IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En el siguiente texto se tiene como objetivo resaltar la importancia de los archivos

para el buen funcionamiento de cualquier entidad ya sea pública o privada.
Desde la antigüedad se muestran los primeros inicios de organización de datos
relacionados con lo que hay se conoce como administración de archivos como es
el caso de la revolución francesa donde se le da una verdadera importancia a la
organización de los archivos para tener información importante y detallada ala
mano.
La gestión documental es un área de suma importancia para cualquier entidad ya
que esta permite tener el control y la administración de todos los procesos y
actividades realizadas en las diferentes áreas de la organización, esto quiere
decir, que la gestión documental brinda la seguridad y eficiencia para que todas
las evidencias de trámites, contratos entre otros de los tantos documentos que se
manejan en una empresa siempre estén a disposición del personal que lo
requiera.
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa, es decir, que la gestión documental es un eje fundamental para
cualquier entidad ya que esta es la encargada de manejar todos los documentos
de las diferentes actividades y tiene la responsabilidad de que estos que
mantengan en buen estado y estén a disposición inmediata cuando sean
requeridos. Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar
el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema
apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así
como de datos e información general en sus diversos formatos.
En conclusión, se puede agregar que el tener una gestión documental ofrece
calidad dentro de cualquier organización así mismo brinda, orden, prontitud,
economía, exactitud y eficiencia para tener el manejo de todos sus documentos y
así tener claridad de todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la entidad,
ya que estos son la evidencia de todas las actividades y trámites realizados.