Tema 30 OFIMATICA.INFORMATICA Guion-resumen . Proceso de informatizacién de oficinas 1.1. Concepto 1.2. Informatica y ofimética . Concepto de Ofimatica . Productos ofimaticos 3.1. Barra de botones 3.2. Cuadros de didlogo 3.3. Macrocomandos y macros 3.4. Importacién/exportacion 3.5. Visualizacién o zoom 3.6. Previsualizacién o vista preliminar 3.7. GULL. (Graphics User Interface, Interfaz Grafica de Usuario) Procesadores de texto 4.1. Funciones de formato 4.2, Funciones de letra 4.3. Funciones de coreccién y modificacién de texto 4.4. Bama de desplazamiento . Hoja de célculo: Excel 5.1. Funciones 5.2. Definicién de funciones 30-2 . Sistema Gestor de Bases de Datos . Concepto y tipos de Bases de Datos: caracterfsticas y objetivos 7.1. Ficheros de datos 7.2. Bases de datos: conceptos 7.3. Integridad, seguridad y control de redundancia . Correo electrénico 8.1. Descripcién y funcionamiento 8.2. Programas de correo electrénico 8.3. Correo electrdnico basado en Web (Webmail) . Paquetes informaticos integrados. Otros programas de interés 9.1. Generalidades 9.2. Disefio de gréficos de oficina 9.3. La agenda electrénica CMEOrimarica 1. Proceso de informatizacién de oficinas 1.1. Concepto Entendemos por automatizacién de oficinas el conjunto de tecnologias de la infor macién y comunicacién que permiten mejorar la productividad de los trabajos tipicos de oficina. La automatizacién de oficinas, como técnica, recibe los nombres de Ofimatica o Burética, que son expresivos por asf decirlo de la aplicacién de técnicas informaticas a los trabajos rutinarios de las oficinas, o mas precisamente a los trabajos de tipo administrativo 0 burocratico. 1.2. Informatica y ofimatica gEn qué se diferencia la informatica de la ofimatica? Aunque las fronteras no estén claras, el criterio mas operativo de distincién no es tanto que en un caso se apliquen unas tecnologias y en el otro tecnologfas distintas, aunque eso sea hasta cierto punto asf, sino en sus respectivos mbitos de aplicacién. La ofimatica trata de automatizar tareas individuales, mientras la informatica lo hace con tareas colectivas. 2. Concepto de Ofimatica Podemos definir la ofimética como la automatizacién de las tareas que se llevan a cabo en una oficina, Proviene de la contraccién de las palabras oficina e informatica. También es conocida como burética, como la informatica aplicada a la burocracia. En una oficina se realizan gran cantidad de tareas, entre ellas podemos distinguir: — _Elaboracién y envio de correspondencia. — Mecanografiado de documentos, informes y cartas. — Mantenimiento de ficheros, como las copias de seguridad de datos que sean importantes. — Mantenimiento de datos que requieren célculos periédicos, como los estados de cuentas, los documentos contables, etc. — Presentacién de informes, con elementos de sonido, gréficos, animaciones, etc, — Flujo de informacién interdepartamental. Numerosas gestiones en las que, por su tamafio o su complejidad en cuanto a la materia, es necesario que intervenga més de un departamento. — _ Fusionar datos y/o archivos, para obtener otro en el que encontrar integrado datos y/o archivos. AMS. Bags |INFORMATICA 3. Productos ofimaticos Hasta hace unos afios, los programas de procesamiento de texto, hojas de célculo, bases de datos, etc., eran componentes aislados, de forma que adquirir uno de ellos no implicaba relacién ninguna con los demés, Ms tarde, determinadas casas comerciales agruparon una serie de funciones comunes a todos estos programas, creando lo que actualmente se conoce como paquete integrado 0 suite. De los mas conocidos tenemos el perteneciente a la casa Microsoft, el Office, en sus distintas versiones. Todas las aplicaciones que estan incluidas en estos paquetes tienen funciones comu- nes, como todas las relacionadas con la gestién de archivos (abrir, guardar, guardar como..., etc.). Ademds de estas funciones, existen numerosos componentes, que, de forma genérica forman parte de todos los productos ofimaticos actuales. Entre estos componentes podemos encontrar los siguientes: 3.1. Barra de botones Es un conjunto de iconos que tienen una serie de funciones asignadas. Es un camino alternativo a los comandos escritos que se usaban en programas anteriores. Estas barras de botones incluyen las funciones que se suponen més frecuentes. Atin asf, la mayoria de los programas admiten la visualizacién de distintas barras de herramientas, con botones rela~ tivos al trabajo que podamos estar realizando en ese momento. En determinados progra- mas, podemos ademés configurar una barra de herramientas determinada, es decir, pode- mos afiadir, suprimir 0 modificar cualquiera de los botones que contiene. Cateaicuemey 1 aT Aa Ay RAR OD 1%) aspoceor aasbcene ABC NK So dee > ‘ 2" cepnrtennte 3.2. Cuadros de didlogo Son pantallas donde vamos a poder escoger entre ciertas posibilidades que se nos ofrecen, de forma que la funcién que vamos a llevar a cabo nos sea mucho més sencilla. Los cuadros de didlogos son muy numerosos en programas cuyo funcionamiento no es excesivamente complicado, de forma que en aquellos programas con una finalidad més compleja, los cuadros de dislogo estén presentes en mayor ntimero. Elementos que pode- mos destacar en la generalidad de los cuadros de didlogo son: — Determinadas ventanas donde se muestra contenido, generalmente objeto de la decisién. — Botones de opcién. La funcién principal de estos botones es esta- blecer una relacién de opcionalidad, es decir, no son compatibles, 0 elegimos una cosa o elegimos otra. 30-4Orimérica, — Casillas de verificaci6n. Vienen a ser una copia de los botones de opcién, pero sf son compatibles, salvo raras excepciones. — _ Barras de desplazamientos, incluidas generalmente en aquellos cuadros de didlogo que contienen o muestran mucha informacién. — Cuadros de lista desplegable. Cuadro con un botén que nos despliega una serie de opciones, ee eared eons tee Im 3.3. Macrocomandos y macros Las macrocomandos son funciones que se ejecutan tras realizar una pulsacién com- binada de teclas, generalmente 2, por ejemplo Ctrl+N, En determinados programas se permite al usuario elaborar sus propias macros, de una forma muy sencilla. Esta forma consiste en que empieza una especie de grabacién de todos los pasos que realiza el usuario, de forma que una vez que se para esa grabacién, es posible aplicar todos los funciones que se han realizado con posterioridad. La evoluci6n de estas macros ha permitido desarrollar complejas funciones elaboradas por los propios usuarios, que de forma sencilla han conseguido personalizar en cierta forma el funcionamiento del programa, Realmente es una forma facil y visual de programar, y generalmente este lenguaje de programacién es Visual Basic. Una aplicacién muy frecuen- te es para realizar un conjunto de tareas o funciones que se van a llevar a cabo de forma repetitiva. 3.4. Importaci6n/exportacion Es la facilidad que tiene un programa de reconocer los documentos 0 archivos realizados en otros programas. Generalmente, entre programas simi-INFORMATICA lares no existen demasiados problemas. En procesadores de texto es facil manejar docu- mentos en varios tipos de programas. Sin embargo, entre los sistemas gestores de bases de datos, existen mas incompatibilidades, debido a que el lenguaje con el que desarrollan no admiten ciertos intercambios de informacién, provocando que ésta no sea Util en otros programas. Existe la posibilidad de “coger” informacion de un programa y “llevarla” a otro de indole distinta, por ejemplo, entre un procesador de texto y una hoja de célculo. Esto es posible gracias a las funciones de cortar (Ctrl + X) 0 copiar (Ctrl + C) y pegar (Ctrl + V). La funcidn cortar tiene el efecto de trasladar, mover la informacién de un sitio a otro, mien- tras que la funcién copiar duplica dicha informacion. Pegar nos va a permitir literalmente ‘insertar” esta informacidn en el lugar que hayamos designado. 3.5. Visualizacién 0 zoom Es la distancia a la que vamos a ver el documento, la hoja de célculo, etc. Esta herra~ mienta es utilizada, por ejemplo, cuando necesitamos ver el documento de trabajo més lejos (mas pequefio) para tener una visual de cémo puede quedar en cuanto a la situacién, si esta centrado, 0 es necesario que retoquemos con las herramientas correspondientes. El cambio en la distancia a la que vemos el documento no implica cambio ninguno en el mismo, solo contleva verlo més lejos o més cerca. Generalmente se suele medir la distancia a la que lo vemnos en cuanto a un porcentaje. 3.6. Previsualizacion o vista preliminar Es una caracteristica incorporada en la mayorfa de los programas actuales, consistente en la presentacién del documento de trabajo de forma exacta a como va a quedar impreso. Este modo de previsualizacién se denomina también WYSIWYG (What you see is what you get), que traducido literalmente podrfa significar “Lo que ves es lo que hay, lo que tienes”. 3.7. G.U.1. (Graphics User Interface, Interfaz Grafica de Usuario) Esta propiedad viene a contener todas las facilidades de manejo que posea un progra~ ma de forma gréfica, es decir, el ntimero de cuadros de didlogo, de barras de herramientas que permitan manejar botones en lugar de los mentis. Evidentemente, mientras mas facil sea mangjar un programa, mejor. Si ademés, esta facilidad de manejo es visual, que se supone més sencilla que los comandos escritos, mucho mejor. 4. Procesadores de texto Un programa de tratamiento de textos es un programa de aplicacién que permite a un ordenador procesar textos. Los programas de tratamiento de textos han sustituido a las maquinas de escribir no solo porque son més répidos sino fundamentalmente porque permiten manipulaciones del texto imposibles de realizar por la més avanzada maquina de escribir. 30-6Orwmérica Mientras que las maquinas de escribir actuales slo permiten correcciones en el texto (correcciones de errores ortogréficos, de mecanografia...), los ordenadores ofrecen la posi- blidad de realizar estas correcciones y cualquier tipo de modificacién del texto (cambiar el orden de los parrafos, introducir nueva informacién, modificar los margenes...) sin necesi- dad de repetir el documento. Después de cargar el programa de tratamiento de textos, el usuario queda en disposi- cién de introducir en el ordenador los textos que desee, a través del teclado. A dichos textos se les podré aplicar diversas funciones para facilitar su escritura y para mejorar su aspecto. Por ultimo, los documentos se grabardn en disco para su conservacién y se obtendré una copia impresa. Si posteriormente se necesita hacer algtin cambio sobre el documento, no habrd necesidad de volver a teclearlo, puesto que esta grabado en el disco y se puede recu- perar todas las veces que se quiera. Entre otros tratamientos de texto destacamos Word y WordPerfect. Veamos a continuacién algunas de las funciones que se pueden aplicar sobre un texto: 4.1, Funciones de formato Van a ser aplicadas al texto para cambiar su apariencia en conjunto, es decir, no a los caracteres, sino més bien al aspecto de un parrafo, de una parte del documento, o del documento entero, a) _Interlineado. Es la distancia que separa las distintas Iineas de texto. Baséndonos en el funcionamiento de las maquinas de escribir, el interlineado puede ser senci- Ilo, de un espacio y medio y doble, Los procesadores de texto actuales permiten, ademés usar otro tipo de interlineado, como el miiltiple, el maximo, etc, b) Mérgenes del documento, Los mérgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Bastan con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo y derecho, Ademés, existe el margen de encuadernacion (gutter), que es el espa cio de la hoja que ser ocupado por la encuademacién. ©) Sangria. Es la distancia que existe entre el texto y el margen. De forma genérica hay tres tipos, la izquierda, la derecha y la especial. En los dos primero tipos, todo el texto se desplaza hacia un lado o hacia otro segtin sea. El tipo especial tiene dos posibilidades: de primera Ifnea o francesa. Sangria de primera Iinea Sangria francesa Este texto esté con una sangrfa de Este otro texto tiene aplicada una sangrfa lprimera linea. Se nota porque la francesa, y se nota porque todo el lmera linea guarda una mayor distancia _texto esté mas distanciado del mar- Icon respecto al margen que el resto del__gen, excepto la primera linea, que texto. estd mds pegada,INFORMATICA d) Alineacin. También denominada justificacién, es la posicién que tiene el texto con respecto a un eje imaginario. Los distintos tipos de alineacién son: Alineacién izquierda ‘Alineacion derecha__| _ Alineacién centrada Este texto estd alinea- | Este texto estd alineado ala | Este texto estd alineado al ldo a la izquierda, ajustado ) derecha, ajustado a un eje | _centyo, ajustado a un eje la un eje imaginario supues- | imaginario supuestamente | imaginario supuestamente ltamente fjado en el lado fijado en el lado derecho fijado en el centro iequierdo. Alineacién completa Alineacién Total Este texto tiene ali~ Este texto tiene ali- Ineacién completa, ajusta- | neacién total, ajusta~ ldo a dos ejes imaginarios | do a ambos lados, pero lsupuestamente fijados en | la diltima linea es forzada lambos lados, y termina la | para llegar hasta el final, juiltima linea. hasta el margen derecho, fe) Columnas tabulares. Es una forma de distribuir la informacién estableciendo una serie de marcas que van a servir de tope para cada columna. La forma de introducir la informacién es de izquierda a derecha, por columnas. Para pasar de una columna a otra utilizaremos la tecla TAB. Sevilla Cadiz Huelva Cérdoba Jaén Almeria Malaga Granada Sevilla Cadiz Huelva Cérdoba £) Columnas periodisticas. Es otra forma de expresar la informacién en columnas, s6lo que de esta forma empezamos a escribir de arriba hacia abajo, y cuando terminamos la columna, nos dirigimos a la siguiente. Esta es otra forma de escribir la escribe de arriba hacia abajo hasta informacién. Difiere de las columnas _ llegar al final de la columna, y después tabulares en que la informacién se _empezamos en la otra. g) Tablas. Es una forma de encasillar informacién en una serie de celdas, donde no hay un orden preestablecido para la escritura. Sevilla | Cadiz Huelva Cérdoba [Jaén Almeria Mélaga [Granada _| Sevilla bh) Regla horizontal, Muestra los valores del pérrafo que contiene el punto de insercién, Se utilizan para cambiar los valores de sangria, mérgenes y anchos de columna. 30-8OrtmArica 4.2. Funciones de letra Este tipo de funciones va a ser aplicadas a la letra de forma aislada, es decir, podemos aplicar estas funciones a una sola letra, 0 para destacar una palabra dentro de un parrafo, Estas funciones son: a) b) ° 4.3. Funciones de correct Tipo de letra, fuente o font: es el tipo de letra que vamos a usar para escribir el texto, como la letra Arial, Times New Roman, Courier, etc. Cuerpo de letra: este concepto hace referencia al tamafio que vamos a usar, Generalmente se mide por puntos, Estilo de fuente: es el aspecto visual que va a tener la fuente. Normalmente en este concepto se engloban los formatos més usados, negrita, cursiva y subrayado. En algunos procesadores también encontramos los efectos, consistentes en un conjunto de funciones aplicables a las letras que le dan un aspecto distinto del original, como tachado, sombra, hueca, etc. in Y modificacién de texto Este tipo de funciones abarca todas aquellas que nos van a permitir manejar el texto, independientemente del formato (aspecto) que tengan. Estas funciones (algunas muy sen cillas y evidentes) son las siguientes: a) b) Introduccién, Podemos introducir informacién en cualquier parte del documen- to, ya sea al principio, al final o en la mitad de documento. Si conviene distinguir entre escribir (0 introducir) y sobreescribir. En el primer caso el texto se va introduciendo el texto, “empujando” el texto que tenga detrds, de forma que el texto nuevo se va afiadiendo en el medio del texto antiguo. En el segundo caso el texto nuevo que vayamos escribiendo va a sustituir al texto antiguo, “sobrees- cribiendo” lo anteriormente escrito. Borrado, En un procesador de texto es posible eliminar texto, tanto una palabra, una frase, una parte del texto o el texto entero, También aquf conviene distinguir entre eliminar y suprimir. Conceptualmente pueden suponer lo mismo, pero funcionalmente son distintos. Eliminar texto supone que el cursor se va a despla- zar hacia la izquierda, “quitando” el texto que se encuentre. Suprimir texto sin embargo fija el cursor y es el texto que estd a la derecha el que se va moviendo hacia la izquierda, elimindndose al llegar al mismo. — Para eliminar texto utilizaremos la tecla — Para suprimir texto activaremos la funcién suprimir con la tecla Mover. También lo podemos entender como trasladar texto de un lugar a otro. Actualmente esta funcién es més conocida como cortar (Ctrl + X), que leva consigo adosada la funcién de pegar (Ctrl + V), que coloca el texto en el lugar deseado.INFORMATICA d) e) 8) h) i) 44, Copiar (Ctrl + C), A diferencia de la funcidn anterior, copiar no mueve el conte- nido, sino que lo duplica. También lleva adosada la funcién pegar, con la misma finalidad, Para seleccionar el texto que queremos copiar pueden utilizarse las teclas Maytisculas y las teclas de direccidn del cursor. Deshacer. Invierte el tiltimo comando o elimina la tiltima entrada que haya escrito, Para invertir varias acciones al mismo tiempo hay que pulsar sobre el comando y a continuacién hay que pulsar sobre la accién que se desea deshacer. El nombre del comando cambia a imposible deshacer si no se puede deshacer la tiltima accién. Buisqueda de palabras. Podemos localizar palabras, cadenas de texto y ademés permite la sustitucién del texto objeto de la bisqueda. Se incorporan herramien- tas para que esta sustitucién se pueda hacer de una forma general y muy fécil- mente. Correccién ortografica. Para hacer esta correcci6n ortogréfica, el procesador de texto hace una comparaci6n con una lista de palabras que tiene, sefialando como falta ortogréfica cualquier palabra que no esté incluida en esta lista. Esto quiere decir que una palabra bien escrita puede no estar incluida en este listado, y como consecuencia nos la indique como incorrecta. La mayorfa de los procesadores de texto ofrecen la posibilidad de incorporar estas palabras nuevas al listado, de forma que pueden servir para corregir documentos posteriores. Numeracién, tanto de paginas como de Ifneas. Herramientas tiles a la hora de querer modificar un determinado contenido, sabiendo que estd localizado en una linea determinada, 0 en una pagina determinada Encabezado y pie de pagina. Elementos que, en un principio son fijos en todas las paginas, aunque se pueden configurar. Su finalidad es expresar un determina- do texto en todas las paginas, como por ejemplo el titulo de un libro y su autor en el encabezado, y el niimero de pagina en el pie. Barra de desplazamiento Son unas barras sombreadas que se encuentran en los lados derecho e inferior de la ventana del documento, Se utilizan para desplazarse a otra parte del documento (arriba 0 abajo, o de izquierda a derecha). 5. Hoja de cdlculo: Excel Una hoja de célculo, como su propio nombre indica, nos va a servir fundamentalmen- te para realizar operaciones de tipo matematico, aunque, con los avances tecnolégicos tan- tas veces comentados, hoy en dfa, una hoja de célculo ofrece muchas més posibilidades. Su creacién tuvo como finalidad inicial sustituir a los libros de cuentas contables, en los que el uso del papel no ofrecia tantas opciones. Uno de los programas de célculo mas conocido y utilizado es Excel, de la empresa Microsoft. 30-10Orimarica vis otic formant 120 tomatoe Bemersecas Preven arama = by 2 A 5 c ° « . 6 ” Loeb 1 [Titties] compra fenevroste)f conta etat | Vania _| Benetide | canstdd itat 2 | asoo “| a226 | ss6r.e1 | texsis.es | 2100 |-asvoonsi] —s04s0i5 > [ilies] campra [En auras (jl Cantidod total | varia atid aa 6 “2100 |" 93.46 | avou.7s | 10293636 | 91.00 7411523, 3 | "Wiuios —[Commara [en euros (O] Contldadtotal [Venta | Senetiio | Cantidod total 2100 [27.92 | deas.s0 | “97385.04 [2100 | 107069 [10470573 13 | Thulos [Compra [en euros 5] Cnidad ial [Verna 14 | 4o.00[ 20.7 | 3356.01 | 1342089 | 31,00 —| s3aso1 | 13962648 17 [tates [compra [en euros (| Cantided toto | Varna | Benefide | Gonidad iol w [25.00 | 39.67] 327201 | sie2032 | 2100 fairer : es a - Hoja de edlculo de Microsoft Excel Una hoja de calculo esta formada por columnas y filas. La interseccién de ambas se denomina celda. Una necesidad fundamental en las hojas de célculo es la referencia a las celdas, para localizar datos, para realizar operaciones, etc, Para poder usar estas referencias es imprescindible que todos los elementos tengan un nombre o un identificativo. Para abrir un archivo nuevo, un nuevo documento, grabar, imprimir, etc, pulsaremos en el comando correspondiente que encontremos en la barra de herramientas. Las columnas se denominan con letras y las filas se denominan con ntimeros. De esta forma, las celdas se denominan por la letra de su columna y por el ntimero de su fila, por ejemplo At. Debido al gran nuimero de filas y columnas, toda la informacién que esté en la hoja no es posible verla en la pantalla, Por este motivo es necesario moverse por la hoja, y a este desplazamiento por la pantalla se le denomina scrolling. La forma de usar una hoja de célculo, en un caso general es la siguiente: — _Definicién del contenido mediante los rétulos de datos, es decir, el estableci- miento de los nombre de los tipos de datos, por ejemplo: Nombre, Apellidos, DNI, etc. —_Introduccién de los datos y las cantidades numéricas en su caso. — Establecimiento de las relaciones y las operaciones necesarias para obtener unos resultados concretos.InrormAnica 5.1. Funciones Una de las funciones més importantes de las hojas de célculo es que permiten recal- cular, es decir, en una operacién donde intervengan varios operadores, si cambiamos el valor de alguno de esos operadores, cambia automaticamente el valor del resultado. Esta funcidn, en hojas donde los célculos sean complejos facilita enormemente el trabajo, evi- tando que tengamos que rehacer multiples operaciones. Esta funcién nos abre muchas posibilidades, por ejemplo en el campo de los resultados simulados, es decir, con esta herramienta podemos hacer un presupuesto variable en funcién de una serie de factores. Dependiendo del valor que asignemos a estas variables, conseguiremos unos resultados u ottos en el valor final del presupuesto. En cuanto a las celdas en sf, el formato de ellas se refiere a la limitacién en el ntimero maximo de caracteres que podemos introducir. Asf mismo, podemos ajustar el tamafio de las celdas, pero teniendo en cuenta lo siguiente: las columnas son modificables en cuanto al ancho, pero no al alto. Con las filas ocurre al contrario, la caracterfstica que podemos variar en este caso es el alto, definiendo asf el tamajio de las celdas. También hay que tener en cuenta que cuando modificamos el ancho de una columna, cambiamos el ancho de todas las celdas que estén contenidas en esa columna, El mismo caso se nos da en las filas. Si lo que queremos es que todas las celdas tengan el mismo ancho, excepto una en concreto, existe la posibilidad de unir celdas, lo que me va a per- mitir tener celdas de distinto tamafio en la misma columna o en la misma fila. También €s posible duplicar, mover, insertar filas y columnas. Utilizando el comando Autoformato podemos asignar autométicamente un estilo a las celdas seleccionadas (fuente, borde, nuimeros, disefio y alineacién). En una hoja de célculo podemos introducir una gran diversidad de datos, desde ntimeros, texto, fecha, formulas matemiticas, moneda, contabilidad, etc., de forma que cuando introducimos datos, no es necesario escribirlos exactamente, sino que el programa asigna automiticamente el formato (tipo de dato) que hayamos designado. Una de las funciones anexas que se incorporan en una hoja de célculo es la represen- tacién gréfica de los datos que estan incluidos en la hoja, Esta representacién grafica es un grafico de tipo estadfstico: 4to trim, 30-12Ormdrica Podemos resumir como las funciones ms usuales de una hoja de célculo las siguientes: — Introduccién de datos. Situado en una celda se teclea el ntimero, texto o for- mula correspondiente y se pulsa ‘Retorno’. — Formato de celda. Eleccién del ancho de columna y alto de fila, alineacién hori- zontal y vertical de una celda, formatos numéricos, tipos de letra, bordes. — Rangos. Seleccién de un rango, mover y copiar rangos, Rellenos de rangos con series (aritmética, geométrica, cronolégica, etc.), denominacion de rangos. — Funciones predefinidas. De busqueda y referencia de celdas, de fecha y hora, de ingenierfa, de texto, estadisticas, financieras, Idgicas, matematicas, trigonomé- tricas, de bases de datos, etc. — Gréficos, Creacién de gréficos a partir de datos de la Hoja de Célculo, eleccién de estilo de graficos, personalizacién del grifico. fe Seleccione um tipo de aatice: fens Barras ‘nilog | Radar — XY Dispersién | Agar 3D Ose |b hl | Gireular 3D [Supeicie 30 e 2 — Base de datos. Creacién de listas, ordenacién, filtros, buisquedas. — Macros. Creacién, denominacién y ejecucién de macros, eliminacién de macros. — Gestién de archivos. Archivar, recuperar, eliminar, combinar. — Imprimir. Selecci6n del rango a imprimir, saltos de pagina, seleccién de impresora, previsualizacin. En cuanto al formato de celda, que no hay que confundir con el formateo, hace refe- rencia al aspecto de la celda en si, es decir, el tipo de letra que usamos, los efectos que lleva incorporada esa letra, el tipo de borde, el relleno, los colores que usemos para distinguir un tipo de celdas de otras, etc. CTE 30-13INFORMATICA Cuando lo que seleccionamos para trabajar es un conjunto de celdas unidas, estamos trabajando con un rango de celdas. Esto es muy util, porque permite aplicar cualquier tipo de funcién que necesitemos a todo el conjunto, evitando asf tener que hacerlo una por una. Existen ademés numerosas funciones con las que vamos a poder realizar operaciones matematicas, logicas, financieras, etc., de muy diversos tipos. En algunos programas existe la posibilidad de que un asistente vaya guiando al usuario para realizar este tipo de tareas. En cuanto a bases de datos, debido a que la vista general de una base de datos es la misma estructura que una tabla, una hoja de célculo puede servirnos para almacenar datos con vistas a elaborar una base de datos. De hecho, se suelen incorporar algunas herramien- tas para manejar los datos de la hoja como una pequefia base de datos, es decir, se incluye la posibilidad de realizar formularios, consultas, filtros, etc, También se incorpora una herramienta muy ttil, las macros, que nos van a permitir elaborar pequefias funciones compuestas de una forma muy sencilla. Estas macros nos dan la posibilidad de agrupar en una sola las funciones que vayamos a usar de una forma un tanto habitual, de forma que al pulsar un botén determinado o una combinacién de teclas que le asignemos se ejecutardn todas las funciones juntas. 5.2. Definicién de funciones A continuacién vamos a definir algunas de las funciones més habituales de una hoja de célculo: — Alto y ancho de celdas, como se ha comentado anteriormente. El alto hace referencia a las filas y el ancho hace referencia a las columnas. — En cuanto a la orientacion del texto, hay varias posibilidades, texto horizontal, texto vertical y algunos casos texto en diagonal. — Formato de los ntimeros. Se aceptan varias formas de escribir cantidades numé- ricas, normal (132546), normal con decimales (1234,56), normal con decimales y separacién de miles (1.234,56), monetario (1.234,56 €), con fracciones (2/8). — Tipos de letra. Cambia el aspecto de letra actual y el tamafio, el aspecto o el color. Entre los tamafios tenemos pequefia, normal, grande etc. y, actualmente con Windows, las denominadas Tne Type que se pueden especificar el tamatio en puntos. Entre los aspectos podemos elegir negrita, subrayado, cursiva, etc. — Bordes. Son los limites de las celdas, a los que podemos aplicar un formato u otro, como borde exterior, borde interior, grueso, lateral, superior, etc. — Seleccién y denominacién de rangos. La seleccién de los rangos, generalmente hecha con el ratén no tiene un orden especifico, es decir, se puede hacer de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha, 30-14Orimarica, etc, Pero lo que sf va a ser fija es la denominacién del mismo. Es decir, indepen dientemente de la forma en que seleccionemos el rango, la denominacién va a seguir la norma de tomar como inicio la esquina superior izquierda y terminar en la esquina inferior derecha, por ejemplo A1-D4. — _ Relleno de rangos con series, Se rellena un rango de celdas seleccionado con una serie de ntimeros o fechas. A la primera celda se le asigna un valor inicial, se da un incremento y, automaticamente, se rellenan todas las demas celdas. La serie puede ser aritmética o lineal, calcula la serie al agrupar el incremento a la celda anterior; geométrica, calcula la serie al multiplicar por el incremento la celda anterior; cronolégica, calcula la serie al agregar una unidad de tiempo a la celda anterior. — _ Denominacién de rangos. Damos un nombre a una celda o un rango de celdas para utilizarlo como variable de una formula. — Funciones, Existen una gran variedad de funciones que se pueden utilizar en una Hoja de Célculo y cada fabricante intenta aumentar la oferta. Las funciones més usuales son: suma de los valores de un rango; media aritmética de los valo- res de un rango; maximo y minimo; funciones trigonométricas, seno, coseno, etc.; funciones financieras de amortizacién de capital, interés, rendimiento, etc.; funciones matematicas, entero, logaritmo, etc.; funciones estadisticas, desviacién tipica, probabilidad, etc. — Eleccién de estilo y personalizacién de grafico. Se puede elegir entre gréficos de barras, de columnas, de lineas, de éreas, tartas, gréfico XY, en 3 dimensiones, de superficies, etc. En la personalizaci6n se pueden poner leyendas, titulos, nom- bres a los ejes, girar los ejes, textos, etc, — Filtrar una lista. Encontrar un subconjunto de los datos contenidos en una lista segtin unos criterios de buisqueda, Entre las principales Hojas de Calculo actuales podemos sefialar Lotus 1, 2, 3, QUATRO PRO y Excel. 6. Sistema Gestor de Bases de Datos Estos programas se crearon para trabajar con mis facilidad en caso de disponer de grandes cantidades de informacion. Almacenada y clasificada la informacién en memoria secundaria (es decir, creada la base de datos y grabada en un soporte magnético en general) necesitamos indicar al orde- nador cémo queremos que trabaje con esa informacién. Es aqui donde encontramos las ventajas principales del archivo electroni- co, ya que puede realizar funciones como:Inrormanica — Cargar y actualizar ficheros. — Recuperar y relacionar informacion. — _ Realizar informes escritos en un determinado formato de la informacidn exis- tente en el fichero. Al conjunto de informacién contenida en la base de datos y programas de aplicacién para su creacién, modificacién, actualizacidn, recuperacién y realizacién de informes escri- tos se denomina sistema de gestién de base de datos (SGBD) 0 DBMS (de Database Management System). Finalmente destacar que algunos DBMS ofrecen la posibilidad de programar operacio- nes especiales, Son sistemas de bases de datos que cuentan con lenguajes de programacién propios de modo que podemos acudir a empresas de programacién para que nos desarro- Ten un programa a medida para la realizaci6n de alguna funcién especial. Generalmente, el lenguaje de programacion de estas bases de datos se divide en dos partes: DDL (Data Description Languaje, o lenguaje de descripcién de datos). Se usa para describir las caracte- risticas de los datos: nombres de los campos, longitud, relaciones entre ellos, etc. E! DML (Data Manipulation Languaje, 0 lenguaje de manipulacion de datos) es el lenguaje que nos permite consultar base de datos, pedirle informacién, afiadir datos, eliminar datos, etc, Entre los requisitos que debe cumplir una Base de Datos tenemos; — Acceso multiple: es posible que varios usuarios puedan utilizar la informacién almacenada en una misma Base de Datos. — Flexibilidad: se pueden utilizar varios métodos de acceso orientados siempre a optimizar el tiempo de respuesta. — Seguridad: posibilidad de controlar el acceso a la informacién, impidiendo su uso a personas no autorizadas. — Proteccién contra errores: existen mecanismos de recuperacién en caso de fallos del ordenador o del propio usuario, — Independencia del soporte de almacenamiento. — Independencia ldgica: pueden modificar los datos que contiene la Base de Datos o las relaciones existentes entre ellos sin afectar a los programas que los usan, Las distintas técnicas para definir las relaciones entre datos han dado lugar a los distin- tos tipos de Bases de Datos, los cuales se clasifican tradicionalmente en tres grupo: — Base de Datos Jerarquica. Solo maneja estructuras en drbol. Se dice que una Base de Datos es Jerarquica cuando solo permite establecer, entre elementos, relaciones uno a muchos. Fisicamente esta estructura se almacena usando punteros como enlace entre los distintos registros. ( ae 30-16OrimArica SUCURSAL ID, SUCURSAL. DIRECCION JEFE OFICINA EMPLEADA, ID. OFICINA | } 1D, SUCURSAL | | DIRECCION ID. EMP. || NOMBRE || 1D. SUCURSAL Yv HOS NomerE || EDAD SEXO — Base de Datos en Red. No hay limite ni en el tipo ni en los registros que pueden intervenir en las distintas relaciones que se pueden usar. Permite usar conexiones muchos a muchos. Podemos decir que las Bases de Datos Jerdrquicas son un caso particular de estas en las que se establecen relaciones dato a dato. El problema de esta estructura es que al aumentar el ntimero de datos se complican excesiva- mente los enlaces entre ellos y la forma de acceder a los mismos. | Curso 1 Curso 2 Curso 3 | Alumno Alumno Alumno | Alumno Alumno — Base de Datos Relacional. Se pretende obtener més flexibilidad que con las Bases de Datos anteriores, més rigor en el tratamiento de la informaci6n. Estas Bases estan formadas por tablas o estructuras bidimensionales que incluyen una sucesi6n de registros del mismo tipo. Archivo secuencial <—» Relacién <—» Tabla Registro <—> Tupla <—> Fila Campo «<—» Atributo <—» ColumnaINFORMATICA 7. Concepto y tipos de Bases de Datos: caracteristicas y objetivos Los ordenadores trabajan no solo con datos individuales, como puedan ser un precio 0 un cédigo, sino con conjuntos de datos ldgicamente relacionados. Una estructura de datos 0 tipo de datos estructurado es un tipo construido a partir de otro tipo de datos. Se dice que una estructura de datos es homogénea cuando todos los datos elementales que lo forman son del mismo tipo. En caso contrario, se dice que la estructura de datos es heterogénea. En las aplicaciones mecanizadas, el ordenador deberd ejecutar operaciones con gran- des conjuntos de datos, que para poder ser manejados racionalmente poseerén cierta estructura légica, y estardn, almacenados de acuerdo a una estructura fisica. Estos grandes conjuntos de datos reciben el nombre de Ficheros, Las Bases de Datos 0 Bancos de Datos son grandes conjuntos de informacién interre- lacionada. Su utilizacién es cada dfa mayor, y pueden considerarse como el tiltimo paso en Ta creacidn de estructuras de informacion. El objetivo de una Base de Datos es en tiltimo término el disponer de una estructura de manejo cémodo, que evite la gestidn de multiples ficheros individuales, muchas veces con informacién duplicada y cuyo mantenimiento es muy laborioso. Una Base de Datos es en definitiva un conjunto de ficheros en donde existe una interrelacién entre los datos que la componen, permitiendo acceder a un mismo dato por multiples caminos, por varios indicativos distintos. 7.1, Ficheros de datos 7.1.1, Introduccién La informacién puede ser almacenada en soportes magnéticos en forma codificada (es decir, cada cardcter representado por un byte). Para que esa informacion almacenada sea susceptible de tratamiento informatico debe estar estructurada, organizada. Cuando hablamos de estructuras de almacenamiento de datos, nos estamos refi- riendo a formas “Idgicas” de organizacién de datos que tendrén asociadas formas “fisicas” de almacenamiento. La estructura tipica de almacenamiento de datos en informatica es el fichero, concep- to que tambien se aplica a formas de organizacién de informacién de soporte papel y cuyo significado, como vamos a ver, es similar en ambos casos. Para aclarar los conceptos que vamos a definir mas adelante, consideramos el ejemplo de una biblioteca. Para gestionar una biblioteca suelen existir umo o varios ficheros, com- puestos por fichas donde se anotan ciertas informaciones sobre los libros existentes en la biblioteca. 30-18Orimarica, Veamos qué sistemas de ficheros pueden ocurrirsele al responsable de la biblioteca para una gestién manual de los mismos. Un primer sistema podria estar basado en un fichero maestro en el que cada ficha contendrfa todas las informaciones que nos interese de cada libro y que estuviera ordenado por un ntimero atribuido a cada libro segtin el orden de entrada en la biblioteca. Con ese fichero tendrfamos registrada toda la informacién de los libros de la biblio- teca que nos interesa, pero tiene el inconveniente de que si quetemos encontrar los libros de un determinado autor no nos queda més remedio que pasar por todas las fichas, desde la primera a la tiltima, Para resolver ese problema existe la solucién de crear un fichero indice en el que cada ficha solo tendré dos datos, el autor y el ntimero del libro citado anteriormente, Si ese fichero est4 ordenado alfabéticamente por el nombre del autor, consultando ese fichero podemos tomar nota répidamente de los ntimeros de los libros del autor deseado y luego ir directamente a ellos en el fichero maestro para consultar el resto de la informacién (el titulo, la editorial, el ato de publicacién, etc.). De la misma forma podemos crear un fichero indice por autores podemos hacer lo mismo para materias u otras informaciones. Un segundo sistema, suponiendo que solo interesa acceder a los libros por autores y materias, serfa crear, dos ficheros paralelos, en los que las fichas de cada uno tuviesen la misma informacién —toda la que interese de cada libro— y ordenados, respectivamente, por autores y materias (que seria la informaci6n que aparecerfa destacada en la cabecera de la ficha). De esta forma se encontraria la informacién deseada de forma répida. En el caso del primer sistema, el bibliotecario tiene menos trabajo que en el segundo, ya que, aunque tiene que rellenar tres fichas por cada libro que entra en la biblioteca, en dos de ellas solo anota dos datos, mientras que en el segundo sistema tiene que repartir la totalidad de la informacién para la segunda ficha. Por el contrario, probablemente, el usuario de la biblioteca encuentre mas cémodo el segundo sistema que el primero. De este ejemplo podemos destacar lo siguiente: — launidad de trabajo del bibliotecario es el libro. — Cada ficha de un fichero se refiere a un libro, pero su contenido informativo depende del objetivo del fichero. — El principal problema del bibliotecario es cémo organizar los ficheros para que los ustiarios de la biblioteca encuentren facilmente los libros que desean (en otras palabras, qué métodos de acceso deben existir para localizar libros). — _Elcontenido informativo a recoger de un libro consta tanto de datos que existen en el libro en sf (como el titulo, el autor, el afio de publi- caci6n, la editorial, etc.), como de datos propios de la biblioteca (elINFORMATICA estante donde est depositado, si esté en préstamo o no, etc.), como datos que “construye” el bibliotecario (el ntimero asignado al libro, la materia de la que trata, etc.). Todo ese proceso: determinar qué ficheros hacen falta, cudl debe ser su organizacion, qué métodos de acceso a la informacién deben existir, qué datos deben construirse, etc., es el proceso de estructurar y almacenar informacidn, que va a tener un sentido muy definido en términos informaticos. 7.1.2, Conceptos basicos Los tres conceptos bésicos relativos al almacenamiento informatico de datos son fichero, registro y campo. Estos conceptos, como hemos dicho, son conceptos légicos, abstractos, que se apli- can a formas de estructurar y almacenar informacion, y que, en estos términos, podemos definir como sigue. — Un fichero es un conjunto organizado de elementos que representan “informa- tivamente” una entidad individualizable por tener un significado propio. — Un registro es un elemento de un fichero formado por el conjunto de datos que son aplicables a la entidad considerada. — Un campo es un elemento de un registro formado por una informacién que debe ser tratada como una unidad. Volviendo al ejemplo anterior, registro equivale a ficha, es decir, un conjunto de informaciones de un libro (la entidad considerada). Fichero es un conjunto homogéneo de registros. Campo es cada uno de los datos de un registro (el autor, el titulo, etc., se almacenan en campos). En otras palabras, un fichero es un conjunto de Registro formados por un conjunto de campos. Como vernos, el campo es la entidad de menor nivel y representa una informacién que va a ser tratada como una unidad. Se puede hablar de Campos alfabéticos, numéricos y alfanuméricos, segtin que la informacién contenida sea exclusivamente alfabética (letras), exclusivamente numérica 0 mezcla de ambas, respectivamente, Un campo que presente titulos de libros, por ejemplo, debe ser alfanumérico si quiere poder almacenar el titulo “Espafia, 1936-1975”. Hemos repetido que los conceptos de fichero, registro y campo son conceptos Idgicos. Con esto queremos decir que su definicién operativa en un determinado contexto debe ser definida en términos Idgicos, al margen de cualquier consideraci6n fisica o de hardware (por decirlo asf). 30-20Orimarica, Un solo ejemplo, el nombre de un autor puede ser representado en uno o varios campos dependiendo del uso que vayamos a hacer de la informacién. Asi, si lo representa mos por un solo campo quiere decir que eso (el conjunto de su nombre y apellidos) es lo que va a ser tratado como una unidad. Si, por el contrario, empleamos un campo para el nombre, otro para el primer apellido y otro para el segundo, esas serdn las informaciones que podremos tratar como una unidad. En el primer caso, por ejemplo, no podrfamos saber (de forma facil) cudntos libros existen de autores cuyo nombre sea Miguel, cosa que sf podrfamos saber si hay un campo sdlo para el nombre. 7.1,3. El almacenamiento de datos Un fichero informatico compuesto de registros, a su vez compuestos de campos, puede almacenarse en soportes magnéticos y, a través de las correspondientes operaciones de lectura/escritura ser susceptible de proceso informético. Desde un punto de vista informético, la unidad elemental suele ser el registro en el sentido de que, normalmente, es todo un registro el que es leido o escrito. Lo anterior nos introduce en los conceptos de registro I6gico, que suele conocerse simplemente como registro, y registro fisico. Un registro légico es un conjunto coherente de informaciones agrupadas (el conjunto de los datos de un cliente, de un articulo, etc). Un registro fisico es la unidad de informacién que un determinado soporte lee o graba de una sola vez, y serd un bloque de cinta, un sector de disco, etc. El tamafio de un registro fisico depende de cada dispositivo, y no tiene por qué guardar relacién alguna con el tama- io de los registros Idgicos. Segtin lo dicho, en un registro fisico podré haber un registro légico, varios, o sdlo parte de uno. EI tamafio de un fichero informético se mide en bytes o alguno de sus muiltiplos. Para determinar el tamaiio de un fichero hay que saber cuantos campos componen un registro, qué longitud tiene cada uno (la longitud de un campo es su ntimero de bytes) y cudntos registros tiene el fichero. Asf, por ejemplo, un fichero compuesto de 1.000 registros, en él cada registro esta for- mado por el campo-1 de longitud 50, el campo-2 de longitud 30 y el campo-3 de longitud 20, ocupard 100.000 bytes 0 100 Mb, Lo anterior se aplica a los llamados registros de longitud fija, en los que existe una espacio predeterminado para cada campo, que podrd llenarse o no de informacién (por ejemplo, si un campo de nombre tiene longitud 20, cuando se aplica el nombre Antonio desperdicia 13 bytes, ya que Antonio puede representarse con 7 bytes). Para evitar el inconveniente anterior, ya que se ocupa espacio fisico con espacios en blanco, existen los llamados registros de longitud determinada por la informacién que contenga (registros de longitud variable), 7.1.4. Tipos de ficheros Existen muchas formas de clasificar ficheros segtin el criterio de clasifica- cién que usemos al respecto. 30-21INFoRmATICA A) Por su funcién Atendiendo a su funcién, dentro de una aplicacidn informatica, podemos hablar de: —_ Ficheros maestros. —_ Ficheros de movimientos. — Ficheros de constantes o tablas. — Ficheros histdricos. Un fichero maestro es aquél que en cada momento contiene la informacién actua- lizada, Asf, ficheros que contengan el stock de un almacén, o el estado de las cuentas de Clientes, deben estar por stt naturaleza siempre al dia. Cualquier variacién es registrada en ellos con la maxima urgencia. Un fichero de movimientos, también conocido como fichero de transacciones, es un fichero que contiene los datos necesarios para actualizar o consultar un fichero maestro. Un fichero con las salidas de almacén ocurridas en el dfa serfa el fichero de movimientos que actualizaria el fichero maestro de almacén. Una vez efectuado el proceso, el fichero de movimientos pierde su validez, Un fichero de constantes es aquel cuya informacién no se altera nunca o casi nunca, por la naturaleza de los datos que contiene. Por ejemplo, los valores de una tabla logarit- mos, cédigos de las entidades bancarias, etc. Un fichero histérico es el que contiene informacién acerca de las situaciones ya pasadas. Un ejemplo serfa un fichero con los resultados de los balances mensuales de una empresa, Esta informacién no esté al dfa, sino que es el resultado de tratamientos anterio- res y suele utilizarse para establecer estadfsticas. B) Por su durabilidad Atendiendo a su durabilidad podemos hablar de: —_ Ficheros permanentes. — Ficheros de trabajo. Un fichero permanente es aquel cuya vida no se extingue con un tratamiento 0 pro- ceso, sino que permanece para ser tratado y consultado cualquier ntimero de veces. Por ejemplo, el fichero de clientes de una oficina. Un fichero de trabajo o temporal es aquel que el ordenador crea con los resultados intermedios de un proceso, para ser utilizados inmediatamente por el mismo proceso. Su validez es la del proceso de que se trate. 30-22OrimAica, ©) Por su organizacion Atendiendo a su organizacién podemos hablar: — Ficheros secuenciales, —_ Ficheros secuencial-indexados. — Ficheros aleatorios o random. Un fichero secuencial es aquél creado secuencialmente, un registro fisicamente detrés del anterior, Normalmente los registros han sido ordenados por algtin indicativo, de tal forma que el fichero resultante conserva dicho orden. Un fichero de este tipo podra ser soportado en un dispositivo secuencial (cinta magnética), 0 en uno direccionable (disco, disquete), Un fichero secuencial-indexado es aquel en el que por cada registro ldgico existen dos tipos de registros fisicos: un registro “Indice” (o varios si existen varias “claves") y un registro con toda la informacién. El registro indice solo tiene dos informaciones: el valor del campo clave del correspondiente registro ldgico y la direccién fisica del registro completo (a Jo que se denomina puntero 0 apuntador). De esa forma, se busca en el “indice” el registro deseado (de forma secuencial) y conociendo la direccién fisica se puede posicionar directa- mente la cabeza lectora del correspondiente dispositivo (imaginemos una unidad de discos magnéticos) en el registro deseado y obtener la informacion. De esta forma, la manera de disponer los registros fisicos en el disco es un tanto indiferente, Un fichero aleatorio es aquel en el que la direcci6n del registro fisico en el soporte magnético que contiene la informacién del registro Iégico puede ser relacionada con el valor del campo “clave” del registro por medio de un algoritmo. De esta forma, sabiendo la clave de un registro se puede dirigir directamente la cabeza lectora del dispositivo fisico (basta hacer la operacién del algoritmo para determinar la posicién del registro fisico). Como vemos, solo ficheros aleatorios son verdaderos ficheros de acceso directo, ya que los ficheros secuencial-indexados requieren un primer acceso directo, ya que ese acceso secuencial puede hacerse muy répidamente. 7.1.5. Métodos de acceso Los métodos de acceso a ficheros son las formas en las que pueden “leerse” los ficheros y cabe referirse a ellos con las mismas palabras utilizadas para la organizacion de ficheros: acceso secuencial y acceso directo. A) Acceso secuencial y acceso directo El acceso secuencial a un fichero significa que debe leerse registro a registro y en un determinado orden. Se puede hacer un acceso secuencial a un fichero bien para leer todos los registros (para hacer algo con ellos) bien para encontrar un registro en parti- cular, en cuyo caso, insistimos, nos vemos forzados a leer todos los registros anteriores a él.INFORMATICA El acceso directo implica que una operacién de lectura puede dirigirse a un registro en concreto identificado por su clave y, por tanto, solo se lee ese registro (que eso se haga consultando primero un fichero de “indices” o se vaya directamente al registro deseado, desde un punto de vista légico, que es el que ahora consideramos, es indiferente). B) Relaciones entre soportes de informacién y ficheros Finalmente, expondremos las relaciones entre soportes de informacién y ficheros a través de las siguientes proposiciones: — Un fichero soportado por una cinta magnética necesariamente debe estar orga- nizado secuencialmente. — El tinico método de acceso a un fichero soportado por una cinta magnética es el secuencial. — Un fichero soportado en un disco 0 un disquete logicamente debe ser de organi zacién secuencial-indexada o aleatoria aunque cabria imaginar un fichero organi zado secuencialmente (aunque ser dificil encontrar ejemplos reales). — Un ichero de acceso directo (sea secuencial-indexado 0 aleatorio) permite como métodos de acceso al mismo el directo y el secuencial (es perfectamente conce- bible leer todo un fichero de organizaci6n aleatoria, registro tras registro y en un orden determinado). 7.2. Bases de datos: conceptos Enel entomo de trabajo de cualquier tipo de oficina ha sido habitual tener un archivo con gran parte de la informacién necesaria para el desempeiio de la actividad diaria de la organizacién. Toda esta informacién debidamente clasificada y almacenada segtin criterios precisos recibe el nombre de base de datos. Una base de datos es una coleccién de informacién relacionada entre sf. Un Sistema de Gestion de Base de Datos (SGBD) es una aplicaci6n que permite introducir informa- cién, organizarla y recuperarla, es decir, crear una base de datos y mantenerla, En la actualidad los programas gestores de bases de datos han evolucionado desde una interfaz de usuario orientada a carécter hasta los SGBDs con interfaz gréfica. Esto ha dado lugar a la posibilidad de almacenar, no solo datos numéricos y alfanuméricos, sino también datos de tipo gréfico 0 binario, imagenes y sonido. Entre los conceptos basicos de los gestores de bases de datos se pueden destacar las siguientes: — Tabla Es una vista de una base de datos. Se denomina vista a la imagen légica de una o varias bases de datos y que no necesariamente 30-24OrimArica corresponden con la imagen fisica de la misma. La vista puede estar limitada exclusivamente a los registros que interesan al usuario, o bien, a los registros que le estén permitidos acceder en funcién de la seguridad de la BD. 8.92) Guan' Boyer Merced de got 12: rec DEFINICION DE TABLA ccieaas idee ena atantieset lov ID ce iver one ID dsesesnie 2 Menke depots Tene ee = —[fese teat ede Baits wa, I Mads onsen —hNunates "aa oar Sine Sten qi eeenetis jane Fn aro Sinisa io, ur] Unie] Unidac| Nivel [1Ocajesx20bel $16.00 | 39h 13,00 TT Diwanise "Denote [Caves tena 2 bo 2 | {Sire oa i poco ~2 Che drtonsCaan Espo Candi 0 fascos Boz 2 A\Chel Anton's Gumb| Mezcls Gurbo del 3 da a Tipos de datos Los tipos de datos que se pueden almacenar en un campo de base de datos, en funcién del producto, son los siguientes: a) b) ° Numéricos: sirven para almacenar ntimeros, con o sin decimales, con los que se puedan realizar operaciones matematicas., Alfanuméricos: sirven para almacenar cualquier caréctey, ya sean ntimeros, que no se utilicen en operaciones matemiticas, letras y caracteres tipografi- cos, con un Ifmite de 255 caracteres. Logicos: sirven para comparar y evaluar las relaciones entre distintos valores con operadores Idgicos (“OR”, “AND”, “NOP’). 30-25INFORMATICA da) e) 8) h) dD Memo: son campos de gran capacidad, admiten més de los 255 caracteres de los campos alfanuméricos y se utilizan para incluir notas, observaciones, etc,, con el inconveniente de que el programa de base de datos no es capaz de localizar cadenas de caracteres dentro de ellos. Graficos: son campos que permiten la inclusién de ficheros en formato gréfico esténdar, por ejemplo DXF, TIFF, PCX, etc., que pueden proceder de un paquete de gréficos, o bien, de una imagen generada por un escéner. Video: son secuencias de imagenes que se ejecutan cuando pinchamos en el icono que se inserta en el campo correspondiente. Audio: son campos cuyo contenido son ficheros en formato multimedia (WAY, MIDI, etc.) con sonido, musica o voz humana. OLE: son nuevos tipos de campos capaces de contener cualquier tipo de dato almacenable en un ordenador, como un diagrama de una hoja de cal- culo, una hoja de célculo o una pagina de un procesador de textos. Fecha/hora: contienen fechas de calendario vélidas para los afios entre el 100 al 9999 y horas en formato de 12 0 de 24 horas. Este tipo de datos permite ordenar y calcular datos cronolégicamente. Moneda: es el modo ms preciso de introducir valores monetarios para su uso en cdlculos financieros. — Formularios Un formulario es una pantalla creada por el usuario que permite afiadir campos a una base de datos. Los datos se pueden afiadir directamente posicionando el cursor sobre el tiltimo registro, o bien, el usuario puede crear un formulario que permita realizar la misma funcidn con una pantalla de entrada de datos amigable. 30-26 FORMULARIO cersOrimArica Consultas Los productos de base de datos ofimaticas permiten realizar biisquedas simples en el contenido de un campo, o bien se pueden realizar buisquedas complejas utilizando operadores légicos y agrupando busquedas simples. Los sistemas de gestion de base de datos més modernos soportan la técnica de interrogacién QBE (Query By Example) o consulta mediante ejemplos, orientada a usuarios finales, Informes y etiquetas Los programas de base de datos ofrecen la posibilidad de generar informes y etiquetas para adherit a los sobres, a partir de los datos contenidos. Los informes se pueden realizar ordenando los datos segtin las necesidades del usuario y limi- tando el ntimero de registros en funcién del criterio del mismo. Asimismo, un informe puede ser el resultado de la consulta de varias tablas, Programacion Los programas de gestién de base de datos ofrecen algtin tipo de programacion para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de macros, bien mediante un lenguaje de programacién que contenga instrucciones especfficas para el tra~ tamiento de informacion estructurada, Indexacién Es una forma de organizar los datos dentro de una base de datos, de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar los datos en general, se hace mucho més facil su manejo. Haciendo una comparacién es como usar el indice de un libro para encontrar una informacién determinada. Entre otras bases de datos destacamos Microsoft Access, Paradox, Lotus Aproach, SQL, Oracle, Informix y DB2. 7.3. Integridad, seguridad y control de redundancia Habitualmente las bases de datos son utilizadas por multitud de personas, las cuales incluso pueden no pertenecer a la organizaci6n propietaria de la base de datos. El tema de la seguridad en las bases de datos tiene dos enfoques diferentes: a) Los datos han de estar protegidos contra el acceso a los mismos de personas no. autorizadas y contra su alteracién indebida, casual o intencionada. Se suelen combinar tres aspectos para determinar la correcta utiliza~ cidn de la informaci6n: la persona que desea acceder a la informa- ci6n, el tipo de acceso deseado, (lectura, ejecucién, modificacién, borrado o general) y los datos a los cuales se desea acceder.INFORMATICA Normalmente el sistema de seguridad que se utiliza esta basado en la asignacidn a cada usuario autorizado de una clave de acceso, la cual a su vez suele tener asociados unos privilegios de uso de la informacién. b) El derecho del propietario u organizacién propietaria de la base de datos, a facili- tar 0 no la informacién contenida en la misma a terceras personas. Aesto también se le denomina comunmente proteccién de privacidad para datos personales y mantenimiento de la seguridad para datos gubernamentales 0 insti- tucionales o simplemente privacidad de la informacién. Una de las razones que dieron lugar a la aparicién de las bases de datos fue la elimi- nacién de las redundancias o datos repetidos en los ficheros. Para suprimir la redundancia, es preciso identificar los datos que van a ser utilizados en comin por varios programas y almacenarlos en un fichero tinico. Por ejemplo, si pata la gestién de néminas de la Seguridad Social de los empleados de una organizacién se necesitan una serie de datos personales que a su vez son requeridos por el departamento de estadistica, existen dos posibilidades: — Cada departamento utilice su propio fichero y por lo tanto se estarfa trabajando con informacién redundante. — _Ambos departamentos compartan un tinico fichero (y por consiguiente no exis- tirian redundancias). La redundancia puede aparecer incluso cuando se trabaja con un tinico fichero y un Ainico programa. Por ejemplo, en una biblioteca cada libro que es prestado requiere una anotacién sobre los datos personales del lector (DNI, nombre, direccién, teléfono, etc); si un lector tiene prestados varios libros, sus datos personales apareceran repetidos en varias anotacio- nes, La forma mis sencilla de eliminar la redundancia en este caso es asignar un ntimero (0 cédigo) a cada socio de la biblioteca, que lo identifique unfvocamente y que nos permita sustituir todos sus datos personales simplemente por su ntimero de socio. Asf, se maneja- rfan dos ficheros diferentes, uno con los datos personales y ntimero de cada socio y otro con los libros prestados, donde solo se almacenard su ntimero de socio. La existencia de redundancias en los ficheros provoca: — Aumento del espacio necesario para almacenar la informacién. — Las actualizaciones de los datos seran en general mas costosas (se requiere actua- lizar la misma informacion en diferentes lugares). — Enrores del sistema que maneje dichos ficheros, pueden provocar que aparezcan informaciones inconsistentes (por ejemplo, si un lector cambia de ntimero de teléfono se deberian actualizar todas las fichas donde dicho dato aparece para no tener inconsistencias). 30-28OrimArica No siempre es oportuno (ni posible) eliminar todas las redundancias de los ficheros, pero desde luego, si existen deberdn estar controladas por el sistema que gestione los ficheros. Para indicar que una base de datos no contiene informaciones inconsistentes se utiliza el término integridad. Un nivel bajo de redundancia reduce violaciones potenciales de la integridad de la base de datos. La labor primera y fundamental con la que nos encontramos ante una base de datos es la de su disefio, Partimos de la observacidn de la parcela del mudo real que deseamos informatizar para abstraer de ella el modelo de datos que necesitamos para formalizar el sistema de informacién que deseamos realizar. A continuacién se realiza un estudio para depurar la estructura de datos definida y revisar posibles errores del modelo, Es lo que se denomina normalizacién. La normalizacién nos permite estructurar los datos en relaciones y ademas evita que los ficheros de las bases de datos tengan redundancias, incoherencias 0 inconsistencias. El enfoque relacional se caracteriza porque la presentacién de los datos de los usuarios se produce en forma de tablas, En dichas tablas las filas o registros siempre deben tener un formato fijo y una idéntica estructura. Un gestor de bases de datos relacional se caracteriza porque en él se pueden crear relaciones entre las tablas que se utilizan y emplear estas relaciones para manipular informacion. La manera en la que se interconectan las distintas tablas de una base de datos relacional da lugar a que el comportamiento del conjunto sea distinto en cada caso. Podemos definir tres tipos de relaciones: — _ Relacién de uno a muchos. Es el tipo de relacién mas comtin. Cada registro de la tabla A (que se denomina tabla principal, tabla primaria o tabla padre) puede tener mas de un registro enlazado en la tabla B (més de una correspondencia); pero cada registro de la tabla B (que se denomina tabla relacionada, tabla secun daria o tabla hija) s6lo puede tener como maximo un registro enlazado en Ia tabla ‘A, Veamos un ejemplo, Piense en una base de datos que almacene informacion sobre cinematografia. La primera tabla (tabla A) contendré los datos de los direc- tores de cine y la segunda tabla (tabla B) contendré datos sobre peliculas. En esta circunstancia se establece una relacin de uno (director) a muchas (pelfculas), ya que cada director puede estar enlazado con varias peliculas, pero cada pelicula sélo puede tener un director (pata el ejemplo supondremos que no hay peliculas codirigidas). — _ Relacién de muchos a muchos, Cada registro de la tabla A puede tener més de un registro enlazado en la tabla B y cada registro de la tabla B puede tener mas de un registro enlazado en la tabla A. Siguiendo con el cine, un ejemplo serfa una base de datos de pelfculas y otra de actores y actrices. Cada registro de la tabla de peliculas (tabla A) puede tener més de una correspondencia en la tabla de actores (tabla B) lo cual significaria, como es normal, que en una pelicula trabaja mas de un actor: A su vez, cada actor (registros de la tabla B) puede tener mas de una correspondencia en la tabla A; 0 sea, cada actor ha podido trabajar en mis de una pelicula, — Relacion de uno a uno, Cada registro de la tabla A solamente puede tener como maximo un registro enlazado en la tabla By 4AU 30-29INFORMATICA cada registro de la tabla B solamente puede tener como méximo un registro enlazado en la tabla A. Este es el tipo menos frecuente. El ejemplo més habitual es el de una base de datos que contiene informacién sobre los empleados de una empresa y que est compuesta por dos tablas. La primera tabla puede contener la informacién publica del empleado (nombre, apellidos, etc.) y la segunda, la informacin privada (némina, etc.). Entre ambas tablas se establece una relacién de uno a uno. Una vez que hemos determinado y establecido el tipo de relacién que existe entre las tablas de la base de datos podemos dar un paso més allé y obligar a que se cumplan en esa relacién las reglas de la integridad referencial, Estas reglas sirven para asegurarse de que los datos se mantendrén correctamente relacionados una vez establecida la relacién y de que no se eliminarén datos accidentalmente. En general, las reglas de la integridad referencial se pueden resumir en: — No puede haber registros en una tabla subordinada que no estén enlazados a la tabla primaria. En el ejemplo de la base de datos de directores y peliculas, no podrd existir ninguna pelicula que no tuviese director y, por tanto, no se podra introducir la pelicula en su tabla hasta que no se hubiese introducido al director en la suya. — Nose puede borrar un registro de la tabla maestra si tiene enlazados registros en la subordinada. Por ejemplo, no se podria borrar a ningtin director que contase con peliculas en la segunda tabla, La integridad referencial es una caracteristica recomendable de cualquier gestor de base de datos, Dicha caracterfstica asegura la coherencia de datos comunes en tablas rela- cionadas. 8. Correo electrénico El correo electrénico (e-mail) permite que un usuario envie un mensaje (en senti- do amplio, cualquier tipo de informacién) a otro usuario, Podemos leer el mensaje en cualquier momento y desde cualquier ordenador o dispositivo electrénico conectado a Internet. También podemos enviar un mensaje a tantas personas a la vez como deseemos con el mismo esfuerzo que enviarlo a una sola. Muchos programas de correo electrénico permiten, ademés, incluir cualquier archivo 0 fichero al mensaje a enviar. El correo electrénico permite poner en contacto individuos con afinidades profesiona~ les, culturales 0 de otra indole, La comunicacién se produce con la misma inmediatez que el teléfono, pero con las ventajas del correo escrito. De la misma forma que en el correo tradicional, los envfos constan de un remitente y de un destinatario. Cada vez que se envia un mensaje, este viaja desde el ordenador ori- gen hasta el de destino, pasando a través de un gran ntimero de ordenadores intermedios, que tienen como funcién remitir el mensaje al siguiente punto ir de enlace hasta llegar al destino final. Arann 30-30Orimarica La mayorfa de los mensajes son vinicamente texto, pero es posible enviar ficheros, gréficos, sonido, video, etc, —__ Inconvenientes del e-mail + Inseguridad: por el hecho de que un mensaje tiene que pasar por una buena cantidad de ordenadores hasta llegar a su destino, resulta una tarea relativamente sencilla que alguien con acceso al sistema pueda interferir un mensaje electronico. * — Errores: debido a la automatizacion de Ia tarea, a menudo se suelen come- ter errores tales como enviar un mensaje a un destinatario equivocado, — Ventajas del e-mail + — Rapidez: los mensajes de correo electrdnico llegan a su destino en pocos minutos, cualquiera que sea el lugar del planeta en el que se encuentre su destinatario. + Economia: el precio del envio depende del tipo de conexién, pero siempre resulta més barato que cualquier otro tipo de sistema. + Fiabilidad: los mensajes de correo electrénico no suelen perderse, y cuando no llegan a su destino por problemas de red, se devuelven al remitente con alguna comunicacién sobre el error ocurrido. + Comodidad: los mensajes de correo electrénico se pueden guardar en el disco duro del ordenador, y por lo tanto, se pueden modificar y reutilizar tantas veces como se necesite. Un mismo mensaje se puede enviar a una o a varias personas a la vez. Este sistema de comunicacién se ha extendido tanto (existen cientos de millones de cuentas de correo electrénico), que en algunas organizaciones ha superado con creces al teléfono y ha hecho practicamente desaparecer otros sistemas de comunicacién como el fax. 8.1. Descripcidn y funcionamiento £Cémo funciona el correo electrénico en Internet? En primer lugar, cuando se envia un mensaje, lo primero que hace nuestro ordenador es transmitirlo a otro ordenador Ila- mado servidor de correo saliente que siempre estd activo y que se encarga de distribuir el correo enviado por los diversos usuarios. A continuacién, este servidor lo envia al servidor de correo entrante del destinatario del mensaje. Por ultimo, el destinatario consultaré, desde su propio ordenador, con su servidor de correo entrante para leer el correo, o sea, descargar desde el servidor los mensajes en su ordenador. Generalmente, las direcciones de correo electrénico en Internet tienen la siguiente estructura: usuario@servidor. Por ejemplo: — adams@adams.es — _ pacohernandez@adams.esINForMAnCA Para enviar un mensaje por correo electronico es necesario, Iégicamente, conocer la direccién del destinatario o destinatarios. Ademés, en la mayorfa de programas, deberemos configurar los siguientes campos: — Subject o asunto: refleja el tema del mensaje, de forma breve. — Copias a otros destinatarios: ademds de al destinatario principal. La lista de desti- natarios aqui introducida aparece en todos los mensajes, por lo que cada uno de ellos sabré a qué otros usuarios se ha remitido del mensaje. — Copias ocultas: destinatarios cuya direccién no figurard en el mensaje, por lo que los demas no conocerdn que ha recibido el mismo. Existen multitud de programas para la gestidn del correo electrénico, A continuacién estudiaremos una serie de elementos comunes a los programas de correo electrénico haciendo especial referencia a Microsoft Outlook, incluido en la suite de Microsoft Office. No obstante, la mayorfa de los procedimientos que estudiaremos podran adaptarse a otros programas. 8.2. Programas de correo electrénico Los programas mds utilizados actualmente para el envio y recepcién de e-mails a través de internet son: — Eudora. — Microsoft Outlook. — Lotus Notes. cle i conscmee (pee =F Ran too : oy Re = i | | Ventana del programa de correo Microsoft Outlook 2010Oriménica, 8.2.1, Elementos comunes a los programas de correo electrénico — Bandeja de entrada: contendré todos los mensajes entrantes, es decir, todos los mensajes que nos Ilegan del servidor de correo. — _ Bandeja de salida: en el momento de crear un mensaje y enviarlo, este pasa ala bandeja de salida; mientras no salga de dicha bandeja, el mensaje atin no se ha enviado, — Elementos enviados: contiene todos los mensajes que se han enviado desde nuestro programa de correo. Cuando se envia un mensaje va directamente a la bandeja de salida y cuando ya se ha enviado, desaparece de ésta y pasa a elemen- tos enviados. — _Elementos eliminados: al eliminar cualquier mensaje (tecla SUPR), 0 cualquier grupo de mensajes (seleccidn alternativa “ALT+Clic en cada uno de los mensa- jes”, seleccién muiltiple “Seleccionamos el primero y pulsamos MAY4Clic en el Ultimo”), éstos van directamente a elementos eliminados. Si deseamos eliminar cualquier mensaje y que no vaya a elementos eliminados, deberemos mantener pulsada la tecla de MAY sobre el mensaje o mensajes seleccionados y a continua- ci6n pulsar la tecla de SUPR. — _ Borrador: cuando creamos un mensaje y elegimos Guardar, éste pasa al borrador en espera de ser enviado posteriormente. 8.2.2. Crear y enviar mensajes Para redactar un nuevo mensaje hacer clic en el botén que se encuen- tra en la pantalla principal del programa. El formato que aparece es similar 7 al de otros programas de correo. tei J 8 Meee) ean | ie....ss a Bowes" EE El BB D2 Syne Gimeno Kee | ‘tone coaeey (STi cee" Aran Nyfonito | fE esheets 30°33,INFORMATICA Si se configura més de una cuenta de correo electronico para acceder a ellas utilizando MS Outlook, por encima del bot6n Para aparece de forma predeterminada un botén De que permite seleccionar la cuenta de correo electrdnico desde la que se realiza el envio. Las cintas de opciones de creacién de correo son las siguientes: (GY rae | men ops ramos SP Se caucus a at ac Sa Oc ares Fewbsko ore | Nae nea ve | r wee An Eh Fopaerte [ERE] nate ameter [onic | Bon Bh iB a 1" falter ogy 3 ‘ated sntomte | arate esate | aru f¥ssaye.Neaed ene [8] mon 7 id in & yeti pte sen Cuando deseamos crear un mensaje necesitamos cumplimentar una serie de parame- tros para el correcto envio del mismo: — De: nombre o direccién de correo electrénico de! remitente. Si no aparece este campo se puede activar desde la cinta de Opciones, comando Desde. — Para: nombre o direccidn de correo electrénico del destinatario. Permite escribir en dicho campo més de una direccién de destinatario, en cuyo caso las direccio- nes han de separarse con ,” 0 3”, — CC: igual que para. Cuando deseamos enviar el mensaje a varios destinatarios deberemos separar cada uno por un punto y coma (;) 0 por una coma (,). — CCO: para cada persona indicada en el cuadro CCO, sélo ella y el remitente del mensaje saben a quign se ha enviado el mismo. — Asunto: tema del que trata el mensaje. — Adjuntar: podemos desear enviar, junto con el mensaje, archivos de texto, imé- genes, etc; para ello utilizamos la opcién de Adjuntar, que nos permite afiadir al mensaje todos aquellos archivos seleccionados. Finalmente cuando ya esté listo nuestro mensaje hacer clic en el botén de la parte izquierda Enviar. 30°34Orimanica, Después de hacer clic en el botén Enviar, el mensaje iré a la Bandeja de salida, y cuando se haya enviado pasard a la Bandeja de elementos enviados. Cuando los mensajes estén en la Bandeja de salida, puede visualizarlos y abrirlos nue- vamente para modificar algtin dato, Una vez que los mensajes salen de nuestro ordenador, pasan autométicamente de la Bandeja de Salida a la Bandeja de elementos enviados para que quede constancia de los mensajes que ya hemos enviado. 8.2.3. Recibir, responder y reenviar mensajes ‘ Para revisar si uno tiene mensajes nuevos hacer clic en el botén, + 0 bien en el menti Herramientas, Enviar y recibir, Enviar y recibir todo. Una vez finalizada la operacién de transmisién de mensajes, aparecerd en la bandeja de entrada el listado de los mensajes recibidos. Ejemplos: El primer mensaje tiene un simbolo de un clip, lo cual indica que trae archivos adjun- tos, Bonet deentade-pgenenbyrhooes - Monch Oa es yee Gomes ite ae __ 90 a BQieponser 7 ca 1 the | gO cm eal. (ME Se Mam sore seas Con |] Sanson zedinto | Bemenerencseor {lh |: PepeJose«| = “asoewcntenes Oude? Sena es 1 Ga se 2 testy =| ¥ Scmcno | feet apes te ii : [F + Otras opciones Los siguientes comandos aparecen tanto cuando se selecciona un mensaje de la ban- deja de entrada como cuando se est leyendo un mensaje. ——_— Este botdn sirve para responder a la persona que [ laResponder mands el mensaje; con esto usted ya no tendré que = escribir la direccién electronica de la persona que le escribié.InFoRmAnica [jnespondsratoaos] _Sitve para responder un mensaje que fue enviado a varias personas, esponder todas) este serg respondido a todo el grupo. Sirve para reenviar el mensaje a alguna otra direccién de correo distinta a la del remitente que envid el mensaje. Reenviar 8.2.4. Libreta de direcciones La libreta de direcciones proporciona un lugar para almacenar direcciones de correo electronico, direcciones personales y de trabajo, mimeros de teléfono y de fax, identifica- dores digitales, informacién de conferencia, direcciones de mensajeria instanténea ¢ infor- macién personal como fechas de cumpleafios y aniversarios, También puede almacenar direcciones de Internet tanto de particulares como de trabajo y establecer vinculos directos a ellas desde la Libreta de direcciones. 8.2.5. Reglas de mensajes Esta funcién se utiliza para organizar el correo que entra, es decir, nosotros creamos una regla y de esta manera, segtin vayan entrando los mensajes, se irdn metiendo en cada una de las carpetas que hayamos creado para la distribucién de nuestros mensajes, segtin las especificaciones dadas a la regia o reglas definidas, o realizar otras tareas como reenvios, contestaciones automiaticas... La creacién © modificacién de reglas de mensajes se puede realizar desde el comando de la cinta de opciones Herramientas > Reglas y aler-—_Asminvtrar tas reglasy alertas Desde dicho comando podemos abrir el siguiente Ment: doen deb rata Goma deenu red deze di sey aasgier cepa tha catgut ddeane 30-36Orimarica Para crear una nueva regla se ha de utilizar el comando Nueva regla, que abre la siguiente ventana: ‘Asistente para reglas ss Comenzar 2 partir de una plantila o de una regla en blanco Paso 1: seleccione una plantila, Mantenerse organizado. 42 Mover a una carpata los mensajes de una persona LET Mover a.une carpeta los mensajes que contengan palabras ecpecificas en el campo de ssunto | US Mover auna carpeta los mensajes enviades a un grupe poblica YF Marcar fos mensafes de uns persona como tarea para ceguimlento | LY Mover formularios de tcrosoft InfoPath de un tpe especifico a une carpeta 8) Mover los elementos RSS de una fuente RSS especiica a una carpets Mantenerse actualizada “sf; Mostrar el correo de una persona en la ventana Alesta de nuevo elemento 8 Reproducr un sonido ol raabir menasjea de alguien Enviar uns alerta a ai dspositivo mévil arando reaba mensajes de alguien Iniciar desde una regia en blanca J Aplicar regia a los mensajes que recs 4 Apicar regia a los mencayes que envie Paso 2: edite Is descripcén de la regia (haga ckc en un walar eubrayado) ‘Apical esta regla después de Is legada del mensaje defverzonss2.oiuina publica! mover als carpets espaciticads vy detener ef proceso de mas reglas | Bjemplo: mover el correo del administrador a ls carpeta Importancia alta Cancelar Siguiendo este asistente se podré, por ejemplo, crear una carpeta donde almacenar aquellos correos que cumplan una condicién, por ejemplo tener un determinado conteni- do en un campo del correo, un campo como: la direccién del remitente, el campo Para, CC, CCO, Asunto, el cuerpo del mensaje... 8.3. Correo electrénico basado en Web (Webmail) Con objeto de facilitar el acceso al correo electrénico, algunos sitios Web incorporan en sus paginas un servicio gratuito de correo a través de clientes HTML. Es decir, pode- mos usar nuestro programa de navegacién para enviar y recibir mensajes de correo elec- trOnico. La ventaja es que podremos acceder desde cualquier ordenador que disponga de un browser, sin necesidad de establecer ninguna configuracién especial, simplemente con introducir, tipicamente, un cédigo de usuario y una contrasefia. 30°37INFORMATICA, Algunos dominios importantes para la creacién de cuentas de correo son: hotmail, yahoo y gmail. Algunas de las ventajas de estos servicios de correo electrdnico en Web son las siguientes: Como ya hemos visto, no es necesario configurar el programa. Ambito mundial. Es independiente del tipo de ordenador y/o sistema operativo. Basta con que disponga de una conexidn a Internet y un programa de navegacién. Es, en la mayorfa de los casos, de cardcter gratuito. Se pueden redireccionar mensajes de clientes de correo convencionales. Independencia del proveedor de servicios. Suelen incorporar servicios adicionales, tales como fax 0 voz por correo electrdnico. Por el contrario, este tipo de servicio también tiene algunas desventajas, como son: Tiempo de conexién mayor y mas lentitud. Spam: recepcién de muiltiples correos no deseados. Mayor dificultad para incluir archivos adjuntos. Menor privacidad y seguridad. Lfmite en el tamafio del buzén. Sino usamos la cuenta durante un periodo de tiempo determinado, es probable que el servidor cancele la misma. 9. Paquetes informaticos integrados. Otros programas de interés 91. Generalidades Un paquete integrado es un conjunto de programas que, en general, es capaz de proporcionar todos los servicios ofimaticos descritos anteriormente. Los programas que forman estos paquetes suelen estar construidos de forma que sea sencillo traspasar datos de unos a otros. Por ejemplo, que los datos almacenados en una base de datos se puedan cargar en el procesador de textos para hacer un escrito, o que un texto se pueda cargar en la hoja de célculo. CATES 30-38Orimarica Los programas que suelen incluir estos paquetes son los siguientes: — _ Procesador de textos, — Base de datos. — _ Gréficos de oficina. — Hoja de célculo, — Coneo electrénico, El logical de correo electrénico, aunque tiene en comiin con los dems su pertenencia a la Ofimatica, tiene la diferencia, respecto a los otros, que integra tanto funciones estric- tamente informaticas como de comunicaciones. Los usuarios esperan encontrar siempre coherencia en todos los programas de un paquete integrado. Por ello, se disefian de manera que estén completamente integrados con el resto de aplicaciones, para que el usuario pueda utilizar distintos programas y com- partir facilmente informacion en su organizacion. Una caracterfstica fundamental que tiene que cumplir cualquier aplicacién ofimética es su portabilidad, es decir, la posibilidad de trasladar informacién hacia otros programas, Entre otros paquetes integrados destacamos Microsoft Office, Corel Wordperfect Offi- ce y Lotus Smartsuite. 9.2. Disefio de gréficos de oficina Un disefio gréfico para oficina es una representacién gréfica de datos cuantitativos de operaciones realizadas en la misma. Estos, a su vez, pueden ser sacados por ejemplo de una hoja de célculo, Los gréficos pueden hacer que los datos se vean més interesantes y atractivos, y que sean més faciles de leer y de evaluar, También pueden servir de ayuda en el andlisis y la comparacién de datos, Cuando se crea un gréfico basdndose en una seleccién de datos de una hoja de célculo, esos valores son utilizados y mostrados en el gréfico como puntos de datos, Los valores se representan como barras, I{neas, colummnas, porciones, puntos y otras formas, llamadas mar- cadores de datos. Los grupos de puntos de datos, o marcadores de datos, que tienen su origen en las filas o las columnas de una sola hoja de célculo se agrupan en series de datos, Cada serie de datos se puede distinguir por un color o un disefio peculiar, o ambos. Después de crear un grafico, estos pueden ser mejorados y hacer hinca- pié en cierta informacién, agregando elementos para gréficos, como rétulos de datos, una leyenda, titulos, texto, lineas de tendencia, barras de error y lineas de divisién,InrorMATiCA Asimismo, se pueden desplazar y cambiar el tamafio de la mayorfa de los elementos de los graficos. También se les puede dar formato utilizando disefios, colores, alineacién, tipos de letras y otras caracteristicas para dar formato. Las innovadoras herramientas existentes en el mercado y su facilidad de uso en un ordenador pueden ayudar a crear gréficos y presentaciones de apariencia profesional répi- damente y sin esfuerzo. Sea que necesite crear répidamente transparencias para informar a un grupo de per~ sonas, diapositivas para una presentacién de ventas o efectos impresionantes para una presentacién en pantalla, estas herramientas tienen todo lo que se necesita: sugerencias, recomendaciones y fichas-gufa para ayudarle a aprender a usar el programa rdpidamente. También asistentes, plantillas y disefios automaticos para ayudarle a comenzar a trabajar répidamente, Ademés, herramientas de uso facil que garantizan el contar con todo lo necesario para expresar claramente las ideas y compartir informacién con otras personas. En general, las aplicaciones de disefio gréfico y presentaciones para oficinas permiten: — Crear répidamente transparencias, elementos impresos, diapositivas de 35 mm o presentaciones en pantalla muy eficaces. — Complementar las presentaciones con notas para el orador, esquemas y docu- mentos para los participantes. — Aplicar los conocimientos que se hayan adquirido al usar otras herramientas ofi- miaticas como Microsoft Word y Microsoft Excel, por ejemplo. —_ Sison aplicaciones que corren en el entorno Windows se puede utilizar lo que se haya creado con otros programas de Microsoft, tales como Microsoft Word y Microsoft Excel. 9.3. La agenda electrénica La agenda electrénica es un caso particular del sistema de gestién de bases de datos. En ella, cada fichero contiene los datos propios de una agenda: citas, notas a recordar, personas a contactar,etc. Los programas de aplicacién de una agenda electronica permiten automatizar ciertas funciones como la planificacién de citas, Ia planificacién de informes, el control de la uti- lizacion de tiempos, etc. Una utilizacion verdaderamente destacable es la que se consigue a través de la conexién telemitica de dos agendas electrénicas pertenecientes a dos personas distintas. Las agendas concertarfan citas autométicamente tras considerar factores como la coinci- dencia de los dos individuos en una misma ciudad, con las mismas horas de tiempo libre disponible, etc. y registrar‘an estas citas autométicamente. 30-40Orimérica, La manifestacién moderna de las agendas electrénicas en un primer momento fueron las PDAs, pero qué es una PDA? Una PDA es un dispositivo de mano, mévil y de tamaio reducido que, al igual que un PC, dispone de un sistema operativo, y es capaz de almace- nar y procesar datos ¢ informacién de todo tipo (audio, video, texto, etc.), lo que hace de ellas un complemento perfecto tanto para el hombre de a pie como para el de negocios. Hoy en dia son los dispositivos denominados smartphone los que permiten realizar todas estan funciones. Su manejo suele ser sencillo, ya sea a través de la escritura sobre una pantalla (sensible electrdnicamente) mediante un “stick” espectfico, o de un pequefio teclado (su integracin 0 no en el propio dispositive es opcional). Una interfaz de manejo tan sencilla facilita a su vez el acometimiento de cualquier tarea por parte del usuario. Estas tareas son diversas y dependerdn del software que el usua- rio les haya instalado, yendo desde la tradicional funcién de agenda hasta visualizacién de peliculas, pasando, incluso, por aplicaciones en el Ambito de la domotica (automatizacién de electrodomésticos).