TRUCOS PARA AHORRAR TIEMPO EN LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS:
Aunque los trucos para eventos pueden ser una exageración, estos consejos para
ahorrar tiempo en la organización de eventos te ayudarán a eliminar el ruido y a
centrarte en los objetivos principales.

Siendo sinceros, la organización de eventos es un trabajo estresante. En cualquier

momento hay una serie de trabajos que hay que hacer y puede parecer que cada plazo
se reduce al mínimo. Y las cosas aún son más complejas con el auge de los eventos
virtuales e híbridos.

Recomendaciones para garantizar el éxito de tu próximo evento.

1. Empieza pronto
Como sabes, la planificación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más
tiempo le dediques a cada pequeño detalle, mejor. Así que empieza lo antes posible.
Esto no sólo te permitirá mantener la cordura, sino que también te dará una ventaja a
la hora de reservar un lugar, encontrar personal para el evento y apagar los incendios
inevitables.
2. Aprovecha los software para eventos
¿Quieres maximizar el ROI del evento? Entonces hazte un favor y aprovecha el poder
de los diferentes softwares para eventos cuando planifiques y gestiones tu próximo
evento. Este tipo de herramienta te ahorrará tiempo (de media, las empresas que
utilizan software para eventos ahorran 223 horas al año) y creará una experiencia de
marca unificada para cada uno de tus asistentes.

3. Invierte en herramientas esenciales para eventos

Aunque las tecnologías que ofrecemos son increíblemente importantes, no son la
única herramienta en la que deberías considerar invertir. Hay otras herramientas
importantes para eventos que también merecen tu consideración, como las
aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, las herramientas de automatización
de marketing como HubSpot, las herramientas de integración de software y los
software de transmisión de eventos.
Hay un montón de aplicaciones increíbles que harán que tu vida como planificador de
eventos sea menos estresante. La clave es encontrar las herramientas que funcionen
para ti y el tipo de eventos que gestionas. Así que experimenta un poco y crea un pack
tecnológico para eventos que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.
4. Centrarse en la prioridad
Saber cómo priorizar mejor tú tiempo y tus esfuerzos es un consejo de productividad
habitual. Cuanto más centrado estés en los objetivos correctos, más éxito tendrás. Esto
es especialmente cierto cuando se planifica un evento.

Hay un millón de cosas diferentes que deben llevarse a cabo para que tu evento se
considere un éxito. ¿Por dónde empezar? Comprender lo que es más importante y lo
que merece prioridad te permitirá centrarte en las grandes victorias; las cosas que
realmente importan.
En primer lugar, determina cuál es tu visión global. A continuación, prioriza tu lista de
tareas pendientes en función de las tareas importantes, no sólo de las urgentes. Por
último, aborda cada elemento de tu lista de uno en uno. Este sencillo marco
garantizará una adecuada gestión del tiempo a la hora de planificar un evento.

5. Sigue un proceso probado

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es para los débiles de
corazón. La buena noticia es que existen plantillas y procesos probados que puedes
seguir. No eres la primera persona que planifica un evento y no serás la última. Fíjate
en los éxitos y los fracasos de los que te han precedido para obtener valiosos
conocimientos.

6. Crear una lista

Profundicemos en la priorización y en cómo la creación de listas puede ayudar. Tanto si
te consideras una «persona de listas» como si no, escribir las cosas y estructurar tu día
de una manera específica tiene sus beneficios.
Empieza por determinar cada una de las cosas que tienes que hacer. Esta lista debe
incluir las cosas importantes, como la reserva de un local/recinto/espacio y la
búsqueda de patrocinadores, y las más pequeñas (pero importantes), como la
contratación de un diseñador de logotipos para el evento (o la coordinación con tu
equipo de diseño interno).

Una vez anotado todo, puedes empezar a programar cada tarea para días concretos.
Acuérdate de fijar fechas límite para cada tarea y de marcarlas una vez que las hayas
completado. Así te mantendrás organizado y en el buen camino.

Un ejemplo de hoja de prioridades podría ser el siguiente:

7. Delegar, delegar, delegar

¿Hemos mencionado ya que la planificación de eventos es una tarea colosal? Lo es, y
por eso no debes intentar hacerlo todo tu solo. La delegación es la clave para organizar
un evento con éxito. Además, hará que tu equipo se sienta más implicado en su
trabajo, lo que aumentará su productividad.

Haz todo lo posible por delegar las tareas correctas en los empleados adecuados,

dándoles directrices y expectativas claras. A continuación, permíteles trabajar de
forma independiente. La delegación no sirve de nada si tienes que mirar
constantemente por encima del hombro.
8. Contrata ayuda de calidad
A veces, delegar tareas en tu equipo no es suficiente. Puede que te resulte necesario
contratar a autónomos o empresas especialistas en determinadas tareas para eventos
que te ayuden a conseguir tus objetivos. ¿En qué puede ayudarte un freelance, una
empresa tecnológica? Muchas cosas, como el desarrollo de sitios web, registros, la
atención al cliente, la fotografía del evento entre otros.

Descubre dónde están los agujeros en tu equipo, y luego cúbrelos con personas con
talento.

9. Encontrar voluntarios
No todos los ayudantes de un evento tienen que ser contratados. Encontrar
voluntarios para eventos es totalmente posible, especialmente si el objetivo principal
de tu evento es concienciar o recaudar dinero para una causa benéfica. Sólo tienes que
preguntar.

Empieza por la gente que conoces. ¿Estará alguno de tus empleados dispuesto a echar
una mano? Cuando hayas agotado tus contactos personales, busca en las redes de
voluntarios.

Recuerda que el hecho de que no pagues a los voluntarios no significa que no deban
recibir ningún incentivo por ayudar. Si es posible, ofrece a los ayudantes entrada
gratuita a al evento, comida de cortesía o productos gratuitos de tu empresa para
despertar el interés.

10. Asóciate con una agencia

A veces, la mejor manera de asegurarse de que tu evento sea un éxito es asociarse con
una agencia de eventos especializada en ayudar a las empresas a organizar eventos
increíbles.

Algunas se centran en tipos de eventos específicos, otras ofrecen servicios completos,

tú debes valorar que es lo que más necesitas. Si te sientes desbordado con la
tecnología para tu evento podrías contactar por ejemplo con Orquidea Technology
Group.
11. Utiliza el software de automatización de marketing
El software de automatización del marketing de eventos,
como HubSpot, Marketo y Salesforce, y en menor
medida, Get Response, Infusionsoft y Autopilot, permite a los organizadores de eventos
captar mejor a los asistentes y producir experiencias de eventos más personalizadas.
Imagínate poder, una vez que un asistente se inscribe en un evento, añadirlo
automáticamente a los registros de CRM de tu empresa, enviarle mensajes de correo
electrónico personalizados en momentos específicos que se correspondan
exactamente con el punto en el que se encuentra el cliente, y mucho más.

Todo esto es posible con las plataformas de software adecuadas y un poco de

conocimiento y previsión

12. Integra tu pack de tecnología para eventos

Hasta ahora hemos mencionado numerosas piezas de software y tecnología en este
post. Cada uno, cuando se utiliza correctamente, es increíblemente útil. Pero el
verdadero truco es conseguir que cada herramienta funcione bien con las otras
aplicaciones que planeas utilizar. Ahí es donde entran en juego las integraciones de
software para eventos.

Algunas soluciones de software se integran entre sí de forma inmediata. Otras

requieren el uso de una solución de integración de terceros. Esto significa que tu
software de gestión de eventos, la herramienta de CRM, la plataforma de marketing
por correo electrónico y más trabajarán juntos sin problemas, reduciendo la cantidad
de entrada de datos tediosa que tendrá que hacer.

13. Crea un sistema a escala

Es ideal buscar una tecnología de eventos que pueda reducir las tareas manuales y
aumentar la automatización, al tiempo que se invierte en procesos y habilidades
internas para atender tanto los eventos presenciales como los virtuales. Así el sistema
resultante permitirá preparar tu estrategia de eventos para el futuro y ahorrar tiempo
en el proceso.

14. Medir, medir, medir

Medir el ROI de los eventos es una práctica importante. Después de todo, no se puede
determinar con exactitud si un evento es exitoso o no sin entender lo que la empresa
está ganando a cambio de todo el tiempo, el esfuerzo y los gastos que se han llevado a
cabo para organizar el evento.

Por desgracia, el seguimiento del ROI de un evento no siempre es fácil, pero hay
algunas herramientas que pueden ayudar. Las plataformas integrales de eventos
como EventMobi, que ofrecemos en Orquidea Technology Group, las plataformas de
atribución como Google Analytics y el software de CRM de tu empresa pueden
ayudarte a realizar un seguimiento del ROI del evento.
Es importante recordar que tu objetivo debe ser crear valor con tus eventos, no sólo
una ganancia monetaria inmediata. Un evento que pierda dinero, pero que genere una
gran cantidad de clientes potenciales de alta calidad puede seguir considerándose
exitoso.

15. Asegúrate de que tu correo electrónico está a punto

El correo electrónico para los planificadores de eventos es una necesidad, aunque es
demasiado fácil empantanarse cuando los mensajes llegan constantemente a tu
bandeja de entrada. Puede parecer que siempre estás jugando a ponerte al día y que
el objetivo de la bandeja de entrada cero nunca se cumplirá. Pero no tiene por qué ser
así.

Estos son algunos de nuestros consejos favoritos para la gestión del correo electrónico
de los organizadores de eventos:

 Utiliza la tecnología: hay aplicaciones que pueden ayudarte a recordar que

debes hacer un seguimiento de los correos electrónicos de los que no recibes
respuesta.
 Utiliza respuestas predeterminadas: ¿Cuánto tiempo pierdes enviando
básicamente la misma respuesta a varias personas? Recupera ese tiempo y
aprovecha las respuestas predeterminadas.
 Filtra tus mensajes: Si organizas mejor tu bandeja de entrada, puedes reducir los
niveles de estrés y aumentar la eficiencia. Quizá todos los mensajes de un
determinado cliente vayan a una carpeta. O tal vez crees una carpeta
«Responder más tarde» para no sentir constantemente la necesidad de
responder a todos los mensajes de inmediato.
  Pulsa el botón de anulación de la suscripción: ¿De verdad lees y disfrutas de
todos los mensajes que pasan por tu bandeja de entrada? Probablemente no.
Empieza a darte de baja y reduce los correos electrónicos que tienes que filtrar
cada día.
16. Pasar tiempo como asistente
Puede sonar contradictorio, pero intenta pasar algún tiempo como asistente a un
evento fuera de tu actual flujo de trabajo de planificación de eventos. De hecho,
podrías evitar dar vueltas a la cabeza cuando llegue el momento de tomar decisiones
para tu propio evento.

Lo que a menudo se pasa por alto es la verdadera experiencia como asistente. Y sólo
puedes hacerlo si tienes la empatía y el recuerdo de lo que es ser uno.

17. Esperar lo inesperado

Por último, con tantas variables que intervienen en la planificación de un evento, no
todo saldrá siempre como se espera. Es mejor planificar esto.

Te recomendamos que programes tiempo extra para las peticiones de última hora,
especialmente en las últimas semanas antes de que tu evento tenga lugar. De este
modo, no te pillará desprevenido y tendrás tiempo suficiente para cumplir con lo que
hay que hacer.

Es tu turno: Planifica eficazmente tu evento

Estos consejos, cuando se utilizan juntos, actúan como una especie de plantilla de
planificación de eventos y te ayudarán a asegurar que tu próximo evento sea un éxito.
Te animamos a que vuelvas a leer estas estrategias y a que empieces a aplicar todas las
que pueda en tu flujo de trabajo de planificación de eventos.

Si necesitas asesoría personalizada y la ayuda de múltiples herramientas tecnológicas

para hacer de tus eventos una experiencia exitosa no dudes en contactar con nosotros
y , desde Orquidea Technology Group, te ofreceremos las mejores opciones para ello.