SharePoint 2016 - Guía General Plataforma

Guía General Plataforma
SharePoint 2016
Índice
Objetivo ................................................................................................................... 6
¿Qué es la Gestión Documental? ............................................................................... 7
Gestión documental - Diferencias de terminología entre el inglés y el español ...................7
Gestión documental - Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta ................................8
Qué es SharePoint .................................................................................................... 9

Arquitectura de SharePoint 2016 .................................................................................... 11
Sitios .................................................................................................................................................. 11
Componentes .................................................................................................................................... 11
Conocimiento..................................................................................................................................... 11
Comunidades ..................................................................................................................................... 11
Contenido .......................................................................................................................................... 11
Búsqueda ........................................................................................................................................... 11
Accesos rápidos principales .................................................................................... 12

Menú ajustes del sitio .................................................................................................... 12
Usuario actual................................................................................................................ 12
Ventana principal........................................................................................................... 13
Menú lateral (acceso rápido) .......................................................................................... 13
Listas de SHAREPOINT 2016 .................................................................................... 14

Plantillas de listas de SharePoint 2016 ............................................................................ 14
Tipos de Plantillas de Listas ............................................................................................................... 14
Opciones de configuración de una lista de SharePoint 2016 ............................................ 15

Información de la Lista....................................................................................................................... 16
Configuración general ........................................................................................................................ 16
Permisos y administración ................................................................................................................. 16
Comunicaciones ................................................................................................................................. 17
Columnas ........................................................................................................................................... 17
Vistas.................................................................................................................................................. 17
Campos que puede tener una lista ................................................................................. 18

Vistas de una lista .......................................................................................................... 19
Plantillas de vistas .............................................................................................................................. 19
Crear una vista ............................................................................................................... 19

Información de la Lista....................................................................................................................... 20
Sección Nombre ................................................................................................................................. 21
Sección Audiencia .............................................................................................................................. 21
Sección Columnas .............................................................................................................................. 21
Sección Ordenar ................................................................................................................................ 21
Guía general Plataforma SharePoint 2016
Sección Filtro ..................................................................................................................................... 21

Sección Vista tabular ......................................................................................................................... 22
Sección Agrupar por .......................................................................................................................... 22
Sección Totales .................................................................................................................................. 22
Sección Estilo ..................................................................................................................................... 22
Sección Carpetas ................................................................................................................................ 22
Sección Límite de elementos ............................................................................................................. 22
Sección Móvil ..................................................................................................................................... 22
Modificar una vista ........................................................................................................ 22

Eliminar una vista .......................................................................................................... 23
Integridad referencial en las listas (Conectar listas) ......................................................... 24
Operaciones comunes con una lista ................................................................................ 25
Crear una lista .................................................................................................................................... 25
Eliminar una lista ............................................................................................................................... 26
Añadir un elemento ........................................................................................................................... 27
Eliminar un elemento ........................................................................................................................ 28
Editar un elemento ............................................................................................................................ 29
Crear Columnas ................................................................................................................................. 29
Bibliotecas de SHAREPOINT 2016 ................................................................................... 32

Tipos de Bibliotecas ....................................................................................................... 32
Opciones de Configuración de una Biblioteca de SharePoint 2016 ................................... 33
Permisos y administración ................................................................................................................. 34
Comunicaciones ................................................................................................................................. 34
Propiedades personalizadas de los documentos (metadatos) .......................................... 35

Acceso a bibliotecas por la vista explorador .................................................................... 35
Proteger y desproteger .................................................................................................. 35
Operaciones comunes con una biblioteca ....................................................................... 37
Crear una biblioteca en SharePoint 2016 .......................................................................................... 37
Crear una carpeta .............................................................................................................................. 38
Agregar un documento ...................................................................................................................... 38
Abrir un documento .......................................................................................................................... 39
Editar para su modificación un documento ....................................................................................... 40
Editar y modificar las propiedades de un documento ....................................................................... 40
Eliminar un documento ..................................................................................................................... 41
Mover documentos de carpetas ........................................................................................................ 41
Proteger y desproteger un documento ............................................................................................. 41
Desproteger un documento .............................................................................................................. 42
Proteger un documento .................................................................................................................... 42
Historial de versiones ........................................................................................................................ 43
Aprobar contenido de bibliotecas ..................................................................................................... 44
Suscripciones, Alertas ............................................................................................. 45

Agregar una alerta (suscripción) de contenido de portal.................................................. 45
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Búsquedas de documentos ..................................................................................... 48

Buscador Simple ............................................................................................................ 48
Buscador Avanzado ........................................................................................................ 49
Gestión de Usuarios en SHAREPOINT 2016 .............................................................. 50

Administrar los permisos ............................................................................................... 50
Administrar grupos de SharePoint .................................................................................. 51
Operaciones comunes con la administración de usuarios ................................................ 51
Ver usuarios y grupos de SharePoint ................................................................................................. 51
Crear un grupo de usuarios ............................................................................................................... 52
Agregar un usuario a un grupo .......................................................................................................... 53
Conceder permisos de acceso a un Portal ......................................................................................... 54
Eliminar grupos y usuarios ................................................................................................................. 54
Sitios de SHAREPOINT 2016 .................................................................................... 56

¿Qué es un sitio de nivel superior? ................................................................................. 56
¿Para qué sirve un sitio de nivel superior? ........................................................................................ 56
Concepto de Sitio y Subsitio en SharePoint 2016 ............................................................. 56

Sitio .................................................................................................................................................... 56
Subsitio .............................................................................................................................................. 56
Plantillas de Sitio SPS 2016 ............................................................................................. 57

Sitio de grupo clásica ......................................................................................................................... 57
Sitio de blog ....................................................................................................................................... 58
Sitio de proyecto ................................................................................................................................ 58
Sitio de la comunidad ........................................................................................................................ 59
Sitio Centro de documentación ......................................................................................................... 60
Sitio Centro de registros .................................................................................................................... 61
Sitio del Centro de inteligencia empresarial ...................................................................................... 62
Sitio centro de búsqueda (Empresa Sitio o Básico) ........................................................................... 63
Sitio de publicación ............................................................................................................................ 63
Sitio de publicación con flujo de trabajo ........................................................................................... 64
Sitio Wiki empresarial ........................................................................................................................ 65
Información general de venta del producto Microsoft SharePoint 2016 ................... 66

Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2016 ........................... 66
Más allá de los espacios de colaboración ........................................................................ 67
Portales de publicación ...................................................................................................................... 68
Portales de BI ..................................................................................................................................... 68
Conexiones a datos externos ............................................................................................................. 68
Centros de búsqueda ......................................................................................................................... 68
Red social ........................................................................................................................................... 68
Microsoft SharePoint 2016 y Microsoft Office 2016......................................................... 69

Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2016 ......................................................... 70

Seguridad ........................................................................................................................................... 70
Seguimiento ....................................................................................................................................... 70
Flexibilidad ......................................................................................................................................... 71
Eficiencia ............................................................................................................................................ 71
Accesibilidad ...................................................................................................................................... 72
Usabilidad .......................................................................................................................................... 72
Integración ......................................................................................................................................... 72

Objetivo
El objetivo del presente documento es difundir una guía de información general de la plataforma
SharePoint 2016 que en ningún caso sustituye a un manual oficial de esta plataforma o la
documentación del curso que oficialmente se imparte en Aena Aeropuertos.

¿Qué es la Gestión Documental?

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos en una organización, permitir la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para
dar fe de los hechos.
La gestión documental fue siempre una necesidad y un problema para las organizaciones,
representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de
conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones,
gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la

información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de
información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y
valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Las empresas, en el proceso de su actividad, generan grandes volúmenes de datos e información

que deben transformarse en conocimiento y en un valor añadido para la misma.
Gestión documental - Diferencias de terminología entre el inglés y el

español
Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y
latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión
documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase.
Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés,
que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de
archivo", que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se
está refiriendo a la gestión documental... de documentos de archivo específicamente. Pero, por
otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras
que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión,
archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países
hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos
históricos, o que el "records management" se refiere a la gestión de cualquier tipo de
documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el "records management" y la gestión
de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el

"records management" ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los
administrativos o de archivo.
Gestión documental - Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos?
Recuperación ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?
Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que

los documentos estén archivados siguiendo el sistema más
apropiado?
Seguridad ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la

información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo
mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener
acceso a ella?
Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo

deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo
de documentos)?
Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto

podemos tardar para distribuir los documentos?
Workflow ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra,
cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?
Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de

un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Autenticación ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación

legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de
los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

Qué es SharePoint
SharePoint es un motor de creación de Sitios Web cuyo principal fin es ser el Gestor Documental
y de Información de la empresa, facilitando el trabajo colaborativo sobre dichos documentos e
información.
SharePoint se estructura en Sitios Web. Cada Sitio Web de SharePoint creado agrupará
contenidos comunes a un Departamento o a un Proyecto según las necesidades de la empresa.
SharePoint permite crear estos Sitios con una estructura en árbol.
Este entorno web permite crear entornos colaborativos, intranet, extranet, portales de
inteligencia empresarial, web pública, sitios personales de usuario, wikis corporativas, blogs,
gestores documentales, zonas de flujos de trabajo corporativos, centros de búsqueda
empresarial, búsquedas de perfiles, redes sociales...
La organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de

administración del contenido, implementar procesos empresariales y dar acceso a la
información imprescindible para los objetivos y procesos de la organización.
Mediante el uso de las plantillas del sitio y de otras características de Microsoft SharePoint 2016
puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido específico,
administración del contenido, administración de registros o satisfacer las necesidades de la
inteligencia empresarial que pueda tener la organización.
Por ejemplo, se pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización,
sitios en Internet o sitios especializados, como repositorios de contenido o áreas de reuniones.
Estos sitios le permiten colaborar y compartir información con otros usuarios que estén tanto
dentro como fuera de la organización.
Además, puede usar Microsoft SharePoint 2016 para dirigir búsquedas eficaces de personas,
documentos y datos, diseñar y participar en procesos basados en formularios, así como para
tener acceso y analizar grandes cantidades de datos empresariales.
El almacenamiento de la Información en SharePoint se realiza en tablas, que en SharePoint se

conocen como listas, con una estructura clásica de filas y columnas (metadatos). Cada fila
representa unos registros y cada columna identifica un campo que describe una característica
intrínseca de ese registro. Aunque se puede acceder desde el menú crear a diferentes tipos de
lista estás no son más que propuestas de listas. La Lista Personalizada es la que permite crear
una lista con aquellos campos que son necesarios.
Para los documentos se utilizan bibliotecas que son listas en las que uno de los campos es el
archivo que se quiere guardar.
Toda la información y los documentos de un sitio son únicos para todos los empleados que
tengan permiso de acceso a ese Sitio. Pudiendo permitir o denegar (Proteger / Desproteger) el
trabajo simultaneo en un mismo documento, y guardando una copia de las sucesivas versiones
de un documento modificado.

También permite gestionar flujos de trabajo en las diferentes etapas de desarrollo de la

información y los documentos.
La recuperación de la información guardada en SharePoint es sencilla y rápida. Por ejemplo,

buscar personas, conocimientos y datos en las aplicaciones empresariales. Si busca en Mi sitio
de la intranet, puede encontrar a alguien, visualizar el organigrama de usuarios…
SharePoint permite administrar la Custodia de esta información y documentos, la organización

puede desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya
transcurrido un período de tiempo determinado.

Arquitectura de SharePoint 2016
Sitios
Las opciones de Sitios de SharePoint ofrecen una infraestructura individual con la que podrá
obtener tanto funciones de portal como de colaboración en todos sus sitios de intranet, extranet
e Internet. Reúna a todos los usuarios en una misma plataforma para que puedan compartir
información, datos y experiencia entre distintas organizaciones.
Componentes
SharePoint Composites permiten a los usuarios responder con rapidez a las necesidades
empresariales creando sus propias soluciones sin código de forma local o en nube, gracias a un
conjunto avanzado de bloques de creación, herramientas y opciones de autoservicio.
Conocimiento
SharePoint Insights permiten a los usuarios obtener acceso e interactuar con la información
tanto de fuentes de datos estructuradas como no estructuradas. Dote a los usuarios de la
capacidad necesaria para encontrar a las personas y la información que precisan para adoptar
decisiones empresariales más rápidas y pertinentes.
Comunidades
Las opciones de Comunidades de SharePoint permiten que los usuarios trabajen conjuntamente
de la forma más eficaz. Habilite a los usuarios para que puedan colaborar en grupos, compartir
conocimientos e ideas, ponerse en contacto con compañeros de trabajo, así como encontrar
con facilidad la información y los expertos que necesiten.
Contenido
Las opciones de Contenido de SharePoint permiten a todos los usuarios participar en la
administración de contenidos de una forma regulada y conforme a las normativas. Estas
funciones hacen posible un equilibrio perfecto entre la experiencia de los usuarios y los procesos
y directivas.
Búsqueda
Las opciones de Búsqueda de SharePoint proporcionan a los usuarios la capacidad para buscar
los contenidos, la información y las personas que necesitan mediante la combinación de una
plataforma integrada fácil de administrar con la mejor tecnología de búsqueda empresarial.

Accesos rápidos principales

Pasamos a continuación a describir los elementos principales que componen un sitio de
SharePoint 2016 y posteriormente a explicar los elementos principales de la plataforma.
Menú ajustes del sitio
En el menú desplegable del lateral superior derecho

(menú ajustes), podremos acceder a la configuración
del mismo, así como a todo el contenido que se
encuentra almacenado en el sitio.
En función de los permisos otorgados, aparecen más

o menos opciones, hasta el punto de que solo a los
usuarios con permisos de administración o edición
sobre un determinado sitio se les muestra.
Como destacados de este menú indicar las opciones

de “Contenidos del sitio” y “Configuración del sitio”
que son las opciones más utilizadas para la gestión de
contenidos y estructura de un sitio.
La opción “Introducción” nos lleva a la página de

inicio.
Usuario actual
El menú desplegable del lateral superior derecho de

la página, al lado del menú ajustes del sitio, donde
aparece el nombre del usuario, ofrece la
funcionalidad de saber quién es el usuario conectado
en ese momento, y de poder salir del sitio cerrando la
sesión.
También acceder a la configuración del usuario para

poder gestionar la información del mismo, sus
alertas, etc.
Además, la última opción es la de personalizar la

página en la que se encuentra navegando en ese
momento.

Ventana principal
En la ventana principal aparecen

diferentes elementos que facilitan el
cambio de estilo, la creación de listas y
bibliotecas, etc.
Además, se incluye la opción comparte su

sitio, para permitir el acceso de otras
personas a su sitio.
Menú lateral (acceso rápido)
Una vez dentro de las páginas que muestran todo el

contenido del sitio este menú lateral muestra de
forma general algunos accesos directos a Bibliotecas
de Documentos y otras secciones relevantes del sitio
donde nos encontremos.
Se destaca la opción de Inicio, que al igual que el

icono de la aplicación, nos dirige a la página principal.
Papelera de reciclaje, situada en la parte inferior del

menú que aparece en el lateral izquierdo, permite
recuperar documentos o cualquier elemento de listas
borrados anteriormente. Elementos con más de 30
días de borrados, se eliminarán automáticamente de
la papelera de reciclaje.
Además, igual que en el menú ajustes del sitio, existe

la opción Contenidos del sitio, permitiendo un acceso
desde diferentes lugares.

Listas de SHAREPOINT 2016

La Información en SharePoint se guarda en listas que son tablas con filas de registros y columnas
que especifican una característica de ese registro. Para los documentos se utilizarán bibliotecas
que son listas en las que uno de los campos es el archivo que se quiere guardar.
SharePoint 2016 introduce muchas mejoras en cuanto al manejo y rendimiento con listas, entre
ellas se pueden destacar:
Integridad referencial en columnas Al crear una columna de tipo búsqueda se puede exigir
de búsqueda mantener la integridad referencial de dos tipos:
eliminación en cascada, imposibilita eliminar un
elemento de la lista si tiene por lo menos un elemento
relacionado, o eliminación restringida, todos los
elementos de la lista serán eliminados cuando se elimina
un elemento relacionado.
Campos proyectados Se podrá añadir a las listas, vistas de columnas de la lista

sobre la que se haga un lookup.
Unión de valores en columnas Permite contener valores únicos a nivel de columna.
Se aumenta el límite de consultas Se amplía el protocolo de consultas CAML

que soporta
Edición online de elementos Permite habilitar esta opción sin tener que navegar a la
página de edición
Multiselección de elementos Podemos seleccionar varios elementos y ejecutar una

acción sobre los mismos
Fórmulas para validar los valores Permitirá de una forma intuitiva y sencilla realizar
insertados a nivel de columna y fórmulas de validación, con una sintaxis similar a las
elemento columnas calculadas
Valoración de elementos Permite añadir una columna para valorar el elemento en

cuestión
Columnas de metadatos Proporcionan la infraestructura y las herramientas

necesarias para administrarlas
Plantillas de listas de SharePoint 2016

En esta versión de SharePoint tenemos más plantillas por defecto. Es posible filtrar dichas
plantillas según dos criterios: tipos y categorías. Facilitando la elección de la plantilla más
adecuada para nuestro uso.
Tipos de Plantillas de Listas

▪ Vínculos: Una lista de enlaces a páginas web y otros recursos
▪ Anuncios: Una lista de elementos de anuncios
▪ Contactos: Una lista de usuarios con los que se trabaja, como clientes o asociados
▪ Vínculos promocionados: Una lista para mostrar un conjunto de acciones de vínculos
en un diseño visual de mosaico
▪ Seguimiento de asuntos: Una lista de asuntos o problemas asociados con un proyecto

▪ Lista personalizada: Lista de elementos en la cual podrás agregar tus propias columnas
y tipos de vistas
▪ Lista personalizada en vista de hoja de datos: Una lista vacía que muestra una hoja de
cálculo
▪ Lista externa: Crea una lista externa para ver los datos del tipo externos
▪ Encuesta: Una lista de preguntas que desea que los usuarios respondan
▪ Importar hoja de cálculo: Crea una lista que duplica las columnas de los lados de una
hoja de datos existente
Opciones de configuración de una lista de SharePoint 2016

En la parte superior de la pantalla está el menú Ribbon, en este lugar se configura la información
correspondiente a los elementos de lista. Esta información se desglosa en diferentes submenús.
Para llegar a estos submenús deberá seguir los siguientes pasos.
El menú Ribbon se suele dividir en dos apartados uno para las acciones sobre la lista y otra para
las acciones sobre un elemento que se tenga seleccionado.
Desde la lista en cuestión, se visualizan dos pestañas. Para modificar la lista, se deben seguir lo
siguientes pasos:
1. En las pestañas de barra de herramientas seleccione “Lista”

2. En las opciones de la barra de herramientas seleccionar configuración de la lista
Una vez seleccionado este icono aparecerá una pantalla con todas las opciones de
configuración de la lista.

A continuación, se describe cada uno de estos apartados.
Información de la Lista
▪ Nombre: Muestra el nombre de la lista que hemos creado
▪ Dirección Web: Muestra el path para llegar a la ubicación del elemento
▪ Descripción: Una leve descripción del contenido, en caso de haber cubierto el campo
descriptivo en el momento de su creación
Configuración general
▪ Nombre de la lista, descripción y navegación: Se vuelve a obtener el nombre,
descripción y la inclusión o exclusión del elemento en la barra de navegación
▪ Configuración de versiones: Especifica si los elementos permanecen en el borrador,
gestiona las versiones de los elementos y controla la seguridad del borrador
▪ Configuración avanzada: Gestiona mediante sencillas opciones, el contenido, nivel de
permisos, datos adjuntos, carpetas, búsquedas, disponibilidad de clientes, hojas de
datos y diálogos
▪ Configuración de validación: Específica la fórmula de validación de datos de una
columna, así como el mensaje de notificación
▪ Configuración de identificación de audiencias: Habilita la identificación de audiencias
▪ Configuración de clasificación: Especifica si se pueden clasificar los elementos de la lista.
Además, habilita las valoraciones tipo me gusta o clasificación por estrellas.
Permisos y administración
▪ Eliminar esta lista: Esta opción permite eliminar la lista elegida
▪ Guardar lista como plantilla: Configura y guarda la lista creada como si fuese una
plantilla
▪ Permisos para esta lista: Administra los permisos de la lista seleccionada
▪ Configuración del flujo de trabajo: Es una de las formas de configurar un flujo de trabajo
▪ Generar el informe de plan de archivos: Permite guardar un informe en la ubicación
deseada.

▪ Configuración de palabras clave y metadatos de empresa: Permite a los usuarios

escribir uno o varios valores de texto que se compartirán con otros usuarios y
aplicaciones para facilitar la búsqueda y el filtrado.
▪ Configuración de la directiva de administración de la información: Permite dejar de
exigir las programaciones de tipo de contenido.
Comunicaciones
▪ Configuración RSS: Forma de habilitar las comunicaciones RSS.
Columnas
En este submenú se muestran los campos del elemento de lista, así como otras opciones que
nos ayudan a gestionar las columnas de la lista.
▪ Crear columna: Agrega una nueva columna al elemento de la lista.
▪ Agregar desde columnas de sitio existentes: Añade una columna desde otro elemento
de una lista, con distinta ubicación a nuestro sitio.
▪ Orden de los campos: Gestiona le orden de los campos de la lista en cuestión.
▪ Columnas indizadas: Crea índices de las columnas o los elimina.
Vistas
Nos permite visualizar los campos que componen el elemento de lista o crear una nueva vista.
Apartado pág. 19.

Campos que puede tener una lista

Una columna de sitio es una definición de columna reutilizable, o plantilla, que se puede asignar
a varias listas en varios sitios de SharePoint. Las columnas de sitio son útiles si en su organización
se desea establecer algunas opciones coherentes para las listas y las bibliotecas. Cuando se
agrega un elemento a la lista o biblioteca, se cumplimenta un formulario en el que cada columna
está representada por un campo.
Las columnas son los metadatos que tendrá una determinada lista y que caracterizarán a los
elementos que se almacenen en la misma. Para una mejor comprensión puede establecerse el
símil con las columnas de una hoja Excel.
Se puede indicar el formato que tendrá esa nueva columna (numérica, texto libre, si/no,
búsqueda de información de una lista, etc.), cambiar el nombre, establecer la vista
predeterminada, etc.
En la tabla siguiente se describen los tipos de columnas disponibles, de manera predeterminada.
TIPO DE INFORMACIÓN CONTENIDO
Una línea de texto Columnas que recopilan pequeñas cantidades de

texto en una línea única.
Varias líneas de texto Columnas que recopilan una o más frases de texto.
Elección (menú para elegir) Columnas que muestran una lista de opciones
configurables por el usuario.
Número (1, 1’0, 100) Columnas que proporcionan un cuadro en el que

puede escribir un valor numérico.
Moneda ($, ¥, €) Columnas para escribir un valor monetario.
Fecha y hora Columnas que almacenan información de

calendario u hora del día.
Búsqueda (información ya disponible Columnas que le facilitan la selección de

en este sitio) información desde otros elementos del sitio como
listas. Podremos cargar datos que pertenezcan a
otros elementos.
Sí/No (casilla de verificación) Columnas que almacenan información verdadera o

falsa.
Persona o grupo Columnas que muestran el nombre de los usuarios

o grupos de SharePoint 2016.
Hipervínculo o imagen Columnas que muestran un hipervínculo a una

página Web o una imagen.
Calculado (cálculo basado en otras Columnas que muestran información basada en el

columnas) resultado de una fórmula.

Columnas que muestran diferentes opciones a

elegir.
Resultado de la tarea
Datos externos Columnas que integran la información de otros

sistemas en listas y/o bibliotecas.
Metadatos administrativos Columnas que definen taxonomías de datos

jerárquicos.
Vistas de una lista

SharePoint brinda la posibilidad de definir vistas para sus listas con el fin de presentar los mismos
datos de diferentes formas según determinados criterios.
SharePoint permite escoger el esquema general de la vista, es decir, cómo estarán distribuidos
sus elementos, entre los formatos predeterminados.
Plantillas de vistas
▪ Vista estándar: Vea los datos de una página Web
▪ Vista de calendario: vea los datos como una calendario, diario, semanal o mensual
▪ Vista de hojas de datos: Vea los datos en un formato de hoja de cálculo editable
▪ Vista de Gantt: Vea los elementos de lista en un diagrama de Gantt
Crear una vista

Tanto en una biblioteca como en una lista, hacer clic en los tres puntos que aparecen junto a
Todos los elementos y elegir Crear vista, como se muestra en la siguiente imagen.
Se creará desde la vista estándar.
En la siguiente ventana, definiremos los parámetros para la nueva vista.

Información de la Lista
▪ Nombre: Escriba un nombre para esta vista
▪ Audiencia: Seleccione la opción que represente la audiencia pensada para esta vista
▪ Columnas: Active o desactive la casilla junto a cada columna que desee mostrar y u
ocultar en la vista de esta página. Posición desde la izquierda
▪ Ordenar: Seleccione una o dos columnas para determinar el orden en el que aparecen
los elementos en la vista
▪ Filtro: Muestra todos los elementos en esta vista o un subconjunto de los elementos
mediante el uso de filtros. Los filtros son especialmente importantes para las listas que
contienen 5000 o más elementos porque permiten trabajar con listas grandes con más
eficacia.

▪ Vista tabular: Elija si deben proporcionarse casillas individuales para cada fila. Estas
casillas permiten a los usuarios seleccionar varios elementos de lista para realizar
operaciones masivas
▪ Agrupar por: Seleccione una o dos columnas para determinar el tipo de grupo o
subgrupo en el que se mostrarán los elementos de la vista
▪ Totales: Seleccione al menos un total que mostrar
▪ Estilo: Elija un estilo para esta vista de la lista a la derecha
▪ Carpetas: Especifique si desea explorar las carpetas para ver elementos, o si desea ver
todos los elementos a la vez
▪ Límite de elementos: Establezca un límite de elementos para restringir la cantidad de
datos mostrada a los usuarios de esta vista. Puede convertirlo en un límite absoluto, o
permitir que los usuarios vean todos los elementos de la lista en lotes del tamaño
especificado
▪ Móvil: Ajuste la configuración para dispositivos móviles para esta vista
Sección Nombre
Nombre de la vista: Escribir el nombre con el que se identificará la vista.
Establecer como vista predeterminada: Casilla que convierte esta vista en predeterminada (sólo
se aplica a las vistas públicas).
Sección Audiencia
Audiencia de la vista: Se permite elegir entre vista personal (sólo para uso exclusivo) o vista
pública (puede ser usada por cualquier usuario que utilice el sitio).
Sección Columnas
Nombre de columna: Activar las columnas que se desean visualizar y especificar el orden de las
columnas a mostrar, seleccionando un número en la casilla “posición desde la izquierda”.
Sección Ordenar
Ordenar primero por la columna: Establece un orden en la vista por columna y con un orden de
elementos ascendente o descendente.
Y después por la columna: Establece un orden en la vista primero por la columna elegida
anteriormente y de necesitarlo, por una segunda columna a elegir. Al igual que antes, se puede
establecer un orden de elementos ascendente o descendente.
Ordenar solo por el criterio definido: Activar la casilla para que solo ordene por los criterios
establecidos. Es posible que las carpetas no aparezcan antes que los elementos.
Sección Filtro
Mostrar todos los elementos de esta vista: Se visualizarán todos los elementos de la lista.
Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente: Se visualizarán los elementos que
cumplan la condición establecida. Primero se elige la columna a filtrar. Segundo la condición, es
igual a, comienza por, etc. Tercero, escribir el nombre por el cual se desea filtrar. Se pueden
indicar hasta un máximo de diez columnas para los filtros (haciendo clic en el enlace mostrar
más columnas). Un ejemplo sería la búsqueda de usuarios. Se puede indicar que la columna a
filtrar sea “Creado por”, como segundo parámetro “contiene” y en tercer lugar indicar el nombre
de usuario. Pero, se puede repetir el proceso para aprovechar la búsqueda y no sólo buscar un
usuario, sino que se establecen los mismos filtros en las siguientes columnas para buscar más
de un usuario y mostrarlos todos a la vez en esta vista.

Sección Vista tabular

Permitir casillas del elemento individuales: Al activar la casilla, se proporcionan casillas
individuales para cada fila y así, el usuario puede seleccionar varios elementos a la vez y realizar
operaciones masivas.
Sección Agrupar por

Agrupar primero por la columna: Se pueden agrupar los elementos mostrándolos como un
grupo o subgrupo en la vista. Tiene una primera agrupación por una columna a seleccionar y la
capacidad de mostrar en orden ascendente o descendente.
A continuación, agrupar por la columna: Igual que el caso anterior, pero se hace una segunda
agrupación por una segunda selección de columna.
de forma predeterminada, mostrar las agrupaciones: Seleccionar que las agrupaciones
anteriormente creadas, se muestren de forma contraídas o expandidas.
Número de grupos que desea mostrar por página: Especificar un número entero, por defecto
se establece 30.
Sección Totales
Nombre de columna: Según las columnas seleccionadas a mostrar, permite un total que mostrar
por columna.
Sección Estilo
Estilo de vista: Se puede elegir entre los siguientes estilos: Tabla básica, encuadrado sin
etiquetas, encuadrado, boletín, boletín sin líneas, sombreado, panel de vista previa y
predeterminado.
Sección Carpetas
Carpetas o plana: Seleccionar si se desean mostrar los elementos dentro de carpetas o todos
los elementos sin carpetas.
Sección Límite de elementos

Número de elementos que se desea mostrar: Por defecto se muestran 30 elementos, pero
modificando el número entero positivo, se pueden la cantidad de elementos deseados. Además,
se puede elegir entre mostrar los elementos en lotes del tamaño especificado, o limitar el
número total de elementos mostrados a la cantidad especificada.
Sección Móvil
Habilitar esta vista para el acceso móvil: Se aplica solo a las vistas públicas.
Establecer esta vista como predeterminada para el acceso móvil: Se aplica solo a las vistas
públicas.
Cantidad de elementos para mostrar en el elemento web de la vista: Por defecto muestra 3.
Campo que se mostrará en la vista simple: De las columnas seleccionadas a mostrar en la vista,
elegir el elemento, por defecto será Título.
Modificar una vista

En el mismo lugar que se vio para la creación de la vista, se accede a la opción de Modificar esta
vista.

En la imagen previa, se puede observar la vista activa que fue la creada a modo de ejemplo en
el apartado anterior. Cuando se pincha en los tres puntos y se elige modificar esta vista, se
modificará la vista activa que es la que se muestra en azul.
La ventana que abre para la modificación es exactamente la misma que la de creación, con la
diferencia de que se muestra el botón eliminar.
Si existen varias vistas, se mostrarán de forma consecutiva, visualizándose en color azul la vista
activa en ese momento. Con pinchar en otra vista, ésta se cambiará.
Eliminar una vista

En el menú Modificar esta vista, como ya se comentó anteriormente, aparece un botón
eliminar.
Hacer clic en éste y en el botón ok de la ventana emergente de confirmación.

Integridad referencial en las listas (Conectar listas)

SharePoint 2016 incorpora la posibilidad de poder definir relaciones entre listas de forma “casi”
relacional a través de campos de Búsqueda (Lookup).
La forma en que estas listas se relacionan es mediante una de las nuevas propiedades que se
han añadido a las columnas de búsqueda (Lookup).
Esta funcionalidad te permitirá tener unas lista de datos que puedas usar como propiedades o
metadatos de otras listas.

Operaciones comunes con una lista

Crear una lista
La creación de una lista se permite desde diferentes sitios, pero siempre desde la vista
Contenidos del sitio.
A través del icono creación de listas en la página principal:
Desde el menú lateral izquierdo, Contenidos del sitio, agregar una aplicación y seleccionar lista
personalizada:

Por último, desde el menú de ajustes del sitio se puede acceder a Contenidos del sitio y trabajar
y seguir los mismos pasos que se detallaron con anterioridad, o directamente agregar una
aplicación y elegir lista personalizada.
Una vez se selecciona la opción de lista personalizada, se abre una ventana en la cual se indica
el nombre que se desea otorgar a la lista.
A través de Opciones avanzadas se puede añadir una descripción. En la parte inferior se

encuentra el botón de Crear.
Eliminar una lista

Para eliminar una lista se debe acceder a la configuración de la misma a través de la cinta de
operaciones (Ribbon).

La opción de Eliminar esta lista se encuentra en la columna de Permisos y Administración.
Se debe confirmar si se desea eliminar la lista. En caso de eliminar por error, se puede acudir a
la Papelera de Reciclaje del sitio para recuperarla en un plazo de 30 días.
Añadir un elemento
SharePoint 2016 cuenta con la cinta de opciones (ribbon) desde donde poder realizar en una
lista las acciones que se necesite y acceder a todas las opciones, tanto de los elementos
individuales como de la lista general.
En una lista se pueden añadir elementos de dos formas diferentes:
O bien a través del ribbon,

pestaña Elementos, Nuevo
elemento:
O bien a través del enlace

directo que aparece al inicio
de la misma:

En ambos casos se abre un formulario donde rellenar los metadatos pertinentes. En este
formulario también aparece una cinta con opciones.
Si alguno de los metadatos del elemento es una imagen, ésta deberá estar previamente cargada
en la biblioteca de imágenes que corresponda.
Eliminar un elemento
Para eliminar un elemento de una lista el usuario debe seleccionar el mismo y seleccionar en el
ribbon del elemento la opción Eliminar elemento
También puede hacerlo desde el menú desplegable del propio elemento (de la misma forma que
en las anteriores versiones de SharePoint)

Editar un elemento
La edición de un elemento, al igual que la eliminación, puede hacerse desde el ribbon del
elemento (seleccionándolo previamente):
O desde el menú desplegable del propio elemento:
Crear Columnas
El usuario puede personalizar las listas según lo necesite. Una de las opciones es añadir columnas
que aporten más información sobre los elementos.
Las columnas pueden añadirse desde el acceso directo del ribbon de la lista:
O desde la página de configuración general de la lista (a la cual se accede también desde el

ribbon de la lista)

En la página de Configuración de la Lista el usuario puede ver las diferentes columnas/metadatos

que están creados, y añadir nuevos u ordenar los existentes
En el formulario de creación de una columna se debe elegir obligatoriamente el nombre y el tipo

de información que contendrá. Opcionalmente se pueden elegir otras características de la
columna dependiendo del tipo elegido.

Obligatorio
Opcional, según tipo

Bibliotecas de SHAREPOINT 2016

Para gestionar los documentos se utilizan bibliotecas que son listas en las que uno de los campos
es el archivo que se quiere guardar. Recordar que las listas son tablas con filas de registros y
columnas que especifican una característica de ese registro.
Puede limitar los usuarios que puedan ver los documentos antes de que se aprueben. Puede
usar flujos de trabajo para colaborar en los documentos de las bibliotecas. Puede especificar las
directivas de administración de la información para administrar el control y la caducidad de los
documentos de las bibliotecas.
Puede elegir entre diversos tipos de bibliotecas, en función de los archivos que desee almacenar
y cómo planee usarlos.
Tipos de Bibliotecas
▪ Biblioteca de documentos: Un lugar para almacenar documentos u otros archivos que
desee compartir. Admiten carpetas, control de versiones y la desprotección de
documentos.
Son colecciones de ficheros que se comparten con los integrantes del grupo. Por
ejemplo, se puede crear una biblioteca de documentos comunes para un proyecto, o un
conjunto de documentos que se quiere publicar para todos los lectores del portal. Los
documentos que normalmente se publican en las bibliotecas de documentos son:
▪ Ficheros PDF
▪ Ficheros WORD
▪ Ficheros EXCEL
▪ Ficheros POWER-POINT
En general cualquier fichero de tipo 'documento'. No se admiten ficheros relacionados

con programas o ejecutables (por ejemplo, no está permitido un .vb, .aspx, etc.)
Por lo tanto, puede almacenar casi cualquier tipo de fichero en una biblioteca de
documentos. Sin embargo, existen algunas ventajas cuando se utilizan las bibliotecas de
documentos en combinación con programas cliente compatibles con Microsoft
Windows Services, como Microsoft Office 2016 (se integra directamente con los sitios y
del Portal).
También se puede configurar una plantilla que inicie automáticamente el programa

apropiado y de formato a los documentos de forma coherente cuando los integrantes
de un grupo creen nuevos documentos en la biblioteca de documentos. Puede abrir y
modificar los documentos desde los programas cliente compatibles con Windows
SharePoint Server como si residiesen en cualquier otro sitio de red o en la unidad de
disco duro.
▪ Biblioteca de formularios: Un lugar para administrar formularios comerciales, como
informes de estado o pedidos de compra. Las bibliotecas de formularios requieren un
editor XML compatible.
▪ Biblioteca de páginas wiki: Un conjunto interconectado de páginas web fácilmente
editable, que contiene texto, imágenes y elementos web.
▪ Biblioteca de imágenes: Un lugar para cargar y compartir imágenes. Proporcionan una
forma sencilla de compartir y organizar imágenes digitales en un entorno de servidor
corporativo. Aunque las imágenes se pueden almacenar también en las bibliotecas de
documentos, las bibliotecas de imágenes ofrecen muchas ventajas de cara a la

visualización. Entre estas ventajas se incluyen la posibilidad de ver imágenes con tres
estilos de presentación únicos (Detalles, Miniaturas y Tira de imágenes).
▪ Biblioteca de activos: Un lugar para compartir, explorar y administrar activos de medios
enriquecidos, como archivos de imágenes, audio y vídeo.
Opciones de Configuración de una Biblioteca de SharePoint 2016

Las opciones de configuración de una biblioteca están divididas en tres columnas y dentro de
cada una hay una serie de opciones de configuración. Para llegar a estos submenús deberá seguir
los siguientes pasos.
Desde cualquier biblioteca en la que pretenda configurar una lista de elementos, se seguirán los
siguientes pasos:
1. En las pestañas de barra de herramientas seleccione “Biblioteca”

2. En las opciones de la barra de herramientas seleccionar configuración
Una vez seleccionado este icono aparecerá una pantalla con todas las opciones de configuración
de la biblioteca.
A continuación, se describe cada uno de estos apartados.

Configuración general
▪ Nombre de lista, descripción y navegación: esta opción sirve para darle un nombre y
una descripción a la biblioteca y para mostrar o no la biblioteca en inicio rápido.
▪ Configuración de versiones: esta opción sirve para activar la aprobación de contenido,
el historial de versiones, requerir desprotección y quien debe ver los borradores.
▪ Configuración avanzada: en esta opción podrá activar el tipo de contenido, la plantilla
de documentos para usar en los archivos, si quiere que los documentos se abran con el
explorador, el destino donde enviar los documentos, si desea que la opción nueva
carpeta esté disponible, si la biblioteca debe estar visible en los resultados de búsqueda,
si la biblioteca está disponible para los clientes sin conexión, permitir que sea una
biblioteca de activos del sitio, permitir que los elementos se editen mediante hoja de
datos e iniciar los formularios en un cuadro de dialogo.
▪ Configuración de validación: sirve para especificar una fórmula para validar los datos
en una columna y escribir un mensaje que aparezca cuando la expresión de validación
falle.
▪ Configuración de valor predeterminado de columna: sirve para especificar o no un
valor predeterminado para una columna.
▪ Configuración de identificación de audiencias: sirve para habilitar la identificación de
audiencias y poder filtrar el contenido de la lista según el contexto del usuario.
▪ Configuración de clasificación: esta opción sirve para permitir la clasificación de
elementos en la lista.
Permisos y administración
▪ Eliminar esta biblioteca de documentos: sirve para eliminar la biblioteca.
▪ Guardar biblioteca de documentos como plantilla: sirve para guardar la biblioteca y
poder utilizarla como plantilla.
▪ Permisos para esta biblioteca de documentos: esta opción sirve para ver los permisos
grupos y usuarios de la biblioteca y poder cambiarlos.
▪ Administrar archivos que no tienen una versión protegida.
▪ Configuración del flujo de trabajo: sirve para configurar el flujo de trabajo de la
biblioteca.
▪ Generar informe de plan de archivos: sirve para especificar la ubicación del informe una
vez generado.
▪ Configuración de palabras clave y metadatos de empresa: permite a los usuarios
escribir uno o varios valores de texto que se compartirán con otros usuarios y
aplicaciones para facilitar la búsqueda y el filtrado.
▪ Configuración de la directiva de administración de la información: sirve para ver y
cambiar la programación de retención basada en bibliotecas y las directivas de tipo de
contenido.
Comunicaciones
▪ Configuración RSS: sirve para configurar el RSS.

Propiedades personalizadas de los documentos (metadatos)

Los ficheros que se incluyen en una biblioteca de documentos pueden tener mucha más
información sobre ellos (gracias a los metadatos) que los datos que nos permite un disco duro
de un PC. En un ordenador o servidor de ficheros solamente tenemos por cada fichero los
siguientes datos:
▪ Nombre de fichero
▪ Tamaño de fichero (p.e. Kbytes)
▪ Tipo (Extensión del fichero)
▪ Fecha y hora de creación del fichero
▪ Fecha y hora de modificación del fichero
▪ Atributos de 'solo lectura' u oculto
Estos metadatos están bien para realizar un trabajo básico, sin embargo, para realizar trabajos
más avanzados como catalogación de documentos, trabajo en equipo, etc. los datos anteriores
son claramente insuficientes.
Se necesita poder almacenar Propiedades personalizadas o propiedades extendidas a nivel de
dichos ficheros para poder realizar una cierta Gestión Documental. Se puede especificar el tipo
de información que los autores deben proporcionar al agregar un fichero a la biblioteca. Por
ejemplo, si la biblioteca de documentos contiene programaciones, se puede exigir que los
autores escriban el título del documento, comentarios sobre el contenido del documento y el
estado del documento.
La gran ventaja con las Bibliotecas es que realmente podemos añadirle las propiedades que
queramos relacionar con los documentos.
Por último es importante saber que la clasificación por metadatos o propiedades del
documento, ayudaran al buscador a catalogar dicha documentación y por tanto a su localización
a partir de palabras clave por parte de los usuarios.
Acceso a bibliotecas por la vista explorador

Mediante esta vista de las Bibliotecas se permite realizar operaciones masivas con ficheros. El
apartado de vista en explorador se encuentra dentro de “Herramientas de Biblioteca”, en la
cinta de operaciones o ribbon, dentro de la pestaña de “biblioteca”.
De forma predeterminada, las bibliotecas incluyen esta Vista del explorador que permite
trabajar con los archivos contenidos en ellas de la misma forma que con los archivos del
Explorador de Microsoft. Con la Vista del explorador podrá:
▪ Eliminar archivos y carpetas
▪ Cambiar el nombre de archivos y carpetas
▪ Copiar y pegar archivos y carpetas desde el escritorio
▪ Seleccionar varios archivos y carpetas para eliminarlos, moverlos o copiarlos
Proteger y desproteger
Cuando desprotege un archivo de una biblioteca de un sitio de SharePoint 2016, se asegura de
que otros no pueden realizar cambios al archivo mientras lo edita. Mientras el archivo está
desprotegido, puede editarlo, cerrarlo, volver a abrirlo e incluso trabajar con el archivo en el

disco duro. Los demás usuarios no pueden cambiar el archivo ni ver los cambios hasta que
protege el archivo. Por ello, es muy importante proteger el archivo al terminar de trabajar con
éste, para que vean los cambios que llevó a cabo y para que los demás puedan editarlo.
Desproteger los archivos antes de trabajar con ellos ayuda a evitar conflictos y confusión cuando
varias personas trabajan en el mismo conjunto de archivos. Cuando un archivo está
desprotegido para usted, sólo puede realizar cambios en el mismo.
Cuando proteja un archivo, puede escribir comentarios acerca de los cambios que ha realizado
en el archivo. Esto ayuda a las personas a comprender qué ha cambiado en el archivo de una
versión a otra. Esto resulta especialmente útil si varias personas trabajan con un archivo o si es
probable que el archivo pase por varias revisiones. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las
versiones de los archivos, los comentarios forman parte del historial de versiones, que puede
ser útil si las personas tienen que ver o restaurar una versión anterior.
El requerimiento de desprotección en los archivos para poder modificarlos se activa en la opción
de configuración de versiones, dentro de la configuración de la biblioteca.

Operaciones comunes con una biblioteca

Describimos en los siguientes apartados las acciones más comunes realizadas con los
documentos que se elaboran y que se almacenan en una determinada Biblioteca de
documentos.
Crear una biblioteca en SharePoint 2016

La creación de una biblioteca se realiza desde la vista de Contenidos del sitio a la que se accede
a través del menú Ajustes del sitio.
Agregar una aplicación y elegir el tipo de biblioteca a crear. En la parte superior, se encuentra
el apartado “Nuevas y destacadas”, en la que resalta la creación de la biblioteca de
documentos, por defecto, la más usada.
Esto abre una nueva ventana donde se indica el nombre de la biblioteca.

Si se desea añadir una descripción, el enlace opciones avanzadas permite indicar el nombre, la
descripción e incluso seleccionar si se desea crear un historial de versiones. Además, también se
puede elegir la plantilla de documento.
Como ya se comentó anteriormente, hay diferentes accesos a Contenidos del Sitio, desde el
menú lateral y desde la página de inicio si se conserva el icono de acceso.
Crear una carpeta

Posiciónese dentro de la carpeta o Biblioteca de Documentos en donde quiera agregar la
carpeta.
En la pestaña Archivos, se puede encontrar en el “Ribbon” la opción crear carpeta.
Aparece una nueva ventana, solicitando el nombre de la carpeta y el botón crear en la parte
inferior.
Agregar un documento
Posiciónese dentro de la carpeta o Biblioteca de Documentos en donde quiera agregar el
archivo.
Haga clic en la pestaña Archivos, y elija nuevo documento. Con esta opción se creara un
documento con la plantilla por defecto que tenga la biblioteca documental. Se podrán añadir
varias plantillas a la biblioteca documental, para acceder a ellas tendremos que desplegar desde
la flechita inferior derecha del icono.

Si por el contrario se desea cargar un documento que ya existe y almacenamos en el equipo, se

elige la opción cargar documento.
En este caso aparecerá entonces una pantalla donde deberemos especificar la ruta donde se
encuentra el documento y pinchar en Aceptar.
En ambos casos también se puede hacer directamente desde el interior de la biblioteca.
SharePoint agrega automáticamente el documento en la carpeta seleccionada, de tal forma, que

ahora cualquier usuario con permiso para esa carpeta lo puede ver. Para ello el documento
deberá estar protegido.
Si se desea que el nuevo documento reemplace a otro que tenga el mismo nombre en la
biblioteca deje activada la casilla de verificación inicial.
Abrir un documento
En la página que muestra la biblioteca, haga clic en el nombre del archivo. En su lateral, se
aprecian tres puntos. Al pinchar, se muestra una ventana y en su parte inferior la opción abrir.
En esta operación lo que se hace es abrir dicho documento "en local", de la misma manera que
abriría dicho documento un Lector del Portal o igual que si abrimos un fichero Word que está
en un Web público en Internet. Lo importante es que, abriendo un documento, es imposible
modificar el fichero que está en el servidor. Lo único que podemos hacer es guardarnos una
copia en nuestro ordenador local ('Mis Documentos’, C:\, etc.)

Editar para su modificación un documento

Para modificar un fichero (quedará modificado el fichero que está en el servidor del portal)
desde una biblioteca de documentos, debe tener instalado un programa compatible con
Microsoft Windows, como Microsoft Office 2013 o superior, y Microsoft Internet Explorer 11.0
ó posterior.
Una vez estemos en la biblioteca selecciones el archivo. En la pestaña Archivos del ribbon, se
encuentra la opción Editar documento.
Modifique el archivo como desee y, a continuación, guarde y cierre el programa (p.e. WORD).
Es importante volver a recalcar que al abrir un documento así (con esta opción de menú), si
realizamos modificaciones en el documento y después guardamos el documento, esos cambios
serán guardados en el Servidor.
Editar y modificar las propiedades de un documento

En el mismo sitio de antes, se encuentra la opción Editar propiedades.
Esto permite modificar el nombre del archivo y el título.

Modifique los datos que desee, por ejemplo, el Título del documento y a continuación haga clic
en Guardar y Cerrar, de esta forma volverá a la vista predeterminada de la Biblioteca de
documentos.
Eliminar un documento
Localizar el documento a eliminar de la biblioteca correspondiente. Seleccionar y en el ribbon
de la pestaña Archivos, se encuentra la opción Eliminar documento.
Seleccione esa opción y, a continuación, aparecerá un cuadro de diálogo donde le pregunta si
está seguro de que quiere eliminarlo.
Mover documentos de carpetas

Se puede mover un documento desde una carpeta local del ordenador a la biblioteca.
El procedimiento es elegir el archivo en la carpeta local, pinchar y sin soltar el botón del ratón,
arrastrar hasta la biblioteca. En ese momento se cargará y aparecerá el archivo.
Proteger y desproteger un documento

Para activar y usar el requerimiento de desprotección hay que abrir una biblioteca, por ejemplo,
de documentos y que tenga un archivo agregado.
Para activar el requerimiento de desprotección, dentro de herramientas de biblioteca, haga clic
en biblioteca.
Ahora pulse en configuración de biblioteca.
Dentro de la columna configuración general, seleccione configuración de versiones.

En la zona de requerir desprotección pulse en sí y haga clic en aceptar.
Desproteger un documento
Cuando se desprotege un documento, los demás usuarios no pueden editarlo ni ver los cambios
del documento. Si más tarde decide proteger el documento sin guardar los cambios, puede
utilizar la opción Descartar cambios y deshacer la acción de desproteger en el formulario para
Proteger. Perderá los cambios realizados mientras el documento estuvo desprotegido. El
documento vuelve a la última versión que se protegió y no se conserva historial de versión de
los cambios no guardados.
Para desproteger un documento, en primer lugar, localice el documento que quiere modificar.
A continuación, seleccione el archivo y haga clic en la pestaña Archivos del ribbon. Compruebe
que ha seleccionado el documento correcto y haga clic en Desproteger.
Cuando el documento está desprotegido, aparece con una flechita hacia abajo.
Proteger un documento
Cuando se protege un documento, los demás usuarios que tengan acceso a la biblioteca de
documentos podrán ver y editar el documento. Además, los cambios que se realicen en el
documento estarán visibles para los demás usuarios. Existen las siguientes opciones cuando se
protege un documento:
▪ Proteger documento
▪ Proteger los cambios guardados en este documento, pero mantener el documento
desprotegido
▪ Descartar cambios y deshacer la acción de desproteger
Nota En la pantalla donde se despliega el contenido de una carpeta, aparece una columna donde
dice por quién está desprotegido un documento siempre y cuando el documento ya existiera en
esa biblioteca. En caso de ser la primera carga del documento hasta que no se protege el
documento no será visible al resto de usuarios.

Para proteger un documento, en primer lugar, localice el documento que quiere modificar. A
continuación, seleccione el archivo y haga clic en la pestaña Archivos del ribbon. Compruebe
que ha seleccionado el documento correcto y haga clic en Proteger.
Si desea seguir trabajando con el archivo, a la pregunta de conservar la desprotección del

archivo, elija Sí, pero el archivo no quedaría protegido. En caso de ser no (ya terminó de trabajar
con éste), añada comentarios de, por ejemplo, los cambios producidos en el documento y clic
en aceptar.
Existe la opción descartar desprotección, dejando el archivo protegido y anulando los cambios
llevados a cabo.
Historial de versiones
La creación de versiones de documentos permite conservar varias versiones de un documento.
Si es necesario deshacer un cambio, se puede restaurar una versión anterior y continuar
trabajando. Cuando la creación de versiones está activada, (por defecto está desactivada) un
comando Historial de versiones se agrega a la lista desplegable que ven los usuarios haciendo
clic en la opción Historial de versiones del ribbon una vez seleccionado el archivo, como se
muestra a continuación:

Cuando el usuario hace clic en Historial de versiones, aparece una lista de las versiones
anteriores del documento. El usuario puede abrir una versión anterior, restaurar una versión
(reemplazando la versión actual) o eliminar una versión antigua.
Cuando la creación de versiones está habilitada, se crean versiones automáticamente cada vez
que un usuario actualiza un documento en una biblioteca de documentos. Se crean versiones
en las siguientes situaciones:
▪ Cuando un usuario desprotege un archivo, realiza cambios y vuelve a proteger el
archivo.
▪ Cuando un usuario abre un archivo, realiza cambios y, a continuación, guarda el archivo
por primera vez.
La opción Eliminar todas las versiones lleva las versiones de ese documento a la papelera de la
biblioteca. Si después se recuperan una vez eliminadas, aparecerán en el mismo orden en que
estaban.
Recomendación Para un mejor seguimiento de los cambios realizados en un documento se

recomienda explicar en los comentarios las modificaciones realizadas.
Importante Cuando se elimina un archivo de una biblioteca, todas las versiones anteriores se
eliminan también.
Pueden crearse versiones de todos los tipos de archivo, excepto de los archivos HTML que
contienen imágenes u objetos incrustados. Si desea crear versiones como HTML, deberá utilizar
el formato MHTML (que suele guardarse como .mht). Esto se aplica también a los archivos del
sitio Web que desproteja y modifique.
Nota Si el usuario guarda de nuevo un archivo, sin cerrarlo, no se creará una nueva versión. Si el
usuario cierra la aplicación que está utilizando para editar el archivo y, a continuación, guarda
de nuevo el archivo, se creará otra versión.
Aprobar contenido de bibliotecas

Una Biblioteca de Documentos o de Imágenes pueden tener activado 'Aprobación de contenido'
siempre que se haya habilitado a tal efecto dicha Biblioteca (por defecto está deshabilitado).

Una vez habilitadas las aprobaciones, los usuarios que solo tengan permiso de 'autor' (permisos
de Colaborador) podrán añadir contenido, pero dicho contenido no será visible a los lectores
hasta que no haya sido aprobado por los responsables de aprobación (personas con permisos
de Diseñador Web o de Administrador de contenido).
Suscripciones, Alertas
Las suscripciones son herramientas importantes para los usuarios del sitio del portal. A medida
que se reúne información de diversos orígenes, examinar tanto contenido puede llevar mucho
tiempo. Las alertas proporcionan una solución proactiva para mantenerse informado.
Las alertas le avisan cuando se agrega o actualiza información de su interés en el sitio del portal
y en los orígenes de contenido asociados. Puede definir sus áreas de interés e identificar cómo
y cuándo desea que le informen acerca de algo nuevo o actualizado que quizás desee investigar.
Es posible agregar una alerta para realizar el seguimiento de nuevas coincidencias para una
consulta de búsqueda, cambios realizados en el contenido de un área o un nuevo sitio agregado
al Directorio de sitios. Se puede agregar una alerta para realizar el seguimiento de estos tipos
de elementos:
▪ Consultas de búsqueda
▪ Documentos y listados
▪ Áreas
▪ Bibliotecas de documentos
▪ Listados de noticias
▪ Sitios agregados al Directorio de sitios
▪ Elementos de lista
▪ Usuarios del sitio del portal
El sitio del portal envía resultados de alertas cada vez que se realizan cambios en el contenido
para el que ha agregado una alerta. Se pueden ver los resultados de las alertas en el sitio del
portal o recibirlos en mensajes de correo electrónico. Es posible especificar la frecuencia con la
que desea recibir resultados de alertas por correo electrónico y recibirlos inmediatamente, a
modo de resumen diario o semanal.
Cuando ya no necesite realizar el seguimiento de los cambios realizados en un elemento, puede
eliminar las alertas en cualquier momento.
Se pueden administrar las alertas y los resultados de éstas desde cualquier página del Portal
pinchando en el usuario conectado y seleccionando la opción de configuración.
Agregar una alerta (suscripción) de contenido de portal
Realice los pasos de las siguientes secciones para agregar alertas a cualquier tipo de contenido
del sitio del portal.
Nota Se puede agregar rápidamente una alerta para el contenido que encuentre. En la lista
Acciones, haga clic en Enviarme alerta y, a continuación, haga clic en Aceptar para aceptar la
configuración predeterminada. Posteriormente se puede modificar la configuración de la alerta.
Puede agregar una alerta para una biblioteca o para un documento. En la cinta de acciones, bajo
la pestaña de biblioteca haga clic en Enviarme alertas y posteriormente en la opción de
“configurar alerta para esta biblioteca”.

En la cinta de acciones, bajo las pestañas de biblioteca o archivos haga clic en Enviarme alertas
y posteriormente en la opción de “configurar alerta para esta biblioteca” o “configurar alerta
para este documento”. Una vez pulsada esta opción aparecerá un formulario como el que se
muestra desde el cual se podrá configurar las opciones de suscripciones a esa biblioteca. Puede
configurar la suscripción según la dirección de correo a la que se envían, la frecuencia con la que
se envía, y el tipo de cambio por el que se quiere recibir la alerta.
• Título de la alerta: Este es el asunto del mensaje de correo electrónico o el texto. Se

rellena previamente con el nombre de la biblioteca de documentos y el nombre del
elemento, pero puede cambiarlo.
• Enviar alertas a: Este es el nombre de usuario o el correo electrónico que desea que la
alerta que se envían a. Para especificar más de uno, separe las direcciones con punto y
coma.
• Método de entrega: Seleccione correo electrónico o un mensaje de texto para las

alertas. Para mensajes de texto, agregue el número de teléfono y Active la casilla si
desea que la dirección URL del elemento que se envíen. Si desea que SMS y está
atenuado, póngase en contacto con su administrador de SharePoint o el departamento
de TI
• Cambiar tipo: Elija recibir alertas para todos los cambios cuando se agregan nuevos
elementos o los elementos existentes se ha modificado o eliminados. Cuando se elimina
un elemento de una vista, no se envía ninguna alerta.
• Enviar alertas para estos cambios: Esto le permite elegir el tipo de cambios de los que
recibe alertas. Puede seleccionar cuando alguien cambia cualquier archivo, un vínculo o
una carpeta, o cuando alguien cambia un archivo, un vínculo o una carpeta creó o se
modificó por última vez.
• Al enviar alertas: Especifica la frecuencia con recibe las alertas. Puede obtener
notificaciones de inmediato cuando se producen cambios, o diaria o semanal resumen.
Para resúmenes diarios, puede establecer la hora del día para enviar. Notificaciones
semanales, puede establecer el día y la hora de envío. El valor predeterminado es enviar
notificaciones inmediatamente, pero si su sitio está activo o no es necesario saber
inmediatamente, desea elegir resúmenes diarias o semanales.


Búsquedas de documentos
Un Portal se compone de muchas páginas que a su vez tienen normalmente contenido (visual o
ficheros como las Bibliotecas de Documentos). Este contenido de forma global puede llegar a
ser muy grande y muchas veces si no sabemos dónde está un contenido concreto en la
navegación podría llegar a ser extremadamente difícil el poder encontrar dicho contenido.
Para solucionar el problema de encontrar lo que buscamos, SharePoint ofrece un Buscador.
Buscador Simple
Este buscador se haya 'embebido' como una pequeña caja en la zona superior derecha, en todas
las páginas del portal, de forma que en cualquier momento podemos hacer uso de él.
Este buscador realiza búsquedas por las

palabras que hayamos escrito en la 'caja de
texto'.
Estas búsquedas las realiza contra todo tipo de

contenidos como el contenido interno de los
ficheros (como ficheros Word, Excel, PDF, etc.)
o en las propiedades de dichos ficheros.
Para utilizar el buscador simple, escribir las palabras por las que queremos realizar la búsqueda
en la caja de texto y presionar posteriormente el botón . Una vez que se realiza la

búsqueda, el portal nos muestra la página de Resultados de la Búsqueda.
Desde el listado de resultado de contenido encontrado podremos acceder directamente a

ficheros o páginas que contendrán las palabras buscadas. Estos resultados se pueden organizar
y refinar en diferentes vistas:
Por relevancia: Los elementos se organizan según su importancia.
Por fecha de modificación: Los elementos se organizan bajo encabezados por la fecha
en la que se modificaron por última vez y, a continuación, por importancia.
Nota importante acerca de la Seguridad Los resultados de la búsqueda contienen aquellos

elementos para los que el usuario tiene los derechos apropiados. Si no se tiene derechos para
leer un elemento, dicho elemento no aparecerá en los resultados o listado de la búsqueda.

Buscador Avanzado
En el caso de querer delimitar de una forma más específica nuestra búsqueda, podemos hacer
uso de esta búsqueda avanzada.
La búsqueda avanzada permite buscar elementos mediante consultas complejas basadas en
tipos de elementos y propiedades. Junto a las opciones disponibles en la búsqueda simple, se
dispone de un conjunto global de grupos por los que ver los resultados de las búsquedas.
También puede ordenarlos por propiedades específicas.
De forma predeterminada, las búsquedas avanzadas incluyen todos los elementos que coinciden
con el texto escrito en el cuadro de búsqueda. Puede buscar elementos únicamente de un tipo
concreto. Es posible buscar los siguientes tipos de elementos:
▪ Elementos de área
▪ Áreas
▪ Bibliotecas de documentos
▪ Documentos
▪ Listas
▪ Bibliotecas de imágenes
▪ Imágenes
Las propiedades disponibles para las búsquedas avanzadas cambian según el tipo de elementos
que se estén buscando. También permite realizar agrupaciones y ordenaciones una vez se
muestre el resultado de la búsqueda, desde el menú de opciones situado a la izquierda.

Gestión de Usuarios en SHAREPOINT 2016

Administrar los permisos
Para poder administrar permisos hay que tener claro los siguientes conceptos:
Permisos de usuarios individuales

Los permisos individuales conceden a un usuario la capacidad de realizar acciones específicas.
Por ejemplo, el permiso “Ver elementos” concede al usuario la capacidad de ver elementos de
una lista o carpeta, pero no de agregar o quitar elementos.
Nivel de permisos
Conjunto predefinido de permisos que permite que los usuarios realicen un conjunto de tareas
relacionadas. Por ejemplo, el nivel de permiso de lectura incluye los permisos Ver elementos,
Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones (entre otros), todos los cuales son necesarios para
leer documentos, elementos y páginas de un sitio de SharePoint. Los niveles de permisos pueden
ser personalizarlos cualquier usuario o grupo cuyo nivel de permisos incluya el permiso
Administrar permisos. Los niveles de permisos predeterminados son: Acceso limitado, Lectura,
Colaborar, Diseño y Control total.
Objeto protegible
Un objeto protegible es un sitio, biblioteca, carpeta, documento o elemento para el cual se
puede asignar un nivel de permisos a los usuarios o grupos. De forma predeterminada, todas las
listas y bibliotecas de un sitio heredan los permisos del sitio.
Herencia de permisos
Los permisos a objetos protegibles dentro de un sitio se heredan del sitio mismo de manera
predeterminada. Puede usar permisos específicos (permisos en los niveles de lista o biblioteca,
carpeta, elemento o documento) para controlar con mayor precisión las acciones que pueden
realizar los usuarios en el sitio.
A la hora de elegir un nivel de permisos se ha de tener en cuenta que, cuando se crean permisos
hay que buscar un equilibrio entre la facilidad de administración y el rendimiento, por un lado,
y la necesidad de controlar el acceso a elementos individuales, por otro. Si usa muchos permisos
específicos, empleará más tiempo administrándolos y los usuarios podrían sufrir un menor
rendimiento cuando intenten tener acceso al contenido del sitio.
Siga estas orientaciones para configurar los permisos de un sitio:

▪ Adopte el principio de privilegios mínimos: los usuarios solo deberían tener los niveles
de permiso o los permisos individuales que precisan para llevar a cabo las tareas
asignadas.
▪ Use grupos estándar (por ejemplo, Miembros, Visitantes y Propietarios) y controle los
permisos en el nivel de sitio.
▪ Incluya a la mayoría de los usuarios en los grupos Visitantes o Miembros. De forma
predeterminada, los usuarios del grupo Miembros pueden colaborar en el sitio,
agregando o quitando elementos o documentos, pero no pueden cambiar la estructura,
la configuración del sitio o su apariencia. El grupo de visitantes tiene acceso de solo
lectura al sitio, lo que significa que puede ver páginas y elementos, y abrir elementos y
documentos, pero no pueden eliminar páginas, elementos ni documentos.
▪ Limite el número de personas del grupo Propietarios e incluya solo a aquellos usuarios
a los que permitirá cambiar la estructura, la configuración o la apariencia del sitio.

Administrar grupos de SharePoint

Los grupos de un sitio de SharePoint sirven para agregar a ellos los usuarios que tengan los
mismos permisos para así no tener que dar los mismos a permisos a varios usuarios uno a uno.
Se crean tres grupos predefinidos cuando se crea un sitio:
▪ Integrantes (nombre del sitio): Para agregar usuarios que tengan el permiso de
colaboración.
▪ Propietarios (nombre del sitio): Para agregar usuarios que tengan el permiso de control
total.
▪ Visitantes (nombre del sitio): Para agregar usuarios que tengan el permiso de lectura.
Hay numerosas opciones disponibles para personalizar los grupos de SharePoint. Por ejemplo,
puede:
▪ Crear un nuevo grupo de SharePoint o personalizar un grupo existente para que incluya
sólo los niveles de permisos que desee (excepto Acceso limitado). Tenga en cuenta que
también puede crear niveles de permisos personalizados que puede asignar entonces a
los grupos de SharePoint.
▪ Si hay usuarios que deban tener todos los mismos permisos en uno o varios objetos
asegurables, debería considerar la creación de un grupo de SharePoint para ellos. Por
ejemplo, podría crear un grupo de SharePoint para los jefes denominado Jefes de
SharePoint y otro para los analistas denominado Analistas de SharePoint y así
sucesivamente.
▪ Cualquier usuario al que se le asigne un nivel de permisos que incluya el permiso Crear
grupos puede crear nuevos grupos de SharePoint. Los administradores de la colección
del sitio y los propietarios del sitio tienen este permiso de forma predeterminada.
▪ Eliminar un grupo de SharePoint innecesario.
▪ Agregar y quitar cuentas de usuario de Windows y grupos de seguridad de Windows a
los grupos de SharePoint.
Operaciones comunes con la administración de usuarios

Ver usuarios y grupos de SharePoint
Para poder ver los usuarios y los grupos que se tengan creados en un sitio de SharePoint hay
que abrir el sitio en el que se van a mirar.
▪ Una vez abierto haga clic en ajustes del sitio > configuración del sitio.

▪ Ahora en el grupo de “usuarios y permisos” pulse en personas y grupos.
▪ En esta página podrá ver todos los usuarios que tenga agregados al sitio.
▪ Una vez que haya visto los usuarios, en el menú de inicio rápido (lateral izquierdo) haga
clic en grupos.
▪ En esta página podrá ver todos los grupos que tenga definidos en el sitio.
Crear un grupo de usuarios

Para crear un grupo con permisos y agregarle un usuario en un sitio de SharePoint es necesario:
▪ Abrir el sitio donde se va a crear el grupo.

▪ Una vez abierto haga clic en ajustes del sitio > configuración del sitio.
▪ Ahora en el grupo de “usuarios y permisos” pulse en permisos del sitio.

▪ En la nueva página seleccione la opción crear grupo en el ribbon.
▪ Dele un nombre al grupo y una descripción si lo desea. Si no hace más cambios haga clic
en crear.
Agregar un usuario a un grupo

Para agregar un usuario a un grupo.
▪ Sobre el grupo existente, despliegue la pestaña “nuevo” y haga clic en agregar usuarios.
▪ Escriba el nombre del usuario que quiera agregar al grupo.

Conceder permisos de acceso a un Portal

Habrá el sitio de SharePoint donde quiera agregar al usuario.
▪ Una vez esté en el sitio haga clic en ajustes del sitio > permisos de sitio.
▪ En la nueva página pulse en conceder permisos para empezar a agregar al usuario.
▪ Escriba el nombre del usuario que quiera agregar. Si quiere darle permisos seleccione la
opción mostrar opciones y elija un permiso para darle al usuario que vaya a agregar.
▪ Para finalizar haga clic en compartir.
Eliminar grupos y usuarios
Eliminar un grupo
Para eliminar un grupo de un sitio de SharePoint 2016 es necesario abrir el sitio donde se va a
borrar el grupo.
▪ Ahora vaya a ajustes del sitio > configuración del sitio.
▪ En la nueva página en la columna usuarios y permisos haga clic en personas y grupos.
▪ En el menú de inicio rápido haga clic encima de grupos.
▪ Haga clic en el botón editar del grupo que quiera eliminar.

▪ Haga clic en eliminar y en el mensaje de confirmación que aparecerá haga clic en

aceptar.
Eliminar usuario de un grupo

Para eliminar un usuario de un grupo de un sitio de SharePoint 2016 es necesario abrir el sitio
donde se vaya a quitar el usuario.
▪ Vaya a ajustes del sitio > configuración del sitio.
▪ En la columna usuarios y permisos haga clic en personas y grupos.
▪ Seleccione el grupo del cual desea eliminar el usuario.
▪ Seleccione el usuario.
▪ Clic en acciones y quitar usuarios del grupo.
Eliminar un usuario
Para eliminar usuarios de un sitio de SharePoint 2016 es necesario abrir el sitio donde se vaya a
eliminar el usuario.
▪ Vaya a ajustes del sitio > configuración del sitio.
▪ En la columna usuarios y permisos del sitio.
▪ Seleccione del usuario que quiera eliminar.
▪ En el ribbon clic en el botón remover permisos al usuario y en el mensaje de
confirmación que aparecerá haga clic en aceptar.

Sitios de SHAREPOINT 2016

¿Qué es un sitio de nivel superior?
Un sitio de nivel superior es un sitio Web en la parte más alta de la jerarquía en una colección
de sitios desde el que se puede administrar características de la colección de sitios.
La estructura completa de un sitio Web de nivel superior y de todos los subsitios que contiene
se denomina colección de sitios (conjunto de sitios Web alojados en un servidor virtual que
tienen el mismo propietario y comparten valores de administración. Las colecciones de sitios
tienen un sitio Web de nivel superior y pueden tener uno o más subsitios).
De manera predeterminada, debe ser administrador para crear sitios de nivel superior pero el
administrador puede habilitar la creación de sitios sin intervención del administrador para
habilitar a otras personas para que creen sitios de nivel superior. Si la creación de sitios sin
intervención del administrador está habilitada, las personas con niveles de permisos Control
total, Diseño, Colaborar y Lectura pueden crear sitios.
Para abrir el sitio Web de nivel superior, se debe indicar la dirección URL del servidor (por
ejemplo, http://Mi_servidor) sin especificar un nombre de página o un subsitio.
¿Para qué sirve un sitio de nivel superior?

Mediante esta jerarquía los usuarios pueden tener un sitio de trabajo principal para todo el
grupo y sitios de trabajos individuales o compartidos para proyectos complementarios.
También sirve para administrar opciones para toda la colección de sitios de forma centralizada.
Concepto de Sitio y Subsitio en SharePoint 2016

Sitio
Un sitio Web es un grupo de páginas Web relacionadas que están alojadas en un servidor. La
mayoría de sitios Web tienen una página principal como punto de inicio.
La página de inicio está interconectada con otras páginas mediante hipervínculos. Puede utilizar
sitios de nivel superior y subsitios para dividir el contenido del sitio en sitios distintos que se
puedan administrar por separado.
Los sitios Web de nivel superior pueden tener varios subsitios y los subsitios a su vez pueden
tener varios subsitios. Toda la estructura de un sitio Web de nivel superior y todos sus subsitios
se denomina una colección de sitios Web.
Subsitio
Es un sitio Web completo almacenado en un subdirectorio con nombre del sitio Web de nivel
superior. Cada subsitio puede tener permisos de administración, creación y exploración que son
independientes del sitio Web de nivel superior y de otros subsitios.
Un subsitio también puede tener sus propios subsitios. Dado que cada sitio por debajo del de
nivel superior es en realidad un subsitio, se suele denominar a cada subsitio simplemente sitio.

Para abrir un subsitio, se debe indicar la dirección URL del servidor y los subsitios (por ejemplo:
http://Mi_servidor/Mi_sitio) sin especificar un nombre de página.
Los usuarios pueden tener un sitio de trabajo principal para todo el grupo y sitios de trabajo
individuales o compartidos para proyectos complementarios.
Los sitios Web de nivel superior y los subsitios permiten tener distintos niveles de control de las
funciones y configuraciones de los sitios. El administrador del sitio Web tiene la capacidad para
crear, tener acceso y contribuir con contenido a un sitio Web.
Un área de trabajo es un sitio Web único creado para proporcionar a los miembros del equipo
las herramientas y servicios de colaboración para trabajar en común en documentos o para
proporcionar los recursos necesarios para las reuniones. Un área de trabajo puede contener
listas de información, como documentos relacionados, miembros del equipo y vínculos. Para
crear un sitio de área de trabajo, debe ser miembro de un nivel de permiso con el permiso para
crear subsitios para dicho sitio de SharePoint.
Plantillas de Sitio SPS 2016

Sitio de grupo clásica
Seleccione este sitio si desea crear un sitio que puedan utilizar los equipos para crear, organizar
y compartir información. La plantilla incluye:
▪ Documentos compartidos
▪ Comunidades
▪ Calendarios
▪ Vínculos
▪ Tareas
▪ Panel de discusión

Uso de ejemplo Esta plantilla para todos los usos puede satisfacer distintas necesidades. Puede
guardar información rutinaria a largo plazo para un único departamento o información a corto
plazo para un proyecto especial que implica varios departamentos. Por ejemplo, un
departamento de marketing puede guardar y administrar sus documentos de planeación y
presupuesto, realizar seguimientos de problemas y tareas, y compartir sus vínculos y contactos.
Sitio de blog
Seleccione esta plantilla si desea crear un sitio donde los usuarios puedan publicar rápidamente
información y permitir que el resto de personas puedan comentarla. En ocasiones conocidos
como weblogs, los blogs son diarios en línea donde puede compartir sus ideas rápidamente en
un formato cronológico informal. Un sitio blog incluye:
▪ Lista Entradas de blog (para guardar entradas de blog)

▪ Lista Otros blog (para vínculos a blogs relacionados)
▪ Lista Categorías
▪ Lista Comentarios
▪ Lista Vínculos (para vínculos a los recursos relacionados)
▪ Fotos (biblioteca de imágenes)
▪ Herramientas para administrar las entradas y otros recursos
Uso de ejemplo Un ejecutivo puede utilizar un sitio blog para compartir ideas y su visión en un
formato de diario abierto donde los empleados puedan presentar preguntas o agregar
comentarios.
Sitio de proyecto
El sitio del proyecto plantilla ofrece una forma sencilla para administrar proyectos. El sitio tiene
similares características de colaboración como el sitio de grupo, e incluye un elemento web
Resumen proyectos que está conectado a la lista de tareas predeterminada. Los elementos
agregados a la lista de tareas se muestran automáticamente en el Resumen del proyecto.

Otras ventajas de utilizar el sitio del proyecto:
▪ Escala de tiempo visual de las tareas del proyecto.

▪ Programación de tareas del proyecto.
▪ Bibliotecas de almacenamiento de documentos de proyectos relevantes.
▪ Bloc de notas que agilizan la captura y la organización de información sobre el proyecto.
▪ Calendario compartido de eventos del equipo.
▪ Posibilidad de conectar con Project Profesional, Project Server 2016 o Project Online.
Sitio de la comunidad
Utilizar el sitio de la comunidad como un lugar donde los miembros pueden tratar temas que
tienen en común.

Los Sitios de la comunidad ofrecen varias ventajas en comparación con el correo electrónico, la
mensajería instantánea o el resto de métodos de comunicación:
▪ Disponibilidad del contenido del Sitio de la comunidad para todos los miembros de la
comunidad.
▪ Conservación del historial de la conversación completo para garantizar el cumplimiento
de las directrices corporativas.
▪ De búsqueda integrada para que los miembros puedan buscar todos publicaciones de la
comunidad.
▪ Categorización del contenido para mejorar la detectabilidad y simplificar el
mantenimiento.
▪ Mantenimiento del sitio con listas de SharePoint, que le permiten aprovechar las
ventajas de la gobernanza, administración de registros y las características de
integración de flujo de trabajo de SharePoint.
Sitio Centro de documentación

Seleccione esta plantilla de sitio cuando desea crear un sitio que le ayude a coordinar el
desarrollo de uno o más documentos relacionados con otras personas. La plantilla del sitio
proporciona herramientas para compartir y actualizar archivos y para mantener a las personas
informadas acerca del estado de dichos archivos. Incluye:
▪ Biblioteca Documentos compartidos

▪ Lista Anuncios
▪ Lista Tareas
▪ Lista Miembros
▪ Lista Vínculos

En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen frecuentemente los archivos y

crean estructuras de carpetas para los archivos. Puede usar el control de versiones para
mantener diez versiones o más de cada documento. También puede utilizar los flujos de trabajo
para controlar los ciclos de vida de los documentos.
No hay ninguna autoría de documentos en un archivo de contenido. Los usuarios solo ven o
cargan documentos. En un sitio del Centro de documentación puede crear un tipo de archivo
denominado archivos de base de conocimientos. Normalmente, las bases de conocimientos
contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede llegar a contener 10 millones de
archivos.
Uso de ejemplo Un sitio Área de documentos le ayuda a trabajar con otras personas en un
documento o conjunto de documentos. También puede utilizar un sitio Área de documentos
para publicar anuncios, asignar tareas, compartir vínculos pertinentes y recibir alertas acerca de
los cambios al contenido del sitio.
Sitio Centro de registros

Utilizar el sitio del Centro de registros para organizar, almacenar y administrar registros, como
documentos legales o financieros. El centro de registros admite todo el proceso de
administración de registros, desde la recopilación de registros hasta la eliminación de los
registros, pasando por la administración de registros.

Uso de ejemplo El control de versiones, la auditoría, la administración de metadatos, la

exhibición de documentos electrónicos y el enrutamiento de registros personalizables son
características integradas que le pueden ayudar a administrar registros de manera más eficaz.
Sitio del Centro de inteligencia empresarial

Usar un sitio de BI para almacenar, administrar, compartir y ver informes de empresa, cuadros
de mandos y paneles. Un sitio del centro de inteligencia empresarial tiene ciertas características
que establecerlo aparte de otros tipos de sitios que incluyan predefinidas listas y bibliotecas
diseñadas específicamente para BI contenido, el acceso a contenido de PerformancePoint
Services (para en locales de los clientes), archivos de ejemplo y vínculos a información útil acerca
de las herramientas de inteligencia empresarial.

Sitio centro de búsqueda (Empresa Sitio o Básico)

Utilizar el sitio del Centro de búsqueda para proporcionar una manera para que los usuarios para
buscar el sitio y ver los resultados de la búsqueda. Un sitio del Centro de búsqueda es el sitio de
nivel superior de una colección de sitios que crea utilizando el administrador de la granja de
servidores Centro de búsqueda Enterprise plantilla.
Uso de ejemplo Al crear un sitio del Centro de búsqueda una búsqueda predeterminada página
de inicio predeterminada y página de resultados de búsqueda se crean. Además, las páginas
conocido como verticales de búsqueda se crean que se puede personalizar para buscar
contenido específico, como personas, conversaciones, y videos. Estas páginas mostrar los
resultados de la búsqueda que se filtran y con formato para un tipo de contenido específico o la
clase.
Sitio de publicación
Use un sitio de publicación para crear intranets de empresa, portales de comunicación y, en
SharePoint Server, sitios web públicos. En SharePoint Server, también se puede usar para

expandir el sitio web y publicar rápidamente páginas web. Los colaboradores pueden trabajar
en versiones de borrador de las páginas y publicarlas de modo que sean visibles para los lectores.
Los sitios de publicación tienen características únicas que simplificar página web creación,
aprobación, y los procesos de publicación. Estas características se habilitan automáticamente
al crear un sitio de publicación e incluyen:
▪ Diseños de página
▪ Tipos de columnas
▪ Elementos web
▪ Listas
▪ Incluye bibliotecas de documentos e imágenes para almacenar los activos de
publicación web.
Sitio de publicación con flujo de trabajo

Utilizar el sitio de publicación con flujo de trabajo para publicar páginas web según una
programación mediante flujos de trabajo de aprobación. Incluye bibliotecas de documentos e
imágenes para almacenar los activos de publicación web. De forma predeterminada, solo los
sitios con esta plantilla pueden crearse bajo este sitio.
Un flujo de trabajo de aprobación de publicaciones automatiza el enrutamiento de contenidos

para su revisión y aprobación. La publicación de páginas web nuevas y actualizadas está
estrictamente controlada. En este tipo de sitios, no pueden publicarse contenidos hasta que
hayan sido aprobados por todos los miembros del flujo de trabajo.

Sitio Wiki empresarial

Un wiki empresarial es un sitio de publicación para compartir y actualizar grandes volúmenes de
información en una empresa. Si una organización necesita un repositorio de conocimientos
centralizado de gran tamaño diseñado para almacenar y compartir información a nivel de toda
la empresa, considere la posibilidad de usar un wiki empresarial.
Un wiki empresarial es a menudo un repositorio para una organización del conocimiento, que
de otro modo no se guardarán para su uso futuro. Puede usar un wiki empresarial para
promover aprendizaje informal y comparta sugerencias con otros usuarios, lo cual puede reducir
la necesidad de capacitación formal o continua soporte de IT.
Uso de ejemplo Un sitio wiki empresarial puede servir como un sitio de comunidad donde su
organización puede aportar y compartir ideas para un nuevo proyecto. En un sitio wiki
empresarial, es fácil crear y dar formato a las páginas, de forma que las personas pueden trabajar
fácilmente entre sí para registrar la información.

Información general de venta del producto Microsoft SharePoint 2016

Con SharePoint podrá colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización.
Por ejemplo, puede usar los calendarios para ver el momento en el que tienen lugar los eventos
del equipo, usar las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del
departamento o de la organización.
También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y conservar la información de
Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el usuario.
Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de
los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar
todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook 2016,
los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central. Buscar
personas, conocimientos y datos en las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si busca en Mis
sitio de la intranet, puede encontrar a alguien con una habilidad o interés específicos, aunque
no sepa su nombre.
Quizá también pueda buscar datos en una base de datos corporativa o en una aplicación
empresarial, como una aplicación de administración de relaciones con los clientes (CRM,
Customer Relationship Management).
Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organización puede

desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya transcurrido
un período de tiempo determinado.
Hospedar formularios empresariales basados en XML que se integren con bases de datos y otras
aplicaciones empresariales.
Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de datos de la red
gubernamental. Publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI,
Indicators) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server
2016.
Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2016

SharePoint 2016 cubre prácticamente todas las funcionalidades colaborativas que puede tener
una organización. A continuación se resumen las más importantes:
▪ Posibilidad de crear una jerarquía de sitios

▪ Creación de páginas y plantillas de página
▪ Gestión documental
▪ Versionado de documentos
▪ Historial de documentos.
▪ Posibilidad de ver y restaurar una versión.
▪ Metadatos en documentos
▪ Aprobación de contenido
▪ Autorizaciones
▪ Check-in y check-out de un documento
▪ Políticas de acceso concurrente

▪ Soporte para librerías con millones de elementos

▪ Carpetas
▪ Creación de vistas de la librería
▪ Seguridad y permisos
▪ Políticas de borrado
▪ Operaciones masivas sobre documentos
▪ Conjuntos de documentos tratados como un único elemento
▪ Flujos de trabajo
▪ Integración total con las aplicaciones Office 2016
▪ Publicación de records
▪ Publicación de informes
▪ Utilización de páginas wiki como páginas del sitio
▪ Integración con usuarios de directorio Activo
▪ Posibilidad de consultar el Outlook en web
▪ Red social y sitios personales
▪ Integración de los usuarios de SharePoint y las características de red social con Office
Communicator, Outlook, Skype for Business y otras herramientas de comunicación
unificada de Microsoft
▪ Listas de SharePoint
▪ Posibilidad de crear listas personalizadas con columnas personalizadas
▪ Características de integridad referencial
▪ Numerosos tipos de lista ya predefinidos:
▪ Anuncios
▪ Calendario: posibilidad de integrarlo con Outlook. Se pueden añadir eventos al
calendario de SharePoint y convocar a los usuarios a ese evento. Desde la
convocatoria se podrán crear espacios de trabajo para la reunión en los que
gestionar asistentes, puntos del día, conclusiones, documentación…
▪ Contactos
▪ Encuesta: posibilidad de crear encuestas con multitud de opciones para las
preguntas.
▪ Panel de discusión: foros de debate integrados en una lista
▪ Seguimiento de asuntos
▪ Tareas: posibilidad de unir unas tareas con otras, añadirles fechas de inicio y
fin y visualizarlas en modo gráfico de Gantt
▪ Vínculos
▪ Posibilidad de visualizar la interfaz de un sitio en distintos idiomas
▪ Integración con la interfaz “ribbon” de Office 2016
▪ Acceso móvil
▪ Servicio de metadatos centralizado
▪ Web Analytics. Análisis de uso, tráfico, acceso, carga, tamaño… de cada sitio
Más allá de los espacios de colaboración

Si utiliza SharePoint 2016 sólo para colaboración, deberá saber que tiene muchas más
posibilidades y funcionalidades que puede aprovechar en un futuro. Brevemente hacemos una
descripción:

Portales de publicación
Mediante este tipo de portales podrá crear aplicaciones pensadas para diseñar sitios web muy
personalizados. Permite crear plantillas de contenido de páginas, historial de páginas,
administrador del contenido, flujos de aprobación… y muchas herramientas para poder
mantener un sitio web. Numerosas web públicas están basadas en portales de publicación de
SharePoint.
Portales de BI
Mediante distintas herramientas podrá crear portales pensados para realizar Business
Intelligence o inteligencia empresarial. SharePoint incluye numerosas herramientas que
permiten trabajar y diseñar sitios de BI.
Una serie de elementos web nos permitirán mostrar indicadores y gráficas que puedan conectar
con datos de listas, bases de datos o servicios web.
Los servicios de Excel y PerformancePoint permitirán publicar hojas de Excel (por completo o
por partes) en SharePoint y diseñar complejos paneles de mando (dashboards) con información
empresarial de bases de datos, cubos, etc.
Conexiones a datos externos

Puede conectar a datos externos (por ejemplo a una base de datos Oracle, a SAP…) y visualizarlos
en SharePoint como si se tratase de listas. Podrá leer, escribir y eliminar los datos si así lo desea,
todo desde interfaz SharePoint.
Centros de búsqueda
Puede utilizar SharePoint para realizar búsquedas empresariales. Puede programar búsquedas
en el contenido de SharePoint y en contenidos externos a SharePoint de su organización,
permitiendo etiquetar, categorizar e indexar todo el contenido de su compañía.
Red social
Mediante las características de red social de SharePoint podrá gestionar sitios personales,
compartir datos y perfiles, encontrar personas afines, etiquetar cualquier contenido de
SharePoint por los usuarios, ver la jerarquía de la organización, realizar búsquedas sobre perfiles
y un sinfín más de aplicaciones.

Microsoft SharePoint 2016 y Microsoft Office 2016

Microsoft SharePoint 2016 forma parte de la familia Office, con lo que está diseñado para
trabajar eficazmente con otros programas y servidores de Microsoft Office 2016 Office en el
navegador, acceder a nuestro buzón de Exchange, crear bibliotecas de documentos, crear
bibliotecas de presentaciones, exportar a Excel… y un sinfín de aplicaciones.
Si usa Microsoft SharePoint 2016, puede guardar hojas de cálculo en un sitio de SharePoint para
que los usuarios puedan tener acceso a ellas mediante un explorador. Puede usar estas hojas de
cálculo para mantener y compartir eficazmente una versión actualizada central, a la vez que
ayuda a proteger cualquier tipo de información de carácter propietario, como los modelos
financieros que están incrustados en la hoja de cálculo.
Si utiliza Microsoft Office Access 2016, podrá usar las características de creación de informes de
Office Access para crear informes. Si está de viaje, por ejemplo, puede mantener SharePoint en
el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera cualquier otra
tabla de Office Access Office. Los formularios y los informes que utilizan la lista de SharePoint
son totalmente interactivos. Office Access puede sincronizar posteriormente con la lista en línea
cuando vuelva a conectar el equipo portátil. Haciendo uso de los servicios de Access, será capaz
de trabajar con un documento Access desde la interfaz SharePoint.
Si utiliza Microsoft Office PowerPoint 2016, podrá crear bibliotecas de diapositivas, pensadas
para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus presentaciones. Además, con los
servicios para PowerPoint, podrá publicarlas en SharePoint 2016.
Si usa Microsoft Office Outlook 2016, las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier
otra carpeta de Outlook. Podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook.

Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2016
Seguridad
La gestión de la seguridad es uno de los puntos fuertes de SharePoint 2016. Es posible crear
diferentes niveles de permisos o roles (permisos de lectura, de edición, de colaboración, de
diseño, de administrador de jerarquía, de control total, sólo para crear, sólo para eliminar, sólo
para ver páginas, lecturas restringidas… y un sinfín más) muy flexibles. Estos permisos pueden
ser asignados en un sitio a usuarios y a grupos de SharePoint (que contienen usuarios) y de
Directorio Activo. De este modo, podemos gestionar distintos roles a distintos grupos o usuarios
en un mismo sitio.
Por defecto los sitios heredan los permisos de su sitio padre. No obstante estos permisos se
pueden romper y definir sitios propios.
También es posible romper la herencia de permisos a nivel de lista/biblioteca e incluso de

elemento de lista/biblioteca. De este modo se puede por ejemplo proteger una tarea en
concreto para que nadie la complete salvo su creador, proteger documentos de o páginas para
que no se editen o incluso impedir la visualización de distintas listas o librerías. Si hay elementos
web insertados en una página (visualizadores de listas, tareas, imágenes, videos, visores de
páginas, vínculos, formularios…) es posible asignar seguridad en su configuración para que lo
vean los grupos de SharePoint que el diseñador decida. Gracias a la posibilidad de creación
sencilla de flujos de trabajo en SharePoint 2016 es posible crear flujos para gestionar
autorizaciones a los usuarios, aprobación de documentos, políticas de caducidad… y cualquier
otra cuestión que se pueda imaginar.
Seguimiento
Gracias al servicio de View Usage Reports de SharePoint 2016 se pueden realizar los siguientes
informes:
Informe Descripción
Este informe muestra el número de consultas de búsqueda realizadas.
Número de Utilice este informe para identificar tendencias de volumen de consultas
consultas de búsqueda y para determinar períodos de alta y baja actividad de
búsqueda.
Principales Este informe muestra las consultas de búsqueda más populares. Utilice
consultas por día este informe para conocer qué tipo de información buscan los visitantes.
Principales Este informe muestra las consultas de búsqueda más populares. Utilice
consultas por mes este informe para conocer qué tipo de información buscan los visitantes.
Este informe muestra consultas de búsqueda populares que han recibido
Consultas un bajo click-through. Utilice este informe para identificar consultas de
abandonadas por búsqueda que podrían crear insatisfacción en el usuario y para mejorar la
día detectabilidad del contenido. A continuación, puede utilizar reglas de
consulta para mejorar los resultados de la consulta.

Este informe muestra consultas de búsqueda populares que han recibido

Consultas un bajo click-through. Utilice este informe para identificar consultas de
abandonadas por búsqueda que podrían crear insatisfacción en el usuario y para mejorar la
mes detectabilidad del contenido. A continuación, puede utilizar reglas de
Este informe muestra consultas de búsqueda populares que no han

Ninguna consulta devuelto ningún resultado. Utilice este informe para identificar consultas
de resultados por de búsqueda que podrían crear insatisfacción en el usuario y para mejorar
día la detectabilidad del contenido. A continuación, puede utilizar reglas de
Este informe muestra consultas de búsqueda populares que no han
Ninguna consulta devuelto ningún resultado. Utilice este informe para identificar consultas
de resultados por de búsqueda que podrían crear insatisfacción en el usuario y para mejorar
mes la detectabilidad del contenido. A continuación, puede utilizar reglas de
Este informe muestra con qué frecuencia se activan las reglas de consultas,
cuántos términos del diccionario usan y con qué frecuencia los usuarios
Uso de regla de
hacen clic en sus resultados promocionados. Use este informe para ver
consultas por día
qué utilidad tendrían sus reglas de consulta y los resultados
promocionados para los usuarios.
Este informe muestra con qué frecuencia se activan las reglas de
consultas, cuántos términos del diccionario usan y con qué frecuencia los
Uso de regla de
usuarios hacen clic en sus resultados promocionados. Use este informe
consultas por mes
para ver qué utilidad tendrían sus reglas de consulta y los resultados
promocionados para los usuarios.
Flexibilidad
Gracias a la interfaz “ribbon” de Office, que SharePoint 2016 lleva integrada, es muy sencillo
configurar cualquier aspecto de SharePoint. Desde aspectos muy delicados como permisos,
roles, seguridad… hasta configuración de bibliotecas, manejo de elementos, diseños de los
sitios… y muchas otras posibilidades.
Eficiencia
Gracias al uso de SharePoint 2016, la eficiencia en el trabajo de los usuarios mejora en gran
medida. La creación y diseño de sitios y páginas es muy sencilla y rápida ya que, gracias a la
interfaz “ribbon” de Office, los usuarios editarán las páginas como si estuvieran editando un
documento Word o PowerPoint.
El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la información esté concentrada en un
único punto dónde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al día. Ningún usuario dependerá
de otro usuario para poder trabajar, ya que tendrá disponible toda la información en SharePoint.
Las políticas de acceso concurrente, versionado, aprobación, check-in e historial ayudarán a los
usuarios a colaborar a la hora de trabajar conjuntamente en un documento.
Existe la posibilidad de crear conjuntos de documentos, que servirán para agrupar varios
documentos en un único elemento para poder aplicar permisos, flujos de trabajo, versionado
conjunto, metadatos comunes…

Accesibilidad
SharePoint 2016 es una herramienta web. Puede publicarse a nivel interno en la red de la
organización o a nivel externo para acceder a él por internet.
SharePoint hace uso del estándar XHTML 1.0, con lo que la mayoría de los navegadores web
actuales (Internet Explorer 11, FireFox, Google Chrome, Opera, Safari…) lo visualizará sin ningún
problema.
SharePoint 2016 es accesible WCAG 2.0 AA por defecto, Con personalización del producto se
podría alcanzar el nivel AAA.
SharePoint 2016 es totalmente accesible desde teléfonos móviles. Cada sitio tiene una dirección
específica para acceder desde un navegador WAP de teléfono móvil. Además, se pueden crear
vistas de listas. Si usted utiliza un Windows Phone 7 Series tendrá integración con Word Mobile,
PowerPoint Mobile y Excel Mobile.
Usabilidad
SharePoint 2016 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz “ribbon”, los
usuarios trabajarán con las páginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajarían
con Word. Además, la integración de las librerías de páginas wiki en los espacios de colaboración
hace que la creación, edición y diseño de páginas sea muy sencilla.
Integración
SharePoint 2016 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, está totalmente integrado con
las herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint, Project…) como con
las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server).
Al ser un producto basado en .NET, una aplicación web ASP.NET sobre IIS y un producto
integrado en Windows, es compatible con características tales como Directorio Activo, Power
Shell, Comunicaciones Unificadas, autenticación basada en formularios (FBA), Single Sign On
(SSO), ISA Server… y muchas otras características del mundo Microsoft.
Los usuarios de SharePoint pueden (se recomienda) ser usuarios de Directorio Activo de
Windows. De esta forma, se puede hacer login en SharePoint directamente desde la cuenta de
Windows y todos los servicios sociales y de búsqueda de usuarios quedarán integrados con los
datos de Directorio Activo. Si tenemos definida la estructura de organización en el Directorio
Activo podremos ver en los sitios personales información del departamento y compañeros de
un usuario de la compañía.
Si utiliza un servidor Microsoft Exchange, las cuentas y buzones de correo quedarán totalmente
integradas en SharePoint para poder ver correo, visualizar tareas, sincronizar calendarios,
programar eventos, enviar correo…
Puede colocar elementos web de Outlook en una página o en el sitio personal.
Si no se dispone de Directorio Activo y las credenciales de los usuarios se almacenan en otro

sistema (por ejemplo, en base de datos) se puede hacer uso de la Autenticación Basada en

Formularios (FBA) de ASP.NET para desarrollar un sistema de autenticación de ese almacén en

SharePoint.

SharePoint 2016 - Guía General Plataforma

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Qué es SharePoint .................................................................................................... 9

Accesos rápidos principales .................................................................................... 12

Listas de SHAREPOINT 2016 .................................................................................... 14

Opciones de configuración de una lista de SharePoint 2016 ............................................ 15

Campos que puede tener una lista ................................................................................. 18

Crear una vista ............................................................................................................... 19

Sección Filtro ..................................................................................................................................... 21

Modificar una vista ........................................................................................................ 22

Bibliotecas de SHAREPOINT 2016 ................................................................................... 32

Propiedades personalizadas de los documentos (metadatos) .......................................... 35

Suscripciones, Alertas ............................................................................................. 45

Página 3 de 73 07 de mayo de 2018

Búsquedas de documentos ..................................................................................... 48

Gestión de Usuarios en SHAREPOINT 2016 .............................................................. 50

Sitios de SHAREPOINT 2016 .................................................................................... 56

Concepto de Sitio y Subsitio en SharePoint 2016 ............................................................. 56

Plantillas de Sitio SPS 2016 ............................................................................................. 57

Información general de venta del producto Microsoft SharePoint 2016 ................... 66

Microsoft SharePoint 2016 y Microsoft Office 2016......................................................... 69

Página 4 de 73 07 de mayo de 2018

Página 5 de 73 07 de mayo de 2018

Página 6 de 73 07 de mayo de 2018

¿Qué es la Gestión Documental?

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la

Las empresas, en el proceso de su actividad, generan grandes volúmenes de datos e información

Gestión documental - Diferencias de terminología entre el inglés y el

Página 7 de 73 07 de mayo de 2018

Gestión documental - Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta

Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos?

Recuperación ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?

Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que

Seguridad ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la

Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo

Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto

Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de

Autenticación ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación

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La organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de

El almacenamiento de la Información en SharePoint se realiza en tablas, que en SharePoint se

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También permite gestionar flujos de trabajo en las diferentes etapas de desarrollo de la

La recuperación de la información guardada en SharePoint es sencilla y rápida. Por ejemplo,

SharePoint permite administrar la Custodia de esta información y documentos, la organización

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Arquitectura de SharePoint 2016

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Accesos rápidos principales

Menú ajustes del sitio

En el menú desplegable del lateral superior derecho

En función de los permisos otorgados, aparecen más

Como destacados de este menú indicar las opciones

La opción “Introducción” nos lleva a la página de

El menú desplegable del lateral superior derecho de

También acceder a la configuración del usuario para

Además, la última opción es la de personalizar la

Página 12 de 73 07 de mayo de 2018

En la ventana principal aparecen

Además, se incluye la opción comparte su

Menú lateral (acceso rápido)

Una vez dentro de las páginas que muestran todo el

Se destaca la opción de Inicio, que al igual que el

Papelera de reciclaje, situada en la parte inferior del

Además, igual que en el menú ajustes del sitio, existe