¿Qué se incluye en un informe de

gestión de proyectos?

Los informes de gestión de proyectos deben incluir las siguientes

características clave, sin importar para qué negocio, sector o incluso tipo de
proyecto sea el informe:

Toda la información de identificación del proyecto:

1. Nombre del proyecto

2. Número de proyecto (si se tiene)

3. Nombre del gestor de proyectos

4. Patrocinador del proyecto

5. Fecha de inicio del proyecto

6. Fecha de finalización prevista

7. Nombre e información del cliente

8. Fecha de publicación del informe

La métrica clave del éxito del proyecto:

1. Progreso en comparación con el plan. ¿El proyecto va adelantado o
atrasado?
2. Coste real frente al presupuesto. ¿Cumple o se sale del presupuesto?
3. Alcance real en comparación con el plan. ¿Ha cambiado el alcance
desde que comenzó el proyecto? De ser así, ¿de qué manera?
4. Recursos planificados frente a recursos reales. ¿Faltan recursos o se les
asignan demasiadas tareas?
5. Una visión general de los riesgos. ¿Hay algún riesgo alto que deba
gestionarse?
6. Resultados reales de calidad. ¿Se han realizado pruebas de calidad?
¿Ha habido algún problema?

Información adicional que incluir:

 1. Gestión de cambios del proyecto. Suele ser una actualización de las
solicitudes de cambio pendientes y aprobadas para el proyecto.

2. Medidas tomadas. Se trata de un resumen de alto nivel de las medidas

clave tomadas y las decisiones adoptadas desde el último informe.
También puede incluir logros, como hitos cumplidos recientemente.

3. Decisiones necesarias. Si hay que tomar una decisión clave, este es un

lugar habitual para decir cuál es, de quién depende y cuándo vence. Un
ejemplo podría ser la aprobación del plan de gestión del proyecto por
parte del patrocinador.

4. Próximos hitos. Pueden indicarse, a modo de concienciación, las

entregas cuyo plazo vence pronto y los hitos que se aproximan.

Cómo redactar un informe de gestión

de proyectos

Al redactar un informe de gestión de proyectos, es importante tener en cuenta

lo siguiente:

 Sé conciso y comparte resultados. No te centres en detalles que las

partes interesadas no necesitan saber. Intenta usar viñetas en lugar
de párrafos. Si creas un documento de diez páginas todas las
semanas, es probable que nadie lo lea y no tendrás tiempo para
gestionar el proyecto real.

 Ponte en el lugar de tus destinatarios. Asegúrate de que el informe

no sea demasiado técnico y evita la jerga. De lo contrario, las partes
interesadas no lo entenderán.

 Proporciona contexto. No digas únicamente que una entrega se

retrasará dos semanas. ¿Cómo afectará esto al resto del proyecto y
qué medidas se están tomando para paliarlo? Las partes interesadas
tienen que saber la importancia real del problema.
 Sé claro sobre cualquier pregunta. Si necesitas que alguna de las
partes interesadas haga algo, asegúrate de mencionar
explícitamente quién es responsable, de qué es responsable y para
cuándo debe hacerse.

 Hazlo visual. Utiliza un software de gestión de proyectos que

ofrezca plantillas de informes de gestión de proyectos. Esto permite a
las partes interesadas identificar rápidamente qué proyectos tienen
dificultades y en qué áreas antes de seguir leyendo el informe. Los
ejecutivos pueden recibir decenas de informes (o más) cada semana,
por lo que hacer que los informes sean fáciles de leer es
fundamental.