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1 Ente económico
Para crear una empresa se requiere de establecer una Misión (objetivo a largo plazo) y
contar con recursos para cumplir este fin. Los recursos de la empresa pueden ser
financieros, físicos, humanos, tecnológicos y de información. La contabilidad financiera
cuantifica y controla solamente los dos primeros, pues todavía continúa con los paradigmas
de 500 años atrás, pero en el presente se están desarrollando una nueva tendencia,
denominada "Nueva Contabilidad" que realiza investigaciones sobre la contabilidad de
recursos no necesariamente cuantificables en unidades monetarias de medida y es así como
está surgiendo nuevas contabilidades tales como la contabilidad del recurso humano,
contabilidad ambiental, contabilidad social etc.
La gestión de una empresa moderna, lucrativa o no lucrativa, debe considerar que esta es un
sistema conformado por una serie de "agentes económicos y sociales" que persiguen
objetivos individuales integrados en el logro de un objetivo común compatible con dichos
objetivos. Estos agentes económicos se ubican en el ambiente interno y externo de la
empresa y sus intereses, aunque disímiles son derivados de la interrelación mutua con la
empresa así:
AGENTE ECONÓMICO Y
OBJETIVO
SOCIAL
La lista anterior no es exhaustiva, pero sirve de ejemplo para observar los diferentes
intereses de cada uno de los agentes involucrados en el proceso económico de cada
empresa, los cuales en muchos casos pueden ser opuesto, pero que conviven en una forma
casi armónica, pues la empresa los ha unido en una "coalición de intereses" en busca de un
fin común.
La contabilidad financiera suministra información a los administradores para desarrollar sus
funciones de planeación, control y toma de decisiones.
El gobierno usa la información contable para determinar el monto de los impuestos de renta
y complementarios y otros atributos.
Para que la información financiera cumpla en forma satisfactoria con los anteriores
objetivos, debe poseer las siguientes cualidades:
El periodo contable es aquel lapso de tiempo en el cual una empresa mide y registra los
resultados financieros obtenidos previamente, en consecuencia, de las operaciones
ejecutadas. Este período de medición se realiza por lo menos una vez al año; sin embargo,
dependiendo del tipo de empresa o las necesidades que se presenten, pueden llevarse a cabo
cada 3 meses o cada semestre.
La finalidad de los períodos contables consiste en compilar todos los datos obtenidos de
manera previa referentes a las finanzas de la empresa y elaborar un estado contable con
ellos.
La importancia de los períodos contables para las empresas radica en que mediante
esta recopilación y análisis de información financiera, la empresa dispondrá de datos acerca
de sus resultados y podrá evaluar si experimentó pérdidas, ganancias, desarrollo o
estancamiento, la velocidad con la que crece, entre otros factores. En base a esto, podrá
accionar de manera adecuada y óptima en sus procesos internos.
Período contable realizado en año fiscal: aquel que es ejecutado teniendo en cuenta el año
natural, de modo que empieza el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre.
Período contable realizado en año natural: aquel que es ejecutado teniendo en cuenta el año
fiscal, de modo que empieza en el día que se elija del mes con la excepción de enero. El
año fiscal es empleado habitualmente para ajustar de manera personal el calendario de
trabajo de un negocio.
Período contable mensual: aquel que se lleva a cabo de forma periódica y programada de
manera mensual, es decir, cada mes.
Período contable semestral: aquel que se lleva a cabo de manera programada de forma
semestral, es decir, cada seis meses.
Una empresa lleva a cabo 2 períodos contables al año con el fin de comparar su
rendimiento inicial con el final.
16.3 Causación
Una cosa es adquirir una obligación y otra bien distinta es cumplirla, luego, la contabilidad
de causación reconoce la existencia de esa obligación en el momento mismo en que nace,
así no se haya cumplido con ella.
Por ejemplo, es el caso como cuando un ente económico se obliga a pagar un determinado
valor a un tercero en un futuro cercano. En el mismo momento en que el ente se obliga a
pagar ese valor, la contabilidad lo reconoce no obstante el pago sólo se realice en un tiempo
futuro.
Todo lo que implique un beneficio futuro, una salida de dinero futura, debe ser reconocida
al momento inicial en que sucede el hecho económico.
Esto es importante por cuanto todo compromiso a favor o en contra del ente, afecta tanto el
presente como el futuro financiero del ente, y, por consiguiente, es preciso conocerlo para
poder tomar decisiones con la certeza de una determinada realidad presente y futura.
Qué es la causación.
Por ejemplo, cuando hacemos una compra debemos causar la factura respectiva, lo que
implica hacer los registros contables correspondientes, como la compra misma, el Iva
pagado, la retención en la fuente aplicada, etc.
Por lo tanto, una venta, así no se haya recibido el dinero, se contabiliza como una venta. Es
un ingreso, aunque sea a crédito y el beneficio como tal se obtenga en el futuro.
Por ello, las normas fiscales disponen que los hechos generadores de obligaciones tributaria
se deben reconocer al momento de la causación o el pago, lo que ocurra primero.
16.4 Devengo
Esto significa que se tributará sobre el año fiscal en que se realiza la venta, sin importar si
ésta es pagada en el siguiente año fiscal. Es aquí donde surgen los conflictos pues, para
empresas con grandes ingresos como, por ejemplo, de la industria de Energía y Minerales,
donde los ingresos por ventas no sólo se dan en años fiscales distintos, sino que manejan
cuantiosas inversiones, las empresas ahora deberán generar un doble registro: (i) para los
estados financieros para la bolsa o la banca y con fines tributarios.
Esta modificación evita cualquier conflicto existente en el cual se indicaba que, al no existir
un concepto de devengo en el derecho positivo se recurría de manera supletoria al criterio
del devengo que indicaban las normas contables, representadas por las NIC´s (Normas
Internacionales de Contabilidad) al igual que las NIIF (Normas Internacionales de
Información Financiera). Por ello, la norma además de introducir el principio de devengo
también adopta algunas recomendaciones de las NIIF, por ejemplo, la NIIF 15 recomienda
que los bienes y servicios deben ser contabilizados como una única obligación de
desempeño.
El ciclo contable está compuesto básicamente por una serie de pasos que detallaremos a
continuación. Fases o etapas del Ciclo Contable Análisis, codificación e interpretación de
las transacciones y los documentos. Así concluimos que tipo de transacción es, si es un
pago, un cobro, una compra, venta y demás… Hacer las entradas de diario y registrar las
operaciones en el Diario General. Pasar las informaciones registradas en el Diario General,
al libro Mayor General. Elaborar la balanza de comprobación, para determinar la igualdad y
poder saber si se ha cometido algún error al trasferir los saldos del libro diario al mayor
general. Se procede a realizar los asientos de ajustes necesarios con algunas cuentas
contables. (Depreciación, Amortización). Luego se realiza el balance de comprobación
ajustado, que al igual que el balance anterior, busca revisar la igualdad y que no se hayan
cometido errores al pasar los asientos de ajuste. Elaboración de los Estados
Financieros (estados de resultado, estado de situación, estado de flujo de efectivo. Se hacen
los asientos de cierre de las cuentas nominales y determinación de los resultados del
periodo. Crear la balanza de comprobación post cierre y así comprobar la exactitud de los
asientos de cierres pasados al mayor y que no haya errores. Finalmente elaborar el Balance
General Final que informa sobre la situación financiera de la empresa a una fecha
determinada.
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las
acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y
que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
En general, el ciclo contable se divide en varios pasos/fases, que se pueden englobar en tres
etapas: apertura contable, movimiento y cierre contable.
Movimiento: en esta etapa se procede a registrar todas las operaciones que constituyen la
actividad de la empresa en el libro diario. Para ello es necesario identificar un hecho
contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de
suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la
compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o
facturas) que se registran en el libro diario.
Cierre contable: a final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se
traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones,
reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la
contabilidad para generar los estados financieros.
Cuando se elaboran los estados financieros es necesario adjuntar las notas pertinentes a fin
de facilitar la comprensión, interpretación y análisis de los estados financieros, y para ello
se debe seguir una estructura de acuerdo a las NIIF.
Las notas a los Estados Financieros bajo NIIF tienen la siguiente estructura:
Información con relación a las políticas contables significativas utilizadas por la entidad
(resumen)
Las notas a los estados financieros deben presentar información con relación a las bases de
medición utilizadas por la entidad como podrían ser:
Costo histórico conforme lo establecido para inventarios, propiedad, planta y equipo, entre
otros.
Costo de reposición
Valor neto realizable, para efectos de valorar el inventario al compararse con su importe en
libros.
Valor razonable menos costos relacionados con la venta, como lo describe la norma de
activos biológicos.
Respecto del uso de estimaciones en los estados financieros una entidad debe revelar
información en relación con la naturaleza de los supuestos utilizados, las incertidumbres
generadas en la estimación de partidas en los estados financieros, la sensibilidad del
importe en libros a los métodos y estimaciones implícitas en su cálculo (incluye las razones
de tal sensibilidad), la resolución esperada de las incertidumbres, tales como consecuencias
razonablemente posibles dentro del año próximo.
Las hipótesis empleadas para el cálculo del valor razonable de los instrumentos financieros.
La probabilidad de ocurrencia y el importe de los pasivos indeterminados o contingentes.
La estimación de las devoluciones de ventas que se reciben con posterioridad al cierre del
periodo.
Una vez determinada la moneda funcional, toda transacción en una moneda diferente
(moneda extranjera) debe ser convertida a la moneda funcional, la entidad informará de los
efectos de esta conversión, de acuerdo con lo párrafos 20 a 37 y 50 de la NIC 21. De
acuerdo con esto, toda transacción en moneda extranjera se registrará, en el momento de su
reconocimiento inicial, utilizando la moneda funcional, mediante la aplicación al importe
en moneda extranjera, de la tasa de cambio de contado a la fecha de transacción entre la
moneda funcional y la moneda extranjera (párrafo 21 de la NIC 21).
Al final de cada periodo sobre el que se informa: (a) las partidas monetarias en moneda
extranjera se convertirán utilizando la tasa de cambio de cierre; (b) las partidas no
monetarias en moneda extranjera, que se midan en términos de costo histórico, se
convertirán utilizando la tasa de cambio en la fecha de la transacción; y (c) las partidas no
monetarias que se midan al valor razonable en una moneda extranjera, se convertirán
utilizando las tasas de cambio de la fecha en que se mide este valor razonable.
Moneda de presentación
El ORI originado en la conversión, y que forma parte de los componentes del patrimonio,
no es susceptible de distribución ya que el mismo depende de la estructura de las cuentas
del balance y del comportamiento de la tasa de cambio durante el año.
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros y papeles del comerciante se llevarán:
De acuerdo con procedimientos de reconocido valor técnico contable que asienten sus
operaciones siempre que faciliten el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de los asientos individuales y el estado general de sus negocios (Artículo 49).
El total de asientos contables forman el libro diario de contabilidad y reflejan todas las
operaciones que realiza una empresa a lo largo de un periodo. Es decir, a través del asiento
contable una operación o hecho contable queda reflejada en la contabilidad. Si no existiera
el asiento contable no habría forma de reflejar las operaciones en la contabilidad.
Una vez realizado el asiento contable, la operación o el hecho contable aparece reflejado en
la contabilidad.
En la contabilidad de doble partida, los asientos contables tienen una representación gráfica
muy característica:
Debe: En él debe se registran los aumentos de las partidas de activo y de gasto y las
disminuciones de las partidas de pasivo, patrimonio neto y de ingreso. En el asiento
contable hay que indicar la cuenta contable y el nombre y a la izquierda el importe. Se
pueden poner varias cuentas en cada asiento.
El asiento contable siempre tiene que estar cuadrado. Es decir, el importe total que se indica
en él debe tiene que ser el mismo que en el haber.
Asiento de apertura: se realiza en una empresa en los inicios de cada ejercicio natural
Asiento de cierre: se realizará cuando se dé por cerrado el ciclo contable anual, cerrará
todas las cuentas contables del balance.
Los asientos contables son un tipo de operaciones que nos ayudarán a llevar un registro de
los movimientos de la empresa y veremos gracias a ellos un aumento o disminución de los
activos económicos de la empresa de forma rápida y sencilla.
16.10 Ajustes y correcciones
Esto suele ocurrir porque haya gastos o ingresos que puedan corresponder a ejercicios
anteriores o incluso que no se hayan contabilizado en el ejercicio que está en curso.
Estos Ajustes Contables se llevan a cabo para que la contabilidad de una empresa tenga una
imagen real de la situación, veamos qué tipos de ajustes podemos realizar:
Ajuste por revalorización del activo y del pasivo: habrá que imputar gastos e ingresos a
ejercicios futuros
Ajustes por regularización de existencias: habrá que tener en cuenta las existencias finales a
31 de diciembre, para calcular su diferencia con las existencias iniciales a 1 de enero del
mismo ejercicio
Ajustes por reclasificación de deudas: nos referimos a deudas a largo plazo que al pasar al
siguiente ejercicio se convertirán en deudas a corto plazo.