPTOR DE LA INFORMACION se obliga para con la EMPRESA REVELADORA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES a cumplir con las siguientes obligaciones: a. EL RECEPTOR DE LA INFORMACION, acusaré recibo por escrito, de cualquier Informacién Confidencial que le suministre la EMPRESA REVELADORA, tan pronto como la reciba. EL RECEPTOR DE LA INFORMACION dara cumplimiento a todas y cada una de las siguientes obligaciones en lo que respecta a la Informacién Confidencial suministrada por la EMPRESA REVELADORA en relacién con las actividades del contrato / convenio suscrito entre las partes. Tan pronto como EL RECEPTOR DE LA INFORMACION reciba 0 genere informacion confidencial se obligara a mantenerla, con sujecién a la mas estricta confidencialidad. d. Utlizar la informacién solamente en relacién con la ejecucién de sus obligaciones derivadas del contrato /convenio / alianza susorito (a). fe. No revelar la informacién a una tercera parte sin el previo consentimiento escrito de la EMPRESA REVELADORA f. Revelar dicha informacién Gnicamente al personal de la EMPRESA REVELADORA que tengan necesidad expresa de conocerla en relaci6n con el desarrollo de tareas propias del contrato / convenio suscrito entre las partes, (Coo orem SoC]SYACL No, CONSECUTIVO S¥AC) PROPUESTA Raphatines g. Restituir los datos personales entregados por el responsable cuando se termine la finalizacién del presente ANEXO; h. Certificar la existencia de sus politicas de tratamiento de datos personales; Realizar el tratamiento de datos personales a nombre de EL RESPONSABLE, bajo los lineamientos que este haya definido para el efecto. PARAGRAFO PRIMERO. En caso de terminacién del contrato/ convenio suscrito entre las partes por cualquier causa, EL RECEPTOR DE LA INFORMACION devolveré a la EMPRESA REVELADORA la Informacién Confidencial suministrada y borrara o destruiré cualquier copia de la misma que hubiese sido realizada, certificando dicho extremo a la EMPRESA REVELADORA, de conformidad con la solicitud expresa que esta ultima le realice. Para realizar una debida identificacién, verificacién y salvaguarda de la informacién que es propiedad del cliente, SYAC S.A. administra el flujo, manipulacién, control y destruccién de las copias de datos que llegan de la siguiente manera: a. Se restaurard la informacién recibida en medio digital a través de correo electrénico © como archivo adjunto a la solicitud de soporte o mediante archivo FTP, Disco Duro Externo 0 USB, © cualquier otro dispositive de almacenamiento externo diferente. Una vez restaurado en el servidor el Auxiliar de Operaciones eliminara el archivo descargado en el servidor. Transcurridos treinta (30) dias de la restauracion de la copia de datos, por politicas de seguridad, administracion y espacio en el servidor, el Jefe Técnico revisara el listado de las empresas y brindara instruccién al Auxiliar de Operaciones para la eliminacién del contenedor o table space restaurado de las copias seleccionadas. b. Las copias de datos recibidas en medios fisicos tales como DVDs, Blue Rays y/o CDs, entre otros, se restauraran de la misma manera y se conservaran hasta por un (1) afio en el archivador del area de Operaciones bajo la llave 0-36 en custodia del Auxiliar de Operaciones. Transcurrido dicho periodo, el Auxiliar de Operaciones destruira el medio fisico corténdolo en tres partes, en presencia del Jefe de la Oficina de Organizacién y Procesos y del Coordinador Logistico de Operaciones quedando registrado en acta, y dispondra los receptéculos en tres lugares diferentes. PARAGRAFO SEGUNDO: Si previamente al otorgamiento de la presente autorizacién, EL ENCARGADO hubiese tenido acceso a informacién y datos personales proporcionados por EL RESPONSABLE, aquélla sera considerada, a todos los efectos previstos en el presente documento, como Informacién Confidencial, salvo aquella que expresamente sea calificada por EL RESPONSABLE como informacién publica, y aquella a la que EL ENCARGADO hubiese tenido acceso previo de manera legitima y directa con la autorizacién del titular de los datos. PARAGRAFO TERCERO. EXCLUSIONES: Lo establecido en esta cléusula no seré de aplicacién a ninguna informacién sobre la que EL RECEPTOR DE LA INFORMACION pudiera demostrar: (RT EO i) JSIAC No. CONSECUTIVO PROPLESTA 0000011669 Que fuera del dominio puiblico en el momento de haberle sido revelada. . Que, después de haberle sido revelada, fuera publicada o de otra forma pasara a ser de dominio publico, sin quebrantamiento de la obligacién de confidencialidad por la parte que recibiera dicha informacién ¢. Que, en el momento de haberle sido revelada, la parte que la recibiera ya estuviera en posesién de la misma por medios licitos o tuviera derecho legalmente a acceder a la misma. d. Que tuviera consentimiento escrito previo de la otra parte para revelar la informacién e. Que haya sido solicitada, conforme a la normativa vigente, por Autoridades Administrativas © Judiciales competentes que deban pronunciarse sobre aspectos totales 0 parciales del mismo, en cuyo caso, la parte que tenga que realizar la presentacion deberé comunicarselo a la otra con caracter previo a que dicha presentacién tenga lugar. PARAGRAFO CUARTO, EL RECEPTOR DE LA INFORMACION acepta y reconoce de manera expresa que la informacién que reciba, elabore, cree, conozca, formule, deduzca © concluya en virtud 0 con ocasién del desarrollo y ejecucién de su vinculacién, es informacién confidencial, de exclusiva titularidad de LA EMPRESA REVELADORA, sobre la cual tendré deber de reserva absoluta, independientemente que su relacién o vinculacién cese, se suspenda, termine o sea liquidada por cualquier causa 0 motivo. CUARTA. - COMUNICACIONES: Todas las notificaciones que deban realizarse por medio escrito incluidas en las disposiciones del presente ANEXO se realizarén enviando por correo electrénico, facsimil o correo certificado a la parte notificada en su sede social o en el domicilio indicado para estos efectos por la parte notificada, a la atencién de los designados mas abajo. Se considerara como fecha de notificacién el dia siguiente al dia en el que se trasmitié o entregé a Correos la notificacién, QUINTA. - ENTRADA EN VIGENCIA: El presente ANEXO entrara en vigencia en la fecha de firma del contrato / convenio suscrito entre las partes. SEXTA DURACION: El presente ANEXO estar vigente por el mismo perfodo de duracién del contrato que originé la presente autorizacién. SEPTIMA.- INTRANSFERIBILIDAD: La presente autorizacién no podra extenderse total 0 parcialmente sin la autorizacién previa por escrito de Ia otra Parte. OCTAVA.- LEGISLACION Y JURISDICCION APLICABLE: Este ANEXO se interpretard de conformidad con las leyes de la Republica de Colombia y las normas internacionales aplicables adoptadas en este pais. En caso de litigio 0 controversia entre las Partes en relacién con la interpretacién, ejecucién, incumplimiento, resolucién o nulidad de parte o de la totalidad del presente ANEXO, las Partes, se someten a la jurisdiccién ordinaria colombiana. NOVENA. INTEGRALIDAD Y AUTORIZACION TOTAL: Esta autorizacién formara parte integral del contrato principal / convenio suscrito entre las partes. Asi mismo, las partes manifiestan que esta autorizacién es expresa respecto del asunto del objeto de! contrato principal y las bases de datos objeto del tratamiento temporal y puede modificarse Unicamente mediante documento suscrito por todas LAS PARTES. ae SICSYAQ)| No. CONSECUTIVO | BROFUESTA, 0000011669 DECIMA.- INDIVISIBILIDAD: Si cualquier término 0 disposicién de este ANEXO o su aplicacién a cualquier persona o circunstancia fueran invalidas, ilegales o no aplicables sea cual fuera su alcance, el remanente de esta autorizacién permanecera, sin embargo, valido y en plena vigencia. Si se encuentra que cualquier término o disposicién es invalido, ilegal o no plicable, las "partes" negociarén de buena fe para modificar este ANEXO para poder lograr la intencién original de las partes de la manera mas exacta posible en forma aceptable con el fin de que las estipulaciones contempladas sean cumplidas hasta donde sea posible, DECIMA PRIMERA.- PERDIDA DE EFECTOS: La presente autorizacién perderé sus efectos por la ocurrencia de las siguientes causales: a) Por el incumplimiento de las obligaciones adquiridas por alguna de las partes; b) Por el tratamiento de los datos personales por fuera de las finalidades sefialadas en el presente ANEXO; ¢) Por la terminacién del CONTRATO, celebrado entre las partes; d) De comin acuerdo entre las partes. PARAGRAFO: A la terminacién del contrato EL ENCARGADO restituird 0 certificaré la supresién total de la base de datos correspondiente. Para los efectos del presente ANEXO, ambas partes designan como personas encargadas del tratamiento de datos e intermediarios para las comunicaciones relacionadas con el objeto, a las siguientes personas: En virtud de lo anterior, las Parte reveladora contratante otorga con la suscripcién del contrato principal, la autorizacién temporal para el tratamiento de datos, en favor del Receptor contratista, de conformidad con las disposiciones del presente anexo. Se entiende otorgada la autorizacion expresa con la firma del contrato principal. FIN DEL DOCUMENTO-———— (Coss cea rar ETE ars COSTA ap)SYAL No, CONSECUTIVO SYA) PROPUESTA cooon ieee (Cee ete] Pn CSF]Bogoté, D.C., 14 de septiembre del 2017 Sefiores: CLINICA HISPANOAMERICA Sra. Nathalia Vitery Asistente juridica San juan de pasto Cordial Saludo Atentamente me permito remitir la siguiente documentacién para su trémite correspondiente: - Contrato de arrendamiento de uso de software (licencia de uso temporal) y prestacién de servicis de implantacién original debidamente firmado - Propuesta economica N° 11669 - Poliza original N°, 895-45-994000004239. - Factura de venta NO, 8344. Cordialmente, { nung) C OSCAR CAMPOS GRIJALBA Director Comercial. PBX: (1) 7560520 ~ Bogoté — Colombia ~ syac@syac.net.co . CMMIDEV/5 ‘Av. Cra, 45 No.108-27 -Torre 2- Oficina 1408 Te sn8c8 12 opt