DOCUMENTAR PROCESOS DE TALENTO HUMANO

GUIA 1

INTRUCTORA

CARMEN DELIA SUESCUN DE HERRERA

APRENDIZ

ALEXA CATHERINE ALZATE LEON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

REGIONAL META
CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIO TECNOLOGO EN GESTION DEL
TALENTO HUMANO
FICHA. 2254945
VILLAVICENCIO, META
SEPTIEMBRE 2022
ACTIVIDAD 1
Actividad inicial

a. Que pretenden las organizaciones cuando inician la implementación de

nuevas tecnologías para actualizar sus procesos?
Mejorar su imagen de marca, consolidar su carácter innovador y mejorar la gestión
con la automatización de datos.
Los beneficios: Ahorrar papel al apostar por la digitalización de informes y envío de
correspondencias y certificados, permite reducir tiempos de la rutina laboral y, por
tanto, que la actividad sea más eficiente y rápida y posibilita gestionar el trabajo con
mayor facilidad al poder acceder desde cualquier parte del mundo a las bases de
datos e información de gestión corporativa.

b. Existe la necesidad de controlar y medir los procesos de la empresa?

Si. Mediante una revisión exhaustiva de los procesos, las empresas pueden:

 Definir con exactitud lo que estás haciendo actualmente.

 Identificar las áreas de fortaleza y debilidades del negocio
 Determinar soluciones futuras bien definidas.

c. Es importante en una organización generar cohesión entre las áreas, que se

pretende?

Es muy importante generar cohesión entre las áreas, ya que las empresas son más
productivas cuando fomentan el trabajo en equipo. Con la cohesión se pretende
logran con mayor facilidad el cumplimiento de las metas en común.

d. Es importante en una empresa, estandarizar y unificar la documentación

generada es sus procesos?
La estandarización garantiza mantener un estándar de calidad en todos los
procesos de la empresa.
Tener varias sucursales evita perder dinero y clientes, ya que la calidad del servicio
y en los productos es el mismo en todas.
Se eliminan procesos y actividades innecesarias y se reduce costos.
La información se maneja de forma integrada y sistémica.
La empresa se embarca en un proceso de mejora continua.
La estandarización involucra el desarrollo de conocimiento y nuevas habilidades del
personal, promoviendo la capacitación y el crecimiento profesional.
Prepara a la empresa en el proceso de transformación digital.

ACTIVIDAD 2
Actividad 2.1

Consulta Video: https://www.youtube.com/watch?v=-U-RQKJ9KKg

Luego de apropiar la información y escuchar el video propuesto, en grupos de dos,

diseñe un proceso simple de atención y servicio al cliente en el cual se puedan
implementar los conceptos básicos del mismo y elabore un resumen descriptivo
indicando a que personas, cargos, procesos hace referencia involucra.

PROCESO DE VENTA DE PRODUCTO

Cargo: Asesor Comercial

Funciónes:

 Identificar las necesidades del cliente

 Ofrecer al cliente el producto que se ajuste a la necesidad previamente
encontrada
 Cerrar la venta
 Documentar la no venta del producto dejando las observaciones del proceso
fallido
 Documentar el cierre de venta exitoso

Flujograma del proceso de venta

 RECEPCION

Necesidad del Cliente

Presentación de Servicios

Toma de
Decisión del
Cliente

No Compra
Venta

Llamada de confirmación
Compra

Cierre de venta Base de

Datos
Actividad 2.2

En el siguiente enlace, usted deberá consultar, analizar el caso de éxito BANCAMIA”

Reingeniería de Procesos”. Luego elaborar un diagrama de flujo de procesos, del
área de talento humano, en donde se muestre la mejora de este proceso. Lea
cuidadosamente, identifique la problemática y determine las mejoras al proceso .

CASO DE EXITO BANCAMIA

Proceso de selección

Se implementa la necesidad de la fidelización de los trabajadores desde el proceso

de selección, haciendo cambios en nivel tecnológico e inclusión de nuevos talentos
humanos, ampliando el rango de perfiles teniendo en cuenta la experiencia,
vocación social y ganas alineados con la necesidad del cargo; pasando un poco por
alto el nivel académico. Para conocer mejor al candidato se hace una entrevista
dinámica de grupo.
 ACTIVIDAD 3 – TRABAJO EN EQUIPO
 Proceso administrativo: concepto de planeación, organización,
dirección y control.

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización,

dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u
organización de la forma más eficiente posible. El proceso administrativo es
continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando
termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para el objetivo
general de la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos menores.

Etapas del proceso administrativo

 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la

organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
 Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y
el control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.

Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y resolver las cuestiones

pertinentes que más tarde se ejecutarán.

Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y

que estructura tendrá el proyecto en su ejecución.

Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de

ayudar, respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la
consecución de objetivos.

Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan

supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.
  Políticas de calidad: Aplicación

Es una declaración pública y documental del compromiso que asume la Dirección,

de gestionar la empresa según un sistema de Gestión de Calidad, de establecer
unos objetivos de calidad que conduzcan a la mejora continua en la gestión de la
Organización

Gestión de la Calidad:

La gestión de la calidad es el conjunto de acciones, planificadas y sistemáticas,

necesarias para dar la confianza adecuada de que un producto o servicio va a
satisfacer los requisitos de calidad.

En general se puede definir la Gestión de la Calidad como el aspecto de la gestión

general de la empresa que determina y aplica la política de calidad.

La ISO 9000:2000 define la Gestión de la Calidad como las actividades coordinadas

para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad.

El Sistema de Gestión de Calidad:

Se basa en los principios de aproximación al proceso y la orientación al Cliente. La

adopción de dichos principios debería facilitar clientes con un nivel de confianza
más alto que el producto (incluyendo servicio) satisfará sus requisitos e incrementa
su grado de satisfacción.

Un sistema de gestión de la calidad es la forma en la que una empresa o institución

dirige y controla todas las actividades que están asociadas a la calidad.

El sistema de gestión de la calidad debe estar integrado en los procesos,

procedimientos, instrucciones de trabajo, mediciones y controles, etc., de las
propias operaciones de la empresa.

Es un sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la

calidad (ISO 9000:2000), por lo tanto, está integrado en las operaciones de la
empresa u organización y sirve para asegurar su buen funcionamiento y control en
todo momento.

Proporciona además herramientas para la implantación de acciones de prevención

de defectos o problemas (procedimiento de acciones preventivas), así como de
corrección de los mismos. Incluye también los recursos, humanos y materiales, y
las responsabilidades de los primeros, todo ello organizado adecuadamente para
cumplir con sus objetivos funcionales.

El SGC comprende diferentes etapas tales como:

Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes

interesadas.

Establecer la política y objetivos de la calidad de la organización;

Determinar procesos y responsabilidades necesarias para lograr los objetivos de la

calidad;

Determinar y proporcionar los recursos necesarios para lograr los objetivos de la

calidad.

Establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

Aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada proceso.

Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas.

Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del SGC.

Las partes que componen el sistema de gestión son:

1.- Estructura organizativa: departamento de calidad o responsable de la dirección

de la empresa.

2.- Cómo se planifica la calidad

3.- Los procesos de la organización

4.- Recursos que la organización aplica a la calidad

5.- Documentación que se utiliza

  Procesos y procedimientos: concepto, características, objetivos,
propósitos, identificación e interacción.

Concepto:

Un PROCESO es un “qué se hace”. No tiene existencia real o tangible, pero es un

concepto imprescindible para organizar lo que hacemos, medirlo y mejorarlo.

Un PROCEDIMIENTO es un” cómo se hace”. Son las instrucciones operativas o

protocolos de actuación. Tienen existencia real y son susceptibles de mejora. Su
representación gráfica se realiza mediante los diagramas de flujo”.

Características:

Los Procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea.

Son módulos que detallan y especifican como deben proceder los responsables
(recursos humanos y/o tecnológicos) en su ejecución estableciendo políticas,
normas y flujo de documentación.

Se implementan y no experimentan cambios durante su uso. Al alcanzar

obsolescencia son reemplazados por nuevos procedimientos. Su objetivo es
finalizar una tarea.

Los Procedimientos tienen objetivos diferentes para cada departamento de la

organización.

Los Procesos son acciones o actividades organizadas e interrelacionadas,

orientadas a obtener un resultado específico.

Transforman entradas en salidas mediante la utilización de recursos. Son dinámicos

y mensurables en su comportamiento.

Los procesos se operan, se gestionan. Su objetivo es obtener resultados.

Los Procesos establecen objetivos comunes que son compartidos por todos los
departamentos.

Partiendo de la premisa que todo aquello que es cuantificable se puede mejorar,

cada proceso debe tener asignada una métrica que permita cuantificar la eficiencia
del mismo.
Objetivos: procedimiento

Es el motivo por el cual se realiza determinado procedimientos, es la razón de ser

del mismo. Este indica de forma resumida lo que se pretende alcanzar con el
procedimiento.

Procesos: debe explicarse de forma resumida los motivos por los cuales se lleva a
cabo cada proceso institucional.

Propósito:

El propósito del proceso es establecer el conjunto de recursos y actividades

interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y
métodos, con el procedimiento se busca determinar de forma específica cómo se
debe llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan
en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad;
que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a
cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe
controlarse y registrarse.

Identificación e interacción: interacciones entre los procesos se pueden evidenciar

e identificar en:

 El mapa de procesos, de manera gráfica, a través de los canales de

información.
 En la caracterización de cada uno de los procesos, de manera detallada,
donde se incluye un gráfico para indicar la principal relación del proceso con
otros procesos o procedimientos.
 En los procedimientos, de manera operativa, donde se evidencia la relación
con otros procedimientos y procesos, mediante un gráfico que tiene por
objeto mostrar la ubicación exacta del procedimiento dentro del proceso y
busca mostrar todas las interrelaciones con los demás procesos,
procedimientos e instancias de la entidad.
 El Diagrama de Interacción de los Procesos, que forma parte del
direccionamiento estratégico de la entidad, en el cual se visualizan las
relaciones entre las tres estructuras organizacionales: proyectos,
dependencias y procesos.
  Automatización y sistematización de los procesos mediante
implementación de tecnologías.

La automatización de procesos es la operacionalización de un proceso que antes

se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y
datos. Esto es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar
competitividad, eficiencia y valor al cliente.

¿Qué es la automatización de procesos?

Para facilitar la comprensión, trasladaremos la automatización de procesos a

nuestra rutina diaria. Usamos la tecnología a nuestro favor varias veces, ahorrando
tiempo y esfuerzo: usando una aplicación de comida a domicilio o teniendo una casa
inteligente, donde controlas la temperatura del aire acondicionado por teléfono
celular.

En una simple analogía, la automatización de procesos podría compararse con algo

similar, pero aplicado a la realidad empresarial.

¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?

El principal objetivo de la automatización de procesos es mejorar el progreso del

flujo de trabajo en una organización.

Con la automatización, es posible reducir costos, tiempo, desperdicio, aumentar la

productividad, minimizar fallas y controlar, en tiempo real, todos los procesos
comerciales.

Es posible sustituir las actividades manuales por automatizadas o utilizar software

y sistemas para respaldar diferentes actividades.

 Control de los procesos.

El control de los procesos nos permite tener en todo momento dentro de los límites
de aceptación al proceso, así como controlar que se cumplen las especificaciones
de producto o requisitos del servicio ofertado, y trabajar en la mejora continua del
proceso. El control es fundamental, ya que lo que no se mide no se puede controlar
ni mejorar.

El control de procesos es una evaluación profunda y sistémica de los procesos de

negocio.
Sobre la base de este control puedes evaluar el progreso de las actividades y
obtener información sobre cómo optimizar los resultados, reducir el gasto, evitar o
corregir fallas y, por lo tanto, mejorar el rendimiento del negocio en su conjunto.

Al controlar el rendimiento es posible adaptarse rápidamente a las oportunidades y

amenazas del mercado, generar más valor para el cliente e identificar si las
actividades comerciales están alineadas con los objetivos establecidos.

El control de procesos consiste no solo en prevenir la recurrencia de errores, sino

también en contribuir a la estandarización de procesos y su mejora continua.

Desarrollar el control de procesos contribuye a:

 Estandarizar las tareas y los resultados esperados, asegurando la calidad

para el cliente incluso si hay rotación de empleados.
 Definir los roles y responsabilidades de cada empleado, proveedor u otros
involucrados en el flujo del proceso, lo que optimiza el trabajo diario y la
comunicación dentro de la cadena de producción.
 Evitar errores o permitir que se corrijan mucho más rápidamente. Mediante
el seguimiento, puedes identificar fallas en tiempo real, lo que contribuye a
obtener una ventaja competitiva, reducir costos y adaptarse a los cambios
del mercado.
 Generar mejoras continuas, ya que el control es permanente y se realiza
cíclicamente.

 Manual de calidad, procesos y procedimientos, funciones.

Para llevar a cabo un eficaz sistema de gestión, las empresas necesitan reflexionar
y describir cómo va a ser ese proceso, en qué políticas se van a basar, cuál va a
ser su alcance, qué procedimientos se van a lleva a cabo o qué medidas de control
se van a establecer. Todas estas cuestiones encuentran su respuesta en el manual
de calidad, un documento que en la nueva versión de la norma no es obligatorio,
pero que servirá de guía para la implementación, mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión de Calidad.

Funciones, uso y beneficios de su empleo.

Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos

principales del sistema de calidad implantado por la empresa. Si así lo desea la
organización, puede adoptar la forma de documento público que se puede presentar
a clientes reales o potenciales, proveedores y otros agentes interesados.

Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la

calidad de la organización para que se conozcan sus intenciones y compartir
conocimientos y experiencias en el ámbito tanto interno como externo.

Por otro lado, el manual de calidad permite a la empresa realizar un ejercicio de

transparencia, conformidad e implicación con la consecución de altos niveles de
calidad y mejora continua de acuerdo a una serie de parámetros previamente
establecidos. Es el documento más auditado, pues se encuentra en el vértice más
alto de la documentación de las compañías.

Alcance del manual de calidad

Este aspecto es bastante flexible y depende en gran medida del tamaño y

complejidad de cada empresa y de los fines del documento, ya que algunas
organizaciones deciden ampliar su utilidad más allá de documentar sus sistemas de
gestión de la calidad.

Cada organización, por lo tanto, puede decidir libremente el alcance y ambición de

su manual, lo que lógicamente influirá en su estructura, aspectos recogidos y
extensión. Eso sí, se trata de un texto que debe ser elaborado por integrantes que
tengan un buen conocimiento de la organización.

Dado que el Manual de Calidad es un documento que constituye la base de todo

sistema de calidad, es importante que vaya un paso por delante y que no se límite
únicamente satisfacer los requisitos de la norma, incluyendo aspectos relativos a
las necesidades de los clientes y de la propia organización.

Todo manual de calidad ha de reflejar unos elementos mínimos que ayuden a

visualizar los procedimientos que se van a llevar a cabo para el control de la calidad
del producto o servicio ofertado por la compañía.

Este documento debe incluir tres elementos mínimos, que son:

 El alcance del sistema de gestión.

 Los procedimientos establecidos para el sistema
 Una descripción de la interacción entre los procesos.
¿Cuál debe de ser la estructura del manual de calidad?

Aunque la versión 2015 de la ISO 9001 no lo considera obligatorio. La norma ISO

9001:2008 proponía un modelo en el que se incluyan los siguientes apartados:

Título y alcance: Se trata de una especie de preámbulo o introducción del

documento. En este se presenta el trabajo y se relaciona con la norma.

Tabla de contenido: Recoge las secciones que integran el documento, así como
todo aquello que la empresa considere necesario para avalar su Gestión de Calidad.

Documentos: Toda aquella documentación que acredite la certificación en ISO

9001

Política y objetivos: Se recogerán en este punto, aunque aunque sin proporcionar

demasiados detalles.

Estructura: Desarrollo del organigrama de la empresa en relación con el área de

calidad. Podrá incluir recursos visuales que ayuden al entendimiento.

Referencias: Relación con otros textos o manuales que hayan servido como marco
al manual.

Descripción del sistema: Parte clave del manual. Se pone el foco en cada uno de
los métodos que emplea la organización para satisfacer sus necesidades en el área
de Gestión de Calidad.

Anexos: Cualquier texto, informe, valoración o diagrama que sirva de apoyo al tema
central. Habrá que tener en cuenta que este tiene dos receptores: los auditores y
los clientes

Link de presentación

https://www.canva.com/design/DAFOS1LcMaQ/ZRGSseyN_Z7AymVdgn624g/vie
w?utm_content=DAFOS1LcMaQ&utm_campaign=designshare&utm_medium=link
&utm_source=publishsharelink
CRUCIGRAMA

Conjunto de etapas cuya finalidad es

conseguir los objetivos de una Proceso administrativo
empresa u organización de la forma
más eficiente posible

Es una declaración pública y

documental del compromiso que
asume la Dirección, de gestionar la Políticas de calidad
empresa según un sistema de Gestión
de Calidad

Es un “qué se hace”. Proceso

Es un” cómo se hace”. Procedimiento

Es la operacionalización de un proceso
que antes se ejecutaba manualmente, Automatización
utilizando la tecnología y la integración
de sistemas y datos.

Es una evaluación profunda y sistémica Control de procesos

de los procesos de negocio.

Se trata de un documento corporativo

que expone los aspectos principales
del sistema de calidad implantado por Manual de calidad
la empresa.

Link https://puzzel.org/es/crossword/play?p=-ND93813SjgQ0Z-oNWag
Vertical

1. Conjunto de etapas cuya finalidad es

conseguir los objetivos de una empresa
u organización de la forma más
eficiente posible

2. Es una evaluación profunda y

sistémica delos procesos de negocio.

3.Es una declaración pública y

documental del compromiso que asume
la Dirección, de gestionar la empresa
según un sistema de Gestión de
Calidad

5. Es la operacionalización de un
proceso que antes se ejecutaba
manualmente, utilizando la tecnología y
la integración de sistemas y datos.

Horizontal

4. Es un” cómo se hace”.

6. Es un “qué se hace”.
ACTIVIDAD 4 – MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

- Diseño la elaboración de instructivos y formatos para elaboración de

manuales de procesos y procedimientos.

Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían

de una empresa a otra.

1. Título
Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los
procesos que vas a redactar; por ejemplo, puede ser que se trate de un manual de
procedimientos comerciales, o un manual de procedimientos de recursos humanos.

2. Marco normativo
En este espacio es importante mencionar cuáles son las normas de tu organización
a través de sus valores, la misión y visión. Con esto es posible alinear el enfoque
empresarial de tu organización.

3. Objetivo del documento

Este apartado representa el motivo por el cual estás redactando este documento y
debe proporcionar una visión integral de los procesos que lo componen.

4. Revisiones y responsables
El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente,
por lo que es importante mencionar cuándo fue redactado y cuáles han sido sus
últimas revisiones. Además debes señalar quiénes son las personas responsables
de actualizar este documento.

5. Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo
que se hace y cómo es que hay que hacerlo, también dónde y con qué frecuencia.
Esta sección incluye los puestos de los responsables de cada operación que están
involucrados en el proceso.

6. Diagrama de flujo
El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el
procedimiento en general y los responsables que intervienen en cada operación. Se
trata de una representación gráfica sencilla que facilita la comprensión del proceso.

7. Glosario de términos
Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que
van a leer el manual de procedimientos.
¿Cómo hacer un manual de procedimientos?

1. Establece los objetivos

Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua.
Por eso es importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas
bien tus objetivos y luego te preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar
documentados con el fin de cumplir ese objetivo en particular.

Si sabes qué es lo que quieres lograr con este manual de procedimientos entonces
será mucho más fácil identificar los procedimientos que necesitan aparecer en este
documento.

2. Describe los procesos y su alcance

Una vez que hayas establecido los objetivos del manual que estás por redactar, es
importante que describas cuáles son los procesos que necesitan ser documentados
para asegurar el logro de los objetivos comerciales que tienes planteados. Puedes
preguntarles a tus empleados cómo creen que deba realizarse su trabajo para
conocer cada detalle del proceso y, de esta forma, ser más puntual en los pasos a
seguir.

3. Identifica las normas y políticas

Asegúrate de incluir las normas y políticas que garanticen la calidad en los procesos,
así como la precisión de los resultados operativos en tu empresa; por ejemplo, las
políticas de seguridad en el trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles en caso
de que algo salga mal y sea necesario realizar modificaciones.

4. Señala responsabilidades
Se trata de especificar cuáles son los roles en los diferentes departamentos que
están involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya
que algunos procedimientos podrían abarcar diferentes departamentos o equipos.
Por lo tanto, asegúrate de especificar cuál es el alcance de cada uno de ellos y
menciona quiénes están involucrados y cuáles son sus responsabilidades.

5. Redacta el documento siguiendo la estructura

Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el
manual de procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este
artículo. Recuerda que este documento debe revisarse constantemente para
comprobar que siga siendo vigente o si necesita algunas modificaciones.

- Mediante programa software cmaptools, presento y diseño los siguientes

gráficos: flujograma, diagrama, tipos, simbología y reglas para su
elaboración.
 - Mediante un diagrama de proceso, indique los pasos utilizados en
trazabilidad que se le debe dar a un documento (recepción, conservación
y codificación de un documento, etc.), para formalizar un proceso en una
empresa

ACTIVIDAD 5 – PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización,

dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u
organización de la forma más eficiente posible.

Características del proceso administrativo

Para responder a la premisa por que es importante el proceso administrativo se

deben descubrir las siguientes características:

Mejora continua

El proceso administrativo no debe ser un ejercicio de una sola vez. Debe implicar
una evaluación continua de los procesos e incluir acciones para mejorar su flujo
total.

Se cambian procesos existentes

En lugar de erigir procesos absolutamente nuevos o “perfectos” se deben mejorar

los procesos existentes, para evitar deteriorar cualquier ganancia lograda.

Lo realiza el gestor de una empresa

El proceso administrativo es llevado a cabo por el gestor de una empresa. En el

caso de que la empresa sea mediana o grande, suele ser realizado por los
directores de departamento.

Proceso continuo

Bajo la pregunta de por que es importante el proceso administrativo, se afirma que

se trata de un proceso continuo y lo ejecutan los distintos gerentes que se
desempeñan en diferentes niveles. Es un proceso distinto, donde los gerentes
planifican, organizan, dirigen, coordinan y controlan los esfuerzos humanos para
lograr objetivos bien definidos.
Logro ordenado de los objetivos del negocio

Se necesita un proceso administrativo eficiente para lograr los objetivos de la

actividad comercial de una manera ordenada y rápida.

FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Este proceso se engloba a 4 funciones fundamentales, que son: la planeación,

organización, ejecución y control.

PLANEACIÓN

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar

identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo
y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón
integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de
prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades importantes de planeación

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b. Pronosticar.

c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

ORGANIZACIÓN.

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido

determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar
las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la
participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado
por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades
componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un

mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se
alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la
calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno
de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia
relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de organización.

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d. Aclarar los requisitos del puesto.

EJECUCIÓN.

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y
continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades importantes de la ejecución.

a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la

decisión.

b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c. Motivar a los miembros.

d. Comunicar con efectividad.

CONTROL.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé

está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Actividades importantes de control

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

d. Comunicar cuales son los medios de medición.

INTERRELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de

modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta
en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer
una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el
proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control
en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se

haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno.
Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En
tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza.
A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en
otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan
apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o

hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual
manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y

controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear,
ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la admón. afecta
a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo.
 IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La tarea de la administración es la base del funcionamiento de toda empresa,

contando con una gran cantidad de tareas que van desde la elaboración y control
del banco de datos, como también las distintas tareas de control de operaciones,
siendo en muchas ocasiones el motor de nuevas campañas y tareas que permiten
un crecimiento o la elaboración de un plan para brindar nuevos ingresos.

ACTIVIDAD 6 – NORMA ISO 9000 Y NTC (Normas técnicas de calidad)

En diapositivas para sustentación final hago lectura y resumen sobre: Norma ISO
9001 y NTC (Normas Técnicas de Calidad.)

Link de presentación

https://www.canva.com/design/DAFOS94nPWs/mRl0zcEZJIJtcRsgizt7uA/view?ut
m_content=DAFOS94nPWs&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm
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