COBACH BC:PLANTEL NUEVA

TIJUANA
FECHA: 30/08/22

Manual de
organización
Hecha por estudiantes para
estudiantes (HEE)
Venta de artículos de escuela y/o
oficina.

Irvin Gabriel Ruiz Duran

Grupo:533
Profesora: Sirenia Peraza
Morones

Índice
 Introducción………………………. Pag 2
 Antecedentes………………………. Pag 3
 Misión………………………. Pag 4
 Visión………………………. Pag 5
 Objetivos………………………. Pag 6
 Puestos………………………. Pag 7
 Funciones Generales………………………. Pag 8
 Descripción del puesto………………………. Pag 11
 Departamentos………………………. Pag 14
 Jerarquización………………………. Pag 15
 Políticas………………………. Pag 16
 Procedimientos………………………. Pag 17
 Base Legal………………………. Pag 18
 Glosario de términos………………………. Pag 19
Página
2 2
Glosario: Catálogo alfabetizado de las palabras y expresio-
nes de uno o varios textos que son difíciles de comprender,
junto con su significado o algún comentario.
Manual de organización: instrumento administrativo que
se utiliza de apoyo para correcta coordinación de todas las
personas que forman parte de una estructura organizacio-
nal
Introducción: Tiene la función de familiarizar al lector con
un tema, darle un contexto y relatarle lo que será expuesto
a lo largo de determinado escrito.
Antecedentes: Historia de la empresa
Misión: se centra en el objetivo para el presente, siendo
inmediata, precisa y específica.
Visión: en cambio, es más global, porque es una declara-
ción de las aspiraciones futuras a largo plazo
Objetivo: Se basa en los hechos y la lógica
A corto: se define por un período específico, como por
ejemplo una semana o un mes.
Mediano: Aquellas cuya realización se encuentra en un fu-
turo próximo, pero más lejano que el de las metas de corto
plazo, como pueden ser los meses por venir.
Largo plazo: Son los objetivos que quiere alcanzar la em-
presa con vista a los próximos 5 años
Lista de puestos: Actividad o actividades concretas que el
trabajador desarrolla en la empresa y por las que percibe
un determinado sueldo o salario.
Glosario de Términos
Funciones generales: Coordinar y organizar una actividad
Análisis de puesto: Es el proceso de investigación mediante
el cual se determinan las tareas que componen el puesto
Introducción
Departamentalización: consiste en separar y agrupar las
El manual de organización es el documento en el
funciones de una empresa conforme a su naturaleza
que se plasma la organización formal de
Jerarquización: se refiere a ordenar algo según jerarquías:
la Empresa, la cual establece los niveles jerárqui-
niveles, grados. Jerarquización implica organizar o clasifi-
car de acuerdo cos, y específica la división de funciones, la inter-
relación y coordinación que debe existir entre las
Políticas: También llamadas políticas organizacionales,
constituyen principios, pautas a seguir, formas de pensar y diferentes unidades organizacionales, y los entes
de actuar que emanan de la dirección de la empresa. De- externos; a efecto de lograr un buen entendi-
ben ser coherentes y claras. miento sobre los puestos y departamentos den-
Empleados: Persona que trabaja para otra o para una insti- tro de la empresa de una manera fácil y sencilla
tución a cambio de un salario. para nuevos aspirantes a diferentes puestos.
Clientes: Persona que utiliza los servicios de un profesional
o de una empresa, especialmente la que lo hace regular-
mente.
Procedimiento de almacén: Está compuesto por el conjun-
to de tareas y manipulaciones destinadas a controlar la
mercancía extraída que va a salir del almacén en forma de
pedidos, y a posicionarla en el medio de transporte que va
a realizar el trayecto entre las instalaciones de la organiza-
ción y las del cliente.
Base legal: documentos oficiales que previenen tanto a la
marca como al participante de todas las acciones relacio-

Antecedentes de la empresa
La empresa “Hecha por Estudiantes para Estu-
diantes” (HEE) fue fundada en Noviembre del
2021, salió al mercado con su primer producto
el cual fue una mochila con cerradura de imanes
y separadores, fue creada para que todas las fa-
milias de México independientemente de sus
ingresos puedan obtener mochilas de máxima
calidad para la escuela de sus hijos o trabajo, en
Junio del 2022 fue dada de altas por el SAT y ob-
tuvo la alta patronal por parte del IMMS.
Base Legal
Solicitud de compra, El departamento de compras, de no existir éste, quien haga sus
veces, actuará de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado sufi-
cientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa
se divida.
Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición
autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de com-
pras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consis-
tir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y
en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.
La factura, Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debe conte-
ner los nombres y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las con-
diciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las
mercancías.
Las notas de débito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la reque-
rida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio
que haya cargado el proveedor.
Comprobantes de ventas, En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace
más registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor
importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entre-
ga a el cliente.
Comprobantes de operaciones bancarias, Cuando una empresa hace uso de los cheques,
se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra
sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus
clientes.
La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en
virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad
de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador)
concede un crédito a otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe
señalado a la fecha de vencimiento acordada. Artículo 410 del Código de Comercio
El pagaré, Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formal-
mente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un título valor o instrumen-
to financiero; documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a
otra persona —el beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acor-
dada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se
pueden transmitir a un tercero. Artículo 486 al 488 del Código de Comercio
El cheque, Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constitu-
ye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una
determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador.
Procedimientos

Procedimiento de atención y servicio al cliente

Misión
•Capturar la demanda del cliente
Llegar a la mayoría de casas mexicanas con una du-
•Analizar y clasificar el registro, como duda, queja o rabilidad extensa y u precio accesible para los ingre-
solicitud sos de alguien que caga el salario mínimo.
•Registrar la demanda
•Buscar la solución
•Presentar la solución
•Notificar cierre
•Realizar la encuesta de satisfacción

Visión
Llegar a ser una de las mochilas mas compradas
por estudiantes o para el trabajo en todo México.
Políticas
 Empleados
 1– Deberá atender al cliente cordialmente
 2– Siempre debe de portar Jafet
 3-En ningún momento decir malas palabras
 4– Mantenerse en el lugar de trabajo que
le sea indicado
 5-Tomarse solamente media hora de des-
canso
 Clientes
 1– No abrir los productos
 2– Si daña algún producto deberá pagarlo
 3– Referirse siempre con respeto a los em-
pleados
 4– No habrá reembolso de productos daña-
dos
 5– No ingerir alimentos dentro del local
 Jerarquización
Gerente General

Objetivos a corto plazo

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Aumentar mis ganancias en las ventas de mi pro-
compras ventas finanzas publici-
dad ducto estrella un 3% el primer trimestre del año
2023.

Almacén Contador Adminis- Marjke-

Objetivos a mediano plazo

trador ting

Intenden- Cajas Crédito y Servicio

Generar un mayor numero de ventas y así gene-
cia cobranza al cliente rar mayor ganancias para tener suficiente capital
para abrir mas sucursales y así expedirnos por
todo el estado de Baja California.

Objetivos a Largo plazo

Consolidar un numero de ventas alto y así conse-
guir un grupo de inversionistas para expandirnos
totalmente a nivel nacional y consolidarnos como
unas de las mejores empresas en nuestro giro en
el país.
 Departamentos
Puestos • Compras
Chofer: 2 Jefe de compras: 1 • Ventas
Contador: 1 Recursos Humanos: 2 • Servicio al cliente
Cajero: 3 Soporte Técnico: 2 • Administración
Secretari@: 1 • Almacén
Vendedores de piso: 3 • Intendencia
Atención a cliente: 3 • Cajas
Almacenista: 5 • Crédito y cobranza
Marketing: 1 • Publicidad y promoción
Seguridad: 4 • Finanzas
Gerente: 1
Publicistas: 2
Supervisor de cajas: 1
Ayudantes de almacenistas: 3
Administrador: 1
Reclutador: 1
Capacitador: 2
• Especificaciones del puesto:
 Materiales o productos que se manejan:
 Libros o Audios para Vendedores. Todos los
días tomo al menos unos 10 o 15 minu-
tos para reunirme con los vendedores pa-
ra leer algún libro de ventas siempre.
 Equipos que utiliza:
 Excel.
 Sistema de facturación electrónica.
 Dropbox y Google Drive.
 Software CRM.
 Plataformas de encuestas de satisfacción.
 Herramientas para ventas “todo en uno”
Funciones Generales
• Chofer: Conducir los vehículos bajo condicio-
nes de óptima seguridad y con los reglamentos
y normatividad vigente.
• Contador: Asegurar y verificar la correcta apli-
cación de las normas contables y tributarias
vigentes en el registro de las transacciones
contables diarias.
• Cajero: debe recepcionar, entregar y custo-
diar dinero en efectivo, cheques, giros y demás
documentos de valor.
• Secretari@: dirige la Secretaría General, tiene
la representación legal de la misma y es res-
ponsable ante la Asamblea General del cumpli-
miento adecuado de las obligaciones
y funciones de la Secretaría General .
• Vendedores de piso: Es el encargado
de brindarle al cliente una experiencia de com-
pra inigualable, desde que entra a la tienda
hasta que adquiere un producto acorde a sus
necesidades.

• Atención a cliente: informar sobre productos y
servicios; recibir solicitudes, preguntas, quejas
y sugerencias de los consumidores; brindar
asistencia técnica especializada; orientar en el
uso de productos y servicios.
• Almacenista: Recepción e identificación de
materiales. Supervisión y gobierno del almace-
namiento y reposición de materiales.
• Marketing: Desarrollar una estrategia de mar-
keting para la empresa y un plan de acción
concreto.
• Seguridad: Proteger tanto a las personas como
a la propiedad y a toda clase de bienes.
• Gerente: Planificar, dirigir, organizar y contro-
lar las actividades de la Gerencia General, de
acuerdo a las funciones y responsabilidades
asignadas.
• Publicistas: Crear marca haciendo publicidad.
• Supervisor de cajas: Realizar arqueos inopina-
dos al equipo de cajeros. Preparar fondos
de caja a la apertura de tienda a fin de realizar
las entregas oportunas que permitan la correc-
ta atención a los clientes.
 Revisar y liberar los requerimientos de com-
pra.
 Supervisar la elaboración de los cuadros com-
parativos de cotizaciones de los diferentes in-
sumos.
 Autorizar las órdenes de compra para su envío
a la Dirección Administrativa para su libera-
ción.
 Mantener existencias económicas compatibles
con la seguridad y sin prejuicios para la empre-
sa, evitar deterioros, duplicidades, desperdi-
cios, etc., buscando la calidad requerida.
 Funciones Periódicas:
 Establecer los lineamientos para desarrollar
proveedores.
 Buscar fuentes de suministro alternativas, nue-
vos productos y materiales, mantener los cos-
tos bajos en el departamento, sin desmejorar
su actuación.
 Funciones Esporádicas:
 Cumplir con las responsabilidades administra-
tivas en cuanto a auditorías para darles segui-
miento y solvatación.
Descripción de Puesto.
Nombre Completo: Jefe de compras
Fecha: 02/09/2022
Jefe Directo: Gerente general
• Descripción genérica del puesto: Es res-
ponsable de planear, dirigir y controlar la
adquisición de productos y servicios solici-
tados en las requisiciones de compra auto-
rizadas, en las mejores condiciones de cali-
dad, precio y tiempo de entrega para ga-
rantizar el abasto oportuno y constante de
los insumos solicitados por las distintas
áreas de la empresa.
• Descripción especifica del puesto:
 Funciones Permanentes:
 Coordinar las acciones para cumplir con el
surtido de los bienes, servicios e insumos
necesarios para el desarrollo de las activi-
dades de la empresa.
 Verificar que el abastecimiento de los ma-
teriales de empaque se cumpla en forma
constante y oportuna.
• Ayudantes de almacenistas: EJECUTARA LAS
LABORES DE ESTIBA, DESESTIBA, EMPAQUE,
DESEMPAQUE, EMBARQUE, DESEMBARQUE,
ACOMODO, CLASIFICACION, RECUENTO FISI-
CO, PROTECCION.
• Administrador: Son la planeación, la organiza-
ción, la dirección y el control.
• Reclutador: Diseñar e implementar estrategias
de reclutamiento generales. Buscar y atraer
candidatos usando bases de datos, redes so-
ciales, etc. Realizar entrevistas y filtrar candi-
datos para puestos vacantes.
• Capacitador: Para capacitar a personal en un
campo tecnológico. Desarrollarás programas
de capacitación técnica y ayudarás a otros a
desarrollar capacidades que los harán mejores
profesionales.
• Jefe de compras: Análisis de los precios de las
materias primas, componentes o materiales.
• Recursos Humanos: Prevención de riesgos la-
borales.
• Soporte Técnico: Verificación del funciona-
miento de software y hardware.