UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN NUCLEO CIUDAD BOLVAR

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS DE LA EMPRESA EUROLICORES, C.A. CIUDAD BOLVAR ESTADO BOLVAR, AO 2003 Informe de Pasanta de Grado como Requisito Parcial para Optar al Titulo de Licenciado en Administracin de Empresas. INDICE GENERAL Pag. Iii iv ix X

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO RESUMEN INTRODUCCIN FASE I: CONTEXTO DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA 1.1 Descripcin Organizacional Funcional De La Empresa. 1.1.1 Identificacin de la empresa (misin y visin). 1.1.2 Organigrama y Funciones de cada Coordinacin. 1.1.3 Descripcin analtica critica de las polticas sociales, econmicas y tecnolgicas aplicadas en la empresa. 1.1.4 Estructuracin y aplicacin de una matriz diagnstica simple orientada hacia la detencin de necesidades (Matriz FODA). FASE II: ASPECTOS TERICOS FUNCIONALES. 2.1 Objetivos A Cumplir: 2.1.1 En su adiestramiento. 2.1.2 Detectadas en su rea de trabajo. 2.2 Cronograma De Actividades A Seguir Segn El rea De Trabajo. 2.2.1 En su adiestramiento. 2.2.2 En relacin a la necesidad administrativa organizacional detectada. 2.3 Visin Retrospectiva Prospectiva.

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2.4 Glosario De Trminos. FASE III: APLICABILIDAD TCNICO LABORAL. 3.1 Tipos De Actividades Efectuadas. 3.2 Relacin De Tareas Asignadas. FASE IV: EJECUCIN TCNICO ACADMICA INVESTIGATIVA DEL PROCESO 4.1 Sinopsis Acadmico Prctico Del Proceso Realizado. 4.2 Alcances Y Logros En Los Aspectos Tcnico Laborales Desarrollados En Las Pasantas Especiales De Grado. 4.3 Conclusiones Y Recomendaciones. BIBLIOGRAFA ANEXOS INCIDE DE TABLAS Tabla No. 01 02 03

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Estructura De Una Matriz Diagnostica FODA Cronograma De Actividades Segn Las Necesidades Detectadas Relacin De Las Tareas Asignadas

Pg. 28 31 42

LISTA DE FIGURAS Figura No. 01 Pg. 15

Estructura Organizativa de La Empresa Eurolicores, C.A.

UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN NCLEO CIUDAD BOLIVAR DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS DE LA EMPRESA EUROLICORES, C.A. CIUDAD BOLVAR ESTADO BOLVAR, AO 2003 RESUMEN El informe se baso sobre la Descripcin De Las Actividades Inherentes A La Administracin Del Departamento De Ventas De La Empresa Eurolicores, C.A. orientndose hacia el desarrollo eficiente de las mismas, permitiendo la optimizacin de los procesos administrativos correspondientes al rea de ventas, como lo son: la Evaluacin y planificacin de objetivos de ventas, basados en la participacin porcentual de cada vendedor y su cartera de clientes. La Revisin y Verificacin de los indicadores de desempeo (Kpi's), que permiten supervisar el desempeo del vendedor y tomar disposiciones correctivas al momento de necesitarse. El fin que persigue el informe es el de servir como herramienta informativa que contribuya al mejoramiento de las actividades relacionadas con la administracin del rea de Ventas de la Empresa.

INTRODUCCION Actualmente, el mercado globalizado de las empresas licoreras a nivel nacional, es un mercado que cuenta con planes de accin especficos que influyen en el consumidor de una forma inducida a la compra de sus productos. La planogramacin, que no es mas que la ubicacin en anaqueles y estantes de los productos comercializados, el merchandising que no es mas que la ubicacin estratgica de la publicidad alusiva a los productos y el mantenimiento de la misma en el cliente, el control de precios, el impulso de promociones activas en el mercado, etc. Son factores determinantes al momento de vender. El propsito general de este informe de Pasanta de Grado que se basa en la Descripcin de las Actividades Inherentes a la administracin del Departamento de Ventas de la Empresa Eurolicores, C.A. el cual tiene como objetivo cumplir con el requisito parcial para optar al Titulo de Licenciado en Administracin de Empresas de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho. Es el de estudiar los factores que inciden sobre el rea de ventas y que permiten la eficiente optimizacin de actividades inherentes a las ventas. A objeto de suministrar un mejor control de dichas actividades, de forma que permita el desarrollo optimo y eficiente de las mismas. Actualmente no existen informes descriptivos de actividades de este tipo en la empresa, lo cual facilitara al administrador de ventas una herramienta importante para el desarrollo de sus funciones. De forma inicial, se procedi a captar toda la informacin pertinente al tema en cuestin, la cual se realizo a lo largo de las 16 semanas de estada en la empresa. El informe se encuentra estructurado por cuatro fases: Fase I: Describe el contexto organizacional y funcional de la empresa, identificacin (misin y visin), organigrama y funciones de los cargos, las polticas sociales, econmicas y tecnolgicas y su influencia sobre la empresa, la implementacin de una matriz FODA con la que se puede determinar de forma objetiva, en que aspectos la empresa tiene ventajas respecto de su competencia y en que aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva. Fase II: Se Refiere los objetivos a cumplir por parte del pasante, y las necesidades detectadas en el rea de trabajo. Tambin presenta la visin retrospectiva y prospectiva de la empresa, y el glosario de trminos. Fase III: Puntualiza los tipos de actividades realizadas por el pasante mediante la aplicabilidad tcnico laboral, y la relacin de tareas asignadas. Fase IV: Incluye informacin sobre aspectos complementarios acerca de la sntesis acadmico practico del proceso realizado, alcances y logros en los aspectos terico laborales, tambin presenta las conclusiones y recomendaciones del proceso investigativo. FASE I CONTEXTO DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA. 1.1. DESCRIPCIN ORGANIZACIONAL FUNCIONAL DE LA EMPRESA 1.1.1 Descripcin De La Empresa (Misin Y Visin Empresarial). Eurolicores, C.A. es una empresa distribuidora de licores nacionales e importados con carcter de exclusividad para la regin oriente del pas. Fue fundada en 1993 y desde entonces se ha consolidado como empresa lder en la regin, gracias a la aceptacin por parte del mercado regional. 3

Debido a esto, en 1996 se inicia un nuevo proyecto con deseos de expandirse hacia el oriente norte del pas, mediante la creacin de una firma jurdica denominada Eurolicores Norte, C.A. estableciendo como sede la Ciudad de Barcelona. Quedando demostrado el gran crecimiento que se gener en tan corto tiempo estableciendo mejoras para un futuro satisfactorio; de ambas empresas, es aqu donde surge la oportunidad de formar parte del Grupo de Distribuidores Exclusivos de United Distrillers & Vintners. En el ao 2000, se decide fusionar ambas firmas, dando inicio a las operaciones en la Ciudad de Barcelona como sucursal, y Ciudad Bolvar como casa matriz. Siendo la primera el punto estratgico para ofrecer una excelente calidad de servicios a sus clientes. Para el ao 2002, apertura una oficina localizada en la Ciudad de El Tigre, con el fin de mejorar y afianzar el servicio prestado para todos los clientes de la zona de El Tigre Tigrito y Pariaguan. Hoy en da Eurolicores, C.A., es una de las empresas de mayor reconocimiento a nivel regional, que cuenta con el respaldo de sus clientes, logrando alcanzar entre ellos un nivel de aprobacin y aceptacin en las marcas del portafolio Diageo y asesoramiento del personal calificado y debidamente entrenado por la empresa, con la finalidad de lograr una mayor eficiencia y efectividad al servicio de nuestros clientes, a travs de una excelente administracin al servicio de las ventas. Eurolicores, C.A. es distribuidora exclusiva de los productos del portafolio Diageo para la regin de Oriente, esto la coloca como empresa lder en la regin. El portafolio Diageo esta estratgicamente conformado por productos de alta calidad y ampliamente aceptados en el mundo entero por todos los consumidores. Como lo son los productos de la prestigiosa Casa Jhonnie Walker , Buchanan's, Old Parr, J&B RARE, Chequer's De Luxe, Ginebra Tanqueray, Don Perignon, Conac Hennssys y Moet Chandon y recientemente la adquisicin del Ron Premium de Venezuela Cacique, entre otros, permitindole a los consumidores celebrar los grandes momentos de su vida con marcas que son un smbolo de progreso y xito a nivel mundial. MISIN DE LA EMPRESA Su misin es la de satisfacer las necesidades de clientes, consumidores y empleados a travs de nuestros productos y la gestin de nuestros negocios, garantizando que la gente sonra ayudndoles a festejar cada da de sus vidas estn donde estn con marcas de calidad con la mejor relacin precio valor, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo del pas. VISION DE LA EMPRESA Teniendo como visin consolidarse como empresa lder en el ramo licorero de la regin, manteniendo una presencia predominante en el punto de venta, con un complejo portafolio de productos y marcas de reconocida calidad. Promover la generacin y difusin del conocimiento en las reas comercial, tecnolgica y gerencial, seleccionando y capacitando a todo su personal con el fin de alcanzar lo perfiles requeridos, logrando as su pleno compromiso con los valores de la empresa y ofreciendo las mejores oportunidades de desarrollo. 1.1.2. ORGANIGRAMA El Organigrama adems de ser una herramienta que establece la estructura organizacional de la empresa, tambin representa los niveles jerrquicos y de dependencia de la misma. A continuacin se presenta de forma grafica, como esta establecida la estructura organizacional de la Empresa Eurolicores, C.A., cada uno de sus departamentos y los niveles de importancia en la toma de decisiones. Adems de la descripcin de cada uno de los cargos y niveles de responsabilidad que presentan. FIGURA No. 1

Fuente: Eurolicores, C.A. FUNCIONES DE CADA UNIDAD ORGANIZACIONAL ASAMBLEA DE ACCIONISTAS La Asamblea de accionistas se encuentra conformada por todos y cada uno de los accionistas que conforman la totalidad de las acciones de la empresa, se encuentra en la posicin mas alta de la organizacin y su principal responsabilidad es la de discutir y aprobar el balance general de la empresa y el estado de resultados, adems de decidir con respecto al reparto de dividendos. JUNTA DIRECTIVA Se encuentra conformada por un grupo de personas tanto accionistas como gerentes de alto nivel, y su principal responsabilidad es la direccin, administracin y representacin de la compaa. Adems de estar encargados de la elaboracin de las polticas de la empresa en materia de procedimientos administrativos. ASESOR JURDICO Esta conformado por el abogado de la compaa y su funcin es la de prestar asistencia jurdica permanente, como tambin de la elaboracin de todo documento que modifique los estatutos de la empresa, y la revisin de todo documento legal que reciba la misma. PRESIDENTE 5

El presidente de la empresa es la mxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los niveles mas altos de la organizacin y sus funciones son: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compaa, tanto la matriz como la sucursal. Representar a la compaa en todos los negocios y contratos con terceros en relacin con el objeto de la sociedad, tambin convoca y preside las reuniones de la Junta Directiva. DEPARTAMENTO DE SISTEMA Aunque se encuentra ubicado en un nivel alto en el organigrama, su funcin no es otra sino la de velar por el buen funcionamiento el Software utilizado por la empresa y con el cual maneja todas sus operaciones, disea la presentacin de los reportes segn las exigencias de los usuarios, realiza asesoras en el uso de los diferentes programas, instala los programas necesarios para el uso de la organizacin, tambin asesora a la alta gerencia al momento de la adquisicin de nuevos equipos y tecnologa a ser utilizada. ASESOR CONTABLE Su funcin principal es la de Brindar asesoramiento administrativo y contable a la organizacin con el fin de garantizar la eficiencia de las operaciones de la empresa, como tambin llevar la informacin de tipo contable de la misma. GERENTE OPERACIONAL Se encuentra ubicado en un nivel alto dentro de la organizacin ya que su principal responsabilidad es la gerencia de toda la divisin a la que esta a cargo y presentar al presidente la memoria y cuenta de su gestin. GERENTE DE VENTAS El gerente de ventas aunque esta directamente relacionado con al rea de ventas, tambin mantiene comunicacin directa con el gerente administrativo, en cuanto a informacin sobre cuentas por cobrar, notas de crdito y dedito. Su funcin principal es la de dirigir, supervisar y controlar las actividades relacionadas con el rea, contratos promocinales, reconocimiento de descuentos financieros, anlisis de la cartera de clientes de la empresa, etc. GERENTE DE ADMINISTRACIN El gerente administrativo depende directamente del gerente operacional de la divisin y su funcin principal es la de velar por la armona de las funciones administrativas de la empresa, adems de supervisar que los interfaces al sistema contable se encuentren adecuadamente, generar reportes de cumplimiento de metas, emitir y revisar toda la informacin del proceso administrativo de la empresa. Verificar el cierra contable y administrativo de la misma. ADMINISTRADOR DE VENTAS Se encuentra direccionado especficamente al rea de ventas y depende del gerente de ventas y el gerente operacional, su funcin principal es la de llevar toda la informacin del desempeo del rea de ventas y el logro de sus vendedores, tambin sirve de enlace informacional entre el rea de ventas y el rea administrativa, supervisa los indicadores de rendimientos (Kpis), y se asegura que toda la informacin en el sistema se encuentre depurada y actualizada, crea y verifica los itinerarios de ruta de los vendedores, y optimiza los procesos relacionados con el rea. SUPERVISOR DE VENTAS 6

Depende directamente del gerente de ventas y el gerente operacional de la divisin, y su funcin principal es la de controlar, dirigir y supervisar todas las actividades relacionadas con el rea. Tambin maneja informacin acerca de planes de accin a ser establecidos en el trade, control de precios y eventos a realizarse en la zona. EJECUTIVOS DE VENTAS Se refiere especficamente a la fuerza de ventas de la compaa, y son los encargados de ubicar los productos que se comercializan en la zona en todos los clientes de la cartera. Adems realizan labores de cobranza y brindan asesoramiento especializado a los clientes para el desarrollo de cada uno de sus locales. CUENTAS CLAVES Se refiere a ciertos ejecutivos de ventas que estn encargados de atender a los clientes considerados como claves de la zona, debido a que representan un volumen de ventas mayor dentro de la cartera de la compaa. PROMOTORES Brindan asistencia a las labores de los ejecutivos de ventas, y su funcin principal es la de realizar el merchandising en los clientes de la cartera de Eurolicores, tambin realizan gestiones de cobranza y ventas en casos especficos o cuando la situacin lo requiera. JEFE DE ADMINISTRACIN Depende directamente del gerente de administrativo y el gerente operacional, y su principal responsabilidad es la de controlar y dirigir las actividades pertinentes al rea, como la revisin de facturas y notas de crdito, realizar retenciones del I.S.L.R., Revisin diaria del inventario realizado por el almacn, Chequeo y revisin de las cuentas bancarias y cheques devueltos y actualizacin de precios en el sistema. ASISTENTE ADMINISTRATIVO Depende directamente del Jefe de Administracin y el Gerente Administrativo, y su principal responsabilidad es la de brindar apoyo a sus superiores presentndoles informacin consolidada y pertinente al rea desde un punto de vista que permita el anlisis gerencial de la empresa. CUSTOMER SERVICE CENTER Departamento encargado de prestar un servicio detallado y personalizado de la situacin de cada cliente en cuanto a facturacin, devoluciones de marcancia, promociones activas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, elaboracin de notas de crdito y debito, descuentos financieros y cheques devueltos, y recibir cobranza diaria de los vendedores. ANALISTA CONTABLE Depende directamente del Jefe de Administracin y su funcin principal es la de realizar los interfase entre los mdulos del sistema Elite y la contabilidad, adems de realizar todos los asientos contables que no contempla el sistema (nomina, gastos, etc.), tambin realiza la nomina de la empresa, archiva los asientos contables, es responsable del libro de Banco de la empresa y de las conciliaciones bancarias, realiza los ingresos y retiros de personal en el sistema. ARCHIVO

Este departamento depende del Jefe de Administracin, y su principal funcin es velar por el control de toda la documentacin generada en las operaciones de la empresa, adems del archivo permanente de los documentos de la Divisin. VIGILANTE Su funcin es la de velar por la seguridad de las instalaciones y los vehculos de la empresa, tambin lleva el control de las entradas y salidas de personas y vehculos en el libro minuta diaria. LIMPIEZA Se encarga de velar por la limpieza de las oficinas adems de mantener en existencia el inventario de productos de limpieza. JEFE DE ALMACEN Es el encargado del Departamento de Almacn y su funcin principal es supervisar los despachos de mercanca en funcin de las rutas de los vendedores para optimizar el ruto de la unidad, adems de ser responsable por la custodia de la mercanca en el almacn y supervisar el inventario fsico de los productos. ASISTENTE DE ALMACEN Depende directamente del Jefe de Almacn y su funcin es la de brindar apoyo en cuanto a la realizacin del inventario diario en el almacn, es responsable del mantenimiento de los vehculos y de las requisiciones, actas de entrega y devoluciones de mercanca. CHOFERES Estn subordinados por el Jefe de Almacn y el Asistente de Alancen y su funcin es la conduccin de los vehculos de la empresa y de llevar la mercanca a cada uno de los clientes de una forma eficiente y segura. AYUDANTES Son responsables de la carga y descarga de los camiones, segn las instrucciones del Jefe o del Asistente del Almacn. Adems de la correcta ubicacin de la mercanca dentro del almacn. 1.1.3. Descripcin analtica critica de las polticas sociales, econmicas y tecnolgicas aplicadas en la empresa. Polticas Econmicas: Con respecto a la clientela todo cliente nuevo que desee formar parte de nuestra cartera, deber someterse a ciertas polticas que inciden en el buen desempeo econmico de la empresa y que son establecidas en base a recomendaciones realizadas por nuestro distribuidor Diageo, tales como : Todo cliente Nuevo deber realizar sus tres (03) primeras compras en efectivo a travs de deposito bancario en nuestras cuentas receptoras. La Poltica de Descuento Promocional y/o Descuento Financiero es a Vuelta de Vendedor (En el caso de los clientes a crdito). En el caso de clientes con facturacin vencida, cheques devueltos o exceda el limite de crdito, no se 8

proceder a la emisin de nuevas facturas. La empresa le reconocer el Impuesto al Debito Bancario a sus clientes siempre y cuando cancelen bajo la condicin de Vuelta de Vendedor. Los cheques devueltos, deben ser cancelados en efectivo solo hasta Un Milln de Bolvares, o mediante cheque de gerencia o deposito en efectivo en nuestras cuentas. Con respecto al personal de tipo administrativo, este podra gozar de bonificaciones por logro de objetivos de la empresa en el mes o en el ao, lo cual ocasionara un aumento significativo en el nivel motivacional del personal y traera como consecuencia que el mismo tuviera una mayor identificacin con la empresa. Teniendo siempre presente que el recurso humano es factor de gran importancia para que la empresa marche con paso firme en un mundo tan competitivo como en el que vivimos. Polticas Sociales: Todo el personal que labora en la empresa se encuentra capacitado a nivel acadmico para el desarrollo de sus funciones contando esta con un excelente recurso humano, que a su vez capacita a personal de otras empresas del ramo licorero de otras regiones. En el aspecto social se puede observar que los empleados presentan gran satisfaccin de trabajar para una empresa que les brinda status comparado con otras empresas del mismo ramo, a la vez de estabilidad laboral y econmica para ellos y sus familias. Eurolicores siempre pensando en las mejoras sociales y econmicas de su personal brinda constantes cursos de capacitacin y actualizacin para su fuerza de ventas y personal administrativo. A dems de contar con un concurso de tipo motivacional denominado Aejando Barricas de Ventas, en el que la fuerza de ventas participa acumulando puntos por ventas para luego canjearlos por premios previamente establecidos. Polticas Tecnolgicas: Eurolicores se presenta como una empresa moderna orientada a competir en un mercado globalizado en el que la tecnologa y el recurso humano marcan la diferencia. En la actualidad la organizacin atendiendo a sus necesidades de lograr mas altos estndares en el mercado y siempre queriendo estar un paso delante de sus mas cercanos adversarios consolida el departamento de sistema y tecnologa que entre sus logros se cuentan: La instalacin del Sistema De Respaldo Elctrico, que nos permite mantenernos operativos durante un periodo de 4 a 8 horas de forma continua. Instalacin del DRP (Plan de Recuperacin de Desastres) ubicado en las instalaciones de Diageo Caracas, el cual nos permite mantener un respaldo (Backup) en lnea de todas nuestras operaciones criticas; y que en caso de ocurrir cualquier desastre poder restablecer de forma inmediata todas nuestras operaciones. Sustitucin Del Enlace De Comunicaciones Frame Relay Va Satelital Por Va MicroOndas, logrando as reducir hasta en un 90% los tiempos de respuesta de las comunicaciones entre las sucursales de Barcelona, Ciudad Bolvar y Diageo. Por esta misma va se activaron canales de voz, logrando reducir de una forma considerable los costos de comunicacin telefnica entre las sucursales de Barcelona y Ciudad Bolvar.

 Instalacin Del Servidor De Correo Electrnico, se contrat el servidor de Internet por Banda Ancha de la empresa Telcel, permitiendo asignar a todos los usuarios de la organizacin el Correo Electrnico. Sustitucin De La Red Telefnica Celular De Movilnet A Telcel, logrando una efectiva comunicacin a un menor costo. Adquisicin Y Asignacin De Equipos De Computacin Porttiles (Laptops) a los supervisores de Ventas y Ejecutivos Cuentas Claves On y Off Trade, para que logren una mejor gestin en sus labores diarias. Asignacin De Telfonos Celulares Con Lneas Corporativas A Los Supervisores Y Ejecutivos De Ventas On Y Off Trade, para mantener una comunicacin constante y efectiva con la Organizacin. Instalacin Del Software De Informacin Power Play Server en los servidores de la empresa, para lograr una actualizacin mas rpida de los cubos de datos y un mejor acceso a la informacin. 1.1.4. Estructuracin Y Aplicacin De Una Matriz Diagnostica Simple Orientada Hacia La Deteccin De Necesidades. La mejor manera de analizar la coyuntura del mercado y de la propia situacin como empresa, es realizando una simple matriz que se conoce con el nombre de Matriz F.O.D.A . Para el presente trabajo se seleccion la matriz F.O.D.A. por presentar condiciones de adaptabilidad en cuanto a los factores que influyen dentro y fuera de la organizacin y para el desarrollo de la misma en el mercado actual. Factores como los de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, que presentan caractersticas de tipo exgeno y endgeno que son relevantes para una evaluacin objetiva de la Organizacin. Este anlisis consiste en evaluar las Fortalezas y Debilidades que estn relacionadas con el ambiente interno (recursos humanos, tcnicos, financieros, tecnolgicos, etctera) y Oportunidades y Amenazas que se refieren al entorno externo (Micro ambiente: Proveedores, competidores, los canales de distribucin, los consumidores) (Macro ambiente: economa, ecologa, demografa, etctera) de la empresa. Una fortaleza del negocio permite capitalizar una oportunidad o defenderme de una amenaza del entorno en el corto plazo. Una debilidad de la empresa impide aprovechar una oportunidad de mercado o aumenta la vulnerabilidad del negocio a una amenaza del contexto. La importancia en la realizacin de este anlisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en que aspectos su empresa tiene ventajas respecto de su competencia y en que aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva. Por lo cual es imprescindible efectuar el anlisis con objetividad y sentido crtico. FASE II ASPECTOS TERICOS FUNCIONALES. 2.1 OBJETIVOS A CUMPLIR.

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El objetivo fundamental en la pasanta de grado realizada en la Empresa Eurolicores, C.A., fue la descripcin y anlisis de las actividades inherentes a la administracin del departamento de ventas de la empresa Eurolicores, C.A. en Ciudad Bolvar, Estado Bolvar. Y desarrollar los conocimientos tericos dentro de un ambiente practico, en el que se desenvolvieran y se enriquecieran con la experiencia laboral, que es de gran importancia para la evolucin de un profesional. 2.1.1 En El Adiestramiento del Pasante: Adquirir habilidades y destrezas en cuanto a las funciones y actividades inherentes al cargo de Administrador de Ventas. 2.1.2 Detectadas en el rea de trabajo Planificar y asignar los objetivos mensualmente a la Fuerza de Ventas. Evaluar Resultados obtenidos en el mes por los vendedores y consolidar la informacin de la Divisin. Supervisar todo lo referente a los indicadores de desempeo del vendedor (Kip's). Asegurarse que toda la informacin en el sistema comercial o maestra de clientes se encuentra depurada y actualizada. 2.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A SEGUIR Para la creacin del cronograma de actividades se tomaran en cuenta los objetivos descritos en la realizacin de la investigacin, adems de las actividades que dieron origen a las estrategias a utilizar; como tambin el periodo en el que se desarrollaron y el recurso utilizado. Para la realizacin de esta investigacin se han planteado actividades y estrategias para lograr los objetivos trazados, los cuales se fundamentan en la Descripcin de las Actividades Inherentes a la administracin del Departamento de Ventas a travs de estrategias como: La participacin Porcentual del Vendedor, El Anlisis de Resultados al Final del Mes, Mediante la Evaluacin de los indicadores de desempeo, y La Auditoria de la Informacin Arrojada por el Sistema Comercial de La Empresa. Actividades que fueron desarrolladas dentro del periodo comprendido de las Pasantas de Grado que fueron 16 semanas a partir del 21 de Octubre 2002 Hasta el 31 de Enero 2003 Mediante los cuales se utilizaron diversos recursos materiales, tecnolgicos y humanos, que sirvieron de plataforma y los cuales facilitaron el cumplimiento y logro del objetivo trazado. A continuacin se presente una tabla en donde se relacionan dichos objetivos, actividades, estrategias y recursos: TABLA No. 2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEGN LAS NECESIDADES DETECTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS OBJETIVOS Planificar y asignar los objetivos ACTIVIDADES ESTRATEGIAS PERIODO 211002 RECURSO Teconologico, (Software Power Play).

Evaluar la participacin porcentual

Recopilar la al informacin

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mensualmente a la Fuerza de Ventas. Supervisar todo lo referente a los indicadores de desempeo del vendedor (Kip's). Evaluar Resultados obtenidos en el mes por los vendedores y consolidar la informacin de la Divisin. Asegurarse que toda la informacin en el sistema comercial o maestra de clientes se encuentra depurada y actualizada.

de cada vendedor. Monitorear el desempao diario del vendedor. Consolidar la informacin referente a las ventas de cada vendedor en el mes. Consolidar informacin referente a indicadores de desempao (Kpi's) del mes. Revisin de la maestra de cliente y sistema comercial.

trimestral 311002 anterior al mes en 211002 cuestin. al Auditar la informacin310103 referente a: pedidos, 231202 visitas efectuadas, al cobranza , 311202 visitas efectivas, activacin 010103 de marcas, activacin al de clientes. 310103 Impresin de reporte de rendimiento de cada vendedor. Impresin de reporte de Kpi's correspondiente al mes en cuestin. Impresin de listado de clientes por vendedor, reporte de ventas, reporte de cobranza, reporte de inventario de mercanca.

Material, (Facturas, Recibos de Cobro, Multiplanes). Tecnolgico, (Software Power Play y Elite). Tecnolgico, (Software Power Play y Elite). Tecnolgico, (Software Power Play y Elite).

FUENTE: El Autor 2.2.1 En El Adiestramiento Del Pasante Inicio del mes 12

 Calculo de objetivos del mes de cada vendedor segn su participacin trimestral y su peso porcentual con respecto al Distribuidor. Emitir reporte de resultados del mes en el que se muestran los indicadores de rendimiento (Kpis) mediante el uso del Sistema Power Play. Entrega del material correspondiente a los objetivos del mes, formatos de planificacin semanal y mensual. Final del mes Realizar cierre de ventas del mes en el cual se evalan los resultados alcanzados por cada vendedor para cancelar los bonos correspondientes a Volumen, Efectividad, Activacin de Marcas, Activacin de Clientes y Cobranza. Realizar Benchmarking en donde se comparan las ventas, el inventario de mercanca y las cuentas por cobrar del distribuidor. Emitir reporte de ventas, cobranza, inventario de mercanca, cuantas por cobrar. Enviar a Diageo reporte actualizado de Ventas vs. Objetivos en puntos para participar en el concurso Aejando Barricas de Ventas. Enviar a Diageo las fotos correspondientes a las exhibiciones realizadas por los promotores con las cuales participan en el concurso Aejando Barricas de Ventas. Actividades diarias Emitir reporte de rendimiento por zona por vendedor y supervisor. Solicitar actualizacin de pizarra de Kpis a vendedores forneos va telefnica. Emitir reporte de Kpis para luego analizar el desempeo del vendedor con una frecuencia diaria. Actualizar reporte de activacin de marcas por cliente por vendedor para luego ser analizado. Emitir reporte de inventario semanal para enviar a Diageo (los das lunes) con el fin de recibir el pedido semanal sugerido. Realizar revisin de itinerarios de ruta por vendedor (das lunes). Monitorear desarrollo de las promociones en el caso de haberlas, activacin de tickets, pago de premios. Monitorear logro de ventas de las marcas del mes. 2.2.2 En Relacin A La Necesidad Administrativa Organizacional Detectada. Con respecto a la necesidad descubierta en relacin al rea de estudio, se detectaron las siguientes actividades: Rediseo de formatos existentes para optimizar la informacin presentada a los Supervisores y Gerentes. 13

 Diseo de formatos adicionales para supervisar y controlar los precios en el Trade. Diseo de material publicitario para el OnTadre en el que se establezcan los precios de los productos. Redaccin de estrategias de cobranza para optimizar la gestin del vendedor en la ruta. 2.3 VISIN RETROSPECTIVA PROSPECTIVA. A continuacin se establece la visin retrospectiva y prospectiva que presenta la empresa Eurolicores, C.A. en donde se puede apreciar por que es catalogada como una empresa lder, con intenciones claras de mantener estndares de rendimientos altos y competitivos en el mercado actual. Visin Retrospectiva: Indudablemente que Eurolicores presenta evolucin notable en su estructura organizativa, debido a que el mercado globalizado as se lo ha requerido, y la empresa se ha adoptado a las exigencias de sus clientes para prestar cada vez mas un servicio profesional y eficiente. Con la creacin de una oficina en la ciudad de El Tigre Edo. Anzoategui, debidamente dotada con lo que los ejecutivos de venta para la zona atenderan con mayor comodidad a sus clientes. Tambin se cre el cargo de Administrador de Ventas que no es menos que la persona encargada de planificar, organizar, monitorear, y generar toda la informacin necesaria para optimizar el proceso administrativo pertinente especficamente al Dpto. de Ventas de la empresa. El crecimiento de la empresa y de su cartera de clientes ha hecho necesario el ingreso de mas promotores y ejecutivo de ventas para as mantener el nivel de eficiencia en cuanto a la atencin de la clientela, adems de actualizaciones constantes en la tecnologa utilizada para una mayor velocidad de respuesta en cuanto a informacin se refiere. Visin Prospectiva: Aumentar nuestra cartera de clientes y que no haya licorera, Bodegn, Discoteca, Restaurante en donde no se vendan nuestros productos para que cualquier persona en cualquier parte, tenga la posibilidad de disfrutar los momentos importantes de su vida con productos de calidad. Ser cada da mejores y mas eficientes en todas y cada una de nuestras funciones. Adems de establecerse estndares cada vez mas altos para mantenerse un paso delante de la competencia. 2.4 GLOSARIO DE TRMINOS. ADIESTRAMIENTO DE PERSONAL: Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemtica y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en funcin de objetivos definidos. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) ADMINISTRACIN: Proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas para lograr propsitos eficientemente seleccionados. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) 14

ADMINISTRADOR: Persona que lleva a cabo la tarea y las funciones de administrar, en cualquier nivel y en cualquier tipo de empresa. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) AUDITORIA FUNCIONAL: Derecho que se delega en una persona o departamento para controlar procesos, practicas, polticas u otros asuntos especficos, relacionados con actividades que lleva a cabo el personal. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) CAPACITACION ADMINISTRATIVA: Creacin de oportunidades mediante varios enfoques y programas para mejorar los conocimientos y la destreza de una persona en la tarea administrativa. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) CONTROL: Funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempao individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) DEPARTAMENTO: rea, Divisin o Sucursal, definidos de una empresa sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeo de actividades y el logro de resultados. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) EFICACIA: Implica consecucin de objetivos; logro de los efectos deseados, obtencin de metas. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) EFICIENCIA: Logro de los fines con a menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) EFECTIVIDAD: Es el Nro. De visitas que realiza el vendedor durante el da o el mes vs. Los pedidos tomados. (Def. Op) ESTRATEGIA: Determinacin del propsito y los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y adopcin de cursos de accin y asignacin de los recursos necesarios para lograr estos propsitos. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) FRECUENCIA DE COMPRAS: Es la periodicidad con que el cliente realiza sus compras durante el mes. (Def. Op) INDICADORES DE DESEMPEO:

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Son todas aquellas variables que son utilizadas para medir el comportamiento y productividad del vendedor durante un periodo de tiempo determinado. (Def. Op) MATERIAL P.O.P. (Point of Purchase ): Es todo aquel material que se utiliza para realzar las exhibiciones y poder comunicar al consumidor informacin que le permita identificar y recordar nuestros productos. (Def. Op) MATRIZ FODA: Representacin grafica de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas detectadas en el ambiente interno y externo de la Organizacin. (Def. Op) ONTRADE: Locales comerciales cuyo consumo de licores es dentro del mismo local (Tascas, Discotecas). (Def. Op) OFFTRADE: Locales comerciales cuyo consumos de licores es fuera del mismo (Licoreras). (Def. Op) ORGANIZACIN: Es la estructura intencional de papeles de una empresa formalmente organizada; Sistema de patrones de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de operacin. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) PLANEACION: Es la seleccin de misiones y objetivos, estrategias, polticas, programas y procedimientos para lograrlos en un tiempo determinado. POWER PLAY: Software manejador de bases de datos. (Def. Op) PORCENTAJE DE COBERTURA: Es el volumen en ventas vs. La cuota de volumen. (Def. Op) RENDIMIENTO: Razn ventas objetivos en un periodo de tiempo determinado. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) VOLUMEN DE VENTAS: Es el acumulado en ventas de productos que lleva el vendedor durante un tiempo determinado. (Def. Op) KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS): 16

Son los indicadores de rendimiento utilizados para medir y monitorear el desempeo del vendedor. (Def. Op) FASE III APLICABILIDAD TCNICO LABORAL 3.1 Tipos De Actividades Efectuadas. Administrativas: Evaluacin de objetivos del mes tomando en cuenta los siguientes indicadores: Volumen en ventas, Cobranza, Activacin de Clientes, Activacin de Marcas, Devoluciones. Asignacin de objetivos del mes, en base a la participacin porcentual trimestral de cada vendedor con respecto al distribuidor, luego mediante un anlisis cualitativo y cuantitativo de la cartera de clientes del vendedor se realizan los ajustes pertinentes en caso de necesitarlos. Monitorear toda la informacin referente a los indicadores de desempeo (Kpis). Garantizar mediante un monitoreo frecuente que toda la informacin en el sistema comercial o maestra de cliente se encuentra depurada y actualizada, de modo que toda la informacin generada a travs del Sistema Power Play sea confiable. Generar, controlar, supervisar y monitorear todo lo referente al concurso Aejando Barricas de Ventas. Monitoreo, control y seguimiento de las promociones excelentes en el mercado. De Campo: Participacin en actividades de calle como planes barrido de merchandising, Store Check y reunin trimestral de supervisores. 3.2 Relacin De Tareas Asignadas. TABLA No. 3 RELACION DE TAREAS ASIGNADAS Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tareas

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