MANUAL PROCESO DE FIN DE CICLO

La Dirección Departamental de Educación, por medio de la Unidad de Planificación Educativa,

sección de la Determinación de la Demanda Educativa, presenta a los directores de centros
educativos de todos los niveles y sectores el procedimiento a seguir para el cierre de fin de
ciclo y creación de un nuevo ciclo escolar.

Los pasos y consideraciones a seguir son:

1. Ingresar al sistema SIRE con el código y contraseña del centro educativo

2. Previo a la elaboración de cuadros, debe verificar si no tiene casos pendientes, debe ir a la

pestaña REGISTROS y seleccionar casos: Estado y tipo de caso.

3. Si hubiere casos pendientes y los mismos ya no pueden ser autorizados por el centro
educativo, deberá hacer solicitud por escrito a la Unidad de Planificación con el Visto
Bueno de su Autoridad Distrital para que sea efectiva su solicitud; si en caso el alumno ya
fue reportado en cuadro final por otro establecimiento el procedimiento no se puede
revertir. Los casos de traslado deben ser reportados según el Artículo 10 del Acuerdo
Ministerial 1258-2015.

4. Una vez solucionados los casos pendientes, deberá seleccionar la pestaña REPORTES y
seleccionar confirmación de datos; para este caso y en lo sucesivo el reporte de constancia
será requerido por la autoridad educativa distrital por lo menos tres veces al año y previo a
finalizar el proceso de registros finales correspondientes.

Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz

1a. calle 5-19, zona 1, Cobán, A. V.
Teléfono 79510080/90 – 79522403/04
5. Una vez confirmada la matrícula se le habilitará en las fechas calendario en la pestaña
REGISTROS el acceso para registros finales, para que proceda con la creación de cuadros
finales por grado y sección.

6. El ingreso notas deberá realizarse sin afectar a los alumnos en las notas de promoción y
registrar los datos correctos en el sistema SIRE de acuerdo a los grados y secciones creadas.
** no le coloque nota 0 a los alumnos, sin asegurarse que no tiene traslado a otro centro,
recuerde: sin un alumno ya fue reportado en cuadros finales de otro centro sin hacer
efectivo el traslado, ya no se puede revertir el proceso de inscripción.

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7. Una vez concluya con el ingreso de notas, deberá descargar sus documentos y archivarlos
para resguardo de la información y ser consultada posteriormente.
** en este proceso podrá imprimir sus cuadros de resultados
* imprimir sus certificados por grado y sección
* imprimir sus diplomas en el caso de primaria y básico. Diversificado corresponde
generación de Títulos o Diplomas ante la Sección de Acreditación y Certificación.
** Imprimir la declaración jurada, que indistintamente de la fecha de impresión, deberá ser
aceptada por la autoridad distrital- (la declaración se imprime una vez se concluye con el
ingreso de notas)

8. El procedimiento a seguir posterior a la impresión de documentos es el cierre de ciclo

escolar, este cierre tiene como propósito que luego pueda realizar el registro de notas de
recuperación, ya le indicaremos como hacerlo.

** Para el cierre de ciclo debe ir a la pestaña CICLO LECTIVO, seleccionar Grados y

Secciones
** El sistema le va a generar una pantalla con tres iconos de color, deberá seleccionar
CERRAR
** El sistema le va a generar una alerta que se va a borrar ciclo, no se alarme, solo dele clic
en aceptar y listo

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9. Una vez cerrado el ciclo escolar vigente, deberá volver a la pestaña CICLO LECTIVO, en
grados y secciones le aparecerá la opción AGREGAR, ahora puede cargar ciclo lectivo, esta
condición es previa al registro de notas en ciclo escolar cerrado.

10. El ciclo escolar ya lo tiene creado y ahora puede ir a la pestaña REGISTROS y buscar la
opción Recuperación en ciclo cerrado

11. Cuando ya tenga habilitado el registro de cuadros de recuperación en ciclo cerrado, podrá
realizar el registro de notas de los alumnos con derecho a recuperación, puede generarlos
por grados y secciones; tome en consideración las fechas a consignar de acuerdo al
Calendario escolar vigente.

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 El proceso antes indicado se ha hecho efectivo desde la creación del Sistema de Registros
SIRE por medio de Acuerdo Ministerial 1258-2015 y su modificación.

Proceso de inscripción anticipada

12. El proceso de inscripción anticipada será habilitado en las fechas previstas por el Ministerio
de Educación; posterior a esa fecha para el sector oficial, se realiza un corte de matrícula
escolar cuyo efecto repercute en los programas de apoyo, cálculo y demanda docente para
el ciclo escolar validado en el SIRE.

13. A partir de su apertura todos los sectores y niveles educativos podrán realizar la inscripción
anticipada, no olvide LA INSCRIPCIÓN LA PUEDE HACER UNA VEZ TENGA CICLO ESCOLAR
YA VIGENTE, caso contrario va a sobreponer inscripción de alumnos en un ciclo que ya
finaliza.

Qué pasa si comete algún error

a) Si ha cometido algún error en la inscripción, registro y promoción de alumnos, deberá
realizar solicitud por escrito a la UNIDAD DE PLANIFICACIÓN con Visto Bueno de la
autoridad distrital indicando código de centro educativo y acción a realizar.
b) Si el caso es grave y contraviene lo establecido en el Acuerdo 1258-2015 y el
calendario escolar, la autoridad educativa deberá suscribirle acta de llamado de
atención, no de recomendación. Deberá acompañar la solicitud antes indicada y copia
del acta suscrita.

Por último, apelar su conciencia y responsabilidad para que según el Acuerdo Ministerial
1258-2015, artículo 3; los directores y docentes son responsables de la información y están
obligados a realizar y mantener debidamente actualizados los datos de registros educativos;
recuerden es su responsabilidad confirmar la matrícula escolar y realizar los procesos
instruidos en las fechas establecidas.

Servir con calidad mi pasión, cumplir la ley mi protección

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