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TEMA 05 - Creación y Administración de Hojas de Cálculo
TEMA 05 - Creación y Administración de Hojas de Cálculo
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Tema 05
Excel es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte de
la suite de Microsoft Office. Es considerado como una hoja de cálculo que permite trabajar con
datos numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos
aritméticos básicos y también aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar
funciones estadísticas.
Esta sesión proporciona información general sobre las nuevas características de Excel 2019 y da
a conocer al estudiante los elementos con que cuenta el entorno de la hoja de cálculo, tipos de
datos y múltiples formatos para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre
todo presentar la aplicación adecuadamente, tanto para su visualización e impresión.
CAPACIDAD
Gestiona datos en Ms Excel.
TEMÁTICA
1. Entorno de Excel
2. Importación de datos
3. Formatos a la celda
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1. ENTORNO DE EXCEL
La Barra de título
Se encuentra en la parte superior del programa. Indica el nombre del archivo abierto.
La Cinta de opciones
Se ubica debajo de la barra de título y está agrupada en 3 niveles: Fichas, Grupos y
Botones de Comando.
Fichas
Botones de Grupos
comando
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Cuadro de nombres
Muestra la celda o conjunto de celdas que se seleccionen. Permite también asignarles
un nombre específico a ellas.
Barra de fórmula
Puede ser utilizada para escribir las diferentes fórmulas que permitirán realizar cálculos.
Área de trabajo
Formado por el conjunto de celdas identificados por una letra y un número. La letra
representa la columna y el número la fila que pueda seleccionarse.
1.2 Backstage
Backstage es una vista de Ms. Excel que nos permite acceder a funciones importantes como
crear un nuevo libro, abrir uno existente, guardar, establecer propiedades en relación al
libro, etc. Está compuesta por dos paneles, el de la izquierda que contiene las funcione
principales y el de la derecha que muestra las opciones de la función que usted elija.
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a. Inicio
Es la primera opción que permite utilizar una plantilla para la creación de un libro según
el tema requerido o iniciar desde uno en blanco.
También brinda un detalle de los últimos documentos trabajados en Ms Excel 2019.
b. Nuevo
Muestra desde un libro en blanco seguido de una serie de plantillas predefinidas con las
que se puede realizar un trabajo de manera más sencilla (inventarios, facturas,
calendarios, etc.)
Es posible también que desde aquí se puedan buscar plantillas en línea.
c. Abrir
Muestra las diferentes ubicaciones desde donde se puede acceder a libros elaborados
con anterioridad (Recientes, OneDrive, Computador, etc.)
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d. Información
Permite visualizar y/o editar las propiedades del libro, definir una clave de seguridad,
realizar una revisión previa del archivo, validar su compatibilidad, entre otros.
Para establecer detalles como Autor, Título, Asunto, Palabras clave, Categoría, Estado;
es decir aplicar propiedades al libro se debe realizar los siguientes pasos:
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e. Guardar/Guardar como
Permite generar una copia de la información con las que se está trabajando, asignándole
un lugar específico que puede ser en el computador, en la nube (Onedrive), etc.
f. Imprimir
Muestra la hoja en una vista previa y da las opciones para establecer las características
de su impresión física.
g. Compartir
Permite realizar un trabajo colaborativo con otras personas a partir del libro creado. En
esta opción se puede detallar a qué personas se desea mostrar y/o brindarle permisos
de edición de la información ya sea por correo o a través de una publicación.
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h. Exportar
Brinda la posibilidad de generar nuestro libro en otros formatos como txt, csv, entre
otros.
i. Publicar
Desde aquí puedes publicar su libro de cálculo en Power BI u otros servicios para libros
de cálculo. El requisito es iniciar sesión con su cuenta de Hotmail.
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j. Opciones
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3. En la lista de opciones, seleccione Libro en blanco
Importante:
Ms. Excel 2019 nos brinda la posibilidad de utilizar una serie de plantillas ya listas y
predefinidas de acuerdo a una temática en particular, por ejemplo, presupuestos,
balances, inventarios, entre otros.
b. Guardar un libro
1. Hacer clic en la pestaña Archivo
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2. Se despliegan las opciones del Backstage, hacer clic en:
Guardar: cuando un archivo recién ha sido creado y desea guardarse o para
guardar las actualizaciones del archivo.
Guardar como: cuando un archivo recién ha sido creado o para guardar el archivo
con otro nombre, diferente ubicación o cambiar su tipo.
c. Exportar
1. Hacer clic en la pestaña Archivo
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2. Se despliegan las opciones del backstage, hacer clic en Exportar
3. Luego hacer clic en la opción Cambiar el tipo de archivo
4. Se muestran los tipos de archivo, seleccione el tipo que desea aplicar, por ejemplo:
plantilla
5. Si desea guardar en un tipo de archivo diferente a las opciones que se muestra, hacer
clic en Guardar como otro tipo de archivo
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6. Se muestra el explorador de archivos, desplegar las opciones de Tipo, seleccione el
tipo de archivo que desea guardar
2. IMPORTACIÓN DE DATOS
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones, para lo cual es necesario importar los datos a través de una secuencia de pasos.
EJERCICIO: Se tiene el archivo Inventario de una Farmacia.txt, el cual debe ser importado al Excel
para su proceso.
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1. Seleccione la ficha Datos y elija en el grupo Obtener y transformar datos, la opción Desde el
texto/CSV.
Importante:
También puede elegir el botón Obtener datos – Desde un archivo – Desde el texto/CSV.
2. Ubique el archivo a importar. Ejemplo: Inventario de una Farmacia.txt y hacer clic en Aceptar.
3. En la ventana siguiente, se muestran los datos de acuerdo a una serie de características. Para
importar elija la opción Cargar
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4. El resultado es:
Importante:
Al importar los datos, se utilizó la opción Cargar, sin embargo existen 02 opciones
adicionales:
a. Cargar en: A través de la cual se puede elegir cómo se
desea ver los datos: en una tabla, gráfico dinámico,
etc. así como seleccionar dónde se ubicarán los datos
una vez importados.
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b. Transformar datos: Permite que los datos se importen en un Editor de Power Query
para realizar diferentes procesos a nivel avanzado.
3. FORMATOS DE CELDAS
Aplicar formatos a las celdas se entiende como definir un conjunto de características que
afectan la apariencia de las celdas y su contenido.
Las opciones a través de las cuales se establecen los formatos de celdas se encuentran en los
grupos: Fuente, Alineación y Número de la Ficha Inicio de la Cinta de Opciones.
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3.2 Formatos de Alineación:
Permite asignar formato a los datos de las celdas a fin de que queden alineados u
orientados de una forma determinada.
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EJERCICIO:
Aplicar formatos de fuente, alineación y número para los datos del Inventario de una Farmacia.
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1. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B2:I2
a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B2:I2)
c. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 16, estilo negrita,
color rojo oscuro y borde exterior grueso.
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b. Elegir la opción Todos los bordes de grupo Fuente.
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b. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 10, estilo negrita,
relleno color azul, énfasis 5, claro 60%.
b. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 10.
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5. Aplicar formatos de celda al rango de celdas G5:G19 e I5:I19
a. Seleccionar los rangos de celdas indicados (G5:G19 e I5:I19)
b. Elegir del grupo Número, la opción de Formato de Número de Contabilidad: S/. Español
(Perú).
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1. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Número.
Ejercicio:
En los siguientes datos, definir el Cód. de Medicina con 5 caracteres, como se aprecia en
la vista:
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2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo, elegir la categoría Personalizado y
establecer el formato 00000. Luego, Aceptar.
Considerar:
En algunas ocasiones se requiere combinar textos y números como datos en una celda.
Esta situación genera que la celda no se considere como un dato numérico, lo cual
ocasiona inconvenientes al momento de realizar operaciones. Para ello es necesario
definir un formato personalizado.
Ejemplo:
Se tienen unas cantidades especificadas solo en números y se desea añadir en cada una,
la palabra caja y que la celda siga siendo considerada como un valor numérico.
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1. Seleccionar los datos a modificar.
3. Elegir la categoría Personalizado y en el tipo escribir después del texto mostrado por
defecto la palabra “caja”
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3.5 Formatos fecha y hora
Las fechas y horas son un tipo de dato muy común en Excel, por lo que es importante
conocer cómo escribirlas y aplicarles un formato específico.
1. Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión para separarlos,
por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocerá esto como una fecha.
2. Para escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a" o "p": por ejemplo,
9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.
Símbolo Significado
d Día en uno o dos dígitos (1-21)
dd Día en dos dígitos (01-21)
ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)
m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)
mm Mes en dos dígitos (02 – 12)
mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
mmmm Mes con nombre completo (enero-febrero-marzo…..)
aa Año con dos dígitos (08-04-16)
aaaa Año con cuatro dígitos (08-04-2016)
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Ejercicio de Fecha:
Se tiene la fecha 28 de julio del 2020, ¿en qué formatos se puede mostrar?
Importante:
Si el tipo que se requiere no se encuentra, elegir la Categoría Personalizado.
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Ejercicio de Hora:
Se tiene la hora 09:00 p.m., ¿en qué formatos se puede mostrar?
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Importante:
Si el tipo que se requiere no se encuentra, elegir la Categoría Personalizado.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2019 permite modificar factores que afectan a la
presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página,
tamaño del papel, entre otras.
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4.1 Configuración de la página
En la ficha Disposición de Página, Grupo Configurar Página, encontramos las siguientes
opciones:
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En la pestaña Márgenes, pueden definirse a criterio.
a. Encabezado:
1. Selecciona la Ficha Insertar.
2. En el grupo Texto, hacer clic en la opción Encabez. Pie pág.
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3. En la vista Diseño de Página que se muestra a continuación, selecciona la ubicación
para el encabezado. Ejemplo:
- Sección izquierda: inserte el logo de UCV (usar botón Imagen)
- Sección centro: en blanco
- Sección derecha: inserte el texto Centro de Informática y Sistemas (CIS)
Si la imagen insertada es muy grande, utilizar el botón Dar formato a la imagen para
adaptarla a lo requerido.
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El resultado será:
b. Pie de página:
Para insertar un pie de página, desplazarse hacia la parte inferior de la hoja y hacer clic
en la sección que deseas trabajar.
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El resultado será:
Con esta herramienta se selecciona la información que se desea imprimir. Para ello debes
seguir los siguientes pasos:
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2. Elija la ficha Disposición de página
3. Hacer clic en el botón Área de impresión
4. Clic en Establecer Área de impresión
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c. Vista previa de impresión e imprimir
La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de la hoja antes
de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:
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Terminada la configuración puede hacer un clic en el botón Imprimir.
Google Forms; también conocido como Formularios de Google, es una aplicación en línea y
gratuita, que nos permite elaborar diferentes tipos de encuesta de acuerdo a nuestras
necesidades.
2. Iniciar la sesión con una cuenta de Gmail. De no tener debe crearse una.
3. Escribir la contraseña.
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4. Google Forms le muestra algunas plantillas disponibles para elegir entre ellas o iniciar
un formulario en blanco.
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7. Para agregar más preguntas, eliminar o configurar que una pregunta sea respondida
obligatoriamente, hacer clic en las opciones:
Duplicar
Eliminar Obligatoriedad
8. Una vez insertadas todas las preguntas de la encuesta es posible personalizar el diseño
de la encuesta.
Se puede seleccionar una imagen como cabecera de la encuesta, un color del tema,
de fondo.
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9. Si se desea obtener una vista previa de la encuesta elegir la opción:
10. Luego de verificar que la encuesta esté correctamente definida, se procede a configurar
el funcionamiento de la misma:
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a. Pestaña General:
b. Pestaña Configuración
11. Finalizadas las configuraciones, dar click en Enviar y elegir entre las opciones
disponibles.
a. Una encuesta en Google Forms puede ser enviado por correo a cada una de las
personas que se desee encuestar:
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b. Otra forma de aplicar la encuesta es compartiendo un link:
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3. Elegir la pestaña Respuestas.
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6. BIBLIOGRAFÍA
Peña, Rosario y otros. (2020). Office 2019 vs Office 365. España: Altaria.
Valentín, H. (2020). Excel 2019 Paso a Paso. Estados Unidos: Valentinbook Publishiing.
Yescas, L., & Monsalve, L. (2020). Excel 2019 - Excel 365. España: Altaria.
LINKOGRAFÍA
https://www.plandemejora.com/como-crear-una-encuesta-con-google-forms/
https://www.google.com/intl/es-419_pe/forms/about/
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