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Guía definitiva para estimar los costos del

proyecto
Smartsheet Contributor Kate Eby

27 Marzo 2017

Ya sea que diseñe un edificio o desarrolle un software, los proyectos exitosos requieren
estimaciones precisas de costos. Las estimaciones de costos prevén los recursos y los costos
asociados necesarios para ejecutar un proyecto, lo que ayuda a garantizar que alcance los
objetivos del proyecto dentro del cronograma y presupuesto aprobados.

La estimación de costos es una disciplina bien desarrollada. Al comprender los matices de la

estimación de costos y usar técnicas de estimación estándar, puede mejorar sus pronósticos. Esta
guía completa de estimación de costos del proyecto lo guiará por los conceptos clave y las
principales técnicas de estimación. Además, encuentre los detalles, las plantillas y los consejos
para los sectores clave que lo ayudarán a comenzar con sus estimaciones.

In this article

Resumen de la estimación de costos

La estimación de costos es la práctica de pronosticar el costo de completar un proyecto con un
alcance definido. Es el elemento principal de la gestión de costos del proyecto, un área de
conocimiento que implica la planificación, el seguimiento y el control de los costos monetarios de
un proyecto. (La gestión de costos de proyectos se ha practicado desde la década de 1950). El
costo total aproximado del proyecto, llamado estimación de costos, se usa para autorizar el
presupuesto de un proyecto y gestionar sus costos.

Los estimadores profesionales utilizan técnicas definidas para crear estimaciones de costos que
se utilizan para evaluar la viabilidad financiera de los proyectos, para presupuestar los costos del
proyecto y para supervisar el gasto del proyecto. Una estimación precisa del costo es
fundamental para decidir si se debe asumir un proyecto, para determinar el alcance final y para
garantizar que los proyectos sean financieramente viables y evitar los excesos de costos.

Las estimaciones de costos suelen revisarse y actualizarse a medida que el alcance del proyecto
se vuelve más preciso y a medida que se realizan los riesgos del proyecto, como señalan las notas
del Cuerpo de Conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK), la estimación de costos es un
proceso iterativo. También se puede utilizar una estimación de costos para preparar un punto de
referencia del costo del proyecto, que es el punto de comparación basado en hitos para evaluar el
rendimiento real de los costos de un proyecto.

Componentes clave de una estimación de costos

Una estimación de costos es una suma de todos los costos involucrados en finalizar con éxito un
proyecto, desde el inicio hasta la finalización (duración del proyecto). Estos costos del proyecto
pueden clasificarse en varias formas y niveles de detalle, pero la clasificación más simple divide los
costos en dos categorías principales: los costos directos y los costos indirectos.

Los costos directos se clasifican en general como aquellos directamente asociados con una
única área (como un departamento o un proyecto). En la gestión de proyectos, los costos
directos son gastos facturados exclusivamente a un proyecto específico. Pueden incluir los
salarios del equipo del proyecto, los costos de los recursos para producir productos físicos, el
combustible para el equipo y el dinero invertido para abordar los riesgos específicos del
proyecto.

Los costos indirectos, por otro lado, no pueden asociarse a un centro de costos específico y,
en cambio, se incurren en varios proyectos de manera simultánea, a veces en cantidades
variables. En la gestión de proyectos, el control de calidad, los costos de seguridad y los
servicios públicos generalmente se clasifican como costos indirectos, ya que se comparten en
una serie de proyectos y no se facturan directamente a ningún proyecto.

Sin embargo, una estimación de costos es más que una lista simple de costos: también describe
las suposiciones subyacentes a cada costo. Estas suposiciones (junto con las estimaciones de la
precisión del costo) se compilan en un informe llamado base de estimación, en el que también se
detallan las exclusiones e inclusiones de costos. La base del informe de estimaciones permite a los
participantes del proyecto interpretar los costos del proyecto y comprender cómo y dónde los
costos reales pueden diferir de los costos aproximados.

Más allá de las amplias clasificaciones de costos directos e indirectos, los gastos del proyecto se
dividen en categorías más específicas. Los tipos comunes de gastos incluyen:

Trabajo: El costo del esfuerzo humano extendido a los objetivos del proyecto.

Materiales: El costo de los recursos necesarios para crear productos.

Equipo: El costo de comprar y mantener el equipo utilizado en el trabajo del proyecto.

Servicios: El costo del trabajo externo que una empresa busca para cualquier proyecto
(proveedores, contratistas, etc.).

Software: Recursos informáticos no físicos.

Hardware: Recursos informáticos físicos.

Instalaciones: El costo de alquilar o usar equipos, servicios o ubicaciones especializados.

Costos de contingencia: Costos añadidos al presupuesto del proyecto para abordar riesgos
específicos.
Crea estimaciones de costos del proyecto en puntos críticos en el
cronograma
Las estimaciones de costos son fundamentales para una gestión de proyectos exitosa, por lo que
se espera que los equipos produzcan una estimación razonablemente precisa y fiable durante la
fase de concepción y definición de un proyecto. Las estimaciones se ajustan para que sean
precisas durante la fase de planificación, ya que los participantes y los patrocinadores del
proyecto pueden solicitar revisiones antes de que estén dispuestos a autorizar un presupuesto.
Después de esta primera etapa, la precisión de las estimaciones se aumenta sistemáticamente.

La estimación de costos es un proceso continuo y las revisiones de estimaciones son normales

para garantizar la precisión durante la ejecución del proyecto. Por lo general, el trabajo
programado en un futuro próximo tendrá las estimaciones más precisas, mientras que el trabajo
programado más lejos en el tiempo tiene estimaciones menos precisas. Este enfoque se conoce
como planificación de registro detallado.

Las estimaciones detalladas de costos generalmente se dividen en niveles mayores de detalle e

información complementaria. Estas salidas generalmente incluyen:

Estimaciones del costo de la actividad para las actividades que componen un proyecto.

Compatibilidad con los detalles, que incluyen suposiciones estimaciones subyacentes, fuentes
de datos de costos y sensibilidad del elemento de costo.

Cambios solicitados, que puede solicitar una estimación de costos más reciente y precisa.

Actualizaciones del plan de gestión de costos, como las necesarias para los cambios en el
alcance del proyecto.

Aportes para procesos de planificación subsiguientes que utilizan estimaciones de costos.

La continuidad de la precisión en las estimaciones de costos del

proyecto
Las estimaciones de costos del proyecto se clasifican en categorías según cuán bien se define el
alcance en el momento de la estimación, en los tipos de técnicas de estimación utilizadas y en la
precisión general de las estimaciones. Estas categorías no están estandarizadas, pero todas se
basan en el reconocimiento de que una estimación de costos solo puede ser tan precisa como el
alcance del proyecto está detallado. En su manual de estimación, la Sociedad Americana de
Estimadores Profesionales (ASPE) clasifica las estimaciones de costos en lugar de aumentar la
precisión en una escala de cinco niveles. El nivel 1 es una orden de estimación de magnitud y el
nivel 5 es una oferta final. El Departamento de Energía de los EE. UU. utiliza una escala similar de
cinco clases, pero en el orden de precisión inversa (clase 5 como estimación de orden de
magnitud y clase 1 como estimación definitiva).

AACE International (antes Asociación para el avance de la ingeniería de costos) ofrece un

diagrama útil que resume los puntos clave. A continuación, le mostremos una descripción general
de las categorías de estimación de costos:
Orden de estimaciones de magnitud: Un orden de estimación de magnitud, o ASPE Clase 5, es
una estimación de costos extremadamente aproximada creada antes de que se haya definido un
proyecto. Se basa únicamente en el criterio de los expertos y en los costos de proyectos
anteriores similares. Por lo general, una estimación de orden de magnitud se presenta como un
rango de costos que abarca entre -25 % y +75 % del costo real del proyecto. Solo se utiliza en la
toma de decisiones de alto nivel para detectar proyectos y determinar cuáles son financieramente
viables.

Estimaciones intermedias: Se puede crear una estimación intermedia utilizando técnicas

estocásticas o paramétricas cuando un proyecto se define en cierta medida. Al igual que una
estimación de orden de magnitud, su objetivo principal es determinar la viabilidad del proyecto
en función del concepto general del proyecto.

Estimaciones preliminares: Creada cuando las entregas de un proyecto están definidas a mitad
de camino, una estimación preliminar utiliza información de alcance un tanto detallada para
incorporar los costos unitarios. Las estimaciones preliminares son lo suficientemente precisas
como para usarse como base para la financiación de proyectos. Algunos presupuestos del
proyecto están autorizados según la estimación preliminar.

Estimaciones sustanciales: Una estimación sustancial utiliza un diseño de proyecto

razonablemente finalizado para crear una estimación de costos bastante precisa basada
principalmente en los costos unitarios. En este punto, se establecen los objetivos y las entregas
del proyecto, por lo que una estimación sustancial es lo suficientemente precisa como para crear
una oferta o puja para finalizar un proyecto. Las estimaciones sustanciales también pueden
utilizarse para controlar los gastos del proyecto.

Estimaciones definitivas: Una estimación definitiva, elaborada cuando el alcance de un proyecto

y las tareas constituyentes están casi completamente definidas, utiliza plenamente técnicas de
estimación determinista, como la estimación ascendente. Las estimaciones definitivas son las más
precisas y fiables y se utilizan para crear ofertas, pujas y referencias de costos.

Por supuesto, incluso las estimaciones definitivas no permanecen estáticas a través de la

ejecución del proyecto. Dado que todas las estimaciones se basan en numerosas suposiciones y
están supeditadas a riesgos de todas las magnitudes, las estimaciones de costos a menudo se
actualizan si estas suposiciones básicas cambian significativamente o se dan riesgos adicionales.
Cuando esto sucede, la línea de base del costo del proyecto se revisa en consecuencia para que
pueda seguir evaluando el rendimiento del proyecto con precisión.

Las estimaciones de todos los tipos se crean utilizando una combinación de técnicas de
estimación (con diferentes niveles de precisión). Como hemos visto, las estimaciones más
precisas dependen más de los métodos deterministas que de los métodos conceptuales.

Técnicas de estimación de costos principales: Los mejores usos

para cada uno
Para crear estimaciones precisas, los estimadores de costos utilizan una combinación de técnicas
de estimación que permiten diferentes niveles de precisión. Si bien el estimador de costos
siempre tiene como objetivo crear la estimación más precisa posible, es posible que tenga que
empezar con estimaciones menos precisas y revisar una vez que se desarrollen el alcance y las
entregas del proyecto. Las técnicas de estimación de costos más utilizadas son:

Estimación análoga: Al igual que el criterio de los expertos, la estimación análoga, también
llamada estimación descendente o cálculo de costos históricos, se basa en los datos históricos del
proyecto para formar estimaciones para nuevos proyectos. La estimación análoga se basa en un
archivo específico de datos históricos del proyecto, a menudo específicos de una organización. Si
una organización realiza repetidamente proyectos similares, resulta más fácil establecer
paralelismos entre las entregas del proyecto y sus costos asociados, y ajustarlos según la escala y
la complejidad de un proyecto.

La estimación análoga puede ser bastante precisa si se utiliza para elaborar estimaciones para
proyectos similares y si los expertos pueden evaluar con precisión los factores que afectan los
costos. Por ejemplo, un proyecto similar llevado a cabo hace tres años puede usarse como base
para una nueva estimación del costo del proyecto. Ajuste la estimación hacia arriba para la
inflación, hacia abajo para la cantidad de recursos requeridos y nuevamente hacia arriba para el
nivel de dificultad del proyecto. Estos ajustes suelen indicarse como cambios porcentuales, un
nuevo proyecto puede requerir un 10 por ciento más de tiempo de preparación y un 15 por ciento
más de recursos. Sin embargo, el profesional en gestión de proyectos Rupen Sharma hace
hincapié en la necesidad de asegurarse de que los proyectos sean realmente comparables , ya
que los proyectos que parecen similares, como la construcción de caminos, pueden costar
cantidades muy diferentes dependiendo de otros factores, por ejemplo, paisajes y climas locales.

Estimación ascendente: También llamada estimación analítica, esta es la técnica de estimación

más precisa si hay disponible una estructura completa de desglose del trabajo. Una estructura de
desglose del trabajo divide las entregas del proyecto en una serie de paquetes de trabajo (cada
paquete consta de una serie de tareas). El equipo del proyecto estima el costo de completar cada
tarea y, finalmente, crea una estimación de costos para todo el proyecto al totalizar los costos de
todas sus tareas y paquetes de trabajo, de ahí el nombre ascendente. Las estimaciones
ascendentes pueden basarse en el conocimiento de los equipos de proyectos con experiencia,
que están mejor equipados para proporcionar estimaciones de costos de las tareas.

Si bien las técnicas de estimación deterministas, como la estimación ascendente, son sin duda las
más precisas, también pueden consumir mucho tiempo, especialmente en proyectos grandes y
complejos con numerosos componentes de estructura de desglose del trabajo. No es inusual que
las estimaciones definitivas también utilicen técnicas como la estimación estocástica, paramétrica
y basada en el criterio de los expertos (si estas han demostrado ser adecuadamente precisas en
las primeras estimaciones). Dicho esto, la estimación ascendente también es la técnica de
estimación más versátil y puede usarla para muchos tipos de proyectos.

Estimación paramétrica: Para proyectos que impliquen tareas similares con altos grados de
repetición, utilice una técnica de estimación paramétrica para crear estimaciones muy precisas
con los costos unitarios. Para utilizar la estimación paramétrica, primero divida un proyecto en
unidades de trabajo. Luego, debe determinar el costo por unidad y, a continuación, multiplicar la
cantidad de unidades por el costo unitario para estimar el costo total. Estas unidades pueden ser
la longitud en pies de tubería que se colocará o el área en metros cuadrados de techo que se
pintará. Siempre que el costo unitario sea preciso, los estimadores determinan estimaciones
bastante precisas.
Sin embargo, como advierte el profesional en gestión de proyectos Dick Billows, director
ejecutivo de 4PM.com, la estimación paramétrica no funciona bien con proyectos creativos o con
poca repetibilidad. Es difícil, por ejemplo, proponer un costo preciso por capítulo para editar un
libro escrito por 12 autores diferentes, ya que es probable que cada capítulo requiera una cantidad
diferente de trabajo. Del mismo modo, un escritor que escribe una novela de fantasía por
comisión puede encontrarse con dificultades para desarrollar la historia en algunos puntos y
totalmente inmersa en su flujo en otros. Por lo tanto, la estimación paramétrica es una buena
opción solo para proyectos basados en habilidades con tareas uniformes y repetibles.

Descargar plantilla de estimación de costos paramétricos a continuación

Excel | Word
  

Compare las fortalezas y debilidades de la estimación de costos analógicos, ascendentes y

paramétricos

Costo de la calidad: El costo de la calidad es un concepto que se utiliza en la gestión de proyectos

(y más ampliamente en la fabricación de productos) para medir el costo financiero de garantizar
que los productos cumplan con las especificaciones acordadas. Por lo general, incluye los costos
de prevenir, identificar y abordar los defectos. Como aspecto de la gestión de la calidad, el costo
de calidad suele ser un costo indirecto del proyecto.

Estimación de costos de Delphi: Una técnica empírica de estimación basada en el consenso de

los expertos, la estimación de Delphi puede ayudar a resolver las discrepancias entre las
estimaciones de los expertos. Un coordinador tiene expertos que preparan estimaciones
anónimas de costos con fundamentos; una vez que se envían estas estimaciones anónimas, el
coordinador prepara y distribuye un resumen de las respuestas y los expertos crean un nuevo
conjunto de estimaciones anónimas. Este ejercicio se repite durante varias rondas. El coordinador
puede o no permitir que los expertos analicen las estimaciones después de cada ronda. A medida
que avanza el ejercicio, las estimaciones deben converger (lo que indica un creciente consenso
entre los estimadores). Cuando se ha alcanzado un consenso de estimación, el coordinador
finaliza el ejercicio y prepara una estimación final basada en el consenso.

Métodos empíricos de cálculo de costos: Los métodos de cálculo de costos empíricos se basan
en experiencias anteriores del proyecto con sistemas basados en software o en papel. Estos
métodos funcionan bien para proyectos similares y que se llevan a cabo con frecuencia en ciertos
sectores. Un gerente de proyectos que quiere obtener una estimación empírica del costo
completa un formulario en el que se detallan las características y parámetros del proyecto, y el
sistema estima un costo basado en el tipo de proyecto. Dado que los métodos empíricos de
cálculo de costos se basan en los datos existentes y son cada vez más automatizados, son
opciones precisas y efectivas para proyectos menos complejos. El Building Cost Information
Service (BCIS) de la Royal Institution of Chartered Surveyors, que calcula los costos de
reconstrucción de las casas, es un ejemplo de un método empírico de cálculo de costos.

Criterio de expertos: Más comúnmente utilizado en orden de magnitud y estimaciones

intermedias, la estimación de criterios de expertos la realizan aquellos especialistas que saben
cuánto han costado proyectos similares en el pasado. Se basa principalmente en trazar
paralelismos entre proyectos pasados y futuros para crear y ajustar estimaciones. Dado que es
poco probable que dos proyectos sean idénticos y el trabajo del proyecto suele ser complejo, las
estimaciones de criterios de los expertos se presentan como un intervalo. Si bien una amplia gama
suele significar que estas estimaciones tienen un uso limitado, el profesional de gestión de
proyectos Billows señala que dichas estimaciones tan amplias solo están destinadas a indicar la
viabilidad del proyecto y proporcionar una cifra aproximada para que los gerentes de proyectos
rindan cuentas. En este sentido, “son mejores que los compromisos que no puede cumplir”, afirma
Billows.

Análisis de reservas: El análisis de reservas es un término general de una serie de métodos que se
utilizan para determinar el tamaño de las reservas de contingencia, que son asignaciones
presupuestarias para la incidencia de riesgos conocidos. Un resultado del análisis de reservas es
una técnica llamada relleno, que implica aumentar el costo presupuestado para cada actividad
programada más allá del costo esperado real en un porcentaje fijo. Las actividades de ruta crítica
pueden tener porcentajes más grandes asignados como relleno. El Project Management Institute
(PMI) también sugiere otros métodos para gestionar las reservas de contingencia, como el uso de
actividades de duración cero que se ejecuten en conjunto con las actividades programadas y el
uso de actividades de búfer que contengan reservas de contingencia de tiempo y costos.

Cálculo de costos de recursos: El cálculo de costos de recursos es un método matemático simple

para calcular los costos de la contratación de recursos para un proyecto. Se hace fácilmente
multiplicando el costo por hora de contratar un recurso por la cantidad de horas de empleo
proyectadas.

Estimación de tres puntos: La estimación de tres puntos se basa en un método estadístico

llamado Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT),que se utiliza para analizar la
actividad, los costos o las duraciones del proyecto al determinar estimaciones optimistas,
pesimistas y más probables para cada actividad. La estimación de tres puntos utiliza una variedad
de métodos de fórmula ponderados para calcular los costos/duraciones esperados a partir de
costos/duraciones optimistas, pesimistas y los costos/las duraciones más probables. Una fórmula
de uso común para crear estimaciones es:
Valor esperado = [Estimación optimista + Estimación pesimista + (4 x Estimación más probable)] ÷
6

La desviación estándar también se calcula para crear intervalos de confianza para las
estimaciones:

Desviación estándar = (Estimación pesimista – Estimación optimista) ÷ 6

La estimación de tres puntos puede construir distribuciones de probabilidad de estimaciones en

varios campos. En la estimación de costos del proyecto, los estimadores pueden crear una
estimación de costos de tres puntos utilizando costos optimistas, pesimistas y más probables. Por
otra parte, en los proyectos que miden las entregas en unidades de tiempo con costos fijos, los
estimadores pueden utilizar la duración esperada como la cantidad de unidades y determinar los
costos mediante estimaciones paramétricas. Sin embargo, recuerde que las estimaciones de tres
puntos son tan buenas como sus estimaciones iniciales optimistas, pesimistas y más probables; si
estas no son precisas, los valores esperados son inútiles.

‌Descargar plantilla de estimación de costos de tres puntos - Excel

Proceso de 12 pasos de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de Estados Unidos

(GAO): La GAO recomienda un proceso de 12 pasos para crear estimaciones de costos de alta
calidad. Esencialmente, una técnica de estimación determinista, el proceso de 12 pasos es un
enfoque sistemático en el que los estimadores seleccionan una técnica de estimación adecuada
para cada componente de una estructura de desglose del trabajo, identifican completamente las
suposiciones subyacentes a las estimaciones y llevan a cabo análisis de riesgos e incertidumbres
para las estimaciones.

Uso del software de estimación de costos: El software de gestión de proyectos puede simplificar,
acelerar y mejorar la estimación de costos. puede usar una variedad de software de gestión de
proyectos para crear estimaciones de costos o para determinar los niveles de incertidumbre
involucrados en las estimaciones de costos a través del modelado probabilístico.
El método Monte Carlo es un ejemplo de este enfoque de modelado. Se refiere a las simulaciones
de análisis de riesgos realizadas por investigadores que trabajan en la bomba atómica y que llevan
el nombre del complejo de juegos de azar en Mónaco. El método Monte Carlo produce una gama
de resultados potenciales y ofrece probabilidades de que ocurran en función de diferentes
variables.

Análisis de ofertas de proveedores: Esta técnica de estimación se utiliza para complementar

estimaciones construidas internamente. Permite a los estimadores comparar sus propias
estimaciones con las indicadas en las ofertas presentadas por los proveedores, y puede
proporcionar un punto útil de comparación y perspectivas externas sobre lo que un proyecto
debería costar.

¿Qué hace a una buena estimación de costos?

La utilidad de una estimación de costos depende de lo bien que funcione en áreas como la
fiabilidad y la precisión. Existen varias características para evaluar la calidad de la estimación de
costos. Entre las que se incluyen las siguientes:

Exactitud: Una estimación de costos solo es tan útil como precisa. Además de seleccionar las
técnicas de estimación más precisas disponibles, la precisión se puede mejorar revisando las
estimaciones a medida que se detalla el proyecto y creando asignaciones en la estimación del
tiempo de inactividad de los recursos, la evaluación del proyecto y la corrección del curso, y las
contingencias.

Nivel de confianza: Dado que incluso las mejores estimaciones contienen cierto grado de
incertidumbre, es importante comunicar a los participantes la cantidad de variabilidad posible en
cualquier estimación. Los niveles de confianza pueden comunicar estimaciones como intervalos,
como los producidos por técnicas de estimación de tres puntos o simulaciones de Monte Carlo.

Credibilidad: Los participantes o patrocinadores que se preparan para autorizar los presupuestos
desean saber que las estimaciones se basan en hechos establecidos o en experiencia práctica.
Aumente la credibilidad de una estimación incorporando el criterio de los expertos y utilizando
valores definidos para variables, como los costos unitarios y las tasas de trabajo.

Documentación: Dado que los gerentes de proyectos finalmente se responsabilizan de las

estimaciones de costos, es importante que las suposiciones subyacentes se identifiquen y
registren por escrito, y que se proporcionen los estados regulares de presupuesto. La
documentación exhaustiva evita malos entendidos y ayuda a las partes interesadas a comprender
los motivos de las revisiones de estimaciones.

Precisión: Para reducir la variación en las estimaciones de costos debido a las técnicas utilizadas,
los estimadores deben comparar y corroborar las estimaciones. La estimación de costos del
software hace que esto sea bastante fácil.

Fiabilidad: La fiabilidad es un concepto basado en el nivel de precisión de las estimaciones de

costos históricos de un tipo determinado de proyecto. En los proyectos nuevos que son similares
a los proyectos anteriores exitosos, las técnicas de estimación análogas permitirán estimaciones
fiables.
Detalles del riesgo: Todos los proyectos pueden verse afectados por riesgos negativos, por lo que
es importante crear asignaciones en estimaciones de costos. La identificación exhaustiva de
riesgos y la asignación de las reservas de contingencia es el enfoque más común. Las
estimaciones deben sobrestimarse en lugar de subestimarse, y los estimadores deben definir
niveles de tolerancia para la desviación de costos.

Uniformidad: Para realizar organizaciones que llevan a cabo muchos proyectos del mismo tipo,
espere que los costos unitarios sean razonablemente uniformes en todos los proyectos y que solo
se ajusten a la inflación. Este tipo de uniformidad de costos unitarios es posible para las
organizaciones que han realizado varios proyectos similares, lo que les permite crear listas de
referencia para los costos unitarios recomendados.

Validez: Confirmar la validez de una estimación de costos implica comprobar la exactitud de los
datos subyacentes. Mejore la validez basándose en la bibliografía de costos establecida y en los
índices de costos cuando la bibliografía actualizada no esté disponible.

Verificación: La verificación de costos es el acto de comprobar que las operaciones matemáticas

utilizadas en una estimación se realizaron correctamente. La verificación de costos es mucho más
fácil si las estimaciones están debidamente documentadas.

En su libro Project Management for Business, Engineering, and Technology, el experto en gestión
de proyectos John M. Nicholas de Loyola University y Herman Steyn de la Universidad de
Pretoria, Sudáfrica, afirman que las mejores estimaciones las realizan los equipos que incluyen
diseñadores, constructores, proveedores (esto se opone a las estimaciones de equipos más
homogéneos). Describen a estos diversos equipos de estimación como equipos de ingeniería
simultáneos.

Las causas más probables de estimaciones inexactas de costos

de proyectos
Como alternativa, los factores que socavan las estimaciones de costos incluyen datos deficientes
sin procesar o suponer que los recursos se utilizan al 100 por ciento. Algunos de los obstáculos
más comunes para los estimadores de costos son:

Falta de experiencia en proyectos similares: La precisión en la estimación de costos tiende a

aumentar a medida que los estimadores, los equipos de proyectos y las organizaciones adquieren
experiencia trabajando con proyectos similares. Es posible que los estimadores inexpertos y los
equipos del proyecto no estén familiarizados con el alcance de un proyecto, lo que puede generar
imprecisiones, incluso con técnicas de estimación deterministas. A nivel organizativo, el uso de
técnicas de estimación análogas no suele ser fiable si la organización no ha realizado proyectos
similares con anterioridad.

Longitud del horizonte de planificación y del proyecto: Los estimadores profesionales hacen
hincapié en la importancia de no hacer estimaciones prematuras. Como hemos comentado, la
estimación precisa depende del grado en que se defina un proyecto. En los proyectos grandes y
complejos, los enfoques, como la planificación de registros detallados, significan que el trabajo
futuro está menos bien definido. Es importante que las prácticas de estimación de costos lo
reflejen y que las estimaciones de costos se revisen a medida que se dispone de información más
actualizada. Para los megaproyectos que tardan varios años en finalizarse, es importante tener en
cuenta la fluctuación del valor de la moneda y los climas políticos.

Recursos Humanos: Crear estimaciones precisas se vuelve más difícil a medida que aumenta la
cantidad de recursos humanos implicados en un proyecto. Si bien es una práctica habitual
suponer que cualquier recurso solo será productivo el 80 % del tiempo y crear estimaciones en
consecuencia, resulta más difícil justificar los costos en la gestión y organización de las personas.
Esto se nota especialmente en las actividades del proyecto que involucran la creación de
consenso o la coordinación de tareas entre muchas personas.

También surgen dificultades al estimar los costos de los recursos humanos mediante el cálculo del
costo de los recursos o la estimación paramétrica. Ambas técnicas de estimación giran en torno al
concepto de cálculo de costos basado en unidades, pero la complejidad de gestionar a las
personas dificulta tanto la obtención de costos unitarios precisos como la previsión precisa del
tiempo de finalización de la tarea. Además, es poco probable que los niveles de habilidad de los
trabajadores sean idénticos (incluso si están clasificados como tales), por lo que alguna desviación
del tiempo es inevitable. Esto muestra el valor de sobrestimar sistemáticamente en lugar de
subestimar, especialmente cuando se trata de trabajadores humanos.

Otros errores comunes pueden afectar la precisión de las estimaciones:

No comprender del todo el trabajo que implica finalizar los paquetes de trabajo: Esto a veces es
un problema para los equipos de proyectos sin experiencia que no han trabajado en proyectos
similares antes.

Esperar que los recursos funcionen con la máxima productividad: Una regla general más
adecuada es suponer una productividad del 80 %.

Dividir las tareas entre varios recursos: Tener más de un recurso trabajando en una tarea
normalmente requiere tiempo adicional de planificación y gestión, pero este tiempo adicional a
veces no se tiene en cuenta.

No identificar riesgos y preparar planes y reservas de contingencia adecuados: Los riesgos

negativos pueden aumentar los costos y extender la duración.

No actualizar las estimaciones de costos después de los cambios en el alcance del proyecto:
Las estimaciones de costos actualizadas son una parte integral de los procedimientos de gestión
de cambios en el alcance, ya que los cambios en el alcance del proyecto hacen que las
estimaciones anteriores no sean útiles.

Crear estimaciones precipitadas e inexactas debido a la presión de los participantes: Dado que
los gerentes de proyectos son responsables de las estimaciones, el orden de las estimaciones de
magnitud es mucho mejor que los números inventados.

Indicar las estimaciones como sumas fijas, en lugar de intervalos: Las estimaciones de puntos
son engañosas. Todas las estimaciones tienen grados intrínsecos de incertidumbre y es
importante comunicarla adecuadamente a través de intervalos de estimaciones.

Hacer que un proyecto se ajuste a un presupuesto fijo: El alcance de un proyecto debe

determinar su presupuesto, no al revés. Como explica Trevor L. Young en su libro How to be a
Better Project Manager, estimar es “una decisión sobre cuánto tiempo y recursos se necesitan
para llevar a cabo un trabajo según estándares aceptables de desempeño”. Es probable que el
enfoque inverso (planificar los proyectos para que se ajusten a los presupuestos) resulte en
proyectos que no cumplan con los requisitos y que entreguen resultados.

Otros campos de gestión de proyectos están relacionados con la

estimación de costos
El trabajo de estimar los costos del proyecto y el control presupuestario continuo no se hace por
cuenta propia. Influyen varias otras especialidades de gestión de proyectos y la estimación de
costos, a su vez, tiene impacto en esos otros aspectos del proyecto. Algunos de estos son:

Gestión de comunicaciones: Actualice de manera rutinaria a los miembros del equipo del
proyecto y a los participantes con las actividades del proyecto. Los miembros del equipo del
proyecto que no entienden sus roles cuestan tiempo y dinero al proyecto. Del mismo modo, las
partes interesadas que no reciben actualizaciones regulares del progreso del proyecto pueden
solicitar cambios de gestión costosos en momentos no óptimos.

Gestión de recursos humanos: El personal del proyecto no capacitado o no preparado puede ser
una responsabilidad tanto en términos de tiempo como de dinero.

Gestión de adquisiciones: La gestión ineficaz de las adquisiciones puede aumentar los costos de
los proyectos, especialmente en los proyectos que se llevan a cabo durante mucho tiempo. Por
ejemplo, la fluctuación en los precios de los recursos y los cambios en las condiciones económicas
y políticas pueden hacer que sea más costoso adquirir los bienes o servicios necesarios.

Gestión de calidad: Establece los requisitos de calidad para las entregas del proyecto antes de
que comience la ejecución y comunica estos requisitos a todos los miembros del equipo del
proyecto. La falta de claridad en cuanto a los requisitos de calidad puede resultar costosa durante
el proceso de control de calidad, cuando deben abordarse defectos o incumplimientos (a
menudo a un costo considerable).

Gestión de riesgos: Todos los proyectos afrontan riesgos. La identificación adecuada de riesgos y
la preparación de los planes y reservas de contingencia son esenciales para evitar que los riesgos
causen sobrecargas de costos.

Gestión del tiempo: Los costos del proyecto están directamente relacionados con el tiempo
necesario para finalizar un proyecto, por lo que una falla en la construcción de un cronograma del
proyecto preciso y viable probablemente cause sobrecargas de costos.

Cómo se aplica la estimación de costos en sectores clave

Independientemente del tamaño y el alcance de su proyecto, la estimación estandarizada de
costos ayudará a producir estimaciones precisas. Dicho esto, la industria, el sector y el tipo de
proyecto pueden influir en la forma en que desarrolla sus estimaciones. Por lo tanto, vale la pena
examinar cómo se hace la estimación de costos en algunos sectores clave y casos de uso más
complejos.

Construcción
Los costos de construcción abarcan dos categorías principales de costos: los incurridos en la
construcción y desarrollo real de una instalación y los incurridos en las operaciones y el
mantenimiento de la instalación a lo largo de su ciclo de vida.

La primera categoría incluye aspectos como el costo de la tierra, la mano de obra, el equipo y los
materiales necesarios para construir una instalación, el costo del diseño arquitectónico y la
ingeniería, y el costo de la inspección de las instalaciones. La segunda categoría incluye los costos
de mantenimiento y reparación, los costos de alquiler de tierras y servicios públicos, y el costo de
las operaciones y el empleo del personal de operaciones.

Un factor que se avecina en la estimación de costos de los proyectos de construcción es la

necesidad de contingencias. Dado que los proyectos de construcción suelen ser a gran escala y se
llevan a cabo durante períodos prolongados, la planificación de contingencia adecuada es vital.
Las contingencias en los proyectos de construcción incluyen:

Ajustes de programas, que no son inusuales para proyectos a gran escala. Dados los grandes
costos del equipo y la mano de obra en los proyectos de construcción, los retrasos y las
ampliaciones de horarios pueden aumentar considerablemente los costos.

Cambios en los costos de equipos y mano de obra, que tampoco son raros en proyectos
extensos.

Los cambios ambientales, como los cambios climáticos, no son raros en proyectos extensos.

Cambios en el desarrollo del diseño, que, aunque raros, no son insólitos. Dependen de la
calidad de la planificación del proyecto de pre-ejecución y de circunstancias incontrolables,
como los eventos naturales.

Las estimaciones de costos para proyectos de construcción se dividen en tres clases:

Estimaciones de diseño: Creadas durante la planificación y el diseño del proyecto, incluyen

una serie de estimaciones que van desde la detección hasta el estado definitivo.

Estimaciones de ofertas: Se trata de una estimación definitiva finalizada que se utiliza para
llevar a cabo las ofertas competitivas.

Estimaciones de control: Úselas para medir el rendimiento de los costos durante la ejecución
del proyecto; son susceptibles a revisiones durante un proyecto.

Un aspecto importante de la estimación de costos en los proyectos de construcción es

determinar la relación entre la escala del proyecto y el costo promedio por unidad. Por lo general,
los estimadores que utilizan datos empíricos para establecer estas relaciones descubrirán que hay
economías o deseconomías de escala. Es decir, el costo promedio por unidad cambia a medida
que aumenta la escala del proyecto. Los estimadores buscan aprovechar las ventajas de las
economías de escala para minimizar los costos unitarios.

Tecnología de la información

Al producir estimaciones de costos para proyectos de tecnologías de la información, muchas de

las prácticas de estimación de costos convencionales no se adaptan bien al desarrollo de
proyectos Agile, dado el énfasis de este enfoque en cambiar los alcances del proyecto.
Sin embargo, dado que el aporte principal en los procesos Agile es el trabajo (no los recursos) y
que el desarrollo Agile admite iteraciones en momentos fijos, usa técnicas de estimación
paramétrica para crear estimaciones precisas de costos. Los equipos de desarrollo Agile dividen el
trabajo en partes manejables para cada iteración y, por lo tanto, pueden cobrar costos fijos en
función de la cantidad de desarrolladores necesarios para finalizar el trabajo programado para
cada iteración.

Sin embargo, incluso en este caso puede haber dificultades. La estimación del costo fijo funciona
bien para el trabajo de adaptación, que se centra principalmente en modificar los productos de TI
ya diseñados. El trabajo de desarrollo, por otro lado, es más difícil de estimar, dado que implica el
diseño del producto. Dado que los métodos Agile fomentan los cambios en el alcance, es difícil
planificar previamente la cantidad de tiempo que se debe dedicar al diseño. Por lo tanto, los
excesos de costos para el trabajo de desarrollo son bastante comunes.

Por este motivo, en general, la estimación de costos para los proyectos de desarrollo de TI (que
involucran el trabajo de desarrollo y adaptación) se lleva a cabo mejor como una combinación de
estimación descendente y ascendente. La adaptación, que generalmente está bien definida,
puede estimarse utilizando técnicas de estimación ascendente ya que su alcance es fijo. El trabajo
de desarrollo, que no tiene un alcance fijo, se estima mejor utilizando técnicas descendentes
como el criterio de los expertos y la estimación análoga.

Ingeniería

Los proyectos de ingeniería civil (como los de autopistas y puentes) a veces han aumentado la
presión por el mayor interés público en su progreso y, en particular, por el rendimiento de los
costos. Esto puede ser problemático cuando los críticos no aprecian la naturaleza iterativa de la
estimación de costos y dibujan comparaciones engañosas entre estimaciones preliminares
inexactas y estimaciones de control. Este problema se agrava con el hecho de que los proyectos
de ingeniería civil suelen presentar grandes grados de incertidumbre en las estimaciones,
generalmente debido a una combinación de longitud del proyecto, condiciones naturales y, en
algunos casos, condiciones políticas en la región. Como tal, organizaciones como The Institution
of Engineers of Ireland sugieren que las estimaciones preliminares de los proyectos de ingeniería
civil no se hagan públicas y que las estimaciones más definitivas establecen claramente los
alcances y las suposiciones subyacentes del proyecto.

Los proyectos de ingeniería civil que se llevan a cabo durante períodos prolongados también
pueden tener que lidiar con los cambios de alcance solicitados al cambiar las administraciones
políticas. En algunos países en desarrollo, estos proyectos podrían tener dificultades para
conservar el apoyo político a medida que los gobiernos cambian, y no es raro que haya problemas
con la corrupción administrativa. Los proyectos de ingeniería civil tienen especial importancia en
la identificación adecuada de riesgos, y las reservas de contingencia para estos proyectos suelen
ser generosas. También es importante llevar a cabo la planificación del proyecto de una manera
que minimice la probabilidad de futuros cambios en el alcance, ya que pueden causar fácilmente
sobrecargas de costos.

Industrias de servicios

Los costos de proyectos en los sectores de servicios pueden presentar un conjunto único de
desafíos. Dado que el énfasis se centra en el trabajo basado en los conocimientos (para el que las
duraciones esperadas y las tasas de trabajo pueden ser difíciles de prever), las técnicas de
estimación simples y basadas en unidades no son las indicadas. En cambio, los proyectos de la
industria de servicios suelen calcular los costos de mano de obra y recursos por separado, y
agregarles costos generales al crear estimaciones.

Los costos de los proyectos de la industria de servicios se dividen en general en tres categorías:
costos laborales, recursos y gastos generales. En la mayoría de los casos, los costos laborales y de
recursos se facturan simplemente a medida que se incurrieron por trabajo. Sin embargo, la
facturación por gastos generales, es más complicada, especialmente porque el aumento de la
automatización ha aumentado en los últimos años el tamaño de los costos generales para
muchos sectores de servicios. Los sectores de servicios adoptan una variedad de técnicas de
gestión de costos para gestionar la facturación de los costos generales, como:

Cálculo de costos de orden de trabajo: Aplica una tarifa general fija a cada trabajo.

Cálculo de costos basado en la actividad: Asigna los gastos generales en proporción a las
actividades de servicio mediante controladores de costos.

Costos reales adicionales: Asigna un porcentaje de los costos reales de una empresa como
gastos generales a cada trabajo.

Definir costos: Cobra a cada trabajo una tarifa fija predeterminada.

Por supuesto, los costos establecidos son los más fáciles de estimar. En el caso de las otras
técnicas de cálculo de costos, la separación de los costos de recursos de los costos de mano de
obra puede mejorar la precisión de las estimaciones, siempre y cuando los proveedores de
servicios puedan evaluar con precisión el alcance de la mano de obra involucrada en cada
proyecto, lo cual puede resultar impreciso.

Herramientas de uso común para la estimación de costos

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