SISTEMAS DE INFORMACIN Los sistemas de informacin, se definen como procesos que se realizan sobre un conjunto de datos.

Dichos procesos consisten en recogerlos, agruparlos, analizarlos y difundirlos con el fin de realizar actividades de control y toma de decisiones (Tomado de Sistemas de informacin en la empresa, Programa de Enseanza de Epidemiologa y Administracin de Servicios de Salud) Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas:

Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los dato que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clc ulos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase

automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

MLTIPLES SISTEMAS DE INFORMACIN Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

Los Sistemas de Informacin (SI) y las Tecnologas de Informacin (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. Las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas como la integracin y convergencia de la computacin, las telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de informacin, los elementos de poltica y regulaciones, adems de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informtico en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicacin, adems se reconoce que las tecnologas de la informacin constituyen el ncleo central de una transformacin multidimensional que experimenta la economa y la sociedad; de aqu lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformacin impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no slo sus hbitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologas de la informacin tambin debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologas que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organizacin, el individuo o la sociedad misma.

2. LA INFORMACIN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.

Desde hace ya algunos aos las organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.

La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto de la conduccin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra informacin, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cmo se manejan los dems recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de toda la informacin que

es manejada en la organizacin. Aunque la informacin se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que sta no es gratis, y su uso es estrictamente estratgico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fcil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologas de informacin en general, han creado una revolucin informtica en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de informacin generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.

3. QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN?

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware[1]). Sin embargo en la prctica se utiliza como sinnimo de sistema de informacin computarizado.

Los elementos que interactan entre s son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o informacin fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de polticas y reglas de operacin.

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, etc. Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardad en la sesin o proceso anterior. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de los datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un ao base. Salida de informacin: es la capacidad de un SI para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnticas, diskettes, la voz, etc.

3. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Durante los prximos aos, los sistemas de informacin cumplirn los siguientes objetivos: Automatizar los procesos operativos. Proporcionar informacin de apoyo a la toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Con frecuencia, los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su funcin principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en ingls Decisin Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a travs del uso de la Tecnologa de Informacin (TI).

4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administracin y gerencia de empresas. Es por esta razn que todos los profesionales en el rea de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un curso de sistemas de informacin. Por otro lado es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn convirtiendo rpidamente en un ingrediente necesario par el xito empresarial en el entorno global y dinmico de hoy.

Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin es un desafo importante para los gerentes. As la funcin de los SI representa:

Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el xito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administracin de operaciones, marketing, y administracin de recursos humanos. Una colaboracin importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente. Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes. Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el mercado global. Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones de hombres y mujeres. 5. UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL

Estamos viviendo en una sociedad de informacin global emergente, con una economa global que depende cada vez ms de la creacin, la administracin y la distribucin de la informacin a travs de redes globales como Internet. Muchas empresas estn en proceso de globalizacin; es decir, se estn convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se estn expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realizacin de estos cambios estratgicos seran imposibles sin Internet, Intranets[2] y otras redes globales de computacin y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.

Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrcolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fbrica.

En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral est constituida por personas que se ocupan en labores de prestacin de servicios o trabajadores del conocimiento, es d ecir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicacin y colaboracin en equipos y grupos de trabajo, y a la creacin, uso y distribucin de la informacin.

6. ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TI.

Con frecuencia, el uso de la tecnologa de informacin para la globalizacin y la reingeniera de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de informacin que

ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizndolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratgica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de produccin, o crear sitios Web en Internet para comercio electrnico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciacin, como desarrollar maneras de utilizar la tecnologa de informacin para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios nicos. Por ejemplo, suministrar servicios rpidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen.

7. CONCLUSIONES.

En esta pequea introduccin a la visin de cambio que han causado los sistemas de informacin organizacionales, se adquiri un conocimiento bsico de la importancia mediante su utilizacin para automatizar los procesos operativos y su evolucin hacia fuentes importantes de informacin que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantacin y uso apoyando el mximo nivel de la organizacin. Cada da se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante como recomendacin contar con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los Sistemas de Informacin.

El Plan de Sistemas debe contener:

Los sistemas que requiere el rea del negocio, as como sus bases de datos y la informacin que intercambiaran o compartieran. Descripcin detallada de cada sistema y aplicacin incluyendo sus objetivos funcionales y sus bases de diseo.

Todo hardware y software que sern utilizados para el funcionamiento requeridos por el rea de negocio (incluyendo las redes) Mtodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisicin de paquetes, nuevo desarrollo o actualizaciones Esquema de los problemas actuales del area de negocio y de las posibles mejoras que se puedan realizar en cada sistema Anlisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman la arquitectura El plan de sistemas de informacin es uno de los factores ms importantes para el departamento de informtica o sistemas ya que constituye la gua para emprender los proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la adquisicin e instalacin de hardware y software necesarios.

Adems, el plan de sistemas es fundamental para la constr5uccion y desarrollo de un ambiente de alta calidad y productividad ya que:

La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el plan para una determinada rea de negocios define la forma de cmo cada aplicacin desarrollada ser destinada a dar soporte a objetivos claves y estratgicos para esa especifica rea del negocio y, por ende, a la empresa. Se determinara una definicin precisa de los beneficios, alcances y objetivos de cada sistema, lo cual creara soluciones que el negocio realmente necesite. Estos sistemas se ajustaran a las estrategias definidas por la gerencia. Cada proyecto tendr una prioridad fijada por la gerencia, lo que determinara el orden de ejecucin. Cada aplicacin desarrollada podr ser interrelacionada con otros sistemas.

TCNICAS DE RECOPILACIN DE INFORMACIN Los analistas utilizan una variable de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionario, inspeccin de registros y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa. A continuacin se vern cada una de ellas.

ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o sern afectadas por la aplicacin propuesta. El analistapuede entrevistar al personal en forma individual o en grupos.

Recabar datos mediante la entrevista.

La entrevista es una forma de conversacin, no interrogacin! Al analizar las caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre es sistema los analistas pueden conocerlos datos que no estn disponibles en ninguna otra forma.

En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin son importantes. La informacin cualitativa esta relacionada con opiniones, polticas y descripciones cuantitativas tratan con nmeros, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de informacin cualitativa; los otros mtodos tienden a ser mas tiles en la recabacin de datos cuantitativos.

Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma verbal. Como resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rpidamente malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo es ms fcil calendarizar una entrevista con los gerentes del alto nivel, que pedirles que llenen cuestionarios.

Determinacin del tipo de entrevista.

La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una seccin de preguntas y respuestas libres. La atmsfera abierta y de fcil flujo de esta modalidad proporciona una mayor oportunidad para conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde. Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos ms especficos sobre la aplicacin o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.

Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. El formato de respuestas para las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta permi en a los t

entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar. Todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto d posibles e respuestas.

La confiabilidad es solo una consideracin en la seleccin del mtodo de entrevista. Los analistas tambin deben dividir su tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar las respuestas. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparacin, porque no se necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Sin embargo, analizar las respuestas despus de las entrevistas lleva ms tiempo que con las entrevistas estructuradas. De cualquier manera, el mayor costo radica en la preparacin, administracin y anlisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.

Dado que un numero de personas se seleccionara para la entrevista, los analistas deben tener cuidado de incluir aquellas personas que tienen informacin que no se podr conseguir de otra forma. Durante las primeras etapas de un estudio de sistemas, cuando los analistas determinan

La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisin. Sin embargo, durante la investigacin detallada en donde el objetivo es descubrir hechos especficos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio. As, los analistas que estudian ala administracin de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepcin, al personal del almacn y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacn; tambin entrevistaran a los agentes ms importantes.

Realizacin de la entrevista.

La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de xito. Por ejemplo,

un analista que trabaja en la aplicacin enfocada a la reduccin de errores probablemente no tendra xito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentacin equivocada, por ejemplo, si dijera, hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir los errores que presentan aqu. O la introduccin: Estamos aqu para resolver su problema , es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo.

A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse as mismos las siguientes interrogantes:

Qu es lo que me esta diciendo la persona?

Por qu me lo esta diciendo a m?

Qu se esta olvidando?

Qu espera esta persona que haga yo?

Si se considera cada elemento de la informacin contra estas preguntas, los analistas tendrn mas conocimientos no solamente de la informacin adquirida sino tambin de su importancia.

CUESTIONARIO.

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas; sin embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras.

Recabacin de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las

personas apropiadas para recabar hechos con relacin al siste ma. Por supuesto, no es posible observar las expresiones o relaciones de quienes responden a los cuestionarios.

Tambin las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables. Por otra parte, las caractersticas anteriores tambin son desventajas de los cuestionarios. Aunque su aplicacin puede realizarse con un mayor numero de individuos, es muy rara una respuesta total. Puede necesitarse algn seguimiento de los cuestionarios para motivar al personal que responda; todas las respuestas se encontraran en una proporcin entre el 25 o 35%, que es lo ms comn.

Seleccin de formas para cuestionarios.

El desarrollo y distribucin de los cuestionarios es caro; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionario abierto y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionarios abiertos.

Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, en un medio ambiente de ventas al a menudeo, podra recabar mas informacin provechosa de una pregunta abierta de este tipo: Cmopodra simplificarse y mejorarse el proceso de verificacin de crdito para los clientes?

Cuestionarios cerrados.

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este

formato es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma de opinin sobre los aspectos importantes.

Etapas en el desarrollo de un cuestionario

Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rpidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La primera consideracin se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. Qu datos quiere conocer el analista a travs de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura mas til para el estudio y la ms sencilla de entender por parte de los interrogados.

Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya.

Seleccin de quienes recibirn el cuestionario

Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la informacin que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un anlisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es annimo, y no ser posible retirar sus respuestas de la muestra. La realizacin de esto tambin es desgastante y cara.

OBSERVACION Ver es creer! Observar las operaciones le proporciona la analista hechos que no podra obtener de otra forma.

Recopilacin de datos mediante la observacin

Leer en relacin con una actividad del negocio le proporciona al analista una dimensin de las actividades del sistema. Entrevistar personal, ya sea directamente o a travs de cuestionarios, tambin le ayuda y le dice algo ms. Ninguno de los dos mtodos da una informacin completa; por ejemplo, leer en relacin con un viaje en jet no reproduce la experiencia de volar a unos 30 mil pies de altura.

La observacin proporciona informacin de primera mano en relacin con la forma en que se llevan a cabo las actividades. Las preguntas sobre el uso de documentos, la manera en la que se realizan las tareas y si ocurren los pasos especficos como se pre-estableciern, pueden contestarse rpidamente si se observan las operaciones.

Cuando observar

La observacin es muy til cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y como guiar su significado, tambin requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza los documentos y si encuentran dificultades; tambin estn alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan.

MUESTREO

Con frecuencia, en muchas empresas la informacin ya se encuentra disponible para que el analista conozca las actividades u operaciones con las cuales no esta familiarizado. Muchos tipos de registros e informes son accesibles si el analista sabe donde buscar. En la revisin de registros, los analistas examinan datos y descripciones que ya estn escritos o registrados y en relacin con el sistema y los departamentos de usuarios. Esta forma de encontrar datos puede servir como presentacin del analista, si se realiza al iniciar el estudio, o como un termino de comparacin de lo que sucede en el departamento con lo que los registros presentan como lo que debera suceder.

Recopilacin de datos por medio de la inspeccin de registros.

El termino registro se refiere a los manuales escritos sobre polticas, regulaciones y procedimientos de operaciones estndar que la mayora de las empresas mantienen como gua para gerentes y empleados. Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existente, o sistemas de informacin que entran dentro del rea de investigacin, tambin proporcionan una visin sobre la forma en la que el negocio debera conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de almacenamiento de datos) y caractersticas de diseo (controles y verificacin del procesamiento).

Los registro permiten que los analistas se familiaricen con algunas operaciones, oficinas de la compaa y relaciones formales a las que debe darse apoyo. No obstante, no muestran como producen de hecho las actividades, donde se ubica el poder verdadero para las decisiones, o como se realizan las tareas en la actualidad. Los otros mtodos con objeto de encontrar datos estudiados en esta seccin son ms eficaces para proporcionar al analista este tipo de informacin.

Seleccin de los registros para revisin

En la mayor parte de las empresas los manuales de estndares sobre procedimientos de operacin usualmente son obsoletos; a menudo no se mantienen al corriente lo suficiente para sealar los procedimientos existentes. Los diagramas de organizacin muestran como las diferentes unidades deberan relacionarse con otras; pero muchas no reflejan las operaciones actuales.

Actividades obligatorias:

Explique brevemente la realizacin de la entrevista

Liste cuatro situaciones que hagan adecuado el uso de cuestionarios.

Cmo debe ser la seleccin de quien recibir el cuestionario? Defina lo que significa muestreo

Actividades sugeridas:

Liste tres razones sobre el porqu la observacin es til para el analista de sistemas en la organizacin Explique brevemente la fase de muestreo.

Qu tipos de informacin deben ser buscados en las entrevistas?

Recursos para ampliar el tema