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Acta de Constitución del Proyecto

FECHA
23/11/2022

Fundación universitaria los libertadores

ACTA CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Robot chat empresarial

Jenny Estefany cardenas

Lorena vega

Gerencia de proyectos

Actividad 3

Noviembre 23 de 2022
Bogotá, Colombia
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HISTORIAL DE VERSIONES

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23 de Jenny
1.0 noviembre Creación de documento Estefany
2022 cardenas

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ...........................................................................................................4
2. VISION GENERAL DEL PROYECTO .............................................................................4
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO .......................................................................................4
4. CARACTERISTICAS DEL PROYECTO ..........................................................................4
5. ALCANCE DEL PROYECTO..........................................................................................5
6. ENTREGABLES ............................................................................................................5
7. CRONOGRAMA ............................................................................................................5
8. PRESUPUESTO ............................................................................................................5
9. SUPUESTOS .................................................................................................................6
10. RESTRICCIONES ..........................................................................................................6
11. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..............................................................................6
12. NECESIDADES U OPORTUNIDADES DEL PROYECTO ...............................................6
13. BENEFICIOS FINANCIEROS .........................................................................................6
14 ACEPTACION Y FIRMAS ………………………………………………………………………...7

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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Nombre del proyecto: Robot chat empresarial

Patrocinadores: Empresa Publicar Multimedia s.a.s
Gerente: Jenny Estefany cardenas

2. INTRODUCCION

Robot chat empresarial, es una herramienta tecnológica que busca brindar un apoyo a todas
aquellas compañías que utilicen pruebas psicotécnicas para la contratacion de sus colaboradores

Esta herramienta tecnológica integra diferentes áreas, ya que es necesario incluir área de diseño
de chat, diseño del software, diseño de hardware, área de gestión de información, asesoría de
segmentación por rubro de negocio, calidad, captación de información, pruebas

Nuestro proyecto será de gran utilidad para compañías outsourcing, dedicadas a la captación,
selección e implementacion de personal para diversas compañías en diferentes rubros de negocio
y a su vez empresas que realicen su mismo proceso de selección directa

Adicional a ello nuestro alcance debe ser a nivel nacional ya que nuestro producto tendrá todas
las herramientas para ser factible y ajustable a las necesidades de las diversas compañías

3. VISION GENERAL DEL PROYECTO

la visión de nuestra compañía es convertirse en la primera empresa dando soluciones de

optimización de tiempo y procesos de selección captación e integración de personal a nivel
nacional, ofreciendo un producto amigable, adaptable y auto gestionable

4. OBJETIVOS

Objetivo general

Teniendo en cuenta las necesidades de las compañías a nivel nacional nuestro objetivo consiste
en facilitar el trabajo tedioso a la hora de realizar todas las pruebas de selección y captación de
nuevo personal para las empresas, con el objetivo de que sea un proceso online que le permita
al área de recursos humanos o el área signada, a obtener unas estadísticas en tiempo actual
donde podrá ver los resultados de los aspirantes al cargo, y asi poder tomar decisiones en un
tiempo mas corto al habitual

Objetivos Específicos

• Para ello es importe identificar las necesidades de cada rubro de negocio

• Estar en constante actualización e innovación en procesos de selección de personal

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• realizar un diseño amigable para nuestro cliente que le permita el autogestionamiento de

la herramienta

5. CARACTERISTICAS DEL PROYECTO

Nuestro proyecto es unico, es innovador, es flexible ya que se ajusta a las necesidades de

nuestros clientes, cuenta con las tres fases más importantes planificación, gestión y entrega,
cuenta con un equipo de trabajo unico

6. ALCANCE

la primera etapa del proyecto se enfocará en el diseño y captación de información para el

desarrollo de la herramienta tecnológica y finalizará con una etapa de prueba en donde se Dara
el acceso a dos compañías previamente seleccionadas para que puedan disfrutar del robot chat
empresarial totalmente gratuito, con el fin de identificar su perfecta funcionalidad y los resultados
obtenidos

7. ENTREGABLES

Precisar los entregables por componente, fase o paquetes de trabajo, según como haya
desagregado el alcance del producto.

Entregables del alcance del producto

No. Fase Entregable
1. •
2. ●
3. ●
4. ●

Redactar un párrafo para contextualizar que la gerencia del proyecto estará alienada a las buenas
prácticas de Dirección de Proyectos, posteriormente mencionar los entregables de cada grupo
de procesos según los lineamientos de la PMO.

Entregables de la dirección de proyectos – alcance del proyecto

No. Componente/Paquete Entregable
1. Iniciación. •
2. Planeación. •
3. Ejecución. •
4. Monitoreo y control •
5. Cierre del proyecto. •

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8. CRONOGRAMA

En la etapa inicial nuestro proyecto iniciara realizando el diseño que tendrá nuestro robot chat
empresarial, posterior a ello se realizara toda la parte tecnológica de diseño de software y
hardware, luego a ello se realizara la captación de información necesaria para la estructura que
va tener nuestro robot en el área pruebas psicotécnicas, ya que cada rubro de negocio tendrá un
diseño e información diferente, por consiguiente luego se realizara la implementacion de dicha
información, se creara unos usuarios y contraseñas para el acceso de nuestros clientes a la
herramienta y el autogestionamiento que dicho cliente va tener y a su vez el resultado en tiempo
real de las estadísticas al detalle de sus candidatos postulados, ya en las últimas etapas nuestro
proyecto pasara por un área de calidad que evaluara el pleno funcionamiento de la herramienta
y por último la selección de las dos empresas que de manera gratuita disfrutaran de nuestro
producto y nos ayudaran a evaluar el funcionamiento, diseño y efectividad de nuestro proyecto y
de esta manera poder realizar los ajustes pertinentes antes de lanzar nuestro proyecto al
mercado.

9. PRESUPUESTO

Nuestro presupuesto vendrá del patrocinio de la compañía de Publicar multimedia s.a.s con
mayor trayectoria en el mercado colombiano y latinoamericano en el área de publicidad y
marketing digital

10. SUPUESTOS

Sabemos que los procesos de selección de cualquier compañía son tediosos ya que normalmente
todo se realiza de manera manual para luego pasar a ser calificado por una o varias personas
encargadas de la captación, selección o integración de personal a una empresa. y ello con lleva
a que se convierta en un proceso demasiado extenso, nuestra herramienta será precisa y exacta
a la hora de emitir resultados, lo cual se hará en tiempo actual, pues facilitará los tiempos de
dichos procesos
.
11. RESTRICCIONES

Todo se realizará bajo la autorización de tratamiento de datos, la ley habeas data ley 1581 de
2012 y ley 1266 de 2008, nuestro proyecto no podrá ser implementado para rubros de negocio
que requieran una prueba práctica.

12. RIESGOS DEL PROYECTO

Las condiciones inciertas pueden ser el tipo de preguntas que quieran modificar o cambiar
nuestros clientes, las cuales pueden ser preguntas abiertas que no lograran dar un resultado
específico sobre ese perfil idóneo que busca la compañía

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13. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

No Nombre Cargo – Rol Dependenc Correo Teléfono

en proyecto ia
1 Estefany gerente Jecardenas@libertadores.ed 31862396
cardenas u.co 82
2 lorena especialist 31265984
vega a 71
3 Publicar patrocinad contacto@publicar.com 2458692
multimedi or
a s.a.s
4 Juan contratista supervisor@gmail.com 3125698
5 María contratista analista@gmail.com 5629874

14. NECESIDADES U OPORTUNIDADES DEL PROYECTO

Los activos son los procesos y procedimientos del MADR y la base de conocimiento corporativa,
que incluye lecciones aprendidas e información histórica de los proyectos liderados por la PMO
del MADR. Los factores ambientales son, aspectos que no están bajo el control del equipo y que
podrían incidir en el proyecto. Agrupa temas de cultura organizacional, políticas, lineamientos,
estándares y políticas institucionales, sectoriales o propias de la industria, infraestructura física,
y sistema de información de proyectos, entre otros.

15. BENEFICIOS DEL PROYECTO

Término y significado de conceptos y siglas.

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16. ACEPTACIÓN Y FIRMAS

Gerente del proyecto

Jenny Estefany cardenas

Nombre completo
Cargo – Dependencia Gerente
Correo jecardenas@libertadores.edu.co
Teléfono 3186239682

Supervisor del proyecto

Lorena vega
Nombre completo
Cargo – Dependencia especialista
Correo
Teléfono 2458692

Patrocinador del proyecto

Publicar multimedia sas

Nombre completo
Cargo – Dependencia patrocinador
Correo contacto@publicar.com
Teléfono 3126598471

Contratista del proyecto

Juan
Nombre completo
Cargo – Dependencia contratista
Correo supervisor@gmail.com
Teléfono 3125698

Contratista del proyecto

Maria
Nombre completo
Cargo – Dependencia contratista
Correo analista@gmail.com
Teléfono 5629874

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2. Utilización de las herramientas en el caso de MS PROJECT ó GANTT PROJECT ó

GANTTPRO,

por favor presentar un pantallazo de:

1.Diagrama de Gantt
2. Ruta Critica
3.Asignación De Recursos.

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C. Utilización de herramientas de Gestión Proyectos WEB 2.0 (TEAMWORK) por favor

presentar un pantallazo de:
1. Vista general o inicio
2. Tareas activas y/o completadas
3. Hitos
4. Mensajes / comentarios
5. Archivos (información importante para el desarrollo del proyecto) por ejemplo acta de
constitución, plan para dirección del proyecto, descripción ciclo de vida del proyecto, enfoque de
desarrollo, etc
6. Tiempos
7. Riesgos (presentar los riesgos de mayor impacto para el desarrollo del proyecto)
8. Vistas gráfico de Gantt.
9. Otra información que consideren relevante, por ejemplo reportes.

GESTION DE PROYECTO

ACTIVIDAD PREDECESORA DURACIÓN COSTOS U$(POR DIA )

Diseño del chat A NINGUNA 2 100
Diseño del sofware B A 3 200
Diseño del hardware C A 5 250
Diseño de presentacion por rubro D A 5 120
Compra de dominio E NINGUNA 1 100
captacion de informacion F NINGUNA 6 350
implantacion de informacion por rubro G F 4 350
configuracion de estadisticas en tiempo real H G 8 1000
calidad I F 5 250
creacion de usuarios y contraseñas J E 1 100
postulacion de empresas K NINGUNA 3 80
seleccion de empresas L K 1 80
etapa de prueba M I 3 130
seguimiento y control N M 3 120
ajustes de etapa de prueba O N 4 200

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VISTA GENERAL O INICIO

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HITOS

MENSAJES

ARCHIVOS

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TIEMPOS

VISTA DE GRAFICO DE GANTT

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