La preservacion de los documentos electronicos Joan Soler i JiménezDiseiio del libro y de la cubierta: Natilia Serrano La UOC genera este libro con tecnologia XML/XSL. Primera edicién: junio 2008 © Joan Soler i Jiménez, del texto © Editorial UOC, de esta edicién Rambla del Poblenou, 156, 08018 Barcelona wwweditorialuoc.com Imptesién: Reinbook ISBN: 84-9788- Depésito Legal: Cap part dlaquesta publicacé, inclis el disseny general i la coberta, pot ser opiada, reproduita, emmagatzemada o transmesa de cap forma, ni per cap mit, sig aquest electrinie, quimic, mecinie,iptc, granacid, fotocipia o qualseval alte, sense a privia autonitzaci eserita dels titulars del copyright.Nuestro contrato Este libro le interesara si quiere saber: Cual es el paradigma de la preservacién de documentos electrénicos en el entorno de la administracion electrénica. Que la administracién electrénica es algo mas que satisfacer en primera instancia a los ciudadanos. Que hace falta una sola estrategia integrada para afrontar los retos de la comunicacién entre los ciudadanos y la administracién por via electronica y telematica. Cudles son los elementos esenciales que deben presetvarse de la documentacién administrativa producida en las entidades publicas. Por dénde hay que empezar si se quiere realizar un archivo digital de documentos electrénicos.index de continguts Nuestto contrato El objeto de estudio DEL DATO AL OBJETO DIGITAL, PASANDO POR EL DOCUMENTO DE ARCHIVO El documento administrativo El documento administrativo electrénico El documento de archivo y el objeto digital ¢QUE QUIERE DECIR PRESERVAR? ¢POR QUE SE TIENEN QUE PRESERVAR LOS DOCUMENTOS, ELECTRONICC ¢CUANTO TIEMPO LOS TENEMOS QUE PRESERVAR? ¢QUIEN TIENE LA RESPONSABILIDAD DE LA PRESERVACION? El DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO 14 16 19 23 24 26 27 31EL SOPORTE EL CONTENIDO LA FORMA FISICA LA FORMA INTELECTUAL LAS PERSONAS LA ACCION EL CONTEXTO EL VINCULO ARCHIVISTICO valores esenciales QUE DEBEN PRESERVARSE LA FIABILIDAD LA AUTENTICIDAD LA INTEGRIDAD LA IDENTIDAD LA CAPACIDAD DE USO Y EL ACCESO EL EXPEDIENTE ELECTRONICO DE ARCHIVO LA EVALUACION PARA LA PRESERVACION EL VALOR ADMINISTRATIVO EL VALOR LEGAL Y EL VALOR JURIDICO EL VALOR FISCAL EL VALOR INFORMATIVO E HISTORICO ESCOGER, EVALUAR Y ELIMINAR 67 68 70 71 72LA FIRMA DIGITAL METADATOS PARA LA PRESERVACION MetadaTOS de perfil y de gestién MetadaTOS técnicOs FORMATOS DE CONSERVACION EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL COMO GARANTE DE UNA BUENA PRESERVACION. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL SISTEMA DATACENTRIC SISTEMA DOCUCENTRIC. PRESERVAR UN SISTEMA, UN ARCHIVO DIGITAL PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS LA ADQUISICION LA CONSERVACION EL ACCESO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE ARCHIVO ¢QUE TENEMOS QUE PRESERVAR? 4 a 85 86 89 99 102 103 104 109 110 111 112 113 115BibliografiaEI objeto de estudio Desde hace algunos afios la realidad del docu- mento electrénico se ha impuesto con fuerza en el interior de las administraciones publicas. Existen en la actualidad dos entornos de accién que dirigen el mundo de los documentos electrénicos: el desatro- Ilo de la administracin electrénica y el de la preser- vacién del documento electrénico. Ambos entornos, sin embargo, estan entrando en contradiccion. Se ha- bla mucho de la fractura digital que se puede producir entre los ciudadanos y de las dificultades para acceder con las nuevas tecnologias a la informacion publica, pero nada se dice de la fractura digital en el interior de las administraciones publicas, en el interior de sus organizaciones. Dos entornos que conviven con un solo objetivo: permitir el acceso a la informacién pa- blica por parte de los ciudadanos. Los dos entornos, sin embargo, creen poder llegar al objetivo de mane- ras diferentes. Asi los impulsores del concepto de ad- ministracién electronica se ocupan del front-office, y dejan en segundo término el back-office. Por el contra- rio, los impulsores de la preservacion del documen- to electr6nico se ocupan del back-office, e intentan do-mesticar el front-office a fin de que lo que les llegue esté lo mas ordenado y sea coherentemente racionalizado posible. El equilibrio sera la base del éxito. Sin embar- go, el dia a dia nos demuestra que hay serias dificul- tades para hacer converger en una estrategia comin ambas maneras de ver las cosas. Hay que ser optimistas. Tener una vision comple- ta e integral del proceso se convierte cada vez mas en una decisién estratégica de primer orden en el ambi- to institucional. Ambas dpticas son econdmicamente pesadas y, por lo tanto, hay que escoger por donde se empieza, y sin duda la que esta ganando es la del impulso de la administracién electrénica. No hay que olvidar que las decisiones tomadas ahora acabaran afectando a nuestro futuro de una ma- nera u otra. Si nos fijamos en conceptos de orden econdémico y en los costes que supone la implementa- cién de una 6ptima administracién electrénica, obser- varemos que si no se tiene en cuenta la estructuracién de la informacién y de la documentacién que acabara ingresando en las instituciones publicas, el gasto, a latgo plazo, sera mucho mas alto de lo que cualquier previsi6n pueda establecer. Nuestro objetivo es demostrar la necesidad de una visi6n estratégica también en el mundo de la pre- servacién de los documentos electrénicos. Para poder abordar esta situaci6n empezaremos desde el origen. Analizaremos qué tenemos que entender por docu- 10mento electrénico, qué lo hace significativo, qué lo dota de calidad y le afiade valor para que tenga que ser y pueda ser preservado durante el tiempo que sea ne- cesario, es decir, durante un minimo de 4 afios y du- rante un maximo de permanencia infinita. Observa- remos que la conservaci6én a largo plazo de la docu- mentaci6n electrénica afiade valores adicionales a la informacion preservada en las instituciones publicas. Preservar los documentos permite la preservacién de la informacién de una sociedad y la perpetuacién de su memoria. Y este es un valor que, como el desarro- Ilo de cualquier ciencia, entendemos que se justifica por si mismo. Nuestra perspectiva proviene del mundo de los archivos. Los archivos tienen que asumir la responsa- bilidad de proteger los derechos que se transmiten a partir de los documentos. No sélo transmiten cultura, sino que son los responsables de la preservacién de los derechos de los ciudadanos. Por este motivo han entrado, con fuerza, a formar parte de la gestidn de la documentacién electronica genetada por las admi- nistraciones publicas.12DEL DATO AL OBJETO DIGITAL, PASANDO POR EL DOCUMENTO DE ARCHIVO cinformacion, datos, documentos, materiales, so- portes? ¢Qué queremos preservar en el ambito elec- tronico? Lo primero que debe determinarse es una distincién clara entre tres conceptos clave: dato, in- formacién y documento. Un dato es la unidad de informacién mas basica, que debidamente combinada con otros datos acaba configurando informacién. La informaci6n es la rela- ci6n combinada de datos que aporta significacién. La informacién registrada en un soporte con una deter- minada forma adscrita se convierte en un documen- to. En el ambito electrénico, el procesamiento de los datos es lo que proporciona informacion. Los datos y la informacion son el objeto de analisis y explotacién de los sistemas de gestién de la informacién; los do- cumentos, en cambio, son el objeto de anilisis y ex- plotacién de los sistemas de gesti6n documental. Un sistema de gesti6n documental también es un sistema de informacién, pero un sistema de gestién de infor- macion no tiene por qué ser un sistema de gestiéndocumental. Esta distincién clave es la que a menudo no se comprende en el interior de las organizaciones, por lo que se convierte en uno de los puntos criticos en la buena gestién de la administracién electrénica. La piedra angular de la administracién electrénica es Ja buena gestion de la informacion de que disponen las organizaciones publicas pata poder ponerla al al- cance del ciudadano con agilidad y eficiencia. Pero la mayoria de la informacién de la administracién publi- ca se vehicula a partir de un producto informativo lla- mado documento administrativo. Eso hace que la in- formacién en si misma no sea constitutiva de derecho y no produzca efectos juridicos. Los documentos, en cambio, si. El documento administrativo Un documento, segin su funcién, puede ser cog- nitivo o administrativo. El cognitivo es aquel que transporta informacién de tipo cientifico, técnico, cultural, bibliografico, entre otras. E] administrativo es aquel generado como consecuencia de la actividad ordinaria de una institucién, en el que se manifiesta una voluntad humana y en el que se representa un ac- to juridico; es una acci6n documentada. En funcién del acto, el documento administrativo se puede sub- dividir en tres tipologias: el documento dispositivo, el documento probatorio y el documento instrumental. 14El documento dispositivo tiene lugar cuando el acto y el documento son contemporaneos y, por lo tanto, constituye evidencia escrita de un acto juridico. Sin el documento el acto no existe. Ejemplos de estos pueden ser un convenio o un contrato. Se dice que este documento se ha generado ad substantiam. El documento probatorio es aquel que sitve pa- ra dejar constancia del acto independientemente del documento. El acto y el documento son dos momen- tos sucesivos y no coincidentes. Se dice que este do- cumento se ha generado ad probationem. Un ejemplo claro de esta tipologia seria el acta de una reunion. El documento instrumental lo tenemos cuando se genera pata dar apoyo de contenido informativo a un acto sustancialmente oral. Este puede ser o bi- en de orden auxiliar y, por lo tanto, es un documento que deja evidencia escrita de una actividad sin ser de- terminante en ningun acto juridico, o bien de orden narrativo y, por lo tanto, no forma parte de ningu- na actividad juridicamente relevante. Algunos de es- tos documentos pueden ser también cognitivos, co- mo por ejemplo proyectos, informes, estadisticas, en- tre otros. Los documentos administrativos sirven para conferir certeza en el interior de los sistemas juridicos con el fin de resolver la necesidad social de reducir la inseguridad inherente a las relaciones sociales, juridi- cas y econdmicas. La calidad de la certeza en los do-cumentos publicos ha sido siempre custodiada por la autoridad publica y es la base de su ejetcicio de poder. La administracion electronica continta siendo admi- nistracién publica aunque cambien los canales de co- municacion, de manera que la autoridad la sigue teni- endo conferida. De esta manera tiene que seguir ofre- ciendo certeza en los documentos que genera con el fin de conferir certeza al sistema juridico que ejecuta. La certeza es propia del sistema juridico y propia del documento administrativo y, por lo tanto, sera uno de los elementos fundamentales que debera preservar a lo largo del tiempo. Certeza no quiere decir veracidad. Un documen- to puede ser cierto pero su contenido no ser veraz. Lo que se preserva es la capacidad del documento de ser fiable en el interior de un sistema y auténtico con respecto a la responsabilidad que le es inherente. La verdad del contenido es un valor distinto en este ca- so y no viene determinado por la certeza del docu- mento. La certeza sdlo confiere autoridad. Paralela- mente, la complecion y la precisi6n de los documen- tos deberan estar garantizadas: la complecién permi- te que los efectos juridicos se puedan activar; la pre- cisi6n permite que los efectos juridicos no sean am- biguos. El documento administrativo electrénico 16Las cualidades que hemos visto hasta ahora pue- den ser utilizadas en un entorno analdgico y electré- nico. Un elemento, sin embargo, que ha cambiado en el nuevo entorno electrénico es el significado de la forma. Asi como antes la forma era un elemento que permitia discernir la autenticidad y la fiabilidad de los documentos, ahora no es asi co la forma ha entrado en ctisis porque no existe una forma fisica visible al ojo humano, sino una codifica- cién informatica que lo ha virtualizado. Un documento, segin su configuracién fisica, puede ser analdgico, electrénico y/o digital. Los do- cumentos analégicos son aquellos que se representan mediante soportes, como el papel, que suelen ser in- teligibles para el ojo humano y tienen un impacto vi- sual directo. Un documento electrénico es aquel que, siendo analégico o digital, tiene que ser interpretado y ser mostrado al ojo humano mediante un ordenador. El documento digital es aquel documento electrénico que ha sido codificado a partir de un cddigo binario formado por unos y ceros. Cada uno de los signos 0 y 1 que representan un nimero, una letra, una imagen o un sonido en un documento digital se llama dit. El conjunto de ocho bits configura un byte y el proceso de transformacién o codificacién de la informacién en una serie de ceros y unos se llama digitalizacién. La cadena de bits 0 bit-stream es la configuraci6n de una secuencia de bits en formato binario que se in el ambito electréni-transmite, almacena o se recibe como unidad. La agre- gacién de un conjunto de metadatos descriptivos ne- cesatios para ordenar, estructurar o manifestar el con- tenido y forma de unas o mds cadenas de bits, confi- guran los amados componentes digitales. Y la agre- gacion de uno o mas componentes digitales, con la informacion sobre sus propiedades y los métodos de ejecucién de operaciones configuran el llamado obje- to digital. El documento digital, pues, es una secuencia de ceros y unos elaborada con informacién sobre su contexto de creacién, su contenido fisico e intelectual y la estructura tecnolégica que los ha generado. Esta fisicidad diferente de la analégica, que hace que la for- ma del documento no sea decisiva a efectos evidenci- ales o probatorios, provoca que se tengan que buscar mecanismos que permitan mantener estos efectos de todas todas. Conferir la certeza que se le presupone a las administraciones publicas en sus documentos di- gitales es un paso obligatorio. También hay que distinguir entre documento "nacido digital" y documento digitalizado "nacido analégico", fruto de una transferencia de soporte. El primero es el que ha sido codificado en primera ins- tancia con forma binaria; el segundo es el que habi- endo sido generado en papel o en algtn otro soporte, ha sido codificado a posteriori con cetos y unos, y ha pasado a ser tratado por descodificadores digitales. La 18diferenciacién es importante y objeto de debate en la implementacion de mejoras en la administracién elec- trénica. Se habla a menudo de digitalizaci6n masiva de documentos en papel para poder ser tratados y ser consultados desde el ordenador del trabajador, tarea que se puede realizar con cierta rapidez. Sin embargo no se habla de su clasificacion, ordenacién y evalua- cin en el interior de los sistemas, justo donde radica el problema. El documento de archivo y el objeto digital En este punto hay que poner de manifiesto tres conceptos finales que seran el objeto de explotacién de cualquier sistema de gesti6n documental: el docu- mento de archivo en entornos electrénicos, el expedi- ente electrénico y la configuracién del objeto digital. El paradigma de la preservacién de los documen- tos electrénicos tiene como objeto de estudio el do- cumento como entidad individual y el documento co- mo entidad en relacién con su entorno, con el fin de garantizar su conservacion a largo plazo. Los documentos son administrativos por su capacidad operativa e instrumental. Pueden ser ana- lizados de forma individualizada desde la 6ptica de la diplomatica. Estos documentos, ademas, son do- cumentos de archivo en base a su relacién con otros documentos. La archivistica estudia los documentos y todas las relaciones establecidas con otros documen-tos ptoducidos por una persona fisica o jutidica. Esta ciencia describe los documentos de atchivo como los documentos producidos como instrumento y residuo de su actividad practica o recibidos por una persona fisica o juridica como instrumento y residuo de su ac- tividad practica, es decir, recoge la capacidad instru- mental del documento y lo destaca con vistas a su ges- ti6n y preservacion. El documento de archivo tam- bién puede ser un documento electrénico dado que ni el soporte ni sus caracteristicas fisicas varian su na- turaleza. Sin embargo, su soporte y sus caracteristicas fisicas si varian la manera como éste se tendra que preservar. Por eso hablamos de documento electré- nico de archivo: porque necesita unas atenciones de preservacién en algunos casos inéditas en el mundo analdgico. La agregacion de estos documentos a expedien- tes después del desarrollo de un procedimiento admi- nistrativo es algo que debe tenerse en cuenta. Con el fin de no romper los vinculos archivisticos existentes entre documentos, la tecnologia actual permite gene- rar objetos digitales que agrupan toda la informacion relacionada con el contexto, el contenido y la estruc- tura del documento electrénico y el propio documen- to electrénico. Este encapsulamiento tiene por obje- tivo su preservacion a largo plazo. Segin el Data Dic- tionary for Preservation Metada: Premis 2.0., el objeto di- gital es la unidad de informacién minima en formato 20digital que se preservara. Hentio M. Gladney (2007) ha bautizado este objeto digital como TDO, es decir, trustworthy digital object. Gladney trata de hacer hincapié en que lo que se esta generando es un objeto que tie- ne que presentar las mismas garantias de autenticidad y fiabilidad que el documento que lleva encapsulado. De igual manera que un procedimiento administrati- vo dota de fiabilidad el documento que genera, un procedimiento técnico como la generacién de objetos digitales también tiene que ser de confianza. Un ter- cer procedimiento, el de convertir el objeto digital en un objeto digital de conservacion también tendra que garantizar la fiabilidad y la autenticidad de su produc- to final. Si la tecnologia de encapsulamiento es la digital épor qué seguimos hablando de preservacién de do- cumentos electrénicos y no digitales? La actual tec- nologia lo que hace es codificar los productos de in- formacién en unos y ceros. Si en un futuro una nueva tecnologia varia la manera de codificar los productos de informacion, entonces la preservacién digital ten- dra que cambiar de nombre. En cambio el concepto de documento electrénico no, dado que es aquel que necesitara siempre ser leido e interpretado por una maquina asociada a flujos de electricidad. La preser- vacién de documentos electrénico no sélo esta some- tida a la preservacién de su tecnologia, sino a la de muchos otros elementos que van intimamente asoci- 21ados a su configuracién intelectual. Como ya se ha dicho, todos los documentos digitales son electréni- cos, pero no todos los electrénicos son digitales (un video o una pelicula pueden tener formatos no digi- tales). En el presente trabajo abordaremos con mas intensidad la preservacién de documentos digitales, dado que es la tecnologia mas utilizada en la genera- cié6n de documentos administrativos y en su firma. Los puntos clave del paradigma de la presetva- cién de documentos electrénicos son los siguientes: La preservacién de la certeza, la precisi6n y la complecién de los documentos electrénicos de archivo. La preservacién de los documentos electrénicos de archivo. La preservacién de las relaciones de los documentos electrénicos de archivo con otros documentos de atchivo que configuran normalmente expedientes clectrénicos. La preservacién de los objetos digitales generados pata preservar las caracteristicas fundamentales de los documentos electrénicos de archivo y de los expedientes electrénicos. 22¢QUE QUIERE DECIR PRESERVAR? A pesat de parecer sinénimas, las acciones de pre- servar y conservar representan dos momentos dife- rentes de un mismo proceso. Preservar es la acci6n de proteger anticipadamente alguna cosa de un dafio po- sible o de cualquier hecho no deseado. Conservar es la accién de cuidar de una cosa favoreciendo su per- manencia e impidiendo su alteracién o destruccién. Preservar implica la aplicacién de acciones pre- ventivas, como, por ejemplo, preservar todos los ele- mentos que garantizan el conferimiento de los valores y cualidades en cualquier documento electrénico, co- mo la certeza, la autenticidad o la identidad. Conser- var implica la aplicaci6n de medidas para garantizar la larga permanencia de la integridad de los soportes, de los formatos y de todos aquellos elementos fisicos que soportan los documentos y, por lo tanto, también de los valores esenciales de los documentos electré- nicos. La investigacion actual se orienta hacia la defini- cién de un Unico proceso que implique una gestion integral, que no desvincule la preservacién y conser- vacion de los pasos iniciales de la creaci6n documen- 23tal. Se trata de que la preservacion empiece desde el registro general de entrada y no solo desde el momen- to en que el documento entra en su fase semiactiva. Este extremo es el que la administracién electronica no acaba de asumir como propio. éPOR QUE SE TIENEN QUE PRESERVAR “LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS? La necesidad de preservacion se fundamenta en que la condicién humana aprende del pasado y, pa- ra saber del pasado, se depende de la preservacién del conocimiento generado entonces. Este aprendi- zaje, sin embargo, no se desvincula en ningtin caso del utilitarismo y del pragmatismo. Como ha consta- tado Ross Harvey (2005), en la actualidad este axioma convive (¢forzosamente?) en el interior de la llamada "economia del conocimiento" (ltimo desarrollo te6- tico derivado de los conceptos "sociedad de la infor- macién" y "sociedad del conocimiento"). Esta se fun- damenta en el uso del conocimiento para la mejora de las actividades econémicas. La preservacion elec- trdnica de la informacion permite su uso a la hora de hacer negocios. La informacién ha entrado en el mer- cado, pero no los documentos administrativos. Basi- camente porque no son un producto de informacién que se pueda regular por el mercado, sino un bien pt- blico que protege los derechos de los ciudadanos: es un servicio. Es obvio que de eso no se puede hacer 24negocio. Si, en cambio, ofreciendo productos que ga- ranticen su buena y 6ptima gestidn. La preservacion y conservacién de los documen- tos administrativos y, por lo tanto, de los documen- tos de archivo es una obligacion juridica, legal y admi- nistrativa, pero también un ejercicio de ética, transpa- rencia y responsabilidad democratica. El cuidado de los documentos electrénicos, tal como todavia suce- de con los documentos en papel, permite garantizar esta responsabilidad democratica, por ahora y para si- empre. El NSF-DELOS Working Group (2003) sugirid cinco condiciones suficientes a efectos de poder pro- veet beneficio social con el cuidado de los documen- tos electronicos. Estos procuraran un beneficio social en el caso de que: los productos de informacién vulnerables, sensibles y sujetos a tiesgos se puedan preservar y proteger; la preservacién asegure la accesibilidad a estos objetos a largo plazo por parte de los investigadores y del publico en general; la preservacién fomente la responsabilidad de los gobiernos y las organizaciones; exista una ventaja econémica y social en la reutilizacién de la informaci6n; 25exista un requerimiento legal para mantenerlos. :CUANTO TIEMPO LOS TENEMOS QUE PRESERVAR? Los documentos administrativos estan someti- dos a una legalidad que acostumbra a dictar los ti- empos necesarios pata realizar un procedimiento ad- ministrativo que genere documentos que produzcan efectos. Judicialmente existen otros plazos y la lega- lidad de cada ente, organizacién, gobierno, regién o pais definira sus propios tiempos. Podemos sintetizar, a efectos de preservacién, tres momentos: preservar a corto, a medio o a largo plazo. Preservar a corto plazo implica que el acceso a los documentos se mantiene hasta que los cambios tec- noldgicos los hacen menos accesibles o inaccesibles totalmente. Se contempla este plazo cuando el acce- so alos documentos tiene que ser posible durante un periodo relativamente corto. La preservacién a medio plazo implica el acceso continuado a los documentos por un periodo tempo- ral definido, que a la vez es capaz de superar los cam- bios tecnolégicos. La preservaci6n a largo plazo implica la provisién de acceso indefinido a los documentos 0, como mi- nimo, al contenido de éstos. En el caso de los docu- 26mentos electrénicos de archivo el acceso al contenido es s6lo una de las partes que deben tenerse en cuen- ta en su preservacién a largo plazo. La preservacién de la informacién relativa al contexto de creacién y a la estructura del propio documento asi como a la del entorno de creacién también es necesaria a largo plazo, dado que explican, complementan y dotan de valor al documento. ¢QUIEN ‘TIENE LA RESPONSABILIDAD DE LA PRESERVACION? No solo los centros tradicionalmente dedicados a la preservaci6n, como son bibliotecas y archivos, tie- nen responsabilidad. Estos centros tienen por objeti- vo documentar e informar la actividad humana y ha- cerla accesible a las futuras generaciones. En la actualidad la responsabilidad la tienen que asumir muchos otros agentes. Segtin Ross Harvey (2005), hay dos focos iniciales de responsabilidad: Los productores, proveedores y propietarios tienen la responsabilidad inicial del archivo de sus objetos digitales y, por lo tanto, tienen que asumir su preservacién a largo plazo. Allf donde los mecanismos de preservacién fallen, los responsables de los archivos digitales tienen el derecho y el deber de preservar estos objetos. E] archivo digital, tal como veremos més adelante,puede ser entendido como entidad 0 como simple repositorio, En ambos casos el responsable final es el propie- tario de la informacion, de la documentacién preser- vada y del archivo digital. La responsabilidad ultima no esquiva las respon- sabilidades que existen durante la generacién, la ges- tién y el uso de la documentacién administrativa. To- do departamento, unidad o area es responsable de una buena generaci6n, una correcta gestion y un uso justo y pertinente. ‘También son responsables los gestores de los ser- vicios informaticos de las organizaciones. A ellos se les debe exigir preparaci6n adecuada, conocimientos precisos, capacidad de adaptacién a los cambios y agi- lidad metodolégica. En un mundo de constantes cam- bios, su pericia es principal. Responsabilidad, y mucha, tienen los altos direc- tivos que gobiernan estos servicios y los gestores fi- nales de las administraciones publicas. A éstos se les debe exigir transparencia y comportamientos demo- craticos, que por encima de todo garanticen al ciuda- dano que sus derechos seran preservados con la ma- xima seguridad. Si la administracién electrénica orienta sus esfu- erzos para el beneficio del ciudadano (acaso una ad- 28ministraci6n debe orientarlos hacia otro lado?), en- tonces la buena gestidn de la documentacién admi- nistrativa, como garante de los derechos de los ciuda- danos, es un producto que debe potenciarse y preser- varse, como se hace con los materiales museoldgicos, los edificios municipales o los residuos reciclables. En este sentido, los principios planteados por A. J. Gilliland-Swetland (2000) basados en el paradigma archivistico, pueden set tenidos en cuenta a la hora de orientar la preservacion de los documentos electréni- cos y la identificacién precisa de los responsables de ésta. Asi, seria conveniente: Trabajar conjuntamente con los gestores de datos, de informacién y de documentos con el fin de identificar los requerimientos mds adecuados pata una buena gestion de la informacién a largo plazo. Identificar los roles y las responsabilidades de aquellos que crean, gestionan, proveen acceso y presetvan los datos, la informacién y los documentos. Asegurar la creacién y la preservacién de documentos fidedignos y auténticos. Comprender que la informacién puede ser dinamica en términos de forma, acumulacién, atribucién de valores y uso primario y secundario. Es decir, que el agotamiento de su utilidad principal no implica que pierda totalmente su utilidad. 29Identificar la evidencia en los documentos y dirigit las necesidades evidenciales de los documentos y sus usuarios mediante la evaluacién archivistica, la descripcién y las acciones preventivas. También es importante no eximir de responsabi- lidades a las empresas que comercializan productos de preservacion digital y generan nuevos equipos y programas informaticos. De ellos depende que el ri- esgo de pérdida pueda ser mas o menos elevado. Asi, si estas empresas sdlo ofrecen al mercado la posibili- dad de generar documentos en formatos propietarios y no abiertos, se limitan las posibilidades de preserva- cién de la integridad de estos documentos. De la em- presa privada dependen muchos del productos utili- zados en las administraciones, aunque ultimamente se haya apostado (de forma poco decidida, todo sea dic- ho), en algunas de ellas, por los formatos no propie- tarios y abiertos, menos costosos econdmicamente y de mas facil acceso y distribucién. 30El DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO La diplomatica es la disciplina que tiene por obje- to el documento en si mismo. La archivistica, en cam- bio, tiene por objeto el documento como aparte de un conjunto agregado de documentos fruto de un pro- cedimiento ejecutado por un productor. Sin embar- go la archivistica acepta el valor de describir un docu- mento 0, lo que es lo mismo, una unidad documental simple, de forma individualizada, mediante la defini- cién de sus componentes suficientes y necesarios que permiten que se pueda reconocer, capturar y gestio- nar mediante un sistema adecuado. Los componentes necesarios y suficientes para conformar un documento electrénico de archivo han sido definidos por los proyectos InterPARES 1 y 2, coordinados por Luciana Duranti, Terry Eastwood y Heather MacNeil (2002). Estos son: un soporte, un contenido, una forma fisica, una forma intelectual, unas personas, una accién, un vinculo archivistico y un contexto. Todos estos componentes, convenien- temente identificados, permitiran entender el docu-mento en su individualidad y en su interacci6n con los demas documentos de un mismo productor. EL SOPORTE Es el transportador fisico del documento. A dife- rencia de los entornos analégicos, en el ambito elec- trdnico el soporte tiene la unica funcién de proporci- onar un espacio de grabacidn a los documentos elec- trénicos. Con anterioridad al mundo electrénico, el soporte podia conferir informacién adicional al docu- mento que transportaba: podia dar informacidn so- bre la procedencia del documento o sobre su mayor o menor importancia, por ejemplo. Ademas éstos no podian ser reutilizados, a no ser que dejaran algun ti- po de rastro sobre ellos. En el mundo electrénico al- gunos soportes pueden ser reutilizados y borrado su contenido sin dejar ningun tipo de rastro. La reutili- zacién, en cualquier caso, hace petder calidad al pro- pio soporte. En el ambito electrénico los soportes son in- estables, por si solos tan sdlo aportan informacién sobre el propio soporte, peto no del contenido del documento. El soporte se puede separar fisicamen- te del mensaje transmitido sin alterar ninguno de los componentes del propio documento. Eso no deja de ser una ventaja, dado que la mayoria de los soportes magnéticos y 6pticos tiene una longevidad reducida. Los documentos pueden soportar la degradacién delos soportes e irse migrando a nuevos soportes. Eso obliga a ser constante y eficiente en esta migracion, a parametrizarla y a no desatender esfuerzos ni meca- nismos, En realidad es mas peligrosa la obsolescencia de la tecnologia necesaria para representar los documen- tos que la degradacién del propio soporte. Todo el mundo tiene en la cabeza los disquetes de 5' 1/4, in- cluso los de 3'5', conservados en sus cajas de archivo, peto sin disponer de un ordenador que lea estos anti- guos soportes. El soporte puede estar todavia en con- diciones de ser leido, pero no existe tecnologia adap- tada a su lectura. Lo mismo sucede con los soportes 6pticos como el CD y el DVD. El documento electrénico se tiene que poder guardar en un soporte tanto si se genera como si se tecibe. Por lo tanto en el momento de la transmisi6n el documento pasa de un soporte a otro que no ne- cesariamente tiene que ser de las mismas caracteristi- cas fisicas. A pesar de eso, siempre tiene que poder soportar el formato del documento transmitido. EL CONTENIDO Es el mensaje textual, simbdlico y/o visual que se supone que el documento quiere transmitir. A fin de que el documento exista de forma definida e iden- tificable el contenido tiene que ser fijo y establo. A diferencia de los entornos tradicionales donde conte-nido, soporte y forma conformaban una entidad uni- ca en la que cada elemento era fundamental, en am- biente electrénico los tres elementos pueden convivir de forma separada. Las partes de este contenido pu- eden dividirse en diferentes areas en el interior de la memoria digital, incluso en diferentes aplicaciones y bases de datos. Los requisitos basicos para que el contenido exis- ta van asociados a los conceptos de transmisién y co- municacién. Conviene que en cada documento exista un destinatario. Su existencia presupone la intencién de transmitir y, por lo tanto, tiene que nacer con la capacidad para ser transmitido. Una transmision exi- tosa, sin embargo, no es necesaria para la existencia del documento ya que a pesar de fallar por algun er- ror o problema de red el documento preparado para enviar continua completo y estable. En cambio si es necesatia para el documento que se ha recibido des- pués de la transmisién. La constatacion de un error de transmisidn constituye evidencia, pero por si sola sdlo implica que la accién de transmision ha tenido lugar, pero no es suficiente a efectos de complecién y de consecucién de los efectos deseados. Es importante tener en cuenta los factores que en el interior de una red favorecen la transmisién de documentos y el éxito de ésta a efectos de constatar acciones y determinar en qué momento de la comunicacién los efectos que emanan del documento pueden ser ejecutables 0 no. 34Un par de requerimientos mas que deben tener- se en cuenta son el de la legibilidad del documento transmitido y el de la inteligibilidad. Un documento legible por cualquier maquina que lo tenga que leer, € inteligible al ojo humano. En resumidas cuentas, en el caso del transmisor los requerimientos necesarios del documento son la intencién de ser transmitido, la capacidad para ser transmitido, la legibilidad y la inteligibilidad. En el se- gundo caso los elementos necesarios son la transmi- sion correcta, la legibilidad y la inteligibilidad por par- te del receptor. Estos dos requisitos se fundamentan en una forma consensuada entre las partes que per- miten la representacién del mensaje y el éxito de la comunicacién. La forma consensuada se puede divi- dir en forma fisica y forma intelectual. LA FORMA FISICA Se configura con aquellos atributos que determi- nan el disefio externo del documento. Estos compo- nentes son la escritura, el tipo de fuente utilizado, el formato, los colores, el lenguaje, los signos especiales, los sellos, etc. En los documentos electrénicos tam- bién hace falta incluir la configuracién y la arquitectu- ra del sistema operativo, la arquitectura del documen- to electrénico, el programa informatico, todas aque- llas partes del marco tecnoldégico que determinan cual tiene que ser el aspecto del documento y como sera 35accesible y representado, ademas de las firmas digita- les y los sellos de tiempo. n los sistemas electrénicos la mayor parte de estos componentes permanecen invisibles al usuario, aunque son faciles de identificar. Algunos de estos elementos son comunes a algunas tipologias de docu- mentos, y pueden servir para identificarlos. Por ejem- plo las cabeceras de algunos mensajes electrénicos corporativos o la disposicién de una linea que separa el texto de los mensajes electrénicos y los documen- tos afiadidos. La forma fisica es significativa. En primer lugar, cualquier cambio en su configuracién en realidad esta conformando un documento nuevo; asf cuando un programa informatico se convierte en obsoleto y se migra la documentaci6n a una nueva aplicacién, al- gunas de las partes de la forma fisica quedan altera- das. Un ejemplo conocido es el intento de abrit docu- mentos en formatos antiguos de Word Office, y en- contrarse el documento con el tipo de fuente cambi- ado o con los margenes diferentes. Esta problematica se convierte en mas sensible cuando la organizacion ha trabajado con modelos documentales que con el cambio de software pueden alterar su configuracién inicial y quedar desconfigurados. Cualquier reproduccién o copia como puede ser una copia en formato fotografico digital, una micro- filmacion, el cambio de una cadena de bits de una cin- 36ta magnética a otra implica, por pequefia que sea, una modificacién de la forma fisica originaria del docu- mento objeto de la transmisién. Se estan generando documentos distintos que sufren, a la vez, una adi- cién y una pérdida de informacién. Después de cual- quiet migracion se puede tener la sensaci6n de que el nuevo documento tiene una similitud alta o baja con el documento original, incluso pueden parecer idén- ticos, pero el documento es diferente. Ademas, en la mayoria de los casos, no queda ningin rastro de los cambios o alteraciones producidos. Un proceso de di- gitalizacién de documentos en papel, genera copias con una forma fisica totalmente diferente en formato digital. Estos nuevos documentos por si solos pueden set copias o presuntas copias si no se ve el original. La clave para resolver la inseguridad que produce el no saber sila copia que se esta consultando es 6ptima pa- ra iniciar un procedimiento administrativo o produ- cir efectos legales es disponer de algtin elemento que permita constatar que el nuevo documento en copia es efectivamente copia del original. En este sentido la administracién electronica ha emulado el antiguo mé- todo de la compulsa para autenticar la copia digital. Se habla de compulsa electronica. La forma fisica ha perdido la fuerza probatoria que habia tenido en ambientes tradicionales. La capa- cidad de los programas informaticos para ofrecer for- mas diferentes y cada vez mas creativas ha hecho quehaya perdido parte de sus valores iniciales. Los valo- res, en todo caso, se han transformado. La forma pu- ede dar pistas de la tecnologia utilizada, por ejemplo. Algunos defectos de forma o algunas desconfigura- ciones pueden demostrar el origen o el entorno de creacién de un documento. Eso hace que no se pue- da afianzar la fiabilidad o la autenticidad de un docu- mento en su forma fisica, porque ésta no es estable. Los documentos firmados o compulsados digi- talmente, o que han recibido un sello de tiempo, hoy por hoy pueden parecer estables porque se trata de una tecnologia actual y aprobada, pero no sabemos qué puede pasar en un futuro. La estabilidad a largo plazo no esta probada, por lo tanto su autenticidad e integridad tampoco estan garantizadas. Por eso hay detractores de aplicar firmas digitales: es positiva para la autenticacién de los documentos y para determinar el estado de transmisi6n en que se encuentran, pero es negativa porque no asegura la permanencia a lar- go plazo sin estar sometida a los cambios de la tec- nologia. LA FORMA INTELECTUAL Es la suma de todos aquellos atributos que repre- sentan la accién que ha desencadenado la creacion del documento y su contexto documental y administrati- vo. Esta forma comprende tres partes: la configura- 38cién del contenido, la articulacién del contenido y las anotaciones. La configuracién del contenido es la manera co- mo se representa el mensaje, a través de un texto, un grafico, una imagen o sonido, o la combinacién de al- gunos de estos elementos. La articulacién del contenido incluye los elemen- tos del discurso, la fecha, el destinatario, el saludo y su disposicién en el documento. Las anotaciones son los afiadidos asociados al do- cumento después de su compilacion. Algunos ejem- plos son el cédigo de clasificacién o la codificacion de personas que han participado en la toma de decisién, el numero de registro, etc. Muchos de estos elemen- tos a menudo no aparecen en la representacién del documento pero existen como metadato descriptivo. Eso ocurte cuando este documento es un objeto di- gital. Los metadatos descriptivos tienen que configu- rat lo que se llama perfil del documento. Una cosa es el documento propiamente dicho, la otra toda aquella informacién que lo explica mas alla de la informacién contenida que afecta exclusivamente a la accion juri- dica pertinente. El perfil del documento es una forma electrénica de representar todos los atributos del documento, que le confieren los elementos basicos para ser considera- do estable, integro, auténtico y fiable. Tiene que per- mitir presentar el documento de forma individual y enrelaci6n con los demas documentos que lo explican administrativa y archivisticamente y que, por ejemplo, forman parte del mismo expediente. Este perfil sitia el documento en el interior de un contexto documen- tal, relativo al procedimiento y a la procedencia que lo explican completamente. El perfil documental no es un repositorio de ano- taciones sino una anotaci6n en si misma, que tiene que quedar de forma inseparable asociada al docu- mento para siempre. Eso permitira que el documento tenga los elementos esenciales que permitiran garan- tizar su fiabilidad ya que pueden demostrar su com- plecion y formar parte del sistema de control que lo tiene que supervisar. Ademas también aportara ele- mentos que garantizan la autenticidad del documen- to porque hay atributos que dan informacién sobre el estado de su transmision. El proyecto InterPARES ha formulado una lista de los atributos necesarios para configurar el perfil del documento: Numero de registro de entrada: el nimero consecutivo que se asigna al documento que entra en la organizacion. Fecha de captura/creacién: la fecha en que el documento es creado (en el interior de la organiza- cién) o es recibido (desde otra organizacidn; se enti- ende que hay una fecha adicional en este documen- to que es la de creaci6n por parte del productor ges- 40tionada por éste). Los documentos creados en el in- terior de la organizacion y no registrados, ya que for- man parte de algun procedimiento en el que este do- cumento no saldra al exterior, necesitan obligatoria- mente esta fecha en el momento de creacién. En el momento en que el documento se convierte en defi- nitivo y completo, pasa a recibir otra fecha llamada de archivo. Tiempo de la captura: hay que consignar la ho- ta, minuto y segundo de creaci6n o captura del docu- mento. Fecha de la transmision: es la fecha en que el documento deja el espacio de creacién y se transmite por un canal a un espacio de captura. Estos espaci- os pueden ser diferenciados en el interior de una mis- ma organizacion: del espacio de registro al espacio de la gestion de expedientes, por ejemplo. Pero también pueden ser externos a la organizacion. Tiempo de la transmisién: conviene consignar la hora, minuto y segundo de esta transmisién entre dos espacios de una misma organizacién o de otra externa. Fecha del documento: es la fecha asignada al documento por su autor. No tiene por qué coincidir con la fecha de creacién del documento. Es necesaria la fecha tépica, es decir, el nombre del lugar y organi- zacion en que se ha generado el documento. 41Fecha de archivo: no es la fecha asignada a un documento por un departamento, unidad u oficina en el momento de su creacién sino en el momento en que éste pasa a formar parte del espacio general del sistema electrénico donde trabaja la organizacidn. Esta fecha se asigna al documento completo a todos los efectos, no al borrador. Numero de registro de salida: es el nimero consecutivo que se asigna al documento que sale de la organizacion. Nombre del originador: es el nombre de la per- sona juridica o fisica desde cuya diteccién se ha envi- ado el documento. Direccién del originador: es la direccién de la persona juridica o fisica que ha enviado el documen- to. Nombre del autor: el nombre de la persona competente para emitir el documento 0 en cuyo nom- bre o por orden de la cual el documento se emite. Direccién del autor: la direccién de la persona competente para emitir el documento o en cuyo nom- bre o por orden de la cual el documento se emite. Nombre del redactor: el nombre de la persona competente para la articulacién del contenido del do- cumento. Direccién del redactor: la direccién de la per- sona competente para la articulacién del contenido del documento. 42Accién o hecho desencadenante: el acto o hecho que desencadena la necesidad de documentar- lo mediante un documento. Numero de anexos: el ntimero de items que se afiaden de forma inseparable a un documento antes de transmitirlo a efectos de cumplir su propésito. Soporte: el transportador fisico en el que el do- cumento se registra o se almacena. Departamento, unidad u oficina de gestién: el nombre de la entidad que ha tratado el acto o el hecho que necesita ser documentado. Accién realizada: la resolucién del acto o del hecho que ha desencadenado el procedimiento; en el caso de algunos documentos recibidos, la resolucién del acto o del hecho probablemente es la propia trans- misién del documento. Nombre del destinatario: el nombre de la per- sona a quien el documento va ditigido o para quien el documento se ha realizado. Direccién del destinatario: la direccién de la petsona a quien el documento va dirigido o para quien el documento se ha realizado. Nombre del receptor: el nombre de la persona que recibe el documento final o una copia del docu- mento realizado a efectos informativos. Direccién del receptor: la direccién de la per- sona que recibe el documento final o una copia del documento realizado a efectos informativos. 43Codigo de clasificacién: el componente del cu- adro de clasificacién que corresponde al codigo de la serie a la cual el documento pertenece. Identificador del expediente: el componente del cddigo de clasificaci6n que corresponde al identi- ficador del expediente al que el documento pertene- ir en el nombre de la persona o la organizacion, un simbol io, un numero progresivo, una fecha o un elemento especifico relativo a su serie. Identificador del documento en el interior del expediente: el componente del cédigo de clasi- ficaci6n que corresponde al nimerto progresivo del documento en el interior del expediente, y en ausen- cia de expediente, a la serie pertinente. Modo de transmision: el método utilizado para la comunicaci6n del documento a través del tiempo y/o del espacio. Estado de transmision: si es borrador, original 0 copia. En el caso del primeto también se afiadira el nimero asignado de versién a los documentos que preceden al documento de archivo; el borrador puede set atchivado en ausencia de un original 0 como do- cumento instrumental. Con respecto a la copia con- vendra identificar de qué original proviene. El origi- nal es el documento primero, completo y capacitado para producir efectos. Corroboracion: indicaci6n del método de segu- tidad aplicado, por ejemplo una firma electronica, un ce. Puede consis 44sello de tiempo, una matca de agua, una simple vali- daci6n, etc. La lista de atributos no es certada ni es precepti- va. Orienta en linea de minimos cual tendria que ser la informacion que habria que asociar a cualquier do- cumento. Experiencias préximas como los recientes Vocabularis de metadades (2008) del proyecto iARXIU de la Generalitat de Catalufia afiaden sugerentes me- tadatos como son: la tipologia documental o la refe- rencia al nivel de atenci6n que merece el documento en funcién de la Ley Organica de Proteccién de Da- tos, entre otros. Entre todos los atributos de la lista del proyecto InterPARES se consideran atributos adicionales y no siempre necesarios (en funcidn del tipo de documen- to, sobre todo si no se tiene que transmitir) el nume- ro de registro de entrada, la fecha de captura, el tiem- po de la captura, el tiempo de la transmisién, el na- mero de registro de salida, el nombre del originador, la direccién del originador, el nimero de afiadidos, el nombre del receptor, la diteccién del receptor y el nu- mero de borradotr. Dependiendo de la aplicaci6n informatica la ac- cién de rellenar estos atributos puede ser mas o me- nos automatizada, la puede realizar el autor, el redac- tor o algtin trabajador de la unidad administrativa res- ponsable. 45Con el fin de facilitar un acceso intelectual a estos documentos, se sugiere: la indexacién de todos los elementos que forman parte del perfil, la provision de herramientas de busqueda a todas las Areas conectadas al espacio general, la capacidad de poder buscar documentos por cédigo de clasificacién y palabras claves, el desarrollo de un tesauro de palabras clave que esté conectado con el cuadro de clasificacién a efectos de busqueda por desctiptores. LAS PERSONAS Son la parte mas importante de los componentes de un documento electrénico. Las personas pueden ser fisicas 0 juridicas, y se pueden diferenciar en cinco perfiles diferentes, imprescindibles todos ellos con el fin de conferir responsabilidad al contenido del do- cumento. El autor es la persona competente y con autori- dad y capacidad para generar el documento, el cual lo realiza él mismo, por orden suya o en su nombre. El autor del documento puede coincidir o no con el au- 46tor de la accién juridica en la que el documento par- ticipa. El destinatario es la persona para quien el docu- mento se ha realizado. Puede coincidir 0 no con la persona a quien la accién va dirigida o el documento va dirigido. El redactor es la persona fisica 0 juridica respon- sable de la forma intelectual del documento. En caso de que en un documento aparezca como autor el sim- ple nombre de una entidad, como por ejemplo una corporacion, una organizacidn, un ente o un Estado, el redactor es la persona juridica que toma la iniciativa y la responsabilidad de la compilacién del documen- to. El productor del documento es quien genera el fondo documental. Eso que es muy claro en un con- texto analdgico no lo es tanto en un contexto electré- nico. Mientras el documento esté en el interior del sis- tema de generacion el productor estara claro, pero en el momento en que el documento pase a conservarse en un soporte externo diferente, como puede ser un. disco 6ptico, se puede impedir la determinacién de quién habia sido el productor inicial. El originador es el propietario de la diteccién des- de donde se transmite o se recibe un documento. So- bre él recae la responsabilidad de la transmisién. La razon principal para su identificacién es porque éste puede ser igual o diferente del autor o del redactor deldocumento, especialmente cuando éste tiene diferen- tes autores peto sdlo uno de ellos es el responsable de la transmisién. En el ambito electrénico la persona que aparece como autor o redactor sdlo se puede atestiguar juri- dicamente de forma inequivoca con la atestacién de una firma electr6nica propia de la persona. LA ACCION El] documento electrénico tiene que incluir la dis- posicion, es decir, la expresién de la voluntad 0 juicio del autor, ya que esta es la raz6n por la que el docu- mento ha sido creado por primera vez. Cada docu- mento debe su existencia al hecho de que ha partici- pado en alguna accién. Esencialmente hay dos categorias de inicio de la accion: la iniciativa pertenece a la persona o personas que la levan a cabo (por ejemplo, el funcionario que inicia un procedimiento sancionador contra un ciudadano); la iniciativa pertenece a otra persona (el ciudadano que solicita algo a una administracién). EL CONTEXTO 48Es el matco juridico, administrativo, procedimen- tal y documental en el que el documento ha sido cre- ado. No pertenece fisicamente al documento, pero lo contextualiza en el interior de la organizacién. Se di- ferencian distintos contextos: juridico-administrativo, de procedencia, de procedimiento, documental y tec- nolégico. El contexto juridico-administrativo es el sistema legal y organizativo en el que los documentos se gene- ran. El] contexto de procedencia es el cuerpo de cre- acién del documento, el que lo manda hacer, su es- tructura y las funciones que cumple. El contexto del procedimiento es el proceso administrativo en el cur- so del cual el documento se ha generado. El contexto documental esta constituido por el fondo y la estruc- tura (tecnolégica o no) al que pertenece el documen- to cteado. Se ha hablado de un ultimo contexto que podria ser el tecnolégico. De todas maneras, si nos referi- mos a la tecnologia utilizada para generar determi- nados documentos, queda claro que esta tecnologia condiciona la forma del documento y por lo tanto es- tariamos hablando de una parte de los componentes del documento y no sélo del contexto. Por otra parte si nos referimos a las caracteristicas tecnolégicas del sistema de gestién de los documentos, entonces nos estariamos refiriendo al contexto documental. 49EL VINCULO ARCHIViSTICO En ultimo término, y no de menor importancia, esta la constatacién de las relaciones existentes entre un documento y los demas generados en un entorno o en un procedimiento administrativo. El vinculo arc- hivistico forma parte del documento y no es un com- ponente externo como es el contexto. En él podemos encontrar la relaci6n causa-efecto, la expresi6n mas primaria del desarrollo de la actividad y el cumplimi- ento de la acci6n que ha motivado cada uno de los documentos. Es, pues, el elemento mas determinante ala hora de comprender el documento. La apaticién del vinculo determina también el momento de crea- cién del documento. En ambiente electrénico, este vinculo sdlo se po- dra expresar a partir de la asignacion de un cédigo de clasificacin que conecte el documento con los otros relacionados con la misma serie. Como hemos visto la asignacién del cddigo de clasificacién es una anota- cién que formara parte del perfil del documento. De la misma manera, todas aquellas anotaciones que sit- van para vinculat el documento con los otros de un mismo expediente también serviran para determinar este vinculo archivistico.valores esenciales QUE DEBEN PRESERVARSE Los valores esenciales que permiten asegurar la certeza, complecién y precisidn de los documentos electrénicos de archivo son la fiabilidad, la autentici- dad, la integridad, la identidad y la capacidad de uso a lo largo del tiempo. Estos valores son los que ema- nan de la correcta preservacion y conservacién de los componentes descritos en el apartado anterior. LA FIABILIDAD La fiabilidad 0 credibilidad de un documento de- pende de su grado de complecién, del grado de con- trol en su procedimiento de creacién y de la credibi- lidad de su autor. El grado de complecién de un documento se pu- ede medir a partir de su perfil documental. Un docu- mento es completo cuando su configuracién permi- te producir el efecto juridico y legal deseado. Por lo tanto, se reclama la complecién del documento y de su perfil. El control del procedimiento de creacion se llevar a cabo con:El control de las redes de comunicacién de la organizacion. El control del sistema de gestién de los documentos electrénicos. El control del programa informatico utilizado en la identificacién de los usuarios del sistema y de sus privilegios individuales en funcién de su competencia administrativa en el interior de la organizacién. En este sentido conviene determinar en el inteti- or de las redes de comunicacién los limites, a efectos de control, de tres espacios de trabajo: el espacio ge- neral, el espacio grupal y el espacio individual. El espacio general es la parte del sistema que es accesible a todos los miembros de la organizacién, gestionado de acuerdo con unas normas establecidas de generacién de documentos y expedientes, y que contiene el sistema central de archivo de la organiza- cién. La caracteristica basica del espacio general es que ningan documento que haya traspasado sus limi- tes puede set posteriormente manipulado. Se convi- erte en esencial diferenciat dos entornos del contexto de creacién de documentos electrénicos, que permi- ten garantizar la fiabilidad del documento generado:Los ptocedimientos automatizados o el workflow: propio del sistema de creacién documental elaborado por la organizacién, es el mas facil de controlar. Tiene que ser consensuado por la organizacién con el fin de garantizar la fiabilidad de sus productos. Los procedimientos no automatizados exteriores al sistema de gestién de la informacién: es habitual la existencia de espacios de creacién documental fuera del sistema general. Nacen por la necesidad departamental de resolver asuntos puntuales o generales propios del departamento. Raramente son de utilidad general. Eso no quiere decir que no sean consensuados por la organizacién. El espacio grupal es la parte del sistema que es accesible a todas las personas que comparten una competencia parecida. Este es el sistema que contiene mas versiones en forma de borrador de un mismo do- cumento, comentarios, anotaciones, documentos de trabajo, documentos informativos y/o de apoyo. El espacio individual es la parte del sistema que es accesible sdlo por parte del individuo. Este espacio individual hay que diferenciarlo de un espacio petso- nal, espacio privado del individuo al que no pueden acceder los responsables de los servicios informaticos a efectos de control. wn ooA efectos de control también conviene determi- nar un sistema de seguridad de acceso, como cartas magneéticas, privilegios, contrasefias, controles de voz, biometria, etc. Como se ha dicho, el perfil del documento pue- de ser utilizado como instrumento primario para de- terminar la fiabilidad del documento. Un instrumen- to complementario de este perfil son los metadatos relativos al uso que se ha hecho de los documentos en el interior del sistema, que suelen generarse de forma automiatica y se preservan en el interior del sistema. La credibilidad en el autor también es un factor que debe preservatse. En un ambiente tradicional el elemento que identifica al autor es la firma como par- te final del procedimiento. En ambiente electrénico, los elementos procedimentales que la garantizan se expresan en el control de acceso de los usuatios, es decir, en la limitacion e identificacién de las personas que tienen acceso al sistema, que pueden leerlo, in- teractuar en él, la manera en que pueden hacerlo, etc. La realizacién de un awdit trail tiene que ser posible. Se considera que el control de acceso tiene que ser un elemento integral de cualquier sistema desde el inicio de su funcionamiento. LA AUTENTICIDAD Es el valor que certifica que el documento es aquello que dice ser. La autenticidad viene conferi-da al documento por el modo, la forma y el estado de transmisi6n, y por la manera como éste se ha pre- servado y custodiado. En los sistemas electrénicos, asi como en los sistemas tradicionales, la autenticidad se asegura mediante el respeto a procedimientos ad- ministrativos, dificultando la reproduccién de instru- mentos técnicos e instalando sistemas de seguridad. El modo de transmisién es el método seguro me- diante el cual el documento se comunica a través del espacio y del tiempo. Esta seguridad se alcanza: mediante la articulacién de métodos de transmisién y tecepcidn desde un espacio a otro de forma automatica o manual; con la inclusién en el sistema de un andit trail capacitado para determinar la trazabilidad de cada transmisién (fecha, tiempo, personas y sujeto). La forma de transmisi6n es la forma que tiene el documento cuando se ha generado o recibido. Tradi- cionalmente la autenticidad residia en las caracteristi- cas que la diplomatica denomina extrinsecas e intrin- secas. En un entorno electrénico cada documento ge- nerado tiene que disponer de un perfil de documento, que engloba aquellas caracteristicas, Para garantizat la autenticidad los elementos minimos de informacién del perfil son: la fecha, el tiempo, el autor, el destina-tario, la accidn, el cddigo de clasificacion, el numero de registro, y la corroboracion. Cada documento, para ser transmitido de forma segura, tiene que estar pro- tegido por un sello de tiempo o un sello criptografico, por ejemplo. El estado de transmision es la fase de complecién que tiene cada documento a efectos de ser transmiti- do. Los tres estados principales de complecién de un documento son el borrador, el original y la copia. La mayor parte de los documentos que se mu- even en el interior del espacio de trabajo individual son borradores. Para identificarlos, cada borrador ti- ene que tener asociado un perfil de documento en el que se indica fecha, tiempo, autor, nimero de versién y cada dato relevante, como pueden ser los nombres de las personas consultadas sobre su contenido fuera del espacio de trabajo. El borrador es siempre un do- cumento incompleto, y por lo tanto no produce efec- tos. El documento original es el documento primero, completo y efectivo. Primero, porque no hay antece- dentes que produzcan los mismos efectos; completo, porque sin la complecién no produciria efectos; efec- tivo, porque esta en disposicién de producir efectos. La copia tiene que producit los mismos efectos que un original, siempre y cuando sea una copia auténtica, es decir, verificada después de comprobar el originalo su existencia. Tanto el original como la copia tam- bién tienen que disponer de un perfil documental. Otros documentos pueden ser comentarios so- bre los borradores y se tienen que considerar origina- les porque cada comentario es un primer documen- to, completo y efectivo en si mismo. Eso implica que cada comentario tiene que tener su perfil documental con fecha, tiempo, autor y la referencia del borrador, con inclusién del nimeto de versidn. Una vez el original se ha creado, este se identifi- cara archivisticamente con la inclusién de un cédigo de clasificacién en su perfil. También se puede determinar la autenticidad de un documento en funcién de la manera como se ha preservado y custodiado. Algunos elementos que per- miten esta constatacién son, por ejemplo: la anterior y posterior compatibilidad con la tecnologia escogida para la preservacién de los documentos electrénicos; la rutina establecida de copias en backup en el siste- ma; la rutina establecida por la que las copias master del documento se preservan en un entorno climatica y fisicamente seguro, mientras que las otras copias se reservan para el uso y son mas facilmente accesibles a los usuarios; la rutina establecida de autenticacién de las copias mister y el sistema de regular recopia y/o migracion. LA INTEGRIDAD gt aLa complecién del documento permite la ejecu- cién de efectos juridicos y legales. Para que el docu- mento sea completo tiene que permanecer intacto y sin indicios de corrupcién de ningiin tipo. En ambi- ente electrénico este valor toma una importancia cla- ve. La capacidad de modificacién del bit-stream del do- cumento es muy facil, rapida y puede no dejar rastro. Para evitar esta inseguridad los metadatos del docu- mento y su exactitud también son claves. Ya hemos dicho que la complecién del documento y del perfil del documento son basicas para determinar su fiabi- lidad. Los metadatos tienen que demostrar quién ti- ene tesponsabilidades asociadas al documento y cua- les son sus transformaciones tecnolégicas (una mi- gracién mal dirigida puede afectar de forma decisiva aun documento y alterarlo). La firma electrénica, co- mo sistema que mantiene la integridad del documen- to, también se ha defendido. Sin embargo, su inca- pacidad para permanecer a lo largo del tiempo hace que pueda formar parte de la integridad del documen- to, pero a la vez convenga desintegrarla fisicamente a efectos de mantener la perdurabilidad del documento. Eso no quiere decit renunciar a la firma electrénica, porque era necesaria en el documento. A efectos de consetvacion, sin embargo, se esta optando por con- servar documento y firma de forma independiente. LA IDENTIDADSe constituye a partir de los atributos de un docu- mento que lo caractetizan de forma tnica y lo distin- guen de los demas documentos. Estos atributos o me- tadatos incluyen el nombre de las personas que han participado en su creacion, las fechas de produccién y de transmision, el objeto juridico que representa y la expresién de su relaci6n con los demas documentos. Todo a efectos de determinar la responsabilidad de la persona fisica o juridica que en cada caso ha partici- pado en las diferentes fases del procedimiento que ha generado el documento y los diferentes momentos en que éste se ha utilizado. LA CAPACIDAD DE USO Y EL ACCESO La eterna juventud de los documentos es una de las utopias del sistema. Los términos usabilidad 0 reu- sabilidad han sido adaptados para definir la perdura- bilidad en el tiempo de los elementos que permiten seguir consultando el documento, que mantengan su legibilidad tecnolégica y su inteligibilidad para el ojo humano. Cualquier cambio en el entorno tecnoldgi- co tendra que prever que estos tres requisitos se cum- plan.60EL EXPEDIENTE ELECTRONICO DE ARCHIVO El vinculo archivistico de un documento se esta- blece en su relaci6n con otros documentos y con el codigo de clasificacién que lo identifica univocamen- te en el interior de un sistema de gestién documental. El documento, en funcién de su naturaleza, puede ser unico o puede formar parte de un conjunto de docu- mentos que da lugar al expediente. Asi, un expedien- te, a la luz de la ultima definicién propuesta por Ri- cardo Rivera Ortega (2007), es el conjunto de docu- mentos ordenados por la Administracién relativos a un asunto determinado. La definicién de Rivera simplifica la propuesta por la ley 11/2007 de la administracién electrénica en su articulo 32, en el que se dice que el expediente electrénico es el conjunto de documentos electréni- cos cortespondientes a un procedimiento administra- tivo, "sea cual sea el tipo de informacién que conten- gan". Obviamente la ultima frase es incorrecta dado que cualquier informaci6n en el interior de un expe- diente es pertinente al procedimiento y por lo tanto 61relacionada absolutamente con el procedimiento. No hay lugat para documentaci6n que no tenga relaci6n. Desde el punto de vista archivistico existen dos tipologias de agrupaciones documentales: el expedi- ente administrativo y la unidad documental compu- esta. Todo expediente administrativo es una unidad documental compuesta, pero no todas las unidades documentales compuestas son expedientes adminis- trativos. En el primer caso la documentacién agrupa- da tiene relacién directa con el procedimiento admi- nistrativo que lo genera. En el segundo caso no exis- te un procedimiento administrativo reglado que con- figure la agregacion, Existen también unidades docu- mentales compuestas realizadas en el archivo y que son fruto de la agregacién hecha por parte de archi- vistas en el ejercicio de su profesién. Estas agrupaci- ones en muchos casos no estan reguladas por ningu- na legislacion y obedecen a principios metodolégicos de la disciplina archivistica. El expediente, en ambito electrénico, tiene las mismas funciones que en los ambitos tradicionales. Sin embargo ronda un prejuicio en las organizacio- nes que hace que se vea el expediente electrénico di- ferente del tradicional: se piensa que las nuevas tec- nologfas implicaran una automatica mejora en el ex- pediente tradicional, y que eso incidiraé de forma clara en la eficacia, eficiencia y simplificacion de los proce- dimientos administrativos. En el mejor de los casos, 62sin embargo, lo que se ha hecho es emular los proce- dimientos tradicionales mediante su automatizacién. En algunos otros, lo que se ha hecho es complicar el procedimiento porque se ha querido otorgar parte del tramite electrénico a cada una de las personas que forman parte de un departamento. En otros casos el procedimiento no se ha simplificado sino que se ha duplicado, lo que ha dado lugar a expedientes hibri- dos. En rigor, un expediente hibrido es aquel que ti- ene documentos en formatos analégicos y documen- tos electronicos. En realidad, algunos de los actuales expedientes hibridos son una copia con documenta- cién de apoyo del expediente electrénico. Las nuevas tecnologias permiten una automati- zacion racional y simple de los procedimientos admi- nistrativos siempre y cuando exista una revision pre- via de los procedimientos con esa voluntad. Es cierto que cualquier cambio en un procedimiento, por justo y razonable que sea, puede implicar una reestructura- cién organizativa. Y eso puede generar conflictos en el interior de las organizaciones. Pero este es el reto de la administracidn electrénica. Un caso parecido de mal uso de las nuevas tec- nologias se produce en la recopilacidn de documen- tacién personal por parte de las oficinas de atencién al ciudadano, con el fin de motivar la resolucién de un procedimiento administrativo. En algunos casos se ha propuesto la digitalizacion de esta documentaci6ncon el fin de disponerla en el interior del expediente electrénico de la organizacion. La simple comproba- cién de la autenticidad de los documentos aportados antes del procedimiento mecanico por parte del fun- cionario de digitalizarlos hace que el tiempo de aten- ci6n al ciudadano se duplique. Este caso es especial- mente sangrante porque se produce al inicio de muc- hos procedimientos iniciados a instancia del ciudada- no, en el registro de entrada. Por estos motivos entendemos que es operativo y permite evidentes mejoras a cualquier organizacién la realizaci6n de un catalogo de procedimientos, y que éstos estén asociados a un cédigo de clasificacién que los relacione con sus series en un cuadro de clasifica- cién corporativo. Este es un buen camino para hacer frente con éxito, desde el principio, a los retos de la administraci6n electrénica: la simplificaci6n adminis- trativa, la agilidad y eficiencia procedimental, la satis- faccién del ciudadano y la preservacion segura de sus derechos. Con respecto a la conservacién del expediente electrénico se esta optando por su conversién en un objeto digital de preservacién, compuesto de los do- cumentos que forman parte (con los respectivos per- files documentales) y de los metadatos descriptivos referentes al expediente configurando un perfil de ex- pediente. Todo generara un objeto digital preservable a corto, medio o largo plazo. 64Este perfil de expediente se tendra que configurar a partir de los siguientes atributos: Identificador del expediente: el componente del cdédigo de clasificacién que corresponde a la iden- tificacién univoca del expediente. Este puede estar constituido por el nombre de una persona o de una organizacion, por un simbolo, por un numero pro- gtesivo o una fecha. Cédigo de clasificacién: el componente del c6- digo de clasificacidn que corresponde al cédigo de la setie a la que pertenece el expediente y los documen- tos que lo integran, y que esta contemplado en el cu- adro de clasificacion. Fecha de apertura del expediente: la fecha en que el expediente se ha creado. Fecha de cierre del expediente: la fecha en que el expediente se ha cerrado. El documento, el expediente y sus respectivos perfiles se encapsularan en el objeto digital a preser- var. De forma teérica los metadatos de los perfiles no tendrian que depender de ninguna tecnologia en concreto. E] desarrollo tecnolégico puede dar lugar a objetos no digitales sino configurados con otros len- guajes informaticos. Cualquiera que sea el lenguaje utilizado y cualquiera que sea el formato, la entidad de preservacién creada tiene que llevar asociados los atributos que hemos determinado. 6566LA EVALUACION PARA LA PRESERVACION No es suficiente con preparar objetos digitales de preservacion. Conviene ser inteligentes y distinguir el gtano de la paja. Una buena preservacion pasa por una previa evaluacién de lo que conviene conservat. En este sentido nada varia entre el mundo analdgico y el electrénico por dos razones: Las funciones de los documentos son las mismas en los dos entornos; no dependen del medio de transmisién. Ni el soporte ni el formato son determinantes a la hora de evaluar los valores juridicos, legales, administrativos o histéricos. Si se convierte en determinante su mayor o me- nor capacidad de resistencia al paso del tiempo, ele- mento que en ningun caso restar4 o aumentara el va- lor intelectual de los documentos. En todo caso la do- cumentacién evaluada puede escoget un tipo de so-porte y formato concteto a la hora de proceder a su consetvacion a corto, medio o largo plazo. Sin em- bargo, eso, insistimos, no varia los valores de los do- cumentos. Los documentos administrativos disponen de dos valores principales: el valor primario y el valor secundario. El primario es aquel por el cual el docu- mento se ha cteado y lo motiva. Este valor persiste mientras el ente productor o su destinatario lo pueden utilizar. E] secundario es aquel que viene avalado por el interés de la investigacién como practica cientifica. Se acostumbra a dar cuando los documentos han per- dido el uso para el que los organismos lo han creado y a medida que decrece su valor administrativo, legal o fiscal, inicial. Valores primarios los hay de diferentes tipos: el administrativo, el legal, el juridico y el fiscal. Y valores secundarios: el informativo y el histérico. EL VALOR ADMINISTRATIVO Es el valor que tienen los documentos para ad- ministrar y gestionar una accion o un hecho. Por es- te motivo el documento se llama administrativo. Tal como ha apuntado Luciana Duranti (1997), este v: lor va asociado también a su capacidad de duracién en el presente, a medio plazo y en un futuro. Entre ellos existen diversos niveles que hay que evaluar, asi las resoluciones, las 6rdenes, los reglamentos, las actas 68de las reuniones, es decir, los documentos producidos por los niveles jerarquicos mas altos y utilizados por diferentes unidades de la propia organizacién dispo- nen de un valor mas alto que, pongamos por caso, los documentos instrumentales o de apoyo. Otros docu- mentos con un alto valor administrativo son los finan- cieros y econémicos que pueden ser necesarios pata auditorias externas y afectan a algunos de los derec- hos importantes de los ciudadanos. También aquellos documentos relativos a casos que establecen algun ti- po de precedente juridico tienen un alto valor. Duranti ha propuesto algunos critetios posibles para establecer el valor administrativo de los docu- mentos y su necesidad de duracién: EI nivel jerarquico del departamento, unidad, Area © cargo que ha producido el documento hace que los documentos generados tengan mas o menos capacidad ejecutiva y mas o menos valor. La duracién legal necesaria de los efectos producidos por los documentos. El numero de personas fisicas 0 juridicas que quedan referenciadas en los documentos. El numero de unidades administrativas que han participado en la resolucién del asunto documentado. 69La posibilidad de postetiores acciones juridicas entre el ente productor y las personas relacionadas con el asunto documentado. La necesidad de hacer referencia a los documentos con el fin de tratar asuntos parecidos o conducir acciones sucesivas, de las cuales los documentos son Ja base. La frecuencia de utilizaci6n mientras los documentos estan en fase activa o semiactiva. La frecuencia de utilizaci6n constatada después del cierre de documentos parecidos. Cierta documentacién tiene bajo valor adminis- trativo, como por ejemplo aquellos documentos que sabemos que disponen de duplicados en otros siti- 0s, 0 que por set copias provienen de un original con mas valor. En el ambito electrdnico el uso del crite- rio de copia y original puede ser irrelevante a efectos de extraer un valor administrativo claro, dado que la mayoria de los documentos electronicos pueden ser copias. EL VALOR LEGAL Y EL VALOR JURIDICO El valor legal es la capacidad de los documentos relativos a asuntos finalizados de ser utilizados como prueba legal de los hechos a que hacen referencia. Es- 70te valor no se tiene que confundir con el juridico que, contrariamente al primeto, permanece siempre en el documento y es componente esencial de su naturale- za. El valor legal de los documentos emana del hec- ho de que son producidos por acciones de naturaleza legal fundamentados en leyes. Documentos adminis- trativos de indole instrumental pueden ser utilizados a efectos judiciales, a pesar de no ser preceptivos en un procedimiento administrativo, como por ejemplo al- guna tipologia de informes que simplemente apoyan la accion administrativa pero no forman parte. Normalmente el valor legal perdura paralelamen- te con el administrativo y con la duracién del matco legal que lo ha posibilitado, pero también se puede prolongar después. El valor juridico, en cambio, per- dura para siempre porque forma parte de la naturale- za del documento, y deja evidencia de una accién o hecho de naturaleza juridica. EL VALOR FISCAL Es el valor que tienen los documentos que jus- tifican el dinero que una Administracién ha recauda- do, distribuido, controlado o gastado. Su valor puede perdurar mas alla de la acci6n administrativa que haya requerido de estos tipos de documentos. Asi el valor de un presupuesto municipal sobrepasa el limite del procedimiento administrativo que lo formaliza. Es- te valor es fundamental a efectos de la transparencia 71econémica de la Administracién de turno y a efectos de posibles auditorias. EL VALOR INFORMATIVO E HISTORICO Los documentos son informaci6n registrada, por lo tanto el valor informativo es inherente a su natura- leza. En el caso de la documentaci6n administrativa hay mucha informacién telacionada a los asuntos que trata la organizacion que los ha generado, pero tam- bién informacion relativa a personas, objetos, lugares, fendmenos y acciones juridicas. La informacién do- cumentada refleja la manera de hacer de la organiza- ci6n. El valor informativo no reside sdlo en los docu- mentos instrumentales o de apoyo, sino en cualqui- er tipo de documento administrativo. A la vez, este valor sitve para dejar evidencia de una actividad, pa- ta tener memoria de la organizaci6n que ha generado los documentos y pata, si conviene, historiar cada uno de los aspectos sociales, econdémicos, tecnolégicos y politicos de la interaccién entre la organizacion y sus usuatios. A este efecto la informacién se carga de la calidad de ser analizada por la ciencia histérica, pero también por otras ciencias. La calidad de la informa- cién a efectos de investigacién no depende del ciclo de vida de los documentos que la han registrado, sino, en una primera instancia, de la buena generacién del 72documento, y, en segundo lugar, del andlisis cientifico que la utiliza. Para extraet el valor informativo de la documen- tacién hay que utilizar diferentes parametros de ana- lisis. Entre ellos la singularidad de la documentacién, detectable en aquella informacion que no puede ser encontrada en ningun otro documento de manera completa. La importancia de la documentacién vie- ne determinada por una estimacién justa del evalua- dor, el cual necesita de un amplio conocimiento de las técnicas de investigacion y del mundo académico. El testimonio que oftece la informacion puede abarcar muchos ambitos de actuacién de la Administracién, y eso va a discrecién del cientifico y del objeto de su estudio. ESCOGER, EVALUAR Y ELIMINAR En el ambito electrénico las tres actividades son de extrema necesidad con el fin de no acumular infor- maci6n innecesaria. También lo es en el mundo analé- gico y sobre todo en aquellas administraciones que todavia documentan muchas de sus acciones con pa- pel. Pero la intangibilidad de la documentacién elec- trénica hace que el alcance del problema se vea de otra maneta y no se acepte como tal. ";La memoria es baratal" es una expresién habitual entre los responsa- bles de la gestién de la informacion. Pasa que con esta expresién se tiende a conservar la totalidad de la do-cumentacién electronica generada, sin ninguna elec- cién ni evaluacién archivistica que permita su gestién razonada. La idea que debe retenerse es que no hay que guardarlo todo, y, si se tiene que hacer, que como minimo se haga de forma organizada. Parece un criterio obvio, pero no se acostumbra a dar. Los elementos claves en este proceso son el perfil del documento, el perfil del expediente y el cédigo de clasificacién. Los documentos electrénicos conveni- entemente descritos pueden ser gestionados a partir de un solo cédigo, que determina el grado de conser- vabilidad del documento o del expediente que codi- fica. Desde hace tiempo que proliferan las herrami- entas Iamadas ILM (information lifecycle manager) desti- nadas a gestionar un paquete de metadatos que per- mitan una gestidn de minimos de la documentacién electrénica. Sus potencialidades se limitan a gestionar metadatos como la fecha de creacién, el volumen de espacio que ocupan, el formato en que se ha generado el documento, entre otros. Son utiles para diferenciar grandes bloques documentales de otros y moverlos en el interior de los repositorios con relativo poco es- fuerzo. No son la solucién para hacer frente a la pre- servacion a largo plazo: Porque no prevén una migracién a formatos de preservacion de los documentos. 74No permiten una evaluaci6n justa de cada documento, porque en realidad no son herramientas de evaluacién, sino de mera gestidn. El propio nombre de la herramienta, gestor del ciclo de vida de la informacién, demuestra que existe la falsa percepcion del fin de la vida del documento. No permiten la gestién de la informacion de las bases de datos corporativas, sdlo de aquellos datos que se combinan dando lugar a documentos. La preservacion a largo plazo de los valores po- ne en cuestién el concepto "ciclo de vida de los do- cumentos". Este es util para la gestién documental, peto no decisorio para la preservacion a largo plazo, en la que algunos valores, legales, juridicos e histéri- cos principalmente, no se debilitan sino que incluso se refuerzan. Los valores, por lo tanto, se mantienen en funcién de su uso. Una particularidad relativa a los valores de los do- cumentos en el ambito electronico es la posibilidad de su rapida y multiple generaci6n. Se empiezan muchos y se dedican muchas horas a borradores que no pro- ducen efectos. Estos borradores, distinguidos con un numero de version en el mejor de los casos, pueden pasar a formar parte del stock de documentos electré- nicos llamados "de trabajo" que llenan los repositori- 75os de las organizaciones. ¢Cual es el valor que debe otorgatse a los borradores? Un valor evidente es el informativo. ¢Cudles son los limites en términos de preservacién del valor informativo de estos borrado- res? El valor informativo no depende exclusivamen- te del documento, sino del usuario y su necesidad de informacion. Por lo tanto, algunos criterios practicos ala hora de distinguir los borradores serian: Determinar si existe un documento original que recoja la informacion de este borrador. Distinguir la versi6n mas completa de entre sus diferentes versiones. Preservar aquellos bortadores cuya informacién no puede ser tecogida por ningtin otro documento o herramienta informativa de la organizacién. 76LA FIRMA DIGITAL La firma digital ha sido y es uno de los méto- dos utilizados para garantizar la fiabilidad de los do- cumentos electrénicos. La fiabilidad se demuestra si se garantiza la autenticidad y la integridad del docu- mento firmado. La autenticidad se demuestra medi- ante la determinacién de la identidad del documen- to, constatando el estado de la transmisién y determi- nando su grado de conservaci6n. La integridad se de- muestra mediante la constatacion de la no corruptibi- lidad del documento. Para alcanzar estos objetivos, la tecnologia digital ha puesto al alcance un instrumento que garantice todos estos valores. La tecnologia de la firma digital utiliza la cripto- grafia de clave publica. En este caso cada usuario dis- pone de dos claves: la clave publica y la clave privada. La primera viene distribuida de forma libre, mientras que la segunda es secteta. El procedimiento de firma- do es el siguiente: el usuario A toma el documento original que quiere enviar y lo codifica en un cédigo unico mediante la funcién llamada hash (basado en un algoritmo tipo SHA-1, SHA-2, MD5, entre otros). Esta funcién codifica el documento en un bit-stream 7o valor numérico que a continuacién se encripta con la clave privada del usuario A. El resultado de la ope- raci6n es un objeto digital (el de la firma) que va aso- ciado al documento. Este objeto digital y el documen- to se envian al usuario B. El usuario B recibe el objeto y lo desencripta con la clave publica, verificando que la procedencia es cierta y segura. Con la desencripta- cién, la funcién hash aparece, el usuario B recalcula la funcién y la compara con la que ha recibido. Una vez comprobada su exactitud, la verificacién es com- pleta. instrumento, sin embargo, ha presentado al- gunos problemas fundamentales a la hora de afron- tar la defensa de la integridad y la autenticidad de los documentos que corrobora. Tal como Filip Boudrez (2007) ha constatado hace poco, la firma electronica no permite demostrar la identidad de los documen- tos, sino que sdlo puede demostrar que el documento ha sido firmado mediante un sistema de clave publi- ca y privada; en ningtn caso que la persona que dis- pone de esta clave publica y privada la haya utilizado en persona. La autoria de la disposicién de la firma es presunta. La identificacién de la identidad, por lo tan- to, siempre sera presunta. Por otra parte, la integridad que constata la firma digital es la del bit-stream gene- rado, peto no la del documento. El bit-stream gene- rado por una firma digital es la codificacién del do- cumento y la firma a la vez, pero no del documento 78por si solo. Por lo tanto, la autenticacién de un docu- mento a partir de la firma digital no puede garantizar totalmente ni la autenticidad ni la integridad de los documentos transmitidos. Boudrez explica que la autenticidad del docu- mento se puede garantizar con la demostracién abso- luta de su identidad, y ésta sdlo se puede mostrar a partir de los metadatos convenientes. Pero ya hemos visto que se requieten mas elementos. Con respecto a la integridad, hay que diferenciar la integridad fisica y la integridad intelectual. La integridad fisica, el bit- stream, si esta firmado por la firma digital, en reali- dad forman un unico cuerpo. A la minima que un bit se modifique, entonces la integridad fisica ha cambi- ado. Peto eso no significa que el contenido, es decir, la integridad intelectual del documento, haya cambia- do. Eso hace que el documento pueda continuar dis- poniendo de la misma capacidad de producir efectos juridicos o informativos que antes del cambio de su bit-stream. En este sentido, la pérdida de integridad fisica no es totalmente decisiva. Ahora bien, la disposicidn de una firma digital pretende que la integridad fisica sea incorruptible, pa- ra demostrar que la intelectual se mantiene intacta y no ha recibido ningun tipo de injerencia externa. Sin embargo, la degradacién de un soporte o la migra- cién del documento pueden acabar comprometiendo su integridad intelectual sin que la firma digital pueda 79hacer nada en su defensa. En conclusion, la firma di- gital es una herramienta que permite la constatacién de una autenticidad presunta y de una integridad se- gura en el momento de la transmisién del documento a través del espacio, pero no es una herramienta que permita la conservacion a largo plazo de estos valo- res. El elemento que dota de potencia adicional a la firma digital por si sola es la cadena de validacién. Es decir, en cualquier verificacién de una firma digi- tal hay que constatar la relacién clara entre la persona que ha enviado el documento y su clave publica. La clave publica sélo tendra valor si ha sido emitida por una entidad certificadora. Entonces la firma digital se convierte en un certificado digital, por lo tanto la hace cierta a la luz publica. Mas valor le vendra asociado si la certificacién viene dada por una entidad certifi- cadora autorizada. La cadena de validacién no finaliza con esta cons- tatacién. Convendra que cualquier movimiento que se realice con el documento firmado deje constancia. A pesar de todo, los certificados digitales tienen una vi- da limitada. Incluso pueden ser tevocados antes de su fecha de caducidad a instancia de parte. Si la certeza del documento viene dada sélo por su firma, enton- ces tanto el documento como su firma quedan com- prometidos por el paso del tiempo. Para resolver eso actualmente se aplica un sello de tiempo que permite 80la perdurabilidad de la certeza de la firma digital. El sello de tiempo, sin embargo, tampoco garantiza la in- tegridad fisica del soporte ni la integridad intelectual del documento. Por lo tanto, tanto firma digital como sello de tiempo no superan la prueba del tiempo, es decir, no superan el largo plazo. Eso no hace que un documento, con la caduci- dad de firma digital y de los sellos de tiempo, pier- da su capacidad para ser auténtico o integro. Simple- mente demuestra que la autenticidad la puede garan- tizar de mejor maneta la disposicion correcta de me- tadatos que permitan cerciorarse de la identidad del documento y, por lo tanto, de quien tiene la respon- sabilidad de éste. Con respecto a la integridad seran también los metadatos los que identifiquen el contex- to tecnoldogico y la estructura fisica en que ha sido creado el documento. Uno de estos metadatos puede set la indicacién de que en un momento dado se dis- puso una firma digital a efectos de mayor seguridad, y la descripcién de las caracteristicas de ésta y de su certificacién digital. Muchos documentos actuales se han firmado y se firman con esta tecnologia. Eso hace que conven- ga prever su preservacién a largo plazo. A este efec- to, Filip Boudrez plantea tres sugerencias que deben tenerse en cuenta: 81La constatacién de la cadena de validacién utilizada en el momento de la firma del documento. La posibilidad de migrar los bit-streams creados con la firma digital. Utilizar la firma digital para plazos tan cortos como la obsolescencia de la tecnologia permita. Como soluciones practicas para la preservacién a largo plazo ofrece cuatro posibles vias: La refirma de los documentos después de su migracion. Por tanto, habra que disponer fisicamente la firma aparte del documento que se va a firmar, si no se migrara un documento y una firma a la vez y se traicionara el principio fundamental de defensa de la integridad original que sc le supone a la firma digital. El registro de cada validacién que se realice sobre el documento. La preservacién del bit-stream original y de su cadena de validacién. Para dejar constancia de esta cadena convendré transmitir a lo largo del tiempo la siguiente : el algoritmo de encriptacién utilizado; el algoritmo utilizado para el cAlculo de la firma digital; el nombre de la persona que firma; la firma digital desencriptada; la clave publica; el estatus del cettificado digital. informacié: 82La certificaci6n del proceso de migracién. En este paso una tercera parte de confianza verificara los documentos firmados digitalmente después de la migraci6én; constatara el proceso de migracién; y dispondra de un certificado. En este caso la confianza en el documento no residira en la confianza en la firma digital, sino en el cettificado. En resumen, la autenticaci6n de un documento a efectos de probar su autenticidad e integridad, medi- ante la firma digital plantea muchos problemas. Uno de los problemas radica en que el concepto de firma digital se basa en un objeto digital. En cambio el do- cumento electrénico es mucho mas que un objeto di- gital o un bit-stream original. Otro problema estriba en que la firma digital esta demasiado sujeta al devenir de las transformaciones tecnoldgicas, y por lo tanto, a su obsolescencia. La firma digital, pues, en el con- texto de la administracién electrénica, ha sido una so- lucién puntual (amparada por la legalidad, todo sea dicho) pero que no ha resuelto la funcién principal de cualquier Administracién que es la garantia de los derechos de los ciudadanos ahora y para siempre.84METADATOS PARA LA PRESERVACION Los atributos descriptivos del documento y el ex- pediente también reciben el nombre de metadatos, es decir, datos que describen datos. Los metadatos en ambiente electrénico tienen una doble funcién, por una parte la desctipcién del documento y el expedi- ente integrados en un perfil propio, y por otra la pre- servacién de estos documentos y expedientes. A la luz de la ISO 23081-1: 2006 Information and documentation Records management processes Metadata for records, se pueden diferenciar dos grandes grupos de metadatos descriptivos: metadatos de perfil y de gestién, y metadatos técnicos. MetadaTOS de perfil y de gestién Son los que describen e identifican los documen- tos y los expedientes tal como los hemos ido viendo antetiormente. Determinan las caracteristicas princi- pales del contenido del documento/expediente, dis- ciernen los elementos fundamentales de su contexto administrativo de creacién y determinan las personas que han participado en su generacién, asi como los elementos clave de su estructura légica o intelectual. 85Dentro de este primer grupo se podrian distin- guit unos metadatos descriptivos del perfil, metada- tos relativos a los autores de los documentos y meta- datos relativos a los derechos que emanan de los do- cumentos. En este sentido existen diferentes estanda- res que han afrontando el disefio de modelos de apli- cacién de los metadatos como por ejemplo MARC, Dublin Core Metadata Element Set, Digital Documentati- on Initiative o Encoded Archival Description (EAD). Con respecto a los metadatos relativos a los productores de los documentos se tienen a disposicién estandares como MARC, MADS o EAC. Este ultimo se orienta mas a la descripcién del contexto de creacién, entre cuyos metadatos se pueden encontrar los relativos a las autoridades responsables. Un modelo de metada- tos muy potente es el disefiado por el proyecto PRE- MIS (Preservation metadata: implementation strategies) que en marzo de 2008 ya ha presentado la version 2.0 de su modelo. MetadaTOS técnicOs Implementados para gestionar acciones preven- tivas y de conservaci6n de documentos y expedien- tes, Describen las caracteristicas fisicas de los docu- mentos, los formatos de creacién, el uso y la preser- vacién. Otros determinan los elementos fundamen- tales de su contexto de creacién, es decir, son los rela- tivos al programa informatico utilizado en el entorno 86