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El informe
Autor: Elena Cichanowski
1. Caractersticas
Tiene caractersticas propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesa o el drama, y aun el periodismo. 1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un publico amplio. 2- El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de la exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante. 3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografas, diagramas, grficos, estadsticas, cuadros numricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos. 4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo. 5- Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la tradicin, que deben respetarse. 6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos. 7- Los modos bsicos de un informe: La narracin, la descripcin, la exposicin y la argumentacin.
4. Cubierta o portada
Es la primera pgina bajo la cubierta debe contener: - El ttulo: que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de palabras. - Una indicacin de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe final. - El nombre: del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el informe. - La fecha de elaboracin. - Otros aspectos, cantidad de pginas (opcional), la direccin de la organizacin que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carcter confidencial, el copyright, etc.
5. Tabla de contenido
ndice Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe. Sumario Si bien el uso de un sumario(sntesis parecido al ndice de los temas tratados) no es tan frecuente en los informes, de acuerdo a su contexto es aplicado o no( Si se los pide, si es algo extenso, etc). Introduccin Su misin es dar cuenta, en unas pocas pginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en ltimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos. La importancia de la introduccin reside en el hecho de que a travs de ella el lector recibe una primera impresin no slo del asunto y objetivos del informe, sino tambin de la relevancia e inters que ste tiene. De la introduccin depender en muchas ocasiones que el informe sea o no ledo. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, slo leern la introduccin al informe. La introduccin se convertir, en consecuencia, en el nico elemento con que dichas personas contarn para valorar la totalidad del informe. La extensin de la introduccin debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introduccin no debe sobrepasar en ningn caso las seis pginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien pginas o ms, se estima que una introduccin de seis pginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo ms conveniente es hacer, adems de la introduccin, una versin abreviada del informe principal que sea un documento independiente de ste. Los primeros prrafos de la introduccin deben ocuparse de los solicitantes y de la finalidad del estudio: de qu trata el informe, quin pidi que se hiciera, a quin se lo pidi y por qu. Adems de resumir el contenido del informe, en la introduccin se debe hacer referencia a los siguientes aspectos: - Finalidad u objetivos del informe. - Metodologa que se ha seguido para elaborar el informe. - Conclusiones y recomendaciones del informe. Las conclusiones y recomendaciones se expondrn al final de la introduccin. Luego sern repetidas a lo largo del informe. En un informe extenso esta repeticin es til, ya que, por una parte, algunas personas slo leern la introduccin y, por otra, quienes lean el informe completo podrn a travs de esta reiteracin retener los puntos ms importantes, las conclusiones. En un informe corto (de menos de diez o quince pginas) no resulta necesario referirse a las conclusiones en la introduccin.
6. Cuerpo principal
Propsito - Mtodo o procedimiento -Hechos - Anlisis y discusin - Conclusiones, recomendaciones o solicitud. El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introduccin, conclusiones, portada) dependen lgicamente de l. Slo los apndices guardan cierta autonoma en relacin con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que all se trate. Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre s que conviene observar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son la claridad, la unidad y la primaca. El cuerpo principal de un informe se divide en captulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez pginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensin de los captulos y de las secciones. Una seccin puede constar de un solo prrafo o necesitar una docena de ellos ms varios diagramas y tablas. Un captulo puede tener una sola seccin o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los captulos de un mismo informe deben tener una extensin similar. Tambin se ha dicho que un captulo no debe superar las seis pginas. Si es necesario incluir ms informacin, se puede remitir a un apndice. Se recomienda que cada captulo comience con un prrafo previo a la aparicin de la primera de sus secciones. Es conveniente que los ttulos de captulos y secciones resulten informativos en relacin con el contenido de stos. Ningn aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de ttulo y de una referencia en el ndice para llamar la atencin sobre l. Si el informe es corto, puede agregar dos o ms partes en una sola o prescindir de alguna. Los informes largos, pueden dividirse en subttulos para facilitar su lectura, comprensin y recordacin. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designacin o numeracin: Con letras y nmeros I, A, 1, a, (1) y (a) Con nmeros 1 . 1. 1.1.1 1.1.2 1 . 2. 1.2.1 1.2.2 2 . Etc.
7. Conclusiones
Las conclusiones pueden ser referidas en la introduccin si el informe es extenso. Tambin suelen acompaar a cada captulo o seccin del cuerpo principal en relacin con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un ltimo captulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas. Este captulo contendr: - Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. - Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. - La relacin de las ventajas que se derivarn de adoptar las recomendaciones. - Al igual que en el caso de la introduccin, la extensin del captulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamao del cuerpo principal del informe. As mismo, se recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningn caso las seis pginas.
8. Apndices
Bibliografa. Ilustraciones, grficos o todo otro material complementario. La funcin de los apndices es recoger toda aquella informacin que, por un lado, se cree que resultara farragoso consignar en el cuerpo principal del informe, pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente inters como para figurar, de algn modo, en el informe. En otras palabras, slo se debe apelar al apoyo que en relacin con el cuerpo principal suponen los apndices cuando se estime verdaderamente necesario. En caso contrario, la informacin suplementaria se deber incluir en los "papeles de trabajo" que acompaan a la elaboracin del informe (y que pueden ser solicitados en cualquier momento por el lector de ste), pero no en el propio informe. Estamos ante una aplicacin de la regla segn la cual un informe debe ser tan breve como sea posible. Si bien los apndices pueden recoger todo tipo de informacin, hay ciertas clases de ella que normalmente figuran como apndices. En general las tablas de cifras largas y complicadas, las comprobaciones matemticas, los fragmentos largos de otros informes, las muestras de documentos, los glosarios, las bibliografas y las listas de notas y referencias deben excluirse del texto e incluirse al final del informe en atencin a aquellos lectores que necesitan comprobar los detalles. Se exceptan de esta norma los casos en que uno de los objetivos principales del informe sea aportar una tabla de cifras concretas. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apndices. Algunas veces esta referencia adoptar la forma de una tabla abreviada o de un breve resumen o de detalles importantes del material que se ofrece ampliado en los apndices.
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9. Tipos de informe
Existen muchos tipos de informes segn la funcin que se les da. Los principales son: Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institucin (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) Monografa: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado acadmicamente segn un mtodo cientfico o tcnico, es la expresin del resultado de esa investigacin. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografa tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los dems ejemplos. Posee sus propios pasos, presentacin, tipo de letras y mrgenes, etc.) Tesis: Designa la proposicin que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusin vlida, fundada. Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero tambin pueden ser orales.
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