WWF PERU Manual de procedimientos y politicas Mayo, 2012WWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas Tabla de Contenidos Introduc Generalidades Administracion de Programas Contratos Comunicaciones. Finanzas Informatica... Logistica. Recursos Seguridad..WWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas Introduccion Estas politicas se han desarrollado para apoyar el cumplimiento de la mision de WWE y sus valores, y deben ser utilizados para guiar el dia a dia individual, organizacional, y las decisiones de recursos humanos. Se compilan en respuesta a las necesidades de asesoria, guia y apoyo para quienes trabajamos en WWF Perd. Las politicas estan destinadas a proporcionar informacién general y directrices respecto al rea de soporte (operaciones). No se pretende hacer frente a todas las aplicaciones posibles, o considerar todas las excepciones a las politicas generales y los procedimientos descritos En aquellos casos de duda, WWF Peri se reserva el derecho de determinar indo y como aplicarlas politicas en situaciones particulares. WWF Pert también se reserva el derecho de interpretar, cambiar, modificar, agregar 0 climinar todo o parte de las disposiciones de esta guia politica en cualquier momento y por cualquier razén. Estas politicas, consideran estandares de WWF Internacional, de nuestra sede WWF US y adapta tales estndares a la realidad del Pera en consistencia con la Legislacién laboral y legal. Los procedimientos aqui incluidos son parte del dia a dia que deben seguir todos los empleados. Tanto las politicas como los procedimientos pueden suftir variaciones debido a cambios en sistemas, organigrama, o directrices de la sede WWF US. ‘iones, Cualquier pregunta con respecto a estas politicas deben dirigirse al Area de Opera Recursos Humanos y al/la Representante de PatWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas GENERALIDADES 1, GENERALIDADES 2. INTEGRIDAD Y MISION DE WWF 2.1 Vision: 2.2 Mision 2.3 Valores fundamentales de WWF 2.4 Declaracién del objetivo de WWF 2.5 Cédigo de ética ADMINISTRACION DE PROGRAMAS — CONTRATOS 3. ACUERDOS: GENERALIDADES 3.1 Acuerdos 3.2 Memorando de Entendimiento (MDE) 3.3 Arreglos Internos del Proyecto (AIP) 3.4 Enmienda 3.5 Direetrices y politicas para acuerdos financiados por Gobiernos 3.6 Sefiales de alerta (Banderas Rojas) 3.7 Direetrices para la Auditoria 3.8 Clasificacién de los trabajadores como empleados o consultores 3.9 Directrices sobre consultorias 4. PROCEDIMIENTOS 4.1 Plantillas de Acuerdos 4.2 Proceso de firma de los acuerdos de WWF 4.3 Memorando de entendimiento 4.4 Procedimiento de las AIP (IAP’S) y NOF’SWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas 4.5 Problemas comunes a tener en cuenta cuando se emite un acuerdo WWF 4.6 Cuando se emite una enmienda 4.7 Proceso de aprobacién de propuestas a presentar a donantes 4.8 Proceso de revision de reportes de socios-grantees COMUNICACIONES 5. DIRECTRICES DE MARCA 5.1 Principios dela marea 5.2 Elementos basicos 6. GUIA DE ESTILO EDITORIAL INTERNACIONAL 6.1 Nombre de WWF 6.2 Marea y Estilo 6.3 Mediciones 6.4 Referencia 6.5 Crédito de Fotos 7. DIRECTRICES 7.1 Para los informes internacionales 7.2 Directrices Pagina web WWF 7.3 Directrices para el Global Photo Network FINANZAS 8. POLITICAS GENERALES DE CONTABILIDAD 9. PLAN DE CUENTAS, 10. CUENTAS BANCARIAS 11. CAJA CHICA 11.1 Responsabilidad 12. INGRESOS 13. LAS TRANSFERENCIAS DE WASHINGTONWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas 14. | DESEMBOLSOS 14.1 Anticipos 14.2 Responsabilidad 14.3 Rendicin 14.4 Consideraciones 14.5 Tabla referencial gastos de viaje 14.6 Plazos 15. TARJETAS DE CREDITO 16. RECUPERACION DE COSTOS 16.1 Costos comunes 16.2 Management Fee — Costos indirectos 17. PROCEDIMIENTOS 17.1 Praeticas contables WWF 17.2 Para apertura, gestion y cierre de una cuenta bancaria 17.3 Para gestion de la caja chica 17.4 Para la gestidn de los ingresos 17.5 Para la gestién de las transferencias de Washington 17.6 Para los desembolsos 17.7 Para anticipos 17.8 Para pago a proveedores 17.9 Para la rendicién de gastos de viaje n de Rendicién de Gastos AMEX Corporati 17.11 Para reeuperacién de Impuesto general a la ventas (IGV) en contratos 17.10 Para la elabor: con donantes INFORMATICA 18. POLITICAS DE SEGURIDAD GENERALES 18.1 Copias de Seguridad 18.2 ContrasefiasWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas 19. | COLABORACION 19.1 Intranet 19.2 Survey Monkey 19.3 Google Does - Panda - Drop Box 19.4 Webex 19.5 Connect - Insight 20. | CORREO ELECTRONICO E INTERNET WWF 20.1 Uso del Correo Electrénico 20.2 Buzon 21. COMPRAS 22. | RESPONSABILIDADES DE IT 23. | ESTANDARES DE HARDWARE / SOFTWARE 24. INTERNET 25. BLACKBERRY Y CELULARES 26. | PROCEDIMIENTOS 26.1 Redistribucién y eliminacién de equipos 26.2 Para apertura de cuenta de ahorro 26.3 Para cierre de la cuenta de correo electrénico a la finalizacién del contrato con WWF 26.4 Para limite de archivos adjuntados 26.5 Para manejo de spam 26.6 Para la compra de un ordenador y teléfonos 26.7 Antivirus LOGISTICA 27. | ADQUISICION 27.1 La adquisicién de bienes y serviciosWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas 28. USO DE BIENES 28.1 Control de bienes inventariales 29. POLITICA DE VIAJES 29.1 Viajes por aire 29.2 Otros medios de transporte 29.3 Alojamiento y alimentacién 29.4 Otros gastos e informacin 29.5 Otros 30. © TRANSPORTE Y VEHICULOS 31. PROCEDIMIENTOS 31.1 Para las compras de bienes y servicios 31.2 Para movimientos de bienes entre oficinas 31.3 Para dar de baja a bienes y/o servicios 31.4 Para solicitar préstamo de equipos de WWF 31.5 Para donaciones y cesiones 31.6 Para viajes RECURSOS HUMANOS 32. AMBIENTE DE TRABAJO 33, ACTITUDES DE CONDUCTA EN EL TRABAJO 33.1 Resolucién de conflictos entre empleado o terceros 34, AMBIENTE DE TRABAJO 34.1 Igualdad de oportunidades laborales 34.2 Ambiente de trabajo libre de acoso 34.2.1 El acoso sexual 34.2.2 Otro acoso 34.2.3 Responsabilidad de personal de WWFWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas 34.3 Politica de no discriminacién 34.4 Politica sobre aleohol y drogas 34.5 Politica de denuncia anénima 34.5.1 Conducta cuestionable 34.5.2 Denuncia sin represalias 34.6 Politica sobre conflicto de intereses 35. | ESTRUCTURA BASE PARA GESTION DE RECURSOS HUMANOS 36. | RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL 37. | CONTRATACION DE PERSONAL 38. | INDUCCION Y ORIENTACION 38.1 Beneficios 39. | REUBICACION DEL PERSONAL 40. | TERMINO DE VINCULO LABORAL DEL TRABAJADOR CON WWF 41. GESTION DE DESEMPENO 42. LICENCIAS 43. TIME SHEET —HOJA DE TIEMPO 44. SALUD 44.1 Informacién para viajeros 45. SEGUROS 46. | PROCEDIMIENTOS 46.1 Ambiente de trabajo libre de acosoWWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas 46.2 Resolucién de problemas 46.3 Conflicto de intereses 46.4 Para seleccién de personal 46.5 Para contratacién del personal 46.6 Para contratacién de practicante 46.7 Para indueci6n 46.8 Para capacitacin 46.9 Para las vacaciones 46.10 Para adelantos de remuneracion 46.11 Para licencia 46.12 Para compensacién por tiempo adicional de trabajo 46.13 Para término del vinculo laboral 46.14 Procedimiento para llenado de hojas de tiempo 46. 46.16 Sobre ubicacién del personal de la oficina (espacio fisico) obre seguros SEGURIDAD 47. EL COMPROMISO DE SEGURIDAD 48. PRINCIPIOS DE UN AMBIENTE SEGURO 49. POLITICAS DE SEGURIDAD 50. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ANEXOS 10WWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas LOGISTICA 27. ADQUISICION 27.1 La adquisicion de bienes y servicios Esa politica tiene como objetivo unificar criterios para la adquisicién de bienes y servicios dentro de las diferentes oficinas de WWF a fin de lograr una mayor eficiencia en el proceso de adquisicién y garantizar la transparencia del mismo. - Las Compras en la oficina de Lima seran realizadas por la Coordinadora de Logistica yen provineias por los /las Coordinadores/as Administrativos/as - Las compras de bienes y servicios deben basarse en razonabilidad y costo efectividad considerando nuestros recursos limitados y deben estar de acuerdo con las politicas WWF de "compromiso con la conservacién en la Oficina” y “conflict de intereses.” ~ Las adquisiciones de bienes y/ servicios mayores de 500 délares requerirén proceso de cotizacién y seleccién. La seleccién de la mejor propuesta se hard no sélo teniendo en consideracién el precio, sino también el soporte téenico que se ofrec garantia y otros servicios post-venta que brinde el proveedor. - Bienes inventariables; para bienes por un valor mayor de 500 délares. La compra de bienes o la adquisicién de equipos que no se encuentren dentro del presupuesto pero que son necesarios para la ejecucién del mismo deben ser aprobados por el responsable del presupuesto del proyecto 0 programa —posiblemente después de una conversacién con el/la responsable administrativo financiero. Los bienes mayores de 500 usd generalmente se incluirén en la péliza de seguro contra robo y dao. ~ Bienes controlables: como equipo de campo, considerados bienes fungibles, tales como mochilas, carpas, morrales, colchonetas aislantes, chalecos salvavidas, botas, mosquiteros, impermeables, ete. 7WWE Pera ~ Manual de procedimientos y politicas - Ordenes de Compra y de servicios: A partir de USD 500 y/o su valor correspondiente en soles se necesita la orden de compra o de servicios. Aprobada por el responsable del proyecto o la persona que éste haya designado para ¢ labores. 28. USO DE BIENES - Propiedad: Todos los bienes, equipos, vehiculos comprados en el marco del desarrollo de ‘un proyecto financiado por terceros y ejecutado por WWE son propiedad del Proyecto y administrados por WWF hasta el término del proyecto. Finalizado el proyecto, WWF en seguimiento a los requerimientos de la fuente financiera se determinard el uso futuro de los bienes administrados por WWF. - Entrega de bienes: El personal recibiré equipos de campo necesarios tales como: Sleeping, carpa, mochila, colchoneta, botas. los cuales deben ser utilizados Gnicamente para las actividades programéticas relacionadas con la ejecucién del proyecto, queda terminantemente prohibido su uso para otros fines. E] mantenimiento de los mismos quedaré a cargo del usuario. Para la reposicién de estos bienes se deberd presentar previamente el bien deteriorado. En ciertos casos se podré hacer entrega de bienes a consultores o locadores, cuando ciertas actividades espeefficas asi lo requieran, en coordinacién con el responsable del contrato. - Responsabilidad: Los equipos directamente asignados a las oficinas que no tienen movimiento de salida y entrada, como las computadoras, son directamente responsabilidad de cada uno de los usuarios, en tanto que el mantenimiento de la Fotocopiadora, Imp: oras, Aires Acondicionados, equipos audiovisuales, ete. son responsabilidad del Coordinador Administrativo o afin en provincias y del encargado de IT en Lima. En el caso de pérdida o deterioro del bien por negligencia en su uso 0 cuidado, el usuario devolverd uno de iguales caracteristicas 0 indicaré por escrito su conformidad de que el costo de reemplazo le sea descontado de sus haberes. Para Portitiles, computadores fijos, blackberrys, perdidos o robados deben ser reportados al Grea de IT tan pronto como sea posible. Se coordinaré con Log(stica para iniciar el 78